Potentielle tilbudsgivere på Erhvervs- og Byggestyrelsens udbud af kontrakt om sekretariatsbistand vedr. byggeskadeforsikringen 20.

Transkript

1 NOTAT Sterregaard ApS Fra: Til: Bent Sterregaard Potentielle tilbudsgivere på Erhvervs- og Byggestyrelsens udbud af kontrakt om sekretariatsbistand vedr. byggeskadeforsikringen 20. november 2008 Besvarelse af spørgsmål til udbudsmaterialet vedr. ovennævnte udbud. Ved udløbet af fristen for at stille spørgsmål til det udsendte udbudsmateriale den 17. november 2008, kl , var der modtaget nedenstående spørgsmål. Nedenfor følger Erhvervs- og Byggestyrelsen besvarelse af de respektive spørgsmål. Spørgsmål 1 Spørgsmål 2 Spørgsmål 3 Ad Udbudsbetingelser Punkt 4.3. Kriterier for valg af sekretariat Ad 2 Dokumentation af kvalitet Er den angivne løsningsbeskrivelse det samme som en overordnet leveringsplan, som er omtalt i krav 8 i kravspecifikationer? Ja. den angivne løsningsbeskrivelse er det samme som en overordnet leveringsplan. Tilbudsgiver skal i en overordnet leveringsplan give en overordnet beskrivelse af, hvordan sekretariatsopgaven forventes løst. I planen skal det således angives, hvordan tilbudsgiver forventer at fordele sekretariatets ressourcer på de enkelte aktiviteter. Ad 4 Pris Vil vederlaget på max 3 mio. kr. årligt blive tillagt moms, hvis sekretariatets drift er momspligtig? Ja. Vederlaget på max 3 mio. kr. vil blive tillagt moms, hvis sekretariatets drift er momspligtig. Punkt 5.1. Kontraktperiode Vil et forbehold om opsigelsesklausul fra sekretariatets side indebære, at tilbud ikke er konditionsmæssigt? Spørgsmålet hænger sammen med svingende byggeomfang og dermed usikkerhed mht. kvantificering og detaljering af ydelser sammenholdt med det meget begrænsede maksimum for kontraktsum. Ja, et forbehold om opsigelsesklausul fra sekretariatets side indebærer, at tilbuddet ikke er konditionsmæssigt. C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\DK-EBST\LOKALE INDSTILLINGER\TEMPORARY INTERNET FILES\OLK5E\BESVARELSE AF SPØRGSMÅL.DOC

2 2 Det kan i øvrigt nævnes, at kontraktsummen er fast, jf. underbilag 1. Spørgsmål 4 Spørgsmål 5 Spørgsmål 6 Punkt 5.3. Misligholdelse Vil et forbehold vedr. definitionen af væsentlig misligholdelse indebære, at tilbud ikke er konditionsmæssigt? Såfremt tilbudsgivers definition af væsentlig misligholdelse ligger inden for udbudsmaterialet, vil tilbudet ikke blive betragtet som ikke-konditionsmæssigt. Punkt 5.4. Ansvarsforsikring Hvad menes med formuleringen om at imødegå evt. formuetab, som direkte eller indirekte følge af Revisors rådgivning og opgaveløsning Her er sket en beklagelig trykfejl. Den rette tekst er at imødegå evt. formuetab, som direkte eller indirekte følge af sekretariatets rådgivning og opgaveløsning Ad Kravspecifikationer Punkt 2.4 Forsikringsselskaberne Gennemfører forsikringsselskabet ikke eftersynene, skal sekretariatet for forsikringsselskabets regning rekvirere et eftersyn. Vil der blive udarbejdet bindende retningslinier for både forsikringsselskaber og sekretariatet om: Advis om forsinkede eftersynsindberetninger, tidsfrister for de af sekretariatete rekvirende eftersyn, eftersynshonorar for disse haste-eftersyn samt orientering for bygherrer og boligejere om overskridelse af 1-års fristen? Erhvervs- og Byggestyrelsen vil, hvis og i det omfang det er nødvendigt for løsningen af sekretariatets opgaver, udarbejde retningslinjer for de nærmere arbejdsgange omkring forsinkede eftersynsindberetninger, tidsfrister for de af sekretariatet rekvirerede eftersyn, eftersynshonorar for disse haste-eftersyn samt orientering for bygherrer og boligejere om overskridelse af 1-års fristen. Såfremt det for tilbudsgiver er en forudsætning for afgivelsen af tilbud, at der udarbejdes bindende retningslinjer, bedes dette anført i tilbudsmaterialet. Spørgsmål 7 Punkt 3 Arbejdsgange og input til IT-systemet (BSFS) BSFS skal fungere som styringsredskab for sekretariatet til sagsbehandling og kontrol. Hvilke funktionaliteter til sagsbehandling og kontrol

