Organisationsbestyrelsesmøde den 23. april 2013, kl KAB, Mødelokale 3, Studiestræde 38, 3. København K

Transkript

1 Referat Organisationsbestyrelsesmøde den 23. april 2013, kl KAB, Mødelokale 3, Studiestræde 38, 3. København K Bestyrelsen Bjørn Petersen, Karen Levin Nielsen, Uni Søgaard, Jette Bergenholz Bautrup, Henning Andersen, Rasmus Riley og Daniel A. Mangold Administrationen Kundedirektør Margrete Pump, kundechef Jonas M. Cohen, forretningsfører Elly Borg, konsulent Tine Bundgaard og konsulent Jonatan Michelsen Afbud Marie-Luise Sand Indholdsfortegnelse 1. Protokollat fra møde den 20. marts Revisionsprotokol Meddelelser Afdeling 1004, Frederiksholm, karré 4 Godkendelse af regnskab Afdeling 1005, Frederiksholm, karré 5 Sammenlægning af lejligheder - Ansøgning om tilbagebetaling af projektmidler fra dispositionsfonden Afdeling 1008, Frederiksholm, karré 8 Helhedsplan Status Afdeling 1013, Frederiksholm, karré 15 Sammenlægning af klubværelser - reservationsopgørelse Afdeling 1015, Ny Ellebjerg Udlejningsprincipper s målsætningsprogram for ungdomsboliger i Sydhavnen frem til Afdeling 1023, Guldberg Badeværelser egen trækningsret /20

2 11. Afdeling 1031, Bellahøj Vaskeriejendom - Udlejning af jordstykket Svenskelejren Afdeling 1047, Spontinisvej Opførelse af fælleshus reservationsopgørelse Afdeling 1048, Lundtoftegade - Afdeling 1048, Lundtoftegade Forespørgsel om salg af grundareal, Lundtoftegade Afdeling 1061, Nansensgade Afholdelse af udgifter i forbindelse med Byggeskadefondens skadeudbedring Afdeling 1066, Nørrebro Vænge Fremtidig plan for udlejning af lejligheder Afdeling 1071, Lygten, serviceareal Status Nye regler for overførsel af midler til dispositionsfonden Ekstra bevilling af pladser til året beboerferier Masterplan Fremtidssikring Mødekalender Bilag 1: Afdeling 1013, Frederiksholm, karré 15 Sammenlægning af klubværelser - reservationsopgørelse... 6 Bilag 2: Afdeling 1047, Spontinisvej - Opførelse af fælleshus - Reservationsopgørelse Bilag 3: Dispositionsfondens dækning af tab ved fraflytning Bilag 4: Tidsplan for masterplan Bilag 5: Notat om registrering af risikoen for oversvømmelser /20

3 1. Protokollat fra møde den 20. marts 2013 Godkendelse af referat blev udsat til næste møde. 2. Revisionsprotokol Der var ikke foretaget indføjelser siden seneste møde. 3. Meddelelser Afdeling 1030, Bellahøj Jonas M. Cohen orienterede om mulig fredning af Bellahøj. Administrationen er i dialog med Kulturarvsstyrelsen. Margrete Pump oplyste, at der er 4 boligorganisationer, der har afdelinger på Bellahøj. Organisationsbestyrelsen har bevilget de nødvendige midler i forbindelse med sagen. Afdeling 1048, Lundtoftegade Bjørn Petersen oplyste, at der havde været skyderi i Lundtoftegade 2 gange. Politiet holder møde for borgerne om situationen i nærmeste fremtid. Afdeling 1066, Nørrebro Vænge Elly Borg oplyste, at der p.t. ikke er nogen afdelingsbestyrelse i afdeling 1066, Nørrebro Vænge. Afdeling 1073, Ørestadens Plejecenter Det blev på mødet oplyst, at fliser er løse og falder ned. 114 badeværelser er dårlige. Dette er konstateret på 1-års gennemgang. Det drøftes nu, om de skal udbedres samtidig, eller om det skal ske ved fraflytning. En plan for udbedringen vil blive forelagt for organisationsbestyrelsen senere. Der har været afhold afdelingsmødet, hvor der blev valgt 3 afdelingsbestyrelsesmedlemmer samt suppleanter. Jonas M. Cohen oplyste, at han skulle giftes den 8. maj 2013 på Københavns Rådhus. 4. Afdeling 1004, Frederiksholm, karré 4 Godkendelse af regnskab 2011 Regnskab for 2011 for Frederiksholm, karré 4 blev ikke godkendt på afdelingsmødet grundet manglende udspecificering af timer udført på medgået tid vedrørende gårdrenovering. 3/20

