Vejledning til konkurrenceudsættelse af tjenesteydelser

Transkript

1 Vejledning til konkurrenceudsættelse af tjenesteydelser Denne vejledning er et uddybende dokument til Region Midtjyllands indkøbs- og udbudspolitik 1. Indkøbsog udbudspolitikken sætter de overordnede rammer for alle regionens indkøb og udbud. Formålet med vejledningen er at beskrive de principper regionen benytter ved konkurrenceudsættelse af tjenesteydelser. Dette gælder både eksterne opgaver, der tilkøbes som f.eks. konsulentydelser eller itydelser og udlicitering af opgaver regionen selv varetager. Der arbejdes i regionen med tre kategorier af interne opgaver, og kompetencen til at udbyde opgaverne er forskelligt placeret. Disse er beskrevet i tabel 1 nedenfor. Regionens egne opgaver Myndighedsopgaver Primæropgaver Understøttende opgaver Definition og kompetencefordeling Opgaver, der indeholder beslutninger og afgørelser, som er retligt bindende for borgere og virksomheder, hvor hverken ansvar eller udførelse kan overdrages til andre. F.eks. afgørelser i abortsager og betjening af regionsrådet. Opgaver, der kan udføres af andre, men hvor det endelige ansvar påhviler regionsrådet. F.eks. hospitalsbehandlinger, kortlægning/undersøgelse af råstoffer og jordforurening. Opgaver, der understøtter enhedernes løsning af primæropgaver, og som kan udføres af andre som f.eks. rengøring, vinduespolering og it-ydelser. Regionens egne opgaver vedrører myndighedsopgaver, primæropgaver og understøttende opgaver. De primære opgaver er opgaver, som i henhold til lovgivningen er tildelt regionerne at løse, og derved adskiller regionerne fra de øvrige offentlige myndigheder. De understøttende opgaver er hjælpeopgaver, der varetages (eller har været varetaget) af regionen selv, og som understøtter regionens primære opgaver. Udbud af regionens egne opgaver kan medføre udlicitering af opgaven. Udbud af varer og tjenesteydelser samt bygge- og anlægsopgaver hos eksterne leverandører er ikke at betragte som udlicitering, hvis det ikke vedrører en opgave, der tidligere har været løst i regionalt regi. Kompetencefordeling I det følgende er kompetencefordelingen i relation til den samlede mængde udbud beskrevet, dvs. såvel udbud af regionale opgaver, der kan medføre udlicitering, som udbud i forbindelse med indkøb af tjenesteydelser. 1 Indsæt link når online

2 Beslutninger af overordnet eller principiel betydning for regionen vil altid skulle forelægges regionsrådet. Regionens egne opgaver Myndighedsopgaver Primæropgaver Understøttende opgaver Køb hos eksterne parter Tjenesteydelser Bygge- og anlægsopgaver Kompetencefordeling Må ikke udbydes Udbud og efterfølgende udlicitering kræver godkendelse af regionsrådet, med mindre der er tale om marginalt tilkøb af kapacitet. Beslutning om udbud og efterfølgende udlicitering ligger i udgangspunktet hos den berørte enheds ledelse. Såfremt opgaven varetages i flere af regionens enheder, kan direktionen nedsætte bruger- eller styregrupper med henblik på fælles udbud, som tillægges denne kompetence. Beslutningen om udbud ligger i udgangspunktet i Indkøb & Medicoteknik Beslutning om udbud af byggeopgaver følger retningslinjerne i byggeregulativet for Region Midtjylland og er placeret i Byggeri og Ejendomme. Myndighedsopgaver må ikke udbydes, idet regionen selv er forpligtet til at varetage denne type opgaver. Udbud og efterfølgende udlicitering af primæropgaver kræver godkendelse i regionsrådet, med mindre der er tale om marginalt tilkøb af kapacitet. Det vedrører regionens kerneopgaver, og kan samtidig medføre betydelige ændringer i arbejdets tilrettelæggelse og personalets ansættelsesforhold, og der skal i den forbindelse tages stilling til de personalemæssige aspekter af udbuddet. Ved hastende eller akutte problemstillinger vil regionsrådets godkendelse kunne ske efterfølgende, så administrationen har fleksibilitet til at handle hurtigt. Regionsrådets godkendelse af udbud og efterfølgende udlicitering af primæropgaver kan ske som en principgodkendelse af en gruppe af opgaver eksempelvis på jordforureningsområdet, hvor der udarbejdes et årsprogram, som politikerne kan godkende og i den forbindelse uddelegere den konkrete gennemførelse heraf til administrationen. Beslutningen om udbud og udlicitering af understøttende opgaver ligger i udgangspunktet hos den berørte enheds ledelse. Hvis opgaven varetages i flere af regionens enheder, kan direktionen nedsætte bruger- eller styregrupper med henblik på fælles udbud, som tillægges denne kompetence. Kompetencen til at gå i udbud ved indkøb af varer og tjenesteydelser ligger i udgangspunktet hos Indkøb & Medicoteknik. Hvis udbuddet har bevillingsmæssige konsekvenser, skal sagen forelægges regionsrådet. Direktionen kan beslutte den nærmere kompetencefordeling i administrationen ved specifikke udbud eller på specifikke områder. Hvis der er et behov for politisk er det vigtigt at processen ligger forud for udbuddet for at sikre en reel politisk indflydelse.

