Få Kontrol. Plus: M a m u t M a g a z i n e. over pengene. Kundestyret udvikling. Ny undersøgelse. Mamut One. Reach Your Goals!

Transkript

1 M a m u t M a g a z i n e S o m m e r E t k u n d e m a g a s i n m e d f o k u s p å a t f o r e n k l e h v e r d a g e n Få Kontrol over pengene Kundestyret udvikling I Mamut er vi optagede af at sætte vore brugere i fokus Ny undersøgelse Dansk erhvervslivs små og mellemstore virksomheder tror på bedre indtjening Mamut One Brug tiden bedre! Reach Your Goals! Plus: Brugertips Produkt-zoom

2 M Leder / Indhold a m u t M a g a z i n e S o m m e r Nå dine mål med Mamut Michael Brahe Direktør Mamut DK! Mamuts vision er at forenkle mindre virksomheders hverdag ved at levere software, tjenester og viden. Vores ansatte fokuserer hver dag på, hvordan din virksomhed kan øge indtægterne, få pengene ind, reducere omkostningerne og derved blive mere lønsom. Specielt i dagens økonomisk usikre tider er det vigtigt, at du kontinuerligt fokuserer på disse mål. Som indehaver af en Mamut-løsning har din virksomhed et værktøj, der gør dette muligt. Siden 1994 har vi systematisk samlet alle kundetilbagemeldinger og benyttet denne feedback som fundament for videreudviklingen af vore løsninger. Flere hundrede tusinde kunder og kontinuerligt fokus Hovedartikler April 2008 Oktober 2008 Mars 2009 Norge Sverige Danmark 10 Med Mamut One udnytter du tiden endnu bedre! Tema: Komplette løsninger Nøglen til en mere effektiv og lønsom hverdag ligger for mange i at kunne håndtere rutineopgaver hurtigere, og have nødvendig information tilgængelig med det samme. Vi udvikler vore løsninger kontinuerligt, og ved at tage de nye muligheder du får i Mamut One i brug, kan du bruge tiden endnu bedre. Danske virksomheder tror på bedre indtjening Tema: InDsiGt Danske virksomhedsledere tror på en bedre indtjening end deres kolleger i Sverige og Norge. Dette viser den sidste halvårlige undersøgelse foretaget for Mamut af Sentio Research. Få kontrol over pengene Tema: Kundskab Mange virksomheder går neden om og hjem, selvom de i udgangspunktet var meget lønsomme. Ifølge tal fra kreditvurderingsselskaber kæmper mange mindre virksomheder med dårlige rutiner i forbindelse med fakturering og inkasso. Nogle enkelte trin er alt der skal til for at vende en mulig katastrofe til succes. Andet indhold Kerneværdier 08 Du er i fokus Brugererfaring 14 Effektive arbejdsrutiner med ny online-funktionalitet Produkt zoom 16 Mamut ez Publish bygger professionelle hjemmesider hurtigt og enkelt Brugertips 18 Brugertips til dit Mamut-system Om Mamut Mamut (OGSÅ MAMUT ) blev etableret i 1994, og er en ledende leverandør af administrative softwareløsninger og internetbaserede tjenester til små og mellemstore virksomheder i Europa. Mamut tilbyder komplette og brugervenlige løsninger. Forholdet mellem pris og ydelse er markedets bedste med integrerede løsninger til økonomistyring/regnskab, salgsstøtte, kunde- og kontaktopfølgning (CRM), indkøb/logistik, personale, projektstyring, e-handel, domæner, og webhotel. Flere end kunder i Europa forenkler arbejdsdagen med løsninger fra Mamut. Yderligere information om Mamut og selskabets produkter findes på Om Mamut Magazine Mamut Magazine er Mamuts kundemagasin med fokus på at forenkle hverdagen for vore brugere. Copyright 2009 Mamut. Alle rettigheder. Med forbehold om ændringer/fejl. Udgiver Mamut A/S, Sluseholmen 2-4, 2450 København SV Telefon: , Telefaks: magazine@mamut.com Hjemmeside: Ansvarlig redaktør: Stig Grøndahl Projektleder: Elizabeth Aitken Design/layout: Tor I. Antzée Fagerhøi Produktion/udforming: Mamut A/S Tryk: Media Graphic Denne tryksag opfylder miljøledelsesstandarden ISO Spar på miljøet og læg magasinet til genbrug når det er læst færdig.

