Birkely. Drifts- og udviklingsaftale Gyldigheden af aftalen bekræftes herved:

Transkript

1 Birkely Drifts- og Kirsten Dyrholm Afdelingschef Bo Smith Institutionsleder Gyldigheden af aftalen bekræftes herved: Egon Fræhr Borgmester Sonja Miltersen Direktør

2 1. Drifts- og udviklingsaftaler i Vejen Kommune Aftalestyring er en central del af styringsprincipperne i Vejen Kommune. Aftalestyring finder sted inden for rammerne af visionerne og værdigrundlaget. Aftalestyring skal være med til at sikre, at Vejen Kommune udfører sine opgaver økonomisk fornuftigt og med høj kvalitet og dermed fremstår som en moderne og serviceorienteret virksomhed. Intentionen med aftalestyring er at skabe en klar sammenhæng mellem de politisk fastlagte overordnede visioner og værdier og de konkrete handlinger i afdelinger og institutioner. Drifts- og udviklingsaftalen udgør grundlaget for de gensidige aftaler og regler, der skal gælde mellem afdelingschefen og institutionslederen. Drifts- og udviklingsaftalen er et styringsredskab for afdelingschefen og institutionslederen. Drifts- og udviklingsaftalen skal synliggøre de mål, som institutionen arbejder med og udgør dermed et redskab til dialog om kommunens vision, målsætninger og udvikling. Denne aftale erstatter drifts- og udviklingsaftalen for Aftalens varighed Aftalen gælder fra 1. januar 2014 til 31. december Arbejdsområde Område Birkely varetager en række opgaver indenfor pleje og omsorg m.v. af ældre og handicappede, herunder sygeplejefaglige opgaver, samt forebyggende indsats for ældre og handicappede. Målgruppen for institutionens opgavevaretagelse er personer som i Vejen Kommune modtager personlig eller praktisk hjælp i eget hjem eller i plejebolig jf. Servicelovens 83 samt personer, der har brug for generelle tilbud med aktiverende og forebyggende sigte jf. Servicelovens 79. 2

3 3. Indsatsområder og mål Tema: Effektivisering. Effektiviseringsstrategi Byrådet har i marts 2011 vedtaget en effektiviseringsstrategi. Strategien skal medvirke til at borgerne oplever en kommunal service hvor der er fokus på kvalitet i opgaveløsningen, for de ressourcer der er til rådighed. Arbejdet med effektivisering ses som et aktivt samarbejde mellem politikere, ledere, medarbejdere og borgere om at udvikle, nytænke og indføre nye løsninger, arbejdsmetoder og arbejdsgange. Byrådets mål Vejen kommunes institutioner skal opnå og dokumentere konkrete effektiviseringer. Det skal ske gennem en forbedringskultur og et systematisk ledelsesmæssigt fokus på effektivitet i den daglige opgaveløsning. Disse effektiviseringsgevinster tilfalder institutionerne selv, til at udvikle kerneydelserne. Opfølgning og metode: Afdelingscheferne udarbejder en halvårlig redegørelse, også for at få de gode historier frem. Redegørelsen videreformidles til direktion og byråd. Vejen kommunes har uddannet en række konsulenter der kan hjælpe med at optimere arbejdsprocesser. Institutionerne har mulighed for at få hjælp herfra. Effektiviseringssekretariatet samler og videreformidler gode historier, primært via nyhedsbrevet KomVejen. 3

4 På baggrund af de politisk udmeldte indsatsområder og målsætninger vil vi arbejde med følgende klare mål: Eksempler: Nr. Mål Baggrund Handleplan Opfølgningsmetode Politisk/social og ældreafdelingens fastsatte mål: 1. At indsatsen på ældreområdet sigter mod at understøtte borgernes selvstændighed, handlekompetence og øge eller fastholde funktionsniveau såvel fysisk som intellektuelt og socialt. At alle indsatser og udvikling af disse har borgeren i centrum og til formål at skabe sammenhæng i den samlede hjælp til borgeren i Vejen kommune og i relation til regionale tilbud på f.eks. sygehuse og praksislægeordningen. Indsatsen samtidig er med til at skabe tryghed og et menighedsfuldt hverdagsliv for brugere og deres pårørende. En fastholdelse af nuværende kvalitet og serviceniveau vil, med baggrund i en jævn stigning i antallet af ældre gennem de kommende årtier, fordre at flere ældre og kronisk syge vil kunne klare sig længere uden hjælp og kunne mestre sygdom og funktionstab med mindre hjælp. Større selvstændighed og bedre mestring af sygdom og funktionstab vil for hovedparten af ældre og kronisk syge give større livskvalitet og mulighed for at opretholde en aktiv hverdag. Fortsætte den målrettede fokus på paradigmeskifte via kompetenceudvikling og udvikling/videre udvikling af følgende indsatser: Videre udvikling af BASH (hverdagsrehabilite ring) herunder fortsat opkvalificering af medarbejdere Fortsat implementering af velfærdsteknologi, som kan gøre borgere hel eller delvis selvhjulpne og/eller øge deres livskvalitet. Ernæringsindsats med særlig fokus på udvikling af måltidsmiljøer på plejecentre og i borgers nærmiljø samt en særlig indsats til borgere med en vægt under 45 kg. Videreudviklings af differentierede aktivitetstilbud med særlig fokus på udvikling af samarbejdet med frivillige, etablering af et tilbud til ældre og psykisk sårbare i Holsted og integrering af psykisk sårbare på aktivitetscentre i deres nærmiljø. Indsat i forhold til tidlig opspring af sygdom og funktionstab herunder at nedbringe antallet af forebyggelige indlæggelser/genin dlæggelser. Indsamle de gode historier 2. gange årligt foretages en evaluering af iværksatte indsatser Sundhedsdata med oversigt over forebyggelige indlæggelser og genindlæggelser trækkes fire gange årligt Løbende opfølgning på visiterede ydelser til pleje, uddelegeret sygepleje og praktisk hjælp 4

