Forslag til ændring af foreningens vedtægter Generalforsamlingen

Transkript

1 Kajakklubben Strømmen Middelfart Forslag til ændring af foreningens vedtægter Generalforsamlingen Bestyrelsen blev i 2009 opfordret til at gennemarbejde foreningens vedtægter i lyset af de ændringer, der var levet vedtaget ved de seneste 2 generalforsamlinger. Med disse ændringer var blandt andet principperne om hvordan man bliver medlem i klubben blevet ændret, og der var truffet en principbeslutning om at ændre kontingentindbetalingen fra halvårligt til én gang om året. I et bilag er alle de foreslåede ændringer indført med rødt, således at man kan se hvad der foreslås slettet og hvad der er nye formuleringer. En række af ændringerne er af rent sproglig karakter, og de vil ikke blive gjort til genstand for separat afstemning på generalforsamlingen. En sådan er fx afsnit 1 i 6, hvor der står: Aktive medlemmer og æresmedlemmer har ret til at opbevare én (1) egen båd i bådehuset, hvis der er ledig plads. Er der ikke plads, vil medlemmet blive sat på venteliste til først kommende ledige bådplads. Det gennemstregede foreslås fjernet, da det er en unødvendig gentagelse. Sådanne redaktionelle ændringer vil blive sat til afstemning under ét til allersidst når vi skal stemme om hele forslaget til vedtægter, med mindre der er medlemmer, der ønsker enkeltformuleringer drøftet særskilt og besluttet for sig. Så vil dirigenten tage formuleringen ud til separat afstemning. Følgende ændringer drøftes særskilt og der stemmes om dem hver især: Forslag A: 3 første afsnit ændres fra Klubben optager aktive og passive medlemmer. Optagelse sker ved udfyldelse af klubbens optagelsesskema, som fås ved henvendelse til bestyrelsen. Optagelse er først bindende for klubben efter vedtagelse på et bestyrelsesmøde. Til: Klubben optager aktive og passive medlemmer. Optagelse sker ved udfyldelse af klubbens optagelsesskema, som fås ved henvendelse til bestyrelsen eller på klubbens hjemmeside. Optagelse er først bindende for klubben efter vedtagelse på et bestyrelsesmøde når kontingentet er betalt. Det gennemstregede fjernes og det med rødt markeret indføjes som ny formulering. Forslag B: I 3 sidste afsnit ændres benytte klubbens kajakker til benytte klubbens udstyr. Forslaget sigter på at også et evt. motionsrum skal være forbeholdt de aktive medlemmer. Til gengæld er passive medlemmer velkomne til arrangementer i klubhuset (spisning, foredrag, fester osv). Forslag C: I 4 indføjes i første afsnit sætningen: Vedtægter, ordensregler og sikkerhedsbestemmelser fremgår af hjemmesiden. Forslag D: I 4 indsættes et nyt afsnit 2. Overtrædelse af klubbens vedtægter mv. kan medføre eksklusion af klubben. Bestyrelsens beslutning om eksklusion kan indbringes til behandling på den næstfølgende generalforsamling, hvor det ekskluderede medlem har taleret under dette punkt. Anden sætning i det nye afsnit er hentet fra den eksisterende 8.

2 Forslag E: I 7 ændres nogle sproglige formuleringer. Herudover ændres tidspunktet for opkrævning af kontingent fra i april måned til med betalingsfrist 31/3. Endelig foreslås angivelsen af tidspunkt for afholdelse af den ordinære generalforsamling fjernet, idet tidspunktet for generalforsamling foreslås ændret i 9 Forslaget til ny formulering af 7 lyder herefter: Kontingentet fastsættes for ét år ad gangen på den ordinære generalforsamling. Kontingentet opkræves 1 gang årligt med betalingsfrist 31/3.