3 Krav og hensyn ved konkurrenceudsættelse generelt Når Region Midtjylland går i udbud, bliver der stillet en række krav og hensyn til ydelsen og/eller leverandøren. Region Midtjyllands overordnede strategi er at have patienten/borgeren i centrum for alle beslutninger. Derfor skal alle krav og hensyn i sidste ende leve op til det overordnede princip, at alle regionens udbud og evt. udlicitering skal give patienten/borgeren en forbedret service for pengene. Under dette princip stilles der følgende krav: Helhedsbetragtning ved konkurrenceudsættelse Når Region Midtjylland går i udbud med opgaver eller eksterne tjenesteydelser sker det ud fra en helhedsbetragtning. I en helhedsbetragtning indgår overvejelser om produktivitet/effektivitet, kvalitet af efterspurgt tjenesteydelse, økonomi konkurrencesituationen på markedet, leveringssikkerhed, ressourceforbruget på at udbyde området, mulighed for fælles udbud på tværs af regionens enheder, behov for at bibeholde kompetencer i regionen, m.fl. Listen er ikke udtømmende, men et indblik i en del af de overvejelser, der skal foretages ved beslutningen af, hvorvidt en opgave skal konkurrenceudsættes eller ej. Brugerinvolvering: Der er altid brugerinvolvering i forbindelse med udbud af tjenesteydelser. Der er ikke et fælles niveau for involveringen, da der er stor forskel på behovet, afhængigt af hvad der skal udbydes. Såfremt der er tale om udlicitering, vil de berørte medarbejdere ikke være en del af den gruppe, der skal vurdere tilbuddene, men der vil være andre brugere med, således at der er fokus på, at opgaven bliver beskrevet og evalueret korrekt. Endvidere er der inddragelse af MED systemet, hvor der er en repræsentation, der sikrer, at hensynet til medarbejderne er inddraget i udbuddet. Hvis der afgives kontrolbud, må der ikke være personsammenfald mellem dem, der udarbejder kontrolbuddet og dem, der deltager i udarbejdelsen og evalueringen af udbuddet, så der sikres vandtætte skotter mellem udbuddet og kontrolbuddet. Kvalitetskrav I Region Midtjylland lægges der stor vægt på, at der ydes en høj faglig kvalitet i opgaveløsningen til gavn for borgerne. Konkurrenceudsættelse af opgaver og tjenesteydelser må ikke ske på bekostning af kvaliteten/servicen af løsningen. Ved udbud skal der derfor skabes klarhed over nødvendig kvalitet og serviceniveau.

