Syddjurs Kommune Indkøbs- og udbudspolitik 18. januar 2017

Transkript

1 Syddjurs Kommunes indkøbs- og udbudspolitik Indholdsfortegnelse 1. Indledning Politikkens omfang og afgrænsning Lovgivning Formål Indkøbsaftaler Inddragelse Miljøhensyn Etik Besparelser, rabatter og leverandørgaver Pædagogiske indkøb, engangsindkøb og undtagelser Lokale hensyn Elektronisk handel Information Udlicitering af kommunale opgaver Afgrænsning af udbud Kravspecifikation Medarbejderinddragelse Omkostningskalkulation ved kontrolbud Etisk og socialt ansvar i forbindelse med udbud

2 1. Indledning Syddjurs Kommunes indkøbs- og udbudspolitik beskriver rammene for, hvordan kommunen køber varer, service- og tjenesteydelser på de mest fordelagtige betingelser. Indkøbs og udbudspolitikken skal også medvirke til, at Syddjurs Kommune overholder dansk lovgivning, herunder Udbudsloven, vedrørende indkøb af varer og tjenesteydelser. Indkøbs- og udbudspolitikken beskriver også, hvordan Syddjurs Kommune håndterer udbud af kommunale driftsopgaver. Det er opgaver som kommunen selv forestår driften af eller har udliciteret, men som kan hjemtages til egen drift, såfremt byrådet beslutter dette. 2. Politikkens omfang og afgrænsning Samtlige indkøb af varer, service- og tjenesteydelser samt leje- og leasingaftaler foranlediget af Syddjurs Kommune er omfattet af indkøbs- og udbudspolitikken. Køb af ydelser indenfor byggeriog anlæg udføres i henhold til kommunens delpolitik for bygge- og anlægsopgaver. Alle kommunens afdelinger og institutioner er forpligtet til at efterleve indkøbs- og udbudspolitikkens indhold. Kommunens indkøbs- og udbudspolitik omfatter som udgangspunkt også selvejende institutioner med hvem Syddjurs Kommune har driftsoverenskomst. Disponeringen af kommunens indkøb sker som hovedregel decentralt. Det gælder også for indkøb på baggrund af centralt indgåede indkøbsaftaler. Det er således den enkelte afdelings- og institutionsledelse der er ansvarlige for, at indkøb sker i overensstemmelse med kommunens indkøbs- og udbudspolitik. Syddjurs Kommune kan indgå i eksterne indkøbssamarbejder med andre kommuner og/eller andre offentlige myndigheder, hvor det skønnes fordelagtigt for Syddjurs Kommune. Syddjurs Kommune er medlem af Jysk Fællesindkøb (JYFI), som er et kommunalt udbudsfællesskab bestående af for øjeblikket 8 jyske kommuner. Derudover er Syddjurs Kommune medlem af SKI (Statens og kommunernes indkøbsservice) og kan således tilslutte sig de fælleskommunale udbud og aftaler. 3. Lovgivning Som offentlig myndighed er Syddjurs Kommune underlagt de gældende EU udbudsdirektiver, som er implementeret i dansk lovgivning i form af Udbudsloven. Udbudsloven indeholder procedurer for tildeling af offentlige kontrakter. Ved ethvert udbud gælder blandt andet, at ligebehandlingsprincippet, gennemsigtighedsprincippet og ikke-diskriminationsprincippet skal følges. EU har i Udbudsdirektivet fastsat såkaldte tærskelværdier, der anviser hvornår indkøb af varer og tjenesteydelser skal i udbud. Det er beløbet for indkøbet, der afgør hvilken lovgivning der gælder for indkøbet. Tærskelværdien gælder ved den samlede kontraktværdi af et givet udbud (ekskl. moms). Ved flerårige aftaler skal kontraktværdien skønnes over i alt 48 måneder. 2

