Referat fra bestyrelsesmødet den 26. januar 2015 klokken 16:30. Jytte Asmussen, Jan Borring, Henriette Schou, John Vejen og Gurli Schack.

Transkript

1 REFERAT Referat fra bestyrelsesmødet den 26. januar 2015 klokken 16:30. Til stede: Fra Boligkontoret: Jytte Asmussen, Jan Borring, Henriette Schou, John Vejen og Gurli Schack. Jeanette Helmer Afbud: Udsendt den: Indhold cases/mdr28/mdr Godkendelse af referatet fra sidste møde Revisionsprotokol Oplæg ved Anne Løvgreen Meddelelser ved formanden Meddelelser ved Boligkontoret Danmark Følg eller forklar Afdelingerne Budget 2015/16 - afdelingerne Eventuelt Næste møde Godkendelse af referatet fra sidste møde. Referatet fra det sidste møde den 4. december 2014 er tidligere udsendt, og der er ikke indløbet kommentarer. Organisationsbestyrelsen godkender og underskriver referatet fra sidste møde. Referatet er tidligere udsendt. Underskrevet inkl. referater fra Generalforsamlingen den 6. november 2014 og referat fra ekstraordinær Generalforsamling den 14. januar Genparter af referaterne, vedtægter og bestyrelsesoversigt blev underskrevet til brug for tinglysning. 2 Revisionsprotokol Der er ikke foretaget indføring i revisionsprotokollen siden sidste møde. side 702

2 Revisionsprotokollen tages til efterretning. Revisionsprotokollen medbragt til mødet. 3 Oplæg ved Anne Løvgreen Anne Løvgreen v. indkøbsafdelingen i Boligkontoret Danmark gennemgik hvorledes en licitation af flyttelejligheder vil foregå. Udbuddet bliver offentliggjort på nettet på udbudsportalen.dk, herudover kan bestyrelse og driftschef gøre opmærksom på licitationen i nærområdet, således at de lokalehåndværkere ikke overser licitationen. Der er indlagt en obligatorisk besigtigelse af en flyttelejlighed (en mulighed for at se varen). Der samarbejdes med Skat, således der er sikkerhed for at virksomheden ikke bruger sort eller underbetalt udenlandsarbejdskraft. Bestyrelsen har selv mulighed fra at påvirke kravene, forudsat disse følger gældende lovgivning. Når licitationen er afholdt bliver priserne vægtet, og det vil være den billigste der vinder. Bestyrelsen skal tage stilling til ovenstående under hensyntagen til at offentlige myndigheder og selskabets lejere stiller krav til at arbejdet bliver udført til en konkurrencedygtig pris. Udbudsprocessen trin for trin og folderen attraktive indkøbsaftaler udleveret. Punktet medtages på bestyrelsesmødet den 26. marts 2015, hvor det afgøres om Anne skal påbegynde arbejdet med en licitation. 4 Meddelelser ved formanden Jytte bød velkommen til bestyrelsens nye medlem Gurli Schack og orienterede at der er indkøbt en gave til Gunnar Ibsen. Lokalrådsseminar: Jytte deltager i lokalrådsseminar på Hotel Bogense. Boligkonference: Der afholdes boligkonference på Hotel Nyborg Strand den 21. og 22. marts Tilmelding senest den 20. februar Jytte, John og suppleant Anna deltager i konferencen. Tilmelding gennem Jeanette, som skal have oplyst hvilke workshops, man ønsker at deltage i mm. Boligpolitik: Den 20. april 2015 afholdes der orienteringsmøde på Gram Kro angående regeringens aktuelle boligpolitik. (Note: Invitation er udsendt den ). Tilmeldingsfrist den 7. april Bruxelles: Der er udsendt invitation til at se Bruxelles den april Alarm på kontor: Alarmen op kontoret benyttes ikke mere og skal derfor afmeldes og nedtages. Jeanette undersøger sagen. 5 Meddelelser ved Boligkontoret Danmark IPad: Gunnar Ibsen har ønsket at beholde sin IPad og har købt den for kr. 800,-. Jeanette har indkøbt en ny til Gurli Schack, som forventes leveret medio februar Jytte har bestilt et cover. side 703

3 60 år Boligkontoret Danmarks administrerende direktør fylder 60 år den 1. februar Dagen fejres med morgenmad på Havneholmen. Ledige boliger: Listen blev omdelt og drøftet. Udlejninger i oktober, november og december 2014 samt januar Skolekobbel 14 Rainer Heise Vænget 14 Anna Marie Elisabeth Riishøj Skipperkobbel 77 Tove og Svend Erik Basse Åvej 3A st. -4 Christian Andersen Solbakken 6 Pia Detlevsen Skolekobbel 20 Ole Christiansen Højmarken 112 Morea Frandsen Højmarken 134 Arne Petersen og Bodil Ulla-Britt Pedersen Højmarken 76 Dorthe H. Olesen Gartnervænget 12 Brian og Gina Hedegaard Christensen Højmarken 28 Hans Juhl Solbakken 6 Brian T. Johansen Kirkealle 6 st.tv. Line Falkenberg Ledige Boliger Adresse Rum M2 Leje Indskud Indflytning Ållingvej, Fole 2 Carporte 60,- Klar ** Ållingvej 1A, Fole , , ** Ållingvej 1D, Fole , , ** Grønvang 8E, Arnum , , ** Vænget , ,- Klar ** Østergade 1H, , ,- Klar ** Åvej 3A, st , ,- Klar ** Åvej 3A, st , ,- Klar ** Åvej 3A, st , ,- Klar ** Åvej 3A, , ,- Klar ** Åvej 3A, , ,- Klar ** Torvegade , , *** * er ude i tilbud ** Annonceres *** ved kommunen (Visiteringen/anvisningsret) **** afventer korrekt opsigelse/andet # Kommunen betaler 6 Følg eller forklar En vejledning i god selskabsskik. Er et bidrag til arbejdet for almene boligorganisationer for at gøre det lettere at opnå fokus i den daglige ledelse. Folderen bør være gennemgået og der skal være taget stilling til spørgsmålene i bestyrelsen. Disse udfyldes elektronisk i samarbejde med administrationen. side 704

