Til stede: A-siden: Kirsten Refsing (dekan, formand for FSU) og Kim Brinckmann (fakultetsdirektør).

Transkript

1 KØBENHAVNS UNIVERSITET DET HUMANISTISKE FAKULTET FSU GODKENDT MØDEREFERAT 17. OKTOBER 2007 Forum: Fakultetets Samarbejdsudvalg FAKULTETSSEKRETARIATET Møde afholdt: 14. september 2007 Sted: Til stede: A-siden: Kirsten Refsing (dekan, formand for FSU) og Kim Brinckmann (fakultetsdirektør). NJALSGADE KØBENHAVN S. TLF DIR FAX B-siden: Henrik Prebensen (lektor, Engelsk, Germansk, Romansk, næstformand for FSU, fælles-tr for VIP), Karsten Fledelius (lektor, Medier, Erkendelse og Formidling, TR for VIP), Kim Hølmer (institutsekretær, Nordisk Forskningsinstitut, TR-suppleant for TAP), Søren Fransén (fuldmægtig, Studiekontoret, TR for adm. ansatte AC er), Karl Christian Lammers (lektor, Saxo, Saxoinstituttet, afd. f. historie, TR DM, VIP), Merete Lynnerup (sekretær, Medier, Erkendelse og Formidling, TR HK TAP), Erik Tang (gartner, Humanioras Bygningsdrift, TR FFF (3F), TAP)) og Anders Granum Aagaard (konsulent, ITMEDIA, Dansk Metal, TAP). REF: MOS Sag: / Bedes oplyst ved henv. Endvidere medvirkede økonomichef Jan Pedersen under dagsordenspunkterne 3 a i), 3 b iii) og 3 b iv). Fra FSU s sekretariat: Ole Krarup Jensen (under dagsordenspunkt 2), Rasmus Okholm-Hansen og

2 Mette Odel Spliid (referent). Afbud fra: A-siden: Hanne Løngreen (prodekan for uddannelserne). B-siden: Ingen afbud. Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse af referat af ekstraordinært møde den 7. september Fra ledelsen: a. Til orientering: i. Udkast af 31. august 2007 til intern vejledning for afholdelse af ansættelsessamtaler samtaler med visse VIP ii. Årets influenzavaccinationer b. Til drøftelse: i. Budget ii. Skabelon til institutkontrakt iii. Varsling af ferie fra næste ferieår iv. Besættelse af TAP-stillinger efter udløb af tidsbegrænset ansættelse v. Ændret placering af elementarkursus 4. Tid, sted og tema for kommende eksternatmøde 5. Eventuelt Referat 1. Godkendelse af dagsorden Dagsorden blev godkendt dog tilføjede A-siden fire ekstra punkter under punktet Orientering fra ledelsen : Specialevejlederakkreditering, Vejledning om god adfærd i det offentlige, påtænkt reorganisering samt elevpolitik. Dagsorden blev godkendt med de nævnte ændringer. 2. Godkendelse af referat af ekstraordinært møde den 7. september 2007 Referatet blev godkendt.

3 3. a. Fra ledelsen til orientering: i. Udkast af 31. august 2007 til intern vejledning for afholdelse af ansættelsessamtaler samtaler med visse VIP Til mødet var udsendt udkast af 31. august 2007 til vejledning om afholdelse af samtaler med ansøgere til VIP hovedstillinger 1. Karl Christian Lammers fandt det vigtigt at afholde samtaler med ansøgere. Henrik Prebensen spurgte, hvordan det skulle forstås, at det normalt ville være institutlederen, studielederen samt formanden for det faglige bedømmelsesudvalg der deltog i samtalen. Dekanen svarede, at der kunne forekomme særlige situationer, hvor en anden sammensætning var mere hensigtsmæssig, og der derfor skulle være mulighed for dette 2. Dekanen meddelte endvidere, at hun agtede at delegere deltagelsen i samtalerne til institutleder for så vidt angår VIP-stillinger under lektorniveau. Henrik Prebensen rådede til at lade vejledningen indeholde forslag til konkrete spørgsmål - af relevans for VIP-ansøgere ved ansættelsessamtalen frem for at henvise til proceduren for TAP-ansættelser (personalepolitikkens bilag 4). Jan Pedersen gjorde opmærksom på, at der ingen TAP-repræsentanter var ved den foreslåede konstruktion. Dekanen tilføjede, at der ikke tidligere havde været medvirken af TAP-repræsentanter, og at hun ikke umiddelbart havde til hensigt at ændre på dette, idet det ville medføre et betydeligt øget ressourceforbrug. Karsten Fledelius fandt, at en repræsentant for henholdsvis TAP og de studerende ville kunne tilføje nye vinkler. Henrik Prebensen fandt, at man kunne overveje en VIP repræsentant for hvert institut, men at man i så fald skulle være opmærksom på det deraf følgende ekstra tidsforbrug. Der var enighed om, at det enten skulle være et ledelsesudvalg som foreslået i udkastet, eller et udvalg bestående af både A- og B-side, og at der i sidstnævnte tilfælde skulle deltage repræsentanter for såvel VIP som TAP og de studerende. 1 Ifølge KUs interne bemærkninger af 26. april 2006 til ansættelsesbekendtgørelsens 7 skal der ved ansættelse i hovedstillinger, seniorrådgiverstillinger og i stillinger som klinisk professor holdes ansættelsessamtaler. 2 Ordlyden stammer fra KU s interne bemærkninger: I disse samtaler deltager normalt den relevante institut- og studieleder, bedømmelsesudvalgets formand og dekanen.