4 Sociale hensyn Region Midtjylland lægger stor vægt på, at der ved varetagelsen af regionens egne opgaver og de opgaver, der leveres af eksterne, udvises social ansvarlighed. I Region Midtjylland inddrages der sociale klausuler i en række udbud f.eks. om uddannelse af medarbejdere i kontraktperioden eller om, at virksomheden skal udvise ansvarlighed i forhold til beskæftigelse af personer i flexjob-ordning eller bidrage til arbejdsprøvning. Endvidere er der i udbuddene altid medtaget en arbejdsklausul, der sikrer løn- og arbejdsvilkår svarende til den bærende overenskomst på det område, hvor arbejdet skal udføres. Region Midtjylland kræver også at underleverandører følger overenskomsten, og der i kontrakterne er mulighed for stikprøvekontrol af, om leverandøren og underleverandøren overholder overenskomsterne. Et udbud af egne opgaver kan ende med en virksomhedsoverdragelse af medarbejderne, og det er vigtigt, at berørte medarbejdere fortsat har gode arbejdsforhold, hvilket Region Midtjylland konkret forsøger at tilsikre gennem udbuds- og kontraktmaterialet. Det sociale kapitel i Region Midtjylland beskriver, hvordan regionen arbejder for en attraktiv arbejdsplads, og lignende forhold kan stilles igennem sociale klausuler, f.eks. i form af krav i kontrakten om overholdelse af Region Midtjyllands arbejdsmiljøpolitik i forbindelse med udførelse af opgaven. Bæredygtighed og innovation Region Midtjylland arbejder løbende på at skabe rum for innovative løsninger af egne opgaver, ligesom det er vigtigt, at regionen forbedrer sin grønne profil. Der kan derfor også stilles krav til leverandører af regionens opgaver om løbende forbedring af opgaveløsningen samt sikring af, at miljøbelastningen ikke stiger ved at skifte til en privat leverandør. Dette gøres ved at sikre løbende controlling og samarbejdsmøder samt indarbejde tiltag til fælles udvikling af ydelsen til gavn for begge parter. Det sikres bl.a., at miljøbelastningen ikke stiger ved at indarbejde krav til kemi eller udledning. Udlicitering Region Midtjylland vil løse opgaverne effektivt og professionelt og samtidig udnytte sin størrelse til at opnår stordriftsfordele. Region Midtjylland vil derfor på alle tværgående områder arbejde for fælles udbud med henblik på udlicitering, hvor det muligt og ønskeligt. Koordinering af udbud vil ske i regi af Indkøb & Medicoteknik, der har til opgave at koordinere alle udbud og udbudsafviklingen. Ved planlægningen af fælles forpligtende udbud er det vigtigt også at inddrage og foretage en vurdering af konsekvenserne for de mindre organisatoriske enheder samt decentrale behov for særlige krav. Fællesudbud kan derudover sikre, at ydelserne kan sammenlignes på tværs af organisationen, hvilket kan medvirke til en læring i organisationen og en effektiv opgavevaretagelse. En standardisering kan give en bedre udnyttelse af såvel de personalemæssige som de tekniske ressourcer, idet opgaven gribes an på samme måde. Det giver mulighed for tværgående ressourceudnyttelse i organisationen. Ved udlicitering af opgaver gælder krav og hensyn som ved konkurrenceudsættelse generelt. Kvalitetskrav ved udlicitering.

