Deltagere fra bestyrelsen: Allis M. Jensen, formand Anne Christiansen, næstformand Birthe Lohmann Pedersen

Transkript

1 Tønder Boligselskab Referat fra organisationsbestyrelsesmøde Torsdag den 13. september 212 kl. 16. med efterfølgende repr. møde på Hostrups Hotel, Tønder, Søndergade 3, 627 Tønder. Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat Tønder Boligselskab Orientering fra formanden Bestyrelsesforhold Bestyrelsens kontaktoplysninger Bestyrelseshonorar Boligselskabets årsregnskab Revisionsprotokol Bestyrelsens årsberetning Godkendelse af styringsrapport Fritagelse for dispositionsfondsdækning af lejetab Boligselskabets budget Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab Valg af kredsdelegerede til BL Bilagsmaterialer til repræsentantskabsmøder Bestyrelsens forretningsorden Forvaltningsrevision årlig opfølgning Udlejningsforhold Digitale syn Personaleforhold Generel orientering Markedsføring og synlighed Koncept for opsætning af skilte i afdelingerne Koncept for opsætning af flag i afdelingerne Professionelle fotos af fællesarealer og bygninger Professionelle fotos af den enkelte bolig Boligselskabets afdelinger Årsregnskaber Driftsbudgetter Orientering om driftsforhold Kollektiv råderet Helhedsplaner renoveringsprojekter Eventuelt Deltagere fra bestyrelsen: Allis M. Jensen, formand Anne Christiansen, næstformand Birthe Lohmann Pedersen Kaj Ringsted Svend Weiland Petersen Eli Kølleskov Der var afbud fra: Marietta Postma Øvrige deltagere: Martin M. Andreasen, Domea (ref) Erik Lønne Gottfredsen, Domea Domea Boligcenter Haderslev, den 2. oktober 212 Side 1 af 15

2 1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden samt eventuelle tillægspunkter. Referat: Dagsorden blev godkendt. 2 Godkendelse af referat Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 22. februar 212. Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. Referat: Referatet blev godkendt og underskrevet af bestyrelsen. 3 Tønder Boligselskab 3.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Referat: Allis oplyste at hun havde fået invitationer til 21 møder/kurser og andet. Bl.a. BL s almene boligdage, kredsmøder i BL, fælles tur til Landscentret i Tåstrup/Christiania, fælles regionsmøde, kontaktrådsmøder i Tønder Kommune, focusgruppe i Domea, forårsmesse i Tønder Hallerne, 2 møder om helhedsplanen i 1329, Bernadotteparken m.fl. samt garantmøde i Domea. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 3.2 Bestyrelsesforhold Jørgen Skalborg der blev valgt ind i bestyrelsen for 2 år den , er fraflyttet Tønder Boligselskab, derfor er suppleant Mariette Postma indtrådt i bestyrelsen til 213. Bestyrelsen har herefter følgende sammensætning: Navn Post Valgt af Valgt indtil Allis Marie Jensen Formand Repr. skabet 212 Anne Christiansen Næstformand Repr. skabet 213 Eli Kølleskov Medlem Repr. skabet 212 Birthe Lohmann Pedersen Medlem Repr. skabet 213 Svend Weiland Petersen Medlem Repr. skabet 212 Kaj Ringsted Medlem Domea 213 Mariette Postma Medlem Repr. skabet 213 Med Domea s.m.b.a. som administrator. Afgangsorden indebærer, at formand Allis M. Jensen, Svend Weiland Petersen og Eli Kølleskov er på valg på efterfølgende ordinære repræsentantskabsmøde. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Side 2 af 15

