Grundejerforeningen Slagslunde Syd

Transkript

1 Mødedato: Tirsdag 18. august 2009 Kl.: Mødested: Zetnye Rasmussen, Bellisvej 7 Deltagere i mødet: Bestyrelsesmedlemmer: Mødt Forhindret Zetnye Rasmussen Flemming Toft Bent Holm Ditte Walther Jensen Per Aagaard Godkendelse af dagsorden: Godkendt. Dagsordensemner: 1. Formanden orienterer 2. Regnskabsresultat Budgetforslag for Bestyrelsens forslag til generalforsamlingen 5. Generalforsamling Renovering af vejbede 7. Årsafslutning Side 1 af 7

2 1. Formanden orienterer a) Der er varslet nye generelle regler for kreditorer i Betalingsservice. De vigtigste ændringer er - debitor skal have godkendt tilslutningsaftale med et pengeinstitut - der skelnes fremover mellem autoriserede og uautoriserede betalinger. Autoriserede betalinger er dem, hvor debitor har givet samtykke og dermed har mulighed for at afvise eller tilbageføre en betaling. Uautoriserede betalinger er dem uden gyldig betalingsaftale og giver debitor ret til at kræve tilbagebetaling af beløbet inden for en frist på 13 mdr. - kreditor bør opbevare dokumentation i mindst 13 mdr. efter, at kundeforholdet er ophørt, fordi kreditor skal dække debitors krav på tilbageførsel, hvis det ikke kan dokumenteres, at der findes en gyldig betalingsaftale - kreditor skal afmelde debitors betalingsaftale over for PBS, når grundlaget for betalingsaftalen ophører. Reglerne træder i kraft 1. november b) Formanden har modtaget henvendelse om manglende overholdelse af vedligeholdelsespligten vedr. hegn i skel. Træer og buske/hæk generer ved færdsel på stien, som ejendommen ligger ud til. Formanden har udarbejdet brev til grundejeren om at overholde sin vedligeholdelsespligt. Formanden foreslår, at pkt. a) tages til efterretning og pkt. b) godkendes. Formandens orientering toges til efterretning. 2. Regnskabsresultat Regnskabsåret går fra 1. august 31. juli jf. 13 i vedtægten. Regnskabet skal i revideret form forlægges generalforsamlingen. Den af kassereren udarbejdede resultatopgørelse for vedhæftes. Opgørelsen er sendt til revisor til revision. Til generalforsamlingen 2008 blev regnskabsresultatet udsendt samtidig med indkaldelsen. Vedtægten kræver ikke, at regnskabet udsendes forud for generalforsamlingen. Formanden foreslår, 1) at resultatopgørelsen for gennemgås 2) at det drøftes om regnskabsresultatet skal udsendes sammen med indkaldelsen på samme måde som sidste år. Ad 1) Regnskabsresultatet gennemgået Ad 2) Det er aftalt med revisoren, at han kopier indkaldelse, regnskab og budgetforslag på en A-4 side lige som sidste år. Side 2 af 7

3 3. Budgetforslag Bestyrelsen skal fremlægge et budgetforslag samt forslag til kontingent til generalforsamlingens stillingtagen. Kassereren har udarbejdet et forslag til budget for , som kan ses i højre kolonne i vedhæftede resultatopgørelse, ark 2. Budgetforslaget sum svarer til budget for år Da der har været et overskud i regnskabsåret , vil det formentlig ikke være nødvendigt at prisregulere budget Bestyrelsens forslag til kontingent skal være fordelt mellem henlæggelse til vejfonden og driftskonti. Da budgetforslaget er uændret vil også kontingent og fordeling mellem posterne være uændret. Formanden foreslår, at bestyrelsen 1. gennemgår det af kassereren fremlagte budgetforslag for , 2. fastsætter kontingent for med 900,- kr., fordelt med 250 kr. til driftskonto og 650 kr. til vejfonden. Ad 1) Budgetforslaget gennemgået og tilrettet således, at kontorhold sættes til kr. generalforsamlingen til kr. og nøder incl. årsfest til kr. Ad 2) Godkendt. 4. Bestyrelsens forslag til generalforsamlingen 2009 På mødet d. 18/ drøftede bestyrelsen muligheden for at gøre det obligatorisk at kræve kontingentbetaling via PBS samt at indføre rykkergebyr. Vedtægtens 14 omhandler kontingentet og fastslår, - at kontingentet skal betales via PBS eller på det af PBS udsendte indbetalingskort, - at bestyrelsen bemyndiges til at foretage retslig inkasso for ikke betalt kontingent. Vedtægtens 10 fastsætter bestyrelsens kompetence og nævner konkret at bestyrelsen udfører Generalforsamlingens beslutninger. Generalforsamlingen har besluttet, jf. 14, at kontingentet skal betales via PBS. Såfremt der ønskes indført krav om automatisk betaling via PBS, altså ikke mulighed for betaling via det af PBS fremsendte indbetalingskort, skal der foretages ændring af vedtægten. Det er formandens opfattelse, at et forslag om vedtægtsændring ikke bør foretages kun 1 år efter vedtægtens godkendelse. Vedtægten nævner intet om rykkergebyr, men giver, jf. 14, bestyrelsen mulighed for at foretage retslig inkasso uden udgift for foreningen. Heri ligger indirekte en godkendelse af, at et medlem må Side 3 af 7

