Foreningen af kollegianer på Damager kollegiet. Bestyrelsesmøde. Referat Dato: Tidspunkt: :30 Mødested: Fællesrummet

Transkript

1 Bestyrelsesmøde Referat Dato: Tidspunkt: :30 Mødested: Fællesrummet Møde indkaldt af Mødetype Mads Hauberg Ordinært bestyrelsesmøde Arrangør Referent Cæcilie Sander Tidtager Deltagere Mads Hauberg, Tais Nissen, Christian Witting, Henrik Bendtsen, Rasmus Raundahl, Nicolai Schmidt, Cæcilie Sander Dagsorden 1. Registrering af fremmødte 2. Godkendelse af sidste mødereferat 3. Sidste nyt fra formanden, kassereren og barrepræsentanten 4. Status fællesrummet 5. Dispensationsansøgning fra baren ang. støj ved sommerfesten. 6. Tilskud baren, vurdering af 7. Parkeringsbåse (Christian) 8. Beboermappen (Anne) 9. Velkomst af nye beboere - velkomstmødet og andre initiativer (Nicolai m.fl.) 10. Askebægere (Cæcilie) 11. Tiltag til at øge det sociale samvær på kollegiet (Rasmus, Christian) 12. Eventuelt 13. Næste møde og kageansvarlig

2 1 Registrering af fremmøde Alle undtagen Anne Johnson er fremmødt 2 Godkendelse af sidste mødereferat Sidste mødereferat er godkendt 3 Sidste nyt fra formanden, kasseren og barrepræsentanten Formanden 1. Ny lås i bestyrelsespostkasse 2. Skilte og dør med nøglelås ved storskrald mener varmemesteren godt kan lade sig gøre Problemet grunder i at folk bruger storskrald til skrald der hører til ved affald Med dør og lås kommer folk udefra ikke og roder pladsen igennem Skiltning kan gøre at folk sorterer deres skrald bedre Folk kan skrive inde på forrumet, hvis de har noget, de vil give eller sælge i stedet for at smide ting, der ligeså godt kunne blive genbrugt, derind

3 Man kunne starte med skiltning og se om det hjælper på problemerne og sætte døren op i anden omgang hvis skiltene ikke hjælper Opfordre andre kollegianere til at sige til de, der ikke hører til kollegiet, at de ikke skal rode i storskrald da det er privat område Det er vores omkostning og ikke kollegiekontorets at sætte skilte op og lave dør 3. Bikerate Vi I bestyrelsen må godt selv afholde bike-rate Vi diskuterer om det skal afholdes i alle cykelskure eller kun i a-cykelskuret hvor problemet er opstået Vi vurderer at der ikke er behov for at afholde det i alle skure så derfor vil vi nøjes med a-skuret Vi i bestyrelsen skal have printet sedler ud til postkasserne i a-blokken og sætte tape på cyklerne Christian henter skabelonen til bikerate-sedlen Nicolai og Cæcilie deler dem ud efter tapen er sat på cyklerne Tapen kan først sættes på cyklerne når anne er hjemme Vi får varmemesteren til at hente de cykler der stadig er tape på efter en måned 4. Privat område skilt og spejl ved stierne siger varmemesteren god for men vi må vurdere om det ser grimt ud 5. Afskedsgave til varmemesteren (chokolade) er købt 6. Skal cyklerne på storskrald gives ud til beboerne på kollegiet? På andre kollegier bliver de givet ud til beboerne Auktion er varmemesteren imod at vi afholder Man kan lægge sedler i folks postkasser eller slå det op på facebook-gruppen eller lade informationen gå mund til mund hvis cyklerne skal gives ud til beboerne Cyklerne kan gives til velgørenhed så skurene ikke bliver fyldt igen af cykler fra storskrald 1. Henrik Bendtsen kan hente nøgle til den nye postkasse hos varmemesteren 2. Vi beder i første omgang varmemesteren om at sætte skilte op da en dør er en stor omkostning i forhold til skilte og skilte eventuelt kan løse problemet selv. Hvis det ikke virker kan man gå videre med at sætte en dør op. 3. Vi vil i bestyrelsen afholde bikerate i a-skuret men informere hele kollegiet om det ved at putte sedler i folks postkasser 4. Det vil blive realiseret når vi får ressourcerne til det 5. Afskedsgave til varmemesteren er købt 6. Cyklerne vil blive givet til velgørenhed af en eller anden art (afgjort ved håndsoprækning - 5 mod 2) da det vil være dumt hvis cykelskurerne på ny bliver fyldt af kasserede cykler Bikerate sedlen skal udleveres til os af varmemesteren Christian Dele sedler ud Nicolai og Cæcilie

