Velkommen til "Din virksomhed", som er information til vores kunder blandt mindre og mellemstore virksomheder. AF CHRISTIAN RINGHEIM, MARKEDSCHEF

Transkript

1 NOVEMBER 2003 INvirksomhed KUNDEBLAD FRA MICROSOFT DANMARK Microsoft Skru bare op for forventningerne til Velkommen til "Din virksomhed", som er information til vores kunder blandt mindre og mellemstore virksomheder. MICROSOFT OFFICE SMALL BUSINESS EDITION 2003 Den nye version af Microsoft Office 2003 er lanceret i en version specielt til mindre virksomheder og indeholder bl.a en spændende overbygning til Outlook - Business Contact Manager. Der skaber værdi for de af dine medarbejdere, der arbejder med salget og kunderne. Læs mere på side 4 MICROSOFT WINDOWS SMALL BUSINESS SERVER 2003 I oktober indtroducerede vi server produktet Windows Small Business Server, som er skræddersyet til mindre virksomheder. Produktet har som Office også en meget rig funktionalitet og leverer en komplet netværksløsning til virksomheder med helt op til 75 brugere. Læs mere på side 12. MICROSOFT BUSINESS SOLUTIONS C5 Microsoft Business Solutions C5 er Danmarks mest udbredte økonomisystem for mindre virksomheder og bliver fortsat udbygget med endnu mere funktionalitet. Læs om Struer Net og deres erfaringer med økonomisys temet C5 på side 7. AF CHRISTIAN RINGHEIM, MARKEDSCHEF Hos Microsoft har vi i år skærpet vores fokus på mindre og mellemstore virksomheder og har derfor indledt en række projekter, som er målrettet dine behov. Det er mit mål at informere regelmæssigt om disse initiativer i Din virksomhed og forhåbentlig give dig ny inspiration til, hvordan informationsteknologien kan bidrage til at styrke din forretning. IT-SIKKERHEDEN SKAL FORBEDRES! It-sikkerhed er et højaktuelt emne, som i øjeblikket diskuteres meget og som konstant skal ligge os alle på sinde. I moderne virksomheder, hvor vi åbner vores it-systemer mere og mere ud mod internettet, skal vi overveje, om systemerne er sikret mod udefrakommende trusler som vira og hackerangreb. Hos Microsoft påtager vi os en væsentlig del af dette ansvar. Vi arbejder målrettet på at optimere sikkerheden i produkterne og på at stille værktøjer til rådighed for vores kunder, som gør det så let som muligt at opdatere og sikre softwaren. Men du har også selv et ansvar som itbruger og beslutningstager: 1. Har du sikret dig, at en firewall beskytter dit it-system og dine data? 2. Har du et opdateret antivirussystem, som kan fange de vira, du måtte modtage via internettet og s? 3. Har du opdateret din software? I artiklen på side får du en række tips til, hvordan du med en meget lille indsats kan komme meget langt med it-sikkerheden. Hvis du ikke allerede i dag er helt sikker på dit eget it-system, så vil jeg opfordre dig til at bruge 10 minutter på at læse artiklen og følge de enkle anvisninger. HAR DIN VIRKSOMHED POTENTIALET TIL VÆKST, MEN MANGLER IT-LØSNINGEN? Det er mit indtryk, at der blandt mindre og mellemstore virksomheder er stor forskel på, hvordan it anvendes. Jeg er ikke et øjeblik i tvivl om, at mange virksomheder kan opnå markante konkurrencemæssige fordele ved at implementere den rigtige itløsning. Kan du f.eks. give medarbejdere mulighed for at arbejde hjemmefra? Giver du kunder, leverandører og samarbejdspartnere adgang til udvalgte informationer i dit itsystem? Kan dine sælgere, konsulenter eller montører i marken hente og indrapportere data i virksomhedens it-system? De virksomheder, der allerede har realiseret disse teknologiske muligheder, har samtidig skabt en helt anden oplevelse for medarbejdere og kunder, som ofte adskiller dem fra de øvrige virksomheder i branchen. I dette nummer af Din virksomhed vil vi gerne inspirere dig til at få realiseret den produktivitetsgevinst, der er ved at tage mere at den nye teknologi i anvendelse. Her kan du læse om flere spændende itløsninger hos en række driftige virksomheder, der har taget springet og optimeret deres arbejdsgange med den allernyeste teknologi fra Microsoft. Jeg mener, at Microsoft har tre meget stærke produkter, som giver mindre virksomheder det teknologiske afsæt til at realisere potentialet - Microsoft Business Solutions-C5, Microsoft Office Small Business Edition 2003 og Microsoft Windows Small Business Server Mulighederne er mange, og spørgsmålet er måske ikke så meget hvorfor, men i højere grad hvordan virksomheden konkret kommer igang og får mest mulig værdi ud af projektet. God læselyst.

