Lad os rydde op i e-handelsbøvlet

Transkript

1 Lad os rydde op i e-handelsbøvlet E-handel kan forbedre og effektivisere de offentlige indkøb. Men succesen er afhængig af, at de praktiske problemer bliver løst. For både kunder og leverandører er der processer, der langt fra fungerer optimalt, og det betyder, at de potentielle gevinster ved e-handel ikke bliver fuldt ud realiseret. Der er store potentialer i e-handel som et middel til at øge compliance og effektivisere indkøbsprocessen hos både kunder og leverandører. Kunderne kan selv kontrollere, at de bestiller det rigtige, ordren sendes elektronisk til leverandøren og fakturaen håndteres digitalt. I praksis er der imidlertid en række problemer, der blandt andet bunder i, at systemerne ikke taler ordentligt sammen. Et manglende kendskab til, hvordan tingene fungerer på den anden side af bordet, gør det endnu mere vanskeligt. Derfor skal problemerne løses i et samarbejde mellem kunder, systemleverandører og vareleverandører. DI Handel har sammen med medlemsvirksomhederne formuleret en række anbefalinger til at løse nogle af de konkrete problemer, de oplever i dag. Det drejer sig blandt andet om håndtering af fakturaer, om standarder for indkøbssystemer og om at reducere mængden opgaver, der skal håndteres manuelt. I anbefalingerne dækker betegnelsen kunder over kommuner og dem, der bruger indkøbssystemerne. Betegnelsen systemudbyder dækker over leverandører af indkøbssystemer- eller moduler. Betegnelsen leverandører dækker over vareleverandører. Anbefalingerne falder i to kategorier: - En række lavt hængende frugter, vi bør plukke med det samme det handler om at fjerne det bøvl, der i dag kræver manuel behandling - Langsigtede anbefalinger der skal bidrage til at nå ambitionerne om en velfungerende offentlig e-handel Anbefalingerne er ment som et oplæg til debat og et konstruktivt indspark til, hvordan vi kan få e-handlen til at fungere mere smidigt. Derfor vil vi gerne invitere til dialog. Skriv til chefkonsulent Line Stentoft Andersen, DI Handel (lisa@di.dk), hvis du har kommentarer til anbefalingerne eller gerne vil drøfte emnet. Vi ser frem til at høre fra dig.

2 1. Aktuelle udfordringer og konkrete anbefalinger Længde på varenavn varierer På tværs af indkøbssystemer er der ikke fælles standard for hvor mange tegn, der er plads til i hver rubrik, f.eks. i rubrikken varenavn. Det har den praktiske konsekvens, at det input, leverandøren laver til e-kataloget i sit system, ikke nødvendigvis er det samme som det, der vises hos kunden. Det kan f.eks. være, at antal styk i pakken er blevet skåret af i kundens skærmbillede, fordi det ikke stod først i leverandørens beskrivelse og modtagersystemet kun kan vise eksempelvis 40 eller 60 tegn. En anden udfordring opstår i forbindelse med udredning af problemer med systemer eller ordrer, hvor kunden ringer til leverandøren og spørger til noget vedrørende e-kataloget. Her har kunde og leverandør ikke samme skærmbillede, fordi systemerne ikke viser lige mange tegn, hvilket vanskeliggør arbejdet med at løse problemet. Endelig skal leverandøren i nogle e-kataloger skrive den samme tekst, som den, der er budt ind med i tilbuddet. Her vil leverandøren typisk byde ind med varenavnet, som det står i leverandørens stamdata, hvilket ikke nødvendigvis er den betegnelse, der er mest sigende for kunderne. I første instans bør leverandørerne overveje brugen af felterne, så det, der står først, er det kunderne er interesserede i det kunne være at undlade producentens navn, eller sætte det til sidst. et er imidlertid, at kunderne ikke er enige om, hvilken information, der er vigtig at have i varenavnet. Derfor bør der opnås enighed om en standard for, hvor mange tegn rubrikken varenavn kan rumme, så det sikres, at kunderne altid får vist hele teksten i deres systemer. Konkret kan det opnås ved, at man på tværs af kommunerne når til enighed, så indkøbere af systemer kan skrive det det fastsatte antal tegn i kravsspecifikationerne.

