Forretningsgangsbeskrivelser i relation til ScanPas på Københavns Universitet

Transkript

1 Forretningsgangsbeskrivelser i relation til ScanPas på Københavns Universitet LIFE udgave 1/40

2 Indholdsfortegnelse INTRODUKTION 3 Beskrivelsernes formål, metode og baggrund 4 Overblik over forretningsgangene 5 1 OPRETTELSE AF NYE MEDARBEJDERE Oprettelse af nye medarbejdere (decentralt) Oprettelse af ny medarbejder (centralt) Registrering af tillidsrepræsentant Registrering af lederstillinger (centralt) Registrering af telefon/fax på sted/lokalitet Angivelse af fiktivt CPR.-nummer (centralt eller decentralt) 19 2 FRAVÆR Registrering af sygefravær ved sygemelding (decentralt) Afslutning af registrering af sygefravær ved raskmelding (decentralt) Registrering af deltidssygemelding med lægeerklæring Registrering af barsel Registrering af omsorgsdage for nyansatte medarbejdere som er forældre (decentralt) Identifikation af refusion (fravær) - Lønsektionen 32 3 FERIE Registrering af ferie (decentralt) Årlig opgørelse af ferie (decentralt) Registrering af ferie i forbindelse med fratrædelse (decentralt) 39 2/40

3 Introduktion Dette dokument beskriver de personaleadministrative forretningsgange i relation til ScanPas. Forretningsgangene besvarer lidt forenklet hvem, der gør hvad hvornår på henholdsvis instituttet, fakultetet og centralt i Personalesektionen. Rapporten udgør det andet niveau i hierarkiet af dokumenter inden for ScanPas. De øvrige dokumenter fremgår af figuren nedenfor. Figur 1: Oversigt over øvrige dokumenter inden for ScanPas Niveau Formål Dokument navn og placering 1. niveau: Politikker Indeholder strategi, formål og intention XXX 2. niveau: Forretningsgange Beskriver hvem gør hvad hvornår Forretningsgangsbeskrivelser, niveau: Instrukser, standarddokumenter, skabeloner Beskrives hvordan gøres det XXX 4. niveau: Systemer, værktøjer, formularer, blanketter Indeholder værktøjer xxx 5. niveau: Dokumentation af systemer, værktøjer System dokumentation xxx Rapporten indeholder dels en kortfattet beskrivelse af forretningsgangsbeskrivelsernes formål, metode og scope; dels en gennemgang af forretningsgangene, som er opdelt i tre fagområder: Oprettelse af medarbejdere, fravær og ferie. 3/40

4 Beskrivelsernes formål, metode og baggrund Forretningsgangsbeskrivelserne skal sikre, at der findes fælles og standardiserede forretningsgange indenfor det personaleadministrative forretningsområde. Forretningsgangene er således konstruktive i forhold til oplæring, udarbejdelse af undervisningsmateriale, sikring af kvalitet samt i forhold til udvikling af området. Beskrivelserne fokuserer på det forretningsmæssige flow indenfor området og er samtidig beskrevet ud fra et brugerperspektiv (front office) dvs. flowet ses fra de medarbejdere, der til daglig skal løse opgaverne. Detaljer af teknisk eller operationel karakter er udeladt, og kan findes i ScanPas 10g Brugervejledningen. Forretningsgangene er udviklet på basis af en kortlægning af de nuværende forretningsgange inden for området kombineret med en række pragmatiske tilpasninger i relation til systemets muligheder samt oplagte optimeringsmuligheder. Beskrivelserne er blevet til på baggrund af interviews med en række relevante medarbejdere, møder med beslutningsdeltagere samt løbende review af materialet. Forretningsgangene vil i takt med at de første erfaringer indhentes blive revurderet med henblik på optimering. Personalesektionen er ansvarlig for at opdatere beskrivelserne, såfremt der skulle ske ændringer. Beskrivelserne er lavet på baggrund af enkelte terminologiske værktøjer (som angivet i figuren). Figur 2: De anvendte terminologier Pil Markerer næste nødvendige trin i forretningsgangen Stiplet pil Markerer at næste trin i forretningsgangen kun er relevant for nogle institutter Tricker Markerer den handling, anmodning mv. som igangsætter forretningsgangen Afslutning Markerer at forretningsgangen er slut De grå baner Markerer de forskellige aktører og systemer, som er involveret i forretningsgangen. I yderste venstre side er angivet navn Rektangel Markerer at en bestemt handling er påkrævet af involverede aktører Rotunden Markerer at involveret aktør skal foretage valg/beslutning, som kan have to udfald Silo Markerer at systemet enten foretager handling eller lagring af 4/40

5 Overblik over forretningsgangene Forretningsgangene er opdelt i kerneforretningsgange (tabel 1) og support-forretningsgange (tabel 2). Det er på nuværende tidspunkt som det også fremgår af tabellerne alene kerneforretningsgangene, der er beskrevet. Forretningsgangene er opdelt i tre fagområder, som hver især indeholder en række beskrevne forretningsgange (jf. skemaet nedenfor): 1. Oprettelse af ny medarbejder 2. Registrering af fravær 3. Registrering af ferie. Det fremgår af titlen på forretningsgangen om den skal håndteres centralt (Personalesektionen/Fællesadministrationen) eller decentralt (fakulteterne/institutterne). Tabel 1 Kerneforretningsgangene inden for ScanPas Forretningsområde 1 Oprettelse af nye medarbejdere Kerneforretningsgange 1.1 Oprettelse af ny medarbejder (decentralt) 1.2 Oprettelse af ny medarbejder (centralt) 1.3 Registrering af tillidsrepræsentanter (centralt) 1.4 Registrering af lederstillinger (centralt) 1.5 Registrering af telefon/fax på sted/lokalitet (decentralt) 1.6 Oprette fiktive cpr. numre (centralt/decentralt) 2 Fravær 2.1 Registrering af sygefravær ved sygemelding (decentralt) 2.2 Afslutning af registrering af sygefravær ved raskmelding (decentralt) 2.3 Registrering af deltidssygemelding (decentralt) 2.4 Registrering af barsel (decentralt) 2.5 Registrering af omsorgsdage for nyansatte, som er forældre (decentralt) 2.6 Identifikation af refusion i forbindelse med fravær (centralt) 3 Ferie 3.1 Registrering af ferie (decentralt) 3.2 Opgørelse af ferie (decentralt) 3.3 Registrering af ferie i forbindelse med aftrædelse (decentralt) 5/40

