UDBUDSBETINGELSER. Offentligt udbud af medieaftale

Transkript

1 UDBUDSBETINGELSER Offentligt udbud af medieaftale

2 Indhold 1. INDLEDNING ORDREGIVER DEN UDBUDTE KONTRAKT BAGGRUND FOR UDBUDDET UDBUDDETS OMFANG OPTION AARHUS KOMMUNES NUVÆRENDE PRAKSIS FOR PUBLICERING AF STILLINGS- OG INFORMATIONSANNONCER PROCEDURER OG KONKURRENCEVILKÅR VILKÅR FOR AFGIVELSE AF TILBUD UDBUDSFORM ALTERNATIVE BUD VEDSTÅELSESFRIST AFTALEGRUNDLAG FORBEHOLD OG MINIMUMSKRAV EJENDOMSRET TIL UDBUDSBETINGELSERNE VEDERLAG AFGIVELSE AF TILBUD FORMKRAV SPØRGSMÅL TIL UDBUDSBETINGELSERNE TILBUDSFRIST BEHANDLING AF TILBUD MV REGISTRERING OG ÅBNING TILBUDSPRÆSENTATION FORTROLIGHED UDGIFTER VED TILBUDSGIVNING TILBAGELEVERING AF TILBUD UNDERRETNING OM VALG AF TILBUD OG KONTRAKTINDGÅELSE AKTINDSIGT BETINGELSER FOR DELTAGELSE TILBUDSGIVERS PERSONLIGE FORHOLD UDELUKKELSESGRUNDE FINANSIEL OG ØKONOMISK FORMÅEN FAGLIG OG TEKNISK FORMÅEN UNDERLEVERANDØRER KONSORTIUM KONSEKVENS AF IKKE AT FREMSENDE DEN KRÆVEDE DOKUMENTATION TILBUDSEVALUERING ARBEJDSGRUPPE OG STYREGRUPPE VURDERING AF KONDITIONSMÆSSIGHED TILDELINGSKRITERIUM UNDERKRITERIER POINTSKALA BESKRIVELSE AF UNDERKRITERIER PRIS KVALITET OG SERVICE TIDSPLAN FOR UDBUDSFORRETNINGEN OVERSIGT OVER TILBUDSDOKUMENTER BILAG Tilbudsgiver opfordres til straks ved modtagelsen af udbudsbetingelserne at sikre sig, at det modtagne eksemplar er fuldstændigt i overensstemmelse med ovenstående indholdsfortegnelse og bilagsfortegnelsen i afsnit 11. 2

3 1. Indledning Nærværende udbud vedrører Aarhus Kommunes udbud af medieaftale. Udbuddet angår ydelser omfattet af bilag II B i henhold til Europa-parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. Udbuddet er annonceret den 4. december 2015 på 2. Ordregiver Den ordregivende myndighed er: Aarhus Kommune Borgmesterens Afdeling Rådhuspladsen Aarhus C Tlf.: post@ba.aarhus.dk Internetadresse: Alle henvendelser, herunder spørgsmål mv., skal i løbet af udbudsprocessen rettes til: Aarhus Kommune Att.: Per Ryolf per@aarhus.dk Tlf.: / Lokale 217 Rådhuspladsen Aarhus C Aarhus Kommune er med sine ca indbyggere landets næststørste kommune. Kommunen er organiseret i et magistratsstyre og består af 6 magistratsafdelinger. De 5 af afdelingerne varetager hver især afgrænsede kommunale forretningsområder, hver under ledelse af en politisk valgt rådmand. Borgmesterens Afdeling varetager under borgmesterens ledelse fællesfunktioner inden for bl.a. økonomi, jura, HR, IT, indkøb, integration samt erhvervs- og byudvikling. 3