4 Regnskabet er derfor fremsendt til Københavns Kommune som tilsynsmyndighed, som den 5. april 2013 har meddelt, at de ingen bemærkninger har til det fremsendte regnskab, som derfor godkendes jr. Lov om almene boliger m.v. 42. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Taget til efterretning. 5. Afdeling 1005, Frederiksholm, karré 5 Sammenlægning af lejligheder - Ansøgning om tilbagebetaling af projektmidler fra dispositionsfonden På bestyrelsesmødet den 6. december 2005 behandledes et projekt om sammenlægning af lejligheder i Frederiksholm, karré 5. På dette møde godkendte bestyrelsen, at fremtidige projekteringsudgifter m.v. ville blive afholdt af byggesagen, idet udgifterne dog ville blive afholdt af dispositionsfonden, hvis sagen ikke blev gennemført. Afdelingen har gennem flere år tilbudt beboerne muligheden for lejlighedssammenlægning, uden at det er lykkedes at gennemføre nogen sammenlægninger. På afdelingsmødet den 20. september 2011 stillede afdelingsbestyrelsen forslag om at afslutte sagen. Forslaget blev enstemmigt vedtaget. I perioden har der været afholdt projekteringsudgifter for ,20 kr. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter sagen og tager beslutning om, at der overføres ,20 kr. til afdelingen fra dispositionsfonden. Sagen undersøges og forlægges igen. 6. Afdeling 1008, Frederiksholm, karré 8 Helhedsplan Status Helhedsplanen for Frederiksholm, karré 8 er nået til at skulle godkendes af beboerne. Rådgiver havde i begyndelse af marts 2013 møde med Københavns Kommune, hvor de drøftede forslaget til helhedsplan. Københavns Kommune havde to overordnede kommentarer, der skulle arbejdes videre med, inden planen kunne godkendes. 4/20

5 Kommunen kommenterede de planlagte badeværelsestårne. Den byggetekniske løsning medfører, at man skal igennem et andet værelse for at komme på toilettet. Derudover var der en række mindre byggetekniske løsninger, som kommunen heller ikke fandt optimale. Den anden kommentar gik på nedlæggelsen af klubværelserne på kvisten. Det kan være svært at få en politisk godkendelse af nedlæggelse af klubværelserne, når der samtidig arbejdes på at få de studerende fra Aalborg Universitet til at bosætte sig i Sydhavnen. Der er enighed med kommunen om, at antallet af ungdomsboliger til de studerende i Sydhavnen skal der arbejdes videre med på lokalområdeniveau. Se mere om dette under dagsordenens punkt 8 s målsætningsprogram for ungdomsboliger i Sydhavnen. Det er aftalt med Københavns Kommune, at der arbejdes videre med de byggetekniske problemstillinger, som kommunen har påpeget, og et eventuelt antal ungdomsboliger i Karré 8, som vil blive fremlagt på et nyt møde primo maj. Det forventes derefter, at Københavns Kommune godkender helhedsplanen, så den kan blive indstillet til vedtagelse af Karré 8 s beboere på et afdelingsmøde. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning og fastholder den tidligere kondemnering af værelserne i tagetagen. Godkendt. 7. Afdeling 1013, Frederiksholm, karré 15 Sammenlægning af klubværelser - reservationsopgørelse Boligorganisationen godkendte på sit møde den 27. marts 2012 byggeregnskabet på sammenlægningen af klubværelser. Byggeregnskabet var som følgende: Regnskab Budget Håndværkerudgifter, i alt kr kr. Omkostninger kr kr. Samlet anskaffelsessum kr kr. Finansiering Henlæggelsesmidler kr kr. Vedligeholdelseskonto kr. 0 kr. Samlet finansiering kr kr. 5/20

6 Besparelsen skyldes hovedsagelig, at håndværkerudgiften blev ca kr. mindre, besparelsen ved ikke at hjemtage lån blev på ca kr. og at udgiften til byggesagshonorar til KAB blev ca kr. mindre. Sammenlægningerne er finansieret af opsparede midler på langtidsbudgettet og indeståender på klubværelsernes vedligeholdelseskonti og medfører derfor ingen huslejestigning. I byggeregnskabet var indarbejdet en reservation på kr. til imødegåelse af kommende udgifter. Opgørelsen af reservationsbeløbet er på kr., hvilket medfører en overskridelse på kr., hvilket hovedsagelig skyldes, at der i reservationsopgørelsen ikke var afsat til gebyr til kommunen. Restbeløbet finansieres af henlagte midler på langtidsbudgettet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender reservationsopgørelsen. Godkendt. Bilag 1: Afdeling 1013, Frederiksholm, karré 15 Sammenlægning af klubværelser - reservationsopgørelse 8. Afdeling 1015, Ny Ellebjerg Udlejningsprincipper Ny Ellebjerg har forventet skæring den 15. december 2013 og kan forventeligt udlejes pr. 1. januar Der er 53 familieboliger til udlejning. Københavns Kommune har tilkendegivet, at de ikke ønsker anvisningsret ved førstegangsudlejning. Det anbefales, at boligerne udlejes efter følgende retningslinjer: 50 % udlejes med fortrinsret for nuværende beboere i, der står skrevet op på den interne venteliste. 50 % udlejes til eksternt boligsøgende, der står skrevet op på den eksterne venteliste efter de fleksible regler Boligerne tildeles efter anciennitet på ventelisten. 6/20