4 Folderen God selskabsskik følg eller forklar er tidligere omdelt. Vedhæftes igen. Bestyrelsen aftaler en dato hvor de kan mødes og gennemgå spørgsmålene. Punktet medtages igen på næste bestyrelsesmøde, hvor svarene registreres. 7 Afdelingerne En af flere konklusioner i fremtidssikringen er at afdelingerne har mange og store tab ved fraflytning. En af løsningerne er at hæve beboerindskuddene, således indskuddet skønnes at kunne dække rimelige udgifter til istandsættelse ved fraflytning og gerne 1 måneds husleje. I hele 2015 kan indskuddene hæves til 229,- kr. pr. kvadratmeter uden kommunalbestyrelsens godkendelse. Bestyrelsen drøftede mulighederne og størrelsen på indskuddene, der ikke må påvirke mulighederne for at leje boligerne ud. Det indstilles at bestyrelsen hæver indskuddene til kr. 175,- kr. på kvadratmeter. Beregning ved kr. 150,- og 175,- pr. kvadratmeter. Skolekobbel, Solbakken og Gartnervænget hæves til kr. 150,- pr. m2. Alle øvrige boliger hæves til kr. 175,- pr. m2. Torvegade 28 54, Sct. Vincents Vej, Østergade 1 A-H, Slotsvej 4C skal ikke ændres idet prisen pr. m2 allerede er over kr. 175,-. Varmebetaling Enkelte lejere betaler ikke sin regning til Gram Fjernvarme, som sender opkrævningen til administrationen. Det har været kutyme, at den herefter blev opkrævet over huslejen. At afdelingen kun er behjælpelige med at betale og opkræve 1. og 4. kvartal for at sikre boligen for eventuelle rørsprængninger. Betaler lejeren ikke 2. og 3. kvartal må fjernvarmen lukke for varmen. Godkendt Forsikring: Det ønskes undersøgt om der kan tegnes en forsikring for mår og andet utøj i selskabets boliger samt om udestuen på Skipperkobbel er dækket af afdelingens forsikring. (Note: Der kan ikke tegnes forsikring på mår/utøj lejeren af Skipperkobbel har fået skriftligt besked). Navne på postkasser: I enkelte tilfælde bliver der ikke påsat nyt navn på postkassen når lejemålet fraflyttes. Jytte tager en snak med Tonny og Bjarne herom. Nye tage: Driftschef Jan Erik arbejder med at indhente en pris på nye tage på Gartnervænget, Vinkelvej, ældreboligerne på Torvegade og Solbakken. Beboerne indkaldes til ekstraordinært afdelingsmøde, når huslejeforhøjelsen kendes. Orienteringen taget til efterretning. Afdeling 2: En del af taget på garagen er revet af i forbindelse med stormvejret. Jeanette undersøger status. side 705

5 Afdeling 6 - tidspunkt afdelingsmøde: Afdelingsbestyrelsen på Skipperkobbel ønsker at fremrykke tidspunktet for deres afdelingsmøde til klokken 15:00 eller 15:30. Det blev drøftet og bestyrelsen ønskede ikke at ændre tidspunktet. Jeanette orienterede bestyrelsen at det ikke er deres møde, men afdelingens- og afdelingsbestyrelsens møde. Drøftes igen når møderne fastlægges for 2016 forudsat den nye afdelingsbestyrelse har samme ønske. 8 Budget 2015/16 - afdelingerne Budgetterne for 2015/16 er nu udarbejdet og udsendt til samtlige afdelingsbestyrelserne for kommentering. Afdeling 1 og 8 kan i næste budgetår undgå en huslejeforhøjelse. Afdeling 2 og 6 får en lille stigning på 1% og i afdeling 7 bliver stigningen på 1,45%. Ens for alle er, at der i år har været fokus på at hæve henlæggelserne til istandsættelse ved fraflytning jf. tidligere gennemgang på regnskabsmøde tilbage i november 2014 samt at renovationen i alle afdelinger kan nedsættes, da Provas for 2. år i træk sænker prisen. Det indstilles at bestyrelsen godkender budgetterne for 2015/16. Budgetterne for 2015/16. Godkendt 9 Eventuelt Gunnar Ibsen har afleveret sin nøgle til kontoret som blev afleveret til Gurli Schack. 10 Næste møde Næste møde finder sted torsdag den 26. marts 2015 klokken 16:30 Afdelings- og budgetmøder i fælleshuset på Højmarken: Afdeling 1 mandag den 23. februar 2015 klokken 19:00 alle deltager. Afdeling 2 tirsdag den 24. februar 2015 klokken 17:00 alle deltager. Afdeling 6 mandag den 23. februar 2015 klokken 17:00 alle deltager. Afdeling 7 onsdag den 25. februar 2015 klokken 17:00 Jytte, Gurli og Henriette deltager. Afdeling 8 tirsdag den 24. februar 2015 klokken 19:00 alle deltager. Referent Jeanette Helmer side 706