2 indhold» MED DE TO NYE OFFICE 2003 APPLIKATIONER, INFOPATH OG ONENOTE, KAN VI INDSAMLE OG UDVEKSLE ALLE DE INFORMATIONER, DER SPILLER EN VIGTIG ROLLE I VORES INTERNATIONALE SAMARBEJDE«Direktør Kim Pedersen, Pettinaroli Din virksomhed kundeblad fra Microsoft Danmark Redaktion: Klaus Sejr Madsen (ansv.) kmadsen@microsoft.com Pernille Brandt: pbrandt@microsoft.com Design: Gramstrup Design Fotografer: Fotograf Morten Fauerby, forsiden, side 2 og side 18-19, nederst Fotograf Nils Finderup, side Smart brug af it hos Pettinaroli Microsoft Office Small Business Edition 2003 Microsoft Office Publisher 2003 Menuen står på integration og sikkerhed Struer Net forkæler kunderne elektronisk Forenklet samarbejde og håndtering med Office Outlook 2003 Microsoft Office Outlook 2003 med Business Contact Manager Sejren køres hjem på samarbejde Microsoft Windows Small Business Server Fleksibilitet og lavere driftsomkostninger Hver branche sin løsning Microsoft er Prima Microsoft Business Solutions C5 Forum Advokater Online netværk skaber vækst Beskyt din computer KFUM Spejderne Det digitale klubhus Tjek på licenserne Damgaards råd til nye iværksættere Tekst: GCI Mannov, Medialog Tryk: Saloprint Oplag: Udgives af: Microsoft Danmark Tuborg Boulevard Hellerup Tlf personer fra seks lande udgør det SMART-team, der fastlægger salgs- og produktudviklingsstrategien i Pettinaroli koncernen. Med de nye Microsoft Office 2003 værktøjer, InfoPath og OneNote, bliver det elektroniske samarbejde styrket. KUNDE PROFIL Pettinaroli koncernen er etableret i 1938 og har hovedkvarter i Norditalien. Virksomheden er i dag en af de ledende producenter i Europa af artikler til VVS-branchen. Disse eksporteres via otte regionalkontorer til 88 lande på samtlige kontinenter. SITUATION 10 nøglepersoner fra seks lande samarbejder internationalt om koncernens overordnede salgsstrategi og produktudvikling. En række arbejdsgrupper videreudvikler projekterne, som endelig færdiggøres til produktion af R&D afdelingen. En lang række informationer skal derfor indsamles på tværs af organisationen og være tilgængelige til viderebehandling for mange medarbejdere. LØSNING Microsoft Office 2003 med de tilhørende applikationer InfoPath til indsamling og behandling af informationer samt OneNote til elektronisk organisering af notater. Overvejer at indføre Tavle PC er til notattagning ved møder i arbejdsgrupperne. 2 DINvirksomhed November 2003

3 MICROSOFT OFFICE ONENOTE 2003 ER DET CENTRALE STED AT TAGE, SAMLE OG ORGANISERE MANGE FORSKELLIGE TYPER AF NOTATER. FÅ MERE INFORMATION PÅ Pettinaroli Smart brug af it hos Vi har fundet to værktøjer, der fører vores kulturer sammen i én elektronisk verden. Med de to nye Office 2003 applikationer, InfoPath og OneNote, kan vi indsamle og udveksle alle de informationer, der spiller en vigtig rolle i vores internationale samarbejde, siger direktør Kim Pedersen fra Pettinarolis regionalkontor i Danmark, der dækker det nordeuropæiske marked. Den italienske koncern fremstiller artikler til VVS-branchen og eksporterer disse til 88 lande på alle kontinenter. Koncernen har regionalkontorer i otte lande, og 10 personer fra seks af disse lande udgør det SMART-team (Senior MARketing Team), der lægger den langsigtede salgs- og produktudviklingsstrategi for hele koncernen. Gruppen definerer overordnede projekter og sender disse videre til en arbejdsgruppe, som går projektet igennem i detaljer, hvorefter det sendes tilbage til SMARTteamet til endelig godkendelse. Herefter færdiggør R&D afdelingen projektet til produktion. I denne proces skal en lang række informationer indsamles, udveksles og fastholdes, forklarer Kim Pedersen og fortsætter: Samtidig ønskede vi at reducere antallet af møder i SMART-teamet, da det er svært og tidskrævende at samle 10 travle personer regelmæssigt. INFOPATH SAMLER INFORMATIONSSTRØMMEN Man gik derfor på jagt efter et it-værktøj til at lette processen, og da regionalkontoret i Danmark fik til opgave at evaluere en betaversion af den nye Office 2003, lå løsningen ifølge Kim Pedersen lige for: Info- Path 2003, som er Microsofts nye værktøj til indsamling og håndtering af information. Med InfoPath kan vi arbejde effektivt sammen