Foreningen af kollegianer på Damager kollegiet. Bestyrelsesmøde. Casper Hansen, Malene Hansen, Pia Møller, Anne Johnson

Transkript

1 Bestyrelsesmøde REFERAT :00 TT:MM DAMAGER FÆLLESRUM MØDE INDKALDT AF MØDETYPE ARRANGØR REFERENT Casper Hansen Alment bestyrelsesmøde Kollegiets bestyrelse Anne Johnson TIDTAGER - DELTAGERE Casper Hansen, Malene Hansen, Pia Møller, Anne Johnson Dagsorden 1. Registrering af fremmødte 2. Godkendelse af sidste mødereferat 3. Overdragelse fra Troels (Han vil være til stede under dette punkt) 4. Orientering omkring Dropbox (Casper) 5. Beslutning vedr. bom (se Jimmy s mail, fokus på pris) (Casper) 6. Håndtering af uacceptabelt brug af fællesrummet (Malene) 7. Fremtidig rengøring (Casper) 8. Oprydning på tavlen i vaskekælderen 9. Status på BNAA (Pia) 10. Sommerfest 11. Medlemmer i bestyrelsen 12. Gangstier i græsset (Pia) 13. Indkommende forslag a) Universel fjernbetjening (Troels) b) Internet i fællesrummet skal fjernes, indkøb af router (200kr) (Troels) c) Metal container ()

2 15. Eventuelt Registrering af fremmødte Ingen kommentar - 2 Godkendelse af sidste møde Godkendt, undtagen stavefejl 3 Overdragelse fra Troels Bestyrelsen skal overdrages fra den gamle formand for afdelingsbestyrelsen, Troels Toftebjerg Hansen Bestyrelse og opfølgning af gamle punker fra Troels tid: a) Lave en stålplade udenfor fællesrummet b) Køb af universel fjernbetjening c) Udsmidning af individ fra Damager Kollegie kom ikke videre fra da vi diskuterede denne sag sidste gang. d) Velkomst komite, vil have en kontaktperson a) Casper fikser og sikrer at stålpladen kommer på plads b) Skal ordnes, høres mere om senere c) Udsmidning af individ; Vi skal starte fra scratch angående individet. Jimmy fra Kollegiekontoret påstår at vi intet har på individet og derfor ikke kan gå videre med sagen. d) Casper bliver kontaktperson i forbindelse med Velkomst komite 2

3 Spørge angående drinksbiletter, om baren vil være med til at betale del af Kontaktperson til velkomst komite Stålpladen Casper 4 Orientering omkring dropbox (Casper) 5 Beslutning vedrørende bom (Jimmy mail, pris) (Nyt fra formand) Denne udgift kan muligvis gå under Planlagt Periodisk Vedligeholdelse, på grund af ,-, plus, plus, penge som ligger i en mulig bygning af bom. Afskrivning på 10 år. Det er svært at få plads til to bom, så vi tænker at der kun skal være i venstre side i vejen således man kan bippe ind fra førersiden. Så skal vi også have pullerter, på græsset sådan at man ikke kan køre over der. Hård kriminalitet bliver kun værre herude, ifølge Henrik. Negativt: Signalværdi: i Behov for en bom, dvs. stedet er dårligt, inviterer vi problemerne til ved at vise at vi har noget her. Bliver det mere spændende at bryde ind på området (?). Hvis de virkelig gerne vil ind, så kommer de ind. Kollegianerne skal logge andre ind hvis der kommer gæster, pizzabud, brandbiler, ambulancer Usikkert om det kommer til at løse de problemer vi reelt har. Hvad med posten? Hvordan får vi vores store pakker? Skal posten have en chip? En talkode? Positivt: Signalværdi: Bommet viser at vi er sikre og at man har mulighed for at have sin bil her, sikrer. Så spændende vil området heller ikke blive med en simpel bom. Bommen er ikke voldsom i udseende. Vi er trætte af at gøre damage control på stedet i forhold til problemer som kommer igen. Vi kan føle os sikre fordi vi VED at der er problemer herude, med ting som bliver stjålet (cykler). Mulighed for at vi sender de kriminelle væk fra vores sted, vores biler er også sikre. Det vi ønsker at løse: Lad være med at køre ind og tage vores storskrald At udefrakommende biler holder i vores parkeringsplads Enkeltsag angående de 25 cykler som blev stjålet: organiseret kriminalitet i området. En organiseret kriminalitetsbande som overvåger os; som kan stjæle lige så meget fra vores boliger som fra vores storskrald. Muligt møde mellem beboer og kriminel. Hvilke problemer det evt. skaber: Beboere føler at vi indhegner os selv, at vi lukker os af: viser måske at vi ikke ønsker udefrakommende på kollegiet. 3