4 tåle merudgifter, såfremt han ikke betaler rettidigt. Dette peger på, at rykkergebyr ikke kræver en vedtægtsændring, men kan indføres ved en generalforsamlingsbeslutning. Formanden foreslår, 1. at bestyrelsen alene forelægger et forslag til generalforsamlingen om, at der indføres et rykkergebyr, 2. at gebyret fastsættes til 100 kr. for første rykker og 200 kr. for 2. rykker 3. om der skal indføres et 3. rykkergebyr eller i stedet fremsende opkrævningen til inkasso. Ad 1) Godkendt. Ad 2 + 3) Rykkergebyr opkrævers først for anden rykkere og fastsættes til 100 kr. og for tredje rykker fastsættes gebyret til 300 kr. 5. Generalforsamling 2009 Generalforsamlingen finder sted tirsdag d. 29. september 2009 på Slagslunde Skole. Indkaldelsen vedhæftes. Dagsordenens punkter fremgår af Vedtægtens 5 og er 1. Valg af dirigent. 2. Valg af referent. 3. Bestyrelsens beretning for perioden siden seneste ordinære generalforsamling. 4. Fremlæggelse af revideret årsregnskab for det forløbne regnskabsår. 5. Fremlæggelse af budgetforslag samt kontingent med fordeling af dette mellem vejkonto og driftskonti. 6. Forslag fra bestyrelse og/eller medlemmer. 7. Valg til bestyrelse jf Valg af suppleanter til bestyrelsen jf Valg af revisor jf Eventuelt Det er hensigtsmæssigt at Bestyrelsen har forslag til både dirigent og referent, idet erfaringen viser, at det er svært at få de fremmødte medlemmer til at påtage sig opgaverne. Bestyrelsen skal fremlægge en beretning for perioden fra seneste generalforsamling. Beretningen skal enten aflægges som en mundtlig beretning eller som et mundtligt sammendrag af en forud for generalforsamlingen udsendt skriftlig beretning. Formanden har udarbejdet et udkast til en mundtlig beretning, som vedhæftes. Regnskaber, jf. pkt. 1, skal uddeles til medlemmerne inden generalforsamlingen. Budgetforslag og kontingent, jf. pkt. 2, uddeles samtidig med indkaldelsen. Bestyrelsens forslag til gebyr for ikke-rettidigt betalt kontingent, jf. dagsordenens pkt. 3 uddeles samtidig med indkaldelsen. Forslag fra medlemmerne skal være Bestyrelsen i hænde senest d. 15. september. Side 4 af 7

