Opgavebeskrivelse og kravsspecifikation

Transkript

1 Bilag 1 Opgavebeskrivelse og kravsspecifikation Ressource- og krisestyringssoftware Indhold Opgavebeskrivelse...2 Baggrund for opgaven...2 Opgavens indhold...2 Hovedtidsplan...3 Mindstekrav og ønsker til opgaveløsningen...3 Mindstekrav...3 Kompetitive krav...5 Optioner...7

2 Leverandørvejledning: Der stilles i kravspecifikationen 27 mindstekrav og 9 kompetitive krav. Mindstekravene skal ikke besvares og der kan ikke tages forbehold for deres opfyldelse, idet de forudsættes accepteret ved tilbuddets indgivelse. De kompetitive krav skal besvares kortfattet (max 6 A4 sider pr. krav, ved én A4 side skal forstås 2400 karakterer) enten ved udfyldelse i selve dokumentet eller ved at vedlægge en besvarelse med tydelig henvisning til det specifikke krav. Såfremt en besvarelse af et krav er længere end 6 A4 sider, vil der ved bedømmelsen af tilbuddet blive set bort fra den del af besvarelsen, der overskrider 6 A4 sider. Kravopfyldelsen vil blive evalueret i overensstemmelse med evalueringspræferencerne i tildelingsfasen. Leverandør skal derforuden angive pris for yderligere softwareløsninger (9 optioner) og evt. forventet levering hvis det skal udvikles. Opgavebeskrivelse Baggrund for opgaven DMI har ikke et centralt værktøj til krisestyring, men benytter flere systemer og har selv opbygget løsninger med forskelligt software. Mange af disse løsninger er afhængige af at DMI s systemer fungerer. Ved at vælge et system, der bliver hostet uden for DMI med adgang via internettet fra PC, Tablet og Mobil (Android+IOS), vil der i forbindelse med interne kriser være en sikkerhed for at have et krisestyringssystem. Et krisestyringsprogram forventes ligeledes at kunne bruges i den daglige produktion til styring af opgaver og information. Opgavens indhold Et ressource- og krisestyringsprogram skal kunne håndtere den generelle styring af opgaver og information i den daglige drift og under kriser. Det forventes at programmet kan give oversigt over opgavestatus med hensyn til udførte opgaver, i gangværende opgaver, opgaver der skal løses, samt opgaver der ikke kan udføres rettidigt. Til brug for evaluering forventes at programmet har en generel logning af processerne under hændelsen. De enkelte roller (vagter) skal kunne se checklister/action cards og beredskabsplaner fra mobile enheder. Det skal ligeledes være muligt at følge med i status via mobile enheder.

3 Et krisestyringsprogram skal kunne håndtere informations flow både til eksterne medier og internt til et Call center. DMI forventer at et krisestyringsprogram kan distribuere grafik, tekster og meddelelser til brug for et Call center. 0. Hovedtidsplan Det forventes at et krisestyrings system kan leveres til Eventuelle udviklinger af specielle features til DMI kan leveres løbende og leveringstidspunkt skal angives i Bilag 2, række Mindstekrav og ønsker til opgaveløsningen Mindstekrav Krisestyring 1.1Roller med tilknyttet arbejdsopgaver (action cards/checklister) Softwaren skal kunne håndtere arbejdsopgaver, der er tilknyttet til de enkelte roller (vagter), der findes i en krisestyringsorganisation eller den daglige organisation (fx beredskabschef, kommunikationschef, vagtchef etc.). 1.2 Situationsbestemte arbejdsopgaver Det skal være muligt at definere arbejdsopgaver, til de enkelte roller(vagter), ud fra forskellige scenarier (fx normal situation, brand, strømafbrydelse, pandemi etc.). Ved skift af scenarie skal arbejdsopgaver på actioncard/checklister automatisk rettes til. 1.3 Arbejdsopgaver I forbindelse med arbejdsopgaverne skal der være mulighed for beskrivelser og instruktioner evt. med link til anden placering. 1.4 Oversigt over status på beredskabsopgaver Det skal være muligt at få en oversigt over de arbejdsopgaver, der er løst, de arbejdsopgaver, der arbejdes på, og de arbejdsopgaver, der mangler at blive løst. 1.5 Modes Systemet skal kun håndtere øvelser og beredskabshændelser adskilt og på tilsvarende måde skal beredskabshændelser kunne køre uafhængigt af daglig drift. Ressourcestyring(styring af dagdrift) 1.6 Vagter med tilknyttet arbejdsopgaver (action cards/checklister) Softwaren skal kunne håndtere arbejdsopgaver, der er tilknyttet til de enkelte roller (vagter), der findes i den daglige organisation (fx vagtchef, Nordatlantvagt, flyvevagt etc). 1.7 Situationsbestemte arbejdsopgaver