3 Referat: Bestyrelsen til orientering til efterretning. 3.3 Bestyrelsens kontaktoplysninger Vedlagt følger oversigt over de kontaktoplysninger som Domea har registreret for bestyrelsens medlemmer. Vi beder det enkelte medlem om at kontrollere egne oplysninger og meddele eventuelle rettelser på mødet. Det indstilles, at eventuelle rettelser meddeles og registreres. Referat: Der var ændringer til telefonnumre vedr. Anne Christiansen, afd Bestyrelseshonorar Bestemmelserne om det samlede årlige honorar til organisationsbestyrelsen findes i 13 i driftsbekendtgørelsen. For regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 211 udgør det årlige maksimale vederlag til bestyrelsen kr. 72,88 pr. lejemålsenhed for de første 1 lejemåls enheder i boligorganisationen og kr. 43,77 pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder De angivne satser indeksreguleres én gang årligt. Bestyrelsen har tidligere besluttet, at honoraret fordeles ligeligt på bestyrelsens medlemmer, dog således at formanden oppebærer dobbelt honorar, 1 ½ portion til næstformanden, og 1 portion til de øvrige medlemmer. Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at honoraret fastsættes til det lovlige maksimumniveau, og at princippet for den interne fordeling af honoraret i bestyrelsen fortsætter uændret i kommende regnskabsår. Referat: Fordeling af honorar forsætter uændret i kommende regnskabsår. 3.5 Boligselskabets årsregnskab Boligselskabets årsregnskab godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Boligselskabets årsregnskab for perioden til vedlægges som bilag. Regnskabet udviser et underskud på kr bl.a. på grund af annonceudgifter på kr og kursusudgifter på kr Bemærkninger til årets resultat samt til boligselskabets generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen på regnskabets side 11 til 22. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskabet, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Underskud skyldes bl.a. annonceudgifter på kr og kursusudgifter på kr Referat: Bestyrelsen godkendte årsregnskabet. 3.6 Revisionsprotokol Revisionsprotokol til årsregnskab for boligselskab og afdelinger godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Side 3 af 15

4 Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden til vedlægges som bilag. Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Referat: Bestyrelsen godkendte revisionsprotokollen. 3.7 Bestyrelsens årsberetning Bestyrelsens beretning for seneste regnskabsår er optrykt i boligselskabets årsregnskab på side 11 til 22 og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsberetningen til forelæggelse for repræsentantskabet. Referat: Bestyrelsen godkendte årsberetning. 3.8 Godkendelse af styringsrapport Til brug for den løbende styringsdialog er organisationsbestyrelsen forpligtet til at udarbejde og indsende en årlig rapport om boligorganisationens virksomhed til kommunen. Styringsrapporter for boligorganisation og afdelinger er vedlagt. Rapporternes økonomiske oplysninger mv. er opdateret ift. tidligere udarbejdede rapporter, mens det overlades til bestyrelsen at gennemgå og tilpasse de mere kvalitative og politisk betonede oplysninger. Det indstilles, at bestyrelsen gennemgår, tilpasser og godkender styringsrapporterne. Referat: Bestyrelsen godkendte styringsrapporterne. 3.9 Fritagelse for dispositionsfondsdækning af lejetab Det følger af lovgivningen, at boligselskabets dispositionsfond som udgangspunkt skal dække afdelingernes udgifter til lejetab. Kommunen kan dog i særlige tilfælde godkende, at udgifterne ikke, eller kun delvis, dækkes af dispositionsfonden, hvis boligorganisationens økonomiske situation gør dette nødvendigt. Det er Domeas opfattelse, at boligselskabet bør søge kommunen om fritagelse for dispositionsfondsdækning af lejetab i afdelingerne, indtil dispositionsfondens indestående når et niveau, hvor afdelingerne ikke længere skal betale et årligt pligtmæssigt bidrag pr. lejemål til dispositionsfonden. Hvis boligselskabet opnår fritagelse for dispositionsfondsdækning af lejetab, så er det ikke nødvendigvis ensbetydende med, at afdelingernes lejetab ikke vil blive dækket af dispositionsfonden. Organisationsbestyrelsen vil imidlertid være langt friere stillet til selv at vurdere, hvor støtte fra dispositionsfonden kan gøre størst gavn, i stedet for fx at skulle dække lejetab i afdelinger, som i øvrigt har en velfungerende økonomi. Det indstilles, at bestyrelsen bemyndiger Domea til at søge fritagelse dispositionsfondsdækning af lejetab i afdelingerne. Side 4 af 15

