Vi er den opfattelse, at der er brug for, at ministeriet afklarer retstilstanden på området, idet:

Transkript

1 Bemærkninger fra Bjarne Overmark, Beboerlisten, og Kasper Fuhr Christensen, Velfærdslisten, til byrådets svar på Social- og Indenrigsministeriets anmodning af 9. februar 2016 om en udtalelse om behandlingen af sagen om skolelukningerne i Randers Kommune 1. Indledende bemærkninger Vi skal opfordre ministeriet til at starte en tilsynssag, idet sagen handler om et meget centralt spørgsmål for det kommunale folkestyre, nemlig om borgmesteren og forvaltningen ved en særlig tilrettelagt proces kan tilsidesætte garantier, der blandt andet har til formål at beskytte mindretallet og sikre en demokratisk kontrolfunktion. Som det fremgår af afsnit 2, finder vi, at der er tale om særligt grove krænkelser af en række retsregler og principper, der er centrale for det kommunale folkestyre. Statsforvaltningen så i sin udtalelse af 8. maj 2015, der forekommer os at være i klar modstrid med Statsforvaltningens udtalelse af 6. april 2011 om en sag om budgetreduktioner i Aarhus Kommune, helt bort fra den del af sagen, som ministeriet nu overvejer at tage op til behandling, selv om vi anmodede herom i Kasper Fuhr Christensens notat af 23. februar Vi er den opfattelse, at der er brug for, at ministeriet afklarer retstilstanden på området, idet: 1) forvaltningen ved særligt tilrettelagte processer fortsat inddrager en politisk afgrænset kreds af byrådets medlemmer i forvaltningens sagsforberedelse i udvalgte sager, der har relation til budgetforligene, og 2) der er stor risiko for, at flere kommuner vil lade sig inspirere af den ulovlige praksis. Statsrevisorerne afgav den 24. februar 2016 beretning nr. 12/2015 om Statsforvaltningens tilsyn med kommuner. I beretningen fremhæver statsrevisorerne netop, at det er vigtigt, at tilsynsmyndighederne hurtigt griber ind over for en kommune, der anvender en ulovlig praksis eller har en retsstridig adfærd. Vi er den opfattelse, at der er stor risiko for, at andre kommuner vil lade sig inspirere af den særligt tilrettelagte proces, ligesom vi er bekymrede for, at fremgangsmåden vil sprede sig til stadigt flere områder i Randers Kommune. Ved at tage sagen op til behandlingen kan ministeriet forhindre, at den retsstridige fremgangsmåde spredes yderligere. Ministeriet har allerede startet en tilsynssag i forbindelse med skolelukningerne i Randers Kommune. Ved af 18. august 2015 oplyste ministeriet, at man havde besluttet at behandle spørgsmålet om, om de powerpoint-slides, der blev udarbejdet af Randers Kommunes forvaltning og forevist af forvaltningen ved byrådsmedlemmers og partigruppers drøftelser om skolestrukturen, var omfattet af kommunalbestyrelsesmedlemmernes ret til sagsindsigt. Det er vores opfattelse, at afslagene på sagsindsigt i de nævnte powerpoint-slides netop var en integreret del af den særligt tilrettelagte proces, hvorved en politisk afgrænset kreds af byrådets medlemmer blev inddraget i og således fik en særlig indflydelse på forvaltningens sagsforberedelse. Vi mener derfor, at 2. Samlet vurdering 1 af 11

2 Overordnet henholder vi os til vores påstande og bevisførelse i Kasper Fuhr Christensens notat af 23. februar 2015, hvori det efter vores opfattelse dokumenteres, at: 1) forligskredsen har haft en særlig adgang til teknisk bistand, der blandt omfattede indhentelse af eksternt udarbejdede rapporter fra blandt andre Ernst & Young, 1 2) forligskredsens forslag fik særlig gunstig forberedelse i forvaltningen, 2 3) der blev tilvejebragt oplysninger og udarbejdet materiale, som det politiske mindretal blev nægtet indsigt i, til særligt brug for forligspartiernes grupper i byrådet og baglande, 3 4) forligskredsen ved en særlig proces blev inddraget i forvaltningens sagsforberedelse, således den fik en særlig indflydelse på det materiale, der senere blev behandlet i børn- og skoleudvalget, økonomiudvalget og byrådet, 4 5) forligskredsen foretog en politisk forbehandling af forslaget til ny skolestruktur, før dette blev offentliggjort for det politiske mindretal og offentligheden, 5 6) forligskredsen havde adgang til at instruere forvaltningen i dens arbejde samt at pålægge den opgaver. 