ELLER HVORDAN KOMMER VI BEDST FRA START?

Transkript

1

2

3 K O L O F O N Tid & Ressource udgives til kunder og samarbejdspartnere, af Simplex A/S Redaktør: Uwe Krüger Udgivet af: Simplex A/S Danmark Hovedkontor: Nibevej 48 DK-9200 Aalborg SV Telefon: Telefax: simplex@simplex.as Salgsafdeling Jylland: Telefon: Mobil: uk@simplex.as Salgsafdeling Sjælland: Telefon: Mobil: sh@simplex.as Ønsker du at modtage Tid & Ressource? Har du behov for ekstra kopier til din virksomhed eller har du måske et spændende indlæg eller emne til bladet, er du velkommen til at kontakte os på ovenstående adresser/telefoner. Oplag: 1000 eksemplarer Produktion: EMAZE NEW MEDIA Tryk: EMAZE NEW MEDIA T E R M I N E R ERFA møde Sverige Det næste ERFA møde afholdes i Gøteborg hos Siba. Torsdag den 18. januar ERFA møde Danmark Det næste ERFA møde afholdes hos Magasin. Onsdag den 14. marts JULEN VARER LÆNGE... Findes der noget mere Dansk end slutlinjerne i Horneman/Fabers gamle julesang»højt fra træets grønne top«fra 1848? Og/eller - for at spørge med andre ord fra den Danske sangskat:»varer julen lige til påske«? Indrømmet: Jeg kom lidt i tvivl, da jeg midt i september måned så de første chokolade-julemænd under et weekend-indkøb i Tyskland. Synderlig fristet til køb blev jeg ikke. Især ikke, da jeg erfarede at årets»første«chokolade-julemænd kan være kønsneutrale chokolade-påskeharer, som i den forestående højtids anledning er blevet iført nye sølvpapirs-indpakninger med eller uden julehjerter... Yderligere møder med jule-mænd, -hjerter, -dekorationer, butiks- og sågar -gadeudsmykninger fulgte for mit vedkommende i skarp rækkefølge. Lige fra starten af oktober måned, krydret med tilbud om julefrokoster, hotel- og rejseophold samt (h)jule-klargøring af biler... Vejret satte»trumf på«ved at levere den første»julesne«i slutningen af oktober ganske tæt og markedsføringsmæssigt korrekt på den officielle frigivelse af jule-øllet. Midt i»jule-kalender-kvartalet«stod jeg så overfor et (absolut ikke kun Dansk) fænomen: I en konkurrencepræget dagligdag gælder det forståeligt nok om at»være først til mølle«med de sæsonrigtige tilbud... Dette gælder i meget høj grad TimePlan s primære kundesegment, daglig- og detailvarebranchen samt, i stigende grad hotel- og restaurationssektoren... Og, indrømmet, naturligvis har vi brugt nogle lignende markedsføringsparametre i vores Direct Mails og endda i foreliggende firmablad, Tid & Ressource. Vi vil nok også gøre det, igen? Men, alting med måde, og hver ting til sin tid. For nuværende er vi hos Simplex A/S glade for og tilfredse med, at den aktuelle TimePlan Version 4.9 kører stabilt og pålideligt: At forskellige tiltag, som f.eks. afholdte administratorkurser i både Sverige og Danmark, har været succes er. At vi har et stabilt og kundeorienteret TimePlan-team, som sætter kunderne i højsæde året rundt. Og, ikke mindst, at det lykkes os at tilpasse organisationen både de aktuelle og fremtidige behov, senest med en udvidelse af konsulentstaben. Så, ikke et overflødigt ord om»særlig planlægningsbehov i julen«eller»den nye version 5.0«i dette nummer. (Vi ved, at behovet er der året rundt, og version 5.0 er»på trapperne«). Som TimePlan-bruger kender du dit aktuelle behov. Vi kan blot tilføje, at du naturligvis til enhver tid er velkommen til at kontakte os, hvis du har nogle behov som din aktuelle TimePlan version/installation ikke dækker eller hvis du har spørgsmål. Med disse tanker ønsker vi dig god fornøjelse med læsningen, rigtig god julehandel og en afslappet og hyggelig jul. Med venlig hilsen - Dit TimePlan -team. LEARNING BY DOING ELLER HVORDAN KOMMER VI BEDST FRA START?»Koncentreret synergi«4 butikschefer hjælper hinanden i vante omgivelser under firmakursus hos Sander Sko. Allan Nancke fra Bog & Idé i Horsens synes, et»kom-godt-i gang kursus i TimePlan, som blev afholdt i hans kontor i Horsens, som fælles-kursus med kollega en fra Vejle, var en rigtig god ide:»medarbejderne kom rigtig godt fra start for en beskeden investering, da vi kunne dele omkostningerne...