Shared Servicecenter Zealand Nr. 2. Økonomiteamet Juni 2012

Transkript

1 Vores første nyhedsbrev, der blev sendt ud i maj, er blevet godt modtaget. Det er vi glade for. Som jeg nævnte i det første nyhedsbrev er det vores tanke, at nyhedsbrevet skal udkomme ca. én gang i kvartalet. Vi har dog så mange ting, vi gerne vil informere om, at I allerede får det næste. Og nu hvor sommerferietiden nærmer sig er der - meget relevant - en kort orientering om ændringer i ferieloven. Med ønsket om en god sommer til alle. Gitte F. Hach, regnskabschef I denne udgave kan du læse om - Nyt på hjemmesiden - Forsikring ved tjenesterejser - Graviditet og barselsorlov - Skærmbriller - Ændring af ferieloven - Afregning af ferie ved fratræden - Frister for indsendelse af lønbilag - Henvendelser vedr. lønforhold - Ny kollega i SSZ - Sommerferie i SSZ

2 Nyt på hjemmesiden Følgende nye blanketter mv. ligger nu på - Diverse blanketter til brug ved barsels-, forældre- og fædreorlov - Oversigt over lønkørsler og udbetalingsdatoer Forsikring ved tjenesterejser Som medarbejder på Erhvervsakademi Sjælland er du omfattet af Europæiske Rejseforsikring, når du er på tjenesterejse. Du kan få udleveret et forsikringskort hos din campuschef. Forsikringskortet indeholder praktiske oplysninger, som skal bruges, hvis uheldet skulle være ude. Du er også omfattet af forsikringen, selvom du skulle komme af sted uden et forsikringskort. Du kan beholde forsikringskortet så længe, du er ansat, men skal huske at aflevere det, når du fratræder. Campuscheferne kan bestille flere forsikringskort via Servicecentret (lønteamet). Graviditet og barselsorlov Vi har lagt nogle forskellige blanketter vedr. barsels- og forældreorlov samt fædreorlov på vores hjemmeside ( ligesom du nu også kan finde orienteringsbreve om samme på hjemmesiden. Servicecentret kan få refunderet noget af din løn hos din kommune, når du holder barsels-, forældre- eller fædreorlov og det er derfor vigtigt, at vi får besked, når du holder orlov det gælder både mødre og fædre! Du kan finde oplysning om frister mv. i orienteringsbrevene.

3 Skærmbriller Hvis du mener, at du har brug for skærmbriller, skal du få lavet en synsprøve hos en optiker. Optikeren vurderer så, om du har behov for en skærmbrille. Du kan snart finde en skærmbrillerekvisition på vores hjemmeside. Rekvisitionen skal dateres og underskrives af din campuschef, inden du går til optikeren. Du skal nemlig også udfylde en masse mål, som optikeren skal bruge. Hvis du har brug for en rekvisition inden den er lagt på hjemmesiden, kan du kontakte lønteamet i SSZ. Der er pt. ikke indgået særlige aftaler med forhandlere om skærmbriller, og du kan derfor vælge den optiker, du ønsker. Rektoratet har meldt ud, at de pt. dækker skærmbriller med op til ca kr. Hvis du køber dyrere briller, skal du selv betale differencen. Du kan enten lægge ud for skærmbrillen og få pengene refunderet (op til kr.) eller du kan bede optikeren om at sende en elektronisk faktura til EASJ. EAN-nr. fremgår af rekvisitionen. Ændring af ferieloven Fra 1. maj 2012 gælder der nye regler, hvis du bliver syg under din ferie. Det er nu muligt at kræve erstatningsferie selvom du først bliver syg efter feriens start. For at du kan udnytte retten til erstatningsferie er der nogle forhold, der skal være opfyldt, ligesom der er en begrænsning i retten til erstatningsferie. Den første uges sygdom (5 dage pr. år) betragtes som en karensperiode, der ikke giver ret til erstatningsferie. Du har derfor ret til erstatningsferie i op til 4 uger. Forhold der skal være opfyldt før du har ret til erstatningsferie: - Retten indtræder først den dag, du giver din arbejdsgiver besked om, at du er syg og først fra den dag løber karensperioden. Du skal derfor give din arbejdsgiver besked om sygdommen allerede fra den 1. sygedag. - Du skal på eget initiativ indhente lægelig dokumentation for, at du er syg. Du skal også selv afholde udgiften til dokumentationen. I udlandet kan dokumentationen være en erklæring fra en

4 udenlandsk læge eller en sygehusjournal. Dokumentationen skal afleveres/sendes til Servicecentret. Hvis sygdommen ophører under ferien, har du mulighed for at holde den resterende del af ferien eller at genoptage dit arbejde. Som udgangspunkt kan du ikke holde erstatningsferie i forlængelse af den oprindelige ferie. Det kræver samtykke fra din arbejdsgiver. Erstatningsferie skal som al anden ferie enten aftales eller varsles. Chefer, studieledere eller andre medarbejdere, der modtager melding fra en medarbejder/kollega om sygdom under ferie skal videregive beskeden til Servicecentret, ligesom vi også skal have besked ved raskmelding. Afregning af ferie ved fratræden Som noget nyt skal ferie afregnes til Feriekonto senest med udgangen af den måned, hvor en medarbejder fratræder. Det betyder, at den fratrædende medarbejders evt. afholdelse af restferie skal planlægges så tidligt, at lønteamet kan få besked om ferien og medtage det i ferieafregningen senest den 10. i fratrædelsesmåneden og det gælder alle medarbejdere. For sen afregning betyder, at vi skal betale morarenter. Frister for indsendelse af lønbilag Du kan nu finde en oversigt over, hvornår der er deadline for lønanvisning i SLS på hjemmesiden Som udgangspunkt skal lønbilag være lønteamet i hænde senest den 1. og 10. i måneden for, at vi kan garantere at det kommer med. Vi får nemlig rigtig mange bilag til hver lønkørsel Henvendelser vedr. lønforhold Lønteamet får mange henvendelser vedr. forskellige lønforhold. For at lette vores søgning i lønsystem og bilag, vil vi meget gerne ved første henvendelse have oplyst cpr.nr. (i det omfang du kender det).

5 Ny kollega i SSZ Jane er startet i Servicecentret 6. juni 2012 og er midlertidigt ansat til udgangen af Økonomimedarbejder Jane Madsen Tlf / jm@ssz.dk Janes primære opgaver er debitorstyring for både Erhvervsakademi Sjælland og Køge Handelsskole. Sommerferie Servicecentret holder åbent hele sommeren, men kører dog på lavt blus i hele juli. Herunder kan du se, hvor vores sommerferie er planlagt. Gitte Hach: Uge Bogholderi Camilla Møller: Uge Dorte Harritz: Uge Karina Skovgaard: Uge Lotte S. Olsen: Uge Sanne B. Hansen: Uge Jane Madsen: Uge Løn Annette Hansen: Uge Inge Olsen: Uge Pernille Krøis: Uge Reception Birgit Petersen: Uge Lene Sørensen: Uge Telefonerne er åbne mellem kl i ugerne 28, 29, 30 og 31.