og dermed reducere behovet for at mødes. Det geniale ved programmet er, at det ikke kræver de store forkundskaber, og det er vigtigt i en international arbejdsgruppe, hvor it-kulturen varierer fra land til land. Pettinaroli vil anvende InfoPath til at skabe en række skabeloner for koncernens arbejdsprocesser. Herved får man et redskab, hvor informationerne nemt og hurtigt kan redigeres og distribueres af en række forskellige personer. Den store gevinst ligger ifølge Kim Pedersen i, at Pettinarolli forventer at kunne reducere sin time-to-market, altså tiden fra idé til færdigt produkt. ONENOTE STYRER NOTATERNE Arbejdet med at evaluere Office 2003 skabte også interesse for en anden stor nyhed, nemlig OneNote 2003, der er et elektronisk værktøj til at tage og administrere notater. Der bliver selvfølgelig skrevet referat fra vores møder, og disse vil fremover blive udformet i Info- Path. Til gengæld har vi alle haft vores personlige notatteknik, og alle disse informationer har hidtil været utilgængelige, måske endda uforståelige, for de øvrige personer, forklarer Kim Pedersen og fortsætter: Vores møder har et højt informationsflow, og selv med en meget struktureret notatteknik kan det være svært at organisere sine noter, så det giver mening for andre mennesker. Det skal OneNote nu råde bod på. OneNote kan nemlig mere end blot fastholde håndskreven dokumentation. Systemet kan bl.a. omorganisere noterne, flytte rundt på fragmenter, fremhæve passager og tilføje kommentarer. Når noterne er blevet struktureret, kan de så indgå som supplement til det officielle referat. Så alle de noter, der tidligere endte på små stykker papir i skraldespande kan med OneNote deles med andre. På den måde undgår Pettinaroli, at viden ender hos en person eller hos ingen personer overhovedet. Med OneNote kan man både bruge et tastatur og skrive med en elektronisk pen. Derfor står Tavle PC er højt på Kim Pedersens ønskeseddel. SPARER RESSOURCER MED MICROSOFT STRATEGI Hele Pettinaroli koncernen bruger elementer fra Office pakken, og Microsoft strategien er valgt, da man ser store fordele i integrationen mellem de forskellige applikationer, det ensartede brugerinterface og den store udbredelse af Microsofts filformater. Det betyder, at vi skal afsætte færre ressourcer til efteruddannelse og opgradering af medarbejderne, ligesom vi sparer tid i dokumentudvekslingen mellem regionalkontorerne og vores kunder, slutter Kim Pedersen. MICROSOFT OFFICE INFO- PATH 2003 KAN VÆRE MED TIL AT STRØMLINE PROCESSERNE FOR IND- SAMLING OG GENBRUG AF INFORMATIONER VED AT GIVE BRU- GERNE MULIGHED FOR AT SKABE, UDFYLDE OG GEMME DYNAMISKE FORMULARER TIL ET SYSTEM ELLER EN FORRETNINGSPROCES, DER ER FORBE- REDT PÅ XML. FÅ MERE INFORMATION PÅ November 2003 DINvirksomhed 3

4 MICROSOFT SEMINARER OG EVENTS Microsoft afholder løbende en række seminarer og events, der er relevante for vores kunder. På nedenstående websted kan man søge på seminarer, konferencer og udstillinger, der holdes eller støttes af Microsoft og tilmelde sig på WEBSITET C5 WEBFORUM Website C5 imødekommer slutbrugernes behov for hurtig og praktisk instruktion i C5. Sitet er et alternativ til den klassiske manual, som kan opleves tung i forhold til et enkelt konkret spørgsmål. På C5 WebForum får brugerne via en personligt tilpasset side vejledning og instruktion ved hjælp af en række letforståelige, korte og præcise, trin for trin anvisninger. C5 WebForum indeholder ligeledes et debatrum, hvor brugerne udveksler spørgsmål og svar og hvor en stigende mængde praktisk erfaring er samlet og tilgængelig for alle brugere. Gå ind på MICROSOFT OFFICE SMALL BUSINESS EDITION 2003 Microsoft har designet en ny pakke til mindre virksomheder som indeholder de nyeste versioner af følgende Microsoft Office 2003 programmer: Word, Excel, Outlook med Business Contact Manager, PowerPoint og Publisher. Ud over de mange nye muligheder i Publisher, Outlook og Business Contact Manager - der alle er omtalt andre steder i bladet - er der naturligvis også kommet nyheder i de enkelte Office-programmer. Fælles for alle programmer er de nye muligheder for at finde den hjælp, man har brug for: direkte adgang til Microsoft Office Online