Organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 29. oktober 2013, kl i Allégården, Tårnbyvej 53, Kastrup

Transkript

1 #JobInfo Criteria=KABside1# Referat Organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 29. oktober 2013, kl i Allégården, Tårnbyvej 53, Kastrup Til stede: John Bach, Kirsten Haugaard, Jørgen Juul, Jytte Dræby, Susanne Bech Uldahl, Anette M.E.Jensen, Maria Haugaard Jacobsen og Eva Werner Fra administrationen: Tina Willer-Jensen og Henning Bøgh Holtov Fra revisionen: Lars Rasmussen Afbud: Ikke fremmødt: Kim Boch Anders Krantz Indholdsfortegnelse 1. Forretningsorden for organisationsbestyrelsen Referat fra organisationsbestyrelsesmødet den 10. juni Revisionsprotokol Organisationsbestyrelsens sammensætning Repræsentantskabets sammensætning oktober Meddelelser fra formanden... 5 Sager til beslutning /23

2 7. Regnskab for selskab og afdelinger 2012/ Forvaltningsrevision Organisationsbestyrelsens beretning for regnskabsåret 2012/ Budget for boligorganisationen 1. juni maj Afd Allégården tilstandsrapport nye projekter KAB s beboerhøjskoler Udbud af rammeaftale Forhøjelse af beboerindskud ATrivselspolitik for ansatte i boligorganisationerne Sager til orientering Nyt fra afdelingerne Salg af institutionerne Styringsdialog 2013 (2011/2012) Budgetkontrol valgfri ydelser Orientering om ændringer hos Ernst & Young Lejerbo s tilbud om deltagelse i fællesindskøbsordning Lukning af Boligbutikken Servicefradrag til lejere genindførelse af Bolig Jobordningen Beboerklagenævnsstatistik Selskabets økonomiske situation Kommende møder Eventuelt Referat fra mødet - fortrolighed Bilag 1: Revisionsprotokol... 3 Bilag 2: Selskabets og afdelingernes regnskab 2012/ Bilag 3: Sådan læses nøgletal for forvaltningsrevision... 7 Bilag 4: Nøgletal for forvaltningsrevision for TKB... 7 Bilag 5: Udkast til årsberetning... 8 Bilag 6: Budget 2014/ Bilag 7: Helhedsplan for Allégården... 9 Bilag 8: KAB s beboerhøjskoler Bilag 9: Eksempel på budgetkontrol Bilag 10: Orienteringsbrev fra Albjerg og Ernst & Young Bilag 11: Statistik over beboerklagenævnssager /23

3 Som mødeleder valgtes Kirsten Haugaard. Under sager til beslutning blev indføjet et nyt punkt 14A. 1. Forretningsorden for organisationsbestyrelsen Der er ikke foretaget ændringer i forretningsordenen siden den 29. maj Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 2. Referat fra organisationsbestyrelsesmødet den 10. juni 2013 Referat af organisationsbestyrelsesmødet afholdt den 10. juni 2013 er udsendt den 21. juni at referatet godkendes og efterfølgende underskrives af formanden. Referatet blev godkendt, og efterfølgende underskrevet af formanden. 3. Revisionsprotokol Revisionsfirmaet Albjergs indførelser i revisionsprotokollen, der omfatter revision af boligorganisationens og afdelingernes regnskaber for 2012/2013. Bilag 1: Revisionsprotokol at revisionsprotokollen tages til efterretning. Revisionsprotokollen blev gennemgået af revisor og taget til efterretning. Revisor orienterede endvidere om ændringer hos Ernst & Young og overdragelse af kundegrupper til revisionsfirmaet Albjerg, jfr. dagsordenens punkt 19. Orienteringen blev taget til efterretning. 3/23

4 4. Organisationsbestyrelsens sammensætning På repræsentantskabsmødet den 20. november 2012 blev der foretaget valg af medlemmer til organisationsbestyrelsen. Organisationsbestyrelsen har herefter følgende sammensætning: Formand John Bach 2013 Næstformand Kirsten Haugaard 2014 Medarbejderudpeget Jørgen Juul 2013 Medlem Jytte Dræby 2014 Medlem Susanne Bech Uldahl 2013 Medlem Anette M. E. Jensen 2014 Kommunalt udpeget Anders Krantz 2013 Suppleant Kim Boch 2013 Suppleant Eva Werner 2013 Suppleant Maria Haugaard 2013 Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 5. Repræsentantskabets sammensætning oktober 2013 Bestyrelsen: John Bach (Allégården) Jørgen Juul (medarbejdervalgt) Kirsten Haugaard (Allégården) Anette M.E. Jensen (Thyges Gaard) Jytte Dræby (Allégården) Anders Krantz (kommunalt udpeget) Susanne Bech Uldahl (Kastrupvænge) Allégården: Peter Just Larsen Eva Werner René Haugaard Jacobsen Jørgen Chano Roerholdt Lars Høyer Jensen Thyges Gaard: Henry Svensson Kirsten Bregendahl Per Andersen Maria Haugaard Jakobsen Pia weichel Kjeld D. Johansen Pernille Sørensen Christian Larsen 4/23

