T a r g e t G r u p p e n Microsoft SharePoint

Transkript

1 T a r g e t G r u p p e n Microsoft SharePoint

2 I n d h o l d s f o r t e g n e l s e Microsoft SharePoint...1 Versioner...1 SharePoints opbygning... 3 Site...3 Indholdselementer...4 Sider...4 Biblioteker...4 Lister... 5 Annonceringer...5 Kalendere...6 Opgavelister...6 Kontaktpersoner...6 En rundtur i SharePoint... 7 Aktuelt indhold...7 Hurtig start/quick Launch...8 Papirkurv Navigation Båndet Personligt site Opret site Vælg dit tema Logo Dokumentbiblioteker Windows Stifinder Opret nye dokumenter Visninger Opret nyt bibliotek Versioner Skabelon Rediger dokumenter Egenskaber Tjek dokumenter ud og ind Versioner af dit dokument Opret billedbibliotek og diasbibliotek Billedbibliotek Diasbibliotek Lister i SharePoint Target Gruppen marts 2014 i

3 I n d h o l d s f o r t e g n e l s e Annonceringer Kalender Opret forbindelse til Outlook Opgavelister Forbind dine opgaver til Outlook Workflow Websider Startsiden Opret nye sider Webparts Indsæt webpart Rediger webpart Tilladelser, brugere og grupper Del websted Target Gruppen marts 2014 ii

4 Microsoft SharePoint Microsoft SharePoint har efterhånden udviklet sig til et meget omfattende program, som man ikke lige med det samme overskuer og mestrer. Men kort fortalt er SharePoint et webbaseret system, der fortrinsvist bliver brugt som virksomhedernes intranet. I sjældnere tilfælde vil man også se egentlige hjemmesider udviklet i SharePoint. Derfor kan man lære SharePoint på mange forskellige niveauer. Man kan være administrator, man kan være designer og man kan være bidragsyder af forskelligt indhold og endelig kan man være blandt dem, der blot har brug for at læse det indhold på SharePoint, som andre stiller til rådighed. Dette kursusmateriale lægger sig i området mellem egentligt design og det at bidrage materiale til et SharePoint-site. Det vil sige, at vi forventer, at du er en bruger af SharePoint, som skal kunne udføre opgave som f.eks. følgende: Oprette dine egne sites Oprette dokument-, billede- og andre biblioteker til dit site Tilføje dokumenter og andet indhold til bibliotekerne og behandle dem fra SharePoint Etablere forbindelse mellem SharePoint og Microsoft Office Oprette lister som f.eks. annonceringer, kalendere og opgavelister på dit site Etablere et simpelt workflow i forbindelse med f.eks. projekter Administrere brugerrettigheder til dine sites Versioner SharePoint har efterhånden en del år på bagen og der er derfor flere versioner i omløb. I skrivende stund vil jeg dog gå ud fra, at de aktuelle versionsnumre hedder SharePoint 2007 eller SharePoint Dette materiale er skrevet til version 2010, men undertiden vil der blive henvist til forskelle i forhold til 2007-versionen. Target Gruppen marts 2014 Side 1

5 Herudover er der også variationer i de forskellige SharePoint pakker. SharePoint findes i bl.a. følgende installationstyper: SharePoint Services SharePoint Server SharePoint Foundation SharePoint Online Kort fortalt er eller rettere var SharePoint Services en tjeneste på en Windows Server, hvor man frit kunne etablere et eller flere sites til de almindelige SharePoint-funktioner som dokumentbiblioteker, teamsites osv. Hvis man skal have hele pakken af funktionalitet, skal man have en egentlig selvstændig SharePoint-server med langt flere avancerede funktioner, mere udbygget sikkerhed og hvad der ellers følger med. SharePoint Services er i 2010 erstattet af SharePoint Foundation, som er SharePoint i lille skala først og fremmest til mindre virksomheder. Og endelig kan man få mere eller mindre af pakken i en online-version, hvor det hele ligger ude i skyen på Microsofts servere. Microsoft sørger for den helt overordnede installation, hosting og sikkerhed, mens man alt efter antal brugere/licenser og behov kan vælge, om online-løsningen svarer til SharePoint Foundation eller SharePoint Server. Dette materiale bygger på en SharePoint Online løsning, der igen bygger på en SharePoint Server bare i skyen og ikke på min egen computer. Men i realiteten er det ikke af stor betydning for dette kursus, hvilken af ovennævnte versioner, du bruger. Hvis du først har fået tildelt ejerrettigheder til dit eget site, så skulle du kunne udføre alle de opgaver, vi gennemgår på dette kursus. I den store sammenhæng kradser vi altså i overfladen kurset her skulle give grundlaget for at komme i gang med SharePoint og begynde at bidrage med dit eget indhold. Target Gruppen marts 2014 Side 2