3 Vare og tjenesteydelser Indkøb af varer og tjenesteydelser med en værdi op til kr. Indkøb af varer og tjenesteydelser med en værdi mellem kr. og tærskelværdien for udbud efter Udbudsloven (ca. 1,5 mio. kr.) Indkøb af varer og tjenesteydelser med en værdi over tærskelværdien efter Udbudsloven (ca. 1,5 mio. kr.) Konkurrence Markedet skal undersøges og der skal indhentes minimum ét og maksimalt tre tilbud. Markedet skal undersøges og der skal indhentes minimum to tilbud. Hvis der indhentes flere end tre tilbud, skal man efter Udbudslovens 193, stk. 2 begrunde, hvorfor der indhentes flere tilbud end tre, og samtidig oplyse tilbudsgiverne om, hvor mange tilbud der højest vil blive indhentet. EU-udbud efter Udbudsloven. Beløbsgrænserne svarer til de tærskelværdier Syddjurs Kommune er forpligtet til at følge efter Udbudsloven. Det politiske udvalg eller den del af administrationen, der kan træffe beslutning vedrørende et indkøb, kan altid vælge at anvende udbud i stedet for at indhente tilbud. Mere information om tærskelværdier og anvendelsen heraf, henvises der til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen på 4. Formål Syddjurs Kommune ønsker at indgå indkøbsaftaler ud fra forretningsmæssige kriterier. Tildeling af indkøbsaftaler sker på baggrund af en helhedsbetragtning af forskellige juridiske og kommercielle forhold som f.eks. pris, miljø, kvalitet, service mm., således at der opnås det samlet set mest fordelagtige indkøb. Indkøb i Syddjurs Kommune skal signalere professionalisme og korrekthed. Kommunens medarbejdere skal udvise en saglig og hæderlig holdning til kommunens leverandører. Der skal samarbejdes om indkøbsmæssige spørgsmål og samarbejdet skal bære præg af en gensidig og åben udveksling af information og erfaringer. 4.1 Indkøbsaftaler Indkøbsaftaler indgås primært på områder, hvor kontraktens størrelse betyder, at der skal foretages udbud i henhold til lovgrundlaget. Men kan også ske på baggrund af forventning om besparelser, fælleskommunale udbud eller på baggrund af henvendelse fra afdelinger eller institutioner. Målsætningen er, at en væsentlig del kommunens indkøb af varer, service- og tjenesteydelser skal være aftalebelagt. Kommunens indkøbsaftaler er obligatoriske at anvende for kommunens afdelinger og institutioner. Alle decentrale indkøbere forestår selv deres respektive indkøb på de fælles obligatoriske aftaler. Dette være sig bestilling, varemodtagelse, priskontrol, betaling, bogføring, reklamation mm. 4.2 Inddragelse Indkøbspolitikken og de indgåede indkøbsaftaler skal altid respekteres. Dette mål opnås bedst, når den enkelte enhed altid ser en fordel i at anvende de indgåede aftaler. 3

4 Når der laves indkøbsaftaler i Syddjurs Kommune tilstræbes det, at inddrage brugere fra relevante institutioner og fagområder i udarbejdningen af udbud. Brugernes hovedopgave er at bistå udarbejdningen af kravspecifikationerne for det udbudte produktområde. Brugergrupperne søges sammensat således, at der opnås størst mulig faglig ekspertise i forbindelse med indgåelsen af aftaler og udarbejdning af udbud. Brugergrupperne kan hvor det skønnes relevant suppleres med eksempelvis repræsentanter fra miljø- og sikkerhedsområdet eller andre relevante samarbejdspartere, hvor dette skønnes relevant og muligt. 4.3 Miljøhensyn Syddjurs Kommune skal forsat og løbende nedbringe ressourceforbruget og minimere miljøpåvirkningerne i forbindelse med indkøb. Kommunen skal aktivt medvirke til at nedsætte brugen af miljøbelastende produkter og ydelser samtidigt med at opnå besparelse i totaløkonomien. Syddjurs Kommune kan prioritere leverandører som aktivt arbejder med at minimere energiforbrug og miljøbelastninger. Produkter der har opnået et anerkendt miljømærke og/eller energimærkninger kan ligeledes prioriteres og anvendes som krav der honoreres i forbindelse med kommunens valg af leverandører. Syddjurs Kommune ønsker endvidere at medvirke til at skabe et sikkerheds- og sundhedsmæssigt forsvarligt arbejdsmiljø såvel i kommunens egne institutioner som hos kommunens leverandører og underleverandører af varer og tjenesteydelser. 4.4 Etik Syddjurs Kommune ønsker at ethvert samarbejdsforhold sker på et forsvarligt etisk og socialt niveau. Kommunen kan udarbejde etiske standarder som ved indkøb af varer og tjenesteydelser kan vægtes ligeværdigt med mere kommercielle kriterier som pris, kvalitet, service og leveringsbetingelser. Leverandører som kan bevise overholdelse af etiske standarder samt demonstrere en aktiv indsats for forbedring af etiske områder, for eksempel i form af etiske regnskaber, kan prioriteres af Syddjurs Kommune. 4.5 Besparelser, rabatter og leverandørgaver Syddjurs Kommunes indkøbsaftaler må ikke anvendes til privat brug. Alle former for besparelser, aftalerabatter, mv. opnået ved indkøbsaftaler og andre former for udbud tilfalder de indkøbende decentrale enheder. Der henvises i øvrigt til Vejledning om god adfærd i det offentlige, hvor det blandt andet fremgår, at offentligt ansatte ikke bør modtage gaver eller andre fordele fra borgere eller virksomheder i forbindelse med deres arbejde. Offentligt ansatte kan dog modtage mindre gaver fra forretningsforbindelser mv. i forbindelse med højtider, for eksempel, særlige fødselsdage, jubilæer, jul eller nytår. Ikke mindst i disse tilfælde er det dog vigtigt, at der er tale om beskedne gaver. 4.6 Pædagogiske indkøb, engangsindkøb og undtagelser Indkøb af pædagogisk karakter er tilladt uden om de fælles obligatoriske aftaler. Pædagogiske indkøb kan eksempelvis være i indkøb af dagligvarer i forbindelse med undervisning i madlavning mm. Der vil ligeledes være mulighed for at foretage suppleringskøb og/eller opfyldelse af enkelte institutioners helt specielle behov. Disse undtagelser må kun forekomme i helt specielle tilfælde og må ikke have nævneværdige totaløkonomiske konsekvenser for Syddjurs Kommune eller aftalerne som helhed. 4