4 De 5 magistratsafdelinger varetager følgende opgaver: Magistratsafdelingen for Sociale Forhold og Beskæftigelse er ansvarlig for kommunens tilbud til handicappede, sindslidende, misbrugere og udstødte, udsatte børn og unge, kontanthjælpsmodtagere, revalidender, førtidspensionister, sygedagpengemodtagere og nyankomne flygtninge og indvandrere. Magistratsafdelingen for Teknik og Miljø varetager opgaver inden for alle grene af teknik- og miljøområdet, bl.a. inden for byggeri og planlægning, trafik og veje samt natur og miljø. Magistratsafdelingen for Sundhed og Omsorg varetager driften af lokalcentre og plejehjem og yder pleje og praktisk hjælp til alle borgere uanset alder bl.a. i form af hjælpemidler og aktivitets- og sundhedsfremmetilbud. Endvidere forestår afdelingen administrationen af pension, boligstøtte og personlige tillæg. Magistratsafdelingen for Kultur og Borgerservice er ansvarlig for en lang række opgaver og tilbud indenfor bl.a. kultur, idræt, borgerservice, biblioteker og musik. Magistratsafdelingen for Børn og Unge administrerer kommunens tilbud til børn i alderen 0 til 18 år. Tilbuddene omfatter kommunens daginstitutioner, dagplejer, skoler, fritidstilbud og børnesundhedstilbud. For en mere uddybende beskrivelse af Aarhus Kommunes organisatoriske struktur henvises til Aarhus Kommunes hjemmeside: 3. Den udbudte kontrakt 3.1 Baggrund for udbuddet Aarhus Byråd har den 22. november 2000 besluttet, at kommunens medieaftaler skal sendes i udbud. Siden er der gennemført i alt fem udbud. 3.2 Udbuddets omfang Udbuddet vedrører: Husstandsomdeling af fællesannoncesider i Aarhus kommune Optagelse af fællesannoncesider i et dagblad Et årligt indstik eller omslag med et tema, der fastlægges af Aarhus Kommune Minimumskrav og ønsker til den udbudte ydelse fremgår af kravspecifikationen, jf. bilag 2. Den valgte leverandørbliver Aarhus Kommunes primære partner ved publicering af stillingsog informationsannoncer og dermed kommunens hovedleverandør). Aarhus Kommune forbeholder sig dog retten til at publicere annoncer i andre medier efter konkret vurdering, herunder retten til at indgå storkundeaftaler med alternative medier. 4

5 Den nuværende aftale udløber pr. 31. januar 2016, og den nye aftale skal derfor træde i kraft 1. februar 2016 eller snarest muligt derefter. Aftalen ophører pr. 31. december 2018 med option på forlængelse én gang á 12 måneder. Kontraktudkast er vedlagt som bilag Option Aarhus Kommune har mulighed for at forlænge aftalen én gang af 12 måneder på uændrede vilkår. Meddelelse om eventuel forlængelse skal gives til tilbudsgiver senest 3 måneder før aftaleudløb. 5. Aarhus Kommunes nuværende praksis for publicering af stillings- og informationsannoncer Med henblik på at stille alle tilbudsgivere lige gennemgås Aarhus Kommunes nuværende praksis for publicering af stillings- og informationsannoncer i det omfang, denne har relevans for udbuddet. Opmærksomheden henledes på, at beskrivelsen alene er udtryk for den nugældende praksis, og at Aarhus Kommunes minimumskrav og ønsker til den fremadrettede opgaveløsning fremgår af kravspecifikationen, jf. bilag 2. Værdien af Aarhus Kommunes annoncering i 2014 og 2015 udgjorde i alt årligt ca. 2 mio. kr. ekskl. moms for stillings- og informationsannoncer. Det omfatter annoncering i Lokalaviserne (Midt, Vest, Nord og Syd) samt JP Aarhus. Fordelingen mellem annoncering i dagblad og ugeavis kan ikke oplyses. Informationsannoncer optages i Lokalaviserne (Midt, Vest, Nord og Syd), der husstandsomdeles til samtlige husstande i Aarhus Kommune. Annoncerne optages desuden i JP Aarhus. En annonce (1/4 tabloidside) med en liste over aktuelle stillingsannoncer optages i JP Aarhus om søndagen. Annoncerne fremtræder i fælles rammer, der tydeligt markerer, at der er tale om informations- og stillingsannoncer fra Aarhus Kommune. Informations- og stillingsannoncer placeres separat i de to medier. Annoncer kan optages andre steder i de to medier efter konkret vurdering foretaget af den indrykkende institution/afdeling. Annoncer fremsendes via mediebureauet Carat, som forestår opsætning af annoncer, formidling til medier (herunder også indrykning på samt fakturering til kommunens institutioner. De medier, vi samarbejder med, fakturerer alle til Carat. Annoncer kan undtagelsesvis fremsendes til optagelse, direkte fra den indrykkende institution/afdeling. 5