Assistance på webstedet Microsoft Office Online fra Opgaveruden i programmet. I Office 2003 programmerne Word, Excel og PowerPoint finder man en bred understøttelse af tavle-pc teknologien. Man kan tage noter og anmærkninger i de forskellige dokumenter og efterfølgende sende dem til kollegaer. MICROSOFT OFFICE POWER- POINT 2003 PowerPoint 2003 indeholder nye værktøjer, der kan hjælpe dig med at oprette, præsentere og samarbejde om præsentationer, der gør indtryk. Udvid din rækkevidde: Power- Point 2003 Pakke til cd gør det nemt at oprette filer, der skal bruges til at brænde en præsentation på en cd, som du kan udlevere til dine kunder. Præsentationen startes automatisk som et diasshow, når modtageren indsætter cd'en i cd-drevet. Lad flere personer få glæde af dit arbejde: En forbedret Power- Point Fremviser gør det muligt for personer, der ikke har PowerPoint installeret på computeren, at se dine præsentationer. En forfatter af en PowerPoint-præsentation kan vælge at gemme fremviseren på cd'en sammen med præsentationen, så modtageren kan bruge den. Brug multimedier til at fortælle din historie: Understøttelse af yderligere filtyper giver bedre muligheder for at afspille video på hele skærmen og bruge afspilning til at stoppe, starte eller spole tilbage eller til at finde bestemt indhold. PowerPoint understøtter nu filer i mange flere formater end tidligere. MICROSOFT OFFICE EXCEL 2003 Med Excel (regneark) kan du omdanne data til oplysninger ved hjælp af effektive værktøjer til analyse, kommunikation og deling af resultater. Tilpas funktionalitet med forbedrede i-mærker: I-mærkerne i Excel er blevet mere fleksible. Associer i-mærke handlinger med en bestemt sektion i et regneark, og sørg for, at den pågældende i- mærke handling kun vises, når musen føres hen over det associerede celleområde. MICROSOFT OFFICE WORD 2003 Word 2003, den seneste version af det bedst sælgende tekstbehandlingsprogram, indeholder nyskabelser, der er baseret på brugernes oplevelser og feedback, og gør det endnu nemmere at oprette imponerende dokumenter og arbejde sammen. Se kommentarer og korrekturer nemmere: Markeringsfunktionerne i Word 2003 er blevet forbedret, så kommentarerne er mere synlige, og du har nemmere ved at spore og flette ændringer og læse kommentarer. Læs på en mere behagelig måde: Den nye læselayoutvisning gør det nemmere at læse dokumenter. Visningen optimerer dokumentet til læsning på skærmen, teksten gøres større, linjerne kortere, og siderne passer nøjagtigt til skærmen. Og med Microsoft ClearType bliver det hele nemmere at læse. Hvis du i dag er bruger af Microsoft Ofice 97 eller Office 2000 er der mange flere nyheder end dem vi har nævnt. Læs mere på om Opgaveruder, i-mærker og andre spændende funktionaliteter der kan gøre det nemmere at være bruger af vores kontorprogrammer. 4 DINvirksomhed November 2003

5 BRUGERNES EGEN MICROSOFT-PORTAL Min Microsoft er portalen til dem, der bruger Microsofts produkter til daglig, hvad enten det er på arbejde eller i fritiden. Min Microsoft er opbygget på baggrund af de ønsker, Microsoft har modtaget fra brugerne gennem tiden. Portalen er opbygget, så man som bruger selv kan bestemme, hvad man vil se på sitet og kun modtager information om de Microsoft-produkter, der interesserer en. Der ligger allerede en række artikler om Office 2003, der hjælper brugerne med at komme godt i gang med denne nye version af Office. MICROSOFT BUSINESS SOLUTIONS NAVISION Microsoft Business Solutions Navision er økonomisystemet til den mindre virksomhed med mere avancerede behov. Navision vil fortsat blive udbygget med endnu mere funktionalitet. Læs mere på RING TIL MICROSOFT KUNDESERVICE PÅ TELEFON , HVIS DU ER I TVIVL OM, HVILKE PRO- GRAMMER FRA MICROSOFT DER PAS- SER TIL JERES BEHOV. SPØRGSMÅL TIL PRODUKTCHEF LONE LYTH: MICROSOFT OFFICE PUBLISHER 2003 Design og udgiv dine materialer med stil. Publisher 2003 er det program i Microsoft Office-familien, der gør det muligt at producere brochurer, magasiner og andre publikationer på et professionelt niveau. Publisher bygger som de øvrige Office-programmer på en kendt, gennemprøvet brugergrænseflade, der gør det enkelt at forstå og anvende, hvad enten