Projektafslutingsrapport Hurtig adgang og single sign on til mobile læger og sygeplejersker

Transkript

1 Marts 2011 Projektafslutingsrapport Hurtig adgang og single sign on til mobile læger og sygeplejersker version 0.9 Udarbejdet for: ABT-fonden og Bispebjerg Hospital Udarbejdet af:!jari Friis Jørgensen!!

2 Indholdsfortegnelse Indledning 4 Målgruppe 4 Relaterede dokumenter 4 Samarbejdspartnere 4 Løsninger 5 Økonomi (pr. 3 feb 2011) 5 ABT budget 5 Egen finansiering 6 Projektforløb 6 Indledende teknisk udforming 6 Nulpunktsundersøgelse 7 Implementering 8 Midtvejsevaluering 9 Slutevaluering 10 Bispebjerg Hospital 10 Frederiksberg Hospital 11 Vurdering af BBH og FRH løsningerne 11 Sun VDI 11 Citrix 11 Regionens Effektiv Systemadgang (ESA) projekt 11 Potentialeberegninger 12 Naiv potentiale BBH 12 Naiv potentiale FRH 13 Økonomisk potentiale beregning 14 Bispebjerg 14 Potentiale tynde klienter 14 Potentiale tykke klienter 15 Potentiale 80/20 15 Frederiksberg 15 Potentiale tynde klienter 15 Potentiale tykke klienter 16 Potentiale 80/ /22

3 Økonomisk potentialeberegning (med ventefaktor) 16 Potentialeberegning faggrupper 17 r 17 r 17 SOSU 17 Potentialeberegning med ventefaktor pr. hospital 17 Bispebjerg Hospital 18 Potentiale tynde klienter med ventefaktor 18 Potentiale tykke klienter med ventefaktor 18 Potentiale 80/20 med ventefaktor 18 Frederiksberg hospital 19 Potentiale tynde klienter med ventefaktor 19 Potentiale tykke klienter med ventefaktor 19 Potentiale 80/20 med ventefaktor 19 Potentiale skaleret til landsplan 20 Bispebjerg 20 Potentiale tynd klient 20 Potentiale tyk klient 20 Potentiale 80/20 20 Frederiksberg 20 Potentiale tynd klient 20 Potentiale tyk klient 21 Potentiale 80/20 21 Opsummering 21 3 /22

4 Indledning Denne rapport er udarbejdet som en afslutningsrapport for ABT projektet: Hurtig adgang og single sign on til mobile læger og sygeplejersker. Rapporten indeholder en beskrivelse af projektforløbet med de forandringer der er sket undervejs og et overblik over projektets opnåede resultater. Sidstnævnte del er baseret på projektets slutevaluering 1, der indeholder alle data og observationer. Dette dokument udgør dermed en tolkning af evalueringsresultaterne samt yderligere beregninger i henhold til de i ansøgningen opstillede potentialer og forventninger. Målgruppe Målgruppen for rapporten er ABT fonden samt styregruppen for projektet. Rapporten forudsætter et vist kendskab til projektet. Relaterede dokumenter Nulpunktsrapport ABT Hurtig adgang BBH v1,0 Nulpunktsrapport ABT Hurtig adgang FRH v1,0 Midtvejsevaluering ABT hurtig adgang BBH+FRH v 1,0 Slutevaluering ABT Hurtig adgang BBH+FRH v2,0 Samarbejdspartnere Projektet er blevet udført i samarbejde med følgende leverandører: Leverandør Ydelse Type Atea Hardware Privat Business Mann Konsulent Citrix Privat CSC Hardware/Konsulent Privat Investas Personaleservice Privat Koncern IT Hardware/netværk konfiguration Offentlig Net Design Konsulent Netværk Privat SecureIT Konsulent it-sikkerhed Privat Sun Microsystems Hardware/Konsulent Privat Symmetric Konsulent Evaluering Privat Tabel. 1: Samarbejdspartnere 1 Slutevaluering for projektet Hurtig adgang og single sign on til mobile læger og sygeplejersker 4 /22

5 Løsninger I projektet indgik følgende tekniske løsninger: Element Bispebjerg Frederiksberg Backend Citrix Desktop- Xenapps Sun VirtualBox Middle Citrix Broker VDI Service (Desktop Broker) Frontend SunRay terminal og pc ere SunRay terminal og pc ere SSO Citrix Password manager Passlogix Log-on gadget Anonymt smartcard med Personligt Smartcard med adgangskode ved genanvendelse af adgangskode ved genanvendelse af session inden for 1 time session inden for 10 min. Økonomi (pr. 3 feb 2011) Tabel. 2: Teknisk løsningsetup Af nedenstående tabel fremgår udgifter i projektet i henhold til de af ABT fonden opstillede kategorier. ABT budget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abel. 3: Budget ABT HA projektet 5 /22