6 Tabel 2 Support-forretningsgangene inden for ScanPas Forretningsområde Oprettelse af nye medarbejdere Fravær Supportforretningsgange Medarbejder skifter lokalitet Fuldtidssygemelding af deltidssyg Status Ej beskrevet Ej beskrevet Afslutning af deltidssygemelding Ej beskrevet Ferie Registrering af ferie for personer, der ikke har været ansat ved KU i det forgangne optjeningsår Løntræk for ferie uden løn Ej beskrevet Ej beskrevet Registrering af ferie for nyansatte medlemmer Ej beskrevet Beskrivelserne af hver forretningsgang indeholder dels en tegning af selve forretningsgangens flow og aktiviteter (baseret på de terminologiske symboler angivet i figur 1); dels en uddybende beskrivelse af alle delaktiviteterne angivet i et skema placeret umiddelbart efter tegningen. Hver delaktivitet i forretningsgangen har således et nummer, som referer direkte til beskrivelsen i tabellen. Tabellen indeholder udover den uddybende beskrivelse også en reference til andre relevante dokumenter, værkstøjer, brugervejledninger. Denne referenceliste vil løbende blive uddybet. 6/40

7 1 Oprettelse af nye medarbejdere 1.1 Oprettelse af nye medarbejdere (decentralt) Ansættelse af ny medarbejder Afslutning af decentral medarbejderoprettelse Sektionsleder på institut Sender anmodning om oprettelse af ny medarbejder Besvarer uddybende spørgsmål Decentral enhed anmodning om oprettelse Tjek oplysninger og indhente mangelfulde oplysninger Åbner ScanPas og går ind under opret ny person Indtaster CPR System indlæser automatisk navn Indtaster stednr., ansættelsesforhold, start/ evt. slutdato Gemmer og afslutter Åbner ScanPas, indtaster mail og telefon Gemmer og afslutter Vurderer evt. tildeling af feriedage eller omsorgsdage [2.5] Decentrale fagmedarbejdere kommunikationsoplysninger på medarb. SCANPAS Indlæsning af navn via interface /40

8 Nr. Beskrivelse Reference Sektionsleder på institut sender anmodning om oprettelse af ny medarbejder til den ansvarlige decentralt placerede kontormedarbejder på pågældende institut Den ansvarlige kontormedarbejder modtager anmodning Den ansvarlige kontormedarbejder vurderer, om alle nødvendige oplysninger i relation til at oprette den ny medarbejder i ScanPas findes. I tilfælde af ufuldstændige informationer kontakter kontormedarbejder sektionslederen eller andre relevante personer. De nødvendige oplysninger er: Cpr-nr. Løn- og skatteforhold Kontering Placering Startdato og evt. slutdato Sektionslederen modtager anmodning om mangelfulde oplysninger og returnerer disse til pågældende kontormedarbejder Den decentrale medarbejder åbner ScanPas og går ind under opret ny person. Se uddannelsesmateriale Den decentrale kontormedarbejder indtaster CPR-nr., hvorefter ScanPas automatisk overfører navneoplysninger for pågældende medarbejder /1.1.8 ScanPas indlæser navneoplysninger Den decentrale kontormedarbejder indtaster stednr., ansættelsesforhold samt startdato for pågældende medarbejder. Såfremt der er tale om en tidsbestemt stilling skal også indtastes slutdato for pågældende medarbejder. Reglen er, at den nye medarbejder skal være oprettet i ScanPas når den decentrale kontormedarbejder overdrager sagen til Personalesektionen og senest på tiltrædelsesdagen / Den decentrale kontormedarbejder gemmer og afslutter ScanPas De enkelte institutter skal have en fast procedure, som sikrer, at den decentrale kontormedarbejder modtager informationer, når den nye medarbejders telefonnummer og -adresser er oprettet med henblik på at sikre at disse forhold oprettes i ScanPas. Dette kan f.eks. ske via en fast regel om, at de decentrale medarbejdere, som opretter telefonnr. og -adresse skal videregive oplysningerne til kontormedarbejderne eller via en fast regel om at kontormedarbejderne skal indhente oplysningerne, som et fast punkt i forbindelse med oprettelsen af nye medarbejder. Reglen er, at den nye medarbejder skal være oprettet med 8/40

9 telefon- og mailoplysninger i ScanPas senest fem dage efter tiltrædelsesdagen Den decentrale kontormedarbejder åbner efter at have modtaget telefonnummer og -adresse på ny medarbejder ScanPas. Kontormedarbejderen går ind under opret ny person og indtaster oplysningerne / Den decentrale kontormedarbejder gemmer og afslutter ScanPas Den decentrale kontormedarbejder skal som sidste skridt i oprettelsen vurdere hvorvidt den nye medarbejder skal have tildelt ferie eller omsorgsdage. Det enkelte institut bør have en fast procedure i forhold til at vurdere dette forhold f.eks. ved at kontormedarbejderen sender en mail eller besked til den nye medarbejder om at få oplysningerne. 9/40

10 1.2 Oprettelse af ny medarbejder (centralt) Ansættelse af ny medarbejder Afslutning af medarbejderoprettelse Institut Sender skema med oprettelse af ny medarbejder Besvarer uddybende spørgsmål Decentral enhed opretter ny medarbejder [1.1] kontrakt Ja HR skema vedr. oprettelse Tjek oplysninger og indhente mangelfulde oplysninger Tjek om medarbejder findes i ScanPas Nej Beder respek. decentral enhed om at oprette medarbejder Indplacering af løn Angivelse af stillingskode og personalekategori Gemmer og lukker ScanPas Udarbejder, sender og arkiverer ansættelseskontrakt Udarbejder og sender lønforklæde til lønsektionen Medarbejder kontrakt SCANPAS Andre systemer Basisløn: Opslag i overenskomst. Lønramme: Opslag i lønsystem Opslag i KU s lønsystem Kontrakt arkiveres i Life-Journal 10/40