«man lærer af erfaring. Det gør vi i allerhøjeste grad hos Simplex A/S. Men naturligvis kan læreprocessen forkortes, omkostningerne set i det lange løb reduceres og resultatet optimeres, ved at finde den bedste fremgangsmåde til at opnå det ønskede resultat. Dette gælder både individuelt og for virksomheder. Simplex A/S tilbyder i dag udelukkende»skræddersyede«firmakurser, hvor nøgleordene er: Undervisning på jeres egen installation, gerne i egne lokaler og naturligvis med fokus på præcis de områder jeres brugere har behov for. Tidligere erfaringer viste nemlig at åbne brugerkurser ikke var nogen stor succes, da det næsten var umuligt at samle»homogene hold«ud fra et kundeunderlag med meget forskellige behov, installationer og rutiner. Og dernæst samle et passende antal kursister på samme tid og samme sted, (og ofte fra forskellige landsdele). Disse skræddersyede kurser er nærmest»obligatoriske«for større virksomheder, hvor uddannelsen indgår som del af implementeringsplanen. Uddannelsen opdeles her typisk i implementering/administratoruddannelse og efterfølgende brugeruddannelse. Gerne opfulgt af et opfølgnings/brush-up-kursus senere i forløbet. For mindre virksomheder, hvor investeringen i en kursusdag oftest opfattes som relativt høj pr. deltager, gennemføres disse forløb gerne i form af»installationsbesøg/ Kom-Godt-Igang-besøg«, hvor virksomhedens administrator og evt. brugere deltager i et grundlæggende kursus, som er tilpasset installationen og behov. Opfindsomheden kan være stor (også fra Simplex side) når det gælder om at gennemføre relevante kurser til en rimelig pris og med det ønskede resultat: Vi samler gerne flere kursister fra f.eks. samme kæde eller nært beslægtede virksomheder med lignende installationer (branchekollegaer), både til Administrator-, -bruger og brush-up-kurser. Bruger- og brush-upkurser gennemføres gerne under deltagelse af virksomhedens administrator(er), som eventuelt kan deltage i målrettet instruktion af brugerne jfr. virksomhedens rutiner. Kursernes varighed aftales efter behov og i henhold til eksisterende installation lidt efter samme princip som TimePlan-modulsystemet: du betaler ikke for mere end du har behov for og når behovet er der. Kursusforløb kan gennemføres som halvdags-, heldags-, eller»gå-hjem-kurser«. Erfaringen viser, at der er tid og penge at spare, når brugerne bliver fortrolige med deres planlægningsværktøj fra starten. Selv om TimePlan er intuitivt og brugervenligt opbygget, kan der spares mange timer ved at lære alle funktionaliteter at kende»på den rigtige måde«. Og så undgår man det typiske software-problem: Kun at udnytte en lille procentdel af programmets muligheder i alt for lang tid. Har du eller din virksomhed behov for uddannelse ring og få en uforpligtende dialog med din TimePlan konsulent. 2 INFORMATION OG NYHEDER OM TIMEPLAN INFORMATION OG NYHEDER OM TIMEPLAN 7

4 TIMEPLAN»ACADEMY«ELLER ADMINISTRATORKURSUS PÅ DANSK Fangel Kro og Hotel et»ydmygt«men aldeles velfungerende Kro i udkanten af Odense, lagde de ydre rammer til det første Danske TimePlan Administratorkursus den 5. og 6. september Efter»Svensk Model«var hovedoverskriften:»vi vil kunne mere«og dét mente de 24 tilmeldte TimePlan administratorer, ledende medarbejdere fra 13 af vores større kunder, bogstaveligt. Hele 4 Simplex-konsulenter måtte til for at løfte både rammeprogram og modul-kurserne, som fordelte sig over 8 moduler i løbet af de 2 dage, således at flere