Dalux Field Brugermanual Registrering og oprette opgaver

Transkript

1 Dalux Field Brugermanual Registrering og oprette opgaver Dalux Field Brugermanual Registrering og oprette opgaver Side 1 af 14

2 Indholdsfortegnelse Om denne brugermanual... 3 Registrering af bruger... Error! Bookmark not defined. Tilknytning til projekt... 3 Mobile enheder og PC web browser... 4 Projekter... 4 Opgaver... 5 Registreringer... 6 Registrering og tildeling af opgaver... 6 Felter... 7 Vis opgave... 8 Mappeværktøjer... 8 Opgaver på tegninger... 9 Søgning Handlinger der kan udføres på en opgave Godkend opgave Tildeling af opgaver Tilføj information Vedhæftede filer Dalux Field Brugermanual Registrering og oprette opgaver Side 2 af 14

3 Om denne brugermanual Denne manual er målrettet dig, som opretter opgaver til andre, eller som bruger programmet til almen registrering. En opgave eller registrering i Dalux Field drejer sig typisk om afvigelser, mangler, sikkerhed eller andre tilsynsopgaver. Udfører du ikke denne slags opgaver, anbefales det at finde manualen målrettet din opgave: Programmet udvikles løbende, og det anbefales at man altid henter den seneste manual fra nettet. Denne bruger manual findes på nedenstående adresse Tilknytning til projekt For at blive tilknyttet et projekt, skal man acceptere en invitation. Man kan acceptere invitationen ved at klikke på linket i invitationsmailen: Ellers vises invitationer også i en popup dialog når man logger ind. Projektet er nu tilgængeligt på web og også på mobile enheder. Dalux Field Brugermanual Registrering og oprette opgaver Side 3 af 14

4 Mobile enheder og PC web browser Dalux Field kan åbnes både på mobil og i en browser, fx Internet Explorer, Firefox eller lignende. På PC benytter Dalux Field programmet Flash, hvilket betyder at de fleste browsere afvikler Dalux Field, uden at skulle installere noget på computeren (programmet er blandt andet testet på Mac, PC, Windows 7, Windows 8, Windows 10, Internet Explorer, Google Chrome, Firefox, Opera og Safari). På mobile enheder skal Dalux Field installeres som en App. Programmet er tilgængeligt på både Android-telefon og tabletenheder samt ipad og iphone. DaluxField kan findes ved at søge efter Dalux Field i Google Play hhv. Apple App Store. Dalux Field i App Store App en er gratis at installere og gratis at bruge. Der er til tider er brug for internet og data. For at få adgang til projekter fra mobil og tablet, skal man logge ind. Angiv og kode og klik Log in. Klik på et projektnavn for at åbne projektet. Den første side viser en oversigt over de projekter man har adgang til. Projekter Når man åbner et byggeprojekt ser det ud på denne måde på mobil og på web Web: Dalux Field Mobil: Dalux Field Dalux Field Brugermanual Registrering og oprette opgaver Side 4 af 14

5 Øverst i venstre side på web, findes menupunktet bygninger, og umiddelbart nedenunder et antal visninger af registreringer. Opdateringen sker automatisk når man åbner programmet. På mobil vil man dog skulle trykke på genopfrisk-ikonet ( ) i nederste venstre hjørne hvis man har været offline. På web opdaterer man ved at klikke på Opdater knappen øverst til venstre. På web og mobil kan man se en række mapper, som indeholder de opgaver, der er relevant for en selv. Folderne er følgende: Indbakke: Indeholder opgaver som man selv skal løse. Når en opgave ligger i denne mappe er det fordi man selv har ansvaret for denne opgave. Afviste: Indeholder opgaver, som man har tildelt andre, men de har afvist, at de kan udføre. Det kan være fordi de mangler klarmelding fra andre eller fordi arbejdet måske ikke er deres ansvar. Til godkendelse: Indeholder opgaver, som er klarmeldt. Det kan være en der har udført den tildelte opgave og nu melder at den er færdig. Igangværende: Indeholder opgaver, som man har tildelt til andre. Det overordnede ansvar for disse opgave er ens eget, men aktuelt er der andre der arbejder på disse. Denne mappe vil kun være relevant hvis man har oprettet andre brugere, man kan uddelegere arbejdet til. Godkendte: Indeholder godkendt opgaver. Ikke sendte: (Kun mobil) Indeholder opgaver man har svaret på mens man var offline (uden netværksdækning). Disse opgaver ligger derfor stadig kun på den mobile enhed og kan ikke se af andre. Når man er online bør man trykke på genopfrisk knappen ( ) så opgaven bliver sendt videre til den som ansvaret for opgaven overdrages til. Kladder: Indeholder kladder. Hvis man har oprettet en kladde, er det muligt at ændre den før man sender den videre. Kladder er personlige og synkroniseres også med web, så der er mulighed for at dokumentere med foto på pladsen og skrive teksten på web senere. Overordnet er det mapperne Indbakke, Afviste og Til godkendelse man skal holde øje med (markeret med fed på web). Hvis der er opgaver i disse mapper, betyder det at det er ens eget ansvar at tage stilling til opgaverne og sende dem videre til andre. Bemærk at Dalux Field giver mulighed for at arbejde sammen med andre, hvis I fx er flere om at føre tilsyn på samme entreprise eller tilsynsområde. Opgaver I Dalux Field kan man arbejde med flere typer opgaver. Det er administratoren, der opsætter opgavetyperne og som man aftaler med hvordan disse benyttes. Eksempler på forskellige opgavetyper, er fx Mangel, Tilsynsnotat eller Afvigelse. Opgavetyperne fungerer dog på samme måde og det er derfor de samme handlinger man kan udføre på hver af dem. Man kan sende opgaven tilbage den man fik opgaven fra ved enten at Afslutte eller Afvise opgaven. En opgave kan uddelegeres ved at tildele den til en person der har en rolle direkte under en selv i organisationen. Se også afsnittet Handlinger der kan udføres på en opgave, side 12. Dalux Field Brugermanual Registrering og oprette opgaver Side 5 af 14

