TeamShare 3.0 Forbedringer til TeamShare Office

Transkript

1 TeamShare 3.0 Forbedringer til TeamShare Office Kære TeamShare bruger, I min løbende orientering om alle de nye ting der kommer i TeamShare 3.0, vil jeg her give en beskrivelse af de forbedringer vi laver i integrationen mellem TeamShare 3.0 og Office pakken. Denne del af informationen vil dække integrationen med Word, Excel og PowerPoint, samt TeamShare Agenten. Information om integrationen med Outlook kommer senere, da der sker rigtig meget der. Bemærk at alle informationer heri omhandler udviklingsversionen af TeamShare 3.0, hvorfor der er risiko for at det ændres frem til frigivelsen af TeamShare 3.0. Office 2003, 2007 eller 2010? Der har været en del forespørgsler om understøttelse af de forskellige Office versioner der er i udbredt brug hos TeamShare brugerne. Vil Office 2003 være understøttet? Hvad med Offie 2010? Og så videre. Lad os først slå fast at TeamShare 3.0 vil understøtte alle tre Office versioner 2003, 2007 og Der vil være enkelte ting man ikke kan udføre i Office 2003, af den simple grund, at de først blev tilføjet til Office pakken i version 2007 eller Disse ting vil i sagens natur ikke være være tilgængelige for brugere der benytter Flere data tilgængelige for redigering Med TeamShare 3.0 bliver der mulighed for at redigere mere data direkte fra Office programmerne. Specifikt bliver der tale om, at man kan arbejde med flg.: Dokument adresse (afsender, modtager) kan tilføjes dokumenter Kontakter kan oprettes og redigeres Rettigheder på dokumet og arbejdsområde kan ses og redigeres Deltager på arbejdsområde kan ses og redigeres Side 1 af 9

2 Figur 1. Dialog til at fremsøge og definere afsender, modtager og kopimodtager på dokumenter TeamShare Agenten TeamShare agenten er det program der ligger i nederste højre hjørne, og varetager kommunikationen mellem den enkelte bruger og TeamShare serveren. Højreklik menu Menuen har nu hurtig adgang til at starte TeamShare web. Derudover vil der under "Synkroniser" være nogle nye punkter til synkronisering af referencer og rettigheder. Figur 2. Popup menu på TeamShare agenten Side 2 af 9

3 Indstillinger Indstillingerne er blevet omarrangeret i logiske grupper, og der er kommet nye: Figur 3. TeamShare indstillinger Generelle indstillinger Sprog om popup informationer. Er der også i version Indstillinger for lokalt data: Har med den lokale kopin af data som der holdes lokalt på den enkelte brugers PC. Alle indstillinger er der også i version Office Indstillinger: Indstillinger specifikt for integrationen i Word, Excel og PowerPoint. "Vis TeamShare menuen på separat faneblad": Hvis afkrydset oprettes en "TeamShare" faneblad i Office værktøjslinjen, i stedet for, at TeamShare indlejrer sig sammen med standard værktøjsmenuerne. Dette gælder kun Office 2007 og Office "Forbered alle TeamShare dialogerne ": Når afkrydset vil TeamShare forberede TeamShare dialogerne allerde mens Office programmet starter. Det betyder at TeamShare er klar til brug med det samme, men Side 3 af 9

4 det betyder samtidig, at Office programmet tager længere tid at åbne. Da brugerne typisk åbner Word, Excel og PowerPoint mange gang eom dagen, er det anbefalet ikke at afkrydse denne. Outlook indstillinger Indstillinger specifik for integration i Outlook. Indstillingerne "Outlook bruger lokalt data", "Opdater Outlook" og "Tjek for nye mails" er de samme som i version "Automatisk tilføj nye arbejdsområder som synkroniseret": I TeamShare 3.0 vil det være muligt at vælge hvilke af arbejdsområderne i "Mine arbejdsområder" man ønsker synkroniseret til Outlook som mapper. Denne indstilling sætter om nye arbejdsområder skal være valgte eller ikke valgte som standard. Er de valgte oprettes de som mapper i Outlook, lige så snart de er tilgængelige på brugerens PC. "Forbered alle TeamShare dialogerne ": Når afkrydset vil TeamShare forberede TeamShare dialogerne allerde mens Office programmet starter. Det betyder at TeamShare er klar til brug med det samme, men det betyder samtidig, at Office programmet tager længere tid at åbne. Da brugerne typisk åbner Outlook om morgenen og holder den åben hele dagen, kan det være en fordel af sætte kryds i denne indstilling. System Denne popup giver adgang til at fjerne en brugers lokale indstillinger, samt sætte debug til/fra. Det er typisk noget som support har behov for, hvis der er problemer for den enkelte bruger. Popup hjælp For at gøre det lettere at forstå hvad indstillingerne betyder, er der nu hjælp til hver enkelt. Ved at holde musen over et felt, vises der et popup vindue, med informtion om, hvad indstillingen gør. Figur 4. Popup hjælp til indstillingerne System og Personlige indstillinger Hidtil har alle indstillinger der berør Office være anbragt på den enkelte maskine brugeren tilgå. I TeamShare 3.0 vil det være muligt at definere indstillingerne i en central fil, som så automatisk gælder alle brugere. Dermed kan man nemt opdatere brugernes indstillinger, uden at skulle distribuere en indstillingsfil, og uden risiko for, at den enkelte bruger ændrer på indstillingerne. Side 4 af 9