(starter i 2010) Forslag F: I 8 foreslås reglerne om udmeldelse ændret som en konsekvens af overgangen til helårligt kontingent. Bestemmelsen i de nuværende vedtægter om hvad der sker hvis man er i restance har kun mening så længe man indbetaler halvårligt. Fremover vil man enten være medlem fordi man har betalt inden fristen, eller også er man ikke medlem. Et medlem kan naturligvis vælge at udtræde af foreningen i løbet af et år hvor der er betalt kontingent, men for at der ikke kan være tvivl om hvorvidt man er medlem eller ej skal en udmeldelse i løbet af et kontingentår ske skriftligt. Formuleringen i 8 foreslås at lyde: Udmeldelse kan kun ske skriftligt til klubbens kasserer eller bestyrelsen. Der refunderes ikke kontingent for den resterende del af året. Forslag G: I 9 foreslås tidspunktet for afholdelse af den ordinære generalforsamling ændret fra februar måned til senest 20/4. Det vil give bestyrelsen mulighed for at planlægge generalforsamlingen i forbindelse med nogle af de første arrangementer i sæsonen, men inden den store aktivitet og konkurrencerne begynder. Forslag H. I 9 foreslås indføjet at dagsorden for generalforsamlingen ud over at være slået op i klubhuset også offentliggøres på hjemmesiden. Der foreslås tilføjet i afsnit 2: ( skal offentliggøres) ved opslag i klubhuset og på hjemmesiden Forslag I: I 9 foreslås bestemmelsen om hvem der har stemmeret mv. på generalforsamlingen ændret som en konsekvens af den 1-årlige kontingentopkrævning. Samtidig giver forslaget nye medlemmer som er interesseret i at deltage aktivt i klublivet mulighed for at have stemmeret allerede første år. Man skal således ikke have været indmeldt 3 måneder før generalforsamlingen, men have været betalende medlem året inden eller have betalt fuldt kontingent for indeværende år senest 31/1. Formuleringen af afsnit 2 i 9 lyder herefter: Enhver sag som ikke er offentliggjort mindst 8 dage før kan ikke behandles på generalforsamlingen. Stemmeret på generalforsamlingen har ethvert aktivt medlem, som har været indmeldt ved udgangen af det foregående kalenderår, eller som har betalt fuldt kontingent for indeværende kalenderår senest 31. januar. Valgbare på generalforsamlingen er ethvert aktivt medlem med stemmeret. Forslag J: Ændringen af 13 sigter på at smidiggøre arbejdet i bestyrelsen og valget til bestyrelsen. Det har vist sig at være svært at få valgt en kasserer, og det kan derfor være nødvendigt at få løst opgaven af en person udenfor bestyrelsen (fx mod betaling). I forslaget vælges kun formanden direkte af generalforsamlingen og hvert år mens de øvrige medlemmer vælges under et, hvorefter de fordeler arbejdsopgaverne imellem sig, herunder posten som næstformand. Der foreslås ikke ændret ved reglen om at bestyrelsesmedlemmerne vælges for 2 år ad gangen og at de skiftes ud med halvdelen hvert år. Endelig er der til slut lavet en sproglig rettelse vedr. referater.

3 Ny formulering af 13 afsnit 2 og 3 lyder herefter: De øvrige 6 medlemmer vælges for to år ad gangen således, at der hvert år er 3 medlemmer på valg ud over formanden. Bestyrelsen vælger af sin midte en næstformand, der træder i stedet for formanden når denne er forhindret. Bestyrelsen fordeler opgaverne imellem sig i henhold til en forretningsorden, der er vedtaget af bestyrelsen, og i henhold til de mål og handlingsplaner, som bestyrelsen har fået tilslutning til på generalforsamlingen. Hvis der i løbet af en bestyrelsesperiode opstår en vakance fordi et medlem vælger at udtræde af bestyrelsen, supplerer bestyrelsen sig selv. mer, der indtræder i bestyrelsen ved vakance, kommer automatisk på valg på førstkommende generalforsamling. Forslag K: Det er nødvendigt også at kunne ændre vedtægterne på en ekstraordinær generalforsamling. Ny formulering af 16 foreslås at lyde: Ændringer i disse vedtægter kan kun ske på en generalforsamling, og når mindst 2/3 af de afgivne stemmer er for forslaget. Forslag L: I 17 er der i de eksisterende vedtægter en bestemmelse om hvad der skal ske med klubbens midler ved en evt. opløsning, som ingen i bestyrelsen kan gennemskue betydningen af. Bestyrelsen finder det oplagt, at midlerne overgår til en anden part, der kan beslutte om midlerne skal gives til en nystiftet forening. Bestyrelsen ønsker at fremsætte to forslag: enten skal midlerne tilfalde Middelfart Kommune eller de skal tilfalde DKF. Det virker under alle omstændigheder ulogisk at en afgående bestyrelse kan bestemme at de ikke kan gives til en nystartet kajakklub. Ny formulering af 17 lyder enten A eller