Brugerinddragelse ved udbud - af varer og tjenesteydelser i Region Midtjylland

Transkript

1 Brugerinddragelse ved udbud - af varer og tjenesteydelser i Region Midtjylland Brugergrupper Analyse Udbud Leverandørvalg Implementering Evaluering Maj 2014 Region Midtjylland Indkøb & Medicoteknik

2 Brugerinddragelse ved udbud - af varer og tjenesteydelser i Region Midtjylland Region Midtjylland ønsker at opnå de økonomisk mest fordelagtige indkøb af varer og tjenesteydelser, hvor der samtidig tages højde for kvalitet, pris, logistik, miljø mv. For at sikre regionen de bedst tænkelige varer og tjenesteydelser ønsker Region Midtjylland at inddrage brugerne i indkøbs- og udbudsprocessen, da det er brugerne, der har den relevante faglige viden om, hvilke krav der skal stilles til udstyr/produkter/ydelser. Af ressourcemæssige hensyn er det ikke muligt at involvere samtlige brugere i alle udbud. Derfor udpeger Indkøb og Medicoteknik i samarbejde med hospitalerne repræsentanter til brugergrupper, som får mandat til at handle på vegne af hele faggrupper/specialer. I tilfælde, hvor det er relevant, kan der indhentes ekstern bistand - f.eks. på energi-, hygiejne- eller arbejdsmiljøområdet. Brugergruppesammensætning Hospitalerne udpeger en kontaktperson, der kan understøtte Indkøb og Medicoteknik i udpegningen af brugergruppemedlemmer i forbindelse med et givent udbud. Brugergrupperne skal desuden sammensættes, så der sikres et højt fagligt niveau med engagerede medlemmer. Sammensætningen skal sikre, at det respektive indkøbsområde er dækket repræsentativt således at alle faglige synspunkter tilgodeses. Det er vigtigt, at der er utvetydig opbakning fra brugerne og alle ledelsesniveauer til dette. Indkøb & Medicoteknik vil altid være repræsenteret i brugergruppen. Ankenævn Hvert hospital nedsætter et ankenævn, hvor medarbejderne kan henvende sig med relevant, saglig kritik af de valgte varer. Ankenævnet sender kritikken videre til Indkøb og Medicoteknik, der sammen med brugergruppen vurderer kritikken i forhold til de valgte varer og tjenesteydelser. 2/5

3 Typer af brugergrupper Brugergrupper sammensættes forskelligt afhængigt af hvilken produkttype, der er i udbud. I Region Midtjylland arbejdes der med 5 typer: 1. Specialerelateret udstyr eller produkter Specialerelateret udstyr/produkter er udstyr/produkter, som primært anvendes på enkelte (specialerelaterede) afdelinger på regionens hospitaler, f.eks. kardiologi og radiologi. For specialerelaterede produkter nedsættes en brugergruppe med de nødvendige repræsentanter, der skal kvalificere udbudsmaterialet. Indkøb og Medicoteknik sammensætter brugergruppen og sikrer, at den er faglig velfunderet. 2. Tværfagligt udstyr eller produkter Tværfagligt udstyr/produkter anvendes af mange forskellige afdelinger, f.eks. monitorer, sutur, sårbehandlingsprodukter mm. For de tværfaglige udstyr/produkter nedsættes en brugergruppe bestående af faglige repræsentanter inden for de enkelte produkt-/fagområder til kvalificering af udbudsmaterialet. Indkøb og Medicoteknik sammensætter brugergruppen og sikrer, at den er faglig velfunderet. Den Tværgående Styregruppe for Indkøb, Transport og Logistik orienteres om brugergruppens sammensætning. 3. Virksomhedsrelaterede produkter De virksomhedsrelaterede produkter, er produkter som har en støttefunktion på de enkelte afdelinger, f.eks. kontorartikler, batterier og møbler. Indkøb & Medicoteknik vurderer fra udbud til udbud, om der skal nedsættes en brugergruppe til indkøb af de virksomhedsrelaterede produkter eller om produkterne kan indkøbes af den udbudsansvarlige indkøber. 4. Fælles udbud med andre offentlige virksomheder Med fælles udbud menes der udbud, hvor Region Midtjylland samarbejder med andre offentlige virksomheder om et udbudsområde. Indkøb og Medicoteknik vil altid være repræsenteret ved fælles udbud. Skal der tilknyttes en brugergruppe, vil det ske ud fra samme fremgangsmåde som ved udbud på tværfagligt udstyr/produkter. I tilfælde hvor Indkøb & Medicoteknik gennemfører udbuddet uden brugergruppe, skal dette godkendes af Den Tværgående Styregruppe for Indkøb, Transport og Logistik. 3/5