11 Nr. Beskrivelse Reference Instituttet sender skema til personalesektionen med henblik på at færdiggøre oprettelsen af ny medarbejder i ScanPas. Instituttet skal før afsendelse af skema sikre, at de har oprettet medarbejderen i ScanPas (dvs. udført forretningsgang 1.1). Se skema Skemaet indeholder følgende informationer: Cpr-nr. Løn- og evt. skatteforhold Kontering Placering Bankkontooplysninger HR modtager skema HR tjekker, om skemaet er korrekt udfyldt herunder om alle oplysninger er angivet. Ved mangelfulde oplysninger kontaktes skemaets afsender Medarbejderen på instituttet som har afsendt skema angiver uddybende oplysninger HR-medarbejder starter med at åbne ScanPas mhp., at se om den nye medarbejder allerede er oprettet i ScanPas. Dette sker ved at indtaste medarbejderens cpr-nr. Se vejledning Såfremt ny medarbejder ej findes i ScanPas skal sagen sendes tilbage til afsenderen på pågældende institut med meddelelse om, at medarbejderen skal oprettes i ScanPas (1.2.6). Såfremt medarbejderen findes i ScanPas skal HR-medarbejderen i gang med at udfylde lønforhold (1.2.8) /1.2.7 HR-medarbejderen skal sende sagen tilbage til afsenderen på pågældende institut med meddelelse om, at medarbejderen skal oprettes i ScanPas / HR-medarbejderen skal indplacere løn for ny medarbejder. Den endelige løn findes dels med afsæt i lønforhold sendt fra institut; dels ved at slå op i overenskomsten (basisløn) og KU s lønsystem (lønramme). Medarbejder indtaster de identificerede løn i ScanPas / HR-medarbejderen skal angive stillingskode og personalekategori for ny medarbejder. Dette sker ved at slå op i KU s lønsystem. HR-medarbejderen indtaster de identificerede i ScanPas / / HR-medarbejderen gemmer i ScanPas og lukker systemet. HR-medarbejderen skal udarbejde ansættelses-kontrakt, som baseres på de identificerede oplysninger. HR-medarbejderen udsender herefter kontrakten til instituttet og medarbejderen samt arkiverer den i journalen. Skabelon 11/40

12 HR-medarbejderen skal afslutningsvis udarbejde et lønforklæde som sendes til lønafdelingen. Se skabelon 12/40

13 1.3 Registrering af tillidsrepræsentant Medarbejder udnævnes til tillidsrepræsentant Registreringen er afsluttet Fagforening Udarbejder og sender meddelelse om udnævnelse Vurderer om der er afgået tillidsmand Institut Udarbejder og sender meddelelse om udnævnelse Fast central HRrmedarbejder udnævnelse Åbner ScanPas og går ind under tillidshvervsside Identificerer medarbejder Angiver tillidskode, start/slutdato, sted og overenskomst Gemmer og lukker ScanPas Evt. dialog med fagforening vedr. evt. afgået tillidsmand afgået tillidsmand? Ja Nej Afslutning Nej SCANPAS Life journal Arkiverer brev fra fagforening på sagen 13/40

14 Nr. Beskrivelse Reference Fagforening sender brev eller mail til HR-medarbejderen, som har entydigt ansvar for at opdatere tillidsrepræsentant-oplysninger i ScanPas. Meddelelsen fra fagforeningen skal indeholde cpr-nr., navn samt konkret betegnelse på tillidsrepræsentanten for pågældende medarbejder. Meddelelsen skal ligeledes indeholde evt. oplysninger på afgående tillidsrepræsentant. Reglen er, at fagforeningen skal sende meddelelsen direkte til HR Instituttet skal såfremt de har modtaget besked om udnævnelsen fra fagforeningen eller andre parter sikre sig, at den ansvarlige HR-medarbejder får besked. Dette skal ske enten ved at videresende brev eller mail til HR HR-medarbejderen modtager udnævnelsen HR-medarbejderen arkiverer udnævnelsen i centralt arkiv HR-medarbejderen åbner ScanPas og går ind under tillidshvervsside HR-medarbejderen identificerer medarbejder via cpr-nr HR-medarbejderen angiver tillidskode samt start og evt. slutdato herunder også pågældende medarbejders overens-komst /1.3.9 HR-medarbejderen gemmer og lukker ScanPas, som lagrer / HR-medarbejderen skal ligeledes med henblik på at sikre opdaterede inden for registrering af tillidsrepræsentanter vurdere, om der kan være en afgået tillidsrepræsentant (som følge af nyudnævnelsen). Dette kan f.eks. ske ved at kontakte fagforening eller ved at kontakte den person, der har samme tillidspost, som den nyregistrerede tillidspost Såfremt den HR-medarbejderen finder, at der ikke er nogen umiddelbare ændringer afsluttes registreringen (1.3.13). Såfremt der kan identificeres en medarbejder, som ikke længere har tillidshverv skal dette opdateres i ScanPas ( ) Registreringen er afsluttet. 14/40

15 1.4 Registrering af lederstillinger (centralt) Medarbejder får ny lederpost Lederstilling registreret Fakultetssekretariat Sender opdatering vedr. ny institutleder eller viceleder Institut vurderer forekomst af afgåede ledere HR-medarbejder anmodning om opdatering Åbner ScanPas og går ind under tillidshvervsside Identificerer medarbejder Registrerer lederstilling inklusive dato, område og evt. slutdato Gemmer og afslutter ScanPas Evt. i dialog med fakultet om evt. afgåede ledere Afgået leder? Ja Nej Afslutning SCANPAS /40