5 Videreudvikling af Det nære sundhedsvæsen med implementering af MED COM standarder, fælles medicinkort, SAMBO m/ funktionsevnevurd ering Sikre helhed i indsatser med særlig fokus på sammenhængen i den samlede indsats til psykisk syge og senhjerneskadede. Fokus på det gode hverdagsliv på plejecentre herunder kompetence udvikling af medarbejdere. Risikostyring med forebyggelse af tryksår, fejl i forbindelse med medicinhåndtering (implementering af E-leanings system i medicinhåndtering) og videreudvikling af faldforebyggelse Evaluere indsatsen ved udgangen af At styringen og ressourceanvendelsen på ældreområdet tager udgangspunkt i kommunens værdier, sikre effektive og ubureaukratiske arbejdsgange samt skabe balance mellem tildelte ressourcer og forbrug på ældreområdets decentrale enheder Effektive og ubureaukratiske arbejdsgange kan dels sikre kvaliteten af hjælpen til borgere og samtidig være med at afhjælpe ubalancen mellem tildelte ressourcer til områdecentre på ældreområdet og deres ressourceforbrug. Udvikling af lederfora og dens samspil med konsulentteamet på ældreområdet Optimering af samarbejdet på tværs af drift og myndighed herunder implementering af fast normering på plejecentre pr. 1. april Evaluering af de nye lederfora på ældreområdet i 4. kvartal Ved udgangen af 2014 evalueres den økonomiske og den borgerrettede kvalitet som konsekvens af den faste normering. Fælles vision for den samlede ledelse i Social og Ældre er, at den er anerkendt for professionel og engageret ledelse som styrker borgernes ressourcer og handlekompetencer. Arbejdet bygger på et fundament af tværgående faglighed, sammenhæng i opgaveløsningen, nytænkning og fælles ansvar. Implementering af velfærdsteknologiske og It løsninger, hvor det kan være med til at effektivisere arbejdsgange og sikre bedre kvalitet i opgaveløsningen Risikostyring med forebyggelse af arbejdsskader og arbejdsbetingede lidelser Ved udgangen af 2014 udarbejdes en oversigt over implementerede velfærdsteknologiske og IT løsninger med et skøn over deres funktionalitet og effektiviseringsgevinst. Månedlig opfølgning på ressourceanvendelse og sygefravær. 5

6 Institutionens egne mål: 3. At opnå balance mellem forbrug og ressourcetildeling 2013 har ligesom 2012 været et år med stor ubalance i økonomien. Underskud på kr. i Tidligere overførte underskud på kr. således at der i alt overføres kr. til Driftoptimeringer: Mødestrukturen revideres således at tidsforbruget på møder bringes på niveau med Teoretisk model for BTP% i Vejen Kommune. Der vurderes på tidsforbrug til disponator og vagtplanlægger. Der udarbejdes en ny grundplan, som tager udgangspunkt i 85% af normeringen på baggrund af BTP%. Grundplan iværksættes hurtigst muligt i forhold til at overholde varslingsbestemmelser. Arbejdet med optimering af processer i de enkelte Teams igennem Lean møder fortsættes og dette arbejde evalueres medio året. Der vurderes på antallet af bilruter og cykelruter. Der anskaffes primo året bil nr. 4, hermed nedbringes omfanget af kørselsgodtgørelse. Timeforbrug i forhold til BTP % følges på ugebasis indtil der er balance i økonomien. Der indføres månedsvise opfølgning på økonomien. Der evalueres på mødestruktur i MED-udvalget i 2. kvartal. Der evalueres på Lean møderne i 2. kvartal. Såfremt det er muligt at indføre flere cykelruter gennemføres dette efter passende varsel af medarbejderne. 4. At opnå bedre trivsel hos medarbejderne. 5. At udvikle det gode hverdagsliv og det gode måltid. Der har igennem 2013 været et højt sygefravær. Gennemsnit for hele året er 7,14 %. Trivselsundersøgelse fra 2013 viser en række forbedringsmuligheder På plejecenteret er der arbejdet med udvikling af aktiviteter. Der er stadig behov for at udvikle flere hverdagsaktiviteter. MED-udvalget og Arbejdsmiljøgruppen udarbejder en detaljeret opfølgning på trivselsundersøgelsen. Der planlægges udviklingsdag hvor vi arbejder med emnet trivsel og sundhedsfremme. Der laves udviklingsplan sammen med de enkelte teams for udvikling af flere hverdagsaktiviteter. Der laves udviklingsplan sammen de enkelte Der måles på sygefraværet månedsvis. Der følges op på trivselsfremmende og sundhedsfremme. Der gøres status i 3. kvartal i form af en optælling i to udvalgte uger. Der følges op med screening af 6