3 Selskabsnyheder M a m u t M a g a z i n e S o m m e r på standardiserede løsninger muliggør dette ved at gennemføre en prisstrategi, der giver små og mellemstore virksomheder mest for pengene. At vi har kunder i alle brancher og størrelser, og fra én til flere hundrede ansatte, vidner også om, at vore løsninger er meget fleksible og dækker de allerfleste behov. Vi er stolte af at have lanceret Mamut One. En løsning, der kombinerer alle vore forretningsområder; software, online-tjenester og kundskabsleverancer. Det har aldrig været enklere for dig at få samlet alle forretningskritiske IT -værktøjer i én løsning. Se for eksempel hvor enkelt det er at arbejde hvor som helst - når som helst. Og til en pris, markedet ikke har set magen til før. Vi er stolte af at have lanceret Mamut One Mamut Magazine bidrager til at forenkle din hverdag. I vedlagte nummer får du blandt andet nyheder om produkter, brugertips, brugererfaringer og naturligvis tips til lønsomhed. God læsning! Mamut Stellar med flere aktuelle nyheder til glæde for dansk erhvervsliv Seneste opgradering til Mamut Stellar imødekommer erhvervslivets øgede fokus på effektivisering igennem smartere forretningsgange. Der er tilføjet en lang række værktøjer til Mamut Stellar, blandt andet integration til De Gule Sider. Derudover videreudvikles NemHandel i takt med at eksempelvis grossisterne begynder at anvende teknologien. Systemet betyder, at man som Mamut Stellar bruger både kan sende og modtage fakturaerne elektronisk. Opgradering fra Mamut Stellar versioner (over 4.21) foregår ved at data flyttes til den nye programversion, helt uden andet end at udlæse en sikkerhedskopi fra det system, og indlæse data i den nye løsning. Nemmere bliver det ikke! Mamut ServiceSuite i stærk version klar til danske servicevirksomheder Den globale konkurrence og samfundets stigende fokus på strømlining af forretningsgange øger interessen for løsninger som Mamut Service Suite, som i seneste opdatering hjælper servicevirksomheder i endnu større grad til at styre hverdagen. Brugergrænsefladen er forbedret, og der er endvidere lavet integration til Google Maps, hvilket er et stærkt værktøj i hverdagen for eksempelvis beregning af kilometerforbrug på en opgave. Data kan downloades fra blandt andre Delphi stregkode-scannere, hvilket er en stor gevinst i hverdagen, hvis registrering sker offline. Mamut holder Støt kurs Mamut A/S opnåede i første kvartal 2009 en omsætning på NOK 129,7. Koncernens driftsresultat før afskrivninger (EBITDA) blev NOK 26,3 i kvartalet, mod 23,2 i første kvartal Det betyder en resultatforbedring på 13.0 % siden samme periode sidste år. Vi er tilfredse med at opnå rekordresultater for første kvartal 2009 i et marked, der opleves som svært krævende for de allerfleste virksomheder. Målet fremover er at forbedre marginer ved at fortsætte strømliningen af selskabet, kombineret med yderligere omkostningsreduktioner, for at opnå øget lønsomhed selv med moderat vækst i 2009, siger Eilert Hanoa, administrerende direktør i Mamut AS. Se flere nyheder på Se flere nyheder på

4 M Komplette løsninger a m u t M a g a z i n e S o m m e r Med Mamut One bruger du Nøglen til en mere effektiv og lønsom hverdag ligger for mange i at kunne håndtere rutineopgaver hurtigere og have nødvendig information tilgængelig med det samme. Den Mamut-løsning du benytter giver dig gode forudsætninger for at løse dette. Vi udvikler imidlertid vore løsninger kontinuerligt, og ved at tage de nye muligheder du får i Mamut One i brug, kan du bruge tiden endnu bedre. Håndværkeren har altid hammeren hængende i sit bælte, men når han skal arbejde effektivt, bruges sømpistolen. Ved at tage ny teknologi i brug får han lavet mere på kortere tid. På samme måde kan du øge produktiviteten ude hos en kunde, eller på vej til møde, ved at tage ny teknologi i brug. Du kan for eksempel hente beskeder, opgaver og kundeinformation på mobiltelefonen, eller via internettet og en bærbar PC, i stedet for at skulle ringe til nogen og notere den relevante information. Tidsrøver:...det må jeg tjekke op på og vende tilbage til dig med... Kort fortalt er Mamut One en komplet løsning til at udføre administrative opgaver, kommunikere effektivt og til at profilere virksomheden og dele information på internettet noget, som gør dig operativt uafhængig af tid og sted. Produktivitet brug tiden bedre! Det vigtigste element i Mamut One handler om produktivitet; om at kunne udnytte tiden bedst mulig, og måske endda at