Referat af organisationsbestyrelsesmøde torsdag 15. december 2016 kl

Transkript

1 Boligforeningen Lillebælt Bestyrelsen Referat af organisationsbestyrelsesmøde torsdag 15. december 2016 kl på Fjelsted Skov Kro, Store Landevej 92, 5592 Ejby. Til stede var: Alex Gren (AG), Karin Gregersen (KG), Paw Nielsen (PW), Lis Frankfurth (LF), Lene Jensen (L J), Lis Sørensen (LS), Mogens K. Hansen (MH), Finn Graversen (FG), Ruth Christensen (RC), Birte Just (BJ) og Ole Frankfurth (OF) Fraværende: Fra Boligkontoret Danmark: Ingen Helle Duus Andresen og Lars Lehmann Referent: Trine Grønlund Mødet hævet kl.: 1. Godkendelse af dagsorden af mødet den og referat af mødet den : Dagsorden til mødet den og referat af mødet den blev godkendt. 2. Beslutnings- og aktivitetsoversigt Beslutnings- og aktivitetsoversigten er vedlagt : Beslutnings- og aktivitetsoversigten blev taget til efterretning. 3. Orientering ved formanden Formanden orienterede om: Der har været afholdt fælles styringsdialogmøde den med Middelfart Kommune. Der har været afholdt dialogmøde den med Middelfart Kommune. Orientering om OBH s tilstandsvurdering af boliger. Status Landsbyggefondssag Strib. Status gennemgang af boligerne Ved Skoven. Udkast til regnskab og dispositionsfond. Renovering af opgange i Damgården påbegyndes forår Ved licitation ses der på, om der er penge til at få postkasserne med. Orientering om at skema A er godkendt vedr. byggeriet i Skrillinge. 1

2 4. Orientering ved administrationen Helle Duus Andresen orienterede om: Der har været afholdt julehygge for viceværterne den på Afdelingskontoret i Odense. Middelfart Badmintonklub har meddelt, at nedrivningen af Badmintonhallen ved Melfarparken vil blive påbegyndt ultimo januar Afdelingsbestyrelsen er orienteret herom. Beboerne vil blive orienteret herom primo januar Der er stadig ledige pladser på Lokalrådsseminariet Udlejning Status på boliger i tomgang pr. 5. december 2016 i forhold til 09. november 2016: 1 (0) ledig bolig Bøgeparken udlejet (0) ledig bolig Østergade udlejet (0) ledige boliger i alt pr. 5. december Rykkerskrivelser Status på antallet af rykkerskrivelser: 1. december stk. 1. november stk. 1. oktober stk. 1. september stk. 1. oktober stk. 7. LUKKET PUNKT 8. LUKKET PUNKT 2

3 9. Digitalt syn Der er i det tidligere Nordvestfyns Boligforening truffet beslutning om implementering af digitalt syn i forbindelse med fraflytningssyn, mens der ikke er truffet beslutning herom i det tidligere Boligselskabet af 1945 i Strib og Middelfart Andelsboligforening. Se vedlagte oplæg : Bestyrelsen godkendte indstillingen om digitalt syn i det tidligere Boligselskabet af 1945 i Strib og Middelfart Andelsboligforening og besluttede at udgifterne hertil på kr inkl. moms betales som et tilskud fra dispositionsfonden. Drøftelse om udbud sker i år Delebilordning. På sidste bestyrelsesmøde holdte Morten Westergaard fra Middelfart Kommune et oplæg om delebiler : På baggrund af oplægget om delebiler, indstilles der til, at Boligforeningen Lillebælt i første omgang etablerer 3 delebilordninger i boligforeningen. Udgifterne til etablering af delebilordninger beløber sig til i alt ca. kr dækkes af boligforeningens dispositionsfond. På det næstkommende fælles formandsmøde den 19. januar 2017 orienteres afdelingsbestyrelserne om muligheden for at få etableret en delebilordning i deres afdeling. Bestyrelsen godkendte indstillingen. Og bestyrelsen vil forsøge at få f.eks. Mikkel Dragsmose til at deltage på fælles formandsmødet og fortælle om delebilordningen i praksis. 11. Fordeling af udgifter fælleshuse : Der indstilles til, at bestyrelsen træffer beslutning om, at de samlede udgifter til fælleshusene i Boligforeningen Lillebælt for regnskabet til , og indtil andet er besluttet, fordeles i alle afdelingerne efter antallet af lejemål med undtagelse af afdelingerne 008 og 009. Bestyrelsen godkendte indstillingen. 12. Foto af alle lejlighedstyper : Der indstilles til, at bestyrelsen beslutter, at der tages fotos af alle lejlighedstyper i boligforeningen og at der ved behov laves 720 graders billeder samt rentegning af lejemålstyperne. Billederne vil blive taget ved fraflytning, og der forventes derfor, at der indenfor det næste års tid vil blive taget billeder af ca. 50 lejemålstyper. Der indstilles til, at bestyrelsen bevilliger kr fra dispositionsfonden til at få billederne mv. taget. Bestyrelsen godkendte indstillingen. 3