6 SharePoints opbygning SharePoint bygger på web-teknologier så når man designer til SharePoint, så er der egentlig tale om en form for webdesign. Systemet er dog bygget op, så man ikke behøver at kende noget til HTML, ASP, CSS og andre web-teknologier. Hvis man vil designe på det niveau i SharePoint, så vil man som minimum få brug for et eksternt program som SharePoint Designer eller Visual Studio. Heldigvis er SharePoint mere bygget op som et CMS-system CMS står for Content Management System, hvor den grundlæggende struktur er bestemt andetsteds og hvor man blot indenfor rammerne skal designe layoutet, temaet for sitets udseende og tilføje det indhold, man behøver. Site Det overordnede instans i SharePoint er sitet. Alt efter størrelsen på SharePoint-installationen, så kan der være tale om mange ja hundrede af sites. Men der er altid et overordnet site. Og under dette bygges alt andet op. Når man i SharePoint-terminologi taler om Site-Collections, taler man om grupper af sites under det samme overordnede site. Og Site-Collections kan så igen optræde under et andet site. Forestil dig et klassisk organisationsdiagram hvor personer og afdelinger blot er erstattet af sites: Startside for samlet site Salgsafdelingen HR-afdelingen Finansafdelingen Team Site Møde Site Team Site Møde Site Diagrammet kan naturligvis knobskyde i alle retninger. Når du får et ansvar for at opbygge f.eks. i Team Site, så er du placeret et eller andet sted i dette hierarki. Som regel kan du bevæge dig op og Target Gruppen marts 2014 Side 3

7 ned i hierarkiet. Men det kan også ske, at et site er designet uden denne mulighed og at det forekommer frakoblet helt fra resten af systemet. Indholdselementer Når først dit site er oprettet som du vil se nedenfor er der mange forskellige typer sites, så skal indholdet bestemmes. Her er en liste over de mest almindelige typer indhold: Sider/Pages Biblioteker/Libraries Lister Diskussioner Webdele/Webparts Sider SharePoint består af websider. Så du skal designe websider. Du kan gøre alt det sædvanlige på sådan en side: Skrive din egen tekst Indsætte dine egne billeder Indsætte webdele, som igen indeholder biblioteker eller lister Når der designes i SharePoint, så er det som regel siderne, der designes. Det er her, at det er vigtigt, hvordan indholdet tager sig ud. Du kan designe et layout med en eller flere spalter, hvor du organiserer dit indhold. Biblioteker Dine dokumentbiblioteker er nok den allervigtigste indholdstype. Med dokumentbiblioteker bliver SharePoint til et dokumenthåndteringssystem, hvor virksomheden i de forskellige biblioteker kan gemme alle centrale dokumenter af relevans for sitets emne. Du har altså mulighed for at opbevare dokumenter et centralt sted, hvor alle de relevante personer kan hente, læse og redigere dokumentet fra. Target Gruppen marts 2014 Side 4

8 Dette har den klare fordel, at der ikke er en masse versioner i omløb, fordi du sender dokumentet rundt med mail, men at alle relevante personer kan arbejde med det samme dokument på det samme sted. Man kan stadig operere med forskellige versioner af et dokument herom senere. Alle sites er som udgangspunkt forsynet med et dokumentbibliotek nemlig Delte dokumenter/shared Documents. Dokumenter lagt her er på forhånd tilgængelige for alle deltagere i dit team. Når du opretter dine egne dokumentbiblioteker, skal du overveje, hvem der skal have adgang til det. Dette aspekt kommer vi også tilbage til. Du kan gemme alle filtyper i dine biblioteker, men normalt er biblioteket knyttet til et bestemt Microsoft Office-program forstået på den måde, at du kan definere, hvilke typer dokumenter du vil kunne oprette direkte fra biblioteket. SharePoint har skabeloner til både Word, Excel og PowerPoint. Der er ikke kun dokumenter, som kan gemmes i biblioteker. SharePoint giver også mulighed for at oprette biblioteker til billeder og dias. Du kan med andre ord opbygge samlinger af alle relevante billeder til et projekt eller lignende. Eller f.eks. portrætter af dine kolleger. Og så kan du opbygge biblioteker af anvendelige dias/slides, som du kan hente ind i dine PowerPoint-præsentationer. Lister Den anden hovedtype af indhold er lister. De mest almindelige typer er følgende: Annonceringer/Announcements Kalendere Opgavelister Kontaktpersoner Annonceringer Af disse emner kræver annonceringerne en særlig forklaring. Det er her, at du formidler nyheder til dit team. Target Gruppen marts 2014 Side 5

