ÅRSBERETNING 2018 Retten i Sønderborg. (bemærkninger til årsnøgletal)

Transkript

1 ÅRSBERETNING 2018 Retten i Sønderborg (bemærkninger til årsnøgletal) April 2019

2 Indhold 1. Indledning kort præsentation af retten Bemærkninger til resultater i : Effektivitet (aktivitet og produktivitet) : Sagsbehandlingstider (målopfyldelse og gennemsnitlige sagsbehandlingstider) : Målopfyldelse for VVV-sager : Udvalgte HR-nøgletal (sygefravær og personaleomsætning mv.) Udviklingsinitiativer i

3 1. Indledning kort præsentation af retten Retten i Sønderborg består af hovedtingstedet i Sønderborg, Afdelingskontor Haderslev og Afdelingskontor Tønder. Retten havde i ,5 årsværk. 14,8 af disse årsværk var jurister. Siden 2017 har retten, ikke haft faste medarbejdere med fast arbejdssted ved Afdelingskontor Haderslev, og fra samme tidspunkt var der ved Afdelingskontor Tønder en medarbejder, der varetager embedets telefonomstilling, med fast arbejdssted ved afdelingskontoret. Opgaverne ved afdelingskontorerne varetages af medarbejdere med hovedbeskæftigelse ved hovedtingstedet, men nogle medarbejdere har en eller flere ugentligt arbejdsdage ved et af afdelingskontorerne. Rettens øvrige medarbejdere har arbejdssted ved hovedtingstedet. Flere af embedets jurister arbejder lejlighedsvist ved et af afdelingskontorerne i forbindelse med behandlingen af mindre straffesager, begæring om indledning af gældssanering og fogedsager. Ved afdelingskontorerne varetages opgaver i overensstemmelse med beskrivelsen i strukturkommissionens betænkning nr. 1398/2001. Rettens daglige åbningstid og telefontid er fra kl for alle afdelinger, dog har telefontiden i sommerferien været reduceret. Åbningstiden ved afdelingskontorerne er begrundet i det begrænsede antal medarbejdere ved afdelingskontorerne, og åbningstiden er fastlagt i forhold til opgaverne, der varetages ved afdelingskontorerne. 2. Bemærkninger til resultater i 2018 Overordnet set har 2018 været et travlt år med stigende antal sager i forhold til året før, og følger dermed en tendens, hvor der år for år kommer flere sager. I 2018 har retten afsluttet helt præcist sager mod i Det skal særligt fremhæves, at retten i 2018 behandlede 9 nævningesager. I de kommende afsnit gennemgås i detaljer, hvilke konsekvenser denne udvikling i antallet af afsluttede sager har haft på rettens produktivitet, målopfyldelse og de gennemsnitlige sagsbehandlingstider. 3

4 2.1: Effektivitet (aktivitet og produktivitet) Produktiviteten for Retten i Sønderborgs forskellige afdelinger lå i 2018 på indeks 112,5, set i forhold til 105,9 året før. Ganske kort beskrevet sammenholdes dette års indekstal med år 2012 (indeks 100), som er det basisår, der måles op imod. Medarbejderne ved Retten i Sønderborgs når med andre ord at få afsluttet 12,5% flere sager end i 2012, hvilket er en ganske pæn effektivitetsfremgang. Produktiviteten for de forskellige sager kan i hovedpunkter samles i fire kategorier: Sagstype/år Straffesager 112,1 135,0 Civile sager 82,3 78,7 Fogedsager 118,7 109,6 Skiftesager 127,1 141,2 Samlet 105,9 112,5 Rent grafisk ser de samme tal således ud: Produktiviteten 2017 og ,0 140,0 120,0 100,0 80,0 60,0 40,0 20,0 - Straffesager Civile sager Fogedsager Skiftesager Samlet Generelt er der tale om en meget tilfredsstillende produktivitet for 2018 ved Retten i Sønderborg, hvilket bekræftes af vores placering som den 5. mest produktive ret i Danmark. Der 4

