Embedslægevæsenet Årsrapport 2003

Transkript

1 ÅRSRAPPORT 2003

2

3 Embedslægevæsenet Årsrapport 2003

4 Embedslægevæsenet Årsrapport 2003 Redaktion Embedslægevæsenets Årsrapportgruppe og Sekretariatet i Sundhedsstyrelsen Sundhedsstyrelsen Islands Brygge 67 Postboks København S Sprog: Dansk URL: Version: 1,0 Versionsdato: Elektronisk ISBN: Format: pdf Pris: 0, dog betales ekspeditionsgebyr Udgivet af: Sundhedsstyrelsen, april

5 Forord For Embedslægevæsenet har 2003 været et år præget af fortsat forandring - organisatorisk med implementeringen af den regionale struktur, der blev besluttet og forberedt i 2002 og trådte i kraft ved indgangen til 2003, og styringsmæssigt med indførelse af kontraktstyring i væsenet. Størst betydning for det daglige arbejde i Embedslægevæsenets institutioner har regionaliseringen i fire samarbejdsregioner med hver sin ledende embedslæge haft. Ny ledelsesstruktur og nye samarbejdsformer i væsenet - i nær tilknytning til et stadigt tættere samarbejde mellem Embedslægevæsenet og Sundhedsstyrelsen - har krævet stor omstillingsparathed hos alle involverede parter. Med det formål at styrke grundlaget for prioritering, effektiv ressourceanvendelse og faglig udvikling er der som et nyt element fra og med 2003 indgået en kontraktstyringsaftale mellem de fire embedslægeregioner og Sundhedsstyrelsen. Denne kontraktstyringsaftale udgør grundlaget for målrapporteringen i årsrapporten. Årets faglige resultater vurderes samlet set som tilfredsstillende, i betragtning af at alle opgaver er blevet løst på et fagligt tilfredsstillende niveau. Ikke alle opgaver er løst så hurtigt som opstillet i de meget ambitiøse resultatkrav i denne første kontraktstyringsaftale, blandt andet som en følge af at mange ressourcer er gået til organisationsudviklingen og implementering af ny informationsteknologi. Forventningen er, at de forandringer, som Embedslægevæsenet har gennemgået i 2003, har styrket grundlaget for at nå et højt service- og kvalitetsniveau i opgavevaretagelsen også i de kommende år. 3

6 Indhold 1 Beretning Præsentation af Embedslægevæsenet Årets finansielle og faglige resultater Forventninger til Oversigt over hovedkonti 7 2 Målrapportering Oversigt over målopfyldelsen Udvalgte mål og resultatkrav 11 Resultatmål Tilsyns- og klagesager 11 Resultatmål Beredskab 12 Resultatmål Miljø og hygiejne Ikke-opfyldte resultatkrav 14 Perspektiv: Ressourcer 14 Perspektiv: Processer 14 Perspektiv: Resultater 15 Generelt om sagsbehandlingstider 17 3 Regnskab Driftsregnskab Bevillingsafregning og akkumuleret resultat Tilskudsfinansierede aktiviteter Personale 20 4 Påtegning 22 Bilag: Bilag 1. Oversigt over Embedslægevæsenets opfyldelse af resultatkrav fordelt på resultatmål i 2003 Bilag 2. Beskrivende statistik vedr. udvalgte aktiviteter i Embedslægevæsenet i

7 1 Beretning 1.1 Præsentation af Embedslægevæsenet Embedslægevæsenet er en decentral, statslig myndighed under Indenrigs- og Sundhedsministeriet med eget lovgrundlag 1. Embedslægevæsenets mission og vision er angivet i kontraktstyringsaftalen for 2003 mellem de fire embedslægeregioner og Sundhedsstyrelsen: Missionen er at bidrage til at sikre og højne befolkningens sundhedstilstand ved at følge sundhedsforholdene lokalt, påse, at sundhedslovgivningen overholdes, samt henlede myndighedernes opmærksomhed på mangler ved de sundhedsmæssige foranstaltninger og fremkomme med forslag til forbedringer. Embedslægevæsenet skal tillige yde rådgivning og bistand til statslige, amtslige og kommunale myndigheder på en ensartet og effektiv måde. Visionen er, at Embedslægevæsenet synligt og troværdigt arbejder for den lokale gennemførelse af centralt udmeldte planer og vedtagne love på sundhedsområdet, idet der sikres høj kvalitet i udførelsen. Embedslægeinstitutionernes hovedopgaver falder inden for følgende kategorier: Tilsyn og klagesager o Tilsyn på Sundhedsstyrelsens vegne med sundhedspersonalet i deres amt o Forberedelse af klagesager over sundhedspersoner på vegne af Sundhedsvæsenets Patientklagenævn o Tilsyn med de sundhedsmæssige forhold på kommunale plejehjem Forebyggelse o Samfundsmedicinsk bistand til sundheds- og miljømyndigheder o Forebyggende indsats over for udbredelse af smitsomme sygdomme Retsmedicin o Bistand til politiet og retsvæsenet i sager, hvor der kræves lægelig sagkundskab Der er en embedslægeinstitution i hvert af landets 13 amter samt herudover en fælles embedslægeinstitution for Københavns og Frederiksberg Kommuner, én for Bornholms Regionskommune samt én på Færøerne (Landslægen). De 16 embedslægeinstitutioner hører fagligt under Sundhedsstyrelsen, som tillige varetager overordnede driftsopgaver for Embedslægevæsenet efter delegeret kompetence fra Indenrigs- og Sundhedsministeriet. Siden 1. januar 2003 har embedslægeinstitutionerne samarbejdet i fire regioner under ledelse af hver deres ledende embedslæge 2. Af tabel 1 nedenfor fremgår andelen af det samlede forbrug (årets finansielle bruttoresultat) til løn og øvrig drift i 2003 fordelt på de fire embedslægeregioner, embedslægeinstitutionen for Færøerne og ansatte i Sundhedsstyrelsens sekretariat m.v., som løser opgaver for embedslægerne. Det samlede forbrug til løn var på 49,8 mio. kr., mens forbruget til øvrig drift var på 16,8 mio. kr. 1 Lov om embedslægeinstitutioner m.v., jf. Lovbekendtgørelse nr. 805 af 13. september 2001, udmøntet i Bekendtgørelse om embedslægeinstitutionernes virksomhed, Bekendtgørelse nr af 13. december Embedslægeinstitutionen på Færøerne har eget regelgrundlag og indgår ikke i en samarbejdsregion, men er associeret til Region IV, Storkøbenhavn og Bornholm. 5