man skal producere materialer til brug online eller på print. Publisher indeholder blandt andet en lang række skabeloner, der gør det helt enkelt at producere web-sites, nyhedsbreve, postkort, visitkort, labels til CD og meget mere. SAML ALLE DATA ÉT STED Hvis man jævnligt producerer materiale på grundlag af skiftende data, kan man samle al den nødvendige information og udskifte data fra det ene øjeblik til det næste ved at flette med de datakilder og lister, man vil anvende. På den måde slipper man for konstant at skulle samle tekst og billeder fra en lang række forskellige kilder manuelt, hver gang man skal producere en ny brochure. Det sparer tid og gør processen langt mere overskuelig. Og skal materialet udgives både som for eksempel og på print, kan Publisher også håndtere det, så resultatet bliver flot og korrekt første gang! PROFESSIONELT DESIGN FRA SKRIVEBORDET En lang række design skabeloner gør det enkelt at implementere en konsekvent design-linje med ensartet logo-, skrift- og layoutgengivelse, hvad enten man skal producere materiale til print eller web. Det sikrer, at virksomhedens udgivelser altid præsenterer sig ensartet og skaber umiddelbar genkendelse uden en ekstra arbejdsindsats. GENNEMPRØVET ADGANG TIL ALLE FUNKTIONER Publisher understøtter en lang række af de funktionaliteter, som de fleste brugere allerede kender og anvender i for eksempel Microsoft Word hvis sædvanlige formateringsfunktioner Publisher også anvender langt hen ad vejen. Det gør det let at arbejde med tekst og data, ligesom for eksempel data om linjeafstand og punktopsætning bevares på tværs af programmerne. På den måde er man sikker på, at det færdige produkt tager sig ud, som man havde tænkt sig det, uden nødvendigvis at skulle justere detaljer og sætte sig ind i specialfunktioner fra gang til gang. START OG DU ER I GANG! Når man åbner Publisher, præsenteres man for en forenklet Startmenu, der hurtigt leder brugeren til lige nøjagtig den opgavetype, der skal arbejdes med. På den måde får man direkte adgang til færdige skabeloner (som kan tilpasses i det omfang, man har lyst), publikationer til for eksempel web og print eller de helt grundlæggende designfunktioner, der gør det muligt at skabe sine egne skabeloner eller materialer fra bunden. Hør mere om mulighederne hos vores partnere eller besøg Hvorfor skulle en bruger i en mindre virksomhed, der har et tekstbehandlingsprogram til rådighed, have brug for et dtp-program som Publisher 2003? Det drejer sig grundlæggende om at bruge de rigtige værktøjer til en opgave. Tekstbehandlingsprogrammer er gode til at lave enkle, længere dokumenter, især hvis der er behov for at oprette en indholdsfortegnelse eller et indeks. Et tekstbehandlingsprogram er imidlertid ikke designet til at lave mere komplekse publikationer, som kræves til professionelt marketings- og kommunikationsmateriale Publisher 2003 giver dig præcis kontrol over placeringen af tekst med billeder og andre designelementer og er specielt udviklet til at automatisere sidelayoutopgaver ved at tilbyde publikationsspecifikke guider (nyhedsbreve, brochurer, postkort og kataloger), skabeloner og designvejledning. Derudover er det med Publisher muligt at lave publikationer, der kan trykkes til kommercielle formål. Er det nødvendigt at afinstallere tidligere versioner af Publisher for at kunne køre Publisher 2003? Nej. De forskellige versioner kan køre ved siden af hinanden. Under installationen af Publisher 2003 bliver du spurgt, om du ønsker at beholde den tidligere version. Du skal svare Ja, hvis du ønsker at beholde den tidligere version. Kan filer, der er oprettet i Publisher 2003, åbnes og redigeres i tidligere versioner af Publisher? Publisher 2003-filer kan kun åbnes og redigeres i Publisher 2002, hvis de har det samme filformat. Hvis du vil åbne og redigere Publisher 2003-filer i Publisher 2000, skal du vælge Gem som i menuen Filer. Vælg Publisher 2000-filer i boksen Filtype. Kan jeg bruge Publisher 2003 til at redigere filer med, som er oprettet i tidligere versioner af Publisher? Ja. Du kan bruge Publisher 2003 til at åbne, redigere og udgive filer med, som er oprettet i tidligere versioner af Publisher. November 2003 DINvirksomhed 5