5 I forbindelse med udlicitering skal der være eksplicitte overvejelser om, hvorvidt en opgave er egnet til udlicitering. En opgave bør kun udliciteres, hvis det er muligt at opstille kvalitets- og servicekrav, som det er muligt efterfølgende at følge op på. Det er således vigtigt at have fokus på at bevare interne kompetencer på området, hvis det er vigtigt i forhold til eksempelvis kontrol- og opfølgningsfunktioner i relation til den udliciterede opgave eller i relation til øvrige regionale opgaver. Ved valg af opgaver, der skal udliciteres, skal man derfor være særlig opmærksom på, om opgaven vedrører områder, som indeholder institutionens/afdelingens oparbejdede viden og erfaring indenfor det pågældende opgavefelt. Det gør sig særligt gældende ved primæropgaver. Det skal nøje overvejes, om regionen kan undvære den viden, der er opbygget. Når en opgave en gang er udliciteret, kan det på nogle områder være vanskeligt at erstatte eller genopbygge den etablerede viden og erfaring, og det kan umuliggøre en eventuel tilbageførsel af opgaven. Medarbejderhensyn og inddragelse ved udlicitering Region Midtjylland vil tage hånd om sine medarbejdere, når opgaver udbydes og evt. udliciteres. Man vil vurdere, om det er hensigtsmæssigt at lade de berørte medarbejdere følge opgaven ved udlicitering og i givet fald stille krav herom. Hvis det ikke er muligt eller ønskeligt at lade medarbejderne følge opgaven ved udlicitering, vil Region Midtjylland undersøge muligheden for at omplacere de pågældende både på den enkelte arbejdsplads og inden for hele Region Midtjylland. Når en udlicitering af opgaver gennemføres, skal ledelsen på alle niveauer sikre, at den nødvendige og relevante information gives til medarbejderne så tidligt som muligt, herunder at MED-systemet inddrages med henblik på at deltage i planlægningen og drøftelsen af de arbejds- og personalemæssige konsekvenser af en evt. udlicitering. Ved udlicitering af opgaver vil medarbejderen enten følge opgaven, eller regionen kan undersøge muligheden for omplacering inden for regionen. Overordnet set følger en evt. medarbejderoverdragelse lovgivningen på området samt regionens MED- og arbejdsmiljøaftale. Ved omplacering følges retningslinjer ved omplacering og afskedigelse af ansatte vedtaget af regionen. Herunder skal MED-systemet inddrages til udvælgelse af konkrete principper og planlægning samt drøftelse af de arbejds- og personalemæssige konsekvenser. Løn- og ansættelsesforhold reguleres af virksomhedsoverdragelsesloven, hvor medarbejderne følger med opgaven hos den nye private leverandør. Dette skal der tages højde for i udbudsmaterialets kontrakt. Der gælder særlige regler for regionalt ansatte tjenestemænd i forbindelse med virksomhedsoverdragelse. Region Midtjylland lægger vægt på, at tilbudsgiver har ordnede løn- og ansættelsesforhold og følger overenskomsterne for området. MED- og ledelsessystemet skal inddrages så tidligt som muligt forud for en udbudsproces for at sikre en løbende information til medarbejdere, samt for at drøfte mulighed for kontrolbud og konsekvenser af en evt. udlicitering.

6 Kontrolbud Det skal altid vurderes, hvorvidt det er hensigtsmæssigt for regionen at udarbejde et kontrolbud i forbindelse med udlicitering. Et kontrolbud skal udarbejdes med henblik på at sikre, at regionen får den mest fordelagtige løsning til gavn for borgerne og patienterne. Et kontrolbud sker efter gældende lovgivning på området. Der kan søges rådgivning hos Indkøb & Medicoteknik herom, det er dog vigtigt at påpege, at Indkøb & Medicoteknik gennemføre udbuddet og derfor ikke kan deltage aktivt i udarbejdelse af kontrolbuddet. Såfremt det kun er en udlicitering på én organisatorisk enhed, vil det normalt være den øverste ledelse af enheden, der kan træffe beslutning om, hvorvidt der skal afgives kontrolbud. Såfremt udliciteringen omfatter flere enheder, er det til drøftelse i direktionen. Udbudsprocessen I tabellen nedenfor er den typiske udbudsproces vist forsimplet og delt op i ni faser. Tabellen er endvidere opdelt mellem de primære og understøttende opgaver og viser, hvordan relevante aktører typisk bliver inddraget i udbudsfasen.

