Dragør Kommune Om- og udbygning af St. Magleby Skole. TOTALENTREPRISE Udbudsbetingelser

Transkript

1 Dragør Kommune Om- og udbygning af St. Magleby Skole TOTALENTREPRISE Udbudsbetingelser Dato:

2 Side: 2 af 10 Indholdsfortegnelse 1. ORIENTERING OM OVERORDNEDE FORHOLD Indledning og formål Grundlag for tilbudsafgivelsen VILKÅR FOR DELTAGELSE Deltagere Vedståelse Vederlag Generelt om overholdelse af EU udbudsreglerne Forhandlingsforbuddet Forbehold Alternative tilbud Returnering af tilbud Åbning af tilbud Tavshedspligt, fortrolighed og aktindsigt Besigtigelse Spørgsmål og rettelsesblade Aflevering af tilbud... 5 KRAV TIL TOTALENTREPRENØRENS TILBUD Generelt Tilbuddets omfang / tilbudsdokumenter Tegninger (tilbudsbilag nr. 1) Projektbeskrivelse (tilbudsbilag nr. 2) Udfyldelse af tilbudsliste (tilbudsbilag nr. 3) Beskrivelse af organisering af opgaven og angivelse af nøglemedarbejdere (tilbudsbilag nr. 4) Beskrivelse af kvalitetsstyring og miljøledelse af opgaven (tilbudsbilag nr. 5) Tidsplan for projektering og udførelse af opgaven (tilbudsbilag nr. 6) VURDERING OG BEDØMMELSE AF TILBUD Kriterier for tildeling af aftale Hovedkriterier Tilbuddets tekniske værdi Tilbuddets økonomiske værdi... 10

3 Side: 3 af ORIENTERING OM OVERORDNEDE FORHOLD 1.1 Indledning og formål Nærværende udbud omfatter om- og udbygningen af St. Magleby Skole beliggende Kirkevejen 8, 2791 Dragør. Dragør Kommune udbyder opgaven med forbehold for de bevilgende myndigheders godkendelse - som et begrænset totalentrepriseudbud i henhold til EU s udbudsdirektiv 2004/18/EF. 1.2 Grundlag for tilbudsafgivelsen Tilbudet skal afgives på grundlag af udbudsmaterialet oplistet i udbudsbrevet samt gældende love, regler og normer. 2. VILKÅR FOR DELTAGELSE 2.1 Deltagere På baggrund af de indkomne anmodninger om prækvalifikation er der udvalgt 5 tilbudsgivere. 2.2 Vedståelse Tilbudsgiveren skal vedstå tilbuddet som anført i Særlige Betingelser. 2.3 Vederlag Der ydes ikke vederlag ved aflevering af tilbud. 2.4 Generelt om overholdelse af EU udbudsreglerne Bygherre er forpligtet til at følge en række formelle regler og procedurer i forbindelse med udbudsforretningen. I den forbindelse ønsker bygherre i særdeleshed at henlede tilbudsgivernes opmærksomhed på: at bygherre er berettiget og forpligtet til at se bort fra et tilbud, hvis tilbuddet ikke er konditionsmæssigt, bl.a. hvis det ikke overholder forskrifterne i disse udbudsbetingelser, eller hvis det indeholder forbehold for grundlæggende elementer, jf. punkt 6. at bygherre er forpligtet til at se bort fra tilbud eller ændringer til tilbud, som modtages efter tilbudsfristens udløb på den angivne adresse, jf. punkt 16. at det er tilbudsgivers risiko, at tilbud afgives i overensstemmelse med nærværende udbudsbetingelser og det samlede udbudsmateriale. Risikoen for rækkevidden og konsekvensen af eventuelle forbehold eller væsentlige uklarheder i tilbuddet fra tilbudsgiver, påhviler udelukkende tilbudsgiver. 2.5 Forhandlingsforbuddet Det skal understreges, at tilbudsgiver og bygherre ikke vil kunne forhandle om de afgivne tilbud. Af den grund er det yderst vigtigt, at de afgivne tilbud er fyldestgørende udformet, således at tilbuddene på alle punkter opfylder udbudsmaterialets krav til tilbuddenes indhold og udformning, og at tilbuddene indeholder alle de efterspurgte oplysninger.

