Grundejermøde

Transkript

1 Grundejermøde Mødet blev afholdt kl. 20:00 den 10. maj 2007 på Tingbakken 38, med henblik på snarest at få afholdt stiftende generalforsamling for grundejerforening jf. lokalplanen. Johannes (T7) indledte mødet med at præsentere et forslag til vedtægter som Gjern kommune tidligere har fremsendt. Efter dette blev der foretaget en kort præsentation af de fremmødte, følgende grundejere var repræsenteret, T7, T13, T15, T22, T26, T30, T36, T38, T40, T44, T46, T48, T50, T58, T60, T62 og T64. Det blev oplyst at følgende grundejere var blevet bekendt gjort med mødes afholdelse: T3, T5, T11, T24, T32, T52 og T64. Følgende manglede information: T9, T17, T34, T54. Disse manglende vil blive kontaktet før den stiftende generalforsamling. De 3 grunde på Hjardalsvej under lokal plan 2.38 tilhører ikke denne grundejerforeningen, men er tilsluttet en grundejerforening på Hjardalsvej. Grundejerforening oprettes kun for Tingbakken etape I, dvs. kun lokalplan Der blev diskuteret hvilke punkter, der skulle afklares/uddybes/overvejes i de kommende vedtægter, følgende emner vil blive indføjet eller afklarer på forhånd: Snerydning: Gjern kommune plejede at rydde sne på alle vej i kommunen, dog boligveje med laveste prioritet. Det undersøges om Silkeborg kommune har samme holdning. Det blev oplyst at skader på veje og anlæg i forbindelse med snerydning erstatte af den sneryddende. Forslag om et møde med Silkeborg kommune før stiftende general forsamling med drøftelse af tvivls punkter, se senere. Bestyrelsen forslås bestående af 5 faste medlemmer og 2 suppleanter. Det blev konstateret at 24 manglede i det fremsendte. Undersøges nærmere. Søen i fælleområde mellem Tingbakken og Hjardalsvej. Dette bør undersøges meget nøje da mange ytrede bekymring om en sø og legende børn var en god cocktail. Vedligeholdelses pligt for boligveje i område, hører dette til grundejerforening eller kommune. Er vi medbestemmende mht. vejbelægning. Der var stemning for sten (SF-sten) i forhold til asfalt, da dette nemmere kan vedligeholdes. Stamvej forventes at blive asfalt. Tilladelse til udførelse af vejbump eller trafikchikaner undersøges. Fælles antenneanlæg blev kort diskuteret, Undersøges nærmere. Husdyr, afklaring omkring tilladelse til hold af fx bier, får eller geder på fælles områder afklares. Evt. indskærpelse mht. til brug at støjende maskiner i weekender overvejes i vedtægter Brændeovne, oplag af brænde, bålsted og Skt. Hans bål på egen grund og på fællesområder skal diskuteres nærmere. Pt. Har 2 grundejere planer om at opsætte brændeovn. Forbrug til gadelys: Betales dette af kommune eller grundejerforening. Undersøges. Etablering af følgende udvalg blev foreslået: Festudvalg, udvalg for grønne områder, legepladsudvalg. Kontingent bør overvejes mht. vejvedligehold, snerydning og evt. gartner til hold af grønne områder. Der er måske en kr. 500 maksimal betalingsgrænse. Undersøges. Korrekte matrikelnumre skal med i vedtægter, Information mangler for T22-T26, evt. T4- T20. Undersøges. Lovgivning i forbindelse med grundejerforeningens ansvar undersøges nærmere. Udvalg bør kunne fungere uden deltagelse fra bestyrelse. Indlæg fra udvalg fremlægges til bestyrelsen. Info:

2 Alle bedes overveje deltagelse i Skt. Hans fest den 30/6-2007, mere information følger Ang. adresse xx@tingbakken.com skal hver grundejer selv rette henvendelse til Sigurd (T15) for at få tildelt adgangskode. Der blev under møde nedsat en arbejdsgruppe, der skal udarbejde et forslag til vedtægter, samt afklare en del tvivlsspørgsmål med Silkeborg kommune. Følgende meldte sig til dette: Martin (T38), Jacob (T48), Mikkel (T22), Michael (66), Johannes (T7) og Paw (T13). Martin forbereder budgetforslag til næste møde. Næste møde for arbejdsgruppen er den 4/ kl. 20:00 hos Johannes. Opgaver som skal afklares af arbejdsgruppen Ansvarlig Snerydning, Tingbakken eller Silkeborg kommune Johannes (T7) Aftale møde med Silkeborg Kommune Johannes (T7) 24 mangler, hvad omhandler dette punkt Paw (T13) Kommunens fremtidsplan med søen og evt. indhegning Johannes (T7) Veje, vedligehold, type, vejbump Johannes (T7) Husdyrhold af grundejerforening, tilladt? Johannes (T7) Støjende maskiner i vedtægter Paw (T13) Brændeovn - bålsted i vedtægter Paw (T13) Gadelys betaling for forbrug Johannes (T7) Kr. 500/år Mikkel (T22) Matrikelnumre Jacob (T48) Budget forslag Martin (T38) Udarbejdelse af vedtægtsforslag Paw (T13) Speciel lovgivning Mikkel (T22)

3 Arbejdsgruppe Grundejerforenings møde den hos Mikkel (T22) Budget forslag gennemgået: Martin fortsætter med dette og tilføjer 27 nye medlemsindbetalinger og udgifter til; Græsslåning, Snerydning og legeplads, samt evt. oprettelses gebyrer, bank, PBS, skøde på fællesarealer m.m. Skal med når indkaldelse udsendes. Vedtægter: Paw fortsætter med de sidste rettelser. Fremsende til Mikkel som videre sender til kommunen for godkendelse og tilføjelse af datoer på lokalplan 2.43 samt manglende matrikelnumre. Skal med når indkaldelse udsendes. Indkaldelse Martin laver et udkast, med adressehoved (Brevfletning fra Johannes database) Skal indeholde dagsorden og ingen forslag. Mødested fra Michael Johannes laver udkast til avis indlæg, skal i avisen senest 22/ Kandidater der skal findes: Mindste en suppleant, En revisor, En dirigent, Lene er referent Infobrev: Paw laver et udkast til infobrev der fortæller om arbejdsgruppens arbejde, sø, legeplads, udvalg, møde med kommunen osv. Skal med når indkaldelse udsendes. Mødelokale: Michael finder en egnet mødelokalitet til en rimelig betaling (helst gratis) til personer den 12/ :00 til 22:00. Forslag: kulturhus. Tilbagemelding snarest. Diverse: Jacob gennemgik bank muligheder, virker lovende, PBS ikke særligt dyrt. Johannes kigger på hjemmesiden med tiden. Mikkel sender de sidste oplysninger omkring adresse kartoteket til Johannes