6 6. Procedurer og konkurrencevilkår 6.1 Vilkår for afgivelse af tilbud Udbudsform Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud Alternative bud Tilbudsgiver er ikke berettiget til at afgive alternative tilbud Vedståelsesfrist Tilbud er bindende for tilbudsgiver i 90 dage fra fristen for modtagelse heraf Aftalegrundlag Aftale vil blive indgået på basis af det udkast til kontrakt, der indgår i dette udbudsmateriale som bilag Forbehold og minimumskrav Alle forbehold skal tydeligt angives i bilag 3, Tilbudsbesvarelsen. Det præciseres, at forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, herunder men ikke begrænset til - minimumskrav, medfører, at Aarhus Kommune har pligt til at se bort fra tilbuddet som ukonditionsmæssigt. Et minimumskrav er et krav, som ubetinget skal opfyldes og overholdes, idet fravigelser herfra ikke accepteres. Det er i forbindelse med vurderingen af konditionsmæssigheden uden betydning, hvorvidt tilbudsgiver benævner en afvigelse præcisering, justering eller lignende, idet det afgørende er, om der er foretaget en afvigelse fra et grundlæggende element, hvilket ikke vil blive accepteret. Minimumskrav er angivet i bilag 2. Eventuelle forbehold vedrørende forhold, der ikke vedrører grundlæggende elementer, bør være ledsaget af tilbudsgivers skriftlige begrundelse herfor. Det bemærkes, at Aarhus Kommune generelt har ret til at se bort fra tilbud, der indeholder forbehold. I det omfang, tilbudsgiver ikke udtrykkeligt i tilbuddet tager forbehold, lægges til grund, at tilbudsgiver har accepteret samtlige vilkår, således at vilkårene vil indgå i den endelige kontrakt mellem tilbudsgiver og Aarhus Kommune. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder afklaret gennem skriftlige spørgsmål, jf. afsnit 6.2.2, således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås Ejendomsret til udbudsbetingelserne Udbudsbetingelserne og de informationer, der findes heri, er Aarhus Kommunes ejendom. Såfremt Aarhus Kommune stiller krav herom, skal det udleverede materiale returneres eller destrueres. 6

7 6.1.7 Vederlag Der ydes ikke vederlag for deltagelse i udbudsforretningen. 6.2 Afgivelse af tilbud Formkrav Tilbuddet skal være skriftligt og afgives på dansk. Det er vigtigt, at tilbudsgiver besvarer alle punkter i tilbudsbesvarelsen, jf. bilag 3, da tilbudsevalueringen vil blive foretaget på grundlag heraf Spørgsmål til udbudsbetingelserne Tilbudsgiver har mulighed for at få supplerende oplysninger om udbudsmaterialet ved fremsættelse af skriftlige spørgsmål. Spørgsmålene skal være skriftlige og skal, pr. , rettes til: Per Ryolf per@aarhus.dk Frist for modtagelse af spørgsmål til udbudsmaterialet er den 10. december 2015, kl Spørgsmålene vil blive besvaret skriftligt, og alle spørgsmål og svar vil i anonymiseret form senest den 15. december 2015 blive offentliggjort på Aarhus Kommunes hjemmeside: Tilbudsfrist Sidste frist for modtagelse af tilbud er: Mandag den 18. december 2015, kl Tilbuddet skal sendes eller indleveres til: Aarhus Kommune Att.: Per Ryolf per@aarhus.dk Tlf.: / Lokale 217 Rådhuspladsen Aarhus C Tilbud skal afgives i 1 underskrevet eksemplar, 3 kopier og én elektronisk version (CD, USBstick eller lignende). Tilbud må ikke afleveres pr. . Tilbuddet skal mærkes Udbud af Medieaftale og Må ikke åbnes i poståbningen. Forsendelsen skal være lukket. 7