6 Egen finansiering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rojektforløb Tabel. 4: ABT HA budget - egen finansiering Nedenstående afsnit beskriver kort projektforløbet samt de udfordringer og ændringer der har været undervejs. Indledende teknisk udforming Projektets startede officielt den 15. sep Den oprindelige tidsplan blev primo november imidlertid justeret, da der i projektet viste sig at være afhængigheder til et regionsprojekt vedr. implementering af fælles AD (active directory 2 ). Det var en forudsætning at AD-projektet havde konverteret henholdsvis Frederiksberg (FRH) og Bispebjerg (BBH) Hospitals medarbejderprofiler før man kunne gå i gang med at bruge systemerne til Hurtig Adgang. Efter aftale med ABT fonden blev pilottesten flyttet til medio februar 2010 den endelige dato var i første omgang afhængig af at AD projekt var færdigt, og at de kliniske systemer som bruges i dette ABT projekt ikke løb ind i uforudsete problemer som en effekt af AD konverteringen. Hardware og Software til Sun VDI-systemet blev bestilt primo oktober Hardware var klar til opsætning medio december 2009, men blev på grund af serverrumsproblemer først installeret 2 Et AD er et sted hvor alle oplysninger om rettigheder ifm. IT-systemerne for den enkelte medarbejder ligger 6 /22

7 primo januar 2010 i regionens serverrum på Rigshospitalet. Serverne blev herefter konfigureret og koblet til netværket uden yderligere problemer. Bestilling af Citrix-servere blev forsinket på grund af at Regionens Hovedstadens Koncern ITʼs (KIT) Citrix-afdeling ikke havde ressourcer til at håndtere bestilling og installation. Citrix-serveren blev først leveret ultimo januar Projektet var derfor nødt til at anvende et ekstern konsulentfirma til installation af system og applikationer. Opsætning af kliniske systemer på FRH gik i gang medio januar 2010, men blev stoppet grundet regionens AD-projekts leverance til FRH, der var en forudsætning for at teste de kliniske systemer i det rigtige miljø. AD-projektet forventedes at være klar primo uge 7, 2010 men var først færdig i uge 9. Desuden afventes en opdatering til storagesystemet fra Sun, som skulle optimere brugen af diskene således, at der kan være 30-40% flere bruger pr. disk hvilket bl.a. ville nedsætte omkostninger til diskudvidelse. Denne opdatering skulle være klar til installation ultimo januar 2010, men blev først installeret medio april Nulpunktsundersøgelse I perioden oktober-november 2009 blev der foretaget nulpunktmålinger på både FRH og BBH, som resulterede i en nulpunktsrapport for henholdsvis BBH 3 og FRH 4. Resultatet af denne måling gav ny og overraskende viden om hvordan klinikerne på mange måder bevæger sig uden om lange logon tider. Alt efter om man logger ind på den korrekte måde (logge på med eget brugernavn og adgangskode) eller på en pcʼer hvor der en fællesbruger der er logget ind, så bruger en læge mellem 16 min og 52 min om dagen for at logge på systemerne. De lave logon tid på FRH skyldes at man ikke loggede af netværk og/eller applikation. Hvorved logon kunne genbruges. 9 Sammenligning korrekt/forventet arbejdsgang vs reel arbejdsgang Sammenstilles tidset ved den forventede arbejdsgang, hvor der logges på netværk og logges af med de arbejdsgange der reelt udføres ses at der er store forskelle i tidset. Fig. 1: Daglig Fig tids xxi : Korrekt arbejdsgang på logon, vs Reel arbejdsgang Bispebjerg Hospital Ses på forholdet mellem tids 1 og tids 2 fås følgende værdier: Forhold (tid1/tid2) tynd Forhold (tid1/tid2) tyk 3 Nulpunktsrapport ABT Hurtig adgang BBH v1,0 SOSU Sekretær 0,73 0,75 0,77 N/A 1,73 1,67 1,64 0,36 Fig xxii : Forhold mellem tid1 og tid2 Af disse tal fremgår det at der kun er en tidsbesparelsesgevinst i forhold til tykke klienter. Således betyder diverse work-arounds at man på tynde klienter bruge mindre tid end hvis man fulgte den korrekte arbejdsgang. 4 Nulpunktsrapport ABT Hurtig adgang FRH v1, /22