7 For de eksternt boligsøgende gælder, at den ene part skal være i arbejde minimum 25 timer om ugen. Der annonceres for byggeriet dels via KAB s og s hjemmeside, dels via annoncer i lokalblade og dagblade. Beboerne i AKB, København informeres om udlejningen af afdelingen dels via s hjemmeside dels via annoncer i de lokale beboerblade. Der afholdes åbent hus i løbet af efteråret Såfremt der ikke er boligsøgende nok, annonceres boligerne til direkte udlejning efter først til mølle princippet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender, at Ny Ellebjerg udlejes fra 1. januar 2014 efter ovennævnte udlejningsprincipper. Godkendt. 9. s målsætningsprogram for ungdomsboliger i Sydhavnen frem til 2020 I forbindelse med de planlagte helhedsplaner og den overordnede vision for Sydhavnen er der en tæt dialog med Københavns Kommune om ungdomsboligerne i Sydhavnen. Det forventes, at der i de kommende år vil opstå en voksende efterspørgsel på ungdomsboliger i Sydhavnen, i forbindelse med at Aalborg Universitet optager flere studerende. Det giver et godt grundlag for s afdelinger i Sydhavnen for at få studerende til at bo i bydelen, et grundlag som kan understøtte en positiv udvikling. Som det er organisationsbestyrelsen bekendt, er der samtidig flere helhedsplaner under forberedelse, hvori der blandt andet arbejdes med boligernes størrelse ved f.eks. lejlighedssammenlægninger. For at sikre, at der stadig er boliger til unge studerende, forslås det, at der udarbejdes en overordnet målsætning, hvor det konkretiseres, hvor mange ungdomsboliger der skal være i alt i Sydhavnen, og i hvilke afdelinger de skal ligge. Udarbejdelsen vil være en længere proces, hvor der i første omgang foretages en analyse af, hvor de potentielle boliger findes, en gennemgang af de eksisterende ungdomsboliger samt 7/20

8 en politisk afklaring i de enkelte afdelinger. Samtidigt forslås det, at der arbejdes på en særaftale med Københavns Kommune, således at der kun anvises ungdomsboliger i Sydhavnen til studerende på Aalborg Universitet. Målsætningen vil understøtte visionsplanen for Sydhavnen og sagsbehandlingen for de kommende helhedsplaner, derudover vil målsætningen indgå som en del af s målsætningsprogram. Det indstilles at der udarbejdes et oplæg til AKB Københavns målsætning for ungdomsboliger i Sydhavnen frem til 2020 som fremlægges på et af de kommende møder. Godkendt. 10. Afdeling 1023, Guldberg Badeværelser egen trækningsret Der er tidligere udsendt mail til bestyrelsens medlemmer med anmodning om godkendelse af yderligere tilskud via egen trækningsret fællesfonden på 4 mio. kroner. 7 bestyrelsesmedlemmer har meldt tilbage, at de kunne godkende indstillingen, mens 1 har ikke meldt tilbage. Det er således godkendt, at der ydes et yderligere tilskud via egen trækningsret - fællesfonden på 4 mio. kr. 11. Afdeling 1031, Bellahøj Vaskeriejendom - Udlejning af jordstykket Svenskelejren 23 Københavns Kommune v/ Børne- og ungdomsforvaltningen henvendte sig i efteråret 2012 med en forespørgsel om at udvide den eksisterende børnehave. Udvidelsen består i at udvide den eksisterende legeplads og opføre en pavillon. Som det er organisationsbestyrelsen bekendt har Københavns Kommune i dag en stor udfordring i antallet af institutionspladser og har derfor lagt et stort pres på sagsforløbet. På jordstykket, som Københavns Kommune ønskede, lå en midlertidig materielgård som tilhørte Bellahøj Fælles Have. Det øvrige jordstykke benyttes ikke i dag. I forberedelsen af udlejningen af grunden blev der fortaget en undersøgelse af forureningsgraden af jorden. Undersøgelsen viste, at der lå en olietank, som kunne være en potentiel forureningskilde på sigt. Københavns Kommune meddelte, at denne skulle fjernes, da der var tale om en børneinstitution. I KAB undersøgtes muligheden for at få den fjernet af den tidligere lejer af grunden, Staten. Det viser sig, at Staten tidligere har lejet grunden til fortrolig 8/20