8 Tabel 1. Embedslægevæsenets finansielle resultat 2003, fordelt på embedslægeregioner m.v. Embedslægeregioner m.v. Areal km 2 Befolkningstal per Resultat, løn, mio. kr. Andel af samlet forbrug til løn Resultat, øvrig drift, mio. kr. Andel af samlet forbrug til øvrig drift Region I, Jylland Nord ,2 26,6% 4,82 28,6% Region II, Jylland Syd og Fyn ,9 21,8% 2,64 16,4% Region III, Sjælland og Lolland-Falster Region IV, Storkøbenhavn og Bornholm ,5 23,1% 3,07 18,1% ,6 23,2% 2,92 17,2% Færøerne ,9 1,9% 0,19 1,1% Centralt ansatte 1,7 3,4% 3,16 18,6% I alt ,8 100,0% 16,8 100,0% 1.2 Årets finansielle og faglige resultater Tabel 2. Embedslægevæsenets finansielle resultat Mio. kr., årets priser Indtægter 0,4 Udgifter 67,3 Resultat, brutto 66,9 Bevilling (nettotal) inkl. TB 67,2 Resultat, netto 0,3 Overskud til videreførelse 16,0 Årets finansielle bruttoresultat er på 66,9 mio. kr., som fås, når forbruget til løn på 49,8 mio. kr. og forbruget til øvrig drift på 16,8 mio. kr. tillægges underskuddet på 0,3 mio. kr. fra andre tilskudsfinansierede aktiviteter. Nettoresultatet er et overskud på 0,3 mio. kr., hvor der var budgetteret med et underskud på 2 mio. kr. Det har imidlertid ikke været muligt at genbesætte en række stillinger i embedslægeregion 1, da der ikke har været kvalificerede ansøgere til stillingerne. I alt videreføres 16,0 mio. kr. Opsparingen vil bidrage til at finansiere den fortsatte organisatoriske omstilling og udvikling af Embedslægevæsenet, der understøtter opretholdelse, udbygning og forbedring af kvalitets- og serviceniveauet over for myndigheder og borgere. Årets faglige resultater skal vurderes i forhold til kontraktstyringsaftalen for Embedslægevæsenet, som er endeligt indgået mellem de fire embedslægeregioner og Sundhedsstyrelsen i oktober Kontraktstyringsaftalen indeholder en række resultatmål, der er udmøntet i 44 resultatkrav kategoriseret inden for perspektiverne: Ressourcer, processer og resultater 3. 3 Kontrakten er opstillet som et modificeret balanced scorecard opdelt i fire perspektiver: Strategi & ledelse, ressourcer, processer og ledelse. Denne balancerede styring har til formål at sikre en synliggørelse af alle de hovedområder, som bidrager til kvalitet og effektivitet i Embedslægevæsenets opgavevaretagelse. De fire perspektiver er opdelt i 24 resultatmål, som igen er udmøntet i de nævnte 44 resultatkrav og 13 initiativmål. Under perspektivet strategi & ledelse er ikke formuleret resultatkrav, men to initiativmål, som først skal nås i

9 Inden for ressourceperspektivet, der omfatter organisationsudviklingen i Embedslægevæsenet, er størstedelen af de opstillede resultatkrav indfriet. Dette gælder ikke for procesperspektivet, der har haft til formål at understøtte arbejdsgange m.v. Imidlertid kan den manglende målopfyldelse under dette perspektiv henføres til eksterne forhold, som Embedslægevæsenet ikke selv har haft indflydelse på. Dette uddybes i afsnit 2.1. og 2.3. nedenfor. Hvad angår Embedslægevæsenets betjening af myndigheder og borgere (resultatperspektivet) i 2003, er målene blevet nået på centrale indsatsområder så som gennemførelse af plejehjemstilsyn, etablering af et landsdækkende beredskab samt rådgivning om nye sundhedsrisici på miljøområdet. På de øvrige områder er samtlige opgaver blevet løst, og på et fagligt godt niveau, men ikke altid så hurtigt som forudsat i de meget ambitiøse resultatkrav. 1.3 Forventninger til 2004 Organisatorisk set har der i Embedslægevæsenet og på tværs af Embedslægevæsenet og Sundhedsstyrelsen fundet en integration sted af faglig såvel som økonomisk-administrativ karakter i Disse parallelle processer vil inden for de gældende lovgivningsmæssige og bevillingsretlige rammer fortsætte i 2004, idet processen vil være drevet frem af bl.a. spørgsmålet om, hvor opgaverne løses bedst og mest ressourceeffektivt. Fagligt set er samarbejdet i 2003 intensiveret i den enkelte region, i de faglige kontaktfora og i regi af Sundhedsstyrelsens chefgruppe og projektforum, hvor de ledende embedslæger er optaget i Udvikling af fælles strategier for Embedslægevæsenet og Sundhedsstyrelsen for bl.a. forebyggelse, tilsyn og beredskab er indledt. Kontraktstyringsaftalen for 2003 opstiller, ud over de resultatkrav, der skulle være indfriet i løbet af 2003, et antal såkaldte initiativmål, der har et mere fremadrettet perspektiv og angiver nogle faglige og organisatoriske pejlemærker for Embedslægevæsenets virksomhed i De 13 initiativmål i kontrakten angår perspektiverne: Strategi & ledelse, ressourcer samt processer, mens der for resultatperspektivets vedkommende opstilles nye resultatkrav i kontraktstyringsaftalen for Af initiativmålene fremgår, at Embedslægevæsenet vil fortsætte den igangværende organisationsudvikling via bl.a. forankring af væsenets mission og vision blandt medarbejderne, systematisk kvalitetsudvikling af opgavevaretagelsen i væsenet samt formulering af personalepolitik. Økonomisk set forventer Embedslægevæsenet at foretage en moderat, men nødvendig, tilpasning, i overensstemmelse med de faldende bevillingsrammer i årene fremover. 1.4 Oversigt over hovedkonti Årsrapporten aflægges for hovedkonto Embedslægerne m.v. 7