7 6. At kvalitetsstandarder for medicinhåndtering og dokumentation overholdes. Både på plejecenteret og hos de hjemmeboende er der behov for udvikling af det gode måltid. På Birkely er der stadig en del UTH ifm. medicinen. Og dokumentationen er ikke helt på plads. teams for udvikling af det gode måltid Der arbejdes i de enkelte teams med forbedring af arbejdsgange og samarbejde omkring medicingivningen. Der arbejdes i de enkelte teams og i samarbejde med områdets sygeplejersker med opfølgning på dokumentation. målgruppen de småtspisende. Kontrolvejning i 1. kvartal 2014, dokumenteres i Care. Der følges op på sygeplejerske møder og team møder. Der laves et internt kontrolbesøg i samarbejde med et andet område i Vejen Kommune eller kommunens egen kontrol. 7. At flest mulige beslutninger i hverdagen træffes i det enkelte team. Birkelys personale er pt. organiseret i grupper som nu er klar til en videreudvikling af samarbejdet. Det gøres tydeligt hvilke overordnede mål der er for arbejdet, således at medarbejderne i de enkelte teams kender retning og rammer for deres råderum. Samarbejdet i teams udvikles gennem øvelser med feedback. De enkelte teams skal evaluere på eget samarbejde ved alle lean/team møder. Der laves en samlet evaluering af teamarbejdet i 2.kvartal (se punkt 3). 4. Budgettet Budgettet for Ældrecenter Birkely udgør 20,696 mio. kr. Budgettets hovedposter fremgår af nedenstående tabel Ældrecenter Birkely Budget Levering af personlig og praktisk bistand 400 Personaleudgifter Materiale- og aktivitetsudgifter Tværgående arbejdsopgaver 000 Puljer m.v Personaleudgifter Materiale- og aktivitetsudgifter It, inventar og materiel Grunde, arealer og bygninger Ledelse og administration 400 Personaleudgifter Modtagekøkken Birkely 400 Personaleudgifter Materiale- og aktivitetsudgifter

8 093 Beboeres betaling for service Dagcenter Birkely 002 Generelle tilbud 400 Personaleudgifter Materiale- og aktivitetsudgifter 79 TOTAL Budgetforudsætninger: Institutionen er omfattet af lønsumsstyring. Institutionen er omfattet af overførselsadgang mellem budgetårene. Der henvises i øvrigt til de vedlagte bilag 1 og Kompetencer og ansvar Afdelingschefen indgår drifts- og udviklingsaftalen med lederen af daginstitutionen inden for rammerne af den politiske og administrative organisation. Institutionslederen har ansvaret for den daglige drift af institutionen såvel fagligt som økonomisk, administrativt og personalemæssigt. Drifts- og udviklingsaftalen får gyldighed ved borgmesterens og direktørens underskrift på forsiden. 6. Opfølgning på drifts- og udviklingsaftalen Institutionslederen har ansvar for, at der følges op på mål og økonomi i drifts- og udviklingsaftalen. Med mindre andet aftales lokalt skal institutionslederen som minimum fremsende en skriftlig redegørelse til afdelingschefen umiddelbart efter aftaleperiodens ophør. Redegørelsen skal indeholde en opfølgning på de mål, der er fastsat i aftalen. Redegørelsens præcise form fastlægges af den enkelte afdelingschef. Redegørelsen danner grundlag for den årlige opdatering af aftalen. 7. Bilag til aftalen Bilag 1: Lønsumsstyring Bilag 2: Overførselsadgang Bilag 3: Kompetencer Bilag 4: Øvrige administrative forhold 8