5 Referat: Bestyrelsen godkendte at Domea søger om fritagelse. 3.1 Boligselskabets budget Boligselskabets budget godkendes endeligt af organisationsbestyrelsen og forelægges repræsentantskabet til orientering. Forslag til budget for perioden til vedlægges som bilag og indeholder udover selve budgettet - en oversigt over den forventede udvikling i boligorganisationens dispositionsfond, arbejdskapital og egen trækningsret. Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgettet, som herefter forelægges førstkommende ordinært repræsentantskabsmøde til orientering. Referat: Bestyrelsen godkendte budgettet Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab De administrerede boligselskaber kan til Domeas repræsentantskab vælge én repræsentant for hver påbegyndt 2 lejemålsenheder i drift dog maksimalt 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En deltagende repræsentant fra boligorganisationen kan gives fuldmagt til at råde over samtlige boligorganisationens stemmer i Domeas repræsentantskab. Tønder Boligselskab kan vælge op til 2 repræsentanter. Repræsentantskabet har besluttet, at organisationsbestyrelsen selv udpeger repræsentanter af sin midte. Det indstilles, at bestyrelsen udpeger op til 2 repræsentanter af sin midte for 1 år. Referat: Formand og næstformand blev valgt til Domeas repræsentantskab for 1 år Valg af kredsdelegerede til BL BL s kredsarbejde er åbent for alle afdelings- og organisationsbestyrelsesmedlemmer, men det er kun de valgte/udpegede delegerede, der er opstillings- og stemmeberettigede på BL s kredsvalgmøder. I henhold til BL s vedtægter kan boligorganisationen vælge/udpege 2 kredsdelegerede pr. påbegyndt antal af 5 boliger i kredsen. Tønder Boligselskab kan vælge 2 delegerede. Repræsentantskabet har besluttet at overlade til organisationsbestyrelsen at vælge delegerede. Det indstilles, at bestyrelsen vælger 2 kredsdelegerede for 1 år. Referat: Formand og næstformand blev valgt repræsentanter. Side 5 af 15

6 3.13 Bilagsmaterialer til repræsentantskabsmøder Organisationsbestyrelsen er i samarbejde med Domea ansvarlig for at indkalde repræsentantskabet til ordinære og evt. ekstraordinære møder. Som bilag til repræsentantskabsmødet udsendes som regel et ganske omfattende regnskabsmateriale. Det er Domeas opfattelse, at dette bilagsmateriale meget sjældent bliver læst, men at det derimod ofte er en kilde til irritation hos modtageren. Regnskabernes hovedtal er beskrevet og kommenteret i den skriftlige årsberetning, og det er derfor Domeas anbefaling, at der ved fremtidig indkaldelse af ordinært repræsentantskabsmøde kun udsendes følgende bilag som standard: Bestyrelsens skriftlige årsberetning Revisionsberetning Boligorganisationens budget Regnskab for boligorganisation og -afdelinger gøres i stedet tilgængelige via boligselskabets hjemmeside og kan i øvrigt rekvireres ved henvendelse til Domeas lokale boligcenter. Boligafdelingernes regnskaber gøres dog kun tilgængelige, hvis repræsentantskabet ikke har bemyndiget organisationsbestyrelsen til at foretage den endelige godkendelse af disse. Den foreslåede ændring er i fuld overensstemmelse med boligselskabets vedtægter og gældende lovgivning og ændringen vil både kunne bidrage til en lettere administration, lavere omkostninger til tryk og forsendelse samt en reduceret miljøbelastning. Det indstilles, at bestyrelsen godkender den ændrede fremgangsmåde ved fremsendelse af bilagsmaterialer til repræsentantskabet. Referat: Bestyrelsen godkendte at der ved fremtidig indkaldelse af ordinært repræsentantskabsmøde kun udsendes, bestyrelsens skriftlige årsberetning, revisionsberetning og boligorganisationens budget Bestyrelsens forretningsorden I henhold til vedtægterne fastsætter bestyrelsen selv sin forretningsorden. Senest godkendte forretningsorden vedlægges og anbefales godkendt som ny forretningsorden. Det indstilles, at forretningsordenen godkendes og underskrives af samtlige bestyrelsesmedlemmer. Referat: Bestyrelsen underskrev forretningsordnen Forvaltningsrevision årlig opfølgning Boligselskabet er underlagt reglerne om forvaltningsrevision og har i den forbindelse godkendt en række målsætninger med konkrete mål. Der henvises til selskabets årsberetning i årsregnskabet, hvor opfølgning og evaluering på forvaltningsrevision er indarbejdet. Det indstilles, at bestyrelsen tager evalueringen til efterretning og godkender at fortsætte med de fastsatte målsætninger og konkrete mål. Side 6 af 15