6 Registreringer Registrering med Dalux Field fungerer på stort set samme måde som når programmet bruges til opgaver. I programmets øjne er forskellen mellem en registrering og en opgave, at man kan vælge at godkende registreringen med det samme i stedet for at tildele den til en person, som skal løse opgaven. Anvender du programmet til registrering, tænk da på opgaver som registreringer i de følgende afsnit. Registrering og tildeling af opgaver En opgave kan enten oprettes og registreres fra mobil eller fra web. Ofte vil det mest hensigtsmæssige være at registrere på byggepladen med en ipad/iphone/android. Man kan eventuelt oprette en kladde imens man står på byggepladen, og arbejde videre med den når man kommer tilbage på kontoret. Fra mobil kan man oprette en opgave på to måder. Man kan enten starte med at vælge en lokation ved at gå ind på en bygningstegning eller man kan klikke nede i højre hjørne på ny knappen. Opret opgave fra forsiden Opret opgave fra bygningstegning Når man opretter en opgave fra en plantegning, vil den valgte lokation automatisk bruges på opgaven. Bevæger man sig rundt i bygningen og opretter opgaver løbende, vil den mest effektive metode være at oprette opgaver fra en plantegning. Skal der oprettes opgaver som ikke har nogen lokation eller er generel for en hel bygning eller etage vil det være bedre at oprette opgaven fra forsiden. Hvis en opgave oprettes mens man er offline vil den ligge i mappen Ikke sendte. Når du kommer online, sendes opgaverne ved at åbne mappen Ikke sendte, og trykke på synkronisér-knappen i nederste venstre hjørne ( ). Vil man gerne oprette opgaverne med en lokation mens man er offline, kan man trykke på download-knappen på forsiden, og planerne vil så være tilgængelig uden netforbindelse. Oprettes en kladde, kan lokationen justeres inden opgaven sendes. Dalux Field Brugermanual Registrering og oprette opgaver Side 6 af 14

7 Felter Når man opretter en opgave, er der en række felter som skal udfyldes. Nogle felter er obligatoriske, andre ikke. Type: Opgavetypen fortæller hvad du opretter. Her vil typisk stå Tilsyn, Mangel, Afvigelse eller lignende. Det er muligt at ændre hvilken type opgave der oprettes. Typerne opsættes af administratoren. Deadline: Her angives hvornår deadline er for opgaven. Feltet er valgfrit. Lokation: Her vælges lokation. Feltet er obligatorisk, og vil altid have en værdi. Mobil: Skift lokation ved at klikke på feltet. Web: Skift lokation ved at klikke på Skift. Har du oprettet en opgave via en plantegning på web, kan lokationen ikke skiftes. Gem i stedet opgaven som en kladde, og ændr i kladden. Placering: Er lokation på plantegning ikke nok til at finde frem til hvor opgaven er, kan man angive en placering. Her kan man fx skrive bag lågen, oppe, nede eller lignende. Foto/Vedhæft: Her kan tilføjes et eller flere fotos til opgaven. Fotos kan tegnes på med de medfølgende værktøjer frihånd, tekst, boks, ellipse og pil. Mobil: Man kan enten hente billedet fra galleri eller tage et nyt billede vha. kameraet. Web: Du kan også vedhæfte PDF-dokumenter. Beskrivelse: Dette felt kan bruges til uddybende beskrivelse af hvad der er registreret. Vil du skrive en længere og mere uddybende tekst, kan du med fordel starte med at registrere opgaven på byggepladsen, gemme den som en kladde, og arbejde videre med den fra web. Andre felter: Det kan være at administrator har sat ekstra felter op som det er muligt at udfylde. Efter endt registrering, kan opgaverne vises på både web og mobil. Dette er beskrevet i det næste afsnit. Dalux Field Brugermanual Registrering og oprette opgaver Side 7 af 14