8 9 Sammenligning korrekt/forventet arbejdsgang vs reel arbejdsgang Sammenstilles tidset ved den forventede arbejdsgang, hvor der logges på netværk og logges af med de arbejdsgange der reelt udføres ses at der er store forskelle i tidset. Fig xxix : Korrekt arbejdsgang vs Reel arbejdsgang Fig. 2: Daglig tids på logon, Frederiksberg Hospital Ses på forholdet mellem tids 1 og tids 2 fås følgende værdier: Nulpunktsmålingerne viste yderligere, at det største potentiale SOSU i reducering Sekretær af logon-tider var på Forhold (tid1/tid2) FRH, da BBH allerede havde et eksisterende Citrix-miljø, hvor logon-tiden gennemsnitligt var 15 Fig xxx : Forhold mellem tid1 og tid2 sek. og visse steder ned til 2. sek. I forhold til det samlede tids blev der målt på hvor I ansøgningen til projekt Hurtig adgang står det beskrevet, at tiden projektet nedsætter er tiden for netværks log on og off. I praksis viste det sig, at personalet i langt fleste tilfælde ikke meget tid en given faggruppe ville bruge ved forskellige løsningsmodeller og scenarier. På logger på netværket med et personligt brugernavn og kode, men at computerne står tændt med et fælles afdelings-brugernavn logget på. Dette har medført, at tiderne er lavere end antaget. BBH med den eksisterende Citrix løsning og korrekt anvendt - svarede dette til ca. 21 min om Disse tal indikerer at det cirka tager 3! gang længere tid, hvis arbejdsgangene blev udført dagen for en læge. En korrekt anden i henhold væsentlig til måden de bliver pointe udført på i dag. nulpunktsrapporterne I forbindelse med effektmålingerne var, vil disse at opstartstiden af tal blive sammenlignet med tilsvarende værdier for efter-målingerne. Da dette er en nulpunktsrapport vil data ikke blive yderligere analyseret i denne rapport. givne applikationer var meget lange, som reelt betød, at det der tog tid fra klinikerne var ikke nødvendigvis logon, men venttid på at f.eks. Medicinmodulet blev klar til anvendelse. Som en del af nulpunktsrapporterne blev der endvidere foretaget en tilfredshedsundersøgelse, som viste at der i 76% af tilfældene på FRH og 87 % af tilfældene på BBH, mente de 31 adspurgte af adgangen til systemerne var en hindring i at afgive og registere patientinformationer og værdier. Nulpunksrapporterne underbyggede nødvendigheden af at give klinikerne hurtig adgang til systemerne. Implementering Ibrugtagningen af den nye Citrix-løsning blev udskudt 3 uger da det blev vurderet uhensigtsmæssigt, at brugene skulle tage et nyt system i brug så kort tid efter, at de havde været igennem AD-projektets implementering. Citrix-løsningen blevet derfor først implementeret på BBH pilotafdeling D/S medio marts Medarbejderne i Afd. D/S skulle begynde at anvende løsningen i deres daglige arbejde i løbet af marts Dog var der problemer med nogle af de kliniske applikationer, som genererede fejl efter at være blevet installeret i det nye miljø. Der arbejdes stadig på at løse nogle netværksmæssige udfordringer, som gør at enkelte applikationer kører meget langsomt. Afd. M på BBH, satte som krav, at hvis de skulle på løsningen skulle hovedparten af problemerne med hastigheden være rettet. Yderligere krævede Afd. M adgang til deres access databaser, som de bruger i deres daglige arbejde. Sun VDI-løsningen på Frederiksberg var i foråret 2010 ramt af tekniske udfordringer i forbindelse med at logge på systemet. Yderligere gav den længe ventede softwareopdatering fra Sun problemer med diskene i systemet. Nogle af applikationeren havde endvidere problemer med at blive afviklet i et virtuelt miljø. De første brugere kom derfor først på systemet 29. juni /22

9 I forbindelse med implementeringen blev der ydet support under driftsopstart fra it-afdelingen som var tilstede den første uge samt havde en tilkaldstelefon. Der viste sig at være flere brugsmæssige udfordringer i forbindelse med løsningerne specielt single sign on, som krævede tilstedeværelse af it-supportere. Fremadrettet vil der blive foretaget decideret undervisning i anvendelsen af korrekt log-on og anvendelse af single sign on. Midtvejsevaluering Der blev fortaget en midtvejsmåling af brugernes login tider på BBH i ABT projektregi samt på Glostrup Hospital i regi af Regionens Effektiv System Adgangs (ESA) projekt. Der blev ikke i første omgang foretaget midtvejsmåling på FRH da hospitalet endnu ikke var på SunVDI løsningen på tidspunktet for midvejsmålingen. I henhold til observationerne er det væsentligt hvilket scenarier/arbejdsgang der anvendes, da det har stor indflydelse på det endelige resultat samt tids. Gøres fordelingen op i henhold til de anvendte målescenarierne fremkommer følgende resultat: Den korrekte arbejdsgang blev under midtvejsevalueringen anvendt lidt mere end ved nulpunktmålingen og udgjorde under målingerne 30,4 % af arbejdsgangene. Dette skyldes, at der er kommet mere fokus på at huske at logge en anden bruger af, hvis denne er logget på klienten. Med andre ord, at udføre arbejdsgangen korrekt og derved højne sikkerheden. På BBH viser målingerne at der stadig er ca. 78 % anvendelse af den korrekte arbejdsgang både før og efter implementeringen af kortet. Dette viser, at kortet ikke har fået flere brugere til at logge på korrekt. Dog er procentfordelingen så høj at dette ikke kan tilskrives kortet, men at der allerede var en god løsning samt at der på hospitalet har været meget fokus på korrekt anvendelse af logon. Midtvejsmålingerne viser at netværkslogon stadig er meget tidskrævende samt at første logon på Glostrup løsningen tager 71 sekunder i gennemsnit. Til sammenligning tager første logon på BBH 24,8 sek., hvilket dog er forbundet med en tid på 23,2 sekunder fra kortet er sat i første gang til adgangskode kan angives. Endvidere er reconnect-tiden for Bispebjerg løsningen 1,5 sekunder i gennemsnit, hvilket klinikerne er meget tilfredse med. Førmålingerne viste at størstedelen af brugerne på Bispebjerg anvender den korrekte arbejdsgang og bruger 32,4 sekunder på at logge korrekt på en tynd klient. På f.eks Glostrup bruges der 105 sek fra man logger på netværket til man har en desktop til rådighed og på Frederiksberg bruges der 98 sek. Glostrup løsningen bruger RFID kort (Mifare) som adgangsgiver til systemet. I forhold til smartcard er det en langsommere løsning, da det tager ca. 10 sek. at reconnecte til systemet. Brugerne bliver endvidere ikke automatisk logget af systemet ved at fjerne kortet fra læseren Der er indtil videre ikke foretaget yderligere analyse af anvendelse af andre typer RFID i denne sammenhæng 9 /22