B: A. I tilfælde af opløsning tilfalder foreningens aktiver Middelfart Kommune. Foreningen kan ikke ophæves, når mindst 5 stemmeberettigede medlemmer er for dens beståen. B. I tilfælde af opløsning tilfalder foreningens aktiver Dansk Kano- og Kajakforbund. Foreningen kan ikke ophæves, når mindst 5 stemmeberettigede medlemmer er for dens beståen. På de følgende sider er ændringsforslagene indført i de eksisterende vedtægter. Til slut følger et udkast til en forretningsorden for bestyrelsens arbejde, som bestyrelsen arbejder på. Ved medlemsmødet i april 2009 blev der udtrykt ønske om at det blev gjort tydeligere hvordan bestyrelsens arbejdsgang er, herunder hvem der træffer beslutninger under hvilke betingelser. Forretningsordenen er tænkt som bestyrelsens arbejdsredskab og det er derfor ikke meningen, at forretningsordenen skal vedtages af generalforsamlingen. Til gengæld er der i vedtægterne 13 foreslået indføjet en bestemmelse om at bestyrelsen skal have sådan en forretningsorden. Bestyrelsen, februar 2010

4 Generalforsamlingen Vedtægter for Kajakklubben Strømmen Samlet forslag. Ændringer er skrevet med rødt 1 Foreningen har hjemsted i Middelfart og har til formål er at virke til kajaksportens fremme. 2 Foreningen er medlem af Dansk Kano og Kajak Forbund (DKF) og Fyns kajakkreds. DKF er et specialforbund under Dansk Idræts Forbund. 3 Klubben optager aktive og passive medlemmer. Optagelse sker ved udfyldelse af klubbens optagelsesskema, som fås ved henvendelse til bestyrelsen eller på klubbens hjemmeside. Optagelse er først bindende for klubben efter vedtagelse på et bestyrelsesmøde når kontingentet er betalt. Ved optagelse af unge under 18 år som medlem af foreningen kræves forældres eller værges skriftlige samtykke. Aktive medlemmer under 12 år optages kun i forbindelse med forældres eller værges indmeldelse. Passive medlemmer får nedslag i kontingent, har ikke stemmeret på generalforsamlingen, er ikke valgbare til bestyrelsen og har ikke ret til at benytte klubbens kajakker udstyr. Roning kan kun ske i begrænset omfang og efter aftale med bestyrelsen. Bestyrelsen kan beslutte gæsters vilkår og evt. betaling for adgang til benyttelse af klubbens faciliteter. 4 Det er hvert enkelt medlems pligt at overholde klubbens love, ordensregler og sikkerhedsbestemmelser, samt de regler klubbens medlemskab af andre organisationer medfører. Vedtægter, ordensregler og sikkerhedsbestemmelser fremgår af hjemmesiden. Overtrædelse af klubbens vedtægter mv. kan medføre eksklusion af klubben. Bestyrelsens beslutning om eksklusion kan indbringes til behandling på den næstfølgende generalforsamling, hvor det ekskluderede medlem har taleret under dette punkt. 5 Æresmedlemmer vælges af den til enhver tid siddende bestyrelse. Spørgsmål om valg af æresmedlemmer, kan ikke gøres til genstand for diskussion på generalforsamlingen. 6 Aktive medlemmer og æresmedlemmer har ret til at opbevare én (1) egen båd i bådehuset, hvis der er ledig plads. Er der ikke plads, vil medlemmet blive sat på venteliste til først kommende ledige bådplads. Ved ophør af aktivt medlemskab eller eksklusion skal båden fjernes senest pr. udmeldelses/eksklusions datoen. Sker dette ikke, meddeler bestyrelsen ved anbefalet brev den udmeldte/ekskluderede det, med en frist på ikke under 14 dage til at fjerne båden. Det skal fremgå af meddelelsen om fjernelsen, at båden, såfremt den ikke fjernes rettidigt, efter fristens udløb vil blive henlagt for ejerens egen regning og risiko uden for bådehuset uden yderligere ansvar for klubben. Disse regler gælder også ved kontingentrestance. 7 Indmeldelsesgebyr for aktive seniorer Kontingent fastsættes for ét år ad gangen på den ordinære generalforsamling i februar måned. Kontingentet for aktive medlemmer opkræves 1 gang årligt i april måned med betalingsfrist 31/3.(starter i 2010) Kontingent for passive medlemmer opkræves 1 gang årligt i april måned.(starter fra april 2010) 8 Udmeldelse kan kun ske skriftligt til klubbens kasserer eller bestyrelsen. Der refunderes ikke kontingent for den resterende del af året. Samtidig kræves det, at medlemmet har betalt kontingent for den periode, hvori udmeldelsen sker. Ved kontingentrestance ud over én måned, efter sidste betaling, kan bestyrelsen ekskludere et medlem, og når mindst 2/3 af bestyrelsen har stemt herfor. Ethvert medlem der ekskluderes, har ret til at få sin sag behandlet på den førstkommende generalforsamling, og