7 Referat: Indstilling godkendt Udlejningsforhold Til selskabets familieboliger er for tiden opnoteret 328 personer. Heraf har 188 personer for tiden valgt at stå i bero og modtager således ikke tilbud om ledige boliger. For de enkelte lejemålstyper i afdelingerne kan ventelisten opgøres som nedenfor. Det bemærkes, at samme ansøger kan tælle med på flere boligtyper og i flere afdelinger. Afdeling Rum Antal boliger Aktive på liste I bero på liste I alt på liste Aktive pr. bolig , , , , (ungdom) ,25,25,51, , , I alt Nul personer på venteliste indikerer, at der enten er tale om 1 % kommunal anvisning eller anden særlig anvisning. Fraflytningsstatistik for perioden til for samtlige afdelinger til orientering. Afdeling Antal 13/29 Allegade 1 13/29 Bernadottevej 8 13/29 Brofennen 2 13/29 Gørrismarksvej 5 13/29 Kastanie Alle 8 13/29 Nørremarksvej 14 13/29 Ulriksalle 3 13/3 Gestvej/Klostervej 3 13/4 Sælstræde 3 13/51 Sælstræde/Hvalstræde 5 Fraflytninger i alt 52 Pr. regnskabsskæring ( ) er der 14 boliger i tomgang. Er der behov for særlige tiltag? Det indstilles, at bestyrelsen tager orientering til efterretning. Side 7 af 15

8 Referat: Det blev besluttet at afvente yderligere tiltag til helhedsplanen for afd. 1329, Bernadotteparken m.fl. var afklaret. Dog blev det besluttet, at der undtagelsesvis måtte giver tilskud til huslejen i stuelejligheder på Nørremarksvej og Bernadottevej på op til kr. 5 pr. måned, såfremt lejlighederne ikke var udlejet efter 3 måneders lejetab Digitale syn Når en lejlighed fraflyttes starter en proces omkring fraflytningssyn. En proces der involverer mange medarbejdere og leverandører. Det kan gøre det både tidskrævende og dyrt, at en beboer finder et nyt hjem. En fraflytning kan effektiviseres, økonomiseres og gøres sikrere med digitalisering, og derfor har Domeas bestyrelse besluttet at tage det endelig skridt og introducere en it-løsning for flyttesyn blandt Domeas kunder. Et digitalt flyttesyn baserer sig på en opmåling af boligernes nettoarealer og med en database med håndværkernes priser. Ved at lade disse informationer tale sammen kan den ejendomsfunktionær der foretager flyttesynet give en klar vurdering af nødvendige udbedringer på stedet og være sikker på, at der kun betales for de rigtige mængder til de rigtige priser. Erfaringer fra andre boligorganisationer med tilsvarende ordninger peger i retning af en besparelse på 1-3 timers administration pr. flyttesag samt en besparelse på håndværkerudgifter for afdelingen og fraflytteren på 2-25 %. Derfor har Domea gennemført et udbud på et system til digitalisering af flyttesyn og dette har resulteret i en rammeaftale med Årstidernes Arkitekter. Aftalens indhold: Digitalisering med henblik på drifts- og procesoptimering samt økonomiske besparelser Journalisering af eksisterende tegningsmateriale og dokumentation Registrering af lejemål Digitalisering af lejemål og bygninger Udbud med henblik på rammeaftaler med entreprenører Udlejningsmateriale til hjemmesider Priser: Der er 2 forskellige priser alt efter hvor detaljeret man ønsker sin digitalisering skal være. Princip 1.a. er en typemodellering, hvor de forskellige typer lejemål i ejendommen registreres og opmåles. Pris kr. 689, inkl. moms pr. boligenhed. Princip 1.b. er en modellering af hele bebyggelsen med individualisering af hver eneste lejemål. Pris kr , inkl. moms pr. boligenhed. I begge modeller gælder det er såfremt der efterfølgende sker ændringer, f.eks. i forbindelse med råderetssager vil det koste kr. 1.4,- pr. ændring. Udover engangsomkostningen pr. boligenhed skal der indkøbes IT-hardware (Ipad, printer og link) til ca. kr ,- pr. ejendomskontor der skal foretage flyttesyn. Hertil vil der kommer en programserviceaftale på kr. 7,- pr. måned pr. bruger. Side 8 af 15