3 Spørgsmål 8 Spørgsmål 9 Spørgsmål 10 Spørgsmål 11 Spørgsmål 12 Spørgsmål 13 indeholder BSFS? IT-systemet (BSFS) er under udvikling. Systemet vil senere blive præsenteret for den vindende leverandør. BSFS vil dog primært skulle anvendes af sekretariatet til at skabe overblik over gennemførte eftersyn og til erfaringsopsamling. Sekretariatet skal herudover kontrollere, at der foretages de lovpligtige eftersyn. Ad 6) Eftersynsrapport og skadesoversigt sendes desuden via BSFS til sekretariatet. Hvori består denne fremsendelse? Sekretariatets log- on på systemet giver adgang til at hente eftersynsrapporter og skadesoversiger. Ad 7) Sekretariatet samler oplysningerne og gør dem tilgængelige for bygningsejere via OIS. Hvad indebærer dette krav? Dette vil ske automatisk. Oplysningerne findes i BSFS. Ejeren får ved at logge ind på OIS adgang til oplysningerne for sin ejendom. Ad 8) Offentliggøre navne på ansvarlige for dækningsberretigede skader. Hvori består sekretariatets opgaver? Sekretariatet forventes ved elektronisk underretning at gøre Erhvervs- og Byggestyrelsen opmærksom på, når der er indberettet dækningsberettigede skader. Ad 9) Hvad skal sekretariatet foretage sig, hvis 5-års eftersynet udføres af samme bygningssagkyndige som udførte 1-års eftersynet? IT-systemet vil indeholde en funktionalitet, som oplyser, hvis forsikringsselskaberne rekvirerer den samme bygningssagkyndige til at gennemføre både 1-års og 5- års eftersynet, således at forsikringsselskaberne kan vælge en anden bygningssagkyndig. Skulle det alligevel ske, består sekretariatets opgave i at gøre Erhvervsog Byggestyrelsen opmærksom herpå. Ad 10) Er det proceduren fra punkt 2-9, der menes? Ja. Afsnit 2: Specifikation af krav til sekretariatet Hvad forståes ved kolonnen option i forhold til krav ikke opfyldt/forbehold? Skal optioner prissættes i tilbuddet, eller kan de forhandles senere? For flere af kravene i kravspecifikationen gælder, at Erhvervs- og Byggestyrelsen har foreslået, hvordan 3

