Jordforureningssager Hvad kan vi lære af vores fejl? ATV møde Odense 28. oktober 2009

Transkript

1 Image size: 7,94 cm x 25,4 cm Jordforureningssager Hvad kan vi lære af vores fejl? ATV møde Odense 28. oktober 2009 Jens Peter Nielsen - Rambøll Mads Georg Møller - Rambøll Ansvar, kommunikation og forventningsafstemning

2 Hvordan kører du et godt projekt? Almindeligt anvendt Best practices i projektledelse 1. Skab rammer i et dynamisk projektforløb og giv indsigt i helheden 2. Virk som integrerende kraft 3. Sæt viden rigtig og rettidig i spil 4. Hold mulighederne for udvikling åbne og undgå bindinger længst muligt 5. Støt kunden i egen organisation 6. Omsæt erfaring til fælles læring 7. Skab ejerskab og giv ansvar

3 Hvad kan gå galt på et projekt? Kunden Misforståelser Forskellig opfattelse af med/ikke med Kommunikation Geologi og forurening Dybere eller anderledes setting Grænseoverskridende Entreprenøren har en dårlig dag Boreudstyret går i stykker Grundejer Vi må ikke være der Klager over gener ved arbejdet Retableringer er ikke i orden Skader på ejendommen Arbejdet trækker ud Laboratoriet mister prøver Rådgiveren har en dårlig dag Dårlig kommunikation med feltfolk Dårlige beslutninger

4 Et godt projekt der alligevel går galt Hvad går galt med kommunikationen: 1. Grundejer er ikke indforstået med projektforløbet og målet 2. Forskellig opfattelse af projektforløbet mellem Kunde og rådgiver Vi har jo styr på det! Det burde ikke kunne gå galt! Best practice: 1. Skab rammer i et dynamisk projektforløb og giv indsigt i helheden 2. Virk som integrerende kraft 3. Sæt viden rigtig og rettidig i spil 4. Hold mulighederne for udvikling åbne og undgå bindinger længst muligt 5. Støt kunden i egen organisation 6. Omsæt erfaring til fælles læring 7. Skab ejerskab og giv ansvar

5 Hvor indgår kommunikation i vores projekter? Bygherre Teknisk kommunikation mellem ligestillede Kontrakten Rådgiver Orienteringer Arbejdet Lovmæssig kommunikation Grundejer Praktisk kommunikation

6 Det virkelige projektforløb Den tekniske kommunikation Mange veje Hvordan opfatter Regionen og rådgiveren aftalen? Faste delmål A B Aftalte justeringer af kontrakt Løs problemet

7 Det virkelige projektforløb Den tekniske kommunikation Udbud Målet er diskuteret i kundens organisation Målet er formuleret i en opgavebeskrivelse Tilbud Målet er fortolket af rådgiver i en opgaveløsning Kontrakt Udarbejdet af kunden til opfyldelse af det oprindelige mål Ved opstart Har vi styr på formålet Har vi styr på forløbet Har vi styr på kommunikationen Har vi styr på grundejer Har vi?????

8 Det virkelige projektforløb Den tekniske kommunikation Hvordan sikrer vi os mod fejl i aftaleforholdet Sikre forventningsafstemning i udbud, tilbud og kontrakt Sikre procedure for opsamling og justering undervejs Åbenhed omkring projektjusteringer og den tilhørende økonomi

9 Det virkelige projektforløb kommunikation til grundejer Hvordan opfatter grundejer den tekniske og den lovmæssige kommunikation? Problem A Løsning B Hvordan opfatter grundejer den praktiske kommunikation? Hvordan opfatter grundejer kommunikation om målsætningen?

10 Det virkelige projektforløb kommunikation til grundejer Orientering fra Regionen Formål, tid og omfang forklaret i et brev Teknik og lovgivning Møde med Regionen og rådgiver Besigtigelse og opstartsmøde Teknik og lovgivning Projektforløbet Daglig kontakt til entreprenører - Teknik Ad hoc kontakt til rådgiver Teknik og tidsplan Ved opstart Har grundejer styr på formålet Har grundejer styr på processen Har vi styr på grundejer Har vi?????

11 Det virkelige projektforløb kommunikation til grundejer Hvordan sikrer vi os mod fejl i grundejerforholdet Forklare formål og målsætning Forklare projektforløb Afklare grundejers usikkerhed inden opstart ved møde

12 Svendborg - Forskellig opfattelse af omfang af det praktiske arbejde Hasteindkaldt beboermøde! Vrede, krævende kompetente grundejere Det er altid modtagerens forståelse af budskabet, der afgør om kommunikationen er en succes

13 Jordarbejde færdigt Det blev da meget pænt Forventningsafstemning dialog med grundejere herunder accept af færdigt arbejde samt aftale vedrørende mindre skader

14 De konkrete projekter hvad gik galt Farum OM sag der via Frederiksborg Amt ender med en passiv ventilering som oprensning. 8 år senere vil grundejer bygge på sin grund. Det må han bare ikke fordi den er forurenet. Har vi leveret god rådgivning og handlet i overensstemmelse med loven? Har vi overholdt vores kontrakt? Har vi mon afklaret målsætningen med grundejer? Kunne vi have gjort det bedre?

15 Nærum De konkrete projekter hvad gik galt En grundejer modtager besked om at han er kortlagt på grund af poreluft forurening fra et renseri på nabogrunden. Oprensning på nabogrunden iværksættes 6 år senere vil grundejer sælge sit hus. Har vi leveret god rådgivning og handlet i overensstemmelse med loven? Har vi overholdt vores kontrakt? Har vi mon afklaret målsætningen med grundejer? Kunne vi have gjort det bedre?

16 De konkrete projekter hvad gik galt Kalundborg Uheld med udslip af 13 ton olie til nærliggende villahaver. Forurener påtager sig ansvaret for oprensningen og orienterer grundejere om hvad man vil gøre. Oprensning tilendebragt og forhandling med myndigheder er indledt om afslutning (herunder slutdokumentation). Men 100 grundejere er ikke en del af denne diskussion og deres usikkerhed er stor. Har vi leveret god rådgivning og handlet i overensstemmelse med loven? Har vi overholdt vores kontrakt? Hvordan kommunikerer man med 100 grundejere og sikrer sig, at de har forstået målsætning og proces?

17 Konklusion Lav en kommunikationsplan Tag ansvar Ha respekt for kommunikation som en aktivitet på dit projekt Brug tid på forventningsafstemningen Udbyg dine 7 Best practice med en kommunikationsstrategi Spørg dig selv - Leverer du professionel rådgivning for alle parter Vi har jo styr på det! Det kan ikke gå galt!