Foreningen af kollegianer på Damager kollegiet. Bestyrelsesmøde. Tais Sandal Nissen, Mikkel Kristensen, Anne Johnson, Simon Smetana Christensen

Transkript

1 Bestyrelsesmøde REFERAT :00 22:00 SIMONS LEJLIGHED 12 N ST. 9 MØDE INDKALDT AF MØDETYPE ARRANGØR REFERENT Tais Sandal Nissen Almindelig bestyrelsesmøde Forening af kollegianer på Damager kollegiet Anne Johnson TIDTAGER - DELTAGERE Tais Sandal Nissen, Mikkel Kristensen, Anne Johnson, Simon Smetana Christensen Dagsorden 1. Registrering af fremmødte 2. Godkendelse af sidste mødereferat 3. Sidste nyt fra Formanden (Tais): a) Update på sommerferie projekterne og indkøb til fællesrummet 4. Sidste nyt fra Kasseren (Mikkel): a) Update på fuldmagterne b) Status på regnskabet for Update fra fællesrumsudvalget (Anne) 6. Update fra repræsentant i barbestyrelsen (Simon) 7. Planlægning af koordineringsmødet d Hvad vil vi have ud af det? (Tais) a) Placering af arbejdsdagen 8. Arrangering af velkomstmøde i september og udbringning af invitationer (Tais) 9. Fremlæggelse af muligt budget for det kommende regnskabsår (Tais) 10. Nyt projekt: Udendørs cykelluftpumpe (Anslået pris: ca kr.) (Tais) 11. Indkommet forslag: Indkøb af Rockband til PS3 en (Tais) 12. Eventuelt 1

2 1 Registrering af fremmødte Mikkel Kristensen fraværende: sygdom 2 Godkendelse af sidste referat Godkendt 3 Sidste nyt fra formanden Update på sommerferie projekterne og indkøb til fællesrummet a) Bålplads lavet færdig: bålpladsen er blevet brugt og kommet godt til nytte. Tip til fremtiden: Teambuilding træning, socialt event og arbejde i samme båd. Ca. 5800,- b) Spil er blevet købt: Sat på hylderne, klar til brug. Udendørs spil, som stangtennis, fodb old og frisbee. Stangtennis holder muligvis ikke så længe igen. Ca. 1000,- c) Køb af værktøjer: Tais og Simon har fået købt værktøjer for nogle resterende penge. Værktøjer er tommelstok, tå målebånd og en hammer. Disse er sat ned i depotet. 270,- d) Poolbordet blev ombetrukket. Kollegiekontoret har betalt dette beløb på 4000,- fra en anden konto (ikke fra bestyrelsens rådighedsbeløb) e) Købt havenisse på baggrund af kollegiets beboeres afstemningsresultater. Denne købt i genbrug. 50, - a) Til næste sommerferie (2014) Bland cement og sand og hæld dette i bunden af bålpladsen således at stenene ikke kan erodere jorden, undgå hærværk etc. 2

3 4 Sidste nyt fra kasserer a) Update på fuldmagter b) Status på regnskab for Sagt fra Mikkel: Budgettet er vedlagt. Glimrende budgettering, plads til tilskud til forskellige arrangementer og klubber. 5 Update på fællesrumsudvalget A) Fremlæggelse af nedskåret budgetplan: Diskussion angående mulige løsninger hvis vi også køber højtalere. Nedskåret budgetplan: Godkendes senere, evt. til fællesmøde B) Diskussion omkring underudvalgets fremtidige skæbne Diskuteres til fællesmødet Skriver dokumentet som skal sendes videre til kollegiekontoret Anne 6 Update fra repræsentant i barbestyrelsen Spørgsmål fra barens side: Tages til fællesmødet 3