moduler med samme indhold kunne afvikles på samme tid, med et passende deltagerantal pr. gruppe. Både hotellet,»rammeprogrammet«med fælles spisning og mulighed for»tværfaglig dialog«under middagen den 5. september, samt kursusforløbet levede stort set op til alle deltageres forventning. Samtidig måtte vi, fra Simplex side erkende, at vi ikke»kom sovende til det«: Rammen var, naturligvis, ikke lagt op til et brugerkursus-niveau; alligevel var alle Simplex konsulenter imponerede over det høje niveau, som kursisterne»lagde for dagen«, både med generelt kendskab til TimePlan, planlægning, overenskomsterne og specielle forhold indenfor den enkeltes arbejdsområde. På denne baggrund blev det første Danske AARDWARK Sidst i august måned 2006 blev der født en lille Aardwark (Orycteropus afer»jordsvin«) unge i Randers Regnskov. Lidt af en zoologisk sensation, idet der kun findes 25 af slagsen i zoologiske haver i Europa. Aardwarken lever ellers i Afrika og ernærer sig hovedsagelig af termitter. Ifølge nyeste informationer trives den lille Aardwark i Randers Regnskov. Redaktionen henviser med et lille smil til Simplex egen AARDWARK, som findes på TimePlan-hjemmesiden ( under»indberetning af ønsker/opgaver/fejl«: AARDWARK en, som har vist sig nyttig i- gennem flere år, spiser i modsætning til sin Administratorkursus, så absolut en succes. Alle deltagere kunne efter forløbet vende hjem med et Administrator-Diplom for de moduler, som de havde gennemgået. Det blev samtidig klart, at der netop vedr. modulet statistik var et stort behov for at drøfte fremtidige muligheder for anvendelse, behov og ønsker ud over hvad modulet i den aktuelle udformning indeholdt. Efter evalueringen besluttede Simplex A/S derfor, at tilbyde både deltagerne i Administratorkursets Statistikmodul og øvrige deltagere i Administratorkurset gratis deltagelse i et kursus»udvidet modul 7 Statistik«, som indeholder en workshop, hvor formålet zoologiske fætter ikke termitter. Derimod»fortærer«den indberettede fejl og uhensigtsmæssigheder i TimePlan med stort appetit. AARDWARK registrerer naturligvis også både indberettede fejl og ønsker, samt sender et mailsvar med en database-sti, som gør det muligt at følge op på status af det indberettede. Efter foreliggende informationer har det været»lidt småt«med»termitter«(heldigvis) i den seneste tid men, i modsætning til zoologiske haver s normale praksis gør vi udtrykkelig opmærksom på, at hos vores AARDWARK er»fodring TILLADT«. var, at deltagerne kunne komme med deres input til modulets udvikling. Kurset blev afholdt, u/b for deltagerne, den 14. november, på Fangel Kro, og deltagerlisten på 16 deltagere afspejlede den store interesse for netop statistik-modulet. Vi glæder os til at berette om resultatet af opfølgningskurset/workshoppen i Statistik modulet i vores næste nummer af Tid & Ressource og ser fra Simplex side naturligvis allerede nu frem til det næste TimePlan Administratorkursus. ÅRSMØDET 2006 Simplex Årsmøde blev afholdt på Fakkegrav Badehotel et skønt, lidt gemt, gammel badehotel med fine kursusfaciliteter lige ned til Vejle Fjord. To solrige dage, den 19. og 20. juni, i skønne omgivelser fløj nærmest af sted. Programmet var tætpakket og ualmindelig afvekslende: Udover status, året der gik, budgetter og TimePlan s udviklingsstand havde vi, traditionen tro, inviteret en kunderepræsentant: Denne gang Peter Groth fra Silvan, som levende fortalte om Silvan s anvendelse af TimePlan. Indslaget skortede ikke på gode indspark til funktionalitet og forbedringsforslag, og gav en del stof til eftertanke. Der blev ligeledes tid til»et blik i krystalkuglen«svend Holm præsenterede fremtidsvisioner fra et kursus hos Institut for Fremtidsforskning som omgående blev omsat til et