16 Nr. Beskrivelse Reference Fakultetsservice sender information omkring udnævnelse af nye institutleder eller viceinstitutleder til HR-medarbejderen med henblik på at opdatere ScanPas. Meddelelsen skal indeholder cpr-nr., navn samt angivelse af stilling (institutleder eller viceinstitutleder) for pågældende medarbejder. Meddelelsen skal ligeledes indeholde evt. oplysninger på afgået institut- eller viceinstitutleder. Reglen er, at Fakultetsservice skal sende meddelelsen, så snart den nye medarbejder er tiltrådt i den nye stilling HR-medarbejderen modtager udnævnelsen HR-medarbejderen åbner ScanPas og går ind under tillidshvervsside HR-medarbejderen identificerer medarbejder via cpr-nr HR-medarbejderen angiver lederstilling (institutleder eller viceinstitutleder) samt start- og evt. slutdato herunder også pågældende medarbejders overenskomst HR-medarbejderen gemmer og lukker ScanPas, som lagrer /1.4.8 HR-medarbejderen skal ligeledes med henblik på at sikre opdaterede inden for registrering af lederstillinger vurdere, om der kan være en afgået leder (som følge af nyudnævnelsen). Dette skal ske ved at kontakte fakultetsservice eller ved at kontakte den person, der har samme lederpost, som den nyudnævnte / Såfremt HR-medarbejderen finder, at der ikke er nogen umiddelbare ændringer afsluttes registreringen (1.4.11). Såfremt der kan identificeres en medarbejder, som ikke længere har lederstilling skal dette opdateres i ScanPas ( ) Registreringen er afsluttet. 16/40

17 1.5 Registrering af telefon/fax på sted/lokalitet Ændring i lokalitetsforhold Lokalitetsforhold registreret Medarbejder Sender opdatering af lokalitet på telefon/telefax Evt. angive uddybende oplysninger Decentral kontormedarb anmodning om opdatering Åbner ScanPas og går ind under sted/lokaleside Undersøger om pågældende telefon/fax findes i systemet Findes i system Nej Registrerer telefon/fax i ScanPas Tildeler sted/lokalitet på telefon/fax i ScanPas Gemmer og afslutter Ja SCANPAS /40

18 Nr. Beskrivelse Reference En given medarbejder på et institut sender anmodning om at få opdateret lokalitet på fax/telefon Den decentrale kontormedarbejder modtager anmodning og vurderer, hvorvidt der er behov for yderligere information. I så fald kontaktes medarbejderen, som sendte anmodningen Medarbejderen som sendte anmodningen, sender evt. uddybende information Den decentrale kontormedarbejder åbner ScanPas og går ind under sted/lokaleside. Se vejledning 1.5.5/1.5.6 Den decentrale kontormedarbejder undersøger om pågældende fax/telefon er registreret i ScanPas. Såfremt telefon/fax ikke er registret i ScanPas, skal enheden registreres (1.5.7). Såfremt enheden er registreret skal medarbejderen springe direkte til tildeling af lokalitet på enheden (1.5.8) Den decentrale kontormedarbejder registrerer telefon/fax i ScanPas. Se vejledning Den decentrale kontormedarbejder tildeler pågældende telefon/fax en lokalitet/sted i ScanPas / Den decentrale kontormedarbejder gemmer og afslutter ScanPas, som lagrer oplysningerne. 18/40

19 1.6 Angivelse af fiktivt CPR.-nummer (centralt eller decentralt) Anmodning om at oprette fiktivt cpr-nr. Cpr nr færdigregistreret Person uden cpr-nr Videregiver evt. navn (forog efternavn), køn samt fødselsdato Person med fiktivt cpr nr får tildelt et rigtigt cpr nr. og giver universitetet besked herom Medarbejder (decentralt og centralt) Medarbejder har behov for at oprette fiktivt cpr-nr. for en given person Medarbejder åbner Matrikelsystemet og går ind under oprettelse af personer Medarbejder søger om der findes et registreret cpr-nr. ved at indtaste fødselsdato og navn Medarbejder opretter - såfremt navn/fødselsdato ikke har tilknyttet cpr-nr Medarbejder afslutter og gemmer Medarbejder modtager besked og åbner Matrikelsystemet og går ind under overførsel af cpr-nr Medarbejder identificerer pågældende i systemet og indtaster nyt cpr-nr Medarbejder afslutter og gemmer Matrikel system /40

20 Nr. Beskrivelse Reference En person som skal have et fiktivt cpr-nr., skal videregive navneoplysninger (for- og efternavn), køn samt fødselsdato Medarbejderen som skal oprette fiktivt cpr-nr., kan enten være placeret centralt i KU Administrationen eller decentralt på institutterne. Det afgørende er, at medarbejderen har adgang til KU s matrikelsystem herunder med autorisation til at registrere/opdatere personoplysninger. Såfremt instituttet ikke er i besiddelse af dette kan dette opnås ved at kontakte KU Administrationen. Reglen er, at alle fiktive cpr.-numre skal genereres og registreres i KU s matrikelsystem for at undgå at samme person registreres med mere end et cpr-nr Medarbejderen åbner matrikelsystemet og går ind under skærmbilledet oprettelse af personer (Mat_FRM110) Medarbejderen skal før der oprettes et fiktivt cpr-nr. søge om personen har fået tilknyttet et cpr-nr. i forvejen. Dette sker ved at indtaste navn (for og efternavn) samt fødselsdag, hvorefter matrikelsystem generer en liste over personer med lignende baggrundsoplysninger. Medarbejderen skal herefter vurdere, om pågældende kan være en blandt disse. Medarbejderen er forpligtet såfremt der er tvivl til at belyse forholdet nærmere f.eks. ved at kontakte den person, der oprettede det fundne cpr-nr. eller lignende. Se vejledning Medarbejderen opretter såfremt personen ikke var registeret i systemet med cpr-nr. et nyt cpr-nr. på pågældende person. I matrikelsystemet betegnes fiktive cpr.-numre som pseudo-numre / Medarbejderen afslutter registreringen og lukker systemet, som lagrer Den pågældende person som fik tildelt et fiktivt cpr-nr. i systemet giver universitetet besked om, at han eller hun har fået tildelt et rigtigt cpr-nr. af myndighederne. Reglen er, at den medarbejder (uanset central eller decentral placering), som modtager besked om nyt cpr-nr., sikrer at dette forhold registreres i matrikelsystemet enten ved selv at registrere det eller ved at give andre besked herom En kontormedarbejder (som kan være placeret centralt eller decentralt) modtager besked om, at der skal registreres et nyt cprnr. Medarbejderen åbner matrikelsystemet og går ind under skærmbilledet overførsel af cpr-nr. (Mat_form108) Medarbejderen identificerer pågældende i matrikelsystemet og indtaster nyt cpr-nr. 20/40