kunne drage nytte af tid, som tidligere ikke blev udnyttet. En arbejdsdag kan indeholde en række potentielle tidsrøvere; alt fra udskudte møder, hvor der mangler beslutningsinformation og som koster unødvendig rejsetid for at møde kunder, til at registrere kundeinformation, som måske allerede er noteret på et stykke papir eller på mobiltelefonen. Blandt alle de forskellige tidsrøvere er den mest velkendte og anvendte nok det må jeg tjekke op på og vende tilbage til dig med... Det, at man ikke kan fuldføre en opgave, fordi man mangler adgang til information, resulterer i, at man bruger unødvendig ekstra tid til opgaven. Man må derved bruge ekstra tid på at notere, sætte sig ind i detaljerne på ny og på at ringe kunden op igen. Dit nuværende Mamut-system eliminerer mange af disse tidsrøvere. Men ved at inkludere onlinetjenester sparer du yderligere tid på at lede efter information samtidig med, at du udnytter spildtiden. Det skyldes ganske enkelt, at al vigtig information om kunder, aftaler, aktiviteter, virksomhedens omsætning og planer er tilgængelige hvor og når som helst på internettet. Du har brug for forskellige værktøjer til at udføre forskellige opgaver. Nogle opgaver kan bedst svare sig at udføre på en lokal installation af programmet for at undgå, at hastighed og responstid på nettet bliver en flaskehals. Andre opgaver eller information kan med fordel være online (-services) og tilgængelige på en håndholdt enhed eller en bærbar PC. Mamut One, som er synkroniseret med onlinetjenester, lægger med andre ord større vægt på produktivitet og øget serviceniveau til alle kundesegmenter, hvilket højst sandsynligt fører til øget salg. Kommunikation samarbejd bedre Med de nye kommunikationsløsninger i Mamut One kan du forenkle kommunikationen og samarbejdet med dine kollegaer, partnere, leverandører og kunder. Det gøres med tjenester som mobil , delte portaler og webkonferencer. Og det er uden ekstra investeringer i, og tidsforbrug af, vedligeholdelse af infrastruktur som for eksempel servere til at køre driften af disse tjenester. Det tager Mamut sig af. Ved at benytte firma tjenesten kan alle medarbejdere få adgang til information i Microsoft Outlook

5 Komplette løsninger M a m u t M a g a z i n e S o m m e r tiden endnu bedre! med og delte kalendere, mapper og adressebøger. Informationen er altid tilgængelig både via det lokale Microsoft Outlook program, på webbrowseren eller på mobiltelefonen. Nu kan du for eksempel bruge tiden til og fra arbejdet, eller tiden du bruger når du venter på et møde, til at læse og svare på vigtige s. Et andet eksempel, som effektiviserer kommunikationen og samarbejdet, og som sparer dig for rejseudgifter, et online-mødetjenesten Microsoft Live Meeting. Med denne tjeneste kan du udføre traditionelle kundemøder og produktdemonstrationer på internettet. Eller du kan lade dine kollegaer se præsentationer direkte fra din egen PC og gennemføre kurser, brugerstøtte, pressekonferencer, seminarer eller andre arrangementer online. Synlighed få flere besøg og flere salg online Stadig flere mennesker bruger internettet til at indhente information om produkter før et eventuelt køb. Mamut giver dig flere muligheder for at publicere din egen hjemmeside og webshop. Den nye løsning, som er inkluderet i Mamut One, giver dig imponerende fleksibilitet, en række nye designmuligheder og nye funktioner som eksempelvis oprettelse af blogs og forums, fotoalbums, publicering til mobiltelefon/pda og understøttelse af flere sprog. Det vigtigste er dog nok, at løsningen er udviklet for at sikre, at din hjemmeside bliver bedre optimeret for søgemotorer som Google blot ved at tilpasse dit indhold i brugergrænsefladen. Læs flere detaljer under Produkt zoom på side 16. Kundskab og udvidet brugerstøtte sikker og effektiv drift hver dag For at du skal få maksimalt udbytte af investeringen i softwaren, og de onlinetjenester er det vigtigt, at du har et godt kendskab til de løsninger du bruger, de tilhørende fagområder, samt kendskab til at drive virksomheden fremover. Mamut One indeholder en total kundskabspakke, som dækker alt fra adgang til forskellige grader af personlig vejledning og viden fra Mamut Support Center, kom-i-gang-hæfter, artikler, online kundskabsportal, til interaktiv oplæring og seminarer. 4Komponenter > Produktivitet > Kommunikation > Synlighed > Kundskab...er midler til at nå dine mål Læs mere om Mamut One på og få detaljerede beskrivelser af, hvordan du kan bruge tiden endnu bedre.