5 Derudover arbejdes der på, at lave en muliged for, at enkelte brugere har mulighed for at have en anden indstilling end den centrale, og hvis flere brugere der deler en maskine, fx brugere på en Citrix server, kan have forskellige indstillinger. Disse ting er dog stadig på tegnebrændtet, og det er endnu for tidligt at garantere at de kommer med i den endelige version. Nyt i Word Det er primært i Word, at de nye Office ting er tilføjet. Målet med integrationen er, at gøre arbejdet med adresser og store dokumenter nemmere. Vis TeamShare værktøjslinje separat i 2007/2010 Det er nu muligt at indstille TeamShare til at samle alle de TeamShare relevante menuer i et særskilt faneblad i Office 2007/2010. Dette faneblad vil være nummer 2 i række, lige efter "Home" fanebladet. Ønsker man dette, skal man i TeamShare agenten sætte kryds i indstillingen "Vis TeamShare menuen på separat faneblad". Figur 5. TeamShare menu som seperat faneblad i Office 2007/2010 Brevflet med kilde i TeamShare I den nuværende version af TeamShare, er det kun muligt at lave en flettekilde ud fra de kontaktpersoner der allerede er sat som modtagere på et dokument. I TeamShare 3.0 gøres brevfletning meget mere fleksibelt. Man kan nu, ud over at brevflette med definerede modtagere, vælge en flettekilde i TeamShare. Det kan fx være et Excel ark eller et Word dokument med adresser, som man kan vælge at flette til dynamisk dvs at flettekilden altid afspejler kildens indhold, eller flette til statisk dvs at der tages en kopi af flettekilden, så denne ikke ændrer sig i relation til det dokument man skriver. Derudover overvejes der en mulighed for at opbygge en felttekilde dirkete i Word, ved at fremsøge kontakter fra TeamShare's adressebog, som så tilføjes til en liste. Denne del er det dog stadig usikkert om kommer med. Side 5 af 9

6 Figur 6. Mulighed for at vælge flettekilde fra TeamShare Indsæt adresse Nogle gange har man hurtigt behov for at indsætte navn og/eller adresse fra en kontaktperson direkte i et dokument man arbejder med, uden at der nødvendigvis skal være opsat flettefelter etc. I TeamShare 3.0 er der nu kommet en nem måde at gøre dette, ved at man direkte i Word kan søge efter en kontakt i TeamShare's adressekartotek. Figur 7. TeamShare menu som seperat faneblad i Office 2007/2010 Udover at kunne fremsøge en kontakt, kan man vælge eksisterende og definere nye formatteringer af kontakten, dvs skal man indsætte kun navn, adresse, telefon, eller flere dele. Der er mulighed for at definere system formatteringer som alle brugere deler, og for at den enkelte bruger definerer og gemmer egne, private formatteringer. Side 6 af 9

7 Figur 8. Dialog til at indsætte kontakt informationer i Word dokument Indsæt dokument fra TeamShare Når flere brugere arbejder på større dokumenter, kan man med fordel opdele arbejdet i selvstændige dokumenter, fx hvert kapitel eller bilag for sig. Når dokumentet så er færdigt, skal alle delene samles til et stort dokument. Med TeamShare 3.0 kan man nu vælge at indsætte et dokument der ligger i TeamShare, på samme vis, som standard Word tillader indsættelse af dokument fra egen disk, eller fra netværk. Figur 9. Indsæte et Word dokument fra TeamShare i et andet Side 7 af 9

8 Nyt i Excel Vis TeamShare værktøjslinje separat i 2007/2010 Det er nu muligt at indstille TeamShare til at samle alle de TeamShare relevante menuer i et særskilt faneblad i Office 2007/2010. Dette faneblad vil være nummer 2 i række, lige efter "Home" fanebladet. Ønsker man dette, skal man i TeamShare agenten sætte kryds i indstillingen "Vis TeamShare menuen på separat faneblad". Figur 10. TeamShare menu som seperat faneblad i Office 2007/2010 Nyt i PowerPoint Vis TeamShare værktøjslinje separat i 2007/2010 Det er nu muligt at indstille TeamShare til at samle alle de TeamShare relevante menuer i et særskilt faneblade i Office 2007/2010. Dette faneblad vil være nummer 2 i række, lige efter "Home" fanebladet. Ønsker man dette, skal man i TeamShare agenten sætte kryds i indstillingen "Vis TeamShare menuen på separat faneblad". Figur 11. TeamShare menu som seperat faneblad i Office 2007/2010 Andre Office programmer Ud over de tre hovedprogrammer i Office, overvejer vi at tilføre integration til andre af Office programmerne. Det er især tre af programmerne der overvejes: Visio Side 8 af 9

9 Project InfoPath Muligheden for integration, samt omfanget af arbejde for at få disse produkter integreret, overvejes stadig. Jeg hører gerne fra jer, om der er behov for ekstra intgegrationer, og om det er de rigtige vi ser på. Mere information Næste gang vil jeg tage fortsætte med Office integrationen, og informere om alle de nye ting der kommer i Outlook integrationen. I er indtil da altid velkomne til at kontakte mig med spørgsmål, kommentarer og idéer. Med venlig hilsen Thomas Bargholz TeamShare Produktansvarlig E mail thomas.bargholz@lector.dk Side 9 af 9