8 Vis opgave Når man klikker på en opgavemappe, vil man se en mere detaljeret liste. Man kan klikke videre på en specifik opgave for at se detaljer og eventuel korrespondance om enkeltopgaver. Web: Visning af opgave Mobil: Visning af opgave Klikker man på et vedhæftet billede, åbnes det i stor udgave. På web kan man ydermere åbne billedet på computeren ved at trykke på knappen Hent. Vedhæftede PDF-dokumenter vises med et miniaturebillede af forsiden. På web kan man åbne dokumentet ved at klikke på billedet. Fra web-brugerfladen er muligt at eksportere en PDF, som kan udskrives. Mappeværktøjer Fra listeoversigten er der en række muligheder. Bemærk at fanen Mappeværktøjer aktiveres når man klikker på en opgavemappe. Fanen kan skiftes øverst til venstre. Dalux Field Brugermanual Registrering og oprette opgaver Side 8 af 14

9 Opdater: Opdaterer visningen. Tildel: Her kan du tildele en opgave til en anden. Du kan tildele flere opgaver på en gang ved at markere opgaverne på listen med og trykke på Tildel. Se også punktet Vælg flere. Vis sag: Åbner den valgte opgave. Man kan også dobbeltklikke på opgaven for at åbne den. Eksporter: Man kan vælge at eksportere alle opgaver i listen eller kun de valgte. Se også punktet Vælg flere. Vælges Hele listen, bliver opgaver fra alle sider i listeoversigten eksporteret. Tabel (Excel): Listen eksporteres med de valgte kolonner og filtre til en Excel-fil. Opgaver på plantegning: Plantegninger eksporteres med markering af opgaverne. Komprimeret rapport: En detaljeret rapport med flere opgaver på samme side. Indeholder det første billede fra opgaven samt en lille oversigtstegning af lokationen sammen med korrespondancen på opgaverne. Der kan være op til 5 opgaver per side. Enkeltrapporter: Fuld detaljeret rapport magen til den der vises på skærmen. Medtag afrapporteringsfelt: Inkluderer et notefelt på enkeltrapporterne. Vælg flere: Man markerer flere opgaver ved at holde ctrl eller shift nede. Klik på den første opgave du vil have markeret, holder dernæst shift nede, og klik så på den sidste opgave. Holdes ctrl nede, vælges enkelt-rækker til eller fra med musen. Opgaver på tegninger Opgaverne i mapperne kan vises som en liste eller på tegningerne. Man skifter mellem listen og tegningerne ved at klikke på knappen Etageplaner. Knappen er at finde nederst til venstre. Skift mellem valgte tegning i listen nederst til højre. Opgaverne kan også åbnes fra denne visning ved at klikke på notenummeret på plantegningen. Eksporteres opgaver fra denne visning, Dalux Field Brugermanual Registrering og oprette opgaver Side 9 af 14

10 begrænses eksporten til de opgaver, som ligger indenfor den valgte ramme. Der kan printes i to formater: Liggende og stående. Rammen tilpasses ved at trække i de grønne firkanter. Printrammen ligger altid i midten, men underlaget kan flyttes og zoomes ind og ud i. Størrelsesforholdet kan ikke ændres, da det skal passe med print-skabelonen i DaluxQA. Visning af opgaver på plantegning Eksport: Træk i de grønne håndtag for at tilpasse print På mobil er der to måder at få vist opgaver på plantegningen: Fra opgavemappen med knappen nederst til højre, eller når plantegningen er åben, via opgaveknappen øverst til højre. Dalux Field Brugermanual Registrering og oprette opgaver Side 10 af 14