4 13. Orientering fra afdelingerne og status på viceværterne Orientering om: Status LAR-projekt: LUKKET PUNKT 14. Økonomi - Solgården På grund af rotter i afdeling 001 på ejendommen beliggende Solvænget 63-85, 5580 Nørre Aaby har rådgiver OBH udarbejdet et løsningsforslag. Anskaffelsessummen på arbejdet udgør kr Der forslås følgende finansiering: Kreditforeningslån kr Trækningsret kr I alt finansiering kr Huslejekonsekvens: Kreditforeningslån, 30 år kr Lån fra dispositionsfond - kr Stigning husleje køkken - kr (500*12*6) Lejeforhøjelse i alt pr år (ekskl. køkken) kr : Der indstilles til, at bestyrelsen træffer beslutning om, at der gives et årligt lån fra dispositionsfonden til renovering af Solgården i afdeling 001 på kr samt at der bevilliges kr fra trækningsretten. Bestyrelsen godkendte indstillingen, under forudsætning af at viser fremtidige regnskaber i afdelingen overskud fratrækkes en del af overskuddet låneydelsen. På bestyrelsesmødet januar 2017 behandler bestyrelsen målsætning omkring brug af dispositionsfond herunder afvikling af lån. 4

5 15. Nyt fra udvalg Nyt fra følgende udvalg: Forretningsudvalg: Der har været afholdt FU-møde den 06. december Bygge- og renoveringsudvalg: Der afholdes møde den 19. december 2016 kl Markedsføringsudvalg, herunder nyhedsbrev, hjemmesider og Facebook: Der har været afholdt redaktionsmøde den 28. november Der har været afholdt møde den 14. december Mødet omhandlede markedsføring i fremtiden. LJ har været til møde vedr. udvikling af hjemmesiden. Den udvikles fortsat. Der arbejdes ligeledes på en optimering af faktaarkene/boligpræsentationerne for boligforeningen. Bælt Nyt omdeles senest den 21. december Aktivitets, arrangements- og generalforsamlingsudvalg: Der er indhentet tilbud på afholdelse af generalforsamling den 18. marts 2017 fra Lillebæltshallerne i Middelfart og Huset i Middelfart. Af prismæssige grunde arbejdes der videre med Lillebæltshallerne i Middelfart. Visionsudvalg: Næste møde afholdes møde den 09. januar Flygtningegruppen: Fælleshusudvalget: Der har været afholdt møde den Bestyrelsen besluttede, at der ydes et tilskud fra dispositionsfonden til dækning af udgifterne til generalforsamlingen, der beløber sig til ca. kr Møderække Der afholdes følgende møderække: Torsdag den 26. januar 2017 kl Onsdag den 22. februar 2017 kl

6 Torsdag den 16. marts 2017 kl Generalforsamling 18. marts Brunch 17. Eventuelt Bestyrelsens underskrifter: Alex Gren Karin Gregersen Finn Graversen Formand Lene Jensen Paw Nielsen Lis Sørensen Mogens. K. Hansen Lis Frankfurth Ruth Christensen Birte Just Pedersen Ole Frankfurth 6