8 Tilbud anses for rettidigt modtaget, såfremt den fysiske og underskrevne original eller den elektroniske kopi inklusiv alle bilag er modtaget inden for tilbudsfristen. Såfremt den fysiske og underskrevne original eller den elektroniske kopi ikke er modtaget rettidigt, eller som følge af tekniske forhold ikke kan læses/åbnes, vil tilbudsgiver blive opfordret til at indlevere tilbuddet på ny inden for en af Aarhus Kommune fastsat frist. Denne frist kan være kort. Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. Tilbud, der modtages efter sidste frist for modtagelse, vil ikke blive taget i betragtning. 6.3 Behandling af tilbud mv Registrering og åbning Alle rettidigt modtagne tilbud vil blive registreret efterhånden, som de modtages. Tilbuddene vil blive åbnet den 18. december 2015, kl Der vil ikke være adgang til at overvære tilbudsåbningen Tilbudspræsentation Der vil blive afholdt individuelle tilbudspræsentationsmøder med alle tilbudsgivere, der har afgivet et konditionsmæssigt tilbud, hvor tilbudsgiverne vil få lejlighed til at præsentere de afgivne tilbud, og hvor Aarhus Kommune kan få lejlighed til at stille evt. afklarende spørgsmål hertil. Møderne vil blive afholdt fredag den 8. januar Tilbudsgiverne bedes derfor reservere dagen til formålet. Aarhus Kommune forventer ikke at indgå i en egentlig forhandling med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. Tilbudsgiverne opfordres derfor til at afgive deres bedste tilbud Fortrolighed Tilbudsgiver skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med nærværende udbudsforretning. Udbudsbetingelserne skal behandles strengt fortroligt, og tilbudsgiver er uberettiget til at anvende dette materiale eller den viden, der opnås, i enhver anden sammenhæng Udgifter ved tilbudsgivning Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med nærværende udbud er Aarhus Kommune uvedkommende Tilbagelevering af tilbud Aarhus Kommune er ikke pligtig at tilbagelevere tilbud til tilbudsgiver Underretning om valg af tilbud og kontraktindgåelse Når afgørelse foreligger, vil alle tilbudsgivere samtidigt blive skriftligt underrettet om tildelingsbeslutningen. Aarhus Kommune anser ikke udbudsforretningen for afsluttet, før kontrakt er underskrevet, og forbeholder sig ret til med saglig begrundelse at aflyse udbudsforretningen. Uanset, om 8

9 kontrakten tildeles en anden tilbudsgiver, er tilbudsgiver bundet af sit tilbud, indtil Aarhus Kommune har indgået kontrakt, dog ikke længere end vedståelsesfristen, jf. afsnit Det forventes, at der kan indgås kontrakt i uge 3/2015 eller umiddelbart derefter Aktindsigt Aarhus Kommune er underlagt de forvaltningsmæssige regler, herunder reglerne om aktindsigt i offentligheds- og forvaltningsloven. 7. Betingelser for deltagelse Forud for vurderingen af de afgivne tilbud, vil der ske en vurdering af tilbudsgivers generelle egnethed i relation til den udbudte opgave. Vurderingen foretages på baggrund af den efterspurgte dokumentation, der skal vedlægges tilbuddet, jf. bilag 3, Tilbudsbesvarelsen. Dokumentationen skal kun vedlægges det underskrevne tilbudseksemplar. 7.1 Tilbudsgivers personlige forhold Af lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger m.v., fremgår det, at Aarhus Kommune ved køb af varer og tjenesteydelser skal kræve, at enhver tilbudsgiver afgiver en erklæring på tro og love om, i hvilket omfang tilbudsgiveren har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige i form af skatter, afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i Danmark eller det land, hvor tilbudsgiveren er etableret. Aarhus Kommunes retningslinjer for administrationen af lov nr. 336 af 13. maj 1997 fremgår af bilag 4, Tro- og loveerklæring. Tilbudsgiver skal udfylde og underskrive tro- og loveerklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, jf. finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 og i overensstemmelse med Aarhus Kommunes retningslinjer for administration af loven. Erklæringen er vedlagt udbudsbetingelserne som bilag 4, Tro- og loveerklæring. Opmærksomheden henledes på, at tro- og loveerklæringen skal udfyldes ved afkrydsning og underskrives. 7.2 Udelukkelsesgrunde Deltagelse i udbudsproceduren er udelukket, hvis ét af følgende forhold er til stede: a) Der er afsagt endelig dom over tilbudsgiver vedrørende deltagelse i en kriminel organisation eller bestikkelse eller svig eller hvidvaskning af penge. b) Tilbudsgivers bo er under konkurs, likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs, tilbudsgiver har indstillet sin erhvervsvirksomhed eller befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning. 9