10 Midtvejsmålingen viste kort, at man er på rette vej og at implementering og undervisning i arbejdsgange og korrekt anvendelse af kortet samt tilknyttede applikationer er væsentligt for at få forberede log-on tider. Slutevaluering I ansøgningen til ABT-fonden forestiller man sig et arbejdskraftsbesparende potentiale ved at mindske den tid, klinikerne bruger på at tilgå systemerne. Konkret anslås det, at man med løsningen kan halvere tiden i forbindelse med at tilgå systemerne for læger, sygeplejersker og SOSUʼere, altså nedbringe tidset med 50%. Generelt er tidsbesparelse væsentlig større end 50%. Nedenstående figur viser den gennemsnitlige log-on tid for de forskellige scenarier på henholdsvis BBH og FRH, der tages i disse målinger ikke stilling til om klinikeren foretager andet relevant arbejde mens logon pågår. BBH Korrekt (tyk) BBH Korret (tynd) BBH Reel FRH korrekt FRH Reel 40Min 30Min 20Min 10Min 0Min Nulpunktsmåling Slutmåling KA1 Slutmåling KA2/ESA Figur 3: Grafisk fremstilling af det gennemsnitlige tids på at tilgå systemerne Bispebjerg Hospital Ved de korrekte/forestillede måder at tilgå systemerne på tykke klienter er tidset reduceret med 26,42% i forhold til nulpunktsmålingen, når klinikerne i slutmålingen benytter Kliniske Arbejdsplads 2. Ved den korrekte/forestillede måde at tilgå systemerne på tynde klienter er tidsforbuget reduceret med 78,26% i forhold til nulpunktsmålingen, når klinikerne i slutmålingen benytter Kliniske Arbejdsplads 2. Ved den reelle måde at tilgå systemerne på er tidset reduceret med 80,3% i forhold til nulpunktsmålingen, når klinikerne i slutmålingen benytter Kliniske Arbejdsplads /22

11 Frederiksberg Hospital Ved at tilgå systemerne på den korrekte/forestillede måde på Frederiksberg Hospital er tidst reduceret med 35,57%. Ved at tilgå systemerne på de reelle måder, er tidset på Frederiksberg Hospital reduceret med 74,75%. Således viser slutevalueringen, at det reelle tids på at tilgå systemerne er faldet kraftigt, og at tidset ved de korrekte/forestillede arbejdsgange er faldet mest ved brugen af tynde klienter. Det skal dog jævnfør slutevalueringsrapporten noteres, at tallene stammer fra observationer af klinikere, der ikke er repræsentative for den samlede stab. Klinikere ansat i forskningsrelaterede og administrative stillinger logger ikke på så mange gange som de undersøgte. Endvidere skal det bemærkes at den tid der går før, der er adgang til systemerne ikke altid kan sidestilles med spild tid. Ofte har klinikere brug for adgang til applikationerne hurtigst muligt, og den tid der går før de har fået adgang er ren ventetid. Belært af erfaring formår klinikerne dog ofte at indarbejde ventetiden i deres arbejdspraksis så de kan løse andre opgave mens de venter på at få adgang. Der tages højde for dette i potentialeberegningerne. Vurdering af BBH og FRH løsningerne Sun VDI som udgangspunkt har brugerne på FRH Afd. M & H har været glade for funktionaliteten i systemet, men har været utilfredse med stabiliteten og den generelle drift af Sun VDI løsningen. Der er nogle elementer i systemet som gør at brugeren ikke ved egen hjælp kan komme på systemet igen, hvis de har trukket deres kort ud og efter en time eller mere skal logge på igen. Det har endvidere været en supportmæssig ressourcetung opstart af systemet. Efter installation af en opdatering i oktober 2010 blev systemet mere stabilt, men ikke i tilstrækkelig grad. Konklusionen er at FRHʼs SunVDI-system er for umoden til brug i et hospitals infrastuktur. Citrix Citrix-løsningen på BBH har kørt uden de helt store problemer. Dog er der stadig et par af applikationerne som opfører sig uhensigtsmæssigt i dette miljø. Afd. M kom på systemet fra maj og hen over sommeren. Afd Y blev sat på systemet i oktober måned, men desværre på et tidspunkt hvor der i andre dele af regionens infrastruktur (server og netværk) havde problemer som påvirkede brugernes tilgang til systemet. Regionens Effektiv Systemadgang (ESA) projekt Projektet blev væsentligt påvirket af, at Regionens ESA projekt kørte parallelt med dette projekt med en lignende løsning. Dette stilede mod i juni måned at kunne indstille til regionens It-styregruppe hvilken af de 3 løsninger (BBHʼs Citrix-løsning, FRHʼs SunVDI-løsning eller Glostrups Vmware), der skulle implementeres i regionen. Dette uden at nogen af systemeren er 11 /22