6 Vi gør derfor gældende, at forvaltningen og forligskredsen har: 1) tilsidesat det princip for ligebehandling af byrådets medlemmer, der må følge af den forvaltningsretlige lighedsgrundsætning, og som bestemmelserne i lov om kommunernes styrelse skal anvendes under iagttagelse af, på grov vis, 2) tilsidesat 2, stk. 1, 9, 17, stk. 7 i lov om kommunernes styrelse, 3) som følge af ovennævnte forsømmelser forhindret det politiske mindretal i at indbringe sagen for byrådet efter 11, stk. 1, 1. pkt i lov om kommunernes styrelse, 4) i medfør af nr. 3 indirekte tilsidesat det offentlighedsprincip, der følger af 10, stk. 1, 1. pkt. i lov om kommunernes styrelse, og 5) været vidende om det klart retsstridige i fremgangsmåden. Samlet set er der således tale om en grov tilsidesættelse af den beskyttelse af det politiske mindretal og den demokratiske kontrolfunktion, ovennævnte bestemmelser blandt andet har til formål at sikre. Vi mener, at tilsidesættelserne er så grove, at Statsforvaltningen burde have sat Randers Byråds beslutninger om ændret skolestruktur ud af kraft. 7 Vi skal derfor opfordre Social- og Indenrigsministeriet til at udtale sig om, om Statsforvaltningen burde have annulleret eller suspenderet en eller flere af byrådets beslutninger om ændret skolestruktur. 1 Jf. Kasper Fuhr Christensens notat af 23. februar 2015, kapitlerne 6 og 9 i del I og kapitel 4 i del II Ibid., kapitlerne 4, 6, 7, 9, 10, 11 og 12 i del I og 1, 4 og 5 i del II. Ibid., kapitlerne 4, 6, 7, 9, 10, 11 og 12 i del I og 1, 4 og 5 i del II. Ibid., kapitlerne 4, 6, 7, 9, 10, 11 og 12 i del I og 1, 4 og 5 i del II. Ibid., kapitlerne 4, 10 i del I og kapitel 4 i del II. Ibid., kapitlerne 9, 11 og 12 i del I og kapitlerne 1 og 4 i del II. 7 Ibid. 2 af 11

3 3. Vedr. det faktiske forløb Det er værd at bemærke, at forvaltningen ikke modsætter sig den beskrivelse af forløbet, som fremgår af Daniel Madiés redegørelse sendt til ministeriet i mail af 28. september Beskrivelsen understøttes af Charlotte Broman Mølbæks kommentarer afgivet i forbindelse med byrådsmødet den 4. april Idet begge beskrivelser er langt mere konkrete og detaljerede end forvaltningens udtalelse af 17. marts 2016, og at de ikke modsiges af forvaltningen eller byrådsflertallet, finder vi, at ministeriet først og fremmest bør lægge vægt på Daniel Madié og Charlotte Broman Mølbæks redegørelser. Supplerende skal vi henvise til Kasper Fuhr Christensens notat af 23. februar Vi er af den opfattelse, at ministeriet bør oplyse yderligere spørgsmål vedrørende forhandlingsudvalgets interne proces ved direkte spørgsmål til udvalgets medlemmer, herunder Det Konservative Folkeparti og Socialistisk Folkeparti. 4. Yderligere kommentarer 1) Kommunens organisation og beslutningsproces er normeret ved loven og ved den styrelsesvedtægt, byrådet selv har vedtaget. Disse regler er udtryk for en afvejning af, på den ene side, hensynet til effektivitet i kommunens virke og beslutningsdygtighed, og på den anden side hensynet til balance mellem de partigrupper, der er repræsenteret i byrådet, herunder mindretalsgarantier. Det er rigtigt, som det fremgår af forvaltningens udtalelse af 17. marts 2016, at beslutninger om skolelukninger er blandt de politisk vanskeligste for en kommunalbestyrelse. Men det kan ikke i sig selv bevirke en ændret afvejning af de modstridende interesser, i hvert fald uden at der er sket ændring af det retlige grundlag, dvs. loven eller styrelsesvedtægten. Flertallet har ikke taget initiativ til en ændring af styrelsesvedtægten, hvorved der indførtes en ændret beslutningsproces. Det havde været muligt at gennemføre de af flertallet ønskede ændringer i skolestrukturen ved sædvanlig forberedelse i forvaltningen i samspil med borgmesteren som forvaltningens daglige leder og derpå følgende behandling i det stående udvalg og økonomiudvalget samt i byrådet. Byrådet kunne om fornødent have nedsat et særligt udvalg efter de derom gældende regler, jf. kommunestyrelseslovens 17, stk. 4. En sådan fremgangsmåde havde muligvis været politisk byrdefuld. Det forhold kan imidlertid ikke lovligt bevirke en fravigelse af den beslutningsproces, der følger af loven og styrelsesvedtægten. 