4 Diskussionen endte med, at dekanen ville kontakte de øvrige dekaner for at høre, hvordan samtalerne blev grebet an på det øvrige KU. ii. Årets influenzavaccinationer Dekanen meddelte, at der i lighed med tidligere ville blive mulighed for at blive vaccineret mod influenza, og at vaccinationerne ville finde sted den 31. oktober kl (med en reservedato den 12. november kl for de forhindrede). Kim Brinckmann understregede at, vaccinationerne skulle ses som et personalegode, som naturligvis var frivilligt. Dekanen gjorde for god ordens skyld opmærksom på, at eventuelt sygefravær som følge af sløjhed efter vaccinationen skulle registreres efter de sædvanlige regler om sygeregistrering. iii: Vejlederakkreditering Til mødet var udsendt notat af 30. august 2007 om akkreditering af specialevejledere. Dekanen meddelte, at ledelsen som følge af kravet om øget kontrol med de forskellige faser af vejledningsforløb havde igangsat et pilotforsøg, som skulle medføre akkreditering af specialevejledere. Målet var, at alle VIPer i 2012 skulle have været igennem et sådant forløb. Henrik Prebensen gjorde sammen med Karl Christian Lammers opmærksom på, at ikke alle VIPer med mangeårig erfaring i specialevejledning kunne se formålet med et obligatorisk kursus. På den baggrund spurgte Henrik Prebensen, om deltagelse i kurset var frivillig, eller om der var tale om et pålæg. Hertil svarede dekanen, at det såkaldte kursus var at betragte som et forløb eller et seminar, hvor mere erfarne specialevejlederes erfaringer kunne komme mindre erfarne til gode, og at der således var tale om erfaringsudveksling som supplement til undervisningen. På den baggrund var det ledelsens hensigt, at alle såvel erfarne som mindre erfarne inden 2012 skulle gennemføre det omtalte forløb som led i en generel forbedring af specialevejledningen og akkreditering af den enkelte specialevejleder. Dekanen tilføjede, at med de nye regler, om at specialer skulle afsluttes inden for seks måneder, var der god grund til at gennemdrøfte fakultetets vejledningspraksisser. iv. Vejledning om god adfærd i det offentlige

5 Personalestyrelsen, KL og Danske Regioner offentliggjorde den 26. juni 2007 en ny vejledning om god adfærd i det offentlige. Vejledningen indeholder principper for blandt andet modtagelse af gaver og andre grundlæggende værdier og principper for offentlig forvaltning. Et link til vejledningen blev udsendt til institutlederne, FSU og de lokale SU den 12. juli Dekanen og Kim Brinckmann opfordrede til, at alle medarbejdere læste vejledningen. Kim nævnte, at vejledningerne også ville blive berørt ved dialogmødet for TAPerne den 24. september 2007 v. Påtænkt reorganisering Til mødet var udsendt notat af 12. september 2007 om fællesadministrative funktioner ved fakultetet. Dekanen oplyste, at der er behov for at styrke økonomi- og personalesektionen, hvorfor ledelsen har besluttet at opslå en stilling som personalechef. Merete Lynnerup erklærede sig enig i behovet for at styrke dette område og spurgte, om der også ville blive ansat flere HK-medarbejdere. Kim Brinckmann oplyste, at et øget pres på både økonomi- og personalesiden havde medført behov for en opgradering af dette område og øget cheffokus. I første omgang ville der blive opslået en stilling som henholdsvis personalechef og kontorfunktionær med henblik på tiltrædelse den 1. december. Den nye chef ville herefter blive inddraget i overvejelserne om yderligere arbejdskraft på dette område herunder om der især var behov for en ekstra ACmedarbejder. Den nye chef ville i lighed med eksempelvis den nuværende økonomi- og personalechef samt studiechefen skulle deltage i det daglige arbejde, herunder sagsbehandling. Personalechefen ville skulle varetage sine opgaver vedrørende personalesager i samarbejde med fællesadministrationen i Indre By i lighed med hidtil. Merete Lynnerup understregede, at der var et presserende behov for meget hurtigt at få tilført ekstra ressourcer til personaleområdet. På spørgsmål fra Henrik Prebensen oplyste Kim Brinckmann, at der ikke i organisationsplanen var indholdsmæssige ændringer - udover den nævnte nyoprettede chefstilling i forhold til det oprindelige udkast. vi. Elevpolitik