21 1.6.11/ Medarbejderen afslutter registreringen og afslutter systemet, som lagrer. 21/40

22 2 Fravær 2.1 Registrering af sygefravær ved sygemelding (decentralt) Medarbejder bliver syg Afslutning af registrering af fravær Syg medarbejder Medarbejder telefonerer eller mailer fravær Decentral kontormedarb information om sygdom Åbner ScanPas og går ind under fraværsside Identificerer medarbejder Registrerer fravær (første fraværsdag samt fraværskode) Gemmer og lukker ScanPas Udseender evt. besked/mails til berørte medarbejdere Opdaterer evt. manualliste med sygefravær Andre medarbejdere Berørte medarbejdergrupper modtager evt. information SCANPAS Andre systemer Intern liste med åbne sygefraværssager 22/40

23 Nr. Beskrivelse Reference En given medarbejder på et institut/enhed sender meddelelse om sit fravær. Institutterne/enheden skal have en fast procedure, som sikrer, at de decentrale kontormedarbejdere får besked herom, således at fraværet kan registreres i ScanPas fra dags dato. Dette kan f.eks. ske ved en fast procedure om, at sygemelding skal ske til decentrale kontormedarbejdere. Reglen er, at første fraværsdag skal registres samme dag. Reglen er, at medarbejdere der går syg hjem eller møder senere på grund af sygdom, skal registreres samme dag for faktiske antal sygetimer Instituttets/enhedens decentrale kontormedarbejder modtager besked om medarbejders fravær og skal registrere dette med det samme Den decentrale kontormedarbejder åbner ScanPas og går ind under fraværssiden Den decentrale kontormedarbejder identificerer pågældende medarbejder via søgning på cpr-nr Den decentrale kontormedarbejder registrerer første fraværsdag samt fraværskode. Se vejledning Se vejledning Se fraværskoder 2.1.6/ / / Den decentrale kontormedarbejder gemmer og lukker ScanPas, som lagrer. Den decentrale kontormedarbejder udsender helt afhængig af politikken på pågældende institut mail/meddelelse til berørte medarbejdere/kollegaer. Den decentrale kontormedarbejder holder sig orienteret om åbne fraværssager via erindringssystemet i ScanPas. Denne erindring skal dels anvendes til at sikre overblik over de åbne sager; dels til at sikre at sager med mere end 15 dages varighed får indhentet lægeerklæring (eller evt tastet raskmelding). 23/40

24 2.2 Afslutning af registrering af sygefravær ved raskmelding (decentralt) Medarbejder som har været syg bliver rask Afslutning af registrering af rask melding Medarbejder som var syg Medarbejder melder sig rask fraværserklæring Underskriver og returnerer fraværserklæring Decentral kontormedarbejder information om at medarbejder er rask Åbner ScanPas og går ind under fraværsside Identificerer medarbejder Åbner fraværsside og registrerer sidste sygedag Udprinter fraværserklæring og giver den til medarbejder Gemmer og afslutter ScanPas Arkiverer erklæring SCANPAS Andre systemer Internt arkiv med fraværserklæringer 24/40

25 Nr. Beskrivelse Reference En medarbejder, som har været sygemeldt, melder sig rask. Institutterne/enhen skal have en fast procedure, som sikrer, at de decentrale kontormedarbejdere får besked herom med det samme. Dette kan ske ved en fast procedure om, at raskmelding skal ske til decentrale kontormedarbejdere Instituttets/enhedens kontormedarbejder modtager besked om medarbejders raskmelding og skal registrere dette med det samme. Reglen er, at sidste fraværsdag skal registres på medarbejderens første dag efter sit fravær Den decentrale kontormedarbejder åbner ScanPas og går ind under fraværssiden. Se vejledning Den decentrale kontormedarbejder identificerer pågældende medarbejder via søgning på cpr-nr Den decentrale kontormedarbejder registrerer sidste fraværsdag / Den decentrale kontormedarbejder udprinter fraværserklæring og sender den til pågældende medarbejder. Reglen er, at den tidligere sygemeldte medarbejder, skal modtage fraværserklæringen på sin første dag efter fravær / Den decentrale kontormedarbejder gemmer og afslutter ScanPas, som lagrer oplysningerne Den raskmeldte medarbejder underskriver og returnerer fraværserklæringen. Instituttet skal have en fast procedure i forhold til at sikre, at medarbejderne får underskrevet og returneret fraværserklæringen. Det bør være en decentral kontormedarbejder, som holder øje med at erklæringen kommer i hus. Reglen er, at fraværserklæringen skal returneres inden for tre dage efter raskmeldingen / Den decentrale kontormedarbejder arkiverer den underskrevne fraværserklæring i decentralt arkiv. 25/40

26 2.3 Registrering af deltidssygemelding med lægeerklæring Medarbejder erklæres deltidssyg Deltidsygemelding registreret Decentral leder Udarbejder og sender anmodning om deltidsygemelding Decentral kontormedarbej-der anmodning (gældende dato, raske timer/uge) Åbner ScanPas og går ind under fraværsside Identificerer medarbejder Angiver kode for delvist sygefravær samt start- og evt. slutdato Angiver sygetimer/dag (skal udregnes manuelt) Angiver sygefravær/uge i kommentarboks i ScanPas Gemmer og afslutter ScanPas SCANPAS /40