12 testet eller skaleret op i hospitalsstørrelse. Koordineringen og parløbet me ESA projektet har til tider givet uhensigtsmæssige udfordringer. It-styregruppens beslutning kan have indflydelse på hvordan en fuldskala test kan foretages på Bispebjerg og Frederiksberg. Imidlertid er det samlede projekts fremdrift sådan, at det kan være svært at have en sådan indstilling klar i juni. Den blev udsat til medio september. Regionen tog deres endelige beslutning medio november 2010 og valgte at køre videre med VM ware løsningen som blev testet på Glostrup, hvilket betyder at de to løsninger testet i ABT projektet ikke kommer til anvendelse. Dog er der genbrug i forbindelse med hardware og erfaringer. Det er besluttet at både FRH og BBH skal over på den nye regionsløsning som regionen har valgt som system til hurtig adgang. Potentialeberegninger I forbindelse med potentiale beregningerne er det væsentligt at gøre opmærksom på, at der regnes med naive tal. De værdier der er angivet i nul-, midt- og slutevulaeringsrapporterne er målinger på den tid det tager at logge på uanset om tiden anvendes til at læse journal eller drikke kaffe. Værdierne er alene et udtryk for den tid som logon tager for en given faggrupper. For at udregne et korrekt potentiale er det nødvendigt at vide, hvor mange klinisk aktive der er i hver fagggruppe. Dette betyder, at der skal tages højde for klinikere som er forskere, kliniske assistenter, hospitals direktører etc. Eksempelvis er der på Bispebjerg Hospital pr. 1. januar 2011 ansat 565 læger ved gennemgang af stillingskategorier, ansættelsesform og arbejdsområde er dette tal reduceret til 400 som aktivt vil anvende hurtig adgang løsningerne. En lignende øvelse er udført for Frederiksberg hospital. Med udgangspunkt i dette er tidsfrigørelsen udregnet for BBH og FRH for tykke og tynde klienter. I første omgang tages ikke højde for om ventetiden anvendes til klinisk arbejde eller ikke. I de efterfølgende beregninger indføres en ventetidsfaktor., der tager højde for dette. Naiv potentiale BBH Potentiale tynde klienter BBH (tynd- korrekt) Antal personale Tids Samlet tids Samlet tid pr. år 1 Årsværk Forbrugt Frigørelse Frigørelse % FØR-måling r r SOSU SUM (før) EFTER-måling r r SOSU SUM (efter) 400 0h 20m 56s 139h 33m 30702h 13m 1626h h 13m 55s 208h 45m 45925h 0m 1626h h 12m 18s 143h 30m 31570h 0m 1626h 19 2,000 0h 47m 9s 491h 48m h 13m 1626h m 21s 29h 0m 6380h 0m 1626h m 5s 46h 15m 10175h 0m 1626h m 47s 32h 28m 7143h 53m 1626h m 13s 107h 43m 23698h 53m 1626h Tabel 6: Naiv potentiale BBH tynd klient korrekt arbejdsgang 12 /22

13 Potentiale tykke klienter BBH (tyk- korrekt) Antal personale Tids Samlet tids Samlet tid pr. år 1 Årsværk Forbrugt Frigørelse Frigørelse % FØR-måling r r SOSU SUM (før) m 40s 237h 47m 52311h 7m 1626h m 34s 338h 30m 74470h 0m 1626h m 33s 228h 5m 50178h 20m 1626h m 47s 804h 21m 40s h 26m 40s 1626h 109 EFTER-måling r r SOSU SUM (efter) m 35s 190h 33m 41922h 13m 1626h m 2s 255h 30m 56210h 0m 1626h m 22s 167h 37m 36874h 27m 1626h m 59s 613h 40m h 40m 1626h Tabel 7: Naiv potentiale BBH tyk klient korrekt arbejdsgang Dette betyder, at hvis man anvender den korrekte arbejdgang på en tynd klient vil det for Bispebjerg Hospital resultere i en frigørelse af tid på 79% 5 = 52 på tynde klienter og 23 % 6 = 25 på tykke klienter. Grunden til at potentialet er mindre på tykke klienter er, at der skal logges på netværket, som er meget tidskrævende uanset om man har en Hurtig adgangs løsning eller ikke. Igen, er det væsentligt at pointere, at denne tid ikke nødvendigvis er tid, der ikke bliver brugt til klinisk arbejde. Naiv potentiale FRH Potentiale tynde klienter På FRH havde man ikke tynde klienter inden projektet, derfoer er udgangspunktet tykke klienter som bliver udskiftet med tynde klienter. FRH (tyk/tynd-korrekt) Antal personale Tids Samlet tids Samlet tid pr. år 1 Årsværk Forbrugt Frigørelse Frigørelse % FØR-måling r r SOSU SUM (før) m 48s 236h 0m 51920h 0m 1626h m 43s 342h 53m 75432h 30m 1626h m 37s 294h 9m 64712h 5m 1626h h 30m 873h 1m h 35m 1626h 118 EFTER-måling r r SOSU SUM (efter) 200 2m 38s 8h 47m 1931h 7m 1626h m 32s 19h 0m 4180h 0m 1626h m 29s 21h 44m 4780h 25m 1626h h 8m 49h 30m 10891h 32m 1626h Tabel 8: Naiv potentiale FRH tyk -> tynd klient korrekt arbejdsgang 5 2,7 % af en arbejdsdag på 7 1/2 time for en kliniker 6 1,3 % af en arbejdsdag op 7 1/2 time for en kliniker 13 /22