4 Side: 4 af 10 Tilbudsgiver opfordres til at udnytte muligheden for at stille spørgsmål, jf. punkt Forbehold Der kan ikke tages forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet. Forbehold over for ikke-grundlæggende elementer vil blive kapitaliseret af bygherre og tillagt de tilbudte priser, forudsat at det er muligt at foretage en kapitalisering af forbeholdet. Forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet samt ikke-kapitaliserbare forbehold vil medføre, at tilbuddet vil blive vurderet som ikke-konditionsmæssigt, og tilbuddet vil ikke indgå i tilbudsvurderingen. Tilbudsgiver opfordres til ikke at tage forbehold, da forbehold indebærer risiko for, at tilbuddet ikke vil blive taget i betragtning. I stedet for at overveje forbehold opfordres tilbudsgiver til tidligst muligt at henlede bygherres opmærksomhed på eventuelle uhensigtsmæssigheder eller uklarheder i udbudsmaterialet ved at fremsætte spørgsmål i overensstemmelse med punkt Eventuelle forbehold skal tydeligt angives i et selvstændigt tilbudsbilag. Standardforbehold for totalentreprise af maj 2008 fra dansk byggeri accepteres eksklusive pkt Alternative tilbud Der modtages ikke alternative tilbud. 2.8 Returnering af tilbud Modtagne tilbud vil ikke blive returneret til tilbudsgiverne. 2.9 Åbning af tilbud Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud Tavshedspligt, fortrolighed og aktindsigt Nærværende udbudsmateriale og eventuelt supplerende materiale skal behandles fortroligt. Tilbudsgiveren skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til tilbudsgiverens kendskab i forbindelse med tilbudsgivning. Bygherre er underlagt de generelle regler om offentlighed i forvaltningen, herunder forvaltningsloven og offentlighedsloven, der kan berettige parter og andre til at få aktindsigt. Bygherre meddeler ikke aktindsigt i følsomme oplysninger, uden forinden at have givet den som oplysningen vedrører adgang til at udtale sig herom. Beslutning om helt eller delvist at imødekomme en anmodning om aktindsigt påhviler dog i sidste ende bygherre. Særligt følsomme oplysninger, der efter lovgivningen er tavshedsbelagt, må normalt ikke videregives, idet der dog kan være pligt til at videregive dem til andre offentlige myndigheder Besigtigelse Der afholdes besigtigelse til belysning af totalentreprisen

5 Side: 5 af 10 Onsdag den 3. april 2013, kl på adressen: Kirkevej 8, 2791 Dragør. Mødested: I skolegården ved Mediateket Spørgsmål og rettelsesblade Alle henvendelser vedrørende tilbudet skal ske skriftligt og fremsendes til: White arkitekter A/S Vestre Kaj 2, 1. sal 4700 Næstved Att.: Heidi Holm Jensen heidi.jensen@white.dk Eventuelle spørgsmål vedrørende tilbuddet skal være White i hænde så betids, at der er en reel og praktisk mulighed for fremsendelse af besvarelse og evt. rettelsesblad til alle deltagere dog senest mandag d. 13. maj. Der svares ikke på spørgsmål ved besigtigelsen. Alle præciseringer og ændringer i udbudsgrundlaget, f.eks. afklarende svar til tilbudsgiverne, vil blive fastlagt gennem rettelsesblade til alle tilbudsgivere. Tilbudet skal afgives på grundlag af hele udbudsmaterialet, herunder fremsendte rettelsesblade Aflevering af tilbud Tilbuddet skal fremsendes til White Arkitekter A/S (se nedenfor) og skal være White Arkitekter A/S i hænde senest: Fredag d. 24. maj 2013, kl Adresseret til: White arkitekter A/S Vestre Kaj 2, 1. sal 4700 Næstved Att.: Heidi Holm Jensen Mærket: St. Magleby Skole. Tilbuddet skal fremsendes i ét originalt papirbaseret eksemplar, 2 papirbaserede kopier og ét elektronisk eksemplar på cd-rom eller usb-nøgle.