5 Ingelise Bjørn Pedersen Kastrupvænge: Benny Cuber Kim Boch Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 6. Meddelelser fra formanden Formanden vil eventuelt give aktuelle meddelelser eller berette om relevante begivenheder siden seneste organisationsbestyrelsesmøde. Formand John Bach gav en kort mundtlig orientering. Herunder omtaltes: - KAB s bestyrelse har vedtaget en 3 årig forsøgsperiode med indkøbsforeningen Personalezonen. - KAB s udkast til budget for 2014 lægger op til et uændret administrationsbidrag, dog med en mindre justering af timepriser. - TKB-seminar kostede ca kr., hvilket svarer til ca kr. pr. person. - Det forventes, at der omkring månedskiftet vil kunne orienteres om nyansættelse af direktør i KAB. Det blev endvidere oplyst, at Eva Werner nu er formand for afdelingsbestyrelsen i Allégården, og at der holdes afdelingsmøde den 18. februar Endvidere blev orienteret om en aktuel rottesag i afdelingen. Sager til beslutning 7. Regnskab for selskab og afdelinger 2012/2013 Som bilag vedlægges reviderede selskabs- og afdelingsregnskaber for tiden 1. juni 2012 til 31. maj 2013 med status pr. sidstnævnte dato. 5/23

6 Regnskaberne er opstillet således, at en sammenligning med årets budgettal er mulig. Endvidere er budgettallene for det kommende år vist i en særlig kolonne Resultatopgørelsen balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., som er overført til arbejdskapitalen. Salg af fritidshjem og vuggestue er ikke tinglyst. Refusionsopgørelsen er derfor et skønnet tal. Status balancerer med kr., og s dispositionsfond udgør inkl. renter kr. (disponibel likvid del). Afdelingernes regnskaber udviser følgende: Thyges Gaard Resultatopgørelsen balancerer med kr., og et underskud på kr. Status balancerer med kr Allégården Resultatopgørelsen balancerer med kr. og slutter med et underskud på kr. Status balancerer med kr Kastrupvænge Resultatopgørelsen balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., som overføres til opsamlet resultat. Status balancerer med kr. Bilag 2: Selskabets og afdelingernes regnskab 2012/2013 at organisationsbestyrelsen godkender regnskabet. Organisationsbestyrelsen godkendte årsregnskab 2012/13. Der blev dog spurgt til en enkelt post i organisationens regnskab kto. 602 gebyr på 200 kr. Dette udgør et opnoteringsgebyr, som fejlagtigt er tilgået TKB. Der foretages ikke yderligere i sagen. 6/23

7 8. Forvaltningsrevision I henhold til Driftsbekendtgørelsen 70, stk. 2 skal boligorganisationen årligt udarbejde en rapportering om mål og opnåede resultater på baggrund af en gennemført forvaltningsrevision. Forvaltningsrevisionen er organisationsbestyrelsens egenkontrol i forhold til om Tårnby Kastrup Boligselskab lever op til krav om sparsommelighed, produktivitet og effektivitet. KAB har udviklet et nyt redskab til brug for gennemførelse af den lovpligtige forvaltningsrevision. Redskabet Nøgletal for forvaltningsrevision er en årlig tilbagevendende opgørelse, der giver organisationsbestyrelsen overblik over udviklingen i boligorganisationen og boligafdelingerne. Den behandles på organisationsbestyrelsesmødet sammen med regnskabet. Dette sker første gang i oktober Forvaltningsrevisionsrapporten måler på fire temaer: - Økonomiske nøgletal - Udlejning og ventelister - Beboerklagenævnssager - Personaleadministration. Nøgletal for forvaltningsrevision og bestyrelsens efterfølgende sagsbehandling udgør på denne måde boligorganisationens forvaltningsrevision. Organisationsbestyrelsen kan på baggrund af rapporten træffe beslutning om eventuelle fokusområder og målsætninger for de kommende år. Bilag 3: Sådan læses nøgletal for forvaltningsrevision Bilag 4: Nøgletal for forvaltningsrevision for TKB at organisationsbestyrelsen tager forvaltningsrevisionsrapporten til efterretning og eventuelt træffer beslutning om særlige fokusområder eller målsætninger. Forvaltningsrevisionsrapporten blev gennemgået, og taget til efterretning. Det blev besluttet, at rapporten tages op igen på næstkommende organisationsbestyrelsesmøde for ny drøftelse og eventuel beslutning om særlige fokusområder eller målsætninger. Der efterlystes en nærmere forklaring til punkt 8 i rapporten. Dette vedrører to tomgangsmåneder i afdeling Allégården i regnskabsåret 2012/13. 7/23