4 Stiftende generalforsamling Referat af Stiftende general forsamling i Grundejerforeningen Tingbakken, Gjern Den stiftende grundejerforening blev afholdt mandag den 7. november 2007 i Gjern Kultur- og Idrætscenter. Der var mødt repræsentanter frem for følgende grundejere: 5, 9, 13, 22, 23, 29, 36, 38, 40, 41, 43, 46, 48, 58, 62 1, 64, 66, 74, 78 og 82. Generalforsamling valgte Jakob (nr. 48) som dirigent. Jakob indledte med at byde alle velkomne, samt at vise udklip fra Folkebladet hvor indkaldelsen offentliggjort den 12. september 2007 samt informere om at alle grundejere som arbejde gruppen var bekendt med fra Gl. Gjern kommune og Silkeborg kommune har fået tilsendt indkaldelsen, samt udkast til vedtægterne. Det blev konkluderet at generalforsamlingen var indkald på betryggende vis og kunne anset for beslutningsdygtig. Lene (nr. 13) blev valgt som referent for denne generalforsamling. Jakob gav ordet til Paw (nr. 13) som fortalt om arbejdsgruppens arbejde med vedtægterne og forberedelser til denne generalforsamling. Arbejdsgruppen blev dannet for at få etableret denne grundeejerforening, og har derefter nedlagt sig selv. Vedtægterne er skrevet med udgangspunkt i Gl. Gjern kommunes standard vedtægter, tilrettet efter arbejdsgruppen bedste formåen til Tingbakken. Derefter begyndte vedtagelsen af de endelige vedtægter. Der blev på generalforsamlingen foretaget rettelse til følgende afsnit, med baggrund i ændring forslag fra nr. 58, samt på baggrund af diskussioner under de enkelte punkter. Følgende paragraffer og styk blev ændret/slettet. 1 stk. 1, rettelse af stavefejl 1 vedtaget enstemmigt 2 stk. 2, slettet, 14 stemmer for sletning 2 stk. 3, slettet, 16 stemmer for sletning 2 stk. 5, slettet, 11 stemmer for sletning 2 vedtaget enstemmigt herefter, hele 2 rettet til med nye stk. nr. 3 manglende matrikelnumre og datoer for Tingbakken etape II indført. 3 enstemmig vedtaget 4 vedtaget enstemmigt 5 stk. 4, rettelse af stavefejl, Adgang til og. slettes 10 stemmer for, 8 imod, 2 udlod at stemme..eller anden forfalden betaling til foreningen.slette 15 stemmer for. 5 vedtaget enstemmigt herefter 6 stk. 2 slettet, 12 stemmer for sletning 1 Deltog på baggrund af fuldmagt givet til repræsentant fra nr. 82

5 6 stk. 3, tilføjet eventuelt, således: Det årlige kontingents størrelse, betalingsterminerne og eventuelt rykkergebyr fastsættes af den ordinære generalforsamling. 14 stemmer for tilføjelse af eventuelt. 6 stk. 7 slettet, 14 stemmer for sletning 6 stk. 9 slettet, 13 stemmer for sletning 6 stk. 11 slettet, 15 stemmer for sletning, 6 stk. 12 slettes som konsekvens. 6 vedtaget enstemmigt herefter, hele 6 rettet til med nye stk. nr. 7 Overskrift ændres fra Fonde til større anlægsarbejder til Hensættelser til større anlægsarbejde. Enstemmigt vedtaget. Konsekvens rettelse af Stk. 2, Stk. 3, Stk Stk. 1 stavefejl rettet. 7 stk. 3 slettet, 17 stemmer for sletning 7 vedtaget enstemmigt herefter, hele 7 rettet til med nye stk. nr. 8 stk. 2 slettet, 15 stemmer for sletning 8 vedtaget enstemmigt herefter, hele 8 rettet til med nye stk. nr. 9 stk. 1, rettelse af stavefejl, 9 vedtaget enstemmigt 10 Stk. 2 slettet, konsekvens af ændring i Stk. 3 rettet således: Foreningen tegnes af formanden eller i denne fravær næstformanden sammen med en af bestyrelsens øvrige medlemmer. Alle bestyrelsesmedlemmer er tegning berettigede over for foreningen medlemmer. Enstemmig vedtaget. 10 vedtaget enstemmigt herefter, hele 10 rettet til med nye stk. nr. 11 Stk 1 erstattes med: Stemmeretten udøves altid af ejeren. Enstemmig vedtaget. 11 Stk. 2 konsekvens slettes 11 vedtaget enstemmigt herefter. 12 Stk. 1 Silkeborgkommune erstattes med Gjern By, 17 stemmer for rettelse. 12 Stk. 4 og Stk. 11 konsekvens rettelse fra 11 Stk vedtaget enstemmigt herefter. 13 Stk. 3, rettelse af stavefejl 13 vedtaget enstemmigt 14 Stk. 2 tilføjes Intet medlem kan dog afgive stemme i henhold til mere end 2 fuldmagte. Flyttes fra Stk Stk. 4 konsekvens rettes fra 26 Stk Stk. 4 konsekvens rettes fra 2 Stk Stk. 7 konsekvens slettes fra 11 Stk vedtaget enstemmigt herefter, hele 14 rettet til med nye stk. nr. 15 Stk. 1 marts erstattes med april, 17 stemmer for ændring 15 Stk. 3 tilføjes eventuelt således: 5. Vedtagelse af budget og fastsættelse af eventuelt bidrag. 11 stemmer for tilføjelse 15 vedtaget enstemmigt herefter

6 16 Stk. 2 tilføjes kontingent således: Medlemmer, der er i kontingentrestance til foreningen, kan ikke fremsætte begæring. Tilføjelse enstemmigt vedtaget 16 vedtaget enstemmigt herefter 17 Stk. 1. eventuelt slettes således: Bestyrelsen har den daglige ledelse af alle foreningens anliggender herunder drift og vedligeholdelse af fællesanlæg, og varetager foreningens formål og interesser og antager fornøden juridisk og eventuel revisionsteknisk samt anden faglig bistand, samt udarbejder eventuelt en regnskabsinstruks til brug for foreningens kasserer og revisorer. 17 stemmer for tilføjelse. 17 Stk. 9, rettelse af stavefejl 17 Stk. 10 slettet, 20 stemmer for sletning 17 Stk. 13, rettelse af stavefejl 17 vedtaget enstemmigt herefter, hele 17 rettet til med nye stk. nr. 18 Stk. 7 Tilføjes Alle medlemmer har ret til aktindsigt i denne protokol, således: Sekretæren fører en protokol over bestyrelsens forhandlinger og beslutninger. Protokollen underskrives af de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer. Alle medlemmer har ret til aktindsigt i denne protokol. Formanden opbevarer protokollen i minimum 5 år. Herefter overgår den til lokalhistorisk forening. 18 vedtaget enstemmigt herefter, 19 vedtaget enstemmigt 20 vedtaget enstemmigt 21 Stk. 2, rettelse af stavefejl 21 Stk. 3 Tilføjes gennemse kontoudtog således: Revisor skal gennemgå regnskab med bilag, gennemse kontoudtog, konstatere aktiver og passiver og skal senest en måned efter modtagelsen tilbagesende det til formanden med sine bemærkninger. 17 stemmer for tilføjelse 21 Stk. 6, rettelse af stavefejl 21 vedtaget enstemmigt herefter 22 Stk. 3 Ændres Bestyrelsen kan beslutte at kassereren skal være kautionsforsikret. Kautionens Forsikringssummens størrelse bestemmes af bestyrelsen. Udgifterne hertil afholdes af foreningen. 20 stemmer for ændringer. 22 vedtaget enstemmigt herefter 23 Stk. 1 Første regnskabs år ændres fra 2007 til Enstemmigt vedtaget. 23 Stk. 3, rettelse af stavefejl 23 Stk. 5 ændres således: Regnskabet skal tilstilles revisorerne inden den februar og skal af disse være revideret såvel talmæssigt som kritisk i så god tid at. Årsregnskabet med revisionspåtegning, samt forslag til budget kan skal udsendes til medlemmerne samtidig med indkaldelse til generalforsamling. 20 stemmer for ændringer. 23 vedtaget enstemmigt herefter. 24 vedtaget enstemmigt 25 vedtaget enstemmigt 26 Hele paragraffen slettes, 12 stemmer for sletning.