gruppearbejde, indeholdende: Visioner for Simplex og TimePlan 10 år frem... Spændende stof til eftertanke og lærerigt. Indimellem blev der lidt tid til at lære de»nyere«kolleger lidt bedre at kende og vi RESERVERET NYE KUNDER Siden sidste nummer af Tid & Ressource er en række nye kunder kommet»godt fra Start«. Pole position indehaves af Stadium i Sverige, som valgte den helt nye (evaluerings) version TimePlan 5.0 som udgangspunkt.»gik linen ud«i et forsøg på fællesdans med Marianne som Line-Dans instruktør (dér har vi noget at lære). TimePlan»checker nu for alvor ind«på hotel og restaurationsbranchen. Siden de første testinstallationer blev sat i gang hos Scandic Copenhagen i slutningen af 2004, har Hotel Hilton Copenhagen Airport, taget TimePlan, med grundmodul og div. tillægsmoduler i brug for p.t. ca. 20 afdelinger og brugere samt 360 medarbejdere; Det krævede en del analyse, dialog, udvikling og tilpasning af TimePlan for at hotelbranchen kan få optimalt udbytte af programmet. Herunder bl.a. muligheden for at tildele medarbejderen pre-definerede standardvagter (dagsskabeloner) i planlægningsbilledet. Siden TimePlan har bevist sit værd for de omtalte repræsentanter i hotel og restaurationsbranchen er Simplex parat til at»foretage nødvendige reservationer«for eventuelle fremtidige optimeringer og tilpasninger af programmet, som yderligere kan forbedre værdiskabelsen for hotelbranchen som vores definerede kundesegment. Det spændende program blev krydret med en dejlig middag og»rundet af«med en Land-Rover ekskursion på Land-Rover klubbens terrænbaner, hvor alle medarbejdere»kom på arbejde«ved at tæmme ægte off-roadere i al slags terræn. Igen havde vi hver især lidt»god ballast«med hjem og ikke mindst, kom vi lidt tættere på hinanden som team. 6 INFORMATION OG NYHEDER OM TIMEPLAN INFORMATION OG NYHEDER OM TIMEPLAN 3

5 INTERNET DET FLEXIBLE PLANLÆGNINGSKONTOR SIKKERHEDSKOPIERING AF DATA SPILD AF TID OG RESSOURCER? Set i bakspejlet var verden»lidt enklere«for en TimePlan konsulent for blot nogle få år siden!»større«kunder fik en central (server) TimePlan installation med ansvar for samme»mindre«kunder havde oftest når de ikke havde en server til rådighed, behov for én eller flere decentral(e) installation(er). Eller de samlede planlægningen ét centralt sted, hvorfra der blev sendt arbejdsplaner ud til de forskellige afdelinger. Sådan er det ikke længere! Heldigvis! I en omskiftelig hverdag skal nutidens butikschef, planlægger, controller eller medarbejder ofte have adgang til sine planlægnings- medarbejder- økonomi- eller fraværsdata lige nu og lige her. Ikke noget problem i hvert fald for administratorer og planlægningsansvarlige med TimePlan-adgang via en central server. Blot gå på kontoret, lukke døren, starte TimePlan... og så gå i gang med opgaven, hvad enten det var et budgetforecast for det næste kvartal ud fra afdelingernes planlægnings-status, et tjek om alle afdelinger havde en godkendt plan for de næste 4 uger eller bare for at ilægge (auto)fravær iflg.»iver Iversen s«indtelefonerede sygemelding. Men, var (er) det nu altid så let? Butikschefen oplevede mange gange at TimePlan- PC eren»lige var optaget«og prisskiltene, f.eks. havde første prioritet. Måske var der et møde i kontorlokalet så det var svært eller umuligt at koncentrere sig om den forestående opgave. Nogle gange var der»bare ikke tid lige her og nu«på grund af andre, presserende opgaver. Og skulle man så blive på arbejde indtil der var»arbejdsro«eller PC en var tilgængelig eller køre xx km tilbage efter aftensmaden for at fortsætte, hvor man slap? Naturligvis er det ikke meningen, at man skal tage sit arbejde»med på ferie«men det er en ekstra tryghed at vide, at man kan logge sig på sin TimePlan når det skal