5 4.7 Lokale hensyn Syddjurs Kommune ønsker inden for lovgivningens rammer at bidrage til udvikling af det lokale erhverv. Udviklingen må dog ikke medføre en skævvridning af konkurrencen. Når Syddjurs Kommune foretager udbud, er kommunen underlagt principperne om ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet. Disse principper betyder, at der ikke lovligt kan lægges vægt på, om en leverandør er lokal. Syddjurs Kommune placerer imidlertid gerne sine indkøb lokalt, men på konkurrencedygtige vilkår, og lokale leverandører skal derfor kunne matche andre leverandører på alle relevante kriterier. 4.8 Elektronisk handel Syddjurs Kommune tager i henhold til dansk lovgivning kun imod elektroniske fakturaer fra kommunens leverandører. Fakturaen skal udarbejdes i det til enhver tid gældende format. Kommunen indgår generelt ikke indkøbsaftaler med leverandører som pålægger kommunen gebyr i forbindelse med fremsendelse af faktura. Syddjurs Kommune har fokus på at digitalisere indkøbsprocessen. I dag anvender Syddjurs Kommune internt et e-handelssystem, der gør indkøb lettere for medarbejderne, samt sikrer en nem og overskuelig adgang til at anvende kommunens indkøbsaftaler. 4.9 Information På kommunens hjemmeside findes relevant information til leverandører og eksterne samarbejdspartnere. På hjemmesiden offentliggøres ligeledes aktuelle udbud. I kommunens e-handelssystem kan kommunens medarbejdere få overblik og kendskab til de indgåede indkøbsaftaler samt eventuelle nyheder på indkøbsområdet. Syddjurs Kommunes indkøbsaftaler må ikke videregives til uvedkommende. Eventuelle begæringer om aktindsigt skal videreformidles til Team Udbud og Indkøb eller til kommunens juridiske afdeling. 5. Udlicitering af kommunale opgaver Byrådet skal i henhold til lov om kommunernes styrelse vurdere hvorledes kvalitet og effektivitet i den kommunale opgavevaretagelse kan udvikles. Kommunens byråd kan vælge at udlicitere kommunale opgaver. 5.1 Afgrænsning af udbud En beslutning om at udlicitere eller hjemtage en opgave, bør altid ske med udgangspunkt i at få opgaven løst bedst og billigst og med samtidig vurdering af følgende minimumsfaktorer: Hvorvidt der er tale om myndighedsopgaver som ikke kan udliciteres Det økonomiske omfang af opgaven Om opgaven kan beskrives på en måde så der kan udarbejdes en operationel kravspecifikation Om der er tilstrækkeligt med private udbydere af opgaven, således at der opnås reel konkurrenceudsætning Om der er mulighed for hjemtagelse af opgaven if. med eksempelvis leverandørkonkurs eller lovændringer Om der er risiko for monopoldannelse på opgaven således at prisudviklingen over tid ikke er økonomisk fordelagtig. Om skiftende leverandører/entreprenører medfører særlige gener for borgerne Om opgaven har særlige behov for regelmæssigt at blive justeret med henblik på kommunens serviceniveau 5