2) Flere bruges vendingen borgmesteren inviterede alle partigrupper, der var indstillet på en ændret skolestruktur med henblik på at frigive et provenu til skoleområdet, til at deltage i møderne. Borgmesteren må således have haft en afgrænset politisk dagsorden, da han valgte dansepartnere (fra). Denne dagsorden ville han have skullet redegøre for, hvis 3 af 11

4 forhandlingsudvalget var nedsat på et byrådsmøde. Det er en omgåelse af princippet om forholdsmæssig sammensætning af udvalg at etablere udvalget som sket. 3) 12 og flere andre steder svarer udkastet, at der ikke foreligger referater fra forhandlingsudvalgets møder, hvorfor det ikke kan oplyses, bl.a. om der er stemt i udvalget. I betragtning af, hvor meget der i øvrigt er refereret fra møderne, forekommer det overraskende, at ingen husker netop det. Af udtalelsen fremgår: Forvaltningen bemærker, at evt. afstemninger på møderne om de nævnte temaer efter forvaltningens opfattelse ikke ville have nogen retlig gyldighed forstået således, at forvaltningen skulle følge resultaterne af sådanne afstemninger. Det er rigtigt. Men især på baggrund af det flertal, der stod bag forhandlingsudvalgets virke, og på baggrund af at borgmesteren som forvaltningens øverste daglige leder deltog, er det naturligvis en fiktion. Forvaltningen er jo ikke politisk tonedøv. Så når man har inviteret forvaltningen, har det næppe været som led i almindelig folkeoplysning, men fordi man forventede, at forvaltningen lyttede og skrev sig bag øret. Flertallet har ved den valgte proces lagt op til en kompromittering af forvaltningens saglighed og faglighed. 4) Både medarbejdere i forvaltningen og byrådsmedlemmer, der har deltaget i forhandlingsmøderne, har oplyst os om, at forvaltningen på forhandlingsmøderne noterede spørgsmål og bemærkninger fra de deltagende partier. Vi skal derfor opfordre ministeriet til at anmode Randers Kommune om at udlevere de noter, forvaltningen har lavet i forbindelse med forhandlingsmøderne. Idet der ikke kan herske tvivl om, at de lukkede forhandlingsmøder udmundede i forvaltningens endelige forslag og senere ændringer hertil, kan der efter vores opfattelse ikke være tvivl om, at forvaltningen burde have taget notater af forhandlingsmøderne, som minimum i medfør af den ulovbestemte forvaltningsretlige grundsætning om notatpligt, jf. betænkning nr om offentlighedsloven, kap. 13, pkt ) På side 18 citerer forvaltningen betænkning nr. 894/1980, s. 93: Men også beslutninger, som er af mere politisk karakter, må de ansatte forudsættes at træffe i meget vidt omfang.... I den udelukkelsesproces, som udvælgelsen af et forslag reelt er, er det således i administrationen, at langt det største antal mulige løsninger udelukkes. De kommunalpolitiske organer vil imidlertid også her direkte eller indirekte være rammeskabende og retningsbestemmende, idet administrationen ved sin udvælgelse må respektere forhåndstilkendegivelser fra politikerne og således vil koncentrere sig om forslag, der ligger inden for de af politikerne udstukne rammer, eller hvis der ikke direkte er fastsat rammer om forslag, der kan forventes ikke straks at blive udelukket fra de politiske overvejelser. Det er vores opfattelse, at det følger af ordlyden, at politikerne i ovennævnte citat henviser til de kommunalpolitiske organer og således forhåndstilkendegivelser, der er kommet til udtryk på 4 af 11