9 aktivitet, men at ikke kan stille krav om afholdesen af udgiften til bortfjernelse af olietanken, da det ligger længere end 5 år tilbage. Der har været et længere kontraktforhandlingsforløb med Københavns Kommune om leje af grunden, og der foreligger nu et forslag til kontrakt. Forslaget går på, at Københavns Kommune afholder udgiften til bortfjernelse af olietanken og oprensning af eventuel forurening af jorden. Kontrakten er gældende for 3 år, og udgiften til bortfjernelse af olietanken og oprensningen af eventuel forurening dækker lejeudgiften i perioden. Der gives samtidig mulighed for genforhandling af kontrakten. Københavns Kommune har senere i sagsforløbet meddelt, at de ikke får brug for den del, hvor materielgården til Bellahøj Fælles Have lå. Forslaget til kontrakt har været forlagt afdelingsbestyrelsen og Bellahøj Fælles Haves repræsentanter. Afdelingsbestyrelsen er positiv over for udlejning af jorden og kontrakten. I Bellahøj Fælles Have blev sagen ligeledes behandlet, og der har været utilfredshed med sagsforløbet, og at de ikke er blevet spurgt på et tidligere tidspunkt. Det har KAB beklaget i et brev til repræsentanterne. Bellahøj Fælles Have har ønsket, at hegnet ved materielgården blev genopført, hvilket s formandskab efterfølgende har godkendt. Københavns Kommune har godkendt kontrakten og er begyndt at forberede opførelsen af pavillonen og udvidelsen af legepladsen. Det indstilles, at bestyrelsen godkender, at der indgås en lejeaftale med Københavns Kommune på Svenskelejren 23, og godkender, at der opføres en midlertidig pavillon, samt at den eksisterende legeplads udvides. Der er balance mellem udgifter og indtægter i de 3 år. Godkendt. 12. Afdeling 1047, Spontinisvej Opførelse af fælleshus reservationsopgørelse På bestyrelsesmødet den 31. januar 2010 godkendte bestyrelsen byggeregnskabet med en samlet byggeudgift på kr. Administrationen tilsendte i den efterfølgende periode de bevilgende myndigheder regnskabet til godkendelse med anmodning om udbetaling af de aftalte tilskudsmidler. På grund af sagens langstrakte karakter fra de første tilsagn om tilskud i 2008 er den endelige afregning af tilskud først kommet på plads i Reservationsopgørelse over de afsatte midler i regnskabet er udarbejdet i november måned. Af de indregnede afsætninger på kr. er der anvendt kr. Samlet overfinansiering 9/20

10 beløber sig til kr. Dette beløb står indtil videre på afdelingens konto, men foreslås indsat på dispositionsfondens konto til nedbringelse af det bevilgede lån på kr. Samlet byggeudgift er nedsat fra kr. til kr. Det indstilles, at bestyrelsen godkender reservationsopgørelsen og den endelige anlægsudgift. Godkendt. Bilag 2: Afdeling 1047, Spontinisvej - Opførelse af fælleshus - Reservationsopgørelse 13. Afdeling 1048, Lundtoftegade - Afdeling 1048, Lundtoftegade Forespørgsel om salg af grundareal, Lundtoftegade 1 Organisationsbestyrelsen har på møde den 12. februar 2013 behandlet forespørgsel fra Coop, hvori de anmoder om et møde med henblik på drøftelse af muligheden for at Coop kan købe det nu lejede grundareal i Lundtoftegade, hvorfra Coop i dag driver dagligvarebutikken Fakta. Organisationsbestyrelsen har i den forbindelse udbedt sig om afdelingsbestyrelsens holdning til ovennævnte henvendelse fra Coop. Afdelingsbestyrelsen har behandlet henvendelsen på et afdelingsbestyrelsesmøde den 7. marts 2013 og besluttet, at afdelingsbestyrelsen ikke ønsker at sælge den udlejede grund Lundtoftegade 1 til Coop, da udlejningen af grunden til Coop løbende giver en god og stabil lejeindtægt til ejendommens samlede drift, og grunden har en særledes god beliggenhed til denne type udlejning. Det indstilles, at bestyrelsen på bagrund af afdelingsbestyrelsens holdning giver Coop afslag på deres henvendelse om køb af den lejede grund Lundtoftegade 1 samt drøfter sagen og det videre forløb.. Godkendt. 10/20

11 Sagen afsluttes herefter, og der gives besked til COOP om afgørelsen. 14. Afdeling 1061, Nansensgade Afholdelse af udgifter i forbindelse med Byggeskadefondens skadeudbedring I januar 2012 anmeldte KAB Byggesupport på vegne af afdelingen følgende byggeskader til Byggeskadefonden: 1. Fugtskadet murværk omkring kvistaltanerne i familieboligerne, Nansensgade 27-31, 5 sal 2. Fugtskadet murværk i nær murkroner og vandskader på loft i øvre boliger, i Nansensgade 25 (ældreboligerne) I sommeren 2012 gennemførte Byggeskadefonden undersøgelser af skaderne med henblik på at afdække skadernes karakter, årsag og omfang. Følgende blev registreret og efterfølgende konkluderet: Vedrørende byggeskadeanmeldelse 1: Det er registreret, at fugerne bag den lette facadebeklædning på kvistaltanerne er lagt forkert og på en sådan måde, at konstruktionen bag beklædningen ikke bliver tilstrækkeligt ventileret, samt at eventuelt indtrængende vand ikke kan blive ledt tilstrækkeligt ud igen. Forholdet vurderes at være årsag til fugtskade i gulvet i boligen 27, 5. th. Det blev desuden registreret, at elastiske fuger langs kanterne på kvistaltanernes altanbunde var alt for gamle og utætte. Fugerne er nu blevet udskiftet via driften. Utæthederne har gjort, at nedbør på kvistaltanerne er sivet ned til de underliggende altaner og ud i facademurværket, hvilket har givet fugtsamlinger og løbere, af udelukkende kosmetisk betydning, på murværket. Byggeskadefonden har afgjort forholdet vedrørende fugtskadet murværk omkring kvistaltanerne i familieboligerne, som værende ikke dækningsberettiget. Byggeskadefonden begrunder deres afgørelse med, at der ikke er sket skade. Skaden på gulvet i 27, 5. th. er for dem at se ikke væsentlig nok. Fonden dækker kun skader, som ikke er uvæsentlige. Det anbefales, at der iværksættes udbedring af de registrerede svigt og skader, hvilket indebærer udskiftning af det ødelagte gulv, samt eftergang af ventilationen bag den lette facadebeklædning på kvistaltanerne. Der sås ikke umiddelbart at være problemer med manglende ventilation og eventuelle fugtskader bag den lette beklædning på de øvrige altaner dvs. på 1-4 sal. Fonden og vi anbefaler dog, at der ved samme lejlighed laves et stikprøvevis check af disse. 11/20