27 Nr. Beskrivelse Reference En leder på instituttet udarbejder og sender anmodning til decentral kontormedarbejder om at deltidssygemelde en medarbejder. Anmodningen skal indeholde: Medarbejderens navn Gældende dato for deltidssygemeldingen Antal raske timer/uge for pågældende medarbejder Instituttets/enhedens decentrale kontormedarbejder modtager anmodning omkring oprettelse af deltidssygemelding Den decentrale kontormedarbejder åbner ScanPas og går ind under fraværssiden. Se vejledning Den decentrale kontormedarbejder identificerer pågældende medarbejder via søgning på cpr-nr Den decentrale kontormedarbejder angiver kode for delvist sygefravær samt start- og evt. slutdato Den decentrale kontormedarbejder angiver, hvor mange timer medarbejderen er syg pr. dag i systemet. Dette skal beregnes manuelt uden om systemet Den decentrale kontormedarbejder skal angive sygefravær pr. uge i kommentarboks i ScanPas / Den decentrale kontormedarbejder gemmer og afslutter ScanPas, som lagrer oplysningerne. 27/40

28 2.4 Registrering af barsel Medarbejder planlægger barsel Afslutning af barsels registrering Medarbejdere som skal på barsel Medarbejder udfylder og sender 1.barselsskema Medarbejder udfylder og sender 2. barselsskema Instituttet barselsskema barselsskema KU Adm. Forretnings gange ved barsel HR-medarbejder barselsskema, og udsender Rettighedsbrev Åbner ScanPas, går ind under fraværsside, identificerer medarbejder Indtaster første fraværsdag med koden: barsel Gemmer og afslutter kopi af barselsskema Åbner ScanPas, går ind under fraværsside Identificerer medarbejder Indtaster orlov og koder inklusive start/slut dato for Gemmer og afslutter Åbner ScanPas og går ind under fraværsside Tildeling af omsorgsdage Gemmer og afslutter SCANPAS /40

29 Nr. Beskrivelse Reference En medarbejder på instituttet som er ved at planlægge sin barsel downloader, udfylder og sender 1. barselsskema. Skemaet sendes til instituttet/enheden Central kontormedarbejder modtager 1.barselsskema, påtegner skemaet og videresender til HR På baggrund af oplysningerne på skemaet udarbejder HRmedarbejderen Info om barselsrettigheder og pligter, der sendes til moderen - Kopi til SLS - Erindring Terminsdato + 8 uger i journal. Der vedlægges skema til brug for oplysning om afholdelse af barselsorlov samt varsling af forældreorlov skema II varsling af barsels og forældreorlov Ikke relevant for Life HR-medarbejderen åbner ScanPas, går ind under fravær og identificerer medarbejder Se vejledning 2.4.6/ HR-medarbejderen ajourfører ScanPas med graviditetsorlov 2.4.7/ HR- medarbejderen gemmer og afslutter ScanPas En medarbejder på instituttet som netop har født/er blevet far downloader, udfylder og sender 2. barselsskema. Skemaet sendes til instituttet/enheden Instituttet tager stilling til om ønskerne kan imødekommes. Skemaet påtegnes og videresendes til HR På baggrund af oplysningerne på skema II udarbejder HRmedarbejderen Aftale om afholdelse af orlov der sendes til moderen. Husk kopi til Suf ved vikardækning. Sætter sagen til erindring 14 dage (om aftale kommer retur). Ved evt. anden vikar udfærdiges særskilt notat til Journalsagen vedr. vikarperioder og kontering evt. PAS HR-medarbejderen åbner ScanPas og går ind under fraværssiden, identificerer pågældende medarbejder via søgning på cpr. nr. Se vejledning HR-medarbejderen ajourfører ScanPas indtaster orlov (evt. ferie) og koder inklusive start- og slutdatoer for alle barselsperioder / HR-medarbejderen gemmer og afslutter ScanPas, som lagrer oplysningerne HR-medarbejderen åbner ScanPas og går ind under fraværssiden. Derefter identificerer den decentrale kontor-medarbejder pågældende medarbejder via søgning på cpr. nr HR-medarbjderen tildeler omsorgsdage / HR-medarbejderen gemmer og afslutter ScanPas, som lagrer oplysningerne. 29/40

30 2.5 Registrering af omsorgsdage for nyansatte medarbejdere som er forældre (decentralt) Medarbejder som er forældre Omsorgsdage registreret Medarbejder nyansat Medarbejder gør opmærksom på at omsorgsdage skal registreres Medarbejder giver uddybende oplysninger Decentral kontormedarbejder meddelelse om omsorgsdage Vurderer hvor mange omsorgsdage medarbejder er berettiget til Åbner ScanPas og går ind under fravær side Tildeler omsorgsdage Gemmer og afslutter ScanPas Afslutter og opdatere evt. egen liste med medarbejders omsorgsdage SCANPAS Instituttets egne lister Evt. opslag i regelgrundlag eller lignende Selvstændig liste over medarbejders omsorgsdage 30/40

31 Nr. Beskrivelse Reference En nyansat medarbejder gør opmærksom på, at omsorgsdage skal registreres (side 3 i P-skema). Reglen er, at omsorgsdage skal registreres i forbindelse med den almindelige oprettelse af nye medarbejdere i ScanPas dvs. at nye medarbejdere systematisk bliver bedt om at angive eventuelle omsorgsdage på linje med andre baggrundsoplysninger En decentral kontormedarbejder modtager meddelelse om, at medarbejder skal have registreret sine omsorgsdage / 2.5.4/ Den decentrale kontormedarbejder skal vurdere, hvor mange omsorgsdage medarbejderen er berettiget til dette sker typisk dels ved at kontakte pågældende medarbejder, som giver nødvendige oplysninger samt evt. dokumentation. Såfremt vedkommende har haft tidligere ansættelse i staten, skal der foreligges skriftlig dokumentation. Dels ved at slå op i det gældende regelgrundlag eller tilsvarende dokumenter Den decentrale kontormedarbejder skal når omfanget af omsorgsdage er fastlagt åbne ScanPas med henblik på at tildele omsorgsdagene. Se vejledning Dette sker ved at åbne ScanPas, går ind under fraværsside samt identificere pågældende medarbejder Den decentrale kontormedarbejder tildeler omsorgsdagene / / Den decentrale kontormedarbejder gemme og afslutter ScanPas, som lagrer. Den decentrale kontormedarbejder skal afhængig af politikken på pågældende institut opdatere evt. liste med medarbejdernes omsorgsdage. En række institutter har således deres egne lister med medarbejdernes omsorgsdage med henblik på at sikre, at registreringen sker korrekt. 31/40