5 møderne i et efter kommunestyrelsesloven nedsat udvalg. I den forbindelse skal vi endvidere henvise til Statsforvaltningens udtalelse af 6. april 2011 om en sag om budgetreduktioner i Aarhus Kommune. 6) 22 anføres det, at forhandlingsudvalget mødtes efter de almindelige regler om forsamlingsfrihed. Vi skal her understrege, at vi på intet tidspunkt har anfægtet, at et større eller mindre antal af byrådets medlemmer har ret til at mødes ubevæbnede, jf. 79 i Grundloven. Men det kan næppe antages, at borgmesteren kan pålægge forvaltningen fagligt at bistå en hvilken som helst ansamling af byrådsmedlemmer, der mødes under påberåbelse af forsamlingsfriheden. Vores påstand er således ikke, at byrådets medlemmer ikke har ret til at mødes efter de almindelige regler om forsamlingsfrihed. En sådan ret nyder både byrådets medlemmer og alle, der opholder sig i Danmark. Vores påstand er derimod, at en politisk afgrænset kreds af byrådets medlemmer ved en særlig proces blev inddraget i forvaltningens sagsforberedelse, hvorved en række af de garantier, der følger af kommunestyrelsesloven, forvaltningsloven og ulovbestemte offentlig- og forvaltningsretlige grundsætninger, og som blandt andet har til formål at sikre en demokratisk kontrolfunktion og beskytte mindretallet. Vi finder, at forvaltningens bemærkninger om forsamlingsfrihed bærer præg af, at forvaltningen forsøger at dække sin egen indsats af. 7) På side 23 står der: I den konkrete sag ville forvaltningen have ovenud svært ved at forberede en sag til udvalg og byråd om en ændret skolestruktur uden politiske forhåndstilkendegivelser om, hvad strukturforslaget overordnet skulle indeholde. Det er ikke sådan, at forvaltningen uden forhandlingsudvalget skulle have tegnet på helt fri hånd. I hvert fald ville det være sædvanligt, om forvaltningen havde søgt sit politiske grundlag i en sådan sag hos enten det stående udvalg eller hos sin øverste daglige leder. Det er endnu et eksempel på, at lovens og styrelsesvedtægtens organisation faktisk giver mulighed for, at kommunalbestyrelsen kan fungere, hvorfor den særlige proces ikke kan vurderes som hverken lovlig eller nødvendig. 8) Flere steder i forvaltningens udtalelse af 17. marts 2016 anføres det, at alle byrådsmedlemmer og partier og lister fik tilbudt samme tekniske og faglige bistand, som blev stillet til rådighed på forhandlingsmøderne. Charlotte Broman Mølbæk skriver imidlertid flg. i sine kommentarer afgivet i forbindelse med byrådets møde den 4. april 2016: Da SF havde forladt forhandlingsgruppen arbejdede vi videre med vores eget forslag til en ny skolestruktur baseret på den struktur, vi havde været med til at udarbejde samt på de mange høringssvar. Det er SF s oplevelse, at der var væsentlig forskel på, hvilken hjælp vi kunne få, da vi var en del af forhandlingsgruppen i forhold til, da vi stod udenfor. SF præsenterede omkring 5 5 af 11

6 punkter baseret på det udsendte forslag, som vi gerne ville have beregninger på. Vi fik ingen hjælp til beregninger fra forvaltningen, da vi var udenfor forhandlingsgruppen, hvilket betød, at vi ikke kunne stille et alternativt forslag, da forligspartierne fremsatte deres forslag. Forvaltningen udtrykte, at de ikke kunne give præcise beregninger på vores scenarier, men vi fik tilbudt at få sendt vores forslag til scenarier til beregning hos konsulentfirmaet Ernest & Young, hvilket ville betyde en merudgift for Randers Kommune. Vi ville ikke bruge flere penge på beregninger hos et konsulentfirma, men vi ville gerne have de beregningsoverslag, som ville betyde at vi kunne udarbejde et alternativt forslag til en ny skolestruktur. Overslagsberegninger blev nemlig ofte brugt, da vi arbejdede med de forskellige scenarier ift. en ny skolestruktur i forhandlingsgruppen. Idet SF efter vores kendskab er det eneste parti, der har anmodet forvaltningen om bistand, dokumenterer forvaltningens afslag på at give teknisk og faglig bistand til SF, at de byrådsmedlemmer, der ikke deltog i forhandlingsmøderne, ikke havde mulighed for at få teknisk og faglig bistand i samme omfang som de byrådsmedlemmer og partigrupper, der deltog i forhandlingsmøderne. 