10 2 Målrapportering I det følgende redegøres først for den samlede målopfyldelse i forhold til kontraktstyringsaftalens resultatkrav, hvorefter centrale udvalgte mål samt ikke-opfyldte mål uddybes. 2.1 Oversigt over målopfyldelsen Som nævnt er 2003 det første år med kontraktstyring i Embedslægevæsenet. Kontraktstyringsaftalen for 2003 opstiller dels en række interne mål vedrørende ressourcer og processer, dels udadrettede mål for sagsbehandlingstider. Alle resultatkravene vægter lige i opgørelsen, idet der ikke ved kontraktindgåelsen blev opstillet en differentieret målopfyldelsesoversigt. Dermed tæller et internt procesmål lige så meget i målopfyldelsesopgørelsen som et udadrettet resultatmål, selv om sidstnævnte har den klart største betydning for de myndigheder og borgere, som Embedslægevæsenet betjener. Dette forventes ændret i den næste resultatkontrakt for Embedslægevæsenet, så resultatmålene, der er i fokus for opgavevaretagelsen, også tillægges den største vægt i målrapporteringen. Ud af de 44 opstillede resultatkrav i kontraktstyringsaftalen for 2003 blev 30 opfyldt, idet delvist opfyldte resultatkrav tælles som ikke-opfyldte. En detaljeret status over opfyldelsen af samtlige resultatkrav fremgår af bilag 1. Af tabel 3 nedenfor fremgår, at den samlede målopfyldelsesgrad, når de 30 opfyldte krav ses i forhold til alle opstillede resultatkrav, kan opgøres til 68 %. Denne målopfyldelsesgrad på 68 % kan isoleret set ikke anses som tilfredsstillende. Den manglende målopfyldelse for syv resultatkravs vedkommende kan imidlertid siges at være eksternt betinget, idet årsagen til, at resultatkravene ikke kunne opfyldes, kan henføres til eksterne forhold uden for Embedslægevæsenets egen indsats (uddybes under afsnit 2. Målrapportering og fremgår af bilag 1). Ses der bort fra disse syv resultatkrav, opnås en målopfyldelsesgrad på 81%. Derudover har det været nødvendigt at omprioritere en række indsatsmål under hensyntagen til, at det ikke har været muligt at genbesætte et antal ledige stillinger, da der ikke fandtes kvalificerede ansøgere. Der er således ikke gennemført medarbejderudviklingssamtaler med alt personale i embedslægeregion 1, hvor personalemangelen - og dermed arbejdspresset - var størst, ligesom man i denne region på grund af prioritering af andre og mere akutte opgaver ikke har kunnet overholde de opstillede sagsbehandlingstider, fx på klagesagsområdet. Henset til disse forhold vurderes målopfyldelsen, efter omstændighederne, at være tilfredsstillende. Årets erfaringer viser, at det vil være et fremskridt med mere målbare målsætninger, samt at målsætningerne i højere grad skal være rettet på væsenets produkter (dvs. ikke være eksternt betingede ), og især på de brugerrettede områder. I denne vurdering indgår overvejelser om, at kontrakten har fungeret som platform for målstyring og opfølgning på indsatsområder, at den er den første af sin slags i Embedslægevæsenet, at den blev endeligt indgået sent på året, og at det har vist sig svært at vurdere ambitionsniveauet for de mange resultatkrav i forhold til den nødvendige ressourceindsats. Dette gælder især de opstillede resultatkrav til sagsbehandlingstider, hvilket uddybes nedenfor under afsnit 2.3. Opfyldelsen af resultatkravene i kontraktstyringsaftalen for 2003 fremgår af nedenstående tabel 3, hvor resultatkravene er fordelt på resultatmål og kategoriseret i forhold til kontraktens perspektiver. 8

11 Tabel 3. Afrapportering af resultatkrav i forhold til kontraktstyringsaftalen Perspektiv Resultatmål 1) Antal resultatkrav Antal opfyldte krav Antal ikke-opfyldte krav (eksternt betinget manglende målopfyldelse angivet i parentes) Målopfyldelsesgrad, alle resultatkrav Målopfyldelsesgrad uden eksternt betinget manglende målopfyldelse Ressourcer Organisation, ledelse Systematisk kvalitetsudvikling Personalepolitik Processer Indkøbspolitik P4-database 3 0 (3) Sundhedsovervågningsprogram (ESOP) Journalsystem (ESDH) 3 0 (3) Tids-/opgaveregistrering Resultater Tilsyns- og klagesager - vedr. sundhedspersonale (1) vedr. plejehjemstilsyn Sundhedsovervågning, planlægning og forebyggelse Beredskab Sundheds- og socialvæsen, misbrug Miljø og hygiejne Smitsomme sygdomme, udbrudsparathed, rådgivning af kommunale sundhedstjenester Retsmedicin I alt ) 81 4) 1) Af de 24 resultatmål i kontraktstyringsaftalen er der knyttet resultatkrav til de 15, mens de øvrige målområder udelukkende er udmøntet i initiativmål. 2) Med eksternt betinget menes, at manglende opfyldelse af resultatkravet udelukkende kan henføres til forhold, der ligger uden for Embedslægevæsenets virksomhed, og som Embedslægevæsenet ikke ved egen indsats har kunnet påvirke. 3) 30 ud af 44 resultatkrav. 4) 30 ud af 37 resultatkrav (dvs. 44 krav minus de 7 krav, hvis manglende målopfyldelse er eksternt betinget). Målopfyldelsen er ligeledes opgjort i forhold til finanslovens hovedformål, hvilket fremgår af tabel 4 nedenfor 4. Fordelingen af resultatkrav og målopfyldelsesgraden sammenholdt med hovedformålene i virksomhedsoversigten på finansloven formidler en indsigt i, i hvor høj grad de enkelte hovedformål er gjort til genstand for formaliseret mål- og resultatstyring. Tabellen kan derimod ikke tolkes som grundlag for en prissættelse af resultatkravene, idet disse i kontrakten kun repræsenterer et udvalg af de samlede aktiviteter i Embedslægevæsenet. 4 Kategoriseringen af resultatkrav i forhold til finanslovens hovedformål fremgår af bilag 1. 9