7 Faser Aktiviteter Inddragelse ved udbud af primære opgaver 0: Initiativ til udbud Politisk forespørgsel, sagsfremstilling, administrativ beslutning. Primært den ansvarlige hospitalsenhed, stab eller RR som bestemmer, hvilke primære opgaver som ender i udbud Inddragelse ved udbud af understøttende opgaver Primært I&M, stabe eller HE er, og i visse tilfælde de enkelte afdelinger som fastlægger hvilke understøttende opgaver som ender i udbud 1: Analyse og internt opstart 2: Udbudsforberedelse 3: Udbudsmateriale og annoncering Fastsættelse af projektrammer, styregruppe, foreløbig afgrænsning, allokering af ressourcer. Etablering af brugergruppe, tidsplan, analyse af udbudsområdet, omfang, behov, erfaring fra eventuel eksisterende kontrakt, markedsdialog. Udformning af udbudsmateriale og -betingelser, fastsættelse af udbudsform, evt. høring af udbudsmateriale, offentliggørelse af endeligt udbudsmateriale. Udover de relevante enheder, vil der typisk ske en løbende inddragelse eller rapportering til et eller flere af følgende udvalg: RR, RMU, LMU, MED, LFØ eller andet relevant ledelsesforum I&M og HE'erne samarbejder om organiseringen og den videre analyse og markedsdialogen I&M og HE erne samarbejder om udformningen og tilpasning af udbudsmaterialet. Inden offentliggørelse fremlægges prioriteringer for ét eller flere af følgende udvalg: Primært et samarbejde mellem I&M og HE'erne. I tilfælde af udlicitering vil følgende udvalg typisk blive inddraget: MED, LFØ eller andet relevant ledelsesforum I&M og HE erne samarbejder om organiseringen og den videre analyse og markedsdialogen I&M og HE erne samarbejder om udformningen og tilpasning af udbudsmaterialet. Inden offentliggørelse fremlægges prioriteringer for ét eller flere af følgende udvalg: 4: Tilbudsperiode Besvarelse af spørgsmål fra potentielle tilbudsgivere til udbudsmaterialet, modtagelse af tilbud RR, RMU, LMU, MED, LFØ eller andet relevant ledelsesforum I&M og HE erne samarbejder om besvarelse af spørgsmål til udbudsmaterialet MED, LFØ eller andet relevant ledelsesforum I&M og HE erne samarbejder om besvarelse af spørgsmål til udbudsmaterialet. Besvarelse sker typisk uden inddragelse af udvalg 5: Evaluering og afgørelse Evt. tilbudspræsentation, gennemlæsning af materiale, tilbudsevaluering, tildeling af kontrakt, håndtering af eventuelle klager. I&M og HE erne samarbejder om tilbudsevaluering. Vinderen indstilles til følgende udvalg: I&M og HE erne samarbejder om tilbudsevaluering. Vinderen indstilles typisk ikke til udvalg. 6: Implementering 7: Afslutning af udbud 8: Drift af udbud 9: Forlængelse af aftale/genudbud Kontraktunderskrivelse, opstartsmøder, forberedelse til drift af kontrakten Regionsrådet Som udgangspunkt de berørte enheder, hvor der kontrakten skal implementeres. Kontrakter underskrives af I&M og relevante HE'er. I&M og HE erne samarbejder derefter med leverandør om forberedelse til drift af kontrakten. Implementering gøres uden inddragelse af udvalg Besparelsesnotat/indberetningsskema Samarbejde mellem ansvarlig enhed og I&M. I&M udarbejder besparelsesnotat i samarbejde med relevante HE er. Besparelsesnotatet laves uden inddragelse af udvalg. Opfølgning/statusmøder med leverandøren/leverandørerne, håndtering af kontraktlige forespørgsler/tvister, opfølgning på KPIer. Det vurderes hvorvidt aftalen evt. skal forlænges i samråd med brugergruppen eller om aftalen skal genudbydes. Den ansvarlige HE eller den ansvarlige stab forestår som udgangspunkt selv opfølgning/statusmøder med leverandøren, opfølgning på KPI'er Ved kontraktlige spørgsmål/problemer/tvister inddrages I&M. Beslutningen tages som udgangspunkt af de der har taget initiativ og/eller har ansvar for opgaven. I&M afholder i samarbejde med HE er statusmøder med leverandør. Statusmøder afholdes uden inddragelse af udvalg. HE erne afgør sammen med I&M om den konkrete aftale forlænges eller genudbydes.

8 I et forsimplet billede er udbudsprocessen delt op i de ni faser vist i tabellen. Hver fase har en række hovedaktiviteter, hvor en eller flere aktører har en opgave og beslutningskompetence. Der vil fra udbud til udbud blive foretaget en konkret vurdering af, hvilke niveauer, der skal inddrages for at sikre en optimal proces.