9 Boligenheder Det er muligt at købe systemet til hele boligorganisationen, men også at fravælge enkelte afdelinger med fx servicearealer, institutioner eller rene erhvervslejemål. Finansieringsmuligheder. Der er 2 forskellige modeller som kan anvendes til finansiering af udgifterne. Model 1 Organisationen betaler omkostningerne via Dispositionsfonden / arbejdskapitalen. Omkostningen til system kan afholdes af dispositionsfonden, mens arbejdskapitalen skal dække omkostningen til indkøb af hardware, da det ikke er muligt at benytte dispositionsfondens midler til sådanne indkøb. Model 2 Hver enkelt afdeling betaler for sin andel. Konto 1198 anvendes. Det indstilles, at bestyrelsen godkender indkøbet af system til digitale syn med tilhørende hardware. Ved beslutning herom angives desuden: Valg af princip: 1.a.o Typemodellering 1.b.o Alle lejemål registreres Valg af omfattede afdelinger: Alle afdelinger omfattet Følgende afdelinger skal ikke være omfattet. Såfremt der vælges en kombination af principper til afdelingerne, beskrives dette nærmere i referat af mødet. Valg af finansieringsmodel: Model 1 Dispositionsfond / arbejdskapital Model 2 - Afdelingsbetaling Referat: Det blev besluttet at digitale syn drøftes på næste bestyrelsesmøde, da man gerne vil afvente licitationsresultaterne i Haderslev Boligselskab Personaleforhold Generel orientering Siden det ordinære bestyrelsesmøde i august 211 er der sket nogle omrokeringer af personalet, ejendomsmester Allan Bak Christensen er blevet driftschef hos Domea, Frank Nielsen er blevet ejendomsmester og får hjælp til dette arbejde fra Günter Haagensen som ny ejendomsfunktionær er Andreas Konstmann-Lange blevet ansat. Side 9 af 15

10 4 Markedsføring og synlighed På få år har opgaven med at udleje almene boliger ændret sig markant. Hvor det tidligere var lidt specielt at have udlejningsproblemer, så er det i dag et almindeligt forekommende problem, som ikke kan begrænses til de særligt dyre eller særligt dårlige boliger eller for den sags skyld til Udkants-Danmark. Problemet rammer boligafdelinger, som ikke tidligere har kendt til udlejningsproblemer, og det rammer også, når nybyggede boliger skal udlejes for første gang. Udlejningsproblemer kan komme til udtryk ved decideret tomme boliger i afdelingen, men det giver sig også udtryk i tynde ventelister og i, at ansøgerne på ventelisten oftere siger nej tak. Udlejningsproblemer kan medføre alvorlige økonomisk omkostninger for boligselskabet og/eller afdelingen, men udlejningsproblemer bidrager ofte også til at skabe eller forværre problemer med fx høj fraflytningsprocent, høj grad af nedslidning, høj husleje og dårligt image. En af de allerbedste metoder til at undgå udlejningsproblemer er selvfølgelig at sørge for, at de nuværende beboere ikke flytter! En af de fornemste markedsføringsindsatser er derfor, at vi alle sammen fortsætter arbejdet for at sikre gode, sunde og trygge boliger i nogle boligafdelinger med en fornuftig økonomi, et godt socialt liv og et velfungerende beboerdemokrati. Det nye er, at vi i den almene sektor i højere grad end tidligere er nødt til at gøre det omgivende samfund opmærksom på, at vi findes, og også fortælle historierne om alt det gode vi er og gør. I Domea har vi fokuseret på boligselskabernes markedsføring i det seneste års tid. Vi har i den sammenhæng bl.a. arbejdet målrettet for at øge boligrådgivernes kompetencer og opmærksomhed ift. til rollen som sælger, og vi er undervejs med kurser, som skal udvikle ejendomsfunktionærernes evner til at fremvise og sælge boliger. Herudover har vi i Domea besluttet at betale for udviklingen af en række konkrete markedsføringsredskaber, som kan anvendes efter behov i de enkelte boligselskaber. Disse redskaber omfatter: Et koncept for opsætning af skilte i afdelingerne Et koncept for opsætning af flag i afdelingerne Professionelle fotos af afdelingernes fællesarealer og bygninger Professionelle fotos af den enkelte konkrete bolig ved udlejningsproblemer Særlige markedsføringspakker til brug ved konstaterede udlejningsproblemer Det er Domeas vurdering, at følgende redskaber kan have relevans ift. jeres boligselskab. 4.1 Koncept for opsætning af skilte i afdelingerne Synlighed i lokalmiljøet i form af tydelig skiltning er første skridt til at øge kendskabet til boligafdelingerne og en forudsætning for at boligsøgende let kan finde frem til ledige boliger. En tydelig og flot skiltning kan også medvirke til, at styrke beboeres tilhørsforhold til afdelingen og dermed styrker afdelingens identitet og kultur. Domea har gennemført et udbud blandt en række mulige leverandører af skilte og har fået gode rabatter på skilte og har samtidig investeret i et skiltedesign, som tilbydes Domeas kunder. Herved spares Domeas kunder for en del udgifter og tilbydes samtidig en brev vifte af gode og billige skilte til indgangene til boligafdelingerne. Behovet for skiltning kan variere fra afdeling til afdeling, og det anbefales derfor, at der indledningsvis laves en analyse af behovet. Der er indgået aftale med skiltefirmaet om skilteanalyser, som munder ud i et tilbud, der gør det muligt for boligafdelingen at lægge en plan for opsætning af de nødvendige skilte. Side 1 af 15