6 menuen står på integration og sikkerhed Design i verdensklasse kræver ikke kun stærke kreative kræfter, men også et it-system, der kan understøtte hele processen fra tegnebord til salg i hele verden. For Menu A/S er opskriften på succes blevet en integreret løsning baseret på Exchange Server, Axapta og Office. KUNDE PROFIL Designvirksomheden Menu udvikler brugsdesign med rod i den skandinaviske designtradition. Produkterne markedsføres internationalt og har vundet mange fornemme designpriser. Menu har showroom og hovedsæde for sin design- og salgsafdeling samt administration ved Fredensborg Slot i Nordsjælland. Lige så strømlinet designlinien hos Menu er, ligeså broget et billede tegnede der sig tidligere af virksomhedens it-systemer. It-ansvarlig Lasse Schmidt kunne derfor forudse, at systemerne før eller siden ville komme til kort både mht. kapacitet, sikkerhed og struktur. Derfor tog Menu A/S i foråret 2003 det store spring og kastede sig over Microsoft Business Solutions-Axapta som virksomhedens styringsværktøj. Siden da har udviklingen taget fart, og med installationen af Microsoft Exchange Server var der ikke langt til beslutningen om en integreret Microsoftløsning, der snart også inkluderer Microsoft Office SITUATION Menu har gennem flere år vidst, at virksomhedens itsystem stod foran en fornyelse og forenkling. LØSNING Indførelse af Microsoft Business Solutions-Axapta som styringssystem samt Microsoft Exchange Server Er i gang med at indføre Microsoft Office Har indgået en OSL aftale (Open Subscription License) på 3 år. STØRRE SAMMENHÆNG OG SIKKERHED For Lasse Schmidt har skiftet betydet, at han kan glæde sig over at have fået styr på sikkerheden og over, at systemerne er integrerede. Hans håb er, at kollegerne får forenklet deres arbejdsgange via de mange indbyggede værktøjer. 6 DINvirksomhed November 2003

7 - For vores godt 40 medarbejdere er visionen, at der kommer større sammenhæng mellem programmerne, og at systemerne bliver nemmere at overskue, forklarer han og fortsætter: - For eksempel har vi med Exchange Server fået mulighed for at gå på webmail, når vi arbejder hjemme. Den nye version af webmail ligner den velkendte Outlook meget. Det gør den nem at bruge. Jeg oplever i det hele taget, at Outlook er meget nem at gå til man kan nå langt ved at bruge sin intuition og sunde fornuft. Integrationen mellem Outlook og Axapta, så man kan maile direkte herfra, er også en af de fordele, der ifølge Lasse Schmidt vil blive brugt flittigt. Sikkerhed og antivirussystemer har altid været væsentlige parametre for Menu og var bl.a. årsag til, at virksomheden i sin tid valgte en Lotus Notes løsning. - I dag er jeg overbevist om, at sikkerheden i Outlook er helt på plads med vores antivirussystem. Ja, antivirussen keder sig nærmest, for alle mistænkelige filer bliver sat i karantæne og filtreret fra, inden de når så langt, siger Lasse Schmidt, der benytter sig flittigt af muligheden for at filtrere bestemte fil-typer fra. FREMTIDSFANTASIER FOR SÆLGERNE For Menus sælgerkorps er det i dag en bærbar PC, der udgør livlinen til virksomhedens it-systemer. Lasse Schmidt ser for sig, at sælgerne i fremtiden vil benytte små PDA er, der kan bringes med ind i butikkerne uden at tage al opmærksomhed fra produkter og dialog. - Vi eksperimenterer allerede med forbindelse til Outlook via mobiltelefon for at samle erfaringer. På sigt håber jeg, at sælgerne også kan synkronisere data fra Axapta på en PDA f.eks. indlæse stregkoder og have online-adgang til nøgletal, fortæller Lasse Schmidt. LICENSAFTALE LETTER ARBEJDET Lasse Schmidt er selv blevet lettet for arbejde i den forstand, at der er indført automatisk installation af Office-pakken på brugernes maskiner. Samtidig er han fri for løbende at holde øje med antallet af anvendte softwarelicenser, da Menu har valgt at indgå en Open Subscription License med Microsoft. Det er en treårig aftale, der giver adgang til alle nye versioner af programmerne, mens antallet af licenser blot registreres én gang årligt. - Her og nu en dyrere løsning for os, så ledelsen skulle overbevises, forklarer Lasse Schmidt. Han er dog sikker på, at investeringen hurtigt er hjemme igen i