12 Tabel 4. Fordeling af udgifter og resultatkrav på virksomhedsoversigtens hovedformål Hovedformål 5 Udgifter, mio. kr. Andel af samlede Antal resultatkrav Antal opfyldte krav Antal ikkeopfyldte Målopfyldelsesgrad udgifter krav 1. Generelle sundhedsspørgsmål 10,3 15,2% (retsmedicin) 3. Forebyggelse 16,6 24,6% Sundhedspersonale (klage- og 19,5 28,9% tilsynssager samt plejehjemstilsyn) 8. Hjælpefunktioner 14,1 20,9% Generel ledelse og administration 6,9 10,3% Total 67,3* 100%* *) Pga. afrunding til én decimal giver summen af de ovenstående tal ikke helt nøjagtigt 67,3 mio. kr. hhv. 100%. Udgiftsfordelingen er, for så vidt angår lønudgifter, baseret på en tidsregistrering blandt medarbejderne i Embedslægevæsenet gennemført i november-december Den relativt høje andel af de samlede udgifter, der går til hjælpefunktioner, er en tilsyneladende markant stigning i forhold til tidligere års opgørelser (fremgår af finanslovens virksomhedsoversigt). For lønanvendelsens vedkommende er stigningen dog udtryk for en ændret tidsregistreringspraksis i 2003, hvor sekretærerne registrerer mere tid under hovedformålene hjælpefunktioner samt generel ledelse og administration, end de har gjort tidligere. Eksempelvis er sekretærers journaliseringsarbejde registreret særskilt og fremgår dermed under kategorien hjælpefunktioner, hvor journaliseringsarbejdet de foregående år har været tilstræbt registreret under de faglige hovedformål. Hensigten med ændringen af praksis har været at opnå et mere reelt billede af tidsanvendelsen på sekretærernes arbejdsområder, og dermed bedre kunne anvende registreringen som ledelsesværktøj. Den høje ressourceandel til hjælpefunktioner og generel ledelse og administration må også ses i lyset af den nuværende geografiske struktur i Embedslægevæsenet, hvor en række administrative opgaver administreres hver for sig og parallelt på 15 6 forskellige lokaliteter, samt Embedslægevæsenets opgaveportefølje med relativt mange små sager, som ikke kræver meget fagligt arbejde, men forbruger den samme tid anvendt på poståbning, journalisering, arkivering og postafsendelse som større sager. Der er en forventning om, at ressourceandelen til hjælpefunktioner vil falde i 2004, som følge af at embedslægerne selv journaliserer udgående post i det nye elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem, og denne tidsanvendelse nødvendigvis må registreres under faglige hovedformål. Tabel 4 viser, at målopfyldelsesgraden har været høj under de faglige hovedformål generelle sundhedsspørgsmål, der omfatter embedslægernes retsmedicinske opgaver, og forebyggelse. Målopfyldelsen under hovedformålet sundhedspersonale, der ud over klage- og tilsynssager vedrørende sundhedspersonale indbefatter plejehjemstilsyn, har derimod været lav, idet syv resultatkrav ud af 13 ikke er indfriet. Hertil skal dog bemærkes, at fire ud af disse syv ikkeopfyldte resultatkrav ikke har kunnet opfyldes på grund af eksterne faktorer i form af en forsinket leverance af det elektroniske sundhedsovervågningsprogram P4 (kontraktmål 3.4.4). Det skal endvidere bemærkes, at den manglende målopfyldelse i øvrigt primært skal henføres til mang- 5 Nummereringen af hovedformålene følger finanslovens virksomhedsoversigt. 6 Der er 16 embedslægeinstitutioner, men embedslægeinstitutionen for Københavns Amt og embedslægeinstitutionen for Københavns og Frederiksberg Kommuner er samlokaliseret. 10