10 c) Tilbudsgivers bo er begæret taget under konkursbehandling eller behandling med henblik på likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs eller enhver tilsvarende behandling, der er fastsat i national lovgivning. d) Tilbudsgiver ved en retskraftig dom er dømt for en strafbar handling, der rejser tvivl om den pågældendes faglige hæderlighed. e) Tilbudsgiver i forbindelse med udøvelsen af sit erhverv har begået en alvorlig fejl, som de ordregivende myndigheder beviseligt har konstateret. f) Tilbudsgiver ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af ydelser til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor den pågældende er etableret, eller i Danmark. g) Tilbudsgiver ikke har opfyldt sine betalingsforpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter i henhold retsforskrifterne i det land, hvor den pågældende er etableret, eller i Danmark. h) Tilbudsgiver svigagtigt har fremsat urigtige oplysninger i forbindelse med meddelelse af oplysninger i henhold til de nævnte udelukkelsesgrunde. Tilbudsgiver skal afgive erklæring på tro og love om, at ingen af de ovenfor under (a)- d) og f)-h)) nævnte forhold er til stede. Erklæringen er vedlagt udbudsbetingelserne som bilag 4, Tro- og loveerklæring. Opmærksomheden henledes på, at tro- og loveerklæringen skal udfyldes ved afkrydsning og underskrives. 7.3 Finansiel og økonomisk formåen Aarhus Kommune vil kun indgå kontrakt med økonomisk solide virksomheder. Som dokumentation for tilbudsgiverens finansielle og økonomiske formåen, skal tilbudsgiver udfylde bilag 3, Tilbudsbesvarelsen og vedlægge følgende materiale: Erklæring om virksomhedens omsætning de seneste 3 år i forbindelse med sådanne tjenesteydelser, som udbuddet omfatter. Det seneste regnskabsårs reviderede årsrapport. 7.4 Faglig og teknisk formåen Det har afgørende betydning for Aarhus Kommune, at tilbudsgiver har den fornødne tekniske og faglige formåen til udførelse af opgaven. Som dokumentation for tilbudsgivers tekniske og faglige formåen skal tilbudsgiver udfylde bilag 3, Tilbudsbesvarelsen og heri angive: Referenceliste over de betydeligste, sammenlignelige kunder for tilsvarende ydelser inden for de seneste tre år. 10

11 7.5 Underleverandører I det omfang tilbudsgiver ønsker at benytte sig af underleverandører til varetagelse af den udbudte opgave, stiller Aarhus Kommune krav om, at tilbuddet vedlægges en underskrevet erklæring fra underleverandøren om, at tilbudsgiver kan råde over underleverandørens ressourcer i forbindelse med levering af ydelser til Aarhus Kommune. Erklæringen kan for eksempel formuleres på følgende måde: [Underleverandørens navn] erklærer at ville bistå [tilbudsgiverens navn] som underleverandør, såfremt [tilbudsgivers navn] får tildelt den udbudte medieaftale. [Underleverandørens navn] accepterer, at Aarhus Kommune efter eget valg kan indtræde i aftaleforholdet mellem [tilbudsgivers navn] og [underleverandørens navn], såfremt [tilbudsgivers navn] tages under konkursbehandling. Såfremt tilbudsgiver ønsker, at der skal lægges vægt på referencer for evt. underleverandører, skal tilbuddet vedlægges oplysningerne i afsnit 7.3 og afsnit 7.4 for sådanne underleverandører. 7.6 Konsortium Såfremt tilbudsgiver er et konsortium, skal samtlige oplysninger under punkt 7 fremsendes for hver enkelt konsortiedeltager, og bilag 4 skal ligeledes udfyldes. Samtlige konsortiedeltagere skal opfylde betingelserne i afsnit 7.1 og afsnit 7.2. For så vidt angår afsnit 7.3 og afsnit 7.4 skal konsortiet samlet set opfylde betingelserne. Såfremt tilbuddet afgives af et konsortium, påtager de deltagende virksomheder sig solidarisk ansvar og hæfter solidarisk over for Aarhus Kommune. De deltagende virksomheder skal udpege en befuldmægtiget, som Aarhus Kommune med bindende virkning for sammenslutningen kan indgå aftale med. I bilag 3, Tilbudsbesvarelsen, anføres, hvem der er udpeget som befuldmægtiget. 7.7 Konsekvens af ikke at fremsende den krævede dokumentation Tilbud, der ikke indeholder dokumentation som anført under afsnit 7.1 til 7.6, kan Aarhus Kommune afvise som ukonditionsmæssige, eller Aarhus Kommune kan under overholdelse af ligebehandlingsprincippet vælge at bede tilbudsgiver om at berigtige sit tilbud. Såfremt Aarhus Kommune konstaterer, at der ved en fejl ikke er vedlagt alt relevant dokumentation og materiale i øvrigt, kan Aarhus Kommune anmode tilbudsgiver om dokumentationen med angivelse af en ny frist. Denne frist kan være kort. 8. Tilbudsevaluering 8.1 Arbejdsgruppe og styregruppe Der er til gennemførelse af udbuddet nedsat en arbejdsgruppe bestående af følgende: Sekretariatschef Lise Uhre Pless, Borgmesterens Afdeling Seniorkonsulent Per Ryolf, Borgmesterens Afdeling 11