5 har samtidig ret til at forsvare sig på denne. Ved genindmeldelse indenfor ét år efter udmeldelse, betales fuldt kontingent for den udmeldte periode, samt fuldt kontingent for den første hele periode. 9 Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed i alle foreningens anliggender, og er, når den er lovligt indkaldt, til enhver tid beslutningsdygtig. Den ordinære generalforsamling skal afholdes én gang årligt i februar måned senest 20. april, og den skal indkaldes med mindst 3 ugers varsel. Forslag som ønskes behandlet på en generalforsamling skal indgives til bestyrelsen skriftligt mindst 14 dage før generalforsamlingen. Dagsorden for generalforsamlingen skal offentliggøres ved opslag i klubhuset og på hjemmesiden mindst 8 dage før og indeholde samtlige sager, som skal behandles, bilagt regnskab ect. Enhver sag som ikke er offentliggjort mindst 8 dage før kan ikke behandles på generalforsamlingen. Stemmeret på generalforsamlingen har ethvert aktivt medlem, som har været indmeldt de seneste 3 måneder før generalforsamlingen. indmeldt ved udgangen af det foregående kalenderår, eller som har betalt fuldt kontingent for indeværende kalenderår senest 31. januar. Valgbare på generalforsamlingen er ethvert aktivt medlem med stemmeret. 10 Ekstraordinær generalforsamling kan til enhver tid indkaldes af bestyrelsen og skal indkaldes når mindst 1/3 af foreningens aktive medlemmer indgiver skriftlig begæring herom til bestyrelsen med angivelse af emnebehandlingen. 11 Dagsorden for den ordinære generalforsamling skal indeholde følgende punkter: 1. Valg af dirigent og stemmetællere 2. Bestyrelsens beretning for det forløbne år. 3. Kassereren fremlægger det reviderede regnskab 4. Bestyrelsens planer samt budget for det kommende år. 5. Fastsættelse af kontingent. 6. Indkomne forslag 7. Valg af formand 8. Valg af bestyrelsesmedlemmer jf Valg af revisorer 10. Eventuelt. 12 Generalforsamlingen vælger sin dirigent, som ikke må være medlem af bestyrelsen, til at lede forhandlingerne. De af dirigenten trufne afgørelser skal på forlangende af blot ét medlem sættes under til afstemning. Afstemninger om eksklusion skal være skriftlige. Generalforsamlingens beslutninger skal indføres i en protokol(beslutningsreferat). Protokollen underskrives af dirigenten. Har en generalforsamling truffet afgørelse i en sag, kan denne ikke på ny forebringes på samme generalforsamling. 13 Foreningens Bestyrelsen er foreningens daglige ledelse og består af 7 medlemmer, der skal repræsentere foreningen i alle forhold under ansvar overfor generalforsamlingen. Bestyrelsen vælges og sammensættes efter følgende regler: Formanden vælges for ét år ad gangen. Næstformand, kasserer og 4 medlemmer vælges for 2 år ad gangen og afgår på skift. I lige år vælges: I ulige år vælges: Kassererer Næstformand De øvrige 6 medlemmer vælges for to år ad gangen således, at der hvert år er 3 medlemmer på valg ud over formanden. Bestyrelsen vælger af sin midte en næstformand, der træder i stedet for formanden når denne er forhindret. Bestyrelsen fordeler opgaverne imellem sig i henhold til en forretningsorden, der er vedtaget af bestyrelsen, og i henhold til de mål og handlingsplaner, som bestyrelsen har fået tilslutning til på generalforsamlingen. I tilfælde af vakance Hvis der i løbet af en bestyrelsesperiode opstår en vakance fordi et medlem vælger at udtræde af bestyrelsen, supplerer bestyrelsen sig selv. Folk mer, der indtræder i bestyrelsen ved vakance, kommer automatisk på valg på førstkommende generalforsamling.