11 Vis opgaver på plantegning Vis opgaver på plantegning Hvis du vil begrænse din visning, kan du søge i fritekstfeltet, som er at finde øverst, både på liste og på opgaveknappen ved plantegningen. Søgning På web kan man fritekstsøge i den valgte opgaveliste ved at skrive en tekst i søgefeltet i øverste højre hjørne. Imens man skriver, vises en kort liste med forhåndsvisning af resultetet. Når man trykker retur bliver filtreret effektueret, så kun de opgaver der indeholder den søgte tekst vises. Der søges i al tekst også den samlede korrespondance på opgaven. For at få vist sorterings- og filtrermulighederne på en kolonne, klikkes på overskriften eller pilen ved siden af. Aktuel visning: Sorter efter ændret, filtrer på entreprise og bygningsdelstype. Filtermuligheder på kolonne Aktive filtre vises i filter-listen ovenover kolonnenavnene. Man kan også tilføje et kolonnefilter fra denne liste ved at klikke på tragten i filterlinjen ( ). Denne mulighed kan bruges til at tilføje et filter hvis kolonnerne ikke er synlige fx når opgaverne vises på plantegning, eller den aktuelle kolonne ikke er vist. Et filter eller en sortering fjernes ved at trykke på krydset. Vælg flere kolonner ved at klikke på ikonet yderst til højre. Dalux Field Brugermanual Registrering og oprette opgaver Side 11 af 14

12 Handlinger der kan udføres på en opgave Når man har en opgave åben, klikker man på handlingsknappen ( ) for at udføre handlinger. Når man trykker på knappen, ser man en liste med de ting man kan gøre. Disse handlinger er beskrevet i det følgende. Godkend opgave Når en opgave er færdig, trykker man på handlingsknappen og vælger Godkend. Dette kan også udføres på web ved at åbne en enkeltopgave og bruge knapperne nederst. Når Dalux Field bruges til registrering, vil man oftest godkende opgaven med det samme. Dalux Field Brugermanual Registrering og oprette opgaver Side 12 af 14

13 Web: Godkend opgave Mobil: Godkend opgave Herefter er det muligt at tilføje tekst og et foto som dokumentation. Dokumenter i PDF-format kan også vedhæftes. PDF-filen er dog kun tilgængelig via web-udgaven. Web: Tilføj tekst, foto, PDF før klarmelding Mobil: Tilføj tekst og foto før godkendelse Til sidst trykkes på Godkend og opgaven godkendes. Tildeling af opgaver Der er altid muligt at tildele en opgave til en anden, men vil oftest forekomme i forbindelse med oprettelse eller besvarelse af en opgave. Tildeling sker fx være i forbindelse mangeludbedring, hvor en mangel er observeret, og skal udbedres af en entreprenør. Tildeling kan også forekomme ved andre tilsynsopgaver. På mobil bruges handlingsknappen ( ) og derefter vælges Tildel. På web trykkes på knappen Tildel forneden. Web: Tildel opgave Mobil: Tildel opgave Man vælger herefter den ansvarlige entreprenør eller medarbejder. Når man tildeler en opgave, har man mulighed for at ændre lokation, tilføje billeder og dokumenter, beskrivelser, sætte deadline mm. Ansvaret for opgaven er nu overdraget, og man vil kunne se og følge med i hvad der Dalux Field Brugermanual Registrering og oprette opgaver Side 13 af 14

14 sker fra mappen Igangværende. På et tidspunkt vil personen enten klarmelde eller afvise opgaven. Opgaven vil herefter kunne ses i ens egen mappe med navnet Til godkendelse henholdsvis Afviste. Her fra er det en selv, der har ansvaret for opgaven, og man kan igen vælge om opgaven kan godkendes, eller om den skal tildeles igen. Se også afsnittet Registrering og tildeling af opgaver på side 6. Vær opmærksom på, at opgaver ikke kan skifte tilsynsområde, entreprise eller arbejdsbeskrivelse hvis disse benyttes. Årsagen er dels at ansvarsområderne er bygget op om tilsynsområde og entreprise samt at nummerserien afhænger af arbejdsbeskrivelse, hvis denne benyttes. Tilføj information Man kan tilføje information til opgaver man selv arbejder på eller har tildelt til en anden. Når man tilføjer information, ændres ansvaret for en opgave ikke. Vedhæftede filer Det er muligt at tilføje fotos samt PDF-dokumenter til opgaver. Fotos kan tilføjes både fra mobil og web. PDF-dokumenter kan kun tilføjes og tilgås fra web. På både web og mobil er det muligt at tilføje flere fotos til en opgave og tegne på billedet. På mobil kan man følgende: Foto: Giver mulighed for at tage et billede med det samme eller et fra galleriet og vedhæfte det. Tegneredskaber: Man kan tegne med forskellige redskaber på tegningen På web er det også muligt at tilføje flere billedet og tegne på disse. Dalux Field Brugermanual Registrering og oprette opgaver Side 14 af 14