12 Vedrørende byggeskadeanmeldelse 2: Der er registreret nedbrudte mørtelfuger på den øverste del af facademurværket, samt i forbindelse med murkroneafdækningen. Man mener, at skaderne skyldes, at der er brugt for dårlige fugematerialer i murafdækningen samt i den øverste del af murværket. Svigtet har desuden givet vandskader på lofter i boligerne på øverste etage. Byggeskadefonden har anerkendt skaderne vedrørende fugtskadet murværk nær murkroner samt vandskader på loft i øvre boliger, i Nansensgade 25, som værende dækningsberettiget. Fonden skønner, at udbedringen af skaderne vil koste kr. inkl. moms. Heri har Fonden foretaget et fradrag for sparet vedligehold af fugerne, hvilket er fastsat til kr., som bygningsejeren - dvs. afdelingen/dispositionsfonden - altså selv skal afholde sammen med selvrisikoen på kr. Fondens dækning udgør således kr., mens bygningsejeren selv skal betale kr. Da Fonden først udbetaler deres dækning, når arbejderne er udført, er det altså afdelingen selv, som, evt. via optagelse af et byggelån, skal lægge ud for skadernes udbedring. Det vurderes, at afdelingen er i stand til at foretage det nødvendige udlæg via sin driftskonto. Der gøres opmærksom på, at de kr. til dækning af udbedring er et skønnet beløb. Det faktiske beløb kan ende med at blive både større og mindre end det skønnede beløb, hvilket kan få indflydelse på størrelsen af bygningsejerens bidrag. KAB Byggesupports deltagelse i forløbet KAB Byggesupport har hidtil bistået med den administrative gennemførelse af sagen - herunder fortaget skadeanmeldelse, håndteret dialogen med Byggeskadefonden, iværksættelse og deltagelse ved Fondens besigtigelse, orientering og varsling af berørte beboere m.m. KAB Byggesupport vil - såfremt man ønsker det - også i det videre forløb stå for den administrative del af sagen. Herunder fortsat stå for dialogen med Fonden og de tekniske rådgivere, som de sætter på sagen, men også for håndtering af byggeregnskabet samt betaling/anvisning af fakturerer på hhv. afdelingens og Fondens vegne. KAB Byggesupport vil ligeledes stå for, at afhjælpningen af de ikke-dækningsberettigede skader i familiebolig-delen bliver gennemført. Erfaringsmæssigt fra lignende byggeskadesager har det vist sig, at udgiften til den administrative behandling fra KAB Byggesupports side, kan holdes inden for kr. Dette er inklusive vores hidtidige deltagelse i sagen. 12/20

13 Udgifter i forbindelse med afhjælpning af afviste og anerkendte svigt og skader, fordelt mellem hhv. dispositionsfond og afdelingen selv. Dispositionsfond Nansensgade Eget bidrag (fradrag for sparet vedligehold) kr. Udlæg for Fondens dækning ( kr.) Afhjælp af svigt og skader i forb. med kvistaltaner kr. Stikprøve-check af svigt og skader ved øvrige altaner kr. Afdelingens afholdte udgifter til forundersøgelse kr. Selvrisiko kr. KAB Byggesupport honorar kr. I alt kr kr. Konklusion Der lægges således op til, at afdelingen selv står for at afholde fradraget for det sparede vedligeholdsdækning i forbindelse med afhjælpningen af anerkendte svigt og skader, samt foretager udlæg for Fondens dækning i den forbindelse, og at dispositionsfonden i AKB, København afholder udgifterne til udbedring af afviste svigt og skader i forbindelse med kvistaltanerne, samt dækker KAB Byggesupports honorar i forbindelse med sagen. Selvrisikoen samt de allerede afholdte udgifter i forbindelse med Ebbe T. Høyers forundersøgelser afholder dispositionsfonden også. KAB Byggesupport står for orientering om ovenstående til afdelingsbestyrelsen i afdeling Nansensgade. Det indstilles, at bestyrelsen bevilger kr. fra dispositionsfonden til afholdelse af udgifter i forbindelse med håndteringen af henholdsvis afviste og anerkendte byggeskader. Godkendt. 15. Afdeling 1066, Nørrebro Vænge Fremtidig plan for udlejning af lejligheder Organisationsbestyrelsen har på tidligere møde anmodet administrationen om en afklaring fra Københavns Kommune vedrørende fremtidig benyttelse/anvisning for lejlighederne i Nørrebro Vænge. Administrationen har holdt møde med Københavns Kommunes Teknik- og Miljøforvaltning, Boligsekretariatet i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen samt Socialforvaltningen for drøftelse af sagen, og kommunen er fremkommet med en langsigtet plan for de ønsker, Københavns Kommune har til ejendommen Nørrebro Vænge /20

