Håndbog for forbedringsvejlederuddannelsen i Region Midtjylland. Hold 1. juni 2016 marts Forbedringsvejleder Hold 1 - FV1 -

Transkript

1 Håndbog for forbedringsvejlederuddannelsen i Region Midtjylland Hold 1 juni 2016 marts 2017

2 Introduktion...3 Formålet med forbedringsvejlederuddannelsen...3 Målgruppe...4 Uddannelsens Curriculum...4 Læringsprincip...4 Udannelsens opbygning...5 Varighed og form...5 Indhold og læringsmål på uddannelsen...5 Ledelsesmæssig opbakning...6 Deltageraktivitet...7 Vejledning...7 Lokal understøttelse...7 Selvevaluering...7 Eget forbedringsprojekt...7 Charter...9 Tidsplan for uddannelsen...10 Datoer for webinarer...10 Webinarer og teknik...10 Aflevering af obligatoriske opgaver og fremdriftsrapporter...11 It platform for at hente dokumenter...11 Feedback...11

3 Introduktion Velkommen til Forbedringsvejlederuddannelsen. Du deltager på det første hold som uddannes til forbedringsvejleder i Region Midtjylland. Forløber arrangeres af Koncern Kvalitet i fagligt samarbejde med Dansk Selskab for Patientsikkerhed. Selskabet har til dato gennemført flere udannelsesforløb for Forbedringsagenter, og har gennem flere år opbygget stor erfaring med at tilrettelægge og gennemføre uddannelsesforløbet. Forbedringsagentuddannelsen er udviklet i et nordisk samarbejde og følger et bestemt mønster. Siden det ikke bliver helt samme form i Region Midtjylland, kan vi ikke anvende betegnelsen Forbedringsagent. I Region Midtjylland bliver man uddannet som forbedringsvejleder. Det betyder, at man opnår kompetencer til at lede forbedringsprojekter, og til at vejlede kolleger i at gennemføre et forbedringsprojekt. Selve udannelsesforløbet er i store træk indholdsmæssigt identisk med Forbedringsagentuddannelsen. Dog vil der være visse forskelle, som bygger på DEFACTUM s mangeårige kendskab til IHI s arbejde med forbedringsmodellen og forbedringsfællesskaber. Tilmeldingsfrist for deltagelse er den 4. maj Herefter vil man modtage en række dokumenter der består af opgaver, som deltagerne skal løse før den første uddannelsesdag. De vigtigste opgaver er; Udarbejdelse af et charter, der omhandler formålet med deltagelsen, afstemning af forventninger til ressourceforbrug, og at det forbedringsprojekt, man vil arbejde med i løbet af uddannelsesperioden, er i overensstemmelse med ledelsen og afdelingens strategi for forbedringsarbejde eller mål Formulere og indkredse et relevant forbedringsprojekt Organisere et team på egen arbejdsplads. Hver deltager skal sammensætte et team med relevante kolleger, som skal medvirke til at realisere forbedringsprojektet. Hvis flere deltager fra samme arbejdsplads i uddannelsesforløbet, kan man arbejde på det samme forbedringsprojekt. Formålet med forbedringsvejlederuddannelsen Baggrunden for uddannelsen skal findes i det stigende behov i sundhedsvæsenet for at gennemføre vedvarende forbedringer i tilstrækkeligt højt tempo. Dette kræver nye kompetencer og kvalifikationer (capacity og capability). Forbedringsvejlederuddannelsen tilbyder oplæring i systematisk forbedring med afsæt i Model for Improvement (forbedringsmodellen). Denne metode er kendetegnet ved at fokusere på at implementere allerede eksisterende viden og anvende hyppige målinger til tæt monitorering af forbedringer af både proces og resultat. Samtidig er det et mål at opbygge kompetencer fordelt på mange medarbejdere i Region Midtjylland, så både lokale, regionale og nationale forbedringsprojekter kan trække på et solidt bagland, når forbedringsinitiativer skal iværksættes og implementeres. Det faglige og personlige netværk der