14 Potentiale tykke klienter FRH (tyk-korrekt) r FØR-måling r SOSU SUM (før) EFTER-måling r r SOSU SUM (efter) Antal personale Tids Samlet tids Samlet tid pr. år 1 Årsværk Forbrugt m 48s 236h 0m 51920h 0m 1626h m 43s 342h 53m 75432h 30m 1626h m 37s 294h 9m 64712h 5m 1626h m 8s 873h 1m h 35m 1626h 118 Frigørelse Frigørelse % m 146h 40m 32266h 40m 1626h m 3s 217h 53m 47932h 30m 1626h m 51s 191h 11m 42061h 15m 1626h m 54s 555h 44m h 25m 1626h Tabel 9: Naiv potentiale FRH tyk klient korrekt arbejdsgang Af ovenstående fremgår det, at der på FRH er et potentiale på 36 % 7 svarende til 43 for tykke klienter og et potentiale på 95 % 8 svarende til 112 ved at skifte fra en tyk klient til en tynd klient. Økonomisk potentiale beregning I dette afsnit anvendes de naive målinger til at udregne det økonomiske potentiale, hvis der udelukkende tænkes i log-on tid. Bispebjerg Det økonomiske potentiale ved naive målinger på BBH ved anvendelse af den korrekte arbejdsgang giver følgende potentialer. Potentiale tynde klienter Nuværende samlet årligt Forventet samlet årligt i procent Indtast faggruppe SoSu Total, direkte berørt målgruppe: Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Årsvær k Lønudgifter Årsværk Lønudgifter 19 Dkr13,841,424 4 Dkr2,913, Dkr10,927, % 78.95% 28 Dkr11,177,712 6 Dkr2,395, Dkr8,782, % 78.57% 19 Dkr6,861,204 4 Dkr1,444, Dkr5,416, % 78.95% 66 Dkr31,880, Dkr6,753, Dkr25,126, % 78.82% Tabel 10: Arbejdsbesparende berørtemålgrupper på BBH tynd klient 7 4,1 % af en arbejdsdag på 7 1/2 time for en kliniker 8 6,9 % af en arbejdsdag på 7 1/2 time for en kliniker 14 /22

15 Potentiale tykke klienter Nuværende samlet årligt Forventet samlet årligt i procent Indtast faggruppe SoSu Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter 32 Dkr23,311, Dkr18,940,896 6 Dkr4,370, % 18.75% 46 Dkr18,363, Dkr13,972, Dkr4,391, % 23.91% 31 Dkr11,194, Dkr8,305,668 8 Dkr2,888, % 25.81% Total, direkte berørt målgruppe: 109 Dkr52,869, Dkr41,218, Dkr11,651, % 22.04% Tabel 11: Arbejdsbesparende berørtemålgrupper på BBH tyk klient Af tabellerne fremgår det at potentialet er størst i forbindelse med tynde klienter ca. 78 % frem for ca 23 % for tykke klienter i henhold til den anvendte løsning på BBH. I praksis er der et forhold mellem tykke og tynde klienter, som i dette projekt er anslået til 80 % tynde klienter og 20 % tykke klienter. Dette betyder, at potentialerne skal forholdes til en 80/20 faktor. Potentiale 80/20 Total tynde klienter Total tykke klienter Total vægtet potentiale Samlet årlig frigivelse Vægtet samlet årlig frigivelse Årsværk Lønudgift Vægtning Årsværk Lønudgift 52 Dkr25,126, % 42 Dkr20,101, Dkr11,651, % 5 Dkr2,330, Dkr36,777, % 47 Dkr22,431,564 Tabel 12: Vægtet arbejdsbesparende berørtemålgrupper på BBH Forholdes det naive potentiale til en 80/20 faktor i henhold til fordeling af klienttyper resultere dette i en samlet vægtet årlig frigivelse på 47 for BBH. Frederiksberg Potentiale tynde klienter Arbejdskraftbesparen de berørt(e) målgruppe(r) Nuværende samlet årligt Forventet samlet årligt i procent Indtast faggruppe SoSu Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Årsvær k Lønudgifter Årsvær k Lønudgifter 32 Dkr23,311,872 1 Dkr728, Dkr22,583, % 96.88% 46 Dkr18,363,384 3 Dkr1,197, Dkr17,165, % 93.48% 40 Dkr14,444,640 3 Dkr1,083, Dkr13,361, % 92.50% Total, direkte berørt målgruppe: 118 Dkr56,119,896 7 Dkr3,009, Dkr53,110, % 94.64% Tabel 13: Arbejdsbesparende berørtemålgrupper på FRH tyk-tynd klient 15 /22