form af en tidsbesparende gevinst hos personalet, der altid vil arbejde med de nyeste værktøjer. - Vores største udfordring er nu at blive dygtige til at bruge alle de muligheder, der ligger i de integrerede systemer. Sådan konkluderer en tilfreds it-ansvarlig, der ikke længere behøver at ligge søvnløs om natten på grund af trusler om virusangreb eller anarki på serveren. Menu har fået et it-system, der er lige så enkelt og funktionelt som virksomhedens egne populære produkter. Struer Net forkæler kunderne elektronisk Navnet Struer smager af Vestjylland, saltvand og forblæste marker. Måske ikke særlig oplagt at forbinde med begreber som internet, outsourcing og hostingløsninger. Ikke desto mindre har Struer Net på få år udviklet sig fra lokal hostingudbyder til landsdækkende leverandør af hosting- og internetforbindelser til tusinder af kunder fra familien Danmark til store, internationale koncerner. Nu er vestjyder jo kendte for at være knappe med ordene, og daglig leder Kasper Hansen behøver da også kun ét enkelt ord, når han skal fortælle om forretningsgrundlaget for Struer Net: Microsoft Business Solutions C5. Den lille, men målrettede virksomhed har nemlig valgt C5 baseret på SQL Server som økonomistyringssystem. Samtidig har Struer Net indført en meget omfattende integration af systemet med virksomhedens website, og det kommer både forretningen og kunderne til gode. OVERBLIK OG ONLINE SERVICE - Med C5 som økonomistyringssystem kan vi forkæle kunderne elektronisk. Samtidig har vi selv det totale overblik, ligesom vi sparer masser af ressourcer, forklarer Kasper Hansen. Struer Net har valgt at integrere C5 med et selvudviklet ordresystem, og det giver kunderne online adgang til at bestille, ændre eller opsige ordrer, se kontoudtog, ordne betalinger og meget mere. Hos Struer Net kan man til gengæld glæde sig over, at det der til tider kunne ligne et kaos af bilag, håndskrevne noter og indscannede dokumenter, i dag er afløst af elektronisk og automatisk sagsstyring. Alle oplysninger er dermed kun få klik væk og integreret i ét samlet system. Kundernes data kan nemlig overføres fra Struer Nets eget ordresystem til de forskellige moduler i C5 med et enkelt klik. Kasper Hansen tøver derfor ikke med at kalde C5-løsningen for meget vigtig for forretningen. For eksempel kunne Struer Net reducere bogholderiet med tre stillinger, da den manuelle ordrebehandling blev afløst af elektronisk administration. HOLDER HVAD MAN LOVER Struer Net har haft Shape IT som partner på projektet med indførelsen af C5 og SQL Server i foråret, og Kasper Hansen er overordentlig tilfreds med såvel løsningen som implementeringen, der kun tog en måned. Forud lå nemlig flere frustrerende måneder med indkøring af et konkurrerende produkt, der viste sig hverken at kunne leve op til det lovede med hensyn til performance eller installationstid. - Hvor det konkurrerende system var oversolgt, så har C5 og SQL Server vist sig at kunne meget mere, end vi var blevet lovet på forhånd, konkluderer Kasper Hansen. KUNDE PROFIL Struer Net A/S tilbyder skalérbare hostingløsninger for flere tusinde virksomheder, organisationer og private brugere. Virksomheden blev etableret i 1996 som en lokal hostingudbyder for webbureauer og lokale virksomheder. SITUATION Satser strategisk på at ekspandere og være førende hostingvirksomhed. En del af forretningsgrundlaget er derfor elektronisk servicering af kunderne samt automatisk sagsbehandling. LØSNING Selvudviklet ordrebehandlingsprogram, der er integreret med et nyt C5 økonomistyringssystem ved hjælp af en SQL Server som database for alle posteringer og data lagret i C5. November 2003 DINvirksomhed 7