4 opbygges gennem en regional kompetenceudvikling er værdifuld, og vil udgøre en væsentlig ressource på tværs af enheder i Region Midtjylland. Formålet med uddannelsen er at uddanne forbedringsvejledere, som kan iværksætte og lede et forbedringsarbejde, der fører til markante forbedringer. For at få succes med at skabe forbedringer, er viden om forbedringsmetoder vigtig som supplement til sundhedsfaglig og socialfaglig viden. Når uddannelsens er gennemført, vil en forbedringsvejleder kunne: Sætte systematiske mål Anvende metoder til at afprøve nye arbejdsgange Måle forbedringer systematisk og hyppigt Lede forbedringsarbejde Vejlede andre i forbedringsarbejde Implementere opnåede resultater Involvere patienter/pårørende i forbedringsarbejde Anvende kreative processer i indkredsning af problemstillinger og løsning af disse Anvende metoder til at sprede forbedringer Målgruppe Målgruppen for uddannelsen er sundhedsprofessionelle i klinisk praksis, ansatte på det sociale område, administrativt ansatte og ledere, der arbejder med forbedring af eksisterende praksis, som ønsker at øge viden om og kompetencer til at gennemføre og facilitere forbedringsarbejde. Uddannelsens Curriculum Uddannelsens curriculum er bygget op omkring Deming's system of Profound Knowledge, Improvement Advisor Professional Development programmets Model for Improvement, statistisk proces control (SPC) og forskellige kreative metoder til forbedringsarbejde. Det praktiske omdrejningspunkt for uddannelsen er deltagernes eget forbedringsarbejde. Læringsprincip Læringsprincippet på uddannelsen er all teach all learn, hvilket betyder, at alle deltager aktivt i øvelser og diskussioner samt løbende deler viden og erfaringer med deres forbedringsarbejde. All teach all learn fordrer respekt og tillid. Nogen er uvante med at tale til en større gruppe og argumentere for, hvorfor det er vigtigt at igangsætte tiltag til forbedring af praksis. Som forbedringsvejleder er det en vigtig del af funktionen at præsentere, diskutere og give feed back til andre. I forbedringsvejleder uddannelsen bliver alle deltagere trænet i at være i centrum for deres projekt; præsentere samt modtage feedback fra andre deltagere.

5 Udannelsens opbygning Uddannelsen er bygget op som en vekselvirkning mellem undervisning på undervisningsdage samt deltagernes konkrete forbedringsarbejde. Deltagerne modtager vejledning og undervisning på seminarer og webinarer. Deltagerne vil under uddannelsen arbejde tæt sammen med sundhedsprofessionelle, egen leder, sponsor (daglig leder af den kliniske afdeling) og med patienter/pårørende. Tilsammen udgør disse deltagerens team, der fokuserer på at gennemføre forbedringsarbejdet. Varighed og form Deltagerne gennemfører et forbedringsarbejde i egen organisation i løbet af de 10 mdr. uddannelsen strækker sig over. Syv dages undervisning fordelt på to internat samlinger og tre heldags seminarer Fire webinarer. Undervisningsformen varierer mellem teorioplæg, case-baseret undervisning med udgangspunkt i deltagernes egne forbedringsarbejder, praktiske øvelser (fx gennemførelse af PDSA), anvendelse af forskellige SPC-diagrammer, kommunikationsøvelser og deltagerpræsentationer. Underviserne vil være eksperter med erfaring i gennemførelse af forbedringsarbejde. Indhold og læringsmål på uddannelsen 1. og 2. undervisningsdag Introduktion til viden og metoder i forbedringsarbejde med fokus på Demings s System of profund knowledge og forbedringsmodellen Efter undervisningsdagene har deltagerne fået forståelse for; Demings System of Profound Knowledge og kan begynde at analysere eget forbedringsarbejde i relation hertil Indkredsning af hvilke data der er relevante at anvende i forbedringsprojektet Udføre afprøvninger med PDSA i eget forbedringsarbejde Hvordan man kan involvere patienter/pårørende i forbedringsarbejde 3. Undervisningsdag Introduktion til at designe målestrategi i eget forbedringsarbejde med indikatorer, dataindsamling og registrering i forskellige diagramtyper/seriediagram Efter undervisningsdagen kan deltagerne Udarbejde målestrategi i eget forbedringsarbejde med indikatorer, dataindsamling og registrering i forskellige diagramtyper/seriediagram 4. og 5. Undervisningsdag Implementering af nye metoder og arbejdsgange, og rammesætning af dig som forbedringsvejleder.