7 Efterskrift tilrettet med dato for vedtagelse Hele den samlede vedtægt blev nu enstemmig vedtaget. På baggrund af det fremsendte forslag til budget blev generalforsamling enige om at stemme for et kontingent på 500kr/år. Forslaget til kontingent på 500kr om året blev enstemmig vedtaget. Herefter blev der fortaget valgt til bestyrelsen, valgt blev: Johannes (nr. 7) Paw (nr. 13) Mikkel (nr. 22) Martin (nr. 38) Daniel (nr. 41) Herefter blev der fortaget valgt til suppleanter til bestyrelsen, valgt blev: Søren (nr. 9) Morten (nr. 74) Herefter blev der fortaget valgt til Revisor, valgt blev: Kuno (nr. 82). Der blev ikke diskuteret noget under eventuelt. Dirigenten takkede for god ro og orden og bad bestyrelsen om at konstituere sig selv på først kommende bestyrelsesmøde. Referent Lene Rosenvard

8 Bestyrelsesmøde Tid Torsdag den kl. 20 Sted Tingbakken 13 Deltagere Johannes Berggreen, Martin Rasmussen, Daniel Lykke Jensen, Mikkel Iversen, Paw Rosenvard Afbud Morten Skarup, Søren Westergaard Gæster Ingen Referant Paw Rosenvard Første opgave på dagsordenen var konstituering af bestyrelsen: Følgende poster blev fordelt efter gensidig overensstemmelse: Formand Johannes Berggreen, Tingbakken 7 Næstformand Daniel Lykke Jensen, Tingbakken 41 Kasserer Mikkel Holm Iversen, Tingbakken 22 Bestyrelses medlem Martin Rasmussen, Tingbakken 38 Sekretær Paw Rosenvard, Tingbakken 13 Suppleant Morten Skarup, Tingbakken 74 Suppleant Søren Westergaard, Tingbakken 9 Derudover blev følgende arbejdsområder besat: Kommunekontakt Martin Webopdatering Johannes Grundejer database Johannes Øvrige punkter Database Database Nye grundejere Protokol Bank Kontingent Web Vedtægter Martin sender adresse information fra den stiftende grundejerforening til Johannes. Johannes opdatere database med alle de nyes oplysninger. Martin kontakter kommunen for at forespørge om nye grundejere siden sidst, samt adresse på dem som evt. mangler. Paw lave en mappe der indehold grundejerforeningens protokol. Mikkel kontakt Sparekassen Østjylland i Gjern, og får oprette Netbank løsning, PBS aftale og bankkonto til foreningen. Mikkel klargør til udsendelse af kontingent snarest muligt når alt er på plads. Johannes laver forslag til struktur på hjemmeside, således at referater og protokol kan lægges ud. Paw klargøre vedtægter, med Jakob s underskrift til udsendelse snarest. Næste møde er torsdag den 5. juni kl. 20, Tingbakken 74.

9 Bestyrelsesmøde Tid Torsdag den kl. 20:00 Sted Tingbakken 74 Deltagere Johannes Berggreen, Martin Rasmussen, Daniel Lykke Jensen, Mikkel Iversen, Paw Rosenvard, Morten Skarup, Afbud Søren Westergaard Gæster Ingen Referent Paw Rosenvard Dagsorden: 1. Godkendelse af referat for sidste møde og dagsorden 2. Status på opgaver fra sidste møde 3. Nye medlemmer og afsluttede byggerier 4. Status på kontingent 5. Vedtægter svar fra Silkeborg kommune 6. Budget og status på forenings økonomi 7. Indkomne opgaver/forslag fra medlemmer 8. Nedsættelse af arbejdsgrupper 9. Forsikring af kassereren 10. Forsikring fællesområder, Forsikring af forenings veje til vinter 11. Behov for bestyrelses retningslinier, økonomi, mødefrekvens, m.v. 12. Eventuelt 13. Næste møde Ad. 1 Godkendt Ad. 2 Matrikelliste, Martin havde en ny opdateret liste med, Johannes opdatere Nye grundejere: 37, 90 og 92 solgt, Ledige tilbage er nr. 25, 27 og 31. Søren har solgt nr. 9 tilbage til Silkeborg kommune og er derfor udtrådt af grundejerforeningen. Protokol: Paw har lavet en foreløbig version, som kan lægges på hjemmesiden snarest Bank: Mikkel har oprettet konti og PBS aftale. Web: Johannes har skabt blog.tingbakken.com og forventer at hjemmesiden er klar inden 1 juli. Vedtægter: Paw har uddelt og udsendt til alle med undtages af nr. 35 og 72, hvor adresse har manglet, disse er nu modtaget fra Martin. Ad. 3 Der er indflyttet medlemmer i nr. 68, 74, 88 og i nr. 23 (bor midlertidigt på nr. 41 og afventer færdiggørelse af hus) Igangværende byggerier, ej indflyttet, nr. 17, 21, 29, 39 og 43. Ad. 4 Ad. 5 Ad. 6 Ad. 7 Mikkel udsender kontingent, som snart de sidste adresser er på plads, dvs. inden 1. juli Bestyrelsen har modtages et svar fra kommunen ang. vores vedtægter. Bestyrelsen var enige om at ægtefælle/samlever, eller myndig børn af ejer godt kan stemme og opstille til bestyrelsen på generalforsamlinger, og ikke som Silkeborg kommune mener: kun ejere af skødet på grunden. Der er enighed om at lejere ikke kan stemme og ikke kan opstille til bestyrelsen. Resten afklares med kommunen, mest generelle forskelle i Gjern og Silkeborg standard vedtægter. Ingen bemærkninger Der blev diskuteret omkring adfærd i grundejerforening særlig mht. til hunde. Enighed om at det ikke er en grundejerforeningsopgave, da generalforsamling ikke viste interesse for et

10 Ad. 8 sæt adfærdsregulerende retningslinier. Asfalt på boligveje blev diskuteret. Bestyrelse er bekendt med at der har været en underskriftindsamling i gang, men ikke som en del af bestyrelsen. Det forlyder at mindste en grundejer ikke har villet skrive, dermed er sagen afklaret, da Silkeborg kommune har forlangt at alle grundejere skal stemme for asfalt. Det bliver SF-sten, som hidtil antaget. Martin følge op på kommunen planer om at starte med de første veje den 1. august Ingen har meldt sig til nogle af udvalgene, dvs. bestyrelsen foretager det nødvendige som er: Grønne områder: Flere har ytret ønske om at deltage, men ingen har kontakter bestyrelsen. Bestyrelsen er enige om at give medlemmerne endnu en chance. Den 19. juni kl. 20 er Paw og Martin klar ud for nr. 38 til en rundtur med de medlemmer som har ønsker/holdning til anvendelse af de grønne områder. Bestyrelsens forslag til anvendelse: Areal 1 Grund nr. 1 (foran nr. 3/5) Lave buske, evt. græs Areal 2 Grund nr. 2 (foran nr. 22) Græs med jordvold omkring med lave buske på toppen, udgang ved sti/vej til Kan evt. udnyttes til legeplads senere. Areal 3 Grund nr. 28 (stort areal ved sø indtegnet) Der blive ingen sø, kun en bæk, anlægges med græs og nivelleres så det kan anvende til boldbane senere. Bække foreslås fyldt med sten således at åbent vand ikke forefindes. Areal 4 Grund nr. 19 (bagved nr. 13/15/17/21/23/27) Areal 5 (bagved nr. 86/88) Græs Græs med træer rundt om, evt. åbning mod sti, til senere anvendelse med borde/bænke Ad. 9 Ingen bemærkninger, afventer Ad. 10 Mikkel undersøger hvad en vintervejs forsikring koster og dækker. Legeplads forsikring er undersøgt og afventer evt. legeplads. Ad. 11 Retningslinier er ikke nødvendige nu. Møder hver 3. måned er ok for nuværende. Ad. 12 Paw kontakter Silkeborg kommune ang. slåning af ukrudt på de tomme grunde Næste ordinære bestyrelsesmøde er torsdag den 4. september kl. 20:00, Tingbakken 7.

