bips F104, Dokumenthåndtering

Transkript

1 bips F104, Dokumenthåndtering af Gunnar Friborg & Charlotte Lund Poulsen Disposition Introduktion Tidsforløb og historik Hvad erstatter anvisningen? Baggrund Struktur og tankesæt Dokumenthåndtering Genfinding af et dokument Dokumentinformationer Metadatasæt Klassificering af et dokument Værdilister Anvendelse Mapper Dokument og filnavngivning CAD navngivning Versionsstyring Udvekslingsaftale Opbygning af anvisningen Perspektivering Implementering i virksomhed Søgning Standardisering 2/ 35 1

2 Tidsforløb og historik Arbejdet med F104 igangsættes Ny arbejdsgrp. på F104 bips konference 1. Høring 2. Høring 2009 Juni September 3/ 35 Hvad erstatter anvisningen? 4/ 35 2

3 Baggrund Hvad er problemet i dag? Tilfældig og forskellig kodning af dokumenter og filer eller slet ingen Hvad er formålet med anvisningen? Etablering af standard med standardiserede begreber og struktur(er) Kravspecifikationer til software Forbedret kommunikation og udveksling mellem samarbejdsparter Mulighed for intern organisering i den enkelte virksomhed 5/ 35 6/ 35 3

4 Genfinding af et dokument Et dokument defineres som information og det tilhørende medie Er alle dokumenter entydigt identificerbare, kan de principielt set opbevares sammen i en ustruktureret form I forhold til søgning og udveksling, er det smart at strukturere dokumenterne systematisk 7/ 35 Dokumentinformationer Der skelnes mellem papirbårne og digitale dokumenter For papirbårne dokumenter kan de informationer, der identificerer dokumentet være skrevet eller trykt på dokumentet For digitale dokumenter kan informationerne være tilknyttet dokumentet digitalt via en mærkat Papirbåren dokument Digitalt dokument 8/ 35 4

5 Dokumentinformationer bips obligatoriske metadatasæt: metadatasæt: PROJEKT Projekt id Projektnavn Projekt beskrivelse VIRKSOMHED / PART Virksomhedsnavn X Aktør Virksomhed projekt id Virksomhed projektnavn Virksomhed projektbeskrivelse DOKUMENT Dokument id System id Dokumentnavn Filnavn Indholdsbeskrivelse Version Versionsdato Revision Første revisionsdato Revisionsbeskrivelse Udarbejdet af Kontrolleret af Godkendt af Sprog Status X X X X KATEGORI Indhold Dokumentation Udveksling Procestype Aktivitet Vidensområde Arbejdsområde Fase Lokalisering CAD / TEGNING Målestok Papirstørrelse Filtype Stade Etage Afbildningstype Informationsniveau 9/ 35 Metadatasæt Metadatasættet udgør kernen i, hvordan dokumenter håndteres og danner grundlag for de informationer: der påføres et dokument der påføres en elektronisk mærkat der benyttes til opbygning af mapper der benyttes til dokument og filnavngivning 10 / 35 5

6 Klassificering af et dokument Informationer påført et dokument ved at være skrevet eller trykt direkte på/i dokumentet 11 / 35 Klassificering af et dokument 12 / 35 6

7 Klassificering af et dokument 13 / 35 Klassificering af et CAD dokument 14 / 35 7

8 Klassificering af et CAD dokument 15 / 35 Værdilister Til alle 39 metadata findes tilhørende værdilister, hvorfra man kan vælge en værdi til sit dokument En værdiliste kan være enten bunden eller åben En bunden værdiliste må ikke afviges, mens en åben værdiliste er vejledende 16 / 35 8

9 Klassificering af et dokument Informationer tilknyttet et dokument via en elektronisk mærkat 17 / 35 Klassificering af et dokument 18 / 35 9

10 Klassificering af et dokument Afsender Modtager 19 / 35 Mapper Metadatasættet og værdilisterne danner grundlag for de informationer, der benyttes til opbygning af mappestrukturer 20 / 35 10