5 3 af bestyrelses 5 medlemmer er på valg: Per Aagaard, Flemming Toft og Bent Holm. Der skal hvert år vælges en bestyrelsessuppleant, som for perioden har været Preben Arentoft. Der skal vælges en statsautoriseret eller registreret revisor. Generalforsamlingen valgte i 2008 revisor Niels Juul-Hansen. Formanden foreslår, 1. at emner til dirigent og referent drøftes, 2. at formandens forslag til beretning drøftes og eventuelt tilrettes, 3. at regnskab , og budgetforslag samt kontingent for fremlægges som vedtaget under dagsordenens pkt. 1 og at Bestyrelsens forslag til gebyr for ikke rettidigt betalt kontingent bliver som vedtaget under dagsordenens pkt om valg til bestyrelsen af formand og 2 bestyrelsesmedlemmer kan ske ved genvalg 6. om valg til suppleant kan ske ved genvalg 7. at Bestyrelsen foreslår genvalg af revisor Niels Juul-Hansen, 8. at den praktiske del af generalforsamlingen fastsættes. Beslutning Ad 1) Mulige emner til dirigent: Freddy Hechmand, Steen Christiansen og Hans Arne Jensen. muligt emne som referent: Referenten fra 2008, Pernille, Lupinvej. Ad 3 + 4) Godkendt. Ad 5) Genvalg accepteres til alle 3 poster. Ad 6) Genvalg accepteres. Ad 7) Godkendt Ad 8) Bestyrelsen møder kl Der serveres sandwiches, øl og vand. Per sørger for at købe sandwiches, Flemming for øl og vand, Zetnye for tallerkener, glas og servietter. 6. Renovering af vejbede Efter Vejsyn 2009 besluttede Bestyrelsen - at fjerne træer i vejbedet på Lupinvej ud for nr. 10 og at beplante det bare stykke af vejbedet på Mimosevej ud for nr. 6; de omkringliggende naboer til de 2 vejbede orienteres herom og om at fremkomme med evt. ønsker til beplantning. Det udgåede kirsebærtræ på Irisvej erstattes med nyt 3½ m højt kirsebærtræ, - døde grene på 2 kirsebærtræer på Lilivej fjernes, - at bede et medlem om at klippe buskads, der rager ud over fortovet, - at genoprette opskubbede fliser på stien ved Hyacintvej samt udbedre lunken i asfalten ud for nr Efterfølgende vedtog Bestyrelsen via mailkorrespondance at også udgåede træer i bedet på Violvej fælles. Side 5 af 7

6 Gartnerfirmaet er bedt om at genoprette fliser og udbedre lunken i asfalten på Hyacintvej, når det passer ind i firmaets arbejdsgang: Ligeledes er firmaet blevet orienteret om, at der senere skal fælles træer og genplantes efter nærmere afgørelse i Bestyrelsen. Der er fremsendt brev til beboerne omkring de berørte vejbede med følgende resultat: Lupinvej: Der er skrevet til 6 medlemmer; 2 har besvaret forespørgslen og fremsat ønsker om at bedet tilsås med græs og at der lægges løgvækster. Mimosevej: Der er skrevet til 3 medlemmer; alle har besvaret, hvoraf de 2 svarer, at de støtter ønsket fra nr. 6, som ønsker, at der plantes et mindre træ med enebærbuskene som bunddække. Som træ foreslås en ildløn, som har nogle fantastiske høstfarver; bliver 5-7 m, hvis jordbundforholdende er optimale. Violvej: Der er skrevet til alle 6 beboere; 1 medlem har besvaret forespørgslen og ønsker bedet tilsået med græs og evt. løgvækster (han er den eneste der passer bedet samt klipper græs på grundstykket mellem Mimosevej 4 og 6). Gartnerfirmaet er endnu ikke konsulteret om en ildløn er egnet til at plante i bedet på Mimosevej, i hvilket bed der blev udskiftet jord sidste år. Jordbundsforholdene burde herefter være bedre egnet til et træ, men der er for lille en jordoverflade til at sikre tilstrækkeligt med regnvand. Formanden foreslår, at bestyrelsen tager stilling til beplantning af beden på Lupinvej, Mimosevej og Violvej. Lupinvej: Bedet tilsås med græs og der sættes løgvækster, der kan tåle afklipning samtidig med første græsslåning. Mimosevej: Der plantes en ildløn, som foreslået af medlemmet i nr. 6 og enebær som bundplante fastholdes. Violvej: Bedet tilsås med græs og der sættes løgvækster, der kan tåle afklipning samtidig med første græsslåning. Formanden beder gartnerfirmaet om en gartnerfaglig vurdering af beslutningen. 7. Årsafslutning Under mødet fremkom forslaget om at afholde en sammenkomst som afslutning for året og en erkendtlighed for det arbejde bestyrelsesmedlemmerne har lagt til grundejerforeningens gavn. En sammenkomst har ikke været gennemført i de seneste 4 år. Der er midler hertil på budgettet, og det foreslås at holde sammenkomsten hos et af medlemmerne. Det vedtoges at gennemføre en sammenkomst med ægtefæller. Sammenkomsten foreslås en lørdag enten d. 3/10, 24/10 eller 31/ Tidspunktet foreslås til kl. 13, men ændres såfremt Ditte ikke kan på dette tidspunkt. Sammenkomsten foregår hos Zetnye. Side 6 af 7

7 Underskriftsblad for mødet Per Aagaard Zetnye Rasmussen Bent Holm Flemming Toft Ditte Walther Jensen Side 7 af 7