13 lende opfyldelse af sagsbehandlingstider, og at målopfyldelsen, hvad angår gennemførelsen af plejehjemstilsyn, har været 100 %. 2.2 Udvalgte mål og resultatkrav Nedenfor redegøres for tre indsatsområder, der i 2003 på central vis har understøttet Embedslægevæsenets mission om at sikre og højne befolkningens sundhedstilstand gennem udøvelse af tilsyn, overvågning og rådgivning. Resultatmål Tilsyns- og klagesager (Finanslovshovedformål 7. Sundhedspersonale) Resultatkrav 27: På ældreområdet gennemføres ét uvarslet tilsynsbesøg på alle regionens plejehjem i hvert kalenderår i henhold til Sundhedsstyrelsens retningslinier. Resultatkrav 29: Der gennemføres tilsyn i alle enheder i Resultatkravene vedrørende gennemførelsen af plejehjemstilsyn er opfyldt. Embedslægerne har nu for anden gang gennemført det årlige tilsyn med de sundhedsmæssige forhold på plejehjem og i plejeboliger. Ved de uvarslede besøg har embedslægerne - i lighed med 2002 bl.a. vurderet, om personalet i fornødent omfang er vejledt og instrueret, så plejen og behandlingen kan foretages sundhedsmæssigt forsvarligt; om medicinhåndteringsprocedurer er tilfredsstillende, og om beboernes patientrettigheder er tilgodeset; hvordan samarbejdet med den øvrige sundhedssektor fungerer; om dokumentationen, hygiejnen, ernæringen og aktiveringen er tilfredsstillende, og om der er bygnings- og indeklimaforhold, der kan medføre helbredsmæssige problemer for beboerne. Ensartethed i vurderingerne af de forhold, der berøres ved embedslægernes tilsyn, er i høj grad opnået gennem drøftelser og tilrettelæggelse i de regionale og det centrale kontaktforum for dette væsentlige embedslægelige funktionsområde. I 2003 har opmærksomheden særligt været rettet mod medicinhåndteringen. Embedslægerne har i hele landet foretaget en undersøgelse af, i hvor høj grad der var overensstemmelse mellem plejeboligenhedens og den praktiserende læges oplysninger om, hvilken medicin beboeren fik. Undersøgelsen viste, at der i omtrent en femtedel af de undersøgte tilfælde ikke var fuld overensstemmelse i oplysningerne om antallet af præparater, den dosis, beboeren fik, eller den måde, hvorpå lægemidlet skulle indgives. Der kan være mange grunde hertil. Noget medicin kan fx være ordineret på sygehus eller hos speciallæge, uden den praktiserende læge har fået oplysninger herom, så forholdet kan ikke nødvendigvis lastes hverken personalet på plejeboligenheden eller lægen. Forskellene viser dog, at der er behov for et styrket samarbejde mellem plejeboligenhederne og disses praktiserende læger om beboernes medicinering. Mange steder har embedslægernes opmærksomhed på området medvirket til, at der er indført procedurer for samarbejdet mellem plejehjemmene og de praktiserende læger om dette. 11

14 Resultatmål Beredskab (Finanslovshovedformål 3. Forebyggelse) Resultatkrav 31: Fra 15. maj 2003 og et halvt år frem er der etableret et landsdækkende beredskab. Der foretages registrering af omfang og indhold af ydelser i vagten. På grundlag heraf besluttes inden udgangen af 2003, om ordningen skal videreføres permanent. Resultatkravet er opfyldt. Embedslægevæsenet har igennem tiderne ikke haft en formel vagtforpligtelse. Akutte tilfælde af smitsomme sygdomme, fødevare- eller miljøproblemer, uventede dødsfald eller uklarheder i sundhedsvæsenets regler, som havde behov for en umiddelbar stillingtagen, eventuelt en aktiv handlen uden for normal arbejdstid, måtte enten håndteres gennem lokale aftaler om træffemulighed mellem de involverede parter baseret på velvillighed eller føre til besværlige forsøg på at finde råd og vejledning på må og få. Indholdet af disse lokale aftaler, oftest med politiet, der har haft de lokale embedslægers private telefonnumre, har varieret fra amt til amt, og det har ikke i alle situationer været muligt for samarbejdspartnerne at få fat i en embedslæge uden for kontortid. I forbindelse med evalueringen af det biologiske beredskab i Danmark blev der peget på det nødvendige i at kunne rådføre sig med en embedslæge på alle tider af døgnet, og der blev derfor indgået aftale mellem Sundhedsstyrelsen og Embedslægevæsenet om iværksættelse af en døgndækkende vagtordning. Vagtordningen er primært beregnet til beredskabssituationer, men varetager desuden de ovennævnte akutte opgaver inden for alle embedslægelige arbejdsområder, som med fordel kan afklares uden for institutionernes åbningstid. Embedslægernes vagtordning blev iværksat pr. 15. maj Vagtordningen er bemandet med embedslæger, der har gennemgået en særlig uddannelse i håndtering af beredskabssituationer, og med særlig erfaring med miljømedicin og smitsomme sygdomme. Vagten skal primært besvare forespørgsler telefonisk, men der skal kunne gives fremmøde ved behov. Embedslægernes vagtordning er opbygget med to beredskaber: Ét, der dækker opkald øst for Storebælt (Sjælland, øerne og Bornholm samt Færøerne), og ét vest for Storebælt (Jylland og Fyn). Vagttelefonen besvares hele døgnet, men opkald i institutionernes telefontid vil primært blive henvist til den relevante institution. Der deltager embedslæger i hvert beredskab, dvs. i alt omkring 24 embedslæger. Alle samarbejdspartnere (bl.a. lokale politikredse, sygehuse, lægevagtsordninger, beredskabscentre, akutte medicinske koordinationscentre, miljøberedskabet i amter og kommuner, fødevareregioner og lufthavne) blev skriftligt orienteret om vagtordningens iværksættelse, telefonnumre og en beskrivelse af de situationer, vagten er beregnet på at kunne håndtere. I begyndelsen var vagttelefonnumrene offentligt tilgængelige, men på grund af en del opkald fra privatpersoner, der forsøgte at komme i kontakt med institutionerne med ikke-akutte problemer, blev dette ændret, så telefonoplysningen kun opgiver numrene til repræsentanter for offentlige myndigheder. Med 245 opkald 7 til vagtordningen på ½ år, hvoraf 80 % vurderes relevante, må det tolkes som udtryk for, at der er et synligt behov for at søge bistand fra embedslægerne uden for dagarbejdstid. Anvendelsen af vagtordningen afspejler embedslægeinstitutionernes hyppigt akutte opgaver vedrørende smitsomme sygdomme og ligsyn. 7 Der alle ligger uden for embedslægeinstitutionernes dagåbningstid. 12