16 Potentiale tykke klienter Arbejdskraftbesparen de Nuværende samlet årligt Forventet samlet årligt i procent Indtast faggruppe SoSu Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter 32 Dkr23,311, Dkr14,569, Dkr8,741, % 37.50% 46 Dkr18,363, Dkr11,576, Dkr6,786, % 36.96% 40 Dkr14,444, Dkr9,389, Dkr5,055, % 35.00% Total, direkte berørt målgruppe: 118 Dkr56,119, Dkr35,535, Dkr20,584, % 36.68% Tabel 14: Arbejdsbesparende berørtemålgrupper på FRH tyk klient Af tabellerne fremgår det at potentialet er meget stort potentiale ca. 94 % i at anvende tynde klienter frem for tykke klienter (ca. 36 %) med FRH løsningen. Det skal bemærkes at de 94% er en procentdel af den tid der anvendes på at logge på og ikke af en klinikers arbejdsdag 9. Potentiale 80/20 På FRH skal potentialerne ligeledes forholdes til en faktor 80/20 for at få et billede af potentialet med den korrekte fordeling af henholdsvis tykke og tynde klienter. Total tynde klienter Total tykke klienter Total vægtet potentiale Samlet årlig frigivelse Vægtet samlet årlig frigivelse Årsværk Lønudgift Vægtning Årsværk Lønudgift 111 Dkr53,110, % 89 Dkr42,488, Dkr20,584, % 9 Dkr4,116, Dkr73,694, % 98 Dkr46,605,161 Tabel 15: Vægtet arbejdsbesparende berørtemålgrupper på FRH Økonomisk potentialeberegning (med ventefaktor) Under observationsstudierne er der blevet spurgt indtil ventefaktoren, forstået som, den tid hvor der er ren ventetid og hvor der ikke udføres andet klinisk relevant arbejde, såsom fremfinde journaler, dialog med kollegaer eller se prøvesvar. Ventefaktoren er estimeret da denne er meget svær at kortlægge i praksis, hvor ikke alle handlinger er synlige. Overvejelser der foretages mens man stirrer ud i luften er svære at observere. De observerede kunne blive bedt om at tænke højt, dog giver dette ikke ofte valide data, da konteksten vil være en analyse, hvor man vil ønske at virke effektiv.ventefaktorerne er i denne undersøgelse estimeret til: SOSU Ventefaktor 0.17 (1/6) 0.33 (1/3) 0.33 (1/3) 9 Reelt svarer dette til ca. 7 % af en arbejdsdag der frigives. 16 /22

17 Tabel 16: Estimerede ventefaktorer Anvendes disse ventefaktorer på de økonomiske potentiale beregninger pr. faggruppe fremkommer et andet billede. Potentialeberegning faggrupper r med ventefaktor Indtast faggruppe BBH-læge (tynd) BBH-læge (tyk) FRH-læge (tyk) FRH-læge (tyk) Årsværk Lønudgifter Ventefaktor Årsværk Lønudgifter 15 Dkr10,927, Dkr1,857,665 6 Dkr4,370, Dkr743, Dkr8,741, Dkr1,486, Dkr22,583, Dkr3,839,174 Tabel 17: Arbejdsbesparende potentiale for læger med ventefaktor r med ventefaktor Indtast faggruppe BBH--sygeplejeske (tynd) BBH-sygeplejeske (tyk) FRH-sygeplejeske (tyk) FRH-sygeplejeske (tyk) Årsværk Lønudgifter Ventefaktor Årsværk Lønudgifter 22 Dkr8,782, Dkr2,898, Dkr4,391, Dkr1,449, Dkr6,786, Dkr2,239, Dkr17,165, Dkr5,664,705 Tabel 18: Arbejdsbesparende potentiale for sygeplejersker med ventefaktor SOSU med ventefaktor Indtast faggruppe BBH--SOSU (tynd) BBH-SOSU (tyk) FRH-SOSU (tyk) FRH-SOSU (tyk) Årsværk Lønudgifter Ventefaktor Årsværk Lønudgifter 15 Dkr5,416, Dkr1,787,524 8 Dkr2,888, Dkr953, Dkr5,055, Dkr1,668, Dkr13,361, Dkr4,409,226 Tabel 19: Arbejdsbesparende potentiale for SOSU med ventefaktor Potentialeberegning med ventefaktor pr. hospital I nedenstående er potentialerne beregnet pr. hospital for henholdsvis tykke og tynde klienter samt 80/20 fordelingen. Beregningerne er udført ved inddragelse af ventefaktoren. 17 /22