11 Referat Ekstraordinært bestyrelsesmøde 01 Bestyrelse har den 30. juni afholdt ekstraordinært bestyrelsesmøde i Grundejerforeningen Tingbakken, Gjern. Tid Mandag den kl. 17:15 Sted Foran Tingbakken 38 Deltagere Johannes Berggren, Martin Rasmussen, Paw Rosenvard, Morten Skarup, Afbud Daniel Lykke Jensen, Mikkel Iversen Gæster Kurt (40) overværede første del af mødet. Referant Paw Rosenvard Mødet blev indkaldt telefonisk og per den og var uden dagsorden, da det eneste punkt var brev fra Silkeborg kommune (brev vedhæftet) og samtale med Svend-Erik Sjørring fra Silkeborg kommune. Acrobat Document Paw har talt med Mikkel og Daniel, og har fremlagt deres synspunkter på mødet. Møde blev afholdt udendørs, da vi ikke mener det er hemmeligt vi diskuteret belægningen på vejen, og Kurt deltog kort med et par kommentarer. Vi diskuterede dagens informationer som er: Kommunen er gentagne gange blevet kontakter ang. stillingtagen til asfalt. Kommunen er i tvivl om bestyrelsens rolle, og ved ikke om vedtægter er gyldige endnu. Kommunen plejer at invitere til et beboermøde, i forbindelse med stiftelse af grundejerforening, på dette møde plejer vejbelægning også at blive diskuteret. Det er ikke sket i vores tilfælde. Kommunen er klar til at gå i gang snarest, der er kommet et enkelt mindre projekt mellem det nuværende og Tingbakken. Kommunen ønsker en løsning til alle tilfredshed. Johannes har forespurgt Svend-Erik Sjørring om et svar på følgende: 1) Hvad er anlægsudgifterne til a) SF-sten b) asfalt? 2) Vil en evt. besparelse ved anlæg af asfalt kunne overføres til de grønne områder, således at man kunne få lidt ekstra her? 3) Hvornår vil man kunne påbegynde belægningen a) med SF-sten b) med asfalt? 4) Hvor lang er levetiden på en belægning a) med SF-sten b) med asfalt? 5) Hvad skal vi påregne i vedligeholdelsesomkostninger for a) SF-sten b) asfalt? Når svarene foreligger vil vi indkalde til et åbent bestyrelsesmøde med Svend-Erik Sjørring. Det åbne bestyrelsesmøde bør afholdes snarest dvs. inden for de næste par uger. Action Johannes: Spørg Svend-Erik Sjørring om han vil deltage og hvornår han kan. Martin, Paw og Johannes kan muligvis deltage i et møde i dagtimerne, men ellers foretrækkes en aften, eller weekend formiddag.

12 På dette møde bliver alle i grundejerforening inviteret, og det eneste punkt på dagsordenen bliver vejbelægning. Vi håber på forhånd at kunne udsende et faktablad med oplysning om for og imod asfalt og belægningssten, baseret på svarene overfor. Efter dette møde vil vi tage stilling til om der skal laves en efterfølgende skriftlig afstemning, med simpelt flertalsafgørelse. Som udgangspunkt er vi indstillet på en afstemning, dog kan mødet vise en overbevisende holdning til enten det ene eller det andet. Johannes har haft en snak med Børge fra varmeværket. Der er ikke gravet ind til alle grundene endnu, dvs. når fx nr. 9 skal bebygges skal der graves om i vejen, nr. 34 bør klares uden da fjernvarmerørene ligger i den rigtige side. Børge er ikke i tvivl at vi skal vælge belægningssten. Han bør måske også inviteres med til en åbent møde, da han er en kunde i forbindelse med reetablering efter opgravning i vejen. Vi bør baseret en eventuel afstemning på at alle skal have tid til at diskutere det derhjemme og både faktuelle, økonomiske og æstetiske forskelle skal på banen, ligesom belægning på de to sidste veje skal med. Martin undersøger hvad det koster at anlægge/omlægge 5000m2 belægning, asfalt eller sten for at vurdere om kommune har ret. Det kan måske tænkes at der er større prisforskel og kommunen dermed er på asfalt siden uden at melde dette ud til os. Vi bør være opmærksomme på naboskabet, vi skal alle bor de næste mange år og belægning på vejen er ingen undskyldning for at blive uvenner. Kurt (40) mener at nr. 17 har sagt nej til at ville skrive under, Svend-Erik vil tjekke om det er rigtigt. Hvis Svend-Erik ikke kan/vil deltage må vi selv holde et møde med alle som inviteret Vi afventer nu Svend-Erik Sjørrings svar på Johannes før vi gør mere. Vi håber på at kommunen vil lave selve faktabladet som vedlæg til mødeindkaldelsen. Bestyrelse er stadig enige om at belægning sten er vejen frem, men er villige til at respektere afstemningens resultat. Næste ordinære bestyrelsesmøde er torsdag den 4. september kl. 20:00, Tingbakken 7. Note: Efter møde har Silkeborg kommune beslutte i stedet at lave en skriftlig afstemning bland alle grundejere, dermed bort faldt beslutning om beboer mødre osv.

13 Referat Bestyrelsesmøde 03 Bestyrelse har den 4. september afholdt bestyrelsesmøde i Grundejerforeningen Tingbakken, Gjern. Tid Torsdag den kl. 20:00 Sted Tingbakken 7 Deltagere Johannes Berggreen, Martin Rasmussen, Daniel Lykke Jensen, Mikkel Iversen, Paw Rosenvard, Afbud Morten Skaarup Gæster Ingen Referent Paw Rosenvard Dagsorden: 1. Godkendelse af referat for sidste møde 2. Status på opgaver fra sidste møde 3. Nye medlemmer og afsluttede byggerier 4. Status på kontingent 5. Budget 6. Status på forenings økonomi 7. Indkomne opgaver/forslag fra medlemmer 8. Nyt fra udvalg: 8a: Grønt udvalgt 8b: Vejudvalg 9. Eventuelt 10. Næste møde Ad. 1 Godkendt, I tillæg blev referat af ekstraordinært bestyrelsesmøde ang. belægning diskuteret og tilføjet til referat, som selvstændigt møde. Ad. 2 Vedtægter er udsendt til alle grundejere. Silkeborg kommune har forlangt ændringer til vedtægter, Paw har diskuteret dette med kommunen og laver et oplæg til næste generalforsamling. Kontingenter er udsendt, se status nedenfor. Forsikring: Undersøges nærmer med hensyn til forsikring mod fald på grundejerforeningens arealer og boligveje. Action Mikkel. Ukrudt på ledige grunde. Action Paw rykker kommunen igen for slåning. (Svar fra Anna Søgaard: kommunen slå ikke mere i år men igen til sommer) Snerydning afventer om Silkeborg kommune rydder boligvej og stier. Ad. 3 Der er indflyttet medlemmer i nr. 23 og 39. Ledige grunde er nr. 9, 25, 27 og 31. Action Paw spørger kommunen: Er nr. 9 til salg, kan ikke ses på hjemmeside? (Svar fra Anna Søgaard: Det er en fejl, hjemmesiden blive opdateret, nr. 9 er reserveret) Nr. 50 har skiftet ejer, Johannes sender velkomst brev. Igangværende byggerier, ej indflyttet, nr. 17, 21, 29, 41, 43 og 92. Til salg er nr. 68 og 72. Ad. 4 Med undtagelse af 8 har alle grundejere betalt kontingent, tre skyldes forkert adresse og grundsalg. Bestyrelsen har besluttet IKKE at opkræve rykkergebyr endnu, men at fremsende endnu en regning til de 8 grundejere. Action Mikkel Ad. 5 Afventer