14 Planen omfatter 3. og 4. sal i Nørrebro Vænge 16 og hele Nørrebro Vænge 1, i alt 104 boliger som bibeholdes til ældreboliger, da disse blokke som korridorejendomme med niveaufri adgang er særligt egnede til gangbesværede ældre. Herudover omfatter planen, at der i blok 1 og 2 påbegyndes udlejning af boligerne til studerende, når lejemålene bliver ledige, dog undtaget de 10 stk. 1-værelses boliger Socialforvaltningen har til rådighed til autister i udslusning. Desuden vil særligt udlejningssvære lejemål i resten af ejendommen blive tilbudt studerende. Når størstedelen af boligerne i blok 1 og 2 er udlejet til studerende, er ønsket, at kommunen fortsætter med samme plan om at udleje til studerende i blok 3. Dette giver et samlet langsigtet ønske om at udleje 210 boliger i Nørrebro Vænge til studerende. Til orientering har boligerne i blok 1-3 ikke niveaufri adgang, og den eksisterende elevator er utidssvarende og rummer ikke store hjælpemidler som eksempelvis kørestole. De resterende 35 boliger i Nørrebro Vænge 16 vil blive bibeholdt til brug for den institution, der allerede er etableret her. Baggrunden for planen er, at Københavns Kommune har for mange ældreboliger i forhold til det nuværende og fremtidige behov for ældreboliger. Samtidig har man et stort behov for studieboliger i kommunen. For indeværende har Københavns Kommune allerede en venteliste på over 2 år blandt studerende for at få en lejlighed i Nørrebro Vænge. Der er udlejet i alt 60 boliger til unge under uddannelse. Det indstilles, at bestyrelsen godkender Københavns Kommunes plan for udlejning af boligerne i Nørrebro Vænge 1-16, og at der afholdes møde med afdelingsbestyrelsen for orientering om planen. Godkendt. 16. Afdeling 1071, Lygten, serviceareal Status På bestyrelsesmødet den 26. september 2012 blev bestyrelsen orienteret om de igangværende forhandlinger med Socialforvaltningen og forslag til salgsbetingelser. 14/20

15 Administrationen har siden da afholdt 2 møder med Socialforvaltningens repræsentant. Ved det sidste møde den 29. oktober 2012 havde administrationen opgjort sit tilgodehavende i den mellemliggende periode: Samlet tilgodehavende i forbindelse med afslutning af byggesagen Den forventede købspris for servicearealet: Godkendt anskaffelsessum for servicearealet Timeforbrug for KAB s administration Gebyrer, finansieringsomkostninger Tinglysning, stempler af realkreditlån 9,5 % Advokatbistand Forventet købspris i alt kr kr kr kr kr kr. Ved efterfølgende mailkorrespondance med Socialforvaltningen om uddybning af punkterne i dette overordnede budget har administrationen foreslået i november måned, at det nu var på tide til at lade en advokat udfærdige et forslag til købsaftale med tilhørende refusionsopgørelse for at komme i gang med den konkrete proces. Der er rykket for svar i januar måned Socialforvaltningens efterfølgende svar fortæller, at man på grund af travlhed med årsregnskab først vil kunne vende tilbage i februar måned. Dette er ikke sket. Administrationen rykker snarest for en ny dato. Administrationen har gjort Socialforvaltningens repræsentant opmærksom på, at der stadig påløber ekstra renteudgifter på sagen, indtil der er indgået en aftale, og at den samlede sag heller ikke kan færdigfinansieres i overensstemmelse med det godkendte skema C Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Der lægges maksimalt pres på Københavns Kommune for afklaring af kommunens ønsker om tilbageskødning. Eventuelt overføres økonomien fra afdelingen til boligorganisationen. Administrationen undersøger, om dette er muligt. 17. Nye regler for overførsel af midler til dispositionsfonden Organisationsbestyrelsens medlemmer er tidligere orienteret om sagen omkring dækning af tab ved fraflytning og har anmodet om en liste over afdelingernes indskud pr. m² samt udgift til tab ved fraflytning, så det er muligt at se, hvad dispositionsfonden skulle dække såfremt loven havde været gældende i /20