4 kravet kan opfyldes. Tilbudsgiver har således frihed til at foreslå en anden måde, at opfylde kravet på. Optioner skal ikke prissættes særskilt, men indgå i et samlet tilbud. 4 Spørgsmål 14 Spørgsmål 15 Spørgsmål 16 Spørgsmål 17 Spørgsmål 18 Spørgsmål 19 Krav 1.8. Gælder kravet om svarfrist indenfor 1 døgn alle ugedage og alle tidspunkter på året - også hvis udtræk af relevante data af BSFS forudsætter udarbejdelse af nye oversigter/rapporter? Kravet indebærer en svarfrist på 1 hverdagsdøgn. Krav 2.1. Vil der blive stillet kurser/uddannelse i brugen af BSFS til rådighed for sekretariatet? Hvis det ikke er tilfældet hvordan sikrer sekretariatet sig indsigt i det af EBST udviklede BSFS? BSFS vil blive præsenteret for den vindende leverandør, og dennes medarbejdere vil modtage vejledning i brug af systemet. Krav 2.3. Sekretariatet skal aktivt søge at sikre en høj datakvalitet i BSFS, herunder analyser, kontroller og rettelse af ufuldstændige eller fejlagtige oplysninger. Hvori består sekretariatets opgaver? Sekretariatet skal kvalitetssikre de data, der tilgår ITsystemet fx skal sekretariatet løbende kontrollere, at data fra bygningssagkyndige er indberettet korrekt. Vil sekretariatet få instruktions- og sanktionsmuligheder i forhold til bygningssagkyndige og forsikringsselskaber? Sekretariatet vil, hvis og i det omfang det er nødvendigt for løsningen af sekretariatets opgaver, få instruktionsmuligheder i forhold til bygningssagkyndige og forikringsselskaber. Krav 2.4. Skal sekretariatet foretage manuel sagsoprettelse, registreringer mv. i situationer, hvor BSFS efter ibrugtagelsen måtte blive ramt af driftsmæssige udfald m.v. Manuel sagsoprettelse er, udover i en indkøringsfase, ikke en del af sekretariatsopgaven. Krav 3.1. Hvori består den stikprøvevise bearbejdning af eftersynsindberetninger? Med stikprøvevis bearbejdning af eftersynsindberetninger menes, at sekretariatet som et led i erfaringsopsamlingen på baggrund af et udsnit af eftersynsinsberetninger fra 1-års og 5-års eftersyn til IT-systemet kan identificere skader og årsagerne til

5 disse. 5 Der gøres opmærksom på, at der ikke er tale om et krav, men at stikprøvevis bearbejdning af eftersynsindberetninger alene er et eksempel på, hvorledes erfaringsopsamling kan ske. Tilbudsgiver kan i sit tilbud angive andre måder at løse opgaven på. Spørgsmål 20 Spørgsmål 21 Krav 7.1. Kan udbyder oplyse, hvor mange boliger og byggesager omfattet af ordningen, der har fået byggetilladelse siden ordningens ikrafttræden den 1. april 2008, gerne opgjort månedsvis? Kan udbyder oplyse tilsvarende tal for færdigmeldinger? Erhvervs- og Byggestyrelsen kan ikke oplye, hvor mange boliger og byggesager omfattet af ordningen, der har fået byggetilladelse eller er færdigmeldte siden ordningens ikrafttræden den 1. april Ad Underbilag 1. Tidsplan Hvor lang indkøringsfase skal påregnes? Vil det være tilstrækkeligt at påregne en indkøringsfase med manuel oprettelse af sager til 1. april 2009? Hvorfra kommer oplysninger om eventuelle manuelle registreringer i indkøringsfasen? Hvor mange sager skal der påregnes? Det forventes, at tilbudsgiver udarbejder en plan for opstart af sekretariatet, hvor det på baggrund af sekretariatets ressourcer, kompetencer m.v. angives, hvor længe tilbudsgiver påregner, at en indkøringsfasen vil vare. Spørgsmål 22 Ad underbilag 4. Vederlag Alternativ betalingsplan. Vil det være muligt i indkøringsfasen/opstart af anvende hele det månedlige vederlag til etablering, opbygning og løbende administration af ordningen? Det månedlige vederlag vedrører den løbende administration af ordningen. Udgifter til etablering og opbygning af ordningen vil blive betragtet som en del af den løbende administration og det månedlige vederlag kan dermed anvendes til dækning denne type udgifter.