6 Efter undervisningsdagene kan deltagere udarbejde en plan for implementering, fastholdelse og spredning af resultater, samt har viden om, hvordan man mestrer rollen som leder af forbedringsarbejde. 6. Undervisningsdag Tænk anderledes anvend innovative tilgange i forbedringsarbejde, og få indblik i rollen som vejleder for dine kollegers forbedringsprojekter. Efter undervisningsdagen har du kendskab til, hvordan du kan strukturere nye tilgange til forbedringsprojekter og kendskab til, hvordan du kan være vejleder for andre. 7. Undervisningsdag Formidling af resultater, både mundtligt og skriftligt. Der er undervisning i kommunikation og artikelskrivning, så dit projekt fx kan formidles i et fagtidsskrift Efter undervisningsdagen har deltagerne fået konkrete bud på, hvordan de kan formidle deres forbedringsprojekt. Imellem undervisningsdagene, afholdes webinarer. Det enkelte webinar har fokus på opsamling og diskussion af metoder, undervisning samt udveksling af erfaringer. Der afholdes fire webinarer i forløbet, og på hvert webinar vil deltagere blive bedt om at præsentere deres forbedringsprojekt, seneste PDSA, plan for måling m.v. Ledelsesmæssig opbakning Deltagelse i forbedringsvejlederuddannelsen er en strategisk satsning for deltagerens organisation, og det bedste resultat nås ved ledelsesmæssig opbakning til deltagerne og forbedringsarbejdet. Deltagernes organisation har to vigtige roller: 1. Inden uddannelsen starter at udpege en såkaldt sponsor, som er den daglige leder af den kliniske afdeling, hvor arbejdet gennemføres. Sponsors rolle er at godkende genstandsområdet og målet for forbedringsarbejdet, støtte fremdriften i forbedringsarbejdet, integrere forbedringsarbejdet med øvrige tiltag i afdelingen og generelt at skabe gode rammer for forbedringsarbejdet. 2. At yde opbakning til deltageren ved at allokere tid til forbedringsarbejdet, deltagelse i alle læringsaktiviteter, læsning af litteratur og afrapportering af fremdriften i forbedringsarbejdet. Erfaringen er, at deltagere i uddannelsen i gennemsnit bruger ca. fire timer om ugen i løbet af uddannelsen, dog med størst tidsforbrug i begyndelsen og ved afleveringer. Vi informerer sponsor om fremdriften i forbedringsarbejdet to gange i løbet af uddannelsen.

7 Deltageraktivitet Det bedste resultat og udbytte af uddannelsen opnås ved fuld deltagelse på alle uddannelsens planlagte aktiviteter inklusiv læsning af den udleverede litteratur samt gennemførelse af eget forbedringsarbejde. Deltagerne opfordres til hver måned at gennemgå fremdriften i deres forbedringsarbejde med deres sponsor. Forudsætningen for at blive certificeret forbedringsvejleder er deltagelse på undervisningsdage, webinarer og indsendelse af afleveringer. Hver deltager skal inden uddannelsesforløbets start identificere et konkret forbedringsarbejde, som vedkommende er ansvarlig for at gennemføre. Vejledning Hvert forbedringsprojekt bliver tilknyttet en vejleder, som følger projektet fra start til slut, og giver vejledning, feedback og respons på hver fremdriftsrapport. Vejlederrollen er vigtig i både uddannelsesforløbet og i rollen som forbedringsvejleder. Vejledning gives telefonisk med afsæt i fremdriftsrapporten. Vejleder og projektdeltager aftaler hvornår vejledning skal finde sted. Der afsættes en time til den telefoniske vejledning efter hver fremdriftsrapport. Lokal understøttelse Det kan anbefales, at deltagerne på forbedringsvejlederuddannelsen mødes lokalt i den organisation de er ansat i. Disse møder kan give deltagerne mulighed for at udveksle erfaringer og diskutere relevante problemstillinger. Det anbefales, at man fra overordnet hold i organisationen giver mulighed for at deltagerne samles, og at møderne faciliteres af en udpeget lokale tovholder. Selvevaluering Ved opstart af uddannelsen bliver alle deltagere bedt om, at evaluere egen viden, færdigheder og kompetencer i forbedringsmetoder på en gradueret skala. Denne selvevaluering gentages ved afslutningen på uddannelsen. Eget forbedringsprojekt Deltagerne gennemfører et forbedringsarbejde i egen organisation i løbet af de 10 mdr. uddannelsen strækker sig over. Vi vil understrege, hvor vigtigt det er for udbyttet af uddannelsen som forbedringsvejleder, at deltageren arbejder med et konkret forbedringsarbejde, da dette giver mulighed for at fokusere læringen på forbedringsarbejde og omsætte teori til praksis. I samråd med egen sponsor identificerer deltageren et forbedringsarbejde, der tager afsæt i kvalitetsbrist i egen organisation, og som er strategisk vigtigt for denne organisation. Forbedringsarbejdet skal være tilpasset således, at det kan realiseres i løbet af uddannelsens 10 måneder. Hvis deltageren arbejder med et meget omfangsrigt forbedringsarbejde, må der vælges en mindre del