6 Som opfølgning på et tidligere FSU-møde, hvor fakultetets fremtidige strategi vedrørende elever blev drøftet, oplyste Kim Brinckmann, at det underudvalg, som FSU havde nedsat, havde holdt møde. Underudvalget fandt behov for større overblik over placeringen af ansvaret for eleverne, og ledelsen ville meddele institutlederne, at de skulle være opmærksomme på dette. Endvidere ville der blive taget initiativ til et PUMA-kursus for elevansvarlige. Ved sidste opslag havde der til 3 elevstillinger været 27 ansøgere, og fakultetet ville stræbe efter at gøre sig selv mere attraktivt over for potentielle elever 3. Merete Lynnerup nævnte, at ønsket på længere sigt var at internationalisere elevuddannelsen, og Henrik Prebensen foreslog oprettelsen af en klub for elever, hvilket Merete dog oplyste, at der i et vist omfang allerede var. Kim Brinckmann oplyste, at VTU havde givet det samlede KU en kvote på 81 elever, og at han ville søge at få afklaret, i hvilket omfang fakultetet eventuelt manglede at udnytte sin kvote. Dekanen opfordrede til ved ansættelsen af elever at være opmærksom på kvalificerede ansøgere af anden etnisk baggrund. 3b. Fra ledelsen til drøftelse: i. Budget Til mødet var udsendt notat af 22. august 2007 med bilag. Dekanen oplyste, at censorbudgettet i stedet for som hidtil at være placeret centralt på fakultetet ville blive placeret decentralt institutterne. Yderligere orientering med en nøjere beregning ville følge. De 20 % af budgettet vedrørende fordeling efter kvalitetskriterier, ville blive ændret løbende i takt med præcisering af kriterierne. Henrik Prebensen fandt, at budgettet for 2008 burde drøftes ved et seminar, fordi der ved det aktuelle møde ikke var tid til at drøfte emnet tilstrækkelig grundigt. HSU skulle den 12. december drøfte budget, hvorfor det ville være for sent at behandle budgettet ved FSUs møde den 14. december. Henrik henstillede derfor til at drøfte budgettet ved enten et ekstraordinært møde i FSU eller ved årets eksternatmøde, som passende kunne afholdes primo november. 3 Fakultetet betaler elevernes Bruxelles-tur og overvejer at betale deres kostpenge på studieturen. Fakultetet støtter endvidere den årlige elevkonference med 1000 kr. pr. konference, stiller tidssvarende PC til rådighed for eleverne og byder på morgenmad for eleverne ved særlige lejligheder.

7 Kim Brinckmann fandt, at budgettet var blevet mere gennemsigtigt end tidligere, men Henrik Prebensen fandt behov for en mere pædagogisk fremstilling af budgettet, så FSU bedre var i stand til at forstå principperne. Dekanen oplyste, at der på fakultetsniveau først og fremmest skulle være kontrol med, at der ikke fandt overforbrug sted, og stillinger måtte ikke nedlægges uden dekanens accept. Herudover var det overladt til institutterne at forvalte eget budget. Kommunikationsafdelingen var i færd med at udarbejde en mere pædagogiske version af den nye budgetmodel. Karsten Fledelius fandt det positivt, at det i det nye budget var blevet mere tydeligt, hvordan den indbyrdes fordeling mellem institutterne foregik. Henrik Prebensen nævnte, at fakultetet ikke var bundet til meget nøje at følge bestemte bevillingsforudsætninger, hvad budgettet angik, idet midlerne var givet som tilskud, hvilket muliggør en stor dispositionsfrihed.. Det blev aftalt at drøfte budgettet mere indgående ved et seminar i november. ii. Skabelon til institutkontrakt Til mødet var udsendt udkast af 3. juli 2007 til institutkontrakt. Dekanen oplyste, at rapportering for uddannelsesområdet skulle ske juni Afrapportering på de øvrige områder skulle ske november/december Henrik Prebensen spurgte, hvilken konsekvens det havde, at institutlederkontrakten blev udarbejdet, før den igangværende revision af udviklingskontrakten var afsluttet. Henrik undrede sig på medarbejdernes vegne endvidere over, at obligatoriske aktiviteter som f.eks. MUS, skulle indgå som mål i institutkontrakten. Henrik mente ikke, at det kunne være et mål, at ville opfylde obligatoriske krav. Kim Brinckmann oplyste, at budgettet gav institutlederne større råderum under forudsætning af, at kravene var opfyldt i institutkontrakterne. I erkendelse af, at der ikke alle steder blev gjort lige meget ud af MUS, og at kompetenceudviklingsafrapporteringen lod noget tilbage at ønske, havde ledelsen bevidst valgt at fokusere også på dette område.

