Foreningen af kollegianer på Damager kollegiet. Bestyrelsesmøde. Forening for kollegianer på Damager Kollegiet

Transkript

1 Bestyrelsesmøde REFERAT :00 22:00 FÆLLESRUMMET MØDE INDKALDT AF MØDETYPE ARRANGØR REFERENT Casper Hansen Bestyrelsesmøde Forening for kollegianer på Damager Kollegiet Anne Johnson TIDTAGER - DELTAGERE Casper Hansen, Malene Hansen, Pia Møller, Anne Johnson Dagsorden 1 1. Registrering af fremmødte 2. Godkendelse af sidste mødereferat 3. Nyt fra Formanden 4. Nyt fra Kasserer 5. Grundrengøring af fællesrum og toiletter 6. Køb af materialer til rengøring ved almindelig brug af fællesrummet 7. Velkomstmøde 8. Fordeling af midler inden regnskabsafslutningen 9. Postkasser 10. Fællesmøde med barbestyrelsen 11. Indkøb af Vimpel 12. Status på hjemmeside opdatering 13. Eventuelt Registrering af fremmødte Alle er her 1

2 2 Godkendelse af sidste mødereferat Godkendt 3 Nyt fra Formanden Kamera i depot rummet: Varmemester Henrik Jensen har fået et tilbud på ny overvågningskamera Henrik Jensen mener tilbuddet kan anskaffes igen hvis det bliver nødvendigt. Ny rengøringsassistent: Den gamle rengøringsassistent, Morten, sagde jobbet op, er blevet erstattet af Pernille Bladt Køhrsen. Indkøb af router og fjernbetjening: Pengene er taget fra bestyrelsens kasse og router samt fjernbetjening købt, men informationerne angående omkostninger er pt. ikke i bestyrelsens besiddelse. Nye medlemmer: Vi har behov for nye medlemmer til bestyrelses, Kamera i depot rummet: Sagen er løst, eksisterende kamera er justeret til at vise bedre billeder. Ny rengøringsassistent: Kontrakten er skrevet. Indkøb af router og fjernbetjening: Disse er købt, men ikke sat op endnu. Nye medlemmer: Medlemmer af bestyrelsen skal se efter at finde eventuelt nye medlemmer 4 Nyt fra Kasserer Fuldmagterne: Sendt fuldmagter angående bestyrelsens penge konto. Der er spørgsmål om hvorvidt dette vil lykkes, i det at danske bank lukker de gamle fuldmagter når de opretter nye. 2

3 Fuldmagterne: Malene ringer til Danske Bank og vender tilbage med informationer angående hvem som har fuldmagt. 5 Grundrengøring af fællesrum og toiletter Gulvet i fællesrummet er sjattet og er ikke ordentlig rent. Det samme gælder toiletternes og gangens gulv. Varmemesteren Henrik Jensen mener at gangens gulv skal skiftes ud da denne er slidt. Bestyrelsens holdning er at, hele fællesrummet samt toiletterne og gangen ønskes at få en komplet rengøring. Derfor vil bestyrelsen undersøge om et nyt tilbud kan hentes hos Manse rengøring. 6 ALLE Køb af materialer til rengøring ved almindelig brug af fællesrummet Sagen gælder at der muligvis skal være tilgang til rengøringsmidler til almindelig brug i fællesrummet, hvis beboere skulle v ære uheldige og eventuelt spilde eller gøre beskidt. Bestyrelsen har vedtaget ved mødet at køb af almindelig rengøringsmiddel og kost, samt opsætning af opslag som opfordrer bruget deraf til situationer i fællesrummet. LAVER OPSLAGET VEDRØRENDE RENGØRINGSMIDLER I FÆLLESRUMMET KØB AF KOST OG RENGØRNINGSMIDLER MALENE VARMEMESTER HENRIK 7 Velkomstmøde Udskiftning af beboere: siden sidste omkring 40 lejemål, hvor 20 af disse var til juli. Derfor er det relevant at have et nyt velkomstmøde. Troels er ved at arrangere det kommende velkomstmøde. Sagen er ikke kommet længere. 3

4 handlingspunkter ANSVARLIG DEADLINEDATOER 8 Fordeling af midler inden regnskabsafslutningen Bestyrelsens forslag gælder at disse resterende penge benyttes til renovering og køb af ny grill på grillpladsen. Fordel: Rengøring vil være lettere. Kommer i hvert fald til at koste de resterende kroner. Ulempe: Store grills kræver meget plads. Dyre materialer kan stjæles, rustfrit stål. Usikkert: Gælder kollegiets forsikring hvis grill låses. Er det muligt at allokere pengene. Bestyrelsen vedtager at det resterende beløb benyttes til grill og renovering Allokerer de resterende penge til grillpladsen. Casper vil se videre på sagen. DESIGN, TEGNE FORSLAG OG FINDE UD AF OMKOSTNINGER KONTAKTER JIMMY OMKRING FORSINKRING OG MULIGHED FOR ALLOKERING AF PENGENE CASPER 9 Postkasser Jimmy fra kollegiekontoret skriver til bestyrelsen at de nuværende postkasser på kollegiet er afskrevne, og det er muligt for udskiftning af disse. Mængderabat kan fås af leverandører hvis vi udskifter alle på en gang. Dog er der ikke behov for at udskifte dem alle på en gang, hvis de er brugbare. Postvæsnet krav om nummereringen skal også tages i betragtning. Bestyrelsen beslutter sig for at vente med beslutningen angående postkasserne til efter regnskabsmødet. 10 Fællesmøde med barbestyrelsen Barbestyrelsen og Bestyrelsen blev enige ved planlægningsmødet om at fællesmøder var positiv for begge bestyrelserne. Sådan en begivenhed vil gøre kommunikation mellem bestyrelserne lettere. Forslag fra bestyrelsen om ønske til at overføre alle fester til barbestyrelsen, hvor denne står for brede planlægning mens der til hver fest bliver et festudvalg der sørger for detaljerne og stå for selve festen. 4

5 Fællesmøder mellem bestyrelsen og barbestyrelsen skal indføres. INDKALDELSE TIL FÆLLESMØDER CASPER 11 Indkøb af Vimpel Vimpel er endnu ikke købt Varmemester har ikke fundet en. Vimpel købes HANDLER VIMPEL PIA INDEN FREDAG Status på hjemmeside opdateringer Deadlines. Svar på mails. Sidst 12 dage efter hjemkomst fra ferie skal hjemmesiden være opdateret. ORDNET PÅ NETTET. ANNE TORSDAG Eventuelt Kalender: til information omkring de ting som sker på kollegiet. Indkommende forslag fra barbestyrelsen: køb af nye spil til fællesrummet Bestyrelsen har vedtaget købet af Sequence, Partners, Operations og Disney trivia pursuit Kageansvarlig: Hansen 5

6 KØBER SPILLENE PIA FREDAG Mødet hævet 22:00 6