9 En annoncering består blot af en titel, en tekst og en udløbsdato. Når udløbsdatoen nås, forsvinder annonceringen fra listen. På den måde er annonceringerne en central del af dit indhold, som du skal lægge en del vægt på. Vær særligt opmærksom på udløbsdatoer, da det er en plage med nyheder, der alt for gamle. Kalendere Et site er som udgangspunkt forsynet med en fælles kalender. Du kan bruge den nogenlunde som du normalt bruger kalenderen i Outlook. Den kan også knyttes til Outlook, så du kan se den der. Men du kan også oprette andre kalendere til specifikke formål, som så placeres på de relevante sider. Opgavelister Tilsvarende er opgavelister ikke meget forskellige fra de tilsvarende i Outlook. Der er dog den væsentlige forskel, at opgaverne i SharePoint kan indgå i egentlig projektstyring. Du kan nemlig i forbindelse med oprettelse af opgaver vælge, hvilke opgaver, der ligger før og efter og på denne måde etablere en arbejdsproces/workflow, hvor de indgår i en samlet projektplan. En proces kan derefter igangsættes, hvor andre teammedlemmer gøres opmærksom på, at de nu da den enkelte opgave er markeret som udført, kan gå i gang med den næste opgave. I sidste instans og det ligger klart udenfor dette kursus område kan en SharePoint Server tjene som server for Microsoft Project. Tidligere var der en egentlig Project Server. Denne opgave er nu overtaget af SharePoint. Kontaktpersoner Har du brug for en liste over kontaktpersoner til dit projekt, så kan du også oprette en sådan liste. Det adskiller sig ikke i nævneværdig grad fra at oprette kontaktpersoner andre steder fordelen vil først og fremmest være at have lister over kontaktpersoner, som du kan dele med dit team. Target Gruppen marts 2014 Side 6

10 Opret site Når du skal oprette et nyt site, sker det igennem punktet Webstedshandlinger/Site Actions for oven til venstre: Hvis der er Silverlight installeret på din computer, ser du følgende fancy skærm, der er animeret. Du kan vælge de forskellige typer ude til højre og det er måske meget sjovt, at alt hopper og danser. Men man bliver hurtigt træt af det og vælger i stedet at klikke på Gennemse Alt/Browse for oven. Target Gruppen marts 2014 Side 16

11 Med Gennemse Alt, er det noget nemmere at overskue: Der er flere forskellige typer sites, du kan vælge. Det mest almindelige er at vælge et Team Site. Men du kan også vælge forskellige mødesites, workspaces, blogs. Et særligt site er et tomt site, hvor du skal starte helt forfra med at indsætte alt indhold sider, biblioteker mm. Du skal nok være mere velbevandret i SharePoint end som så for at vælge dette. Hvis du vil i gang hurtigt, kan du oprette et Express-site og så får du faktisk noget, der ligner en blog. Target Gruppen marts 2014 Side 17

12 Her gør du følgende: Vælg en type her Websted for team/team Site Indtast sitets navn ude til højre Indtast det navn, der skal stå i stien altså det overordnede website plus dit websites navn hvordan skal navnet være i stien i det samlede SharePoint-system. Vælg sitets sprog for oven i rullelisten og husk at sproget her også bestemmer brugerfladen: Klikker du på Flere indstillinger kan mange andre indstillinger vælges som f.eks. tilladelser og navigation: Target Gruppen marts 2014 Side 18

13 NB! Hvis du ikke har installeret Silverlight, kan det se sådan ud her taget fra en ipad. Ruller du ned på skærmen ser du de samme valgmuligheder, som vi så ovenfor. Target Gruppen marts 2014 Side 19