4 Kasseren Barrepræsentanten Punkt 3a Problemstilling: Dørstopperne ved gangene overvejer vi at fjerne da der er en økonomisk og sikkerhedsmæssig konflikt: Det koster ekstra mange penge at opvarme gangene og lejlighederne når dørene står åbne i vinterhalvåret Desuden begrænser det sikkerheden på kollegiet når dørene står åbne Før vi fik dørstopperne brugte folk på kollegiet andre ting til at stoppe dørene når de skulle ud med skrald

5 hvilket resulterede i at nogle døre skulle udskiftes som var en større udgift end den varme der gik tabt i opgangene Det har ikke været nogen problem de sidste par år med hensyn til sikkerhed (indbrud) Hvis dørstopperne bliver fjernet vil udluftningen i gangene være meget forringet (fx parfumelugt, røglugt) En muglighed er at sætte sedler på hoveddørene på gangene der informerer om at man skal huske at lukke døren når man åbner den for at lufte ud Der kan evt. gives lignende information om risikoen for indbrud og dyrere varmeregning på facebook Folk på kollegiet kan føle sig utrykke når sikkerheden forringes ved åbne hoveddøre men der har ikke været nogen tilfælde af tyveri eller anden kriminalitet endnu Skal man fjerne dørstopperne eller gøre noget ved usikkerhedsfølelsen? Vi laver skilte ved alle indgange/hoveddøre i blokkene med informationer og påmindelse om at lukke dørene Lave teksten til skiltene Opbygge layoutet til skiltene Tais Nissen Cæcilie Sander 4 Status fællesrummet Gulvet vil blive repereret i løbet af den næste uges tid men man må godt gå der hvor gulvet er fjernet Forsikringen dækker ikke skaden ved gulvet

6 5 Dispensationsansøgning fra baren ang. støj ved sommerfesten Baren søger om dispensation til kl om morgenenså de må støje udenfor i teltet Folk har stadig eksamenslæsning og det kan genere dem hvis vi udvider dispensationen Rasmus foreslår at vi laver et kompromis så man lukker baren på grillpladsen udenfor kl. 2 og derefter kan rykke ned i baren i fællesrummet som har åbent til kl men med nedskruet musik Vi giver dispensation så man lukker baren på grillpladsen udenfor kl. 2 og derefter kan rykke ned i baren i fællesrummet som har åbent til kl men med nedskruet musik 6 Vurdering af tilskud til baren Udskydes til næste bestyrelsesmøde så vi ved hvad regnskabet er inden vi vurderer sagen Vurdere om man burde informere baren om at man vil give dem lidt færre penge det næste år

7 Man kan stille som krav at man vil se regnskabet for året før vi giver dem penge Der bliver foreslået om man burde give dem penge for hver enkelt fest der afholdes i stedet for til et helt år ad gangen 7 - Parkeringsbåse Christian fandt en forhandler der ville stribe parkeringsbåse op for med vedligeholdelse hvert 5. År En billigere løsning kan være selv at stribe båsene op men det holder ikke længe Man kunne lave et eksperiment og spraye nogle båse op og se hvor lang tid det skal have før det behøver vedligeholdelse Man kunne selv stribe op til arbejdsdag fremover da det er billigere men en ulempe ved det kan være at det bliver skævt og at det kan være det regner på de arbejdsdage så det ikke kan lade sig gøre Det er blevet udregnet at det vil koste 11 kr om året pr person på kollegiet at få stribet parkeringsbåse op af en professionel Man kan lave en afstemning ved generalforsamling nu hvor vi har tallene Vi venter til generalforsamling med at afgøre det og lave afstemning for at høre beboernes mening 8 - Beboermappen