11 Priser for skilteanalyser og skilte fremgår af vedlagte bilag (212-priser). Det er Domeas anbefaling, at udgifter til anskaffelse og opsætning af skilte i afdelingerne dækkes af boligselskabet dispositionsfond eller arbejdskapital i den udstrækning det kan lade sig gøre. Den konkrete opsætning/placering i afdelingerne kan naturligvis kun sker efter forudgående aftale med afdelingsbestyrelserne og/eller ejendomsfunktionen. Udgifter til efterfølgende vedligeholdelse og udskiftning af skilte bør afholdes af afdelingerne selv. Det indstilles, at bestyrelsen træffer beslutning om gennemførelse af skilteanalyse med efterfølgende indkøb og opsætning af skilte i afdelingerne betalt af boligorganisationen. Referat: Efter en del drøftelser blev det besluttet, at der skulle bestilles en skilteanalyse af boligorganisationen. Derefter er det op til den enkelte afdelingsbestyrelse at træffe beslutning om skiltning i afdelingerne. 4.2 Koncept for opsætning af flag i afdelingerne Anvendelsen af flag med boligorganisationens navn og et mindre Domea-logo er et tilsvarende meget effektivt og billigt tiltag, som kan give god synlighed i lokalområdet. Flagene kan indkøbes for mindre beløb typisk mellem 5 og 1.5 kr. pr. flag alt efter størrelse og antal. Flagstænger kan med fordel købes gennem Domeas indkøbsaftale med XL-BYG. Et eksempel på flagets udformning kan ses i vedlagte bilag. Det er Domeas anbefaling, at udgifter til anskaffelse og opsætning af flag og flagstænger i afdelingerne dækkes af boligselskabet dispositionsfond eller arbejdskapital i den udstrækning det kan lade sig gøre. Den konkrete opsætning/placering i afdelingerne kan naturligvis kun sker efter forudgående aftale med afdelingsbestyrelserne og/eller ejendomsfunktionen. Udgifter til efterfølgende vedligeholdelse og udskiftning af flag og flagstænger bør afholdes af afdelingerne selv. Det indstilles, at bestyrelsen træffer beslutning om indkøb og opsætning af flag og flagstænger i afdelingerne betalt af boligorganisationen. Referat: Der var ingen interesse for flag i afdelingerne. 4.3 Professionelle fotos af fællesarealer og bygninger Gode fotos af afdelingerne har stor betydning for at kunne håndtere eller forhindre udlejningsproblemer. Derfor har Domea forhandlet fordelagtige rabatter hos et af landets førende fotofirmaer, Zentuvo, der leverer fotos til alle de landsdækkende ejendomsmæglerkæder. Zentuvo tilbyder forskellige fotopakker for udendørsbilleder af afdelingens ejendomme, fællesområder og omgivelser. Priseksempler på de forskellige fotopakker kan ses i vedlagte bilag. Gode billeder af afdelingerne kan bruges på afdelingernes hjemmesider, til præsentationsbrochurer og til annoncer, med henblik på en effektiv, professionel annoncering med et stærkt blikfang. Udendørsbillederne af afdelingerne er normalt første skridt i en annoncering til annoncer for hele afdelingen med henblik på at styrke ventelisten. Fotos af afdelingerne kan supplere fotos af de enkelte boliger i boligannoncer, så der ikke skal betales for udendørsbilleder, hver gang en bolig skal annonceres. Det er Domeas anbefaling, at udgifter til fotos af afdelingernes fællesarealer og bygninger dækkes af boligselskabet dispositionsfond eller arbejdskapital i den udstrækning det kan lade sig gøre. Udgifter til efterfølgende opdatering af fotos bør afholdes af afdelingerne selv. Side 11 af 15