4 5. Tjenesteydelser inkl. it Ved udbud på tjenesteydelser er det initiativhaverne til udbuddet, der står for nedsættelsen af brugergrupper. Kommissorium for brugergrupperepræsentanter Som medlem af en brugergruppe er man - såvel ved gennemførelse af udbuddet som i driftsperioden - faglig repræsentant med henblik på at: Udarbejde og være faglig ansvarlig for kravspecifikationen Sikre objektiv tilgang til udformning af kravspecifikationen og leverandørvalg Anlægge en regional helhedsbetragtning for udbuddene Sikre overholdelse af gældende love, bekendtgørelser, direktiver m.v. vedrørende produkterne/ydelserne Bistå i besvarelsen af spørgsmål i tilbudsfasen Foretage dokumenterede afprøvninger - ved behov i samarbejde med Indkøb og Medicoteknik. Deltage i de aftalte møder. Der afholdes møder efter behov, men der skal altid påregnes ca. 2-6 møder samt forberedelse i forbindelse med en udbudsrunde, som typisk varer 6-9 måneder. Være Indkøb og Medicotekniks kontaktperson i kontraktperioden og være behjælpelig med at tage stilling til erstatningsprodukter og supplerende produkter. Kommunikation Tidsplan for udbuddet og kontraktvinder offentliggøres på regionens intranet og på RM.dk. Al kommunikation i udbudsperioden med potentielle leverandører/tilbudsgivere sker skriftligt via den udbudsansvarlige indkøber. Etik og habilitet Region Midtjylland ønsker at fremstå som en troværdig, professionel og etisk korrekt samarbejdspartner i forholdet til sine leverandører. Det er derfor vigtigt, at brugergruppen i indkøbsprocessen overholder principperne om ligebehandling af tilbudsgiverne, samt at der ageres på en gennemsigtig måde. Har et brugergruppemedlem private interesser i, eller på anden vis et afhængighedsforhold til en leverandør, der kan eller forventes at afgive bud, skal vedkommende af egen drift oplyse dette. Brugergruppemedlemmet vil herefter ikke kunne deltage i arbejdet. Brugergruppemedlemmerne skal for hvert udbud underskrive en habilitets- erklæring 4/5

5 Udbudsproces Udbudsprocessen i Region Midtjylland er i store træk som vist i figuren nedenfor. Det er den udbudsansvarlige fra I&M s ansvar at føre et udbud igennem alle dets faser og sikre en rød tråd for udbudsområdet. Brugergruppernes rolle i udbudsprocessen er markeret i figuren nedenfor og markeret med et (b). En mere detaljeret plan, mødedagsorden m.v. udsendes til brugergruppen ved indkaldelse. Analyse Udbud Leverandørvalg Implementering Evaluering Foranalyse af udbudsomåde Indstilling til nedsættelse af brugergruppe Udarbejdelse af kravspecifikation (b) Udbuddet gennemføres på baggrund af brugergruppens arbejde (b) Indkomne tilbud evalueres (b) Kontraktunderskrivelse med valgte eleverandør(er) (b) Produkter tilføjes ILM eller installeres direkte på hospitalerne Kommunikation til hospitalerne om evt. nye produkter Indsamling af forbrugsdata Opfølgning på forbrugstal Grafisk Service /5