8 Dekanen oplyste, at institutkontrakterne ikke kunne afvente revisionen af udviklingskontrakten. Institutkontrakterne ville blive revideret hvert år, og ændringer som følge af den reviderede udviklingskontrakt ville blive indarbejdet løbende. Ledelsen ville i den forbindelse være åben for dialog. iii. Varsling af ferie fra næste ferieår Til mødet var udsendt Personale og Juras brev af 29. juni 2007 om varsling af ferie for alle ansatte ved KU for ferieåret 1. maj april Kim Brinckmann oplyste, at der var behov for bedre registrering af ferieregnskabet. Københavns Universitet ønskede ikke at udbetale flere feriepenge end højst nødvendig ved fratrædelser. Endvidere var det et ledelsesansvar at sørge for, at medarbejderne rent faktisk holdt ferie, og at indgåede aftaler blev overholdt. Merete Lynnerup var ikke mindst af hensyn til medarbejdernes helbred - enig i behovet for at påse, at medarbejderne fik holdt ferie, de havde krav på. Henrik Prebensen opfordrede til en smidig administration i relation til kravet om varsling af restferie. Således skulle såvel hensynet til afvikling af eksamen samt hensynet til medarbejdernes retssikkerhed tilgodeses. Henrik bemærkede, at spørgsmålet om udbetaling af særlige feriedage ville indgå i overenskomstforhandlingerne iv. Besættelse af TAP-stillinger efter udløb af tidsbegrænset ansættelse Til mødet var udsendt oplæg af 31. august 2007 om besættelse af TAP/A-TAP stillinger med/uden opslag efter udløb af tidsbegrænset ansættelse. Fakultetets Økonomi- og Personaleafdeling havde foranlediget af tiltagende rekrutteringsproblemer - ønsket FSUs fornyede stillingtagen til behovet for opslag i undtagelsessituationer, hvor en tidsbegrænset ansættelse var udløbet, og et enigt ansættelsesudvalg nedsat i overensstemmelse med personalepolitikkens bilag 3 ikke fandt, at mere kvalificerede ansøgere end den hidtidige tidsbegrænset ansatte medarbejder måtte antages at ville søge. Merete Lynnerup anerkendte rekrutteringsproblemet, men fandt det meget væsentligt at fastholde den hidtidige praksis om opslag som en ufravigelig praksis i enhver situation. Merete påpegede, at den tidsbegrænset ansatte medarbejder

9 i fald vedkommende vitterlig var den bedst kvalificerede ville få stillingen, og at ansættelsesprocessen blot skulle gøres kortest mulig, ligesom flaskehalsproblemer i personaleafdelingen skulle undgås. Ansøgerfeltet måtte antages at være bredere til en tidsubegrænset stilling end til en tilsvarende stilling med tidsbegrænset ansættelse. Desuden ville administrative ansættelser gøre det uigennemsigtigt, hvem der blev ansat hvor, og fremgangsmåden kunne risikere at blive en glidebane. Anders Granum Aagaard fandt det derimod ikke hensigtsmæssigt at være nødsaget til at opslå stillingen i en situation, hvor den hidtidige tidsbegrænset ansatte uden for enhver tvivl ville være den bedst kvalificerede ansøger og måske oven i købet selv havde været med til at opbygge hele det opgavefelt, som stillingen omfattede. På den måde ville det være vanskeligt at fastholde kvalificeret arbejdskraft. Søren Fransén var enig i dette og gjorde opmærksom på, at visse områder var så sårbare, at man ikke kunne risikere i en periode at skulle undvære personale i en bestemt stilling under en forholdsvis langvarig ansættelses ansættelsesproces. Kim Brinckmann understregede, at der ville være tale om undtagelsessituationer, hvor der tillige var krav om en enstemmig udtalelse fra ansættelsesudvalget. Kim foreslog på den baggrund en forsøgsordning. Karsten Fledelius foreslog, at en forsøgsordning kunne betinges af tillidsrepræsentanten accept af proceduren i hver enkelt sag som betingelse. Kim Hølmer nævnte, at ansættelsesudvalget i visse tilfælde kunne føle sig under pres fra institutlederen, hvorfor en udtalelse fra et enigt ansættelsesudvalg ikke uden videre kunne lægges til grund. Kim Brinckmann understregede væsentligheden af, at ansættelsesudvalget udtalte sig frit. Henset til behovet for en nærmere drøftelse af problematikken på B-siden blev fortsat diskussion af emnet udsat til næste møde. V. Ændret placering af elementarkursus Kim Brinckmann orienterede om, ledelsen havde besluttet at placere Elementarkursus m.v. under Saxo-instituttet som led i den samlede beslutning om, at