15 Der har i perioden været relativt færre forespørgsler til vagtordningen relateret til det miljømedicinske område, end man havde forventet ud fra tidligere erfaringer. Imidlertid har de lokale miljømyndigheder ikke alle steder været tilstrækkeligt informeret om embedslægernes vagtordning, hvorfor de i stor udstrækning har benyttet de velkendte samarbejdspersoner og kontaktnet uden om vagtordningen. Vagtordningen omfatter ikke alt arbejde uden for kontortiden, idet opgaver, der er påbegyndt i dagarbejdstiden, færdiggøres af de sagsbehandlende embedslæger inden for embedslægernes almindelige rådighedsforpligtelse. Det er besluttet at fastholde de to vagtberedskaber fremover, dels for at sikre muligheden for tilstedeværelse, når det er nødvendigt, dels for at sikre, at et tilstrækkeligt antal embedslæger holdes uddannede, så de kan bakke den vagthavende op i større beredskabssituationer. Forløbet med SARS-beredskabet viste, at det er væsentligt, at den vagthavende embedslæge hurtigt kan give fremmøde i lufthavnen. Arbejdet med beredskab, herunder krisestyringsøvelsen i 2003, har afdækket, at større beredskabssituationer vil kræve inddragelse af flere end to vagthavende embedslæger. Hvorledes en sådan inddragelse skal organiseres inden for embedslægernes almindelige rådighedsforpligtelse er endnu ikke afklaret. Finansieringen af denne udvidelse af Embedslægevæsenets aktiviteter er sket inden for den gældende økonomiske ramme. Resultatmål Miljø og hygiejne (Finanslovshovedformål 3. Forebyggelse) Resultatkrav 33: Embedslægeinstitutionerne rådgiver amtslige og kommunale myndigheder i overensstemmelse med gældende lovgivning, gældende regler og retningslinier vedtaget i fagligt kontaktforum for Miljø og Hygiejne inden for områderne vandforsyning, jordforurening, særligt forurenende virksomheder, indeklima, spildevand mv. Resultatkravet er opfyldt. I embedslægernes rådgivning vedrørende miljø og hygiejne har sundhedsrisici inden for to områder tiltrukket sig særlig opmærksomhed i 2003: Det ene område er udslip af klorerede opløsningsmidler fra renserier til naboer og lejligheder beliggende ovenpå renserierne. Embedslægernes rådgivning til de kommunale myndigheder har taget udgangspunkt i en ny bekendtgørelse fra Miljøstyrelsen og efterfølgende drøftelser mellem Sundhedsstyrelsen, Miljøstyrelsen og repræsentanter for Embedslægevæsenet, hvor formålet har været at øge beskyttelsesniveauet for omkringboende til renserierne. Klorerede opløsningsmidler anses for sandsynligt kræftfremkaldende. Det andet område, der har været fokus på i årets løb, er radiofrekvente elektromagnetiske bølger. De fire embedslægeregioner har i anden halvdel af 2003 i et samarbejde med Sundhedsstyrelsen drøftet grundlaget for en styrket informationsindsats om denne sundhedsrisiko. En embedslæge i hver region er udpeget til at forestå vidensopsamling og give information til lokalsamfundene. En række møder har på denne baggrund været afholdt, hvor embedslægen har orienteret om generel viden om radiofrekvente bølger og sundhed. Specielt gives information om mobilsendemaster i det nye 3G-net (universal mobiltelefon system), der giver mulighed for overførsel af store 13

16 datamængder. Den aktuelle viden om sundhedsrisici i forbindelse med disse sendemaster, lejlighedsvis holdt op imod mobiltelefoner og andet elektrisk apparaturs stråling, er blevet berørt. 2.3 Ikke-opfyldte resultatkrav De resultatkrav i kontraktstyringsaftalen for 2003, der ikke har kunnet opfyldes i kontraktperioden, gennemgås enkeltvis i dette afsnit under perspektiverne ressourcer, processer og resultater. Der knyttes endvidere en generel kommentar til manglende opfyldelse af de opstillede sagsbehandlingstider. Perspektiv: Ressourcer Resultatmål Systematisk kvalitetsudvikling Resultatkrav 7. Inden udgangen af 2003 foreligger deltaljeret plan for gennemførelse af Kvalitetsrejsen i Embedslægevæsenet. Planlægningen af Kvalitetsrejsen er påbegyndt i 2003, men vil først blive udmøntet i detaljer i Forsinkelsen i forhold til den oprindelige plan skyldes, dels at den igangværende organisatoriske omstillingsproces har beslaglagt betydelige ledelsesressourcer i Embedslægevæsenet og Sundhedsstyrelsen, dels at tilrettelæggelsen af Kvalitetsrejsen har skullet forankres i relevante samarbejdsfora 8. Resultatmål Personalepolitik Resultatkrav 8. Der gennemføres årlige medarbejderudviklingssamtaler (MUS), herunder en drøftelse af medarbejderens behov for kompetenceudvikling og evt. efteruddannelse. Resultatkravet er opfyldt for tre embedslægeregioners vedkommende, mens der i én region er gennemført et beskedent antal medarbejderudviklingssamtaler i Dette skyldes et ekstraordinært stort arbejdspres for medarbejderne i denne region i 2003 som følge af vakancer, langvarig sygdom og barselsorlov blandt embedslægerne, og deraf følgende ophobet arbejde. Opgavevaretagelse har derfor måttet prioriteres højest. De manglende medarbejderudviklingssamtaler er under afvikling og gennemføres primo Perspektiv: Processer Resultatmål P4-databasen Resultatkrav 11. I 2003 ibrugtages et standardiseret overvågningsprogram til registrering af afvigelser fra Sundhedsstyrelsens retningslinier vedrørende ordination af kopieringspligtige lægemidler. Resultatkrav 12. Kontaktforum for tilsyn gennemfører et heldagskursus for brugerne i embedslægeregionerne i brugen af programmet. Resultatkrav 13. Resultatet af overvågningen vurderes i kontaktforum for tilsyn ½ år efter ibrugtagning med henblik på eventuel justering af programmet eller databasens opbygning. 8 Hovedsamarbejdsudvalget i Embedslægevæsenet er nyetableret ifm. den nye struktur og var først organiseret og klar til mødeafholdelse ultimo