12 Juridisk konsulent Kirsten Rehling Hedegaard, Borgmesterens Afdeling Undervejs i processen vil Aarhus Kommunes styregruppe for kommunikation blive inddraget i en løbende sparring, ligesom gruppens medlemmer vil blive inviteret til at deltage i de individuelle tilbudspræsentationsmøder med tilbudsgiverne, jf. afsnit Den endelige beslutning vedrørende valg af leverandør træffes af styregruppen efter indstilling fra arbejdsgruppen. 8.2 Vurdering af konditionsmæssighed Aarhus Kommune kontrollerer, at tilbuddet er konditionsmæssigt, hvilket vil sige, at tilbuddet opfylder følgende punkter: At tilbuddet er indkommet rettidigt, jf. afsnit At tilbuddet er fremsendt til den korrekte adresse, jf. afsnit At tilbuddet overholder alle form- og procedurekrav, jf. afsnit og At bilag 4, Tro- og loveerklæringen, er udfyldt korrekt og vedlagt At bilag 3, Tilbudsbesvarelsen, er udfyldt og vedlagt At tilbuddet ikke indeholder forbehold for grundlæggende elementer, jf. afsnit At alle mindstekrav er opfyldt, jf. bilag 2, Kravspecifikationen 8.3 Tildelingskriterium Tildeling af kontrakten vil ske på grundlag af tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige bud. De indkomne tilbud vurderes på baggrund af de fastsatte underkriterier. Hvert tilbud tildeles et antal point alt efter, hvor godt tilbuddet opfylder de enkelte underkriterier. 8.4 Underkriterier Det økonomisk mest fordelagtige bud vil blive identificeret ved anvendelse af nedenstående underkriterier med nedenstående vægtning: UNDERKRITERIUM VÆGTNING Pris 70 % Kvalitet og service 30 % 8.5 Pointskala Aarhus Kommune tildeler point for hvert af ovenstående underkriterier på en skala fra 0-10, hvor 0 er lavest og 10 er højest. Hele pointskalaen anvendes. 8.6 Beskrivelse af underkriterier Pris Tilbudsgiver skal i bilag 3, Tilbudsbesvarelsen, angive følgende priser: Millimeterpris for optagelse af informationsannoncer i fælles rubrik Millimeterpris for optagelse af stillingsannoncer Millimeterpris for optagelse af annoncer uden for fælles rubrik Millimeterpris for årligt indstik eller omslag 12