3 Mange betegnelser for aftalesortiment og frivilligt sortiment Der er i dag ni forskellige betegnelser for henholdsvis aftalesortiment og øvrigt sortiment. Hos de kunder, der ønsker ét samlet katalog skal leverandøren hos nogle kunder angive, hvilke varer, der er på aftalen og hvilke varer, der er øvrigt sortiment. Når der er ni forskellige betegnelser betyder det, at leverandøren skal huske hvilken kommune, der bruger hvilke betegnelser, f.eks. godt køb, obligatorisk sortiment eller A-sortiment om sortiment, der er på aftalen. Det er ressourcekrævende for leverandørerne og bør kunne forenkles. Nogle kommuner har f.eks. systemer, hvor de selv kategoriserer varerne, når de har modtaget e-kataloget. Nogle systemer kan derudover markere aftalesortiment med grøn, så det fremstår tydeligt for brugerne. Det bør være tilstrækkeligt at have tre forskellige kategorier, hvor alle er enige om betegnelserne: 1. Varer der er på aftalen f.eks. aftalesortiment 2. Det øvrige sortiment f.eks. øvrigt sortiment 3. En kategori til kampagnevarer, f.eks. til jul f.eks. kampagnesortiment Øreafrunding Det sker tit, at fakturaer går i fejl, fordi beløbene ikke passer på ørerne. Årsagen er ofte, at systemerne ikke opererer med lige mange decimaler. Det kræver ressourcer på begge sider af bordet at udrede fejlen og er typisk uden nævneværdig værdi. Hvis man i systemerne indfører en bagatelgrænse på eksempelvis fem ører, vil man kunne undgå de problemer, der opstår som følge af, at systemerne ikke kan tale sammen.

4 E-kataloger bruges ikke altid af kunderne På visse varegrupper er e-handlen og brugen af e-katalogerne meget begrænset. Det er ressourcekrævende for leverandørerne at lave e-katalogerne, og det kan forekomme formålsløst, hvis de ikke bliver brugt. På disse varegrupper beder kunderne typisk leverandøren sende en sælger ud til kunden med vareprøver i stedet for at e-handle. Som kunde skal man overveje, om det er nødvendigt at bede om et e-katalog, hvis brugerne ikke e-handler den pågældende vare. Måske man kan nøjes med et pdfkatalog med billeder i, som leverandørerne typisk laver på områder, hvor design er en faktor. Kunderne skal selvfølgelig stadig kunne kontrollere, at de får varen til den rette pris og skal derfor kende priserne på aftalen. Nogle contract management systemer kan udføre fakturakontrol, så man kan tilgodese et eventuelt controllingbehov ad den vej. Alle billeder skal uploades enkeltvis I nogle systemer skal leverandøren sende produktbilleder som enkelte filer til systemudbyderen. På en aftale med flere tusinde varer er det ekstremt tidskrævende. Hos de fleste systemudbydere sender leverandøren links til en database, hvor billederne vises fra, hvilket betyder, at billederne altid er opdaterede, f.eks. hvis forpakninger har fået nyt design. Leverandører skal i alle systemer kunne sende links til systemudbyderen, som linker til en database, hvor billederne vises fra.

5 2. Langsigtede anbefalinger Punch out kataloger For leverandørerne vil der være meget tid sparet, hvis kunderne i deres e- indkøbssystem linkede op imod leverandørernes webshops. Det ville stadig være med et sortiment, der var begrænset til det, man havde aftalt. Det kræver imidlertid tillid imellem parterne, fordi det første kontrol-led forsvinder. Dette kan dog overkommes med stikprøver eller ved brug af en teknisk løsning, der én gang i døgnet tjekker for eventuelle prisændringer i systemet. Fordelen ved et punch out katalog er, at det altid er opdateret i modsætning til et statisk e-katalog, der skal rettes i, uploades, godkendes og indlæses. Derudover er der med denne løsning mulighed for at give flere produktoplysninger. En fælles standard med en stor fællesnævner I øjeblikket arbejdes der på en standard for offentlige udbud og indkøb. Det er vigtigt, at man her når til enighed om et ambitiøst niveau for standardisering, så meget i systemerne kommer til at tale samme sprog. Det handler blandt andet om antallet af rubrikker, navnene på dem, længde på varenavn mv. Systemudbyderne skal fortsat have mulighed for at tilpasse deres systemer deres respektive kunders ønsker, men ikke på de områder, som standarden dækker. Det skal bidrage til at sikre, at systemerne kan tale sammen og oversætte korrekt mellem systemer, så man undgår de mange fejl og den manuelle behandling af enkelte kunder og ordrer, som foregår i dag.

6 Bedre dialog giver bedre økonomi Der er behov for en bedre løbende dialog imellem kunder og leverandører og begge parter skal være opmærksomme på at tage initiativet. Mange af de fordyrende processer kunne gøres mindre besværlige, hvis parterne havde bedre indblik i hinandens arbejdsgange. For eksempel kunne en øget bevidsthed om, at små ordrer er forholdsmæssigt dyre spare ressourcer på begge sider af bordet, hvis den blev fulgt op af en adfærdsændring. Bedre dialog Bedre drift Bedre økonomi