17 Resultatkrav 11 er ikke opfyldt som følge af en forsinket programleverance fra Sundhedsstyrelsen. Forsinkelsen skyldes overvejende stort arbejdspres i styrelsen med implementering af Lov om patientsikkerhed i sundhedsvæsenet, som indebærer, at der skulle etableres et nationalt rapporteringssystem for utilsigtede hændelser inden 1. januar Endvidere har der været problemer med at få de fornødne data til afprøvning af systemet. Der er hermed tale om en manglende målopfyldelse, der er eksternt betinget, dvs. at målrealisering ikke har været mulig pga. eksterne faktorer uden for Embedslægevæsenets beføjelser. Konsekvensen er, at resultatkrav 12 og 13 heller ikke har kunnet opfyldes, da de er i direkte forlængelse af resultatkrav 11. Kurset i det pågældende program er dog færdigudviklet fra Embedslægevæsenets side og klar til afholdelse. Den sidste installation vedrørende P4-databasen forventes i uge 14 i Herefter udestår alene undervisning af embedslægerne. Det forventes, at implementeringen totalt vil være afsluttet ved udgangen af april Resultatmål Journalsystemet ESDH (Elektronisk Sags- og DokumentHåndtering) Resultatkrav 15. Ved udgangen af 2003 er det nye journalsystem implementeret. Sagsbehandlere og kontorfunktionærer skal have modtaget undervisning i anvendelse af systemet senest 3 måneder efter, at det er teknisk implementeret. Resultatkrav 16. Inden for de enkelte fagområder er der gennemført en beskrivelse af de særlige registreringsfelter, der skal anvendes inden for området, og de rapporter og udskriftbehov, der kræves, for at sagsstyringen og de statistiske udtræksmuligheder optimeres. Resultatkrav 17. Sagsbehandlerne anvender systemet, og der tages ved udgangen af 2003 initiativ til at udvikle en plan for det videre arbejde med standardisering og automatisering af sagsgange inden for væsentlige arbejdsområder eller dele heraf. Resultatkravet vedrørende implementering af ESDH-systemet i Embedslægevæsenet er ikke blevet fuldt opfyldt, idet sagsbehandlerdelen ikke er realiseret. Implementeringen af journalsystemet blev planmæssigt påbegyndt ved årsskiftet Den eksterne leverandør opgav imidlertid at få den oprindeligt påtænkte løsning til at fungere, hvorfor journalisering via tynde klienter blev iværksat. Omlægningen af planerne for implementering af journalsystemet betød, at der var betydelige tekniske problemer, som skulle løses, inden sekretærerne i Embedslægevæsenet havde en stabil arbejdsplatform. Sekretærerne begyndte i februar-marts at anvende tynde klienter, men først i løbet af august, hvor Microsoft Windows terminalserver 2003 blev taget i brug, har størsteparten fået en stabil arbejdsplatform. Som følge af at den eksterne programleverandør ikke fik journalsystemet til at virke som først påtænkt, og da ESDH-enheden i Sundhedsstyrelsen vurderede, at ressourcerne til implementering af et sagsbehandlermodul ikke var til stede i 2003, blev sagsbehandlerdelen af ESDHsystemet udskudt til I samarbejde med Embedslægevæsenets ESDH-udvalg er det besluttet, at journalsystemet via intranet skal implementeres for sagsbehandlere i Embedslægevæsenet inden udgangen af Perspektiv: Resultater 15

18 Resultatmål Tilsyn og klagesager Resultatkrav 21. Sagsbehandlingstid for klagesager ved ukomplicerede sager: under 7 uger i 90% af sagerne, ved komplicerede sager: under 11 uger i 90% af sagerne. Embedslægevæsenet har i 2003 påbegyndt behandlingen af klagesager for Sundhedsvæsenets Patientklagenævn, hvoraf sager er registreret som videresendt til færdigbehandling i Patientklagenævnet. For ukomplicerede sager, 10% af sagerne, er resultatkravet opfyldt, idet alle er behandlet inden for 7 uger. For komplicerede sager, 90% af sagerne, er resultatkravet ikke opfyldt, idet 53 % af disse er behandlet inden for 11 uger. Årsagen til, at klagesager ikke er behandlet så hurtigt, som resultatkravet lægger op til, er manglende stillingsbesættelser og en relevant prioritering af opgaver, hvor mere akutte sager (som fx anmeldelse af smitsomme sygdomme) gives forrang frem for klagesager. Der henvises i øvrigt til nedenstående afsnit Generelt om sagsbehandlingstider. Resultatkrav 25. Der foretages tilsyn med lægers ordination af kopieringspligtige lægemidler i henhold til Sundhedsstyrelsens vejledning. På baggrund af overvågningen af lægernes ordination af kopieringspligtige lægemidler foretages i kontaktforum mindst én gang årligt en fælles opgørelse vedrørende afvigelser fra almindeligt anerkendt ordinationsstandard med henblik på iværksættelse af tiltag til korrektion af ordinationspraksis. Resultatkravet har ikke kunnet indfries på grund af den manglende opfyldelse af resultatmål P4-databasen, betinget af eksterne faktorer. De relevante data til brug for embedslægernes tilsyn med lægers ordination af kopieringspligtige lægemidler ligger i P4-databasen. Resultatkrav 26. Sagsbehandlingstid for tilsyn vedr. fagligt tilsyn: Under 7 uger i 80% af sagerne, vedr. egnethedstilsyn: Sagsbehandlingen iværksættes inden for en uge. I 2003 er behandlingen af 579 sager vedr. fagligt tilsyn og 2 sager vedr. egnethedstilsyn påbegyndt. På grund af tekniske og registreringsmæssige vanskeligheder kan sagsbehandlingstider ikke gøres op for 2003, men resultatkravet vedr. fagligt tilsyn vurderes ikke at være opfyldt, bl.a. som følge af at længden på høringsfasen har været undervurderet. Grunden til, at sagsbehandlingstider ikke kan opgøres uden videre, er en kombination af, at der har været tekniske vanskeligheder med implementering af ESDH-systemet, at de relevante oplysningsfelter først i løbet af året har været tilgængelige for de journaliserende sekretærer, samt at sagsbehandlere og sekretærer muligvis ikke i alle tilfælde har været opmærksom på den foreskrevne registreringspraksis. Embedslægevæsenet har taget de nødvendige initiativer til at følge op på problemerne vedrørende registreringspraksis. 9 Dette tal er et minimumstal, idet usikkerhed omkring registreringspraksis ifm. implementeringen af det nye journalsystem giver anledning til at antage, at flere sager kan være videresendt uden at blive registreret. De nævnte opgørelser over sagsbehandlingstider er baseret på umiddelbart tilgængelige data, dvs. antallet på sager. 16