8 Udskydes til næste bestyrelsesmøde da Anne Johnson ikke er mødt op 9 Velkomst af nye beboere velkomstmøde og andre initiativer Man kan snakke med de nye der er kommet til på kollegiet og informere dem om hvad der foregår på kollegiet i en lille gruppe Man kan lave en mentorordning Mentorordning har før været en succes Henrik og Nicolai vil gerne gå rundt fra dør til dør og inddrage de nye i fællesskabet Man kan høre ad om der er flere der vil være med i en velkomstkomité og evt. få baren med ind over Forfest for de nye kollegianere inden baren åbner kan være en god ide da de der flytter ind i juni og juli kan gå rundt i lang tid før baren åbner i september og ikke blive inddraget i sællesskabet før det Ved velkomst af nye medlemmer er det en god ide hvis man kan give en kalender for fredagsbarer og andre sociale arrangementer samt sedel fra beboermappen med informationer om kollegiet Vi laver en velkomstkomité med mentorordning, velkomstmøder og forfest for de nye kollegianere som Henrik og Nicolai står for. Evt finde andre medlemmer til velkomstkomiteen Henrik og Nicolai

9 10 - Askebægre Askebægre ved fællesrummet, grillpladsen og volleyball-banen Der bør sættes askebægre op ved disse steder da der er mange skodder her Udenfor fællesrummet er det blevet diskuteret før at der skal sættes en sandkrukke over risten så der ikke kommer skodder der. Det vil blive meddelt den nye varmemester. Kun om sommeren det er et problem med skodder på pladserne da det er her kollegianerne sidder udenfor og ryger Der er gode argumenter for både at have mobile og stationære krukker Stationære: kan ikke blive taget af udefrakommende eller flyttet steder hen hvor de ikke har nogen funktion Mobile: kan blive flyttet der hvor folk er og rykkes andre steder hen om vinteren når problemet ikke er der Tais vil tale med varmemesteren om det er en god ide eller om det ikke bør realiseres. Varmemesteren vil vurdere om der kan være nogle problemer forbundet med de forskellige løsninger og omkostninger men vi i bestyrelsen hælder mest til de mobile krukker 11 Tiltag til at øge det sociale samvær på kollegiet Problemstilling: Det sociale samvær på kollegiet er forholdsvist godt. Dog er der en stor del af kollegianerne man ikke ser til sociale arrangementer og som holder sig for sig selv Velkomstkommiteen er et godt skridt på vejen da man inddrager de nye på kollegiet lige fra starten af og gør dem opmærksomme på de aktiviteter der afholdes på kollegiet Man kan lave en facebook afstemning med forslag fra beboerne men denne vil med stor sandsynlighed kun ramme dem, der allerede er integrerede i kollegiets fællesskab. Disse forslag kan dog stadig være gode men kan også være så begrænsede så det kun er der nuværende fællesskab der bliver styrket endnu mere og der derfor ikke bliver inddraget flere, hvilket er formålet.

10 Folk kan sende os ideer anonymt eller over facebook Man kan også lave en afstemning på facebook hvor vi kommer med forslagene fra start af så kollegianerne har noget at tage udgangspunkt i Det er vigtigt at de tiltag der bliver taget inkluderer flere i fællesskabet og måske også styrke det nuværende fællesskab endnu mere Folkene der er herude har allerede andre sociale kredse end kollegiet så derfor skal vores kreds være bedre end konkurrenternes før man gider deltage i vores kreds (Andre sociale kredse som fx skole, fritidsaktiviteter) Etablere nye klubber og fællesskaber og styrke de gamle. (filmklub, bogklub, spilleklub, fodbold, kreaklub, fællesspisning) Man kan forbedre fysiske rammer på kollegiet så folk hellere vil komme udenfor deres lejlighed og gøre samlivet mere attraktivt Det er vigtigt at man gør opmærksom på at meningen med disse klubber ikke kun er at dyrke sine interesser men også at styre fællesskabet Ideer til hvordan man kan forbedre fællesskabet og få flere med i gruppen skal udarbejdes og diskuteres på senere møde Ellers virker velkomstkommite som en god ide til at få de nye med Christian vil lave et opslag på facebook der opfordrer folk til at deltage i fællesskabet og informere om at vi i bestyrelsen gerne vil tage flere fællesskabsstyrkende aktiviteter og gerne modtager forslag fra beboerne. Lave facebook - opslag Christian 12 - Eventuelt Barbestyrelsen vil gerne have adgang til playstation/tv-skabet og har ansøgt om det 2 gange før Vi vil i bestyrelsen gerne have en begrundelse fra baren for hvorfor de vil have adgang til disse skabe da der

11 er dyrt udstyr der er i skabet og herefter vurdere om de bør få en nøgle 13 Næste møde og kageansvarlig Kagenansvarlig er Tais Mandag d. 28/7 kl er næste bestyrelsesmøde