8 FORENKLET SAMARBEJDE OG - HÅNDTERING MED OFFICE OUTLOOK 2003 Outlook er mest kendt som et velfungerende redskab til at håndtere s med, men i stadig flere organisationer og virksomheder benyttes programmet som et standardiseret knudepunkt, hvormed man kan organisere samarbejde, arrangere møder eller dele information og opgaver med hinanden. Microsoft Office Outlook 2003 er i endnu højere grad blevet et effektivt stykke værktøj, der binder virksomheden sammen på kryds og tværs. FOKUS PÅ BRUGERVENLIGHEDEN Mange taler i dag om mængden af s og hvordan man kan undgå at drukne i informationer. Information bevæger sig i dag med sådan en hastighed, at mange medarbejdere har svært ved at håndtere det hele. Outlook 2003 giver medarbejderne nye redskaber til at sortere i den daglige strøm. Med det nye design kan Outlook 2003 være med til at minimere daglige antal klik. Med den nye læserude, kan man typisk læse 70% af sin mail, uden at åbne og lukke den. Brugergrænsefladen er blevet betydeligt forbedret, hvilket også ses i navigationsfeltet, der er blevet langt mere overskueligt og lettere at anvende. NEM OG BEKVEM ORGANISERING Flere nye elementer i Outlook 2003 gør det nemmere at sortere og organisere sine s, blandt andet Søgemapper gør det muligt at gruppere s uden at skulle flytte eller kopiere dem først. Mapperne viser resultaterne af almindelige søgninger og giver links til aktuelle s, hvorved medarbejderne kan søge i deres s ud fra kriterier som emne, person, opgave eller andre søgekriterier. AUTOMATISK SORTERING AF JUNKMAIL Outlook 2003 giver medarbejderne mere kontrol over de mails, de modtager. Det nyeste Junk Filter, der er udviklet af Microsoft Research, kontrollerer indholdet i alle mails og afgør på baggrund af forekomsten af en række ord eller sætninger, om mailen skal frasorteres som junkmail eller ej. Mails fra mailadresser og domænenavne opført i brugerens adressebog som sikre vil dog aldrig blive behandlet som junkmail af Outlook 2003, uanset hvad mailen måtte indeholde. OPTIMERER SAMARBEJDET Outlook 2003 kan umiddelbart integreres med Microsoft Windows SharePoint Services. Det gør det lettere for individer, teams og organisationer at samarbejde, uanset hvor de enkelte deltagere befinder sig fysisk. Denne tætte integration og andre egenskaber ved programmerne under Office 2003 giver medarbejderne følgende fordele: Forum for fælles projekter: Et dokumentarbejdsområde på et Windows SharePoint Servicesite giver teamets medlemmer et sted, hvor de kan udveksle og dele filer. Medarbejderne kan nemt og hurtigt dele dokumenter, tildele opgaver og deadlines samt løbende vurdere og opdatere status for enkelte projekter. Med arbejdsområdet slipper man for problemer med at holde styr på forskellige versioner af et dokument eller for at holde sig konstant orienteret om de øvrige deltageres arbejde, når man udveksler dokumenter via . Forbedret mødeproduktivitet: Et mødearbejdsområde på et Windows SharePoint Service site giver mulighed for at oprette et sikkert, centralt website for al møderelateret kommunikation, fælles filer og øvrige data. Med et fælles mødearbejdsområde kan medarbejderne nemmere koordinere deres kalendere, distribuere materiale og opbevare notater og referater. Kalenderdeling og kontakt mellem teammedlemmer: Outlook 2003 gør det nemt for medarbejderne at dele deres kalendere med teammedlemmerne og at se flere kalendere samtidig. På den måde kan man for eksempel planlægge møder eller telekonferencer uden at skulle sende mails frem og tilbage først. VÆR PRODUKTIV UANSET NETVÆRKSFORBINDELSE Outlook 2003 omfatter nye elementer, som giver brugerne effektiv adgang til information, uden at de behøver bekymre sig om, hvorvidt deres netværksforbindelse er hurtig nok eller ej: Farvel til netværksproblemer: Cached Exchange Mode i Outlook 2003 indlæser alle nødvendige data om tilgængelige mails med det samme, hvorved medarbejderen i langt videre omfang end tidligere kan arbejde uforstyrret videre, selv om netværksforbindelsen bliver ustabil fra tid til anden. For at bruge Cached Exchange Mode kræves en forbindelse til Microsoft Exchange Server Øget driftssikkerhed: Intelligent Connectivity i Outlook 2003 gør systemet i stand til at være opmærksom på netværket og reagere hurtigere på lav hastighed eller upålidelige forbindelser. Sammen med Cached Exchange Mode sparer det medarbejderen for at skulle bekymre sig om netværkets pålidelighed. Fjernforbindelse: Medarbejdere kan få adgang til deres mailboks via en Exchange Server fra en hvilken som helst type internetforbindelse (Outlook Web Access), hvilket giver den samme nye funktionalitet og brugergrænseflade som Outlook Læs mere om Microsoft Outlook 2003 på 8 DINvirksomhed November 2003