5. Den politiske proces ultimo 2013 til primo 2014 Forvaltningen understreger i sit svar, at forvaltningen "ikke var politisk tonedøv", og at forvaltningens arbejde var løbende afstemt med borgmesteren i forhold til politisk relevans. Der er iflg. forvaltningens tidsoversigt ingen skolestrukturproces i perioden mellem byrådsmødet 29. april 2013 og byrådets temamøde 3. marts Forvaltningens påstande modsiges bl.a. af: 1. At skoleforvaltningen i februar 2014 af konsulentvirksomheden EY får udarbejdet to scenarier, hvor det ene scenarie er en opdatering af et gennemgående scenarie (ingen skolelukninger). Det andet scenarie er til gengæld fuldstændig udenfor den politiske officielle ramme , nemlig et scenarie med lukning af 11 skoler, genoprettelse af de resterende og opførelse af to nye OPS-skoler (Bilag: _OPS...). Denne scenarie-udarbejdelse er enten politisk tonedøvt eller også afspejler scenariet en politisk proces som er holdt uden for svaret til ministeriet. Scenariet bliver først offentligt ultimo 2014, hvor borgmesteren må på tv for at forklare scenariets udarbejdelse, funktion, samt en "2013"-titelangivelse, der forklares som en gennem flere versioner af såvel EY som skoleforvaltningen ikke opdaget skrivefejl. 2. At byrådsmedlem Mikael Firling Mouritsen på borgermøde nr. 3, 24. september 2014, uden korrektion fra medvirkende byrådsmedlemmer Henning Jensen Nyhuus og Leif Gade (alle Sociademokraterne), udtaler: "I starten af januar, der sætter borgmesteren sig i spidsen for den her proces. Så arbejder vi benhårdt. Jeg tror vi har holdt møde en gang om ugen - nogen gange to gange om ugen, hvor vi har holdt møder. Så snart der var et resultat, der var politisk godkendt, så kunne der skrives en rapport, som blev sendt i høring." (Videodokumentation: ). Udtalelsen slår fast: 1. at det var et "resultat", der blev politisk godkendt af forhandlingsudvalget, 2. at borgmesteren (ikke tilfældige partigrupper) er i spidsen for processen, og at processen starter i januar, hvilket stemmer overens med, at skoleforvaltningen får 6 af 11

7 udarbejdet det omtalte nye, og i forhold til den officielle proces politisk tonedøve, scenarie primo februar. 6. Forvaltningens rolle i forhold til forhandlingsudvalgets møder Forvaltningen skriver i sit svar side 22, at: "Forhandlingsudvalget mødtes således efter de almindelige regler om forsamlingsfrihed. Forvaltningen tog ikke initiativ til møderne og har ikke taget initiativ til eller tilrettelagt en proces med det formål at holde dele af byrådet udenfor, men har på anmodning deltaget på møderne [...]." Forvaltningens påstande modsiges bl.a. af: 1. At det fremgår af fremlagte kalenderoversigter, at indkalderen til møderne i forhandlingsudvalget var henholdsvis Børn- og Skole direktør Lars Keld Hansen eller byrådssekretariatet. Med andre ord, så skete mødebooking aktivt fra forvaltningens direktion og byrådssekretariatet. Der er aldrig fremlagt kopier af anmodning fra partigrupperne om mødeindkaldelse med angivelse af hvilke mødedeltagere der skulle indkaldes. Der er ingen tvivl om, at det var skoleforvaltningen / byrådssekretariatet, der indkaldte til og arrangerede møderne. (Bilag: 036_05-09_Kalender1, 037_05-09_Kalender-5, 038_05-09_Kalender-4, 039_05-09_Kalender-3, 040_05-09_Kalender-2). 2. At der ikke er fremlagt spørgsmål til forvaltningen fra forhandlingsudvalget, ikke er fremlagt nogen ønsker af nogen art fra forhandlingsudvalget om art af møderum, ønsket præsentation, ønskede dokumenter eller ønsket forvaltningsdeltagelse. 3. At dagsorden for et forhandlingsudvalgsmøde fremgår af forvaltningen fremlagt PPT-slide, lige som ekstern oplægsholders plads i mødedagsorden fremgår af forvaltningens slides. (Bilag: "Oplæg 26 maj arbejdsslides_rev"). 4. At Socialdemokraterne i pressemeddelelse har præciseret, at den lukkede proces blev foreslået af borgmesteren og forvaltningen: "Partiets [Socialdemokraterne] politiske leder Henning Jensen Nyhuus og formand for fællesledelsen Malte Larsen har i en pressemeddelelse også givet udtryk for, at den lukkede proces var en nødvendighed, [...]