6 M Indsigt a m u t M a g a z i n e S o m m e r Små og mellemstore virksomheder tror på bedre indtjening Danske virksomhedsledere tror på en bedre indtjening end deres kolleger i Sverige og Norge. Dette viser den sidste halvårlige undersøgelse foretaget for Mamut af Sentio Research, hvor skandinaviske virksomhedsledere er spurgt, for at afdække synet på fremtiden. Undersøgelsen viser også, at optimismen er langt større hos de små end hos de større virksomheder. Mamuts Skandinaviske Virksomhedsbarometer viser, at finanskrisen har påvirket virksomhedsledernes optimisme til et hidtil historisk bundniveau. Barometeret er et konjunkturindeks en optimismeindikator som viser hvordan skandinaviske virksomheder tror fremtiden tegner sig. Der bliver målt på en række faktorer med udgangspunkt i forventningerne til de kommende 12 måneders udvikling inden for beskæftigelse, omsætning, indtjening og eksport. Det bratte fald i optimisme vi har oplevet fra april til oktober i fjor fortsætter, og placerer det samlede optimismeindeks lige over nulpunktet med en værdi på 7. I Danmark ses det samme mønster som i nabolandene, der indgår i undersøgelsen, nemlig at de små virksomheder generelt ytrer større optimisme end de større. - Vi observerer, at mange mindre virksomheder formår at reagere hurtigere og gøre sig parat til at imødegå hårde tider. Omstillingsparatheden har altid været de mindre virksomheders store konkurrencefordel, og undersøgelsen viser netop, at der fortsat er en god optimisme blandt de små virksomheder sammenlignet med de større, udtaler Michael Brahe, direktør for Mamut i Danmark. Regionalt er der væsentlige forskelle i Danmark. Pessimismen er størst i Nordjylland, hvor 7,8 procent forventer at ansætte flere medarbejdere mod 21,6 procent, der forventer at skulle fyre. Tilsvarende forventer 35,3 procent af de nordjyske ledere, at Tabellen viser hvordan optimismeindikatoren for de skandinaviske lande er faldet siden top-noteringerne i Tidsserie Mamut Skandinavisk Barometer Nettotal April 2008 Okt Marts 2009 Ændring Norge ,4 34,9-16,5 Sverige ,2-23,4-69,6 Danmark ,8 9,6-61,2 Skandinavien ,1 7,1-49,0

7 indsigt M a m u t M a g a z i n e S o m m e r omsætningen vil falde i Et lige så højt antal sjællandske ledere forventer faldende omsætning men regner derimod ikke med at dette vil medføre fyringer. I Midtjylland er optimismen betydeligt større med 24,6 procent, der forventer nyansættelser mod 19,7 procent, der regner med at reducere medarbejderstaben. Tilsvarende er det 31,7 procent, der tror på stigende omsætning (27,5 procent forventer et fald). Umiddelbart er det svært at konkludere noget entydigt på regionerne, idet svarene også er afhængige af hvilken erhvervssammensætning den enkelte region traditionelt byder på. - Mens Danmark længe har ligget i den optimistiske ende af skalaen, nærmer vi os med rivende hast et punkt, hvor pessimisme dominerer det danske erhvervsliv. Erfaringen viser, at virksomheder som lider i nedgangstider ofte har ventet for længe med at reducere omkostninger. En erkendelse af situationen er afgørende for at kunne træffe de rigtige beslutninger, og vores erfaring er, at virksomheder som har gennemtænkte rutiner og en klar strategi er langt bedre rustet til at imødegå de krævende udfordringer, siger Michael Brahe. Store skandinaviske forskelle Undersøgelsen viser en tendens som allerede blev set i efterårets Mamut Skandinaviske Virksomhedsbarometer, hvor der har været en nedgang. I praksis betyder det, at optimismen er faldet i skandinavisk erhvervsliv generelt betragtet. Værst står det til i Sverige, hvor et fald på næsten 70 point fra oktober 2008 til marts 2009 sender svenskerne et godt stykke under nulpunktet. Danskerne oplever også et betragteligt fald i forhold til forrige opgørelse. I Norge står det noget bedre til, hvor et mere beskedent fald på 16,5 