14 Ad. 6 Overskud da vi endnu ikke har haft udgifter. Ad. 7 Ingen Ad. 8a Grøntudvalg. Udvalgt har afholdt møde med både Henrik Guld fra Silkeborg kommune og siden et udvalgsmøde. Resultatet er to tegninger, som er fremsendt til Henrik Guld, tegninger kan findes på hjemmesiden Ad. 8b Kommune har siden sidste mødegennemført en skriftlig afstemning om belægning på boligvej og har på baggrund beslutte at lægge belægningssten. Dermed falder beboermødet, som blev besluttet på det ekstraordinære bestyrelsesmøde, væk. Belægningsarbejdet gået i gang i uge 37 og boligvej 2th (nr ) er i snart færdig. Ad. 9 Johannes præsenterede hjemmesiden som nu er klar og lagt på nettet. Ad. 10 Næste ordinære bestyrelsesmøde er torsdag den 15. januar kl. 20:00, Tingbakken 38.

15 Referat Bestyrelsesmøde 04 Bestyrelse har den 15. januar afholdt bestyrelsesmøde i Grundejerforeningen Tingbakken, Gjern. Tid Torsdag den kl. 20:00 Sted Tingbakken 38 Deltagere Johannes Berggreen, Martin Rasmussen, Daniel Lykke Jensen, Mikkel Iversen, Paw Rosenvard,Morten Skaarup Afbud Ingen Gæster Ingen Referent Paw Rosenvard Dagsorden: 1. Godkendelse af referat for sidste møde 2. Status på opgaver fra sidste møde 3. Nye medlemmer og afsluttede byggerier 4. Status på kontingent og forenings økonomi 5. Regnskab og Budget General forsamling og nye vedtægter 7. Indkomne opgaver/forslag fra medlemmer 8. Veje og rabatter, beskyttelse og reetablering af rabatter 9. Nyt fra udvalg: 9a: Grønt udvalgt 9b: Legeplads 9c: Veje og stier 9d: Webside 10. Eventuelt 11. Næste møde Ad. 1 Godkendt Ad. 2 a: Forsikring er tegnet, det er en virksomhedsansvarsforsikring, årlig præmier, 668kr. b: Intet at berette c: Kontingent er betalt, bortset fra nr. 33 som er solgt tilbage til Silkeborg kommune. Ad. 3 Der er indflyttet medlemmer i nr. 21, 29 og 92. Solgt tilbage til kommunen: 90. Ledige grunde er nr. 9, 25, 27, 31, 33 og 90. Nr. 32 og 50 har skiftet ejer, Johannes sender velkomst brev. Igangværende byggerier, ej indflyttet, nr. 17, 34 (går i gang snarest), 35 (har fået byggetilladelse), 41, 43. Til salg er nr. 62 og 68. Ad. 4 Med undtagelse af 1 har alle solgte grunde betalt kontingent. Ad. 5 Mikkel præsenterede regnskab, godkendt af bestyrelsen. Sendes til revisor. Revisor har godkendt regnskab ultimo februar. Ad. 6 Generalforsamlinger planlagt til den kl. 20:00 i Gjern Kultur og Idrætscenter. Paw forbereder nye vedtægter mht. til kommunens ønskede ændringer. Paw har reserveret plads i GKIC, men det er ikke endelig bekræftet

16 Ad. 7 Ad. 8 Avis: Paw forbereder annonce til Gjern folkeblad ang. generalforsamling, som skal i avisen senest Budget: Mikkel forbereder budget Paw: Indkaldelse per brev som omdeles Johannes: Hjemmeside opdateres med dato for generalforsamling samt nødvendigt info. På valg er Daniel, Mikkel og Morten. Daniel stiller op igen, Mikkel overvejer, Morten ønsker ikke genvalgt. Dvs. vi skal finde mindst finde to nye suppleanter Forslag til bestyrelsens oplæg til diskussion på næste møde: Oprettelse af vejfond Forslag om optagelse af lån til legeplads?? Medlemmer til legeplads udvalg Nye vedtægter til afstemning Ingen Daniel har skaffet kontakt til lokal der vil forestå snerydning,, Johannes er kontakt person, Hvis senrydning ønskes, kontaktes Johannes på telefon Veje og rabatter, Martin kontakter kommunen med henblik på at få lavet følgende, Rabatter tilrette og udjævnes, overgang lavet med de to stikveje på venstre side af stamvejen, Bom for enden at stien ved Hornvej Ad. 9a Grøntudvalg. Ingen bemærkning, møde møde med Henrik Guld fra Silkeborg kommune den Ad. 9b Legeplads, ingen bemærkninger Ad. 9c Veje er færdige for i år, sti arbejde pågår. Ad. 9d Webside Ad. 10 Intet. Ad. 11 Næste ordinære bestyrelsesmøde er torsdag den 18. marts kl. 20:00, Tingbakken 22. Tak for god ro og orden, samt husly. Actionliste Paw: Mikkel: Johannes: Martin: Forberede annonce til Gjern Folkeblad Indkaldelse til generalforsamling til omdeling Forberede nye vedtægter Forberede dagsorden Forberede budget Generalforsamling info på hjemmeside Kontakt kommunen ang. rabatter og overgange fra vej til fortov, samt bom

17 Referat Bestyrelsesmøde 05 Gjern 23. marts 2009 Bestyrelse har den 18. marts afholdt bestyrelsesmøde i Grundejerforeningen Tingbakken, Gjern. Tid Torsdag den kl. 20:00 Sted Tingbakken 22 Deltagere Johannes Berggreen, Martin Rasmussen, Daniel Lykke Jensen, Mikkel Iversen, Paw Rosenvard, Morten Skaarup Afbud Ingen Gæster Ingen Referent Paw Rosenvard Dagsorden: Godkendelse af referat for sidste møde Status på opgaver fra sidste møde Paw Forberede annonce til Gjern Folkeblad Paw Indkaldelse til generalforsamling til omdeling Paw Forberede nye vedtægter Mikkel Forberede budget Johannes Generalforsamling info på hjemmeside Martin Kontakt kommunen ang. rabatter og overgange fra vej til fortov, samt bom Nye medlemmer og afsluttede byggerier Status på kontingent og forenings økonomi, fastsæt kontingent for 2009 Regnskab og Budget 2009 General forsamling Indkomne opgaver/forslag fra medlemmer Nyt fra udvalg: 8a: Grønt udvalgt 8b: Legeplads 8c: Veje og stier 8d: Webside Eventuelt Næste møde Ad. 1 Godkendt Ad. 2 a: Gennemset og godkendt, sendt til Gjern Folkeblad 18/ b: Gennemset og godkendt, uddelt på Tingbakken 23/3-2009, resten sendes c: Anette (21), og Aleta (29) vil gerne stille op d: Vedtægter er modtaget retur fra Silkeborg kommune den 20/ med tre yderligere kommentarer, som nu rettet i vedtægterne. e: Budget godkendt af revisor f: Web siden er opdateret g: Intet at berette Ad. 3 Der er indflyttet medlemmer i nr. 43. Solgt tilbage til kommunen: 35 Reserveret: 9 (lokal), 25 (lokal), 27 (fra Ry), 33 (ukendt)