18 Bispebjerg Hospital Potentiale tynde klienter med ventefaktor med ventefaktor Nuværende samlet årligt Forventet samlet årligt i procent Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter SoSu Total, direkte berørt målgruppe: 3.23 Dkr2,353, Dkr495, Dkr1,857, % 78.95% 9.24 Dkr3,688, Dkr790, Dkr2,898, % 78.57% 6.27 Dkr2,264, Dkr476, Dkr1,787, % 78.95% Dkr8,305, Dkr1,762, Dkr6,543, % 78.78% Tabel 20: Arbejdsbesparende potentiale tynde klienter med ventefaktor Potentiale tykke klienter med ventefaktor med ventefaktor Nuværende samlet årligt Forventet samlet årligt i procent Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter SoSu Total, direkte berørt målgruppe: 5.44 Dkr3,963, Dkr3,219, Dkr743, % 18.75% Dkr6,059, Dkr4,610, Dkr1,449, % 23.91% Dkr3,694, Dkr2,740, Dkr953, % 25.81% Dkr13,717, Dkr10,571, Dkr3,145, % 22.93% Tabel 21: Arbejdsbesparende potentiale tykke klienter med ventefaktor Potentiale 80/20 med ventefaktor med ventefaktor Total tynde klienter Total tykke klienter Total vægtet potentiale Samlet årlig frigivelse Vægtet samlet årlig frigivelse Årsværk Lønudgift Vægtning Årsværk Lønudgift Dkr6,543, % Dkr5,234, Dkr3,145, % 1.46 Dkr629, Dkr9,688, % Dkr5,863,833 Tabel 22: Vægtet arbejdsbesparende potentiale med ventefaktor Ud fra værdierne i tabel 22 kan det konkluderes, at for Bispebjerg Hospital er der et årligt potentiale på ca. dkr. 5,8 millioner svarende til 13. Dette velvidende, at man på Bispebjerg allerede havde en hurtig adgangs løsning. 18 /22

19 Frederiksberg hospital Potentiale tynde klienter med ventefaktor med ventefaktor Nuværende samlet årligt Forventet samlet årligt i procent Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter SoSu Total, direkte berørt målgruppe: 5.44 Dkr3,963, Dkr123, Dkr3,839, % 96.88% Dkr6,059, Dkr395, Dkr5,664, % 93.48% Dkr4,766, Dkr357, Dkr4,409, % 92.50% Dkr14,789, Dkr876, Dkr13,913, % 94.07% Tabel 23: Arbejdsbesparende potentiale tynde klienter med ventefaktor Potentiale tykke klienter med ventefaktor med ventefaktor Nuværende samlet årligt Forventet samlet årligt i procent Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter 5.44 Dkr3,963, Dkr2,476, Dkr1,486, % 37.50% Dkr6,059, Dkr3,820, Dkr2,239, % 36.96% SoSu Dkr4,766, Dkr3,098, Dkr1,668, % 35.00% Total, direkte berørt målgruppe: Dkr14,789, Dkr9,395, Dkr5,394, % 36.47% Tabel 24: Arbejdsbesparende potentiale tykke klienter med ventefaktor Potentiale 80/20 med ventefaktor Total tynde klienter Total tykke klienter Total vægtet potentiale Samlet årlig frigivelse Vægtet samlet årlig frigivelse Årsværk Lønudgift Vægtning Årsværk Lønudgift Dkr13,913, % Dkr11,130, Dkr14,789, % 6.76 Dkr2,957, Dkr28,702, % Dkr14,088,417 Tabel 25: Vægtet arbejdsbesparende potentiale med ventefaktor Potentiale beregningen fra FRH viser at der er et potentiale på ca. 32 /14 millioner kr ved at indføre hurtig adgang i form af SUN VDI løsningen med en fordeling på 80/20 i henhold til tynde og tykke klienter. 19 /22

20 Potentiale skaleret til landsplan Oversættes potentialet til landsplan for BBH og FRH henholdsvis med og uden ventefaktor Bispebjerg Potentiale tynd klient BBH: Tyk klient Antal Årlig frigivelse i SOSU TOTAL Lønudgift Antal landspl an Årlig frigivelse i Lønudgift i m. ventefaktor Lønudgift m ventefaktor Dkr4,370, Dkr144,296, Dkr24,530, Dkr4,391, Dkr262,974, Dkr44,705, Dkr2,888, Dkr89,184, Dkr15,161, Dkr11,651, Dkr496,456, Dkr84,397,575 Tabel 26: Arbejdsbesparende potentiale BBH tynd klient forholdt til landsplan Potentiale tyk klient BBH: Tynd klient SoSu TOTAL Antal Årlig frigivelse i Lønudgift Antal landsplan Årlig frigivelse i Lønudgift i m. ventefaktor Lønudgift m ventefaktor Dkr10,927, Dkr360,742, Dkr61,326, Dkr8,782, Dkr525,949, Dkr89,411, Dkr5,416, Dkr167,221, Dkr28,427, Dkr25,126, ,447 Dkr1,053,912, Dkr179,165,209 Tabel 27: Arbejdsbesparende potentiale BBH tyk klient forholdt til landsplan Potentiale 80/20 BBH: 80/20 Total tynde klienter Total tykke klienter Total vægtet potentiale Samlet årlig frigivelse Vægtning Vægtet samlet årlig frigivelse Vægtet samlet årlig frigivelse med ventefaktor Årsværk Lønudgift Årsværk Lønudgift Årsværk Lønudgift 1,447 Dkr1,053,912, % 1,157 Dkr843,130, ,350, Dkr496,456, % 136 Dkr99,291, ,645,946 2,128 1,550,369, % 1,294 Dkr942,421, Dkr374,996,098 Tabel 28: Vægtet arbejdsbesparende potentiale BBH forholdt til landsplan Frederiksberg Potentiale tynd klient F RH: Tyk-tynd klient SoSu TOTAL Antal Årlig frigivelse i Lønudgift Antal lands plan Årlig frigivelse i Lønudgift i m. ventefaktor Lønudgift m ventefaktor Dkr22,