4 7 Planlægning af koordinationsmødet d Hvad ønsker vi ud af mødet? Mulig evaluering af sidste koordineringsmødes ønsker: Hvordan får vi mennesker ned i baren, nye mennesker i fællesskabet, større kommunikation mellem baren og bestyrelsen, etc. Sidste års ide: Mentor-ordningen Husk: Plan for fremgangsmetode til mødet. Husk at have ordfører/mødeleder. Punkter for fælles diskussion: Velkomstmøde, og datoer til kalender, Spørg barbestyrelsen: vil være med til at gå runde hos de nye for at invitere dem med ned til velkomstmøde. Spø rg om mulighed for forfest. Husk også at fremlægge plan angående budgettering og penge (se punkt9) a) Placering af arbejdsdagen Forslået dato: sidst weekend i september 29 8 Arrangering af velkomstmøde i september og udbringning af invitationer Ønsker at velkomstmøde skal ligge torsdag den 19/09 Mulige datoer: d. 17/09 og d. 19/09. Helst d. 19, da dette kan give anledning til at vi inviterer til forfest. Uddeling af invitationer sker lang tid før, d.05/09. Eventuelt mandag d. 16/09 gås der en runde og ringes på hos mennesker. Der skal stås for indkøb / opsætning Lave invitationer Udbringning af invitationer INDKØB AF SNACKS LAVE INVITATIONER UDBRINGNING AF PERSONLIG INVITATONER SMIDE VELKOMSTMØDER TIL DE NYE Anne og Simon Tais Anne, Tais, Simon, evt. Barbestyrelsen Anne, Tais, Simon 9 Fremlæggelse af mulig budget til kommende regnskabsår Diskuterer om det er muligt at lave en cirka budgettering af det beløb som bestyrelsen får udleveret af kollegiekontoret hvert år. En mulig ny måde at køre budget, og gøre budgetstyring mellem bestyrelserne nemmere: Cons og pros ved at der udleveres en sum hvert halvår til barbestyrelsen. Giver samme beløb som blev givet sidste år. Justerer derefter efter behov. 4

5 Pros: Cons: Barbestyrelsen behøver ikke at skulle komme til afdelingsbestyrelsen hver gang der skal bruges penge. Baren gøres selvstændig, og kan planlægge på længere sigt. Sparer bestyrelsen for meget unødvendig diskussion, i det, at barens ønsker ikke skal fremlægges og argumenteres for hver gang der er fest eller arrangement Denne type pengebrug skulle kunne give anledning til kontrol fra afdelingsbestyrelsens side, og kan tolkes som mistillidsvotum. Kan skabe splid. Kan dog vælges, at vi skal have mulighed for at se budget. Kan dog risikere at fremtidige barer benytter sig af pengene som ikke ligger i bestyrelsens hensigt. Kræver tillid. Hvis der skulle indføres en form for kontrol system, så ville denne være fortrinlig: Følgende variabler ønskes evalueringsanalyser/prognoser: 6st. pr år Gæster Indkøbsliste Barens overvejelser før event: og evaluering af event Slutnote: Vi ønsker selvstændighed og bedre brug af penge, uden indblanding fra AB s side. Dog ønsker vi også, at vi skal have et formelt mail som skriver det ønskede beløb, således det kan gives penge fra kassen. 10 Bestyrelsen er enig: Dette er en god ide. Nyt Projekt: Udendørs cykelpumper Idéen går ud på: En Kompressor styret udendørs cykelpumpe, lydløs. Fabrikant hedder Un-air (?). Eksisterer også på andre kollegier, rygter siger at denne type pumpe holder godt. Varmemester Henrik står ind for dette produkt. Måden hvorpå dette kan lade sig gøre: Har selve kompressoren står inde i skuret, slangen stikker ud og er inde i et aflåst, gitret område, således at uvedkommende ikke kan lege med systemet. BESTILLER OG HØRER MED HENRIK TAIS 11 Indkommende forslag: indkøb af rockband til PS3 Problematik ved køb af udstyr: Udstyr som desværre kommer til at ligge på lageret, og kun være tilgængeligt for bestyrelsesmedlemmer. Investeringen kan tages op igen sidst på året, hvor de nødvendige ting er blevet købt in. 5

6 Muligt sommerferie projekt, tages gerne op igen til sommer Eventuelt Spørgsmål: angående forstærkeren, har været problemer med at sende billede fra forstærkeren til projektoren. Sket for nogle dage siden, ca. uge 34. Står over hos Simon Kuhlman, er ved at løse problemet/opdatere softwares. Hvis fejlen ikke findes, så skal de n muligvis sendes til reparation. Så skal prisen vurderes, og køres til reparation. Husk: Overvej lige hvad vi skal lave til arbejdsdag. SNAKKER MED KUHLMAN OG MADS, RINGER EVT TIL REPERATØR RINGER TIL TROELS HVIS SIMON BRYDER SAMMEN I GRÅD Simon Tais Møde afsluttet: 22:07 Næste møde: tirsdag 10/ Kageansvarlig: Mikkel 6