8 Sagen omhandler en særlig fraflyttersag, som i forbindelse med boudlæg og skifteretsbehandling er afviklet med jurabistand. Sagen har resulteret i to tomgangsmåneder. Endvidere blev det påpeget, at der vedrørende punkt 9 er uoverensstemmelse mellem læsevejledningen og rapporten. Dette gennemgås på ny i KAB. 9. Organisationsbestyrelsens beretning for regnskabsåret 2012/2013 Formanden har i samarbejde med administrationen udarbejdet udkast til organisationsbestyrelsens beretning 2012/2013. Bilag 5: Udkast til årsberetning at udkast til beretning godkendes og fremsendes til TKB s repræsentantskab til behandling den 20. november Udkast til beretning blev godkendt med en enkelt bemærkning. Første afsnit på sidste side tilrettes, så det fremgår, at det er ejendomskontorets åbningstid, der er reguleret. 10. Budget for boligorganisationen 1. juni maj 2015 Administrationen vil på organisationsbestyrelsesmødet gennemgå budgettet. Bilag 6: Budget 2014/2015 at budgettet godkendes af organisationsbestyrelsen og indstilles til repræsentantskabet for endelig godkendelse. Budgettet for 2014/15 blev godkendt. Der blev dog spurgt til en enkelt post i budget kto. 513 porto og gebyrer. Der ligger ingen særlige forhold bag den budgetmæssige stigning. Det må forventes, at posten er budgetteret for højt, og dermed vil medføre et mindre overskud på denne konto. På grund af beløbsstørrelsen blev det besluttet ikke at ændre budget 2014/15. 8/23

9 11. Afd Allégården tilstandsrapport nye projekter Der har hen over sommeren 2013 været drøftelser mellem forretningsfører og driftsleder/driftschef på ejendomskontoret i Allegården om et betydeligt renoveringsbehov i afdelingen. Det er aftalt, at driftsleder/driftschef skal udarbejde en foreløbig liste over de renoveringsprojekter, som vurderes at skulle udføres i nærmeste fremtid. Det har resulteret i en såkaldt Helhedplan for Allégården, eller fremtidsplan. Denne vedlægges som bilag. Det er foreløbig vurderingen, at disse projekter på ingen måde kan udføres indenfor det gældende, eller det kommende, langtidsbudget. Der er således behov for, at renoveringsprojekterne indgår i en samlet helhedsvurdering med hensyn til teknisk rådgivning, projektbeskrivelser, opstilling af de økonomiske konsekvenser samt en undersøgelse af mulighederne for eventuelle tilskud, og eventuelle støttemuligheder gennem Landsbyggefonden. Det er nødvendigt at få skabt et godt grundlag for beslutning om projekternes videreførelse. Hertil kræves et overblik over den aktuelle tilstand, praktiske muligheder og projektforslag, og en vurdering af de forventede udgifter og omkostninger. Der er derfor behov for teknisk rådgivning og bistand til udarbejdelse af tilstandsrapport m.v. for afdelingen. KAB s byggeprojektområde vil eventuelt kunne rådgive om valg af ekstern rådgiver til denne opgave. Det er vurderingen, at omkostninger til de indledende arbejder til sagens videreførsel tilstandsrapport m.v., kan holdes indenfor en ramme af kr. Afdelingen kan ikke aktuelt afholde denne udgift, hvorfor der søges om et udlæg fra dispositionsfonden. Bilag 7: Helhedsplan for Allégården at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning og bevilger kr. som udlæg fra dispositionsfondens midler til at dække de kommende udgifter til rådgiverens indsats, idet disse udgifter senere vil blive tilbagebetalt via byggelån, når sagen realiseres. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning, og bevilgede kr. som udlæg fra dispositionsfonden til afdeling Allégården, til rådgiverbistand til udarbejdelse af tilstandsrapport m.v. 9/23

10 12. KAB s beboerhøjskoler 2014 De afholdte beboerhøjskoler i sommeren 2013 fik en meget stor tilslutning. Det er derfor et enigt Højskoleudvalg, der har besluttet, at beboerhøjskolerne skal tilbydes igen i beboere ønskede i 2013 at deltage på årets beboerhøjskoler. Heraf deltog 75 via Arbejdsmarkedets Feriefond. En beskrivelse af KAB s beboerhøjskoler og ophold i 2013 findes i vedlagte bilag. I 2014 ønsker vi at udvide kapaciteten, så i alt 230 beboere kan deltage i beboerhøjskolerne: Seniorhøjskole og Familiehøjskole. KAB forventer igen til næste år at kunne tilbyde en række personer gratis ophold via tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond(AFF). I 2014 vil prisen for deltagelse på Seniorhøjskolen være i alt kr. i egenbetaling, mod kr. i Prisstigningen skyldes en noget dyrere indkvartering, da opholdet ikke foregår på en højskole, da højskolernes standard ikke lever op til de krav, KAB har til en seniorhøjskole med hensyn til handicapvenlighed. Prisen for deltagelse på Familiehøjskolen vil i 2014 udgøre i alt kr. i egenbetaling for voksne og kr. i egenbetaling for børn. De oplistede priser for deltagelse i hhv. Seniorhøjskolen og Familiehøjskolen dækker over en uges ophold på dobbeltværelse med eget bad og toilet samt alle måltider mv. - alt betalt fra afgang til hjemkomst. KAB har for 2014 igen indgået en fast aftale for Familiehøjskolen, der som tidligere vil blive afholdt på Ryslinge Høj- og Efterskole på Fyn. Seniorhøjskolen vil i lighed med indeværende år blive afholdt på Gl. Avernæs, som er tilgængeligt for mennesker med handicap. Tilskud fra boligorganisationen Højskoleudvalget skal på denne baggrund ansøge de boligorganisationer, der ønsker at tilbyde deres beboere deltagelse på højskoleopholdene i 2014 enten via egenbetaling eller gennem tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond, om at yde et tilskud til deres gennemførelse. Den enkelte boligorganisation skal i lighed med tidligere år gennem tilskud til afvikling af selve opholdene, købe det antal pladser, boligorganisationen vil råde over på de i alt 2 beboerhøjskoler. Boligorganisationens bidrag/tilskud er med til at finansiere: Bustransport til og fra højskolerne, udflugter og specielle foredrag, nedbringelse af deltagernes egenbetaling for højskoleopholdet, omkostninger ved deltagelse for de deltagende ledere af beboerhøjskolerne m.v. Boligorganisationens pris vil fortsat være kr. pr. plads i /23