være... Kommunikationsteknologien, TimePlan-udviklingen og ikke mindst holdningsændringer har gjort det nemmere for virksomheder og brugere at finde den»helt rigtige«løsning til netop deres behov: Ikke blot er omfanget af både tillægsmoduler og brugertilpassede indstillinger i Time- Plan blevet udvidet i et sådant omfang, at det blot er et spørgsmål om en kvalificeret dialog mellem kunde og konsulent for at»skræddersy«præcis den installation, som virksomheden har behov for. Også adgangsmulighederne til TimePlan-installationen kan»skræddersys«på flere niveauer og i henhold til behovet: Hjemmeopkoblingen er blevet løsningen for virksomheder, som vurderer at det er en god investering at give deres planlæggere/ administratorer arbejdsro og»time-on-demand«når der er brug for det. Oftest viser det sig, at en times koncentreret arbejde fra hjemmeopkoblingen en søndag eftermiddag er mere effektiv end flere (måske forstyrrede) seancer i butikken/på kontoret. I så fald er investeringen hurtig tjent hjem. Internetadgang, som dog kræver en internetserver/brugeradgang, giver endnu større fleksibilitet. Brugeren er hverken bundet til kontoret eller hjemmekontoret, men kan tilgå sit brugerlogon stort sét, hvor som helst fra. Groft forenklet, betyder det, at butikschefen, der f.eks. er på ferie, i en nødsituation (måske er souschefen syg), aktiv kan gribe ind i butikkens planlægning fra en hvilken som helst internet-browser. TimePlan - SignIn- og/eller Internet-moduler byder samtidig på medarbejder-logon og/eller værktøjer, som både gør det muligt at se hvem der er»stemplet ind«(både via en terminal eller fra en ekstern arbejdsplads) og dermed til rådighed. Det er endvidere muligt at forsyne SignIn-medarbejderlogon med beskeder samt SignIn og/eller Internet modulet med medarbejder-værktøjer. Disse giver mulighed for indsigt i egen, og/eller kollegaers arbejdsplan, egne lønoplysninger, adresser- telefonnumre og andet information, samt endda redigering af egne stamoplysninger i henhold til definerede adgangsrettigheder. Det betyder hurtigere adgang til, og evt. opdatering af, informationer, stort set hvor som helst fra. Overblik»on demand«. Uafhængighed af bestemte lokaler/installationer. Naturligvis vil vi ikke på denne baggrund anbefale at planlægnings- og/eller controlling-arbejdet omplaceres til de respektive medarbejderes fritid tværtimod. Men vi vil gerne pege på optimale muligheder, som det kunne være værd at drøfte med din Time- Plan konsulent eller din IT-afdeling. Verdenen er ikke blevet mere enkel for en TimePlan-konsulent. Eller for TimePlan brugerne. Men sjovere. Og den byder så afgjort på flere muligheder. Artikel i tre afsnit skrevet af Flemming Larsen, TimePlan programmør. 1. del: Hvorfor er det så vigtigt at der tages sikkerhedskopiering af data? De fleste ofrer ikke ret mange tanker på, hvad der vil ske, hvis bilen en dag ikke vil starte! Først når det så går op for én, at man hverken har tegnet Falck-abonnement eller en forsikring som dækker situationen, bliver man»klogere«... Men så er det oftest for sent! De fleste computerbrugere har det, oftest, ligesådan. Det giver næsten sig selv, hvorfor man skal tage sikkerhedskopiering af data ud fra ovenstående få linier. For de fleste brugere som arbejder i en større virksomhed, er sikkerhedskopiering ikke noget man skal tænke på, da det er administreret af IT-afdelingen, som også har helt styr på det og forstår vigtigheden af, at kunne reetablere mistede data. Men for mange mindre virksomheder (<20 ansatte) eller dem, som ikke har en decideret IT-afdeling er sikkerhedskopiering et ukendt fænomen og kan i værste tilfælde betyde et kæmpe økonomisk tab ja, måske lukning af virksomheden. Tænk blot på, at hvis virksomhedens