11 Mapper Princip for opbygning af bips standard mappestruktur 21 / 35 Mapper Princip for opbygning bips standard mappestruktur i ringbind 22 / 35 11

12 Mapper Opbygning af mapper ved at kombinere værdilisterne 23 / 35 Dokument og filnavngivning Metadatasættet og værdilisterne danner grundlag for de informationer, der benyttes til opbygning af dokument og filnavngivning 24 / 35 12

13 Dokument og filnavngivning Eks. Dokumentnavn: Budget projekt 3341 VIRKSOMHED PROJEKT ID LOKALISERING LØBENUMMER Projekt 3341 Afsnit 2 Fortløbende numerisk Dokument Filnavn: id: 3341_A_2_ECO_01.xlsx AKTØR Arkitekt INDHOLD Økonomi 25 / 35 CAD navngivning Eks. Dokumentnavn: Gulvplan 1. sal eksisterende forhold FILTYPE Tegningsfil STADE Eksisterende ETAGE 1. sal AFBILDNINGSTYPE Plan TEMA Gulv Dokument Filnavn: id: (Tegningsnr.) 3341_A_2_GEO_DE11 GU.dwg LØBENUMMER 26 / 35 13

14 Versionsstyring Versioner angives fortløbende alfabetisk; A, B, C, D Revisioner angives fortløbende numerisk; 0, 1, 2, 3... VERSION A B C 0 0 0A 0B 0C 1 1 1A 1B 1C 2 2 2A 2B 2C REVISION VERSIONSDATO FØRSTE STATUS REVISIONSDATO Erstattet Erstattet Erstattet Erstattet Erstattet Erstattet Erstattet Udgivet 27 / 35 Udvekslingsaftale Ved udveksling af dokumenter mellem samarbejdsparter udarbejdes en fælles aftale for håndtering af dokumenter iht. bips IKT specifikationer: (IKT ydelsesspecifikation + IKT teknisk kommunikationsspecifikation) 28 / 35 14

15 Udvekslingsaftale eksempel, metadata For metadatasættet angivet i bips F104, Dokumenthåndtering anvendes følgende metadata ikke: <x> Ud over det obligatoriske metadatasæt angivet i bips F104, Dokumenthåndtering anvendes følgende specificerede metadata: Metadatanavn DK Metadatanavn EN Obl. Åben/Bunden værdiliste Type Værdiliste Definition Proj id Project id Å Tekst Kode som. Projekt navn Project name Å Tekst Kode som. Aktør Agent B Tekst 8.2 Kode som. Fase Phase Å Tekst 8.11 Kode som. 29 / 35 Udvekslingsaftale eksempel, mapper Der anvendes mappestrukturer på udvekslingsområdet i henhold til bips F104, Dokumenthåndtering. Til opbygning af mapper anvendes følgende metadata: Indhold Aktør Fase Dokumentation 30 / 35 15

16 Opbygning af anvisningen Opbygning Forord Indledning Struktur Håndtering af dokumenter Metoder Aftaler og anvendelse Lister Eksempelsamling 31 / 35 Implementering i virksomhed Valg af dokumenthåndteringssystem baseret på en hierarkisk struktur baseret på en database struktur eller både/og som fælles udvekslingsplatform (fx web) som virksomhedsværktøj (specifik/lukket) Tilpasning af navngivning og mappestruktur i forhold til sagstyper i forhold til størrelse/kompleksitet baseret på behovsafdækning i forhold til kravstillelse 32 / 35 16

17 Søgning Der findes forskellige søgeprincipper til genfinding af elektroniske dokumenter på tværs af mapper, hierarkier og IT systemer. 33 / 35 Standardisering og udvikling Påvirkning af international standardisering (engelsk), fremtidssikring i en global verden Standardiseringsserien vedr. dokumentstyring: DS/EN/IEC , Principper og metoder DS/EN/IEC , Metadataelementer og referencemodel for information ISO/IEC , Application of metadata for the Construction and Facility management sector GF 34 / 35 17

18 Spørgsmål? 35 / 35 18