11 I 2013 deltog syv beboere fra med egenbetaling eller via Arbejdsmarkeds Feriefond. Tilbuddet om deltagelse på beboerhøjskolerne udsendes fra medio februar Derfor bedes organisationsbestyrelsen behandle og afgive svar på denne manchet senest ved udgangen af Herefter udsender KAB tilbud om deltagelse til samtlige af de tilmeldte boligorganisationers beboere. Bilag 8: KAB s beboerhøjskoler 2014 at organisationsbestyrelsen beslutter at beboerne i skal have Beboerhøjskolerne tilbudt med et tilskud på kr. pr. plads, samt at boligorganisationen beslutter, hvor mange familiepladser og seniorpladser, de ønsker at råde over. Organisationsbestyrelsen tilsluttede sig, og ønsker at råde over 10 pladser. 13. Udbud af rammeaftale Baggrund Når en boligorganisation skal have udført rådgivning på en renoverings- eller nybyggeri opgave, skal udvælgelsen af rådgiveren følge nogle nærmere fastsatte udbudsbestemmelser. 1. Udgør det forventede honorar under kr. ekskl. moms, kan opgaven kontraheres uden udbud 2. Udgør det forventede honorar imellem kr. ekskl. moms, skal opgaven udbydes efter nationale bestemmelser fastlagt i tilbudsloven 3. Udgør det forventede honorar mere end kr. ekskl. moms, skal opgaven udbydes efter EU s udbudsdirektiv Både et nationalt udbud (efter tilbudsloven) og et EU udbud er kompliceret og tager ofte op til 3-4 mdr. at gennemføre. Det er muligt at indgå rammeaftaler med en række rådgiverfirmaer, hvor hele den tidskrævende procedure med annoncering, prækvalifikation og udvælgelse foretages en gang for alle. Når der så skal bruges en rådgiver til en konkret sag, sker dette ved et såkaldt miniudbud blandt de parter, der er indgået rammeaftale med. Dette udbud kan gennemføres på ca. 1-2 uger. Fordelen er naturligvis den tidsmæssige besparelse, men også det, at et miniudbud kan gennemføres for ca kr. ekskl. moms mod normalt kr. ekskl. moms for et traditionelt EU-udbud af rådgivning. 11/23

12 Kategorier En lang række af boligorganisationer har igennem de sidste fire år haft rammeaftaler indenfor følgende kategorier: 1. Totalrådgivning ved nybyggeri 2. Totalrådgivning ved renovering 3. Totalrådgivning ved mindre renoveringer 4. Bygherrerådgivning Disse aftaler løber ud med udgangen af Derfor planlægges nu et fornyet udbud, hvor alle boligorganisationer indbydes til at deltage. Aftalerne indgås for en fireårig periode med start primo Deltagelse og betaling Vi opfordrer alle boligorganisationer til at deltage i udbuddet og dermed få så stor en potentiel opgaveportefølje som muligt, da det vil give de bedste betingelser og priser. Betalingen skal dække KAB s udgifter til gennemførelse af rammeaftaleudbuddet og vil udgøre følgende: 1. En engangsudgift på kr. inkl. moms for boligorganisationer, der allerede er omfattet af de nuværende rammeaftaler 2. En engangsudgift på kr. inkl. moms for boligorganisationer, der ikke er omfattet af de nuværende rammeaftaler Hertil kommer, at når den enkelte rammeaftale aktiveres ved et miniudbud, vil dette jf. KAB s prisblad pt. koste kr. inkl. moms for hvert udbud. For at vi kan få alle interesserede boligorganisationer med i udbuddet, skal det vedtages i organisationsbestyrelsen inden 1. december at organisationsbestyrelsen godkender ovennævnte. Organisationsbestyrelsen godkendte at deltage i udbuddet. 14. Forhøjelse af beboerindskud Organisationsbestyrelsen drøftede på mødet den 26. marts og den 10. juni 2013 behov og muligheder for forhøjelse af beboerindskud i afdelingerne. 12/23