4 Det skal være muligt at definere arbejdsopgaver, til de enkelte roller(vagter), ud fra forskellige scenarier (fx normal situation, let forhøjet beredskab forhøjet beredskab, storm, stormflod etc.). Ved skift af scenarie skal arbejdsopgaver på actioncard/checklister automatisk rettes til. 1.8 Nulstilling af arbejdsopgaver Arbejdsopgaverne skal nulstilles en gang i døgnet. 1.9 Oversigt over status på driftsopgaver Det skal være muligt at få en oversigt over de driftsopgaver, der er løst, de driftsopgaver der arbejdes på, de driftsopgaver der mangler at blive løst, samt de opgaver der ikke kan nås inden deadline. Oversigten over driftsopgaver og arbejdsopgaver i beredskabssituationer skal kunne adskilles Sammenlægning af roller(vagter) Der skal findes en funktion, der kan lægge to roller (vagter) sammen til en samlet rolle (vagt) eller vise et antal vagter som en samlet liste. Kommunikation og mediehåndtering 1.11 SMS/ Informationer skal kunne sendes til brugergrupper via SMS/ 1.12 Intern kommunikation Systemet skal kunne fungere som en intern kommunikationskanal og sende tekster og grafik til andre der er logget på fx talspersoner i et beredskabscenter/call center Kommunikationslister Systemet skal have et ubegrænset antal kommunikationslister, der kan kobles sammen med scenarier Indkaldelse af personale Medarbejdere skal ved hjælp af scenariestyrede kommunikationslister kunne kaldes ind via SMS/ . Dokumenter 1.15 Dokumentarkiv Det skal være muligt at uploade dokumenter, fx beredskabsplaner og action/checklister, således at de er tilgængelige online/offline Versionsstyring Dokumenter skal versionstyres fx ved markering eller angivelse af dato. Logning 1.17 Logning Systemet skal indeholde en komplet logning af hændelser, øvelser, og kommunikation. Alle transaktioner og ændringer bliver registreret i logs, der kan gemmes, udskrives og eksporteres Adskilte logs Logs med daglig drift og beredskabshændelser skal kunne adskilles. Sikkerhed

5 1.19 Robusthed Systemet skal være redundant med redundant kommunikation Backup Der skal kunne tages backup af systemet automatisk eller manuelt efter større ændringer. Endvidere skal der kunne printes backup af checklister. 1.21Oppetid Programmet skal som minimum have en oppetid på 99 %, leverandøren skal som del af tilbuddet kunne dokumentere en oppetid på 99 % af tiden over de sidste tre måneder Løbende sikkerhedsovervågning Leverandøren skal hver 3. måned levere rapporter indeholdende oversigt over hændelser, problemer, fejl og nedbrud samt oppetid. Diverse 1.23 Windows Systemet skal være kompatibelt med Windows 7 eller nyere version Tilgængelighed Systemet skal kunne tilgås fra PC/MAC/tablet/Smartphone (IOS/Android) Undervisning Leverandøren skal angive timepris på undervisning på henholdsvis administrator og bruger niveau. Endvidere angives et forventet antal undervisningstimer for henholdsvis administratorer og brugere Sprog Programmet skal have både dansk og engelsk bruger interface 1.27 Opgradering Softwareopdateringer indgår i købet. I forbindelse med softwareopdatering skal specielt udviklede moduler til DMI tilpasses. 2. Kompetitive krav Leverandøren leverer en løsningsbeskrivelse (max 6 A4 sider) med tydelig og utvetydig henvisning til det specifikke krav om kvalitet og Leverandørens kontrakt. Kvalitet 2.1 Præsentation af arbejdsopgaver Daglige driftsopgaver har varierende længde samt indhold, og programmet skal kunne håndtere og visualisere dette. Evalueringspræferencer: Evalueringen vil afspejle i hvor høj grad Leverandøren i det afgivne tilbud kan levere en overskuelig præsentation af driftsopgaver, herunder tid, beskrivelse og instruktioner. 2.2 Præsentation af opgavestatus