6 5.2 Kravspecifikation Udbudsmaterialet skal indeholde en klar og tydelig angivelse af udbudsbetingelserne, dvs. tilbudsgivers vilkår for afgivelse af tilbud, herunder kommunens forventninger til et samarbejde. Ydermere skal materialet indeholde en kravspecifikation indeholdende forhold som f.eks.: Mængde, effekt og kvalitet af den tilbudte opgaveudførelse Leverings- og forsyningssikkerhed, herunder tilbudsgivers erfaring på området Tilbudsgivers eventuelle certificeringer, økonomisk og finansiel robusthed samt kapitalforhold Forventninger til tilbudsgivers etiske og sociale ansvar, herunder medarbejderforhold hos tilbudsgiver mht. uddannelse og værdigrundlag Tilbudsgivers egen- og kvalitetskontrol Kravspecifikationen skal i videst muligt omfang indeholde oplysninger om omfanget og afgrænsningen af den udbudte opgave. Er opgaven underlagt politiske fastsatte serviceniveauer, skal disse kunne angives. Kravspecifikationen skal endvidere indeholde oplysninger om kommunens energi-, miljø- og arbejdsretslige krav såfremt dette skønnes relevant. 5.3 Medarbejderinddragelse Konsekvenserne ved at udskille opgaven skal belyses organisatorisk, kompetencemæssigt og personalemæssigt. Medarbejderinddragelsen skal følge retningslinjerne i kommunens MED-aftale. Således skal kommunens MED-udvalg inddrages i god tid forinden Byrådet træffer afgørelse om at sende opgaver i udbud for blandt andet for at drøfte følgende: Medarbejdernes retsstilling ved en eventuel virksomhedsoverdragelse Løn, arbejds- og ansættelsesforhold i forbindelse med en eventuel overgang til anden/privat arbejdsgiver Betydning af eventuelle jobgarantiordninger Betydning af eventuelle aftaler om omplacering, omskoling, efteruddannelse og lignende Forhold der ligger til grund for vurderingen af at opgaven er udbudsegnet Om der er behov for at overveje kommunalt tilbud på udbuddet Tidsplan for forløbet Konsekvenser af en evt. omstilling, herunder afledte virkninger for medarbejdere der ikke er berørt direkte 5.4 Kvalitetsopfølgning Kommunens samarbejde med private leverandører skal være baseret på et fleksibelt og dialogpræget niveau som sikrer kommunen og leverandøren en professionel og udviklende kvalitetsopfølgning. Kommunen kan derfor stille krav om i hvilken frekvens der skal afholdes opfølgnings- og statusmøder. Som minimum bør der foretages ét årligt opfølgningsmøde. Såfremt der er behov for en løbende opfølgning grundet opgavens karakter og/eller borgeres subjektive vurdering af opgavens kvalitet kan der aftales ændrede mødefrekvenser parterne imellem. 5.5 Omkostningskalkulation ved kontrolbud Byrådet kan beslutte, at der skal udarbejdes eget bud (kontrolbud) på opgaver der udbydes. Ved afgivelse af kontrolbud skal kommunen konkurrere på lige vilkår med andre tilbudsgivere om den udbudte opgave. I sådanne situationer skal kommune sikre at udarbejdelsen af kontrolbuddet sker med den fornødne habilitet. Således må medarbejdere der medvirker til udarbejdelsen af kontrolbuddet ikke medvirke i vurderingen af de indkomne tilbud. Ligeledes skal kommunen i god tid forinden et udbud, beslutte om der skal afgives kontrolbud på opgaven. 6

7 I forbindelse med kommunens afgivelse af kontrolbud følger Syddjurs Kommune Økonomi- og Indenrigsministeriets vejledning om omkostningskalkulationer, således at der sikres sammenlignelighed og ligebehandling i vurderingen af alle indkomne bud. 5.6 Etisk og socialt ansvar i forbindelse med udbud Byrådet kan, hvor det findes hensigtsmæssigt, udvise hensyn til socialpolitiske forhold i form af anvendelsen af social- og arbejdsklausuler. Sociale klausuler er en nærmere angivet social forpligtelse for den, der vinder opgaven/udbuddet og skal samtidig signalere et klart signal til virksomheden om at udvise socialt ansvar. Syddjurs Kommunes retningslinjer for sociale klausuler er nærmere beskrevet i kommunens delpolitik for etisk og socialt ansvar i forbindelse med udbud. 7