13 Beboerindskud reguleres eller indekseres ikke automatisk, og i ældre boligafdelinger er indskuddet derfor ofte utilstrækkeligt til at dække fraflytters forpligtelser overfor afdelingen. Hvis beboerindskuddet skønnes ikke at kunne dække rimelige udgifter til istandsættelse ved fraflytning, kan indskuddet i hele 2013 forhøjes uden kommunalbestyrelsens godkendelse, såfremt indskuddet efter forhøjelsen ikke overstiger 225 kr. pr. m², jf. 48 stk. 2 i Lov om leje af almene boliger. En eventuel beslutning om forhøjelse af beboerindskud i organisationens afdelinger ved genudlejning træffes af organisationsbestyrelsen. Der er tidligere omdelt bilag vedrørende uddrag af statistik vedrørende flyttesager og indskud m.v. samt tab ved fraflytninger og tilgodehavender på fraflyttere i afdelingerne m.v., til brug for organisationsbestyrelsens drøftelser. Det blev på mødet i juni 2013 besluttet, at sagen efter drøftelse i de tre afdelingsbestyrelser, skulle forelægges organisationsbestyrelsen til beslutning på oktobermødet. Såfremt det besluttes at forhøje beboerindskud, vil dette have virkning fra 1. marts at organisationsbestyrelsen træffer beslutning om eventuel forhøjelse af beboerindskud i selskabets afdelinger. Organisationsbestyrelsen besluttede at forhøje beboerindskud i alle tre boligafdelinger. Indskud forhøjes til 228 kr. pr. m². i alle afdelinger med virkning fra 1. marts Dette gælder dog ikke de tre nye lejemål i afdeling Allégården lejemålsnr. 2001, 2002 og Indskud for disse er tidligere fastsat til 232 kr. pr. m². 14ATrivselspolitik for ansatte i boligorganisationerne En ny personalepolitik, trivselspolitik, for ansatte i KAB-administrerede boligorganisationer og i KAB er godkendt den 19. juni 2012 i KAB s fælles samarbejdsorgan, Det fælles Virksomhedsnævn (VN-F). Politikken er forinden behandlet og godkendt af både det decentrale (VN-D) og det centrale virksomhedsnævn (VN-C). Den nye politik trådte i kraft med virkning fra godkendelsesdatoen. Der er herunder vedtaget en politik vedrørende alkohol og andre adfærdspåvirkende stoffer. Det er ønsket med denne politik at sætte fokus på medarbejdernes sikkerhed, ve og vel samt hensynet til kunder og kolleger. Politikken beskriver retningslinjer for alkohol og 13/23

14 adfærdspåvirkende stoffer, således at der kan drages omsorg forhinanden og medarbejdere, som måtte have brug for hjælp, hjælpes i tide. Derfor er målsætningen, at ingen medarbejdere ved arbejdstidens begyndelse samt i løbet af arbejdstiden indtager adfærdspåvirkende stoffer, lugter af og/eller er påvirket af alkohol eller andre adfærdspåvirkende stoffer. Politikken omfatter også håndværkere og andre samarbejdspartnere, som udfører arbejde i boligorganisationen. Organisationsbestyrelsen tog på bestyrelsesmødet den 30. oktober 2012 orienteringen om trivselspolitik til efterretning med den bemærkning, at organisationsbestyrelsen tidligere har besluttet, at TKB-personale har tilladelse til at indtage en øl i frokostpausen og efter fyraften, idet den ikke er at betragte som arbejdstid. Organisationsbestyrelsen bekræftede på mødet denne beslutning. Det har imidlertid i det forløbne år vist sig svært at administrere, og der har været episoder, hvor det har vist sig særdeles uhensigtsmæssigt, med tilladelsen til indtagelse af en øl i frokostpausen. På den baggrund anbefales organisationsbestyrelsen at drøfte politikken på ny. at organisationsbestyrelsen drøfter politikken på ny og eventuelt træffer en ny beslutning. Det blev besluttet, at organisationsbestyrelsen inddrager tilladelsen til indtagelse af alkohol på arbejdspladsen. Den vedtagne politik vedrørende alkohol og andre adfærdspåvirkende stoffer er dermed også gældende for TKB. Sager til orientering 15. Nyt fra afdelingerne Thyges Gaard Tagrenoveringen i Thyges Gaard er godt igang og i forhold til, at det er en renovering, som både fylder, larmer og sviner meget, så har der ikke været ret mange klager fra beboerne. Der har været flere rådskader i blok 1 og blok 4. Skaderne ses mest omkring kviste, og det kan derfor forventes, at der vil findes lignende skader i blok 5. Solcellerne på blok 1 og 2 er nu i drift. 14/23