5 er dog især på det civile område rum for forbedringer. De initiativer, der er iværksat i den forbindelse, kommer vi nærmere ind på under afsnit 3: Udviklingsinitiativer i : Sagsbehandlingstider (målopfyldelse og gennemsnitlige sagsbehandlingstider) Målopfyldelsen fortæller i hvilken grad retten har været i stand til at opfylde fristerne for, hvornår en sag skal være afsluttet. Typisk er det forventningen, at 70-80% af sagerne på de forskellige sagsområder skal være afsluttet inden for en frist, der kan variere fra 2 måneder på almindelige straffesager og op til 15 måneder for almindelige civile sager. Målopfyldelsen for de forskellige sager kan i hovedpunkter samles i fire kategorier: Sagstype/år Straffesager (mål 80%) 70,6 69,5 Civile sager (mål 70-80%) 65,2 62,3 Fogedsager (mål 80%) 71,6 60,0 Skiftesager (mål 75-80%) 83,8 74,1 Samlet (mål 70-80%) 72,8 66,5 Rent grafisk ser de samme tal således ud: Målopfyldelsen 2017 og ,0 80,0 70,0 60,0 50,0 40,0 30,0 20,0 10,0 - Straffesag (mål 80%) Civile sager (mål 70-80%) Fogedsager (mål 80%) Skiftesager (75-80%) Samlet (mål 70-80%)

6 Generelt er målopfyldelsen ved Retten i Sønderborg faldet i 2018, hvilket blandt andet havde rod i, at retten alene havde mulighed for fra 1. juni 2018 at beramme straffesager til 17 anklagere ugentligt pga. anklagemyndighedens forhold. Denne begrænsning har medført, at retten ikke har haft mulighed at opnå en højere målopfyldelse på dette sagsområde. For fogedrettens vedkommende skyldes faldet primært, at retten i 2017 tog afsked med en meget kompetent medarbejder, der hovedsagelig beskæftigede sig med tvangsauktioner. Dette har medført, at afdelingen har været nødsaget til at gennemføre et kompetenceløft for en række medarbejdere, hvilket har haft indvirkning på sagsbehandlingstiden i Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid fortæller, hvor lang tid der reelt går, før sagen er endelig afsluttet. Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for de forskellige sager kan i hovedpunkter opstillede på denne måde: Sagstype/år Alle i 2018 Straffesag (domsmænd) Civile sag (hovedforhandlet) Fogedsag (almindelige) Skiftesag (Boudlæg) Rent grafisk ser de samme tal således ud: Gennemsnitlig sagsbehandlingstid i dage i Straffesag (domsmænd) Civile sag (hovedforhand) Fogedsag (almindelige) Skiftesag (Boudlæg) Sønderborg 2017 Sønderborg 2018 Alle byretter

7 Set i forhold til gennemsnittet for alle byretter i Danmark i 2018 ligger Retten i Sønderborg stort set på niveau, dog ikke på de civile sager, hvor sagsbehandlingstiden er længere end ønsket. Det bemærkes, at sagsbehandlingstiden for de forskellige sagområder ikke er sammenlignelige indbyrdes for de forskellige sagskategorier, fordi arbejdsbyrden med de forskellige sagstyper er meget forskellig. 2.3: Målopfyldelse for VVV-sager 1 I begyndelsen af året var berammelsen af VVV-sagerne organiseret på en måde, der i praksis ikke viste sig at være hensigtsmæssig. I sommeren 2018 valgt retten at omlægge proceduren vedrørende oprettelser og berammelser af sagerne for at sikre en væsentlig højere målopfyldelse, hvilket har medført en forbedring i de sidste to kvartaler. VVV-sager i 2018 ved Retten i Sønderborg 100,0 80,0 60,0 40,0 20,0 - Voldssager Voldtægt Våbensager 1. kvartal 2. kvartal 3. kvartal 4. kvartal 1 Ved en VVV-sag forstås sager, som anklagemyndigheden har markeret som værende en særlig prioriteret voldssag, voldtægtssag eller våbensag. VVV-sagerne er omfattet af en politisk målsætning om, at sagerne skal være løst inden for 37 dage. 7