32 2.6 Identifikation af refusion (fravær) - Lønsektionen Fast procedure om gennemgang af fravær Procedure afsluttet Løn sektionen Åbner ScanPas og bestiller rapport over fraværssager Vurderer rapport over fraværssager Kontakter respektive institutter vedr. fraværssager besked om at sagen er lukket besked om sagen stadig er aktuel Sender sag videre til relevante myndigheder Decentral kontormedarbejder på institutterne anmodning om at afklare åbne fraværssager Belyser fraværssager ved at kontakte relevante medarbejd Er fraværssag stadig aktuel Ja Nej Opdaterer ScanPas og lukker sagen (se besk 2.2) Sender besked om sagen stadig er aktuel SCANPAS Opslag i ScanPas Instituttets medarbejdere og besvarer forespørgsel Kommuner sag mhp. at lave refusionssag 32/40

33 Nr. Beskrivelse Reference 2.6.1/2.6.2 En kontormedarbejder i lønsektionen skal som en fast rutine i den centrale lønsektion tjekke om institutionerne har åbne fraværssager. Dette sker ved at medarbejderen åbner ScanPas, går ind under fraværsmodulet og bestiller en rapport over fraværssager, som indeholder: Fravær med en varighed længere end 15 dage Delvis sygdom 56-aftaler Sygdom i relation til fleksjobs Medarbejderen vurderer listen i forhold til hvilke institutter, der skal kontaktes med henblik på at få klarhed over, om fraværssagerne stadig er aktuelle Medarbejderen kontakter institutterne med de nye fraværssager (som har en varighed over 15 dage) En decentral kontormedarbejder på institut modtager anmodning fra personalesektionen i forhold til at vurdere om fraværssagerne stadig er åbne / Den decentrale kontormedarbejder vurderer, om fraværssagen stadig er åben ved at kontante relevante medarbejdere, som modtager og besvarer forespørgsler Såfremt fraværssagen ikke længere er aktuel (medarbejderen er blevet rask eller deslige), skal den åbne fraværssag i ScanPas lukkes (2.6.9). Såfremt fraværssagen fortsat er åben, skal lønsektionen have besked herom (2.6.12) / Den decentrale kontormedarbejder finder ud af, at den åbne fraværssag i ScanPas er lukket. Medarbejderen skal derfor åbne ScanPas og registrere raskmeldingen (svarende til forretningsgang 2.2) og efterfølgende gemme og lukke ScanPas. Endelig skal den decentrale kontormedarbejder give den centrale kontormedarbejder besked om, at sagen ikke længere er aktuel Den centrale kontormedarbejder modtager besked om, at pågældende fraværssag er lukket og sagen kan derfor afsluttes Den decentrale kontormedarbejder finder, at fraværssagen stadig er aktuel og giver besked herom til den centrale kontormedarbejder Den centrale kontormedarbejder modtager besked om, at sagen fortsat er åben / Den centrale kontormedarbejder skal herefter udfylde refusionsskema (enten Dp201, Dp401 eller Dp402) til kommunerne med henblik på at starte refusionssag. 33/40

34 3 Ferie 3.1 Registrering af ferie (decentralt) Registrering af medarbejders ferie Ferieplaner registreret Decentral kontormedarb Opfordrer medarbejder til at indmelde ferieplaner information om medarbejders ferieplan Åbner ScanPas og går ind under ferieaktuelt år Identificerer medarbejder Indtaster ferieplan katog. ml. almindelig ferie og særlig ferie Gemmer og afslutter Medarbejdere opfordring omkring ferieplaner Medarbejdere meddeler sin planlagte ferie SCANPAS /40

35 Nr. Beskrivelse Reference En decentral kontormedarbejder skal i passende tid før sommerferieperioden iværksætte en opfordring til instituttets medarbejdere om, at de skal indmelde deres ferieplaner. Se eksempler på mails/breve Det er generelt set en udfordring at få medarbejdernes ferieplaner indmeldt rettidigt. De enkelte institutter bør overveje følgende tiltag i forhold til at få medarbejderne til at registrere deres ferieplaner: Kontinuerlige henvendelser via mails/skriftlige breve, gerne med opfordring fra instituttets ledelse Klar udmelding af regler og konsekvenser ved manglende registrering af ferie Ledelsesmæssig fokus på at få registreret ferie / Instituttets medarbejdere modtager opfordringen og meddeler planlagte ferie til den decentrale medarbejder Den decentrale kontormedarbejder modtager informationer om medarbejdernes ferieplaner. Informationerne skal registreres i ScanPas Den decentrale medarbejder foretager registreringen af ferieplanerne ved at åbne ScanPas og gå ind under ferieaktuelt år. Se vejledning Den decentrale kontormedarbejder identificerer pågældende medarbejder via cpr-nr Den decentrale kontormedarbejder indtaster de modtagne ferieplaner og kategoriserer planerne mellem almindelig ferie og særlig ferie / Den decentrale kontormedarbejder gemmer og afslutter ScanPas, som lagrer. 35/40

36 3.2 Årlig opgørelse af ferie (decentralt) Ferie skal opgøres Ferieopgørelse afsluttet Decentral kontormedarb Bestille liste med uafholdt ferie Identificere medarb. m. manglende angivelse af ferie ScanPas opdateres med afholdt ferie Identificer medarb. m restferie ScanPas opdateres med afholdt ferie Fastlægge plan for medarb. m. restferie Formidler beslutning til berørte medarb ScanPas opdateres med afholdt ferie Generer ny rapport Udsender rapport Medarbejdere med uafholdt ferie anmodning om afholdt ferie Udarbejder svar anmodning om afholdt ferie Udarbejder svar info. vedr. ferie, udbetaling, overførelse etc KU s regler Regler vedr overførsel, udbetaling, varsling SCANPAS Generering af liste Administrativ ledelse rapport med ferie 36/40