15 På loftet i blok 1 var der en gammel beholder, som skulle fjernes. Desværre blev der i den forbindelse fjernet et forkert vandrør, så vandet strømmede ud, og lavede skader i den underliggende bolig Saltværksvej 55, 3. th. Derudover ingen større skader på boliger forårsaget af tagudskiftningen. Der er afholdt rejsegilde for håndværkerne og beboerne den 15. august 2013, hvor der blev holdt nogle meget flotte taler af afdelingsbestyrelsen og rådgivere. Allégården Allégårdens altanrenovering er inde i sin 3. etape, dog er etape 1 blevet to måneder forsinket grundet konstruktive problemer med brystningerne. De gamle tegninger, som var brugt som reference til at beregne nye brystninger, viste sig ikke at være fyldestgørende, bl.a. viste de ikke, at brystningerne var sat fast med beton indeholdende kraftige jernstivere. Projekt trivsel og samarbejde er afsluttet, og det er gået over alt forventning. Alle medarbejdere har bidraget og bidrager fortsat til at holde den gode teamånd og det gode samarbejde i hverdagen. Vi arbejder videre med forskellige opgaver valgt af medarbejderne. Efter ønske fra afdelingsbestyrelsen er åbningstiden udvidet med en time fredag, således at der er en time for personlig og en time for telefonisk henvendelse. En netop afsluttet spørgeskemaundersøgelse viser en meget stor tilfredshed med den åbningstid og det serviceniveau, som ejendomskontoret og samarbejdspartnere har. Kastrupvænge Tagrenoveringen er nu i sin sidste etape og tidsplanen forventes overholdt. Der har været udfordringer med at få plads til materiel og containere, men det er lykkedes uden at genere naboerne alt for meget. Der er afholdt rejsegilde den 25. september 2013 for håndværkere, naboer og beboere i strålende solskin og med fine taler fra afdelingsbestyrelsen og rådgiveren. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 15/23

16 16. Salg af institutionerne TKB solgte de to ejendomme, Tårnbyvej 53B og Tårnbyvej 53C, til Tårnby Kommune pr. 1. oktober Købsaftaler er endeligt indgået den 29. september 2011, og afdelingerne er nedlagt. Aftalerne har i en lang periode været under tinglysning, men det nye tinglysningssystem har voldt problemer, hvorfor tinglysningen endnu ikke er afsluttet. Tinglysningsretten har lyst skøde med frist til at indhente ministeriel godkendelse med henvisning til almenboliglovens 27, stk. 7. Ministeriet har ultimo september 2013 meddelt, at ministeriel godkendelse ikke er påkrævet. Advokat Søren Lund Rasmussen har oplyst, at dokumentation for ministeriets behandling og skøde til Tårnby Kommune, for så vidt angår Tårnbyvej 53B, er endeligt tinglyst den 2. oktober Afsluttende sagsbehandling og tinglysning vedrørende Tårnbyvej 53C pågår. Organisationsbestyrelsen vil blive holdt orienteret om den afsluttende sagsbehandling og tinglysning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 17. Styringsdialog 2013 (2011/2012) Til brug for styringsdialogmøde med Tårnby Kommune i foråret 2013 er der udarbejdet en styringsrapport, der omfatter regnskabsåret 2011/12. Efter bestyrelsens behandling og godkendelse af rapporten på organisationsbestyrelsesmødet den 26. marts 2013, er rapporten sendt til Tårnby Kommune. Tårnby Kommune har endnu ikke meddelt dato for mødets afholdelse. KAB har rykket for oplysninger om mødedato flere gange, og senest den 3. oktober Kommunen har her oplyst, at der forventes indkaldt til møde i løbet af november /23

17 Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 18. Budgetkontrol valgfri ydelser Afdelingerne har mulighed for at tilkøbe valgfri ydelse Udarbejdelse af budgetkontrol, såfremt det skønnes nødvendigt. KAB udarbejder budgetkontrol efter nærmere aftale med afdelingsbestyrelsen. Der træffes aftale om antal, interval og tidspunkt på regnskabsåret. Prisen for denne ydelse er kr. pr. stk. inkl. moms, jf. KAB s prisblad for Efter aftale med formand John Bach drøftes denne mulighed nærmere, og et eksempel på budgetkontrol gennemgås. Der vedlægges som bilag eksempel på budgetkontrol for en boligafdeling under et andet selskab. Bilag 9: Eksempel på budgetkontrol Det indstilles at organisationsbestyrelsen drøfter muligheder og behov for tilkøb af budgetkontrol i afdelingerne. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning med den bemærkning, at der ikke er behov for dette. 19. Orientering om ændringer hos Ernst & Young Ernst & Young har foretaget en ændring af deres forretningsprofil, der blandt andet indebærer, at kundegruppen Almene Boligselskaber samt Andels- og Ejerforeninger overdrages til revisionsfirmaet Albjerg. Pia Søndergaard er medejer af revisionsfirmaet Albjerg, og de medarbejdere, der hidtil har arbejdet med revision af, i Ernst & Young, flytter ligeledes med over i revisionsfirmaet Albjerg. Orienteringsbrev fra Albjerg og Ernst & Young vedlægges som bilag. 17/23