16 Dette forelægges på næste møde den 27. maj Folketinget vedtog den 14. marts 2013 L 114 Lov om ændring af lov om almene boliger m.v., lov om leje af almene boliger og lov om boligbyggeri. Loven er trådt i kraft 1. april Loven indebærer en anderledes solidarisk fordeling af afdelingernes tab ved fraflytning. Udgifter til uforholdsmæssigt store tab skal fremover dækkes af dispositionsfonden i boligorganisationen. Risikoen for tab er fortsat placeret i afdelingerne. Det er besluttet, at boligorganisationens dispositionsfond skal dække det tab ved fraflytning, der samlet set overstiger 313 kr. pr. lejemålsenhed i en afdeling, og som ikke dækkes af kommunen. Det gælder alle udgifter vedrørende fraflytning: Lejetab, istandsættelse ved fraflytning, inkasso m.v. Med andre ord den samlede fraflytterregning. Beløbet opgøres samlet for en afdeling og ikke pr. sag. Rent praktisk vil afdelingerne have en større udgift end forudsat fra den forhøjede sats til dispositionsfonden opkræves og frem til ændringerne kan indarbejdes i det kommende budget. Boligorganisationen kan beslutte, om den solidarisk vil dække tab for hele det regnskabsår, hvor 1. april indgår eller kun dække de tab, der er konstateret efter 1. april Afdelingerne modtager refusionen for tab ved fraflytning fra dispositionsfonden i forbindelse med afslutning af regnskabsåret. Beløbet på 313 kr. reguleres én gang årligt, første gang med virkning for det regnskabsår, der følger nærmest efter offentliggørelsen af nettoprisindekset for april måned Med andre ord ved førstkommende budget derefter. Er der tale om nødlidende boligorganisationer, kan disse hæve satsen pr. 1. april. De pågældende boligorganisationer skal beslutte, om de ønsker at gøre brug af denne fremgangsmåde. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning og beslutter, om hele regnskabsperioden skal indgå i beregningen af det tab, der skal dækkes af dispositionsfonden, og ligeledes beslutter, om det lovpligtige bidrag skal hæves allerede fra 1. april Bestyrelsen besluttede at søge om dispensation fra de nye regler. Bestyrelsen følger løbende dispositionsfondens udvikling. Bilag 3: Dispositionsfondens dækning af tab ved fraflytning 16/20

17 18. Ekstra bevilling af pladser til året beboerferier Boligselskabet AKB København har bevilget 25 pladser til årets beboerhøjskoler. Imidlertid er der en stor interesse fra beboerne, mange søger om tilskud via Arbejdsmarkedets Feriefond. Vi er derfor i den situation at skulle afvise 10 personer, heraf mange børn fra udsatte boligområder, da pladserne er opbrugt. Det indstilles, at bestyrelsen behandler en ansøgning om at bevilge yderligere 10 pladser à kr. til KAB s Beboerhøjskoler i 2013, i alt en ekstra bevilling på kr. Bestyrelsen besluttede at bevilge 25 pladser i 2014-budgettet. 19. Masterplan 2013./. På baggrund af den masterplan, der blev godkendt på bestyrelsesmødet den 27. november 2012, er der som aftalt udarbejdet en tidsplan for de aktiviteter, der skal sættes i gang i Tidsplanen er vedhæftet. I tidsplanlægningen er der taget udgangspunkt i at prioritere aktiviteterne, så engagementet hos de beboervalgte og medarbejderne kan fastholdes, samt at hjemmesiden hurtigst muligt kan udbygges og promoveres, så den fremstår dynamisk og interessant og bliver udbredt til flest mulige beboere. Der er foretaget et par ændringer i planen i forhold til den, der blev godkendt på bestyrelsesmødet den 27. november 2012: Energi og miljø: I mange afdelinger er man meget optaget af indsatsområdet energi og miljø. Administrationen vurderer derfor, at det vil være godt for fastholdelse af engagementet, at der sættes ressourcer af til dette indsatsområde - selv om det var besluttet, at man først skulle tage fat i det i Service overfor beboerne: Både i KAB som helhed og i Forvaltningsområde D bliver der i 2013 arbejdet med kundeservice, forstået som medarbejdernes tilgang til og opførsel over for beboervalgte, beboere og kollegaer. Da medarbejderne i AKB, København i forvejen arbejder med kundeservice, vurderer administrationen, at der vil være en stor fordel i, at man også tager fat i dette tema i AKB, København i 2013 i stedet for i 2014, som det oprindeligt var fastsat til. I tidsplanen er udviklingen af redskaber til vurdering af serviceniveauet i afdelingerne derfor rykket til 2014 og udarbejdelsen af en AKB, Københavnstandard for god service er rykket frem til /20