37 Nr. Beskrivelse Reference Institutterne skal fastlægge, hvordan deres proces i forhold til opgørelse af ferieåret skal forgå. Denne proces skal forgå tilstrækkeligt tidligt i forhold til at kunne udmelde tvangsferie rettidigt. Udfordringen er, at få medarbejderne til at registrere deres afholdte ferie. Den her beskrevne procedure indeholder tre runder: Første runde som fokuserer på de medarbejdere, som slet ikke har registeret ferie Anden runde som fokuserer på de medarbejdere, der har restferie Tredje runde fastlægger plan for de medarbejdere, der trods henvendelser fortsat ikke har registreret ferie / Den decentrale kontormedarbejder åbner ScanPas og bestiller en liste over de medarbejdere, som har uafholdt ferie. Se vejledning Den decentrale kontormedarbejder identificerer de medarbejdere, som ikke har registreret nogen ferie. Den decentrale kontormedarbejder udarbejder henvendelse til de pågældende medarbejdere med henblik på at få dem til at registrere deres afholdte ferie / / De pågældende medarbejdere modtager anmodningen og udarbejder svar, som sendes til pågældende kontormedarbejder. Den decentrale kontormedarbejder modtager svar fra de berørte medarbejder og skal herefter registrere deres input vedrørende ferie i ScanPas. Dette sker ved at åbne ScanPas, gå ind under ferie, identificere pågældende medarbejder, registrere ferieoplysningerne og afslutningsvis gemme. Se vejledning Den decentrale kontormedarbejder bestiller en ny liste i ScanPas over medarbejdere med uafholdt ferie. Den decentrale kontormedarbejder identificerer de medarbejdere, som fortsat har restferie. Den decentrale kontormedarbejder udarbejder henvendelse til de pågældende medarbejdere med henblik på at få dem til at registrere deres afholdte ferie. Henvendelsen bør påpege konsekvenserne af ikke at registrere ferie / / / De pågældende medarbejdere modtager anmodningen og udarbejder svar, som sendes til pågældende kontormedarbejder. Den decentrale kontormedarbejder modtager svar fra de berørte medarbejder og skal herefter registrere deres input vedrørende ferie i ScanPas. Dette sker ved at åbne ScanPas, gå ind under ferie, identificere pågældende medarbejdere, registrere ferie oplysningerne og afslutningsvis gemme. Den decentrale kontormedarbejder skal efter at have sendt opfordringer ud til medarbejderne om at registrere deres ferie fastlægge en handlingsplan for at færdigregistrere ferie i Se vejledning Se regler 37/40

38 indeværende ferieår for medarbejder, der fortsat har restferie. Den decentrale kontormedarbejder skal åbne ScanPas og bestille en liste over medarbejder med restferie og gennemgå hver medarbej-der i henhold til KU s regler. Reglen er, at hver medarbejder efter aftale med nærmeste leder kan overføre max. 5 feriedage til næste ferieår. Særlige feriedage kan ikke overføres / Den decentrale kontormedarbejder skal efter at have fastlagt en plan for håndtering af alle medarbejders restferie udarbejde en orientering, som sendes til de berørte medarbejdere / Reglen er, at varsel skal udsendes en måned inden afholdelse af ferie, varslet skal indeholde dato. Den decentrale kontormedarbejder skal opdatere ScanPas med de fastlagte planer for håndtering af restferie for alle berørte medarbejdere. Dette sker ved at åbne ScanPas, gå ind under ferie, identificere pågældende medarbejdere, registrere ferieoplysningerne og afslutningsvis gemme. Se vejledning Den decentrale kontormedarbejder skal afslutningsvis generere en rapport over ferieregnskabet for instituttets medarbejdere. Regnskabet skal vise, at alle medarbejderes ferie for ferieåret er registreret; såfremt dette ikke er tilfældet, skal udestående håndteres ( ) / Den decentrale kontormedarbejder skal udsende rapporten over medarbejdernes ferie til instituttets administrative ledelse. 38/40

39 3.3 Registrering af ferie i forbindelse med fratrædelse (decentralt) Medarbejder fratræder Ferie for fratrådt medarbejder registreret Decentral administrationschef Sender fratrædelse på medarbejder Decentral kontormedarbejder fratrædelse inklusive fratrædelsesdato Sender besked til medarbejder vedr. evt. restferie Åbner ScanPas og går ind under ferieakt. år Identificerer medarbejder Registrerer restferie Angiver fratrædelsesdato og markerer ajourført Gemmer Evt. laver udprint Gemmer og afslutter SCANPAS Diverse Meddeler restferie til decentral kontormedarbejder Ferie arkiveres 39/40

40 Nr. Beskrivelse Reference 3.3.1/ Den decentrale administrationschef eller en anden relevant medarbejder sender fratrædelse på medarbejder til den decentrale kontormedarbejder inklusive fratrædelsesdato på pågældende medarbejder / Den decentrale kontormedarbejder sender besked til pågældende medarbejder, som skal fratræde, om at registrere evt. afholdt ferie inden for aktuelt ferieår. Pågældende medarbejder sender afholdt ferie tilbage til kontormedarbejderen Den decentrale kontormedarbejder åbner ScanPas og går ind under ferieaktuelt år Den decentrale kontormedarbejder identificerer pågældende medarbejder via cpr-nr Den decentrale kontormedarbejder registrerer evt. afholdt ferie (information modtaget ved henvendelse til medarbejderen) samt restferie Den decentrale kontormedarbejder angiver fratrædelsesdato for pågældende medarbejder og markerer, at er ajourført. Informationen sendes automatisk til Lønsektionen Den decentrale kontormedarbejder gemmer Den decentrale kontormedarbejder laver udprint af pågældende medarbejders restferie Den decentrale kontormedarbejder arkiverer udprint af fratrådte medarbejders restferie Den decentrale medarbejder afslutter registrering af restferie for fratrådt medarbejder. 40/40