12 Referat: Bestyrelsen bestilte fotopakken i forbindelse med bestyrelsesmødet den Professionelle fotos af den enkelte bolig Gode fotos af den enkelte ledige bolig er afgørende for en effektiv annoncering i aviser og på internettets boligportaler, hvor de boligsøgende kigger efter ny bolig. Domeas rabataftale med et af landets førende fotofirmaer betyder, at der kan vælges mellem tre forskellige pakker til fotografering af den enkelte bolig indendørs. Indendørs billeder af en bolig kan suppleres med udendørs billeder af afdelingen. Domeas kommunikationsafdeling har sammen med et grafisk firma udviklet en række annonceskabeloner, så boligorganisationen ikke selv skal betale for at få annoncerne udviklet. Priseksempler på de forskellige fotopakker kan ses i vedlagte bilag. Det indstilles, at bestyrelsen træffer beslutning om, at Domea fremover bestiller fotos af tomgangsboliger og annoncerer på internettets boligportaler og i lokale ugeaviser. Referat: Det blev godkendt, at der måtte bestilles fotos efter behov, men at en generel fotografering af tomgangsboliger ikke ønskes. 5 Boligselskabets afdelinger 5.1 Årsregnskaber Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet. Afdelingernes årsregnskaber for perioden til vedlægges som bilag. Afdelingernes regnskaber udviser følgende resultater: Afdeling 133: overskud på kr Afdeling 134: overskud på kr Afdeling 1313: overskud på kr. 3.4 Afdeling 1314: overskud på kr Afdeling 1329: overskud på kr Afdeling 1351: overskud på kr Bemærkninger til årets resultat samt til afdelingernes generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen på regnskabets side 11 til 22. Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes årsregnskaber. Referat: Bestyrelsen godkendte afdelingernes årsregnskaber. 5.2 Driftsbudgetter Boligafdelingernes driftsbudgetter godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse på afdelingsmøder. Afdelingernes driftsbudgetter for perioden til vedlægges som bilag. Domea har følgende kommentarer til budgetterne: Side 12 af 15

13 Afdeling 133: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr og indebærer en lejeregulering på 2,99 % pr Budgettet er godkendt på afdelingsmøde den Afdeling 134: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 72. og indebærer en lejeregulering på 4,12 % pr Budgettet er godkendt på afdelingsmøde den 23. august 212. Afdeling 1313: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr og indebærer en lejeregulering på 1,71 % pr Budgettet er godkendt afdelingsbestyrelsen / de pårørende på et møde den Afdeling 1314: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr og indebærer en lejeregulering på % pr Afdeling 1329: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr og indebærer en lejeregulering på 1,5 % pr Budgettet er godkendt på afdelingsmøde den Afdeling 1351: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 96. og indebærer en lejeregulering på 2,1 % pr Budgettet er godkendt på afdelingsmøde den 23. august 212. Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes driftsbudgetter for kommende regnskabsår. Referat: Bestyrelsen godkendte afdelingernes driftsbudgetter. 5.3 Orientering om driftsforhold Efter en lang og til tider besværlig byggeperiode er de 3 elevatorer på Brofennen kommet i drift fra af de 6 boliger der stod tomme, da beslutning om elevatorer blev taget er der p.t. en ledig i 2, 2.tv. Der er indkommet ønske om badeværelsesrenovering fra yderligere 2 beboere i afd. 133, Klostervej m.fl., når disse badeværelser er renoveret er 16 af 29 badeværelser renoveret. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Bestyrelsen tog orientering til efterretning. 5.4 Kollektiv råderet De tidligere vedtagne muligheder for at benytte den kollektive råderet ved modernisering af køkkener og badeværelser er sat i bero i følgende bebyggelser: Bernadotteparken, Kastaniealle og Sæl-/Hvalstræde pga. igangværende udarbejdelse af helhedsplaner. Side 13 af 15