18 Image over for omverdenen: Under internt image er der indsat en yderligere aktivitet: Videreudvikling og promovering af hjemmesiden og facebook. Dette er gjort for at tydeliggøre, at hjemmesiden og facebook er vigtige elementer i udviklingen af det interne image../. Vedrørende masterplanens aktivitet registrering af oversvømmelser mangler der afklaring af, hvor meget organisationsbestyrelsen skal gå ind i det, og hvor meget der er op til afdelingerne selv. Dvs. om der skal indhentes et samlet tilbud på registrering af risiko for oversvømmelser, om alle skal bruge samme rådgiver, og om der ydes økonomisk tilskud fra selskabet, jf. vedhæftede notat. I tidsplanen for masterplan 2013 er der desuden indlagt et statusmøde i uge 5 i 2014 samt en strategidag i februar Det indstilles, at bestyrelsen godkender tidsplanen for masterplan-aktiviteter i 2013, samt beslutter at der på seminaret den juni 2013 tages stilling til, hvem der skal være ansvarlig for de enkelte aktiviteter. Det indstilles desuden, at bestyrelsen godkender, at der indkaldes til et statusmøde for organisationsbestyrelsen i uge 5 i 2014 og en strategidag den 8. februar Det indstilles endeligt, at bestyrelsen beslutter, om der skal indhentes samlet tilbud på registrering af risiko for oversvømmelser i afdelingerne. Bestyrelsen godkendte tidsplanen for masterplan-aktiviteter, samt at der på seminaret den juni 2013 tages stilling til, hvem der skal være ansvarlig for de enkelte aktiviteter. Bestyrelsen godkendte, at der indkaldes til et statusmøde for organisationsbestyrelsen i uge og en strategidag den 8. februar Indhentning af samlet tilbud på registrering af risiko for oversvømmelser i afdelingerne blev udsat, indtil skybrudsplan for Københavns Kommune foreligger. Planen er p.t. i høring. Bilag 4: Tidsplan for masterplan 2013 Bilag 5: Notat om registrering af risikoen for oversvømmelser 18/20

19 20. Fremtidssikring s Bygge- og Fremtidssikringsudvalg samt ejendomsledernes og driftschefernes fællesmøde har godkendt de værktøjer, der er udviklet til at forankre fremtidssikringsanalysernes anbefalinger i afdelingerne. I denne forbindelse holdes et oplæg om, hvad dette vil have af betydning for organisationsbestyrelsen. Starten vil være en kort gennemgang af selve fremtidsplanen og betydningen for afdelingernes driftspersonale, afdelingsbestyrelse og beboere. I forlængelse af introduktionen til værktøjet vil det blive gennemgået, hvilke muligheder det åbner i organisationsbestyrelsen for strategisk at gå ind og påvirke AKB, Københavns afdelinger. Det vil eksempelvis blive nemmere at følge udviklingen, vurdere stand og økonomi i den enkelte afdeling for rettidigt at kunne hjælpe med forskellige problemstillinger. Fremtidsplanerne kan samtidigt danne grundlag for en vurdering af, hvor der kan prioriteres midler i forhold til målsætningsprogrammet. På mødet introducerede konsulent Jonatan Michelsen fremtidssikring og viste whiteboardfilmen om emnet. Jonatan Michelsen orienterede derefter om status på fremtidssikring og introducerede Fremtidsplanens funktioner. Jonatan Michelsen gennemgik sammenhængen med målsætningsprogrammet, og hvilke elementer ud over punktet om fremtidssikring, fremtidsplanerne kan løfte, og afslutningsvis blev de muligheder, administrationen mener, organisationsbestyrelsen kan drage nytte af, gennemgået. Derefter debatteredes spørgsmålet om, hvad bestyrelsen kan gøre for de resterende afdelinger i AKB, København, der ikke får fremtidssikring, for at få lavet fremtidsplaner for dem, selv om de ikke nødvendigvis får fremtidssikringsanalyser. Det indstilles, at bestyrelsen tager anbefalingerne til efterretning, og at oplægget kan danne grundlag for en debat om de værktøjer, der kan anvendes som afledning af fremtidsplanerne. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning og besluttede, at der skal udarbejdes følgende oplæg til organisationsbestyrelsesmødet den 23. september Hvad koster det at udarbejde fremtidsplaner for afdelinger, der ikke får fremtidssikringsanalyser 19/20

20 - Forslag til hvordan organisationsbestyrelsen årligt kan blive opdateret på de nye fremtidsplaner og hvordan s afdelinger udvikler sig 21. Mødekalender 2013 Der er aftalt følgende møder i 2013: Organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 20. marts 2013 kl Organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 23. april 2013 kl Organisationsbestyrelsesmøde mandag den 27. maj 2013 kl Repræsentantskabsmøde mandag den 27. maj 2013 kl Bestyrelsesseminar fredag den 14. juni 2013 kl lørdag den 15. juni 2013 kl Organisationsbestyrelsesmøde mandag den 23. september 2013 kl Organisationsbestyrelsesmøde mandag den 4. november 2013 kl Organisationsbestyrelsesmøde mandag den 2. december 2013 kl Bestyrelsesseminaret fredag den 14. juni lørdag den 15. juni 2013 afholdes på Hotel Hvide Hus i Køge. Godkendt. 20/20