18 Ad. 4 Ad. 5 Ad. 6 Ledige grunde er nr. 31, 35, 73 og 90. Igangværende byggerier, ej indflyttet, nr. 17 (flytte ind til påske), 34 (har fået byggetilladelse), 41, 80 (Eurodan har sat skilt op) Til salg er nr. 62 og 68. Vi fortsætter med 500 kr. i kontingent Revisor har godkendt regnskab, med få rettelser. Generalforsamlinger planlagt til den kl. 20:00 i Gjern Kultur og Idrætscenter. Paw har reserveret plads i GKIC, bestiller kaffe/te og småkager til ca. 50 personer Mikkel ønsker ikke at fortsætte i bestyrelsen. Morten kan overtales hvis ingen andre vil, men vil helst være fri. Ad. 7 Ingen Ad. 8a Grøntudvalg. Møde med Henrik Guld fra Silkeborg kommune den forløb godt, Lene (13), Erik (46) og Martin (38) deltog. Labyrint er droppet efter forslag fra kommunen pga. omkostninger til vedligehold. Sandkasse og petanquebane på fælle område nr. 19 laves af kommunen. Rutsjerør undersøges stadig. Boldbane og dæmning er lavet på det store areal. Martin laver referat til Grøntudvalg. Ad. 8b Legeplads, forslag gennemgået. En del diskussion, vi er internt ikke enige om vi skal have legeplads og hvad den skal koste, men har besluttet at vi som bestyrelse fremsætte forslagene som en samlet bestyrelse. Paw snakker med sparekassen om omkostninger til et lån. Paw: forbereder de to forslag til general forsamling. Ad. 8c Veje: Sti fra det store fællesområde til Hornvej er gået i stå efter som Hornvej 12 er kommet til at bygge en carport ud på vores areal, afventer udspil fra Silkeborg kommune. Stien fra Hornvej til Stamvejen bliver med belægningssten, resten bliver med stenmel. Bom mod Hornvej er jordvolde permanente? Forslag om vejfond blev gennemgået, lidt rettelser ellers ok. Ad. 8d Webside: ser godt ud. Laves om igen efter general forsamling med nye informationer. Ad. 9 3 gadelamper i gået på stamvejen. Johannes har forgæves forsøgt at informere kommunen. På generalforsamling bør vi informere om ønske om festudvalg Bestyrelse takker af for denne gang Paw indkalder til legepladsmøde, bestyrelse og grøntudvalg Ad. 10 Afholdes med den nye bestyrelse efter general forsamling Tak for god ro og orden, samt husly. Actionliste Paw: Martin: Bestille kaffe/te + småkager til GKIC, OK Uddele indkaldelse til general forsamling, OK Forberede generalforsamling, OK Møde med bank, OK Indkalde til legeplads møde Forberede forslag til general forsamling, OK Referat fra møde med kommunen

19 Referat af ordinær generalforsamling i Grundejerforeningen Tingbakken, Gjern Gjern den Den stiftende grundejerforening blev afholdt torsdag den 16. april 2009 i Gjern Kultur- og Idrætscenter. Johannes (7) byder velkommen til årets ordinære generalforsamling og præsentere Mariane (46) som dirigent. Generalforsamling valgte Mariane som dirigent. Mariane indledte med at byde alle velkomne, og konstatere at general forsamlingen er indkaldt rettidigt efter vedtægterne og kan således erklæres for lovlig, der er ingen protester mod dette. Paw (13) blev valgt som referent for denne generalforsamling. Der fortages gennemgang af de fremmødte og det registeres hvilke medlemmer er repræsenteret, nemlig følgende: 3, 7, 11, 13, 15 2, 17 3, 21, 22, 23, 24, 26, 30, 36, 38, 39 4, 40, 41, 43, 44, 46, 48, 54, 56, 58, 62 5, 64, 70, 72, 74, 76, 78, 82, 84, 88 6 og 94. Udover dette var medlem i nr. 9 tilstede, dog uden stemmeret, pga. at grunde endnu ikke er overtaget fra Silkeborg kommune. Ialt 35 stemmeberettigede. Dirigenten gav ordet til Johannes som fremlagde bestyrelsens beretning. Dirigenten gav ordet til Mikkel (22) som fremlagde årets regnskab. Modtaget med bifald Dirigenten gav orden til Paw som fremlagde forslag til vedtægtsændringer. Alle foreslåede ændringer blev vedtaget med nødvendigt flertal jf. vedtægterne. Dirigent gav ordet til Paw som fremlagde bestyrelsens forslag. Forslag 1: Oprettelse af vejfond. Efter en kort forklaring og efterfølgende diskussion blev forslaget vedtaget. Forslag 2: Etablering af legeplads for egne midler. Der fulgte en længere diskussion om for og imod legeplads, placering og anvendelse, efter noget tid foreslog dirigenten afstemning. Forslaget blev forkastet. Forslag 3: Etablering af reklamefinansieret legeplads. Efter kort præsentation og afstemning blev forslaget blev forkastet. 2 Deltog på baggrund af fuldmagt givet til repræsentant fra nr Deltog på baggrund af fuldmagt givet til repræsentant fra nr Deltog på baggrund af fuldmagt givet til repræsentant fra nr Deltog på baggrund af fuldmagt givet til repræsentant fra nr Deltog på baggrund af fuldmagt givet til repræsentant fra nr. 48

20 Dirigent gav igen ordet til Mikkel som præsenterede budget for 2009 og kontingent sats. Budgettet blev godkendt og kontingent forbliver på 500 kr., samt ekstra indbetaling på 250 kr. til vejfond, som konsekvens af forslag 1 vedtagelse. Dirigenten opfordrede medlemmerne til at melde sig til de ledige poster i bestyrelsen. Mikkel ønsker ikke genvalg og Daniel (41) trækker sig efter flere medlemmer ytre ønske om at komme i bestyrelsen. Anette (21), Michael (84) og Christian (76) stiller op og der efter skriftlig afstemning vælges Michael og Christian ind i bestyrelsen. Dirigenten opfordrede medlemmerne til at melde sig til de ledige poster som suppleanter i bestyrelsen. Morten (74) ønsker ikke genvalg og Søren (tidl. 9) er fraflyttet. Aleta (29) og Anette (21) melder sig og blive valgt. Dirigent takker den afgående bestyrelse for dens arbejde. Bestyrelse består nu af: Johannes (7), Paw (13), Martin (38), Christian (76) og Michael (84) Suppleanter Anette (21) og Aleta (29) Dirigent opfordre medlemmer til at melde sig til revision og revisor suppleant, Kuno (82) vælges til revisor og Peter (29) vælges som revisor suppleant Under eventuelt opfordres bestyrelse til at initiere et nyt legeplads udvalg, følgende medlemmer melder sig på generalforsamlingen. Grete (30), Lisbeth (22), Poul (94), Signe (44), Christian (76). Flere medlemmer er velkomne hvis de ønsker det, henvendelse til bestyrelsen. Flertallet af generalforsamling ønsker en legeplads. Ligeledes ang. festudvalg melder Mariane sig. Flere frivillige? Henvendelse til bestyrelsen eller Mariane. Der diskuteres kort flytning af byskilt længere ud mod Horn, en bestyrelses sammensætning fra flere boligvej præsenteres, færdiggørelse af de to sidste boligveje, færdiggørelse af de grønne områder, de manglende træer langs stamvejen og om vi evt. kan starte tidligere til næste år,s generalforsamling evt. kl. 19:00. Dirigenten takkede for god ro og orden og bad bestyrelsen om at konstituere sig selv på først kommende bestyrelsesmøde. Referent Paw Rosenvard