point sender Norge ned til 34,9 point. Se tabellen på side 6 for udviklingen i optimismen i de tre lande. Der er også mørkere skyer over det svenske arbejdsmarked, hvor hele 25 procent tror, at fremtiden betyder færre ansatte. Kun 13,3 procent tror de vil ansætte flere. Her ser det bedre ud i Norge og Danmark, hvor henholdsvis 15,5 procent og 17,8 procent tror på en reduktion i personalet, mens 24,3 procent i Norge og 18,0 procent i Danmark tror på, at de vil ansætte flere de kommende 12 måneder. Små virksomheder er mere optimistiske end de større Endnu en tendens, tidligere undersøgelser har vist, er blevet synligere med den sidste måling. Nemlig at de små virksomheder udviser mere optimisme end de større. Udover størrelsen på virksomhederne, er der også et mønster indenfor brancher. Servicevirksomheder er generelt mere optimistiske end primære erhverv samt byggeog anlæg. Fiskeriindustri, bygge- og anlæg scorer lavest på forventningerne omkring ansættelse og omsætning, men rammer middel på spørgsmålet omkring forventningerne til indtjening. Virksomheder, der lever af tjenesteydelser, scorer klart højest på alle parametre. Illustration Skandinavien Optimismeindikator April 2008 Oktober 2008 Mars 2009 Norge Sverige Danmark

8 M Kerneværdier a m u t M a g a z i n e S o m m e r I Mamut er vi optagede af at sætte dig som bruger i fokus i vores konceptudvikling. Vores filosofi er, at vore kunder er vore vigtigste ambassadører for Mamuts fem kerneværdier; komplette løsninger, brugervenlighed, mest værdi for pengene, service og kundskab. Ved hvert produktlancering gennemgås alle tilbagemeldinger fra vore brugere. Dette uformelle arbejde samt vores systematiske bearbejdelse af tilbagemeldinger, gør det enklere og mere effektivt for os at udvikle vore løsninger. God brugervenlighed havde ikke været mulig uden en tæt dialog med brugeren, forbedringer af vores serviceniveau havde ikke været mulig uden erfaringerne fra de, som benytter vores serviceapparat. Kriterier for prioritering af disse tiltag er flere, men stikord er eksempelvis; Hvor mange brugere har indrapporteret et ønske om en funktion, tendenser indenfor IT, nye reguleringer fra myndighederne og generelt nye funktioner og tjenester, som vi oplever, er med til at forenkle din hverdag. Alle indspil bliver vurderet, mange bliver implementeret med det samme til glæde for alle vore brugere og mange indspil bliver hentet frem igen længere frem i tiden. Fokus på brugeroplevelsen Det er målet for alle Mamuts ansatte at tage vare på din brugeroplevelse på bedst mulige måde, så du til enhver tid føler dig godt behandlet; lige fra første kontakt, til du er en erfaren bruger af Mamut, og fra du er en lille virksomhed til du eventuelt har anskaffet dig mange flere ansatte. Behovene ændres undervejs, og vi er optagede af altid at yde den service, som er nødvendig for den fase, du befinder dig i netop nu. Vi forsøger at kortlægge hvert eneste kontaktpunkt med dig som bruger. I vores tilfælde er der fire elementer vi dagligt arbejder med: produkt, adfærd, symboler og kommunikation. Det gælder alt lige fra brugervenligheden i vore løsninger, vore kundekampagner og s med licensinformation, via designelementer og til hvordan du for eksempel oplever samtalen med din kundekonsulent i salgsafdelingen og kundskabsniveauet i Mamut Support Center. På denne måde forsøger vi at optimere alle interne processer, netop for at du skal få den oplevelse du forventer i alle dine oplevelser med Mamut. Mamut Barometer Fokus på brugeroplevelsen kræver indsigt i kundeforholdene. Hvad er godt? Hvad er dårligt? Hvor bør vi prioritere at sætte vore ressourcer ind? Med andre ord må vi kontinuerligt undersøge vore kunders tilfredshed på forskellige stadier i deres brugerforhold. Dette gøres gennem Mamut Barometer en undersøgelse, der omfatter alle markeder, kundegrupper og