4 Skal der Bom eller ikke. Vi skal have en bom Vi er VILLIGE til at give ,- Bom på nuværende tidspunkt vedtaget Posten skal have en chip, hvis de skal have noget Der skal spørges til sikkerhedsforanstaltninger (Jimmy) Spørge Jimmy angående sikkerhedsforanstaltninger, efter ref. beslutning Sammenfatter cons & pros til Jimmy Casper 6 Håndtering af uacceptabelt brug af fællesrummet Ved spærring af chip (brikkerne) til fællesrummet: Log-listenerne fortæller hvem som lukker sig ind på fællesrummet og på hvilke tidspunkter. Dette system kan udnyttes i det, at loggen er neutral og objektiv bevis for fællesrummets brug. Efter flere episoder af uacceptabelt oprydning efter brug over en periode af flere måneder og vi skal diskutere om individerne der er ansvarlige skal have lukket tilgangen til fællesrummet. VI ønsker ikke et lukket lånesystem af fællesrummet, eller damagecontrol. Derfor skal der væres konsekvenser for brug af fællesrummet gennem briklåsning. Jimmy, fra Kollegiekontoret synes at det var en god ide. Forslået system: Første gang låses i tre måneder, anden gang et halvt års lukketid for vedkommendes brik. Når brikkerne skal låses op, skal vedkommende forbi Henrik som har ansvar for låsning og opluk af brikkerne. Alternativ til automatisk oplåsning efter en straffe tid. Dermed kan vedkommende blive et ansigt i forhold til Henrik i stedet for det blot sker uden person konsekvens, potentiale til angrer fra vedkommendes side. - Tilhørende dokument som skriver at vedkommendes brik er låst, på grund af problemer i fællesrummet. Deri skrives at der er mulighed for at brikken kan låses op hos Varmemesteren Henrik Jensen. Beboere og brugere af fællesrummet skal have at vide at fællesrummet skal være ryddet op og skal efterlades i god stand. Vi skal kommunikere dette til beboerne: 1) Hvis der er sket noget med fællesrummet mens man er; Kontakt damager bestyrelse 2) Nye regler, hvis fællesrummet efterlades i upasset stand og man er på loggen, så lukkes brikken i en periode. a) Informationsblad angående nye regler som skal uddeles (Sendes rundt til alle) b) Informationer og nye regler som skal hænges op c) Du er udelukket, din brik er låst information d) Husk at kontakt bestyrelsen hvis der sker noget e) Behandle fællesrummet rigtigt. Låsesystem til brikkerne til fællesrummet Formaliteterne angående det skriftlige skal ordnes. I forhold til Kollegiekontoret: Spurgt Jimmy omkring sanktion der skal skrives i vedtækterne/beboermappen Spørge om lov for at skrive kollegiekontorets navn på papiret. Brikken på alle som har været hernede de gange hvor der var fest om søndagen skal blokkes. 4

5 Indføre nul-tolerence fra nu af. Individet som har begået hærværk skal smides ud. Han havde allerede skriftlig advarsel. Malene & Pia: Snakker med Henrik angående sagen og underpunkterne deri. Malene: Scanner loggen ind og sender til Jimmy, viser at individet var på pågældende tidspunkt og beder at få ham smidt ud. Malene: Skriver udkast til information angående reglerne i fællesrummet (ae) Casper: Sanktion som skal i vedtænkterne 7 Fremtidig rengøring handlingspunkter ANSVARLIG DEADLINEDATOER 8 Oprydning på tavlen i vaskekælderen Der er overflydende informationer på opslagstavlen i vaskekælderen Pia fjerner det Pia: Fjerner de ikke-relevante opslag den Status på Bolignet Aarhus 5

6 Pia og Troels var sammen på bolignet Aarhus konference. Stor succes, BNAA går over til kabeltelefoni. DVS, Endelig afskaffe os STOFA men det var svært med priser og få alt til at gå op. De ville gerne have flere kunder. Fokus på hvordan man kunne nå kollegierne bedre. Kommer kabeltv, og introducerer mobiltelefoni. Kunne ikke komme frem til noget specifikt. Der arbejdes fortsat videre med studiepakke og nulpakke til kollegianerne. 65,- Pr. Måned for studiepakke forventes at kunne leveres. Vi skal snakke med kollegiekontoret angående nulpakke. 10 Sommerfest 11 Medlemmer i bestyrelsen 6

7 12 Gangstier i græsset 13 a) Universel fjernbetjening Negativt: Har mulighed for at blive stjålet Nem at tage med, og er i høj kurs Universel fjernbetjening Positivt: Betjene alt på en gang, dvs. vi spares fra forvirring med alle de fjernbetjeninger vi har samlet på et sted. Nem at bruge, med display Prisen er relativ lav, i forhold til glæden som kan komme ud af det; Alle beboer kan bruge den. b) Internet i fællesrummet skal fjernes, router skal installeres i stedet for Negativt: - Positivt: Gør det hele lettere Koster nærmest intet c) Metal Container (ikke den ) a) Vedtaget, vi køber den. b) Vedtaget, vi køber den Casper: Skriver til Troels angående køb af fjernbetjening 12 7

8 Evt: a) Udlejning af fællesrummet: Vi kontaktede Jimmy, han sagde at vi selv skulle finde ud af det. Beslutningen er vores i denne sag ( ) b) To engagementer hvor det er muligt at have baren oppe. Champions leauge & MGP ( , ) c) Sommerfesten (kalenderen) Næste møde: Torsdag d , kl: a) Vedtaget, den udlejes på pågældende tidspunkt, dispensation gives b) Vedtaget, den udlejes på pågældende tidspunkter Baren har ansvaret. c) - Næste møde: Torsdag d , kl: a) Lejeansvarlig kontakter lejer b) Malene kontakter Kristina angående at baren får lov. c) - Møde hævet kl 22:17 8