21 Referat Bestyrelsesmøde 06 Gjern 21. maj 2009 Bestyrelse har den 12. maj afholdt bestyrelsesmøde i Grundejerforeningen Tingbakken, Gjern. Tid Tirsdag den kl. 20:00 Sted Tingbakken 13 Deltagere Johannes Berggreen, Michael Weis, Martin Rasmussen, Christian Trolle, Paw Rosenvard, Annette Bøytler Larsen, Aleta Frost Afbud Ingen Gæster Ingen Referent Paw Rosenvard Dagsorden: Godkendelse af referat fra general forsamling Præsentation af bestyrelsen og forventninger Konstituering af bestyrelse Nye medlemmer og afsluttede byggerier Indkomne opgaver/forslag fra medlemmer Nyt fra udvalg: 6a: Grønt udvalg 6b: Legeplads udvalg 6c: Veje og stier 6d: Webside Udsendelse af nye vedtægter, brev ang. medlemsliste og samtykke til at modtages GF post per . Opfølgning på generalforsamling, kommentarer osv. Eventuelt Næste møde Ad. 1 Godkendt, med forbehold, 2 dages svarfrist, ingen indvendinger, dermed godkendt. Ad. 2 Den tidligere bestyrelse præsenterede hvordan bestyrelsesarbejder har fungere hidtil. Den nye bestyrelse drøftede det fremtidige arbejde og det blev besluttet at forsætte som hidtil. Ad. 3 Bestyrelsen konstituerede sig efter lidt snak som følger: Formand: Johannes (7) Næstformand: Michael (84) Bestyrelsesmedlem: Martin (38) Kasserer: Christian (76) Sekretær: Paw (13) Suppleanter: Annette (21) og Aleta (29) Ad. 4 9: Grund er solgt per 1/6-2009, ønsker at bygge snarest 17: Flyttet ind 25: Reserveret 27: Reserveret 33: Reserveret 34: Intet nyt 37: Grund solgt tilbage til Silkeborg kommune

22 62: Til salg 68: Til salg 80: Solgt, men ingen byggetilladelse 86: Solgt, bygge frist forlænget med 6 måneder, men ingen byggetilladelse 90: Reserveret Græsslåning på Silkeborg kommunes grunde: 2, 4-20, 25, 27, 31, 33, 35, 37 og 90. Ad. 5 Fest telt blev diskuteret, specielt om grundejerforeningen skulle overtage det. Bestyrelsen besluttede vi ikke vil overtaget teltet, da vi ikke mener det er grundejerforeningens opgave at sørge for et sådant telt og evt udlåne/udleje dette. Fjernvarmevandets temperature blev diskuteret, flere har fået brev fra fjernvarmeværket ang. mangler afkøling. Johannes har snakket med fjernvarmeværket. Annette vil forberede en udkast til et brev til medlemmer for at finde ud af omfanget, samt evt. hvilken områder der er problemer i. Evt med skema til aflåsning af fremløbstemperatur. Ad. 6 a: Referat fra møde er stadig udestående. Martin sørger for at få fremsendt referatet fra mødet med kommunen. Vi skal sørge for at få grubet på det areal 19, efter der har været kørt meget på området. På skrænten mellem 9 og 29 mangler der jord. Foran nr. 21 er der til gengæld for meget jord. b: Legeplads udvalg, formand er Christian som med hjælp fra medlemmer i 7, 22, 30, 44, 46, 58 og 94. Christian indkalder til det først møde og har fået udleveret det indsamlede materiale. Bestyrelsen besluttede at når Silkeborg kommune går i gang med de grønne områder nedlægge grøntudvalget og arbejdet med anvendelse af fællesområder fortsætter i legeplads udvalget, som omdøbes til fælles areal udvalg. c: Bump og chikane blev diskuteret, vi er mest stemt for chikaner på stamvejen evt. mellem 56 og 58. Byskiltet skal vi have flyttet og lavet et nyt bump på Hornvej, samtidig skal der etableres en overgang over Hornvej. Christian undersøger om hvordan det gøres. d: Johannes laver general opdatering, dvs væk med general forsamling osv. Bestyrelsen skal opdateres, nye billeder fremsendes. Blog vejledning og kodebrev forberedes. Blogvejledning evt. på hjemmesiden. e: Nyt udvalg arrangementsudvalget, under ledelse af Michael, eneste medlem til dato er Mariane (46) Ad. 7 Paw sørger for at få det udsendt sammen med de nye vedtægter. Samtykkebrev skal forberedes. Evt udsendelse sammen med Fjernvarmebrev. Ad. 8 Intet at diskuterer Ad. 9 Vi skal have lavet en fuldmagt til Christian som den nye Kasserer og overtage forpligtigelser fra Mikkel. Ad. 10 Afholdes den 18/ kl. 19:30 hos Aleta i nr 29. Tak for god ro og orden. Actionliste Paw: Kontakt Anna Søgård ang. græsslåning. Anmodet om snarlig slåning 19/ Annette: Udkast til brev Martin: Referat fra grønt møde. Deadline 1/ Martin: Grubning og manglende/for meget jord. Christian: Fodgængerovergang/tunnel/bro undersøges. Deadline 1/ Johannes: General opdatering af hjemmesiden

23 Johannes: Opdatering af bestyrelse. Er blevet opdateret Annette: Fremsend vellignende billede til Michael. Fremsend vellignende billede til Christian: Fremsend vellignende billede til Paw: Referat og vedtægter. Udsendt 14/ Paw: Samtykkebrev om udsendelse af referater m.m. per post. Paw/Johannes: Fuldmagt til sparekassen ang. kasserer skifte

24 Referat Bestyrelsesmøde 07 Gjern 30. august 2009 Bestyrelse har den 18. maj afholdt bestyrelsesmøde i Grundejerforeningen Tingbakken, Gjern. Tid Tirsdag den kl. 19:30 Sted Tingbakken 29 Deltagere Johannes Berggreen, Michael Weis, Martin Rasmussen, Christian Trolle, Paw Rosenvard, Annette Bøytler Larsen, Aleta Frost Afbud Ingen Gæster Ingen Referent Paw Rosenvard Dagsorden: Godkendelse af referat fra sidste møde Nye medlemmer og afsluttede byggerier Status fra kasserer og kontingent status, vejfond Indkomne opgaver/forslag fra medlemmer Nyt fra udvalg: 5a: Fælles areal 5b: Legeplads 5c: Veje og stier 5d: Webside 5e: Arrangementsudvalg Brev ang. medlemsliste og samtykke til at modtages GF post per . Fjernvarmebrev Eventuelt Næste møde Ad. 1 Godkendt, protokol underskrevet Ad. 2 9: Byggeri igang 25: Ledig 27: Solgt 31,33: Ledig 34: Er igang med at grave, hus tilrettet til lokalplan 35: Reserveret 37: Ledig 62: Til salg 68: Til salg 80: Solgt, hus afsat, byggetilladelse per (150m2) 86: Solgt, bygge frist forlænget med 6 måneder, men ingen byggetilladelse, 90: Ledig Ad. 3. Alle har betalt, undtagen en grundejer som ikke har fået girokort. Ad. 4. Indkomne forslag: a: Forslag om træ/beplantning på de grønne fælles arealer, behandles under 5a b: Belægning, på de resterende veje og egnethed af stenmel, behandles under 5c c: Belysning på veje, vedligehold og henvendelse til kommune, Martin følger op.