6 Bestyrelsen er kun beslutningsdygtig når mindst 4 medlemmer er til stede, heriblandt formand eller næstformand. Bestyrelsens beslutninger træffes ved simpelt flertal. Ved stemmelighed bortfalder forslaget. Bestyrelsen fører forhandlingsprotokol og skal offentliggør dagsorden for og referat af bestyrelsens møder ved opslag i klubben og på hjemmesiden informere om møders afholdelse og de på møderne trufne beslutninger. 14 På den ordinære generalforsamling vælges 2 revisorer samt 1 revisorsuppleant. Revisorerne vælges for 2 år ad gangen, og de afgår på skift. Revisorerne skal mindst 1 gang årligt lave uanmeldt kasseeftersyn, samt hvert år senest 14 dage før den ordinære generalforsamling lave revision af foreningens regnskaber med driftsregnskab og status. Revisorerne har til enhver tid ret til kontrol af regnskaber samt beholdninger. 15 Regnskabsåret er kalenderåret. Driftsregnskab og status forelægges underskrevet af revisorerne ved den ordinære generalforsamling. 16 Ændringer i disse vedtægter kan kun ske på den ordinære en generalforsamling, med det antal fremmødte der er til stede og og når mindst 2/3 af de afgivne stemmer er for forslaget. 17 I tilfælde af opløsning tilfalder foreningens aktiver (a: Middelfart Kommune eller b: DKF), indsættes foreningens midler i det af klubben benyttede pengeinstitut, og kan kun anvendes til start af en ny kajakklub, når tilladelse hertil er givet af den ved opløsningen siddende bestyrelse Foreningen kan ikke ophæves, når mindst 5 stemmeberettigede medlemmer er for dens beståen. Således vedtaget på foreningens ordinære generalforsamling den 7. februar februar Bilag til orientering: Udkast til forretningsorden for bestyrelsen.

7 Bilag til vedtægter for Kajakklubben Strømmen. Bestyrelsens forretningsorden. UDKAST pr. februar : Bestyrelsens opgaver Bestyrelsen har blandt andet flg. opgaver: Forvaltning af klubbens økonomi, herunder: o at være ansvarlig overfor generalforsamlingen og Middelfart Kommune for klubbens økonomiske drift o at udarbejde budget og regnskab o at føre løbende kontrol med forbruget af klubbens midler Udarbejdelse af strategier og udviklingsplaner for klubben Beslutninger om indretning og anvendelse af klubbens lokaler, herunder fordeling af bådpladser mv. i klubben Arrangementer for klubbens medlemmer Repræsentere klubben overfor andre kajakklubber, DKF, DIF og offentlige myndigheder 2: Bestyrelsens sammensætning og fordeling af ansvarsområder Bestyrelsen består af 7 medlemmer, heriblandt en formand og en næstformand. Bestyrelsen konstituerer sig med en næstformand og fordeler herudover opgaver og ansvarsområder. Klubben tegnes af formanden. I sager, der indebærer væsentlig gældsætning af klubben tegnes klubben dog af formand og næstformanden i forening og efter forudgående beslutning i bestyrelsen. Formanden kan i hastesager træffe beslutning på bestyrelsens vegne. Beslutninger truffet i hastesager forelægges snarest muligt og senest ved næste bestyrelsesmøde for bestyrelsen. Næstformanden kan handle på vegne af formanden ved dennes forfald eller efter aftale med formanden. 3: Mødernes afholdelse Bestyrelsen er kun beslutningsdygtig når mindst 4 medlemmer er til stede, heriblandt formand eller næstformand. Der afholdes mindst 5 møder årligt. Bestyrelsens beslutninger træffes ved simpelt flertal. Ved stemmelighed bortfalder forslaget. Bestyrelsens møder følger en dagsorden, der er udsendt mindst 5 dage forud for mødet. Dagsorden offentliggøres samtidig på hjemmesiden og ved opslag i klubhuset. Referatet af bestyrelsens møder skal tjene til information for medlemmerne og skal derfor orientere fyldestgørende om de trufne beslutninger. Referatet offentliggøres ved opslag i klubben og på hjemmesiden. Formanden kan i særlige tilfælde pålægge medlemmerne af bestyrelsen tavshedspligt. Det kan være tilfældet i personsager eller i sager hvori indgår oplysninger om kontraktforhandlinger med private eller tilsvarende forhandlinger med offentlige samarbejdspartnere. Bestyrelsen kan vælge at træffe beslutning om sager efter skriftlig kommunikation i stedet for på et møde. I sådanne tilfælde orienteres om beslutningen i det næstkommende mødereferat. 4: Uddelegering af ansvarsområder til udvalg mv. Bestyrelsen kan beslutte at uddelegere beslutningskompetence i særlige sager til udvalg eller enkeltpersoner. Dette kan for eksempel ske i forbindelse med frigivelse af begyndere til eget roområde. Der skal i sådanne tilfælde være udarbejdet et klart kommissorium for vedkommende (udvalg), der er offentliggjort på hjemmesiden og ved opslag i klubben. Det skal ligeledes tydeligt fremgå hvem der kan træffe beslutning. Bestyrelsen kan ikke uddelegere ansvar for beslutning om sager, der indebærer væsentlig gældsætning af klubben.