19 Resultatkrav 28. Sagsbehandlingstid for plejehjemstilsyn: Senest 3 uger efter tilsynsbesøget fremsender embedslægeinstitutionen tilsynsrapport til plejeboligenheden med henblik på evt. bemærkninger. Der er gennemført tilsyn i samtlige landets plejehjemsenheder i Tilsynsrapporterne er dog ikke i alle tilfælde fremsendt så hurtigt som forudsat i kontraktstyringsaftalen. Størsteparten af tilsynsforløbene er gennemført inden for den givne frist, men vakante embedslægestillinger og rekrutteringsvanskeligheder har medført manglende opfyldelse af resultatkravet enkelte steder. Resultatmål Miljø og hygiejne Resultatkrav 34. Videndeling, kvalitetsudvikling og standardisering: Efter beslutning i det faglige kontaktforum placeres hvert år 20 sager i ERFA-databasen for Miljø og Hygiejne, og der udarbejdes paradigmesager for 5 væsentlige sagsbehandlingsområder. Der er i 2003 tilføjet 11 sager i ERFA-basen for Miljø og Hygiejne og ingen paradigmesager. Dog er der vedtaget paradigmer for løsningen af sager på flere områder, men altså ikke i form af paradigmesager. Den manglende opfyldelse af resultatkravet er således udtryk for, at praksis på dette område har ændret sig fra oprettelse af paradigmesager til udarbejdelse af vejledninger, og at resultatkravet som følge heraf har mistet sin relevans i løbet af kontraktperioden. Resultatkravet vedrører alene Embedslægevæsenets interne håndtering af videndeling på miljøområdet og har således ingen betydning for den udadrettede målopfyldelse i forhold til myndigheder og borgere. Resultatkrav 35. Sagsbehandlingstid generelt: Under 4 uger i 90% af sagerne. Sagsbehandlingstid for vandforsyningssager: Senest efterfølgende hverdag vedr. akut sundhedsskadelig forurening. Resultatkravet vedr. generel sagsbehandlingstid er ikke helt opfyldt, idet 76 % af miljøsagerne, ifølge registreringerne i journalsystemet, er behandlet inden for 4 uger. Resultatkravet vedrørende vandforsyningssager kan ikke umiddelbart gøres op ud fra ESDH-systemet af de grunde, der anførtes ovenfor under resultatkrav 26. Generelt om sagsbehandlingstider På en række punkter er der i kontraktstyringsaftalen for 2003 opstillet mål for sagsbehandlingstider. Disse mål har, vurderet ud fra de statistiske opgørelser, det har været muligt at fremstille, for en dels vedkommende ikke været mulige at opfylde. På sagsområderne klagesager, tilsynssager, plejehjemstilsyn samt miljø- og hygiejnesager kan der således konstateres manglende målopfyldelse i forhold til de frister for sagsbehandling, der angives i kontraktstyringsaftalens resultatkrav. For visse sagstyper, fx under retsmedicin, er det ikke muligt at opgøre sagsbehandlingstider ud fra de elektroniske registreringssystemer, men praksis er, at eksempelvis ligpas udstedes samme dag, som de bestilles. Ud fra de høstede erfaringer vurderes, at flere af målene har været urealistiske eller vanskelige, i enkelte tilfælde endda ikke mulige, at måle på. Den sene endelige indgåelse af denne første kontrakt gjorde det vanskeligt gennem relevant ledelse at sikre målopfyldelsen. De statistiske måleredskaber er først blevet udviklet omkring årsskiftet Det hænger sammen med, at Embedslægevæsenet blev reorganiseret 1. januar 2003, og at væsenet samtidig tog et nyt journalsystem i brug. I året 2003 er der udført et stort arbejde med at definere de registreringsfelter, der 17

20 skal danne grundlag for årsrapporterne, oplære sekretærerne i at registrere rigtigt og definere de relevante udtræk. Supplerende skal det oplyses, at det har været vanskeligt at besætte en del stillinger med kvalificeret personale, hvilket har bidraget til forlængede sagsbehandlingstider. Målopstillingen har dog også været et udtryk for, at den nye ledelse i Embedslægevæsenet har ønsket at signalere over for medarbejderne, hvad god kvalitet i sagsbehandlingen er, udtrykt i frister for sagsbehandling m.v. Imidlertid har man ikke i målopstillingen i tilstrækkeligt omfang taget højde for eventuelle måletekniske problemer i forbindelse med opgørelsen/afrapporteringen af målopfyldelsen, og på grund af det sene tidspunkt for den endelige kontraktindgåelse har registreringssystemerne og registreringspraksis ikke kunnet nå at blive ændret inden for kontraktperioden. Dette giver anledning til fremadrettede overvejelser om at udvikle såvel registreringssystemer som praksis, så mål, der anses for relevante og væsentlige kvalitetsindikatorer for Embedslægevæsenets arbejde, også gøres teknisk målbare. Dette vil indgå i det arbejde, der allerede er i gang med henblik på at tilpasse registreringssystemerne og kvalitetssikre registreringerne i det elektroniske sagsbehandlingssystem. I forhold til udarbejdelse af kontraktstyringsaftalen mellem embedslægeregionerne og Sundhedsstyrelsen for 2004 er målsætningerne, at: Målene er målbare; Registreringssystemerne er tilpasset disse mål; Der er etableret rutiner, der sikrer, at oplysningerne registreres korrekt. 18