. [Citat:] "Vi i S har sagt ja til denne proces foreslået af borgmesteren og forvaltningen, idet vore tidligere erfaringer desværre har gjort det nødvendigt at arbejde på denne måde. [...]" skriver Henning Jensen Nyhuus og Malte Larsen." (Kilde: Amtsavisen 16. oktober 2014: 5. At skoleforvaltningen nægtede at modtage skriftlige spørgsmål fra byrådsmedlemmerne. Dermed undgik man aktindsigt i eller gennemgang af spørgsmål / svar fra forhandlingsudvalgsprocessen fra andre dele af byrådet. "Og vi har altid nægtet at udlevere vore egne talepapirer og også nægtet at modtage skriftlige spørgsmål etc." [Daværende skolechef Torben Bugge] (Bilag " _RK_notat vedr besvarelse fra embedsmænd bilag 2"). 6. Af det fremlagte materiale kan udledes at forhandlingsudvalget godkendte resultatet (scenariet) 30. april 2014, og at høringsmaterialet var så detaljeret, at Børn- og Skoleudvalget (alternativt den politiske styregruppe) uden tvivl skulle have været involveret i maj i forhold til udvalgsbehandling, status på høringsmateriale og beslutning om politisk proces, herunder besluttet offentliggørelse før eller efter sommerferien. 7 af 11

8 Sammenfattende, så er der ingen tvivl om, at forvaltningen bevidst har holdt dele af byrådet uden for skolestrukturprocessen, samt givet en afgrænset del af byrådet systematisk indflydelse på såvel forvaltningens arbejde, herunder valg af politisk proces, herunder valg af tidspunkt for offentliggørelse. 7. Hvornår besluttede forhandlingsudvalget scenarie? Alt tyder på, at forvaltningen af forhandlingsudvalget den 30. april fik besked på hvilket resultat altså hvilket scenarie forhandlingsudvalget havde besluttet sig for, samt fik besked om, at høringsmaterialet skulle være færdig til politisk behandling medio juni måned. Det fremgår af fremlagt mailkorrespondance mellem skoleforvaltningen og EY: (Bilag: _ForhandlingsudvBeslutningEY) 24. april 2014 spørger EY skoleforvaltningen vedrørende skolestrukturanalysen: "Hvordan forventer du den fremadrettede proces ser ud? Har i nogle skæringsdatoer for politisk behandling, som det kunne være relevant for os at kende (i forhold til intern planlægning)." 29. april 2014 svarer skoleforvaltningen: "Vi er p.t. gået lidt i stå men lad os kort vende tidsperspektivet senere." 30. april 2014 er der møde i forhandlingsudvalget (iflg. forvaltningens tidslinje). 1. maj 2014 sender skoleforvaltningen nyt svar til EY, og skriver nu: "Det kommer tilsyneladende til at gå langt hurtigere, end vi først har antaget. Udgangspunktet er således, at der skal udarbejdes en samlet afrapportering, der er klar til behandling medio juni [...] Jeg har vedhæftet et revideret scenarie, som er det scenarie, vi arbejder videre med( ændringer er markeret med rød)." Det understøttes af fremlagt mailkorrespondance mellem arkitekt Gorm Nielsen og skoleforvaltningen: Bilag: ( _ForhandlingsudvBeslutningGormN) Den 29. april 2014 skriver skoleforvaltningen at de stadig 'forhandler om endelig struktur': "Jeg har på nuværende tidspunkt ikke et klart overblik over, volumen på den enkelte skole, da vi forsat forhandler ift. den endelige struktur, men så snart jeg har et billede heraf, vil jeg selvfølgelig kontakte dig." Den 1. maj 2014 fremsender skoleforvaltningen scenarie til Gorm Nielsen iflg. mail fra Gorm Nielsen: "Til dit fremsendte scenarie. De elev/klassetal du angiver 1. maj 2015 [2014] [ ]" 8. Høringsmaterialet kunne være offentliggjort i juni Forvaltningen svarer i relation til spørgsmål 9: "Høringsmaterialet var slet ikke færdigt før umiddelbart op til offentliggørelsen." Forvaltningens påstand modsiges klart af det fremlagte materiale: Som nævnt tidligere, så orienterede skoleforvaltningen EY 1. maj 2014 om, at udgangspunktet var, at høringsmaterialet skulle være færdig til politisk behandling medio juni. 8 af 11