6 Der skal være oversigt, der viser opgavestatus fx om opgaver forventes at kunne leveres rettidigt. Oversigt skal også indeholde fortegnelse over opgaver der er leveret rettidigt der er ved at blive løst der skal løses, men ikke forventes at kunne leveres rettidigt der ikke kan nås inden for deadline. Evalueringspræferencer: Evalueringen vil afspejle i hvor høj grad leverandøren i det afgivne tilbud på kan levere en overskuelig præsentation opgavestatus i systemet. 2.3 Præsentation af arbejdsbelastning på de enkelte roller(vagter) I systemet skal opgavebelastningen på de enkelte roller (vagter) fremgå, således at DMI kan disponere eller omdisponere opgaverne og dermed sikre rettidig leverance. Evalueringspræferencer: Evalueringen vil afspejle i hvor høj grad leverandøren i det afgivne tilbud kan levere oversigter, hvor det er nemt at overskue arbejdsbelastningen på de enkelte roller (vagter). 2.4 Flytning af opgaver mellem roller (vagter) I de situationer, hvor opgaver ikke kan udføres rettidigt er det nødvendigt at omdisponere og flytte opgaverne til andre roller (vagter). Evalueringspræferencer: Evalueringen vil afspejle i hvor høj grad leverandøren i det afgivne tilbud kan levere software, hvor det er nemt at omdisponere arbejdsopgaver til roller (vager) med lavere arbejdsbelastningen. 2.5 Support I forbindelse med levering af software, ved fejl eller fejlbetjening kan der opstå et behov for support. Det er vigtigt at Leverandøren kan give en god support. Evalueringspræferencer: Evalueringen vil afspejle i hvor høj grad leverandøren i det afgivne tilbud kan levere support fx 24/ Tilgængelighed (oppetid) DMI har en forventning op at systemet minimum har en oppe tid på 99%, men fortrækker endnu større oppetid. Evalueringspræferencer: Evalueringen vil afspejle i hvor høj grad Leverandøren kan tilbyde en dokumenteret oppetid/tilgængelighed der ligger over minimumskravet på 99%. Leverandørs kontrakt

7 Leverandørs kontrakt vil indgå som en del tilbudsmaterialet. Leverandør skal angive i kontrakten hvilke muligheder ordregiver har ved udtrædelse af kontrakten. 2.7 Løbetid og opsigelsesvarsel Evalueringspræferencer: Evalueringen vil afspejle i hvor høj grad ordregiver er bundet i forhold til løbetid og opsigelsesvarsel. 2.8 Muligheden for at trække data ud ved udtrædelse Evalueringspræferencer: Evalueringen vil afspejle i hvor høj grad data, der er arkiveret i kontraktperioden kan nemt kan eksporteres og gemmes uden for systemet. 2.9 Ordregivers omkostninger forbundet med dataudtræk Evalueringspræferencer: Evalueringen vil afspejle i hvor høj grad data kan leveres til ordregiver på bestilling eller ved kontraktophør. 3. Optioner 3.1 Import af arbejdsopgaver En funktion der muliggør import af daglige driftsopgaver fra andre programmer i gængse IT-formater fx CSV eller XML. 3.2 Udsendelse af dokumenter til mobile enheder En funktion, der sikre at nye telefonlister og dokumenter kan sendes ud til mobile enheder i forbindelse med ændringer. 3.3 Single sign on Single sign on funktion, der gør det muligt at bruge systemet fra DMI's netværk 3.4 Automatiske opdatering af kontaktoplysninger Funktion er gør det muligt med en automatisk integration med DMI's AD 3.5 Publicering på sociale medier. En funktion, der i forbindelse med voldsomt vejr giver DMI mulighed for at udsende tekst/link/grafik til sociale medier fx twitter/facebook/instagram 3.6 Voice Broadcast En funktion, der gør det muligt at bruge voice broadcast til alarmering af medarbejdere og kunder 3.7 Telefonkonference Funktion, der giver mulighed for at foretage telefonkonference fra softwaren. 3.8 Tidszoner Funktioner, der gør det muligt at håndtere opgaver i flere tidszoner. 3.9 Statistik over arbejdstid

8 Funktioner, der gør det muligt at udarbejde en rapport på tidsforbrug for driftsopgaver i løbet af den sidste måned. Leverandøren skal for hvert delkriterie under underkriteriet Optioner angive i bilag 2, hvorvidt; - et delkriterie foreligger som lagervarer eller - Leverandør vil udvikle varen til projektet - angive pris for hver option I bilaget skal Leverandør angive ved ja/nej afkrydsning, hvorvidt Leverandør kan tilbyde det enkelte delkriterie (enten som lagervare eller udviklingsvare). Leverandøren skal som del af sit tilbudsmateriale angive pris for hver enkelt option. Det vil være muligt at angive pris 0 kr. Leverandøren vil ikke blive evalueret på de angivne priser men udelukkende på, om der er tale om lagervarer eller udviklingsvarer. Bilag 2 angiver dato for og perioden frem, hvor ordregiver har ret til at udnytte de i punkt 3 oplistede optioner. Leverandøren er ikke garanteret betaling for optionerne men de angivne priser er bindende for Leverandøren frem til ordregivers eventuelle udnyttelse af optionerne.