mærkevarer/produkter, og som giver os værdifuld information med Du er i fok hensyn til at initiere og gennemføre tiltag for at forenkle din hverdag yderligere. Fokusset er at få indblik i, hvordan markedet opfatter vore mærkevareværdier, og at opnå indsigt som kan danne grundlag for nye tiltag indenfor alle områder i vores virksomhed såsom kundeservice, salgsopfølgning, administration, produktudvikling og markedsføring. Sidste undersøgelse viste, at vore kerneværdier er meget vigtige for vore brugere. Mamut scorer i gennemsnittet godt på brugernes opfattelse af, at vi faktisk leverer systemer på baggrund af disse værdier som vi har været tro mod siden Men idet vi kontinuerligt øger vores ambitionsniveau, giver resultaterne os inspiration til at satse endnu mere på tiltag, som berører disse områder, og vi koncentrerer os specielt om de tilbagemeldinger der har fokus på forbedringspotentiale i vore produkter og tjenester. Vi kan stadig blive bedre, og vores mål er, at du når dine mål! Vi opfordrer derfor alle, som bliver trukket ud i vore undersøgelser, til at give tilbagemeldinger.

9 Kerneværdier M a m u t M a g a z i n e S o m m e r us! At kundskabs-elementet er vigtigt for os bekræftes ved, at dette er én af fire hovedpiller i vores tekniske fundament Mamut Business Platform; Mamut Business Software, Mamut Active Services, Mamut Business Network og Mamut Knowledge & Community. Knowledge & Community samler alle de tjenester, der forenkler brugerens benyttelse af vores løsninger, og tilbyder rådgivning i, hvordan du bedst muligt kan drive din virksomhed. Et stadig voksende netværk af Mamut-brugere vil også dele erfaringer og best-pratice gennem seminarer, online-kurser, og lignende. Med andre ord er Mamut som kundskabsleverandør forankret i hele organisationen - helt ud til konkrete produktelementer. For at udvikle din virksomhed har du frem for alt behov for adgang til brugerstøtte, kurser, vejledning og opdateret viden, så du er sikret en tryg og produktiv hverdag. Udover den ordinære brugerstøttetjeneste, omfatter tjenestespektret blandt andet også en omfattende kursusinstitution gennem Mamut Academy, sikker drift af din Mamut-løsning med prioriteret adgang og udvidede åbningstider, opdateringer med nye regler og funktionalitet, kompetenceudvidelse gennem seminarer og faginformation, svar på brugerrelaterede spørgsmål og prioritet i kø. Desuden tilbyder vi en omfattende kundskabspakke, som indeholder alt fra kom-i-gang-hæfter og fagartikler til interaktiv oplæring. I den kommende tid vil vi lancere yderligere serviceelementer, som vil gøre din hverdag mere enkel, og sandsynligvis forbedre forholdene endnu mere for at øge lønsomheden i din virksomhed. Vi opfordrer dig til at fortsætte med at give os tilbagemeldinger, enten uformelt eller via vores betatest-program (se eller via vore kundeundersøgelser. Vi håber, at du i 2009 vil opleve Mamut som en organisation, der sætter dig i fokus, og at vi hjælper med at opfylde dine mål. P.S. Kundetilfredshedsundersøgelsen for 2009 bliver sendt ud i disse dage til tilfældigt udvalgte kunder. Kundskab og service to kerneværdier Mamut skal forenkle hverdagen for mindre virksomheder ved at levere software(programmer), tjenester og kundskab, hvilket også afspejler vores vision. Derfor har vi naturligvis inkluderet service og brugerstøtte som en automatisk, integreret del af vore løsninger, hvilket er et vigtigt element for brugeren. Via akkumuleringer af mange års erfaringer, ved at bidrage til samfundsdebatten, gennem brugertilbagemeldinger, gennem ledende partnere og netværksbygning og via mange diskussioner har Mamut opbygget en kundskabsbase, som vi ønsker at dele med vore brugere. Mamut skal være mere end en leverandør af software og internettjenester. Vi skal også være en ledende aktør indenfor kundskabsleverancer og serviceelementer. Se vores seminarprogram på seminar Læs mere om vore kurser på Mamut Academy på academy Mamuts5værdier > Komplette løsninger > Brugervenlighed > Mest for pengene > Service > Kundskab