9 Det er usikkert om det er på forhandlingsudvalgsmødet 12. eller 26. maj, at man beslutter sig for udsætte offentliggørelsen til august men det er i forvaltningens maj-præsentationer, at tids- og procesplaner for henholdsvis offentliggørelse før og efter sommerferien optræder, mens disse ikke indgår i juni-præsentationerne. Beslutningen om offentliggørelse i august letter naturligvis tidspresset. Uanset dette, så var det primære materiale klar i gennemarbejdet form: Af den fremlagte kommunikation mellem EY og skoleforvaltningen fremgår, at allerede primo juni er det kun korrekturdetaljer, der diskuteres mellem EY og skoleforvaltningen. Selv med det mindre tidspres efter beslutningen om udsættelse, så er EY-afrapporteringen klar 24. juni 2014 (Bilag: _EY_afrapportering-klar). 24. juni 2014 spørger skoleforvaltningen EY: "Hvordan går det med status ift. den endelige afrapportering?" 24. juni 2014 svarer EY skoleforvaltningen: "Dvs. at hvis ikke I har flere kommentarer til rapporten, er vi klar til at fjerne udkastmarkeringen." Arkitekt Gorm Nielsens skolebeskrivelser bygger på tidligere undersøgelser, og i relation til høringsmaterialet er det egentlig kun de berørte skoler der er nødvendige / relevante. Af det fremlagte materiale fremgår det, at beskrivelserne af de berørte skoler er helt færdige 4. juni 2014: 2. juni 2014: I fremlagt mail skriver Gorm Nielsen: "Vi forventer at være helt færdige med de skoler vi har besøgt med udgangen af den kommende onsdag den 4. juni. Det vil sige med tekst, tegninger og overslag. Hvad forventer i omkring de resterende skoler? Der hvor der ikke forventes at ske voldsomt meget?" (Bilag: _GormN-klar-med-berørte-skoler) NB: Kommunaldirektør Hans Nikolajsen undlod at orientere byrådet, som skriftligt lovet: I mail af skriver Hans Nikolajsen TIL: tre byrådsmedlemmer fra Radikale, Velfærdslisten og Beboerlisten, CC: borgmester Claus Omann Jensen, daværende skoledirektør Lars Keld Hansen, daværende skolechef Torben Bugge og stabschef Frederik Gammelgaard: "Forvaltningen er fuldt opmærksom på, at fra det tidspunkt, hvor forvaltningen har udarbejdet en eller flere modeller, som er konkret gennemarbejdede og beskrevet i en form, der er egnet til udlevering, da vil et sådant materiale blive tilsendt hele byrådet." (Bilag: _Kommunaldirektør-lover-fremsendelse) Som det fremgår ovenfor, så var skolebeskrivelserne for de mest berørte skoler færdige 4. juni 2014, og EY-afrapporteringen var klar 24. juni Forhandlingsudvalgets beslutning om at udsætte processen til august (og dermed genåbningen af EY-rapporten for finjusteringer) rokker ikke ved, at skolestrukturforslaget lå klar i udleveringsvenligt format 24. juni 2014 og at byrådet burde have været orienteret som lovet af kommunaldirektøren. 9. Angående spørgsmål / svar: "Vedrørende afviklingen og forløbet af møderne i forhandlingsudvalget" Forvaltningens svar er så mangelfulde og usandsynlige, at det er svært at tage alvorligt. Som udgangspunkt bør i stedet tages sagsdokumentet indsendt af Det Konservative Folkeparti, og ved uoverensstemmelse anbefales det Social- og Indenrigsministeriet at afholde retligt forhør af de involverede. Herunder blot nogle udvalgte ting, som er i modstrid med forvaltningens påstande: 9 af 11

10 EY afrapporteringen (det centrale i høringsforslaget) er allerede juni færdig i en grad, så der kun diskuteres tekstkorrektur og detaljer. Der er ingen tvivl om, at møderne i forhandlingsudvalget 18. juni, 27. juni og 7. august (iflg. forvaltningens egen tidslinje) kun giver mening, hvis man kender høringsforslaget i detaljer, da man ellers ikke meningsfuldt kan diskutere, stille spørgsmål, foreslå ændringer, etc.. Forvaltningens svar kryber udenom spørgsmålet vedrørende "kommunikationsplan", som ifg. ovenstående slide gennemgås på mødet 18. juni. Hvad var kommunikationsafdelingens rolle som deltager i forhandlingsudvalgets møder? Det må anbefales Social- og Indenrigsministeriet at tage udgangspunkt i sagsdokumentet fra Det Konservative Folkeparti, herunder evt. indhente yderligere deltaljer vedrørende udvalgets rolle i 'gennemgang af kommunikationsplan', herunder den meget kritiserede borgermødeform. På borgermøderne fik forvaltningen helt usædvanlig til