13 På baggrund af de tilbudte delpriser vil Aarhus Kommune identificere en samlet evalueringspris, som der evalueres på. Evalueringsprisen udregnes på baggrund af følgende formel, idet de fire delpriser vægtes som anført: DELPRIS VÆGT Pris 1: Millimeterpris for optagelse af informationsannoncer i fælles rubrik 50 % Pris 2: Millimeterpris for optagelse af stillingsannoncer 20 % Pris 3: Millimeterpris for optagelse af annoncer uden for fælles rubrik 10 % Pris 4: Millimeterpris for årligt indstik eller omslag 20 % Evalueringspris = ((Pris 1 x 0,5) + (Pris 2 x 0,2) + (Pris 3 x 0,1) + (Pris 4 x 0,2)) Kvalitet og service Evalueringen af underkriteriet, kvalitet og service, foretages på grundlag af en samlet vurdering af følgende delkriterier, der vægtes lige: I hvilket omfang tilbudsgiver opfylder ønsket i kravspecifikationen, bilag 2, punkt 1.5 om kendskab til Aarhus Kommunes annoncer i det relevante marked. Ved vurderingen lægges vægt på de oplyste oplagstal, læsertal samt den aldersmæssige sammensætning af læserskaren. I hvilket omfang tilbudsgiver opfylder ønsket i kravspecifikationen, bilag 2, punkt 1.6 om indleveringsfrister. Ved vurderingen lægges vægt på, i hvilket omfang ønsket opfyldes. I hvilket omfang tilbudsgiver opfylder ønsket i kravspecifikationen, bilag 2, punkt 1.7 om muligheden for at placere annoncer uden for den fælles rubrik. Ved vurderingen lægges vægt på, i hvilket omfang ønsket opfyldes. I hvilket omfang tilbudsgiver opfylder ønskerne i kravspecifikationen, bilag 2, punkt 1.8 til et årligt indstik eller omslag. Ved vurderingen lægges vægt på, i hvilket omfang ønsket opfyldes. I hvilket omfang tilbudsgiver opfylder ønsket i kravspecifikationen, bilag 2, punkt 2.4 om størst mulig geografisk udbredelse og størst muligt kendskab til Aarhus Kommunes annoncer i det relevante marked. Ved vurderingen lægges vægt på de oplyste oplagstal, læsertal, antal daglige abonnenter, aldersmæssig sammensætning af læserskare samt geografisk dækningsområde. I hvilket omfang tilbudsgiver opfylder ønsket i kravspecifikationen, bilag 2, punkt 2.5 om indleveringsfrister. Ved vurderingen lægges vægt på, i hvilket omfang ønsket opfyldes. I hvilket omfang tilbudsgiver opfylder ønsket i kravspecifikationen, bilag 2, punkt 2.6 om muligheden for at placere annoncer uden for den fælles rubrik. Ved vurderingen lægges vægt på, i hvilket omfang ønsket opfyldes. 13

14 Tilbudsgiver skal i bilag 3, tilbudsbesvarelsen vedlægge oplysninger om oplagstal, læsertal, aldersmæssig sammensætning af læserskare, indleveringsfrister, antal daglige abonnenter samt dagbladets geografiske dækningsområde. Tilbudsgiver skal derudover udfylde bilag 2, Kravspecifikationen. 9. Tidsplan for udbudsforretningen Nedenstående tidsplan omfatter udbudsforretningens væsentligste milepæle. DATO MILEPÆL 4. december 2015 Udbuddet annonceres på december 2015 Frist for spørgsmål til udbudsmaterialet 15. december 2015 Svar på skriftlige spørgsmål 18. december 2015, kl Sidste frist for modtagelse af tilbud 8. januar 2016 Præsentation af tilbud Uge 3/2016 Uge 3/ februar 2016 Kontraktstart Forventet offentliggørelse af udbuddets vinder Forventet underskrivelse af kontrakten 10. Oversigt over tilbudsdokumenter Nedenstående oversigt viser de dokumenter, der skal vedlægges tilbuddet: Bilag 2, Kravspecifikationen, skal vedlægges i udfyldt stand, eventuelt vedlagt supplerende oplysninger. Bilag 3, Tilbudsbesvarelsen, skal vedlægges i udfyldt stand, eventuelt vedlagt supplerende materiale. Bilag 4, Tro og love erklæring, skal vedlægges i udfyldt stand. 11. Bilag Bilag 1: Kontraktudkast Bilag 2: Kravspecifikation Bilag 3: Tilbudsbesvarelsen Bilag 4: Tro- og Loveerklæring 14