10 Få kontro 10 M Kundskab a m u t M a g a z i n e S o m m e r Fakta om E-fakturering: Tilskud bortfalder pr. 1/ Elektronisk fakturering betyder, at offentlige myndigheder skal kunne modtage og sende regninger elektronisk. Leverer din virksomhed varer eller ydelser til kommuner, amter eller ministerier? Så skal du sende regningen i form af en elektronisk faktura. Læs Ind-bureauerne er oprettet for at hjælpe små og mellemstore virksomheder, der ikke har teknologien til selv at sende e-fakturaer. Derfor er det lige nu gratis for en række virksomheder, men pr. 1. juli 2009 udløber tilskudsordningen, hvorfor alle virksomheder fra denne dato skal betale for servicen. Mamut-løsninger inkluderer håndtering af E-fakturering.

11 Kundskab M a m u t M a g a z i n e S o m m e r Antallet af betalingsanmærkninger på grund af ubetalte inkassokrav har aldrig været højere end nu. I forhold til sidste år er antallet af konkurser blandt danske virksomheder steget til over 130 procent. Denne stigning i konkurser rammer stort set alle brancher, viser tal fra Experian Mange virksomheder går konkurs, selvom de i udgangspunktet var meget l lønsomme. Ifølge tal fra kreditvurderingsselskaber kæmper mange mindre virksomheder med dårlige rutiner i forbindelse med fakturering og inkasso. Nogle enkelte trin er alt, der skal til for at vende en mulig katastrofe til succes. over pengene I følge undersøgelser er danske virksomheder generelt, og specielt små virksomheder, alt for dårlige til at indhente udestående betalinger. Frygten for at miste en kunde, som ifølge ledende kreditvurderingsselskaber er helt ubegrundet, gør, at mange lader være med at rykke for helt legitime krav. At have gode rykkerrutiner er tværtimod med til at vise, at du er en professionel og troværdig leverandør. Hvilket kan bidrage til at forbedre dit renommé. I april 2009 blev der registreret 477 konkurser i Danmark. Ifølge Danmarks Statistisk er dette tal på et rekordhøjt niveau sammenlignet med samme periode året før. I disse udfordrende tider er det derfor endnu vigtigere at være påpasselig med at sikre, at indbetalingerne kommer. Sælg ikke til dårlige betalere Før du indgår et nyt kundeforhold, er det en god ide at tjekke, om kunden, uanset om det er en virksomhed eller en privatperson, er en god eller dårlig betaler. En række tjenester for kreditinformation er tilgængelige. Der vil naturligvis være afvigelser mellem udgiften på kredittjek, og størrelsen på den kredit du påtænker at give. Her kan det netop hurtigt blive lønsomt at tjekke kundens kreditværdighed, før du afsender varer for store beløb uden nogen form for sikkerhed. Det næste, du bør være omhyggelig med, er at fakturere dine kunder. Selvfølgelig siger du? Forbavsende mange danske virksomheder er direkte sløve med at sende sine fakturaer. Ofte hober ufakturerede krav sig op og ekspederes først, når den daglige leder ser, at bankkontoen begynder at blive

12 12 M kundskab a m u t M a g a z i n e S o m m e r eller rapporter tilgængelige, og ved at foretage hyppige kontroller, sikrer du indtjeningen. Brug rykkere aktivt Det kan virke som om mange særligt mindre virksomheder er bange for at rykke for deres penge. Erfaringer viser faktisk, at det er få kunder, der bliver sure på dig, når du rykker for et legitimt krav. Hvis de gør, bør advarselslamperne blinke. Frygter du at kunne miste fremtidige opgaver ved at være aktiv med rykkerne? Igen er dette i det aller fleste tilfælde helt ubegrundet. Det at have gode rykkerrutiner er tværtimod med til at vise, at du er en professionel og troværdig leverandør. Du bør ikke vente længere end 45 dage før et krav bliver sendt videre til inkasso. Venter du længere, øges