8 Med virkninger pr. 1. juli 2018 blev definitionen af VVV-sager ændret, således at blandt andet almindelige voldssager omfatte af straffelovens 244, ikke længere indgår i beregningen af målopfyldelsen, og en række andre sager skal i stedet for prioriteres indenfor denne kategori. Det statistiske materiale vedrørende voldtægtssager, er grundet det beskedne antal sager, ikke i sig selv retvisende. Det bemærkes, at to af disse sager inden for denne kategori i 2018 er behandlet som nævningesager, hvilket i sig selv medfører en væsentlig udfordring ved berammelsen, da sagsbehandlingstiden for nævningesager er af længere varighed end øvrige straffesager. 2.4: Udvalgte HR-nøgletal (sygefravær og personaleomsætning mv.) Sygefraværet var for rettens personale i 2018 på 7,2 dage pr. medarbejder, hvilket er mere end en halvering i forhold til 2017, hvor tallet var 16,9 dage. Resultatet i 2018 svarer til et sygefravær på 3%, hvilket overordnet set er fornuftigt. Personaleomsætningen var i 2018 på 19,3%, hvilket ved første øjekast er for højt i forhold til en kontinuerlig udvikling i medarbejderstaben. Godt halvdelen af omsætningen kan imidlertid henføres til, at fem meget rutinerede medarbejdere forlod retten for at gå på pension i løbet af sommeren Denne afgang af rutineret personale forventes at være en ekstraordinær engangssituation, og når der tages højde for dette, er rettens øvrige personaleomsætning stort set på niveau med de tidligere år. Lønsumsforbruget var i 2018 på 30,6 mio. kr., hvilket er 0,8 mio. kr. mindre end året før. Det mindre forbrug af lønsummen hænger tæt sammen med den ovenstående beskrivelse, hvor afgangen af relativt mange erfarne medarbejdere betød, at der var vakante stillinger, indtil der kunne ansættes nye kvalificerede medarbejdere. Desuden var retten ved flere lejligheder i den situation, at der ikke var mulighed for besættelse af ledige juriststillinger med erfarne jurister pga. korttidsudlån til andre byretter og Vestre Landsret. I 2019 har retten bestræbt sig på at have alle stillinger besat ved årets begyndelse. 8

9 3. Udviklingsinitiativer i 2019 Udviklingsinitiativerne for Retten i Sønderborg i 2019 er beskrevet i vores handlingsplan, og hovedkonklusionerne fra denne plan summeres her op i kort form. Fokuspunkt nr. 1: Familieretlige sager. De ændrede regler om behandling af de familieretlige sager betyder, at Retten i Sønderborg pr. 1. april 2019 skal være i stand til at håndtere disse sager professionelt igennem hele processen fra telefoniske henvendelser, venterumsfaciliteter til børnene, uddannelse af sagsbehandlerne, retningslinjer for sagsflowet samt den endelige juridiske afgørelse. Der er taget hånd om denne proces ved organisatorisk at placere Familieretten sammen med Fællessekretariatet, samt ved at indrette forskellige kontorer og faciliteter, således at disse lever op til retningslinjer fastsat i samarbejde med Domstolsstyrelsen. Fokuspunkt nr. 2: Sager omfattet af lov om bekæmpelse af ungdomskriminalitet Med implementeringen af den nye lov om bekæmpelse af ungdomskriminalitet pr. 1. januar 2019 fik byretterne en ny arbejdsopgave, som der allerede i slutningen af 2018 blev arbejdet på at få på plads. Hos Retten i Sønderborg har det betydet, at et nyt mødelokale er indrettet særligt til formålet, for at skabe plads til de forskellige aktører, - op til 16-, som kan være en del af denne proces. Desuden har dommerne, der deltager i sagerne, været på et særligt tilrettelagt kursus i forhold til dette fagområde, og der er iværksat målrettet uddannelse for de af rettens øvrige jurister, der må forventes at komme til at tage stilling til, om sager skal behandles i Ungdomskriminalitetsnævnet. Lokale indsatsområder nr. 1: Organisering af behandling af rettens civile sager Sagsbehandlingstiden og den generelle produktivitet af rettens almindelige civile sager er ikke på niveau med rettens øvrige sagsområder, hvilket er talmæssigt belyst i kapitel 2 i denne årsberetning. Derfor har ledelsen iværksat et forløb med det formål at optimere arbejdsgangene og dermed reducere gennemløbstiden på almindelige civile sager. Til det formål har retten bedt afdelingen for Bedste Praksis vurdere, hvordan en omlægning af arbejdsgange kan medføre mere effektive processer for håndtering af rettens almindelige 9

10 civile sager. Bedste Praksis er kommet med en række forslag, som nu søges implementeret i den daglige praksis. Lokale indsatsområder nr. 2: IT-organisering. IT-organiseringen ved Retten i Sønderborg har primært passeret sig på superbrugerne i de forskellige afdelinger, hvilket har fungeret rimeligt i forhold til de daglige opgaver. Der mangler imidlertid dels en overordnet plan for fordeling af it-opgaverne mellem rettens it-nøgleperson og øvrige medarbejdere, der beskæftiger sig med IT, og dels skal der sikres flere ressourcer, der kan beskæftige sig med it-support, herunder både software og hardwaremæssige udfordringer, opsætning og vedligeholdelse. Formålet med styrkelsen af IT-organisering med et ekstra ½ årsværk er at sikre en mere optimal anvendelse af den daglige af IT for rettens medarbejdere. Denne styrkelse af IT organiseringen har allerede vist forbedret service og optimering af IT for rettens medarbejdere. 10