14 Der er følgende muligheder for kollektiv råderet i Tønder Boligselskab i øjeblikket: Afd. 133, Klostervej m.fl. renovering af badeværelser samt Gørrismarkvej/Ulriksalle, afd renovering af køkkener. Luft til luft varmepumper i afd Som udgangspunkt bliver råderetsarbejderne finansieret med fastforrentede lån, men på grund af uro på finansmarkederne er den faste bankrente nogle gange forholdsvis høj, hvor det nogle gange vil være mere hensigtsmæssigt at anvende finansiering med variabelt forrentede lån. Hvis renteudviklingen indebærer, at et lån ikke kan fuldt afvikles via individuelle huslejetillæg i den fastsatte løbetid, vil eventuel restgæld skulle dækkes via boligselskabets dispositionsfond. Hvis renteudviklingen derimod medfører, at der er overskud ved ordningens ophør, så vil dette beløb forblive i afdelingen. Det indstilles, at bestyrelsen godkender den beskrevne ordning for anvendelse af kollektiv råderet. Referat: Bestyrelsen besluttede at ovenstående kollektive råderetsarbejder kunne fortsætte, men at de skulle finansieres med fastforrentede lån. 5.5 Helhedsplaner renoveringsprojekter Der orienteres om stadet for de igangværende helhedsplaner for Bernadotteparken, Kastaniealle samt de indvirkninger de måtte have på de andre bebyggelser i Tønder: Brofennen (evt. yderligere elevatorer) Bryggergården (evt. kapitaltilførsel til nedbringelse af huslejen) Gørrismarkvej/Ulriksalle (ingen ændringer). En af forudsætningerne for at få tilskud fra Landsbyggefonden er, at antallet at boliger i Tønder by skal bringes ned. Der laves i øjeblikket skitseforslag om reduktionerne, ligesom der er aftalt et møde med Tønder Andels Boligforening den om reduktion hos TAB. Foreløbig helhedsplan for Sæl-/Hvalstræde på Rømø arbejdes der med, hvis sagsbehandlingen ikke medfører forsinkelse i forhold til den igangværende sagsbehandling vedr. ovenstående hos Landsbyggefonden. Referat: Martin orienterede om helhedsplanen for afd Helhedsplanen er nu også omfattet af ansøgning om huslejenedsættelse på Bryggergården, renovering af blokke på Kastaniealle, nedlæggelse af 3 boliger på Kastaniealle og i Bernadotteparken med ombygning af blok på Nørremarksvej til rækkehuse og ændring af blok på Bernadottevej med elevator og kørestolsegnet indretning. Der søges elevatorer i de sidste opgange i Brofennen. Tidsplan er forventet godkendelse hos kommunen i 213 og forventet ombygningsstart i løbet af 214. Det blev oplyst, at der havde været holdt møde med Tønder Kommune den og at de var positivt indstillede overfor de fremlagte ideer og at de ville kunne afsætte penge i 214 til realisering af helhedsplanen/kapitaltilførsel. Den var der møde med Tønder Andelsboligforening og de kunne oplyse at de forventede kan kunne nedlægge ca. 4 boliger, således der sammenlagt kunne nedlægges ca. 7-8 boliger i Tønder by, idet Tønder Boligselskab forventer at reducere med ca. 3 boliger. I fremtidssikringsanalysen for Sæl- og Hvalstræde anbefales det at ude- Side 14 af 15

15 arealer og adgang til området ændres. Bestyrelsen bevilligede op til kr. 5. fra arbejdskapitalen til en landskabsarkitekt. Bestyrelsen godkendte det fremlagte. 6 Eventuelt Referat: Bestyrelsen arbejder med en udflugt til Søslangen i Haderslev. Erik oplyste, at han arbejdet med ekskursion med 1 til 2 overnatninger til Hamborg, hvor man bl.a. kan se nye bydele i gamle havne- og industriområder, bestyrelsen fandt forslaget interessant. Bestyrelsen havde ingen bemærkninger til det udsendte materiale fra Domea og Willis vedr. ny forsikring. Referatet godkendt på bestyrelsesmøde den Formandens underskrift Side 15 af 15