10 alle småafdelinger skulle høre ind under et institut. I den anledning havde ledelsen haft møde med berørte medarbejdere. Anders Granum Aagaard fandt, at afdelingen havde udmærket sig ved at være ekstremt dynamisk, og stillede på den baggrund spørgsmålstegn ved hensigtsmæssigheden af de organisatoriske konsekvenser af ændringen. Anders fandt det mere naturligt at indlægge elementarkurserne under Åbent Uddannelse eller ITMedia didaktisk. Henrik Prebensen bemærkede, at mange havde tilkendegivet utilfredshed med beslutningen om at flytte kurserne til Saxo, idet sprogpædagogik ikke naturligt hørte under Saxo-instituttets primære aktiviteter, og nogle frygtede, at placeringen af elementarkurserne på Saxo-instituttet ville begrænse udviklingsmulighederne. Det var en fejl at assimilere undervisningen i græsk og latin til den mere filologiske beskæftigelse med klassiske sprog. Der var i øvrigt også andre aktiviteter i elementarkursernes regi, f.eks. kulturstudierne, der efter en dels opfattelse ville være bedre placeret andetsteds. Ligeledes fandt Søren Fransén det mere hensigtsmæssigt at indlægge elementarkurserne under INSS eller ENGEROM og opfordrede ledelsen til at genoverveje spørgsmålet. Anders Granum Aagaard opfordrede til at lade det fremgå tydeligt, hvilken grad af selvstændighed medarbejderne bag elementarkurserne fremover ville have. Dekanen fandt, at overflytningen til Saxo-instituttet ville give god synergi, og at ledelsen af Saxo-instituttet var meget positiv over for mulighederne i samarbejdet. Kim Brinckmann fandt det positivt at lægge små enheder ind i rammer med mulighed for modspil. Dekanen afrundede diskussionen ved at slå fast, at der lå gode grunde bag overflytningen af Elementarkursus til netop Saxoinstituttet, og at placeringen ville blive genovervejet om et år. 4. Tid, sted og tema for kommende eksternatmøde Det blev aftalt at afholde det årlige eksternatmøde i begyndelsen af november 4 med budgetmodel og psykisk arbejdsmiljø som hovedtemaer. 4 Efter mødet fastsat til fredag den 2. november 2007

11 5. Eventuelt Dekanen meddelte, at fakultetet ville søge midler hos Statens Kompetenceudviklingsstøtte med henblik på identificering af en fælles identitet for humaniora. Henrik Prebensen oplyste supplerende, at FSU ved mødet den 26. oktober 2007 ville få forelagt ansøgningen med henblik på kommentering inden ansøgningsfristen den 1. november Henrik Prebensen gjorde opmærksom på, at mange medarbejdere følte, at der på fakultetet var et psykisk arbejdsmiljøproblem (forskellige kulturer efter fusion, manglende klar ledelse, personaleflugt, utilstrækkelig kompetence hos studienævn, manglende balance mellem antallet af TAP og VIP, for mange krav i forhold til ressourcerne, stress, vedvarende krav om fortsat forbedring). Rasmus Okholm Hansen nævnte, at emnet ville blive behandlet i forbindelse med projektet Trivsel i en forskerverden. Kim Brinckmann oplyste, at arbejdsmiljø også ville blive berørt ved dialogmødet med fakultetets TAPansatte den 24. september På Karsten Fledelius spørgsmål om, hvorvidt alle var orienteret om FAMUs evakueringsplan svarede dekanen, at den i hvert fald havde været gennem mange behandlinger i LT. Mødet sluttede kl Næste møde fredag den 26. oktober 2007 kl /MOS