kundekartotek, regnskab, lønsystem og medarbejder oplysninger kun ligger på den ene maskine som nu ikke kan vækkes til live? Hvordan får man de oplysninger tilbage? nogle siger:»jamen, vi har da det hele på papir«. (Det er måske meget godt, men hvad hvis hele kontoret og arkivet er ødelagt af, f.eks. brand?). Det hele handler om, hvordan man hurtigst, sikrest og billigst får reetableret den dagligdag der var før man kom i den uheldige situation, at have mistet data af den ene eller anden grund. Hvordan man gør det afhænger selvfølgelig af, hvad der er gået galt og hvor meget er der mistet, og der skal derfor udføres en vurdering af omfanget af skaden, inden man kan finde den rigtige løsning på reetableringen. GRÆNSELØS PLANLÆGNING Simplex A/S har i de senere år haft travlt med at installere TimePlan rundt omkring i Europa for danske butikskæder med udenlandske afdelinger. Simplex A/S har nu besluttet at drage nytte af denne internationale erfaring ved at øge vores fokus på eksport af TimePlan til udvalgte markeder. Udover synergifordele for Simplex A/S vil vores eksisterende kunder også opnå fordele af strategien. Ikke mindst vores kunder med internationale afdelinger. Eksempelvis vil varierende kundebehov på udenlandske markeder medføre, at TimePlan bliver endnu stærkere som et førende planlægnings-, tidsstyrings- og HR-system, idet kundernes/specifikke behov på de respektive markeder bliver tilgodeset. Eksportfunktionen i Simplex A/S har dels ansvar for direkte salg og implementering til slutkunder på eksportmarkeder og dels ansvar for etablering og koordinering af et partnernetværk på eksportmarkeder. Det er planen, at udenlandske partnere skal sælge, implementere, uddanne og supportere kunder i deres lokale geografiske områder. Endelig vil eksportfunktionen støtte eksisterende kunder med installationer udenfor Danmark. Hvordan sikrer man bedst sine data? Der findes flere måder at sikre sine data på. De fleste virksomheder har et lokalt netværk, som består af en central server og et antal arbejdsstationer. I disse tilfælde vil virksomhedens vitale programmer og data være placeret på serveren, som der så laves sikkerhedskopiering af hver nat. Derimod er det ikke samme situation i de virksomheder, som har måske 1 eller 2 enkeltstående arbejdsstationer, hvor alle vitale programmer og data ligger placeret. Hvordan tager man sikkerhedskopiering af dem? Det vigtigste er, at der laves en sikkerhedskopiering hver dag (evt. ikke weekend) og ikke mindst en komplet kopi. Mange af de programmer der findes på markedet tilbyder at lave en komplet eller inkremental kopiering. Ved inkremental kopiering menes, at det kun er de data, der er ændret siden sidste backup, der kopieres. Det kræver mindre kapacitet, men giver en besværlig reetablering, da man faktisk skal ligge samtlige sikkerhedskopier ind for at få en komplet reetablering. Især database-baseret programmer, som TimePlan, er svære at reetablere, hvis man har valgt anvende inkremental kopiering. Man kan også vælge at kombinere disse metoder, men husk, at prisen for at kunne lave en komplet kopi hver dag er ikke stor, pga. den lave pris på lagringsmedier. En god pålidelig metode er som sagt, at lave en komplet kopiering mandag-torsdag på hvert sit medie og så have 3 eller flere medier, som bruges til ugekopiering om fredagen, sådan at man tilnærmelsesvis har mindst én uges kopi og til dels en måned. Et alternativ til selv at skulle administrere sikkerhedskopiering er det såkaldte online-backup, men mere herom senere. Artiklen fortsættes i næste nummer af Tid & Ressource. Hvis du er interesseret i emnet og ikke vil vente, kan du rekvirere hele artiklen pr. simplex@simplex.as. 4 INFORMATION OG NYHEDER OM TIMEPLAN INFORMATION OG NYHEDER OM TIMEPLAN 5