Sags- og Dokumentindeks og Ydelsesindeks

Transkript

1 Støttesystemet Sags- og Dokumentindeks og Ydelsesindeks 1 Sags- og Dokumentindeks og Ydelsesindeks To af de otte Støttesystemer

2 2 Kombit Støttesystemerne Sags- og Dokumentindeks og Ydelsesindeks Hvad er Støttesystemerne Sags- og Dokumentindeks og Ydelsesindeks? Samler information fra alle ESDH- og fagsystemer ét sted Støttesystemerne Ydelsesindeks og Støttesystemet Sags- og Dokumentindeks er to fælleskommunale indekser, der indeholder information om ydelser, sager og tilhørende dokumenter for borgere og virksomheder. Disse informationer sendes til indeksene fra kommunens ESDH-system og andre sagsbærende it-systemer. Indeksene er ikke brugervendte systemer, men systemer der udstiller data til brug for brugervendte systemer som fx SAPA. Sagsbehandlerens arbejdsgange effektiviseres ved, at der er adgang til al relevant information om borgere og virksomheder i ét og samme system. Indeksene indeholder udvalgte informationer (metadata) om sager, ydelser og dokumenter samt referencer til de systemer, hvor de komplette data ligger. De udvalgte metadata beskriver hvem, der har oprettet en sag, om og hvornår der er bevilget en ydelse, hvor meget der er bevilget, hvornår ydelsen stopper m.m. Det betyder, at indekserne giver andre systemer mulighed for at udstille data, så en sagsbehandler kan danne sig et overblik ét sted uden aktivt at skulle søge informationerne i flere forskellige systemer. Behovet for systemerne Overblik er afgørende for helhedsorienteret sagsbehandling Støttesystemerne Ydelsesindeks og Sags- og Dokumentindeks er afgørende for, at de faglige visioner bag den Fælleskommunale Rammearkitektur og støttesystemerne kan realiseres. Ved at indeksere og udstille metadata om sager, ydelser og dokumenter, kan man skabe større åbenhed og få det overblik, der er nødvendigt for at lave helhedsorienteret sagsbehandling. Gevinsterne er store. Bedre faglige beslutninger på et mere oplyst sagsgrundlag, lavere risiko for uberettiget udbetaling af ydelser, mere effektiv og sammenhængende sagsbehandling og i sidste ende mere tid til kerneopgaver. I dag er virkeligheden ofte en anden. Siloer af systemer og øer af data bevirker, at man kun kan se information om sager og ydelser i de ESDH- og fagsystemer, informationerne er født i. Det kræver mange opslag, koster tid og øger risikoen for fejl, når man skal skabe sig overblik over alle de informationer, der findes på en given borger eller virksomhed. Derfor er der brug for den centralisering af data, som indeksene giver. Det gør det muligt at hjælpe den enkelte sagsbehandler i eksempelvis Borgerservice med at samkøre information, så samme borger ikke modtager to samtidige, og dermed uberettigede, ydelser.

3 Støttesystemet Sags- og Dokumentindeks og Ydelsesindeks 3 Hvordan systemerne arbejder Udstiller metadata om sager, ydelser og dokumentreferencer Indeksene samler og indekserer informationer, så de bliver søgbare i SAPA og andre relevante systemer. Indeksene kan modtage metadata fra de kommunale sagsbærende it-løsninger og er baseret på nyeste version af OIO-standarden. Det gør det muligt at udstille data fra alle sagsbærende it-systemer, der følger samme standard. Støttesystemerne Ydelsesindeks og Sags- og Dokumentindeks er underlagt en effektiv adgangskontrol via Støttesystemet Adgangsstyring for brugere. Dermed kan selv personfølsomme metadata uden problemer udstilles. Central og standardiseret indeksering og udstilling af sagsog ydelsesinformationer Fagsystem Sags- og dokumentindeks Ydelsesindeks Støtte- eller fagsystem Fagsystemer opdaterer indeksene Informationer fra indeksene udstilles samlet via fx SAPA Støttesystemerne Ydelsesindeks og Sags- og Dokumentindeks samler og udstiller informationer (metadata) om ydelser, sager og dokumenter til støtte- og fagsystemer.

4 4 Kombit De primære funktioner De vigtigste opgaver, Støttesystemerne Sags- og Dokumentindeks og Ydelsesindeks løser 1. Modtager og ajourfører Indeksene modtager og ajourfører udvalgte metadata. Ajourføringerne er afgrænsede, så de systermer, der afleverer data (kildesystemer), kun kan opdatere egne data i indeksene. De oprindelige registreringstidspunkter fra kildesystemerne overføres til indeksene, så kronologien bliver ens i både kildesystemet og indeksene. Indeksene bliver også i stand til at håndtere forskellige virkningstidspunkter, herunder fremtidige virkninger. 2. Udstiller søgbare data Via brugergrænsefladen i fx SAPA kan sagsbehandleren foretage tværgående søgninger, så der kan søges på generel sagsinformation, ydelser og tilhørende dokumenter. På den måde kan alt relevant information vedrørende sager, bevillinger og udbetalinger præsenteres i ét samlet overblik. Indeksene understøtter søgninger med vilkårlige kombinationer af data og tekst samt brug af wildcards (f.eks. 25.* ved KLE-numre). Brugeren kan søge på alle ydelser vedrørende en specifik borger eller virksomhed og søge på alle bevillinger af en bestemt type. Gevinsten for en kommune Skaber overblik, sparer tid og giver færre fejl Indeksene skaber det fulde overblik over ydelser, sager og tilhørende dokumenter, med færre ressourcer og mindre risiko for fejl. Støttesystemerne vil give tre typer gevinster: 1. Overblik og universel adgang til information på tværs af myndigheder og systemer Indeksene reducerer behovet for direkte systemadgang og sagsbehandleropslag. Informationer er tilgængelige i to centrale indeks med en ensartet snitflade og brugeradgang via forskelllige brugerløsninger. Samtidig bliver det lettere at skabe overblik, fordi der ikke alene fremfindes oplysninger om sager, ydelser og dokumenter, men også om hvor og hvornår data er skabt og i hvilket system, de komplette data findes. 2. Genvej til mere effektiv sagsbehandling og færre fejl Indeksene er nøglekomponenter i visionen om helhedsorienteret sagsbehandling. I dag besværliggøres den vision af, at informationer ligger i forskellige systemer, der ikke taler sammen. 3. Generel standardisering af sagsinformation Sikrer udbredelse af OIO-standarden for sager og dokumenter og skaber en ny de facto-standard for ydelser og bevillinger. Netop standardisering og større udbredelse af ydelsesdata vil være et vigtig bidrag til større fremtidig automatisering. Fx ved at foretage en automatisk omkostningskontering i et økonomisystem på baggrund af en bevilling, der er foretaget i et fagsystem.

5 Støttesystemet Sags- og Dokumentindeks og Ydelsesindeks 5 KOMBIT A/S Halfdansgade København S Kombit.dk/STS [email protected]