chancen for, at du aldrig ser noget til dine penge. Venter du lige så længe med at sende sager til inkasso (85 dage), som gennemsnittet af danske firmaer, kan du forvente at få 10 procent mindre ind, end hvis du havde sendt kravet med det samme. Kilde: Lindorff tom. Dette er en garanteret opskrift på en unødvendig likviditetskrise. Optimér betalingsbetingelserne Det er også en genganger, at mindre selskaber opererer med lange betalingsfrister for at tækkes deres store kunder. Det eneste, du opnår, er at finansiere dine større kunders drift. Indenfor tjenesteydende erhverv leveres produktet som regel over en periode. Venter du med at sende en faktura til hele jobbet er overstået, er resultatet dårlig likviditet, større risiko for tab på kundefordringer og øgede udgifter, da du selv må finansiere materiel og så videre. Her vil det være klogt at aftale delbetaling forud for opgaven. Det er også værd at lægge mærke til, at det ikke er nogen dårlig idé at være påpasselig med at undgå de dårlige betalere. Dette kan naturligvis resultere i, at du mister nogle kunder, men det er mere sandsynligt, at du på længere sigt vil komme til at tabe meget mere på dårlige kunder end det, du potentielt kan tjene på dem. Tjek regnskabet om betalingerne kommer ind Ved brug af KID-nummer og en OCR-aftale med banken kan du hurtigt tjekke, om betalingerne kommer ind, eller om de udebliver. Desuden effektiviserer du bilagsføringen. Bruger du dit regnskab aktivt, vil du opdage, at dette er en særdeles god og nyttig kilde til viden om dine kunder og leverancer. Nøjagtig hvor meget tjener du på en leverance? Hvilke kunder er mest lønsomme og mindst lønsomme? Ved at have nøgletal Erfaringer fra blandt andet kreditvurderingsselskaber som Lindorff viser, at der i gennemsnit går 85 dage fra første krav er sendt, til man vælger at sende sagen til inkasso. Dette er direkte ulønsomt, da undersøgelser viser, at sandsynligheden for at du aldrig ser noget til pengene øges, jo længere du venter med at sende kravet til inkasso. For mange virksomheder vil det i praksis betyde, at dele af det overskud, man kunne have opnået, forsvinder på grund af unødvendig venten. Følger du en sædvanlig forretningsskik med rykker, inkassovarsel og dernæst inkasso, bør der ikke gå mere end 45 dage, før du videresender sagen til inkasso. God planlægning er afgørende For nyligt etablerede virksomheder refereres der ofte til det vanskelige tredje år. Faste omkostninger er øgede, man har store og faste leverandører, der forventer at få punktlig betaling og flere ansatte, som forventer at få løn hver måned. Har du dårlige rutiner, som gør, at du stadig slider med likviditeten, risikerer du at opdage, at tålmodigheden fra leverandørerne ophører. Kreditstop og inkasso betyder for mindre virksomheder oftere en tur i skifteretten, end tilfældet vil være for en større virksomhed med flere finansielle midler. Hvordan skal du undgå at havne i uføre? Svaret på dette spørgsmål rækker tilbage i tiden: Hvilke valg traf du under etableringen af virksomheden, Aftale indgås Kredittjek Faktura sendes og hvor dygtig var du til at etablere gode rutiner i takt med væksten i virksomheden. Fokus på lønsomhed, ikke på vækst Uden værktøj til at vurdere lønsomheden, kan vækstfasen blive lidt af en gambling. Før du tager beslutningen om at vokse, bør du bruge tid på at vurdere, hvordan du kan Det kan virke som om mange særligt mindre virksomheder er bange for at rykke for deres penge. Faktura forfald få en lønsom vækst. Erfaringer har for eksempel vist, at det ofte vil være enklere at sælge mere til allerede etablerede kunder, end at oparbejde nye kunder. Kilden til beslutningsinformation finder du som regel i et opdateret økonomisystem i form af forskellige rapporter omkring salg, produkter og kunder. Men du bør selvfølgelig også indhente information eksternt R