18 Repræsentantskabet i træffer på mødet i november 2013 igen beslutning om valg af revisor. Bilag 10: Orienteringsbrev fra Albjerg og Ernst & Young Organisationsbestyrelsn tog orienteringen til efterretning under punkt Lejerbo s tilbud om deltagelse i fællesindskøbsordning Boligorganisationen Lejerbo har skrevet til alle almene boligorganisationer og tilbudt dem at deltage i Lejerbo s fællesindkøbsordninger. Fællesindkøbet skal organiseres ved at etablere en indkøbsportal med navnet Almen Indkøb. Det er gratis at tilmelde sig initiativet, men Lejerbo opkræver 3 % af omsætningen på fællesindkøbsaftalerne fra leverandørerne til dækning af deres udgifter. KAB har takket nej til Lejerbo s tilbud. KAB modtager løbende en stor mængde henvendelser fra potentielle leverandører og virksomheder, som ønsker vores deltagelse i forskellige typer indkøbssamarbejder, webportaler og lignende. Vi tager alle henvendelser seriøst, og hvis vi vurderer, at de rummer reel værdi for de administrerede boligorganisationer, indleder vi et samarbejde. Normalt informeres boligorganisationerne ikke om afviste henvendelser. Da Lejerbo er en branchekollega, informeres der her om baggrunden for, at der er takket nej til tilbuddet. Baggrunden for afslaget er, at KAB allerede i dag tilbyder lignende fællesindkøbsordninger som en del af vores almindelige administration. Et tilbud, der ikke betales ekstra for. Lejerbo nævner i det udsendte materiale fælles elindkøb, udbud af entrepriser og fælles rengøringsudbud, som allerede tilbydes i KAB regi i dag samt fælles indkøb af håndværkerydelser, som vi arbejder på at kunne tilbyde indenfor en overskuelig fremtid. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 18/23

19 21. Lukning af Boligbutikken På baggrund af en indstilling fra BoligButikkens bestyrelse blev det på BoligButikkens ordinære generalforsamlingen den 23. maj 2013 besluttet at lukke BoligButikken beliggende på Københavns Hovedbanegård. BoligButikken forventes afviklet med udgangen af BoligButikken blev stiftet i 1997 af en række københavnske boligorganisationer. Formålet med BoligButikken har været at rådgive boligsøgende om deres muligheder for at få en almen bolig i det storkøbenhavnske område og gennem BoligButikken at lade sig opnotere på boligorganisationernes ventelister. Medlemmer i BoligButikken er KAB, fsb, 3B, AAB, Domea og Boligkontoret Danmark. KAB er tilknyttet BoligButikken med ca boliger og er dermed den største indskyder af boliger i fællesskabet. Baggrund for lukning Beslutningen om lukning af BoligButikken skyldes en række faktorer. For det første er det aldrig lykkedes at få alle boligorganisationer i Storkøbenhavn med i samarbejdet. For det andet har boligorganisationerne udviklet sig forskelligt gennem årene, og det har ikke været muligt at videreudvikle BoligButikken til en fælles udlejning med ens gebyrer. For det tredje er der indgået mange aftaler om fleksibel anvisning, der gør det svært for BoligButikken at yde den samme gode service, som boligorganisationerne gør. Endvidere står BoligButikken over for en større tilpasning af it-systemerne og dermed over for en betydelig investering, for at kunne overføre data mellem BoligButikken og boligorganisationerne i en tilstrækkelig kvalitet. I Landsbyggefondens regi pågår nu en relancering af netportalen Danmark Bolig. Med portalen har boligsøgende mulighed for at finde boliger hos samtlige boligorganisationer i såvel hovedstadsområdet som hele landet. Dette er en væsentlig forbedring i forhold til BoligButikkens tilbud, hvor ikke alle boligorganisationer er repræsenterede. De beløb, boligorganisationerne har indskudt i BoligButikken som ansvarlig kapital, forventes på nuværende tidspunkt udbetalt fuldt ud, men den endelige opgørelse afventer dog, at likvidationen af BoligButikken er gennemført. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 19/23

20 22. Servicefradrag til lejere genindførelse af Bolig Jobordningen Folketinget har vedtaget L 216, som genindfører Bolig Job-ordningen med virkning fra 1. januar 2013 til 31. december Beboere i lejeboliger kan derved fortsat benytte sig af det såkaldte servicefradrag og få tilskud til lønudgifter. Det gælder beboere, der anvender den individuelle råderet eller istandsætter lejemålet for egen regning. Skattefradraget gives som et såkaldt ligningsmæssigt fradrag på maksimalt kr. årligt pr. person, som modregnes over skatten i årsopgørelsen. Fradraget beregnes ud fra hver person, der bor i en husstand. Hjemmeboende børn over 18 år kan også opnå et fradrag på maksimalt kr Servicefradraget blev i første omgang igangsat som en konsekvens af Folketingets Bolig Jobordning i perioden 1. juni 2011 til og med 31. december Ordningen er nu som led i Regeringens Vækstplan DK genindført for en to- årig periode i 2013 og 2014 og fungerer med tilbagevirkende kraft i Ordningen udvides samtidig til at omfatte sommer- og fritidshuse. Herudover er ordningen genindført efter uændrede vilkår. Fradraget gives for udgifter, der er betalt og dokumenteret til arbejdsløn til hjælp og istandsættelse i hjemmet og gives fortsat ikke til materialeudgifter. Øvrige betingelser for at opnå fradraget er, at arbejdet er udført i perioden 1. januar 2013 til og med 31. december 2014 modtageren af fradraget er over 18 år og har folkeregisteradresse i boligen på det tidspunkt, hvor ydelsen udføres arbejdet er udført af en virksomhed, der er momsregistreret i Danmark eller ved serviceydelser som rengøring, havearbejde m.v. af en person over 18 år, der er skattepligtig i Danmark udgiften er afholdt direkte af beboeren selv i boperioden Udgifter, der er omfattet af ordningen Fradraget gælder således for følgende arbejder: Arbejder, der er omfattet af den individuelle råderet, hvor beboeren selv får udført arbejdet og selv finansierer det Istandsættelse for beboerens egen regning i boperioden (vedligeholdelsesordning A) Udgifter, der IKKE er omfattet af fradraget Følgende arbejder er derimod ikke omfattet af ordningen: Kollektiv råderet og øvrige forbedringsarbejder er ikke omfattet af ordningen. Det gælder f.eks. 20/23