8 heraf under uddannelsen. OBS: Inden første samling skal valget af forbedringsarbejde være godkendt af sponsor. Et velegnet forbedringsarbejde for deltagelse i uddannelsen opfylder følgende: Forbedringsarbejde der sigter mod forbedring af klinisk, administrativ eller tværsektoriel praksis Der er sammenhæng mellem forbedringsarbejdet og deltagernes organisations overordnede strategi og kvalitetsmål Forbedringsarbejdets resultat forventes at have signifikant betydning for organisationen og er vigtigt for organisationens ledelse af en eller flere grunde, fx o Patienter oplever problemer med sikkerhed, service eller outcomes o Der er behov for at reducere omkostninger samtidig med, at kvalitet opretholdes eller forbedres Forbedringsarbejdet er et teamsamarbejde, ikke et enkeltmandsarbejde Forbedringsarbejdet kan gennemføres inden for uddannelsens tidsramme Der er identificeret resultat- og procesindikatorer, der er direkte relateret til forbedringsarbejdets mål og det er meningsfuldt at måle på disse over en 10 mdr. tidsramme Patient og/eller pårørende deltager i forbedringsprojektet Sponsor har ledelsesmæssigt ansvar for det afsnit/afdeling hvor forbedringsarbejdet udføres Sponsor har givet tilsagn om støtte og hjælp til forbedringsvejlederen under uddannelsen, herunder hjælp til at fjerne barrierer for forbedringer. Eksempler på forbedringsarbejder der er velegnede til forbedringsarbejde i løbet af uddannelsen: Forbedring af en proces som i dag ikke er optimal. Eksempelvis utilfredsstillende compliance til eksisterende klinisk retningslinje (fx indsatsområde for patientsikkerhedskampagne, de nye kvalitetsmål, Regionernes satsningsområder). Udvikling af ny proces som skal afløse en ikke velfungerende proces. Udvikling af ny proces, hvor man forventer at kunne opnå bedre resultat end i dag. Eksempler på forbedringsarbejder er ikke er velegnede til forbedringsarbejde i forbedringsvejlederuddannelsen; Udvikling af et målesystem for kvalitet og patientsikkerhed Udvikling af et kvalitetsprogram Udvikling og implementering af kompetenceudviklingsprogrammer Ethvert forbedringsarbejde hvor deltageren ikke, inden for uddannelsens tidsramme, kan besvare spørgsmålet "hvordan ved du en forandring er en forbedring?" Forbedringsarbejder uden ledelsesmæssig støtte og opbakning Forbedringsarbejder der omhandler akkreditering eller anden kvalitetsovervågning Forbedringsarbejder som kræver godkendelse i etisk komite (ikke velegnet af hensyn til tidsrammen)