25 d: Sti forlængelse mod Hornvej, behandles under 5c. e: Der blive kørt for stærkt på stamvejen, behandles under 5c f: Byggeri ved nr. 9 har lavet skader på vej, Johannes/Paw informerer ejer Ad. 5a.Fællesareal Henrik Guld har fremsendt plan til Martin som kommer på hjemmeside. Kommentarer skal indgives inde 15. september til Martin. Christian indkalder når plan er klar, dvs. nu. Ang. træer og beplant er dette en del af det, Henrik Guld kontaktes for træer på de små arealer Planen rundsende til medlemmer sammen med legeplads reglement. Martin følger op med Henrik Guld Ad. 5b.Dækket under 5a Ad. 5c.Martin rykker for plan med de to sidste stikveje og tager billeder at stenmel stier og sender til kommunen. Martin spørger ang. sti mod Hornvej hvor en carport ligger i vejen. Trafik chikaner blev diskuteret, bestyrelsen holdning er enten en hævet flade ved alle stikvej udmundinger eller plante kasser som kan flyttes. Annette laver en flyer ved opsang om at køre stille, som runddeles Flytning af byskilt diskuteret igen, Martin kontakter kommunen. Paw har snakket med kommunen om planen med stistykket fra vores sti til banestien. Stadig intet svar, Paw rykker for svar. Bestyrelsen er tilfreds med bom mod hornvej. Ad. 5d. Johannes går snart i gang, beklager tiden Ad. 5e.Flyer fra Michael kommer snart ud, er godkendt af bestyrelse. Vi diskuterede en GF med finansiering af arrangement, og besluttede at arrangement udvalgte gerne om ansøge om med finansiering, men at bestyrelsen ikke betale hele gildet, men gerne vil støtte arrangementer fra gang til gang Ad. 6. Johannes præsentere brev, godkendt og udsendes snarest Paw laver brev m udsendelse af referater per e-post. Ad. 7 Annettes brev er OK, Paw mangler at præcisere lidt på rettelserne, sendes ud i uge 40 Ad. 8 Intet at diskutere Ad. 9 Afholdes den 6/ kl. 19:30 hos Annette i nr. 21. Tak for god ro og orden. Actionliste Martin: Martin: Martin: Martin: Paw: Christian: Martin: Johannes: Johannes: Michael. Paw: Johannes: Johannes: Grubning og manglende/for meget jord, Fællesareal plan, træer på de små arealer? Belægning på de 2 sidste stikveje, stenmel status og carport/ Hornvej sti Snak med kommune om flytning af byskilt Ryk for svar hos kommune ang. stil til banesti Indkaldelse til fællesareal møde Belysning, hvem skal kontaktes hos kommunen og hvem gør det General opdatering af hjemmesiden Brev til sparekasse ang. kasserer skifte Fremsend vellignende billede. Samtykkebrev om udsendelse af referater m.m. per post. Fuldmagt til sparekassen ang. kasserer skifte Snak med Niels i nr 9 om at Hjem A/S har en vej opgave at rette op på ved sti mod Hornvej.

26 Referat Bestyrelsesmøde 08 Gjern 1. november 2009 Tid Tirsdag den kl. 19:30 Sted Hos Anette i nr. 21 Deltagere Johannes Berggreen, Martin Rasmussen, Christian Trolle, Paw Rosenvard, Anette Bøytler Larsen, Aleta Frost Afbud Michael Weis Gæster Ingen Referant Paw Rosenvard Dagsorden: Godkendelse af referat fra sidste møde Nye medlemmer og afsluttede byggerier Status fra kasserer og kontingent status, vejfond Indkomne opgaver/forslag fra medlemmer Nyt fra udvalg: 5a: Fælles areal 5b: Legeplads 5c: Veje og stier 5d: Webside 5e: Arrangementsudvalg Samtykke til at modtages GF post per . Fjernvarme feedback Eventuelt Næste møde, herunder aflysning/flytning af møder Ad. 1 Godkendt, protokol underskrevet Ad. 2 9: Indflyttet, Velkommen til Niels og Bente 25: Ledig 27: Solgt , Udgravning i gang 31: Ledig 33: Ledig 34: Er i gang med at bygge 35: Reserveret 37: Ledig 41: Indflyttet, Velkommen til Daniel og Gitte 62: Til salg 68: Lejet ud med forkøbsret 1/ : Solgt, hus afsat, byggetilladelse per (150m2) 86: Solgt, bygge frist forlænget med 6 måneder, men ingen byggetilladelse, 90: Ledig Ad. 3. Kontingent, mangler fra 6 husstande (32,39,50,62,70 og 92) Vejfond opkræves 1. november 2009 Action: Christian oprette særlig bankkonto til vejfond. Deadline 1/

27 Betalinger overføres manuelt i år, næste år sker det automatisk. Ad. 4. Indkomne forslag: a: Belægning, byggesagkyndig, behandles under 5c Ad. 5a. Martin kontakter Henrik Guld fra Silkeborg kommune, ang. følgende: De mange bålsteder er unødvendige, dvs nr 19 = Grillsted; nr 28 = Bålsted; nr 2 = fjernes Træer er OK. Ad 5b. Intet nyt Ad 5c. Forslag fra medlem ang. bygge sagkyndig til at gennemgå vejene, rabatter inden overtagelse, afventer generalforsamlingsgodkendelse og overtagelse Action: Paw kontakter byggesagkyndig og forhører om priser. Deadline 15/ Stenmel er mangelfuld, er videre givet til kommune. Status på vejbump. Action: Martin følger op med Silkeborg kommune. Deadline 15/ Ad 5d. General opdatering er foretaget. Blog retningslinier blev diskuteret. Johannes laver et forslag som lægges på bloggen Action: Johannes Blog retningslinier. Deadline1/ Ad 5e. Arrangement udvalg, to medlemmer mere har meldt sig. Ad. 6 Brev fremsendes til bestyrelsen til gennemsyn. Ad 7. Action Paw fremsender GF post brev. Deadline 1/ Responsen fra fjernvarme undersøgelse var relative lavt blandt medlemmer. Tilbagemeldinger viser OK niveau. Action: Anette kontakt fjernvarme bestyrelsen. Deadline 15/ Action: Anette laver graf der viser temperature som funktion af tiden, for at bedømme om det er forbrugs relateret. Deadline 15/ Ad. 8 Johannes er væk 21/10 til 8/ Mødekultur, Vi fastholder dato i fremtiden, indtil alle kan deltage Ad. 9 Afholdes den 25/ kl. 19:30 hos Christian i nr. 76. Tak for god ro og orden.