21 - når afdelingen optager boligforbedringslån, hvis den enkelte lejer selv beslutter at opsætte f.eks. nyt køkken og selv betaler for forbedringen over en huslejeforhøjelse - almindelige vedligeholdelsesarbejder i boligafdelingen, hvor alle lejere får den samme forbedring og betaler for den via en fælles huslejeforhøjelse. Vedligeholdelsesarbejder i afdelingen er generelt ikke omfattet af ordningen, da disse udgifter ikke er afholdt direkte af lejeren Udgifter, der afholdes over den indvendige vedligeholdelseskonto (vedligeholdelsesordning B), er ikke omfattet, da midlerne på kontoen ikke tilhører lejeren Istandsættelsesudgifter ved fraflytning (vedligeholdelsesordning A) er ikke omfattet, da lejeren ikke længere bebor lejemålet. Lejere skal selv indberette arbejdet til skat Den enkelte lejer skal selv indberette det udførte arbejde til skat for at opnå fradraget. Lønudgiften af arbejdet skal indtastes på skat.dk. Herefter overføres beløbet til selvangivelsen som et fradrag. De oplysninger, som lejeren skal bruge til at taste ind på skat.dk, står normalt på den faktura, man modtager for arbejdet. Her skal man bruge navn, adresse og cvr-nummer eller cprnummer, hvis det er en enkeltperson. Læs mere på Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 23. Beboerklagenævnsstatistik Som bilag vedlægges en oversigt over beboerklagenævnssager i i perioden Bilag 11: Statistik over beboerklagenævnssager Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 21/23

22 24. Selskabets økonomiske situation Som det fremgår af nedenstående tabel, så har der indtil videre i 2013 desværre været tab på investeringsforeningerne! Tabet skyldes først og fremmest en stigning i det generelle renteniveau, som dog stadig er meget lav, sammenlignet med niveauet de senere år. Kursværdier Danske Capital Nominel beholdning 10. okt (kurs 100) Indre værdi (Kurs) 31. dec Indre værdi (Kurs) 10. okt Værdiudvikling hidtil 2013 Værdiudvik -ling hele ,80 105,67-0,13 %-point 4,63 %-point SEB ,67 106,05-0,62 %-point 4,16 %-point Nykredit Port ,87 107,63-0,24 %-point 5,32 %-point Ser man nærmere på udviklingen, så har kursen været faldende i 1. kvartal, stigende i 2. kvt., faldende igen i 3. kvt., men er i øjeblikket ved at stige igen. Vi har derfor en vis forhåbning om, at det samlede afkast for 2013 vil ende i et lille plus. Beløbsmæssigt betyder værdiudviklingen, at der indtil videre i 2013 er et urealiseret kurstab på ca kr. Hvis de investerede penge i stedet havde været placeret på selskabets konto i Danske Bank, ville man have haft en renteindtægt på ca kr. efter dagens rentesats. Det skal i denne forbindelse nævnes, at indskud i investeringsforeningerne skal ses som en langsigtet investering, og historisk set har investeringsforeningerne altid givet et større afkast end at have pengene stående i banken set over en længere periode! Vi er derfor fortrøstningsfulde, men følger udviklingen nøje! Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 25. Kommende møder 2014 Repræsentantskabsmøde onsdag den 20. november 2013, kl /23

23 Forslag til mødedatoer for 2014: Organisationsbestyrelsesmøde torsdag den 27. marts 2014, kl Organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 10. juni 2014, kl Organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 28. oktober 2014, kl Repræsentantskabsmøde tirsdag den 18. november 2014, kl at organisationsbestyrelsen tager mødedatoerne til efterretning og godkender disse. Organisationsbestyrelsen godkendte organisationsbestyrelsesmødet den 28. oktober 2014 og repræsentantskabsmødet den 18. november Dato for organisationsbestyrelsesmøder i marts og juni kunne ikke godkendes, og der er følgende nye forslag: Onsdag den 26. marts og onsdag den 11. juni Forslag behandles efterfølgende. 26. Eventuelt Intet til behandling. 27. Referat fra mødet - fortrolighed På organisationsbestyrelsesmøderne vil der kunne blive behandlet forhold, der er personfølsomme, eller som på anden vis ikke bør fremgå af det organisationsbestyrelsesreferat, der offentliggøres. at organisationsbestyrelsen vurderer, om mødet har indeholdt drøftelser, der ønskes refereret fortroligt. Intet til fortroligt referat. 23/23