6 Side: 6 af 10 KRAV TIL TOTALENTREPRENØRENS TILBUD 2.14 Generelt Tilbudsgiver opfordres til straks ved modtagelsen af nærværende udbudsmateriale at sikre sig, at det modtagne udbudsmateriale er fuldstændigt. Udbudsmaterialet er alene fremsendt til de udvalgte tilbudsgivere pr. , idet materialet ikke udleveres i papir-format. Bygherre forbeholder sig ret til at foretage korrektioner til udbudsmaterialet, såfremt bygherre bliver opmærksom på fejl eller udeladelser. Omfanget af Totalentreprenørens tilbudsdokumenter er anført i det følgende. Tilbudsdokumenterne skal afleveres i 1 original, 2 kopier samt digitalt i en samlet pdf-fil på cd-rom eller usb-stik Tilbuddets omfang / tilbudsdokumenter Tilbuddet skal afgives på grundlag af hele udbudsmaterialet, herunder rettelsesblade. Tilbuddet skal afleveres på dansk. Tilbuddet skal omfatte: Tegninger (tilbudsbilag 1): Projektbeskrivelse (tilbudsbilag nr. 2) Udfyldt og underskrevet tilbudsliste (tilbudsbilag nr. 3) Beskrivelse af organisering af opgaven med angivelse af nøglemedarbejdere (tilbudsbilag nr. 4) Beskrivelse af kvalitetsstyring og miljøledelse af opgaven (tilbudsbilag nr. 5) Tidsplan for projektering og udførelse af opgaven (tilbudsbilag nr. 6) 2.16 Tegninger (tilbudsbilag nr. 1) Tilbudsbilag 1 skal som minimum indeholde: Snit 1:100, hvor 3 snit vises i bygning L, 1 snit i bygning N og 1 snit i bygning K Facader og gavle mod nord og øst 1:200 Tagplan 1:200 Som en del af tilbuddet skal der vedlægges tegninger der både arkitektonisk, funktionelt og konstruktivt klart beskriver hvordan tilbygningen tænkes løst. Føringsveje for installationer angives på snit Projektbeskrivelse (tilbudsbilag nr. 2) Der ønskes en beskrivelse af, hvorledes de i byggeprogrammet anførte krav til materialer, egenskaber, udseende, konstruktive løsninger, facadevalg m.v. konkret løses af tilbudsgiver. Projektbeskrivelsen skal indeholde valgte materialer såsom ydervægge, vinduer, tag og deres konstruktive sammenbygning samt det arkitektoniske udtryk. På samme måde skal det beskrives hvorledes eventuel sammenbygning med eksisterende bygninger tænkes udformet, og ligeledes her disses konstruktive principper og materialevalg. For tekniske installationer angives virkningsgrader for genvinding, beskrivelse af lyskilder o.l.

7 Side: 7 af 10 Hvis der tilbydes fabrikater/produkter, der afviger fra de i udbudsmaterialet navngivne fabrikater/produkter, skal tilbuddet indeholde udførlig angivelse af fabrikat, type og andre relevante oplysninger, der entydigt beskriver det tilbudte, herunder dokumentation af, at det tilbudte på alle områder er fuldt på højde med det i byggeprogrammet krævede Udfyldelse af tilbudsliste (tilbudsbilag nr. 3) Alle punkter i tilbudslisten skal være udfyldt/besvaret for at tilbudet kan betragtes som værende konditionsmæssigt. Tilbudslistens pkt. 1.4 udfyldes med numre på evt. fremsendte rettelsesblade. Tilbudslistens pkt. 1.9 udfyldes med datering af tilbudsbilag nr. 1, 2, 4, 5 og 6. Tilbudslistens øvrige sider udfyldes med den samlede tilbudssum ekskl. moms samt de anførte delsummer og tillægs-/fradragspriser. Tillægs/fradragspriserne skal udfyldes som uafhængige priser, dvs. bygherren kan frit vælge at benytte sig af ingen, et, flere eller alle enhedspriserne til den angivne ændringspris. Den oplyste maksimalpris må ikke overskrides. Såfremt beløbsgrænsen overskrides er tilbuddet ikke konditionsmæssigt. Tilbudslisten skal dateres og underskrives Beskrivelse af organisering af opgaven og angivelse af nøglemedarbejdere (tilbudsbilag nr. 4) Tilbudsbilaget skal indeholde en organisationsplan, hvori der redegøres for opgavens fordeling mellem totalentreprenøren og dennes rådgivere/underleverandører samt placering og ansvar for nøglemedarbejdere. Der skal ikke vedlægges CV for alle medarbejdere, som påtænkes anvendt, men alene for navngivne nøglemedarbejdere fra deltagerne i totalentreprenørens projektorganisation, dvs. nøglemedarbejdere fra totalentreprenøren og fra tilknyttet arkitekt- og ingeniørfirma. CV et for de tilbudte nøglemedarbejdere skal indeholde oplysninger, der er relevante for løsningen af den udbudte opgave, herunder som minimum følgende oplysninger: Navn Funktion/rolle på den udbudte opgave Anciennitet i forhold til den tilbudte projektrolle Grunduddannelse Relevant efter- og videreuddannelse Relevante udførte opgaver med information om medarbejderens funktion og arbejdsopgaver i forbindelse med opgaven. Tilbudet skal endvidere indeholde en liste over planlagte væsentlige underentreprenører og leverandører Beskrivelse af kvalitetsstyring og miljøledelse af opgaven (tilbudsbilag nr. 5) Tilbudet skal indeholde:

8 Side: 8 af 10 en redegørelse for de påtænkte væsentlige procedurer og metodebeskrivelser samt en kommenteret indholdsfortegnelse for en sagsspecifik kvalitetsplan. en kommenteret indholdsfortegnelse for en sagsspecifik miljøhandlingsplan. Ovennævnte planer skal omfatte såvel projekterings- som udførelsesfasen Tidsplan for projektering og udførelse af opgaven (tilbudsbilag nr. 6) Tilbudsbilaget skal indeholde: Totalentreprenørens tidsplan for projektering og udførelse af opgaven. Hvis tidsplanen kan optimeres uden samtidigt at gå på kompromis med kvaliteten af det udførte arbejde samt uden yderligere gener for skolens elever og personale redegøres for dette. Det er en forudsætning, at der maksimum skal genhuses 6 klasser ad gangen i hver etape, samt at ombygningsarbejderne i bygning ABC udføres i skolens sommerferie. Det er en forudsætning at datoen for aftaleindgåelse samt opstart af projekteringen og udførelsen samt datoen for den endelige ibrugtagning forbliver uændret i forhold til udbudstidsplanen. Det er alene start- og sluttidspunkterne for etaperne 1 og 2 samt starttidspunkt for etape 3 der kan foreslås optimeret. Ovennævnte tidsplan skal omfatte såvel projekterings- som udførelsesfasen.

9 Side: 9 af VURDERING OG BEDØMMELSE AF TILBUD 3.1 Kriterier for tildeling af aftale Kriteriet for tildeling af totalentreprisen er "økonomisk mest fordelagtige tilbud". Ved vurderingen anvendes en vurderingsmodel, der består af to hovedkriterier. 3.2 Hovedkriterier Vurderingsmodellens hovedkriterier er følgende: Tilbuddets tekniske værdi 80 % Tilbuddets økonomiske værdi 20 % Tilbuddets tekniske værdi Tilbudets tekniske værdi vurderes på baggrund af følgende underkriterier: Tegninger samt projektbeskrivelse herunder konstruktive løsninger, materiale- og facadevalg. Vægtes 35 % Følgende elementer vil blive vægtet positivt ved evalueringen: Det vægtes positivt at flest mulige krav kan opfyldes i de tilbudte konstruktioner, materialevalg m.v. Opfylder alle tilbuddene bygherrens krav til konstruktioner og materialevalg m.v., vægtes høj kvalitet af de tilbudte konstruktioner og materialer positivt herunder vedligeholdelse af de tilbudte konstruktioner. Beskrivelse af organisering af opgaven og angivelse af nøglemedarbejdere. Vægtes 25 %. Følgende elementer vil blive vægtet positivt ved evalueringen: Der lægges vægt på, at bygherrerådgiveren etablerer en organisation, som indeholder klare og logiske kompetence- og ansvarsforhold, således at god kommunikation fremmes og spildtid internt i organisationen og i relation til bygherren minimeres. Der lægges vægt på, at der tilbydes en projektansvarlig med dokumenteret ledelseserfaring og samarbejdserfaring fra totalentrepriser, samt erfaring med budget- og økonomistyring, Tids- og fremdriftsstyring, risikostyring samt kvalitetssikring. Det vægtes endvidere positivt, at de tilbudte rådgivere har en høj faglig kompetence og erfaring inden for skole- og undervisningsbyggeri. Beskrivelse af kvalitetsstyring og miljøledelse af opgaven Vægtes 10 % Tidsplan for projektering og udførelse af opgaven (tilbudsbilag nr. 6) Vægtes 10 %. De angivne parametre vurderes hver for sig og sammenfattes i en helhedsvurdering af tilbuddets tek-

10 Side: 10 af 10 niske værdi Tilbuddets økonomiske værdi Ved tilbudets økonomiske værdi forstås en helhedsvurdering af oplysningerne i tilbudslisten, hvori følgende underkriterier indgår: Den samlede tilbudssum Kapitalisering af eventuelle ikke væsentlige forbehold. Vægtes 20 % Følgende elementer vil blive vægtet positivt ved evalueringen: At den samlede tilbudssum er så lav som mulig. Ligger alle budene på maksimalprisen, vægtes det positivt at så mange af ydelserne på listen af tillægs- og fradragspriser er indeholdt i tilbudssummen som muligt. Den oplyste maksimalpris for den samlede tilbudssum må ikke overskrides. Såfremt beløbsgrænsen overskrides er tilbuddet ikke konditionsmæssigt. Prisen for nedrivning af Anes Minde indgår ikke i den samlede tilbudssum og i bedømmelsen af tilbuddet, men betragtes som en særskilt pris.