14 Vælg dit tema Når du har oprettet dit site, kunne du måske tænke dig at bestemme, hvordan det kommer til at se ud. Det skal siges med det samme, at de fleste SharePoint-sites er let genkendelige, da de indeholder de samme elementer. Og at du skal være velbevandret udi design og have adgang til SharePoint Designer for at ændre grundlæggende på sitets udseende. For almindelige brugere indskrænker valget sig typisk til, hvilket tema, man vil bruge. Her kan du vælge farver, skrifttyper osv. Hvis du endnu ikke har fjernet links fra din hjemmeside, kan du gå direkte til temaerne der: Vælg ellers i Webstedshandlinger/Site Actions, Indstillinger for Websted/Site Settings og Webstedstema/Site Theme: Nu får du mulighed for at vælge følgende: Overordnet tema med færdiglavede farver og skrifttyper det er listen med de noget eksotiske navne (Azurblå, Bær, Bittersød osv.) Hvis farverne ikke passer dig, kan du element for element vælge andre farver. Target Gruppen marts 2014 Side 20

15 For tekstens vedkommende kan du helt til højre vælge mellem skrifttypen til henholdsvis overskrifter og brødtekst Husk nederst at klikke på knappen Eksempel for at få en fornemmelse af, hvordan dine valg påvirker udseendet af dit site. Afslut med at klikke OK eller Annuller alt efter hvor tilfreds, du er med resultatet. Target Gruppen marts 2014 Side 21

16 Logo Du kan også vælge et andet gennemgående logo end det, SharePoint bruger ved installation. Under indstillingerne kan du vælge at redigere sitets Udseende og funktionalitet herunder Titel, beskrivelse og ikon: SharePoint anbefaler, at billedet har størrelsen 60 gange 60 pixels. Og så er der lige den hage ved det, at du skal have en webadresse til billedet, før du kan bruge det. Så start med at uploade et billede til f.eks. et billedbibliotek (herom senere) og kopier stien til biblioteket og billedet fra adresselinjen. Klik her for at afprøve for lige at undersøge, om logoet tager sig rigtigt ud. Target Gruppen marts 2014 Side 22

17 Webparts Webdele eller på engelsk Webparts er rammer, som kan indsættes på websider med et forudbestemt indhold. I andre sammenhænge f.eks. Windows Vista og Windows 7 taler man om Widgets. Men i vores sammenhæng er det nok at forstå en webpart som de rammer, du placerer på dine websider for at kunne se en bestemt type indhold. Når du f.eks. på din startside ser dine delte dokumenter, så er der tale om en webpart, der er indstillet til at vise bestemte kolonner af dine delte dokumenter i en ramme på en hjemmeside. Der er mange former for webpart i den forstand at de kan vise rigtig mange typer indhold. Indsæt webpart For at kunne indsætte en webpart skal du oprette eller åbne en side i redigeringstilstand. Indret siden efter det layout, du ønsker med Formater tekst/format Text, Tekstlayout/Text Layout og udvælg den ramme, du vil bruge til din webpart. Vælg fanebladet Indsæt/Insert og vælg blandt nedenstående knapper: Under Flere webdele/more Web Parts kan du finde den samlede liste. Og bemærk at dine egne lister og biblioteker også bliver valgbare her som webparts. Til venstre kan du filtrere listen af webparts efter kategorier, således at du kommer tættere på lige netop den webpart, du ønsker at bruge: Target Gruppen marts 2014 Side 55

18 Her vil jeg sætte mit eget dokumentbibliotek med Excel-filer ind som en webpart på siden. Jeg har valgt et layout på 2 spalter og indsat et billede i spalte nr. 2: Hvis du vil indsætte flere webparts på siden, kan du placere din markør der på siden, hvor den nye webpart skal placeres. Og så gentager du proceduren fra den første webpart. Her har jeg tilføjet endnu en webparts med nyheder (annonceringer): Target Gruppen marts 2014 Side 56

19 Rediger webpart Du kan ændre indstillinger til den måde, en webpart bliver vist på. Øverst til venstre i rammen omkring webparten er der en rulleliste, som du kan aktivere: Der er tre valg på listen: Minimer din webpart, hvis du vil spare plads og kun gendanne den. Når du har brug for den. Slet din webpart fra siden husk at du kun sletter din webpart og ikke sletter indholdet af din webpart. Target Gruppen marts 2014 Side 57

20 Rediger webdel/edit Web Part Prøv selv at gå op opdagelse. Nogle af valgene er rimeligt avancerede og ud over rammerne for dette kursus. Men eksperimenter selv ned valgene under Udseende, Layout, Avanceret osv. Når du er færdig med at redigere din webpart, klikker du enten OK eller Annuller alt efter resultatet. Husk også endeligt at gemme siden, hvor du har indsat dine webpart. Target Gruppen marts 2014 Side 58