9 Charter Et charter er et dynamisk hoveddokument i et forbedringsarbejde. Det er et kortfattet dokument som opsummerer, hvad det forventede resultat af forbedringsarbejdet er. Charteret er essentielt, idet det udgør fundamentet for forbedringsarbejdet, og som man orienterer sig i forhold til undervejs i arbejdet. Afslutningsvis kontaktoplysning på din leder. I charteret redegøres for; Hvad er problemet? Hvad ønsker du at opnå? Hvordan ved du, om en forandring er en forbedring? Hvilke forandringer skal du gennemføre for at opnå forbedring? Hvordan vil du involvere patienter og/eller pårørende? Hvilke ressourcer har du til rådighed?. Hvad er problemet? (max 7 sætninger) Hvorfor er det et problem? For hvem er det et problem? Hvornår er det et problem? Hvad siger patienterne? Hvordan påvirker det patienter? Hvor stort er problemet? Hvilke data understøtter valg af emne? Hvorfor er det vigtigt? Hvad ønsker du at opnå? (max 3 sætninger) En generel beskrivelse af projektets målsætning, målgruppe/population, afgrænsede enhed hvor projektet udføres Forventet resultat (max 7 sætninger) Succeskriterier Specifikke formål Specifikke numeriske mål med tidsramme hvor gode vil I være hvornår Driftspåvirkning (produktivitet, økonomi) Hvordan ved du om en forandring er en forbedring? Indikatorer, som kan monitorere effekten af forandringer der gennemføres Sammenhængende formål og indikatorer Indikatorer der måler fremdrift i projektet Kvalitativ og kvantitativ feedback Proces og resultatmålinger Ikke intenderede virkninger (balanceret mål) Hvilke forandringer skal du gennemføre for at opnå forbedringen? Indledende aktiviteter og interventioner i projektet, forslag til forandringer, der kan testes (PDSA) Hvilke forhindringer/barrierer findes? F.eks.: eksisterende retningslinjer, IT. Hvordan vil du involvere patienter og/eller pårørende i dit forbedringsarbejde? Skal patienter deltage i en indledende afdækning af problemstillingen?

10 Skal patienter eller pårørende indgå i dit team? Skal patienter/pårørende kvalificere og vurdere dit projekt? Hvilke ressourcer har du til rådighed? Ressourcer, klinikerteam som deltageren arbejder sammen med i projektet (hvor meget tid er de allokeret til projektet?) Sponsor dvs. nærmeste leder (inkl. mailadresse) Tidsplan for uddannelsen Undervisningsdagene i uddannelsesforløbet for hold og 2. undervisningsdag juni (internat) 3. undervisningsdag torsdag 25. august og 5. undervisningsdag 26. og 27. oktober 2016 (internat) OBS ny dato 6. undervisningsdag 11. januar undervisningsdag 9. marts 2017 Datoer for webinarer (kan ændres) Torsdag 23. juni 2016 kl til Opsamling på PDSA, driverdiagram, Charter Torsdag 22. september 2016 kl til Måleplan med beskrivelse af indikatorer, PDSA, fremdriftsrapport Torsdag 8. december 2016 kl til Fremdriftsrapport, PDSA, seriediagrammer, Torsdag den 9. februar 2017 kl til Spredningsplan, PDSA, selvevaluering, elevatortale Webinarer og teknik Alle webinarer gennemføres på Regions Midtjyllands platform, som kan tilgås fra alle regionens videokonference lokaler eller mobilt udstyr. Videokonferencelokale bookes af DEFACTUM på hospitalerne til de pågældende tidspunkter. De kan også tilgås fra deltagernes egen PC via nettet. Ring op til: Virtuelle møderum: HD Stormøde 02 (Video) meet.rm02@rooms.rm.dk Ved webinarer: Login 10 minutter inden start. Der er en guide til webinarer på wiki en;

11 Aflevering af obligatoriske opgaver og fremdriftsrapporter (kan ændres) 27. maj 2016 Input til deltagerbog, udkast til charter (problem, baggrund) 31. maj 2016 Udfyldelse af selvevaluering 27. juni Første PDSA test, revideret Charter og driverdiagram 20. august 2016 Arbejdsgangsanalyse, PDSA, evt. revideret Charter + fremdriftsrapport 16. september 2016 Måleplan med beskrivelse af indikatorer og fremdriftsrapport 21. oktober 2016 Fremdriftsrapport og PDSA 25. nov Fremdriftsrapport og seriediagrammer 27. jan Spredningsplan, fremdriftsrapport 24. februar 2017 Elevatortale, PDSA, fremdriftsrapport, selvevaluering Alle dokumenter sendes til sundhed.fv1@rm.dk It platform for at hente dokumenter Du kan finde alle praktiske oplysninger, dokumenter og programmer på Vi har valgt at lave en åben platform, man skal ikke bruge en kode for at hente dokumenter. Derfor er der heller ingen deltageroplysninger endnu, men siden kan senere lukkes, så det kun er deltagerne som har adgang. Feedback Det er vigtigt, at du giver din mening til kende. Du deltager på det er første hold forbedringsvejledere i Region Midtjylland, og der kan være flere ting du mener, skal være anderledes. Du er velkommen til at kontakte os, hvis du mener noget bør være anderledes, eller har gode ideer til at forbedre uddannelsesforløbet. Kontakt os på sundhed.fv1@rm.dk