opgave alene at stå på mål for høringsmaterialet i borgermødernes plenum-del, selv om det for alle var tydeligt at skolestrukturforslaget i detaljer var bestemt af forhandlingsudvalget. Det medførte lettere kaotiske borgermøder, hvor borgerne ikke kunne få svar i plenum fra forhandlingsudvalget, som forvaltningen henviste til som ansvarlige for flere dele af forslaget og naturligvis kunne borgerne ikke enkeltvis nå at få svar fra de ansvarlige politikere enkeltvis. (Bilag: og watch?v=josrpbtyg_8 Forvaltninges svar kryber udenom hvorvidt der i forhandlingsudvalget blev stemt. Det er ganske enkelt utroværdigt at forvaltningen ikke kan svare på så simple spørgsmål, taget i betragtning af, at tidligere borgmester, nuværende borgmester, kommunaldirektør, områdedirektør, skolechef, i nogle tilfælde kommunikationschefen, samt et betragteligt antal byrådsmedlemmer deltog i møderne. Ministeriet bør indhente detaljerede oplysninger om disse spørgsmål fra Det Konservative Folkeparti, som er det eneste parti, som af egen drift har oplyst om møderne i forhandlingsudvalget, herunder hvad der blev stemt om med hvilket resultat og effekt. Vedr. spørgsmål 8-10: Slides brugt ved møder i forhandlingsudvalget i maj er en detaljeret gennemgang af det 30. april besluttede scenarie 1B. (Bilag: Oplæg 26 maj arbejdsslides_rev) Slide nr. 2 er mødedagsordenen for forhandlingsudvalgsmødet, hvor der som punkt er angivet: "Gennemgang af scenarie 1B". (Bilag: _SlideMødedagsorden) Slide nr. 25 er forslag til "Tids- og procesplan (FØR SOMMER)" ved start medio juni som tidligere antaget. Slide nr. 26 er forslag til "Tids- og procesplan (EFTER SOMMER)". Disse tids- og procesplan slides er også i PowerPoint præsentationer med titlen "Oplæg 12 maj...". Det er usikkert på hvilket møde i maj, at beslutning træffes om at udsætte offentliggørelse til august. Slides brugt til møder i forhandlingsudvalget i juni / august er en detaljeret gennemgang af høringsmaterialet det kan næppe gøres mere detaljeret i slideform. (Bilag: Plancher skolestruktur_27_juni) 10 af 11

11 Slide nr. 2 indeholder oversigt over "Den interne tidsplan ift. forhandlergruppen". Oversigten kan kun tolkes som forhandlingsudvalgets og forvaltningens fælles drejebog for resterende materialegennemgang, kommunikationsplan, inklusive forvaltningens forslag til mødeafholdelse frem til offentliggørelsen. (Bilag: _SlideInternTidsplanOgMødeforslag) Forvaltningen skriver i sit svar side 22, at: "Forhandlingsudvalget mødtes således efter de almindelige regler om forsamlingsfrihed. Forvaltningen tog ikke initiativ til møderne og har ikke taget initiativ til eller tilrettelagt en proces med det formål at holde dele af byrådet udenfor, men har på anmodning deltaget på møderne [...]." Som det fremgår af ovenstående slide, så forslog forvaltningen direkte mødedato for forhandlingsudvalgsmøde. Forvaltningens påstande om, at forvaltningen kun deltog på opfordring i forhandlingsudvalget for at give teknisk bistand vedrørende forskellige alternative scenarier er meningsløse i forhold til det fremlagte materiale. Alt i det fremlagte materiale understøtter, at det var borgmesteren / forvaltningen der tog initiativ til og styrede mødeprocessen i forhold til forhandlingsudvalget. Af det fremlagte materiale fremgår tydeligt, at skolechef Torben Bugge og chefkonsulent Diana Lübbert Pedersen var personerne med skolefagligt høringsmaterialekendskab og var formidlere af forvaltningens og forhandlingsudvalgets beregningskrav til EY, arkitekter m.m.. Hvorfor deltog borgmester Claus Omann Jensen, kommunaldirektør Hans Nikolajsen, skoledirektør Lars Keld Hansen og kommunikationschef Karen Balling Radmer i forhandlingsudvalgets møder? Det giver ingen mening i forhold til simpel 'teknisk bistand' til forhandlingsudvalget. Kun i forhold til den konkrete skolestruktursbeslutnings diskussion, afgørelse og udførelse er der behov for en så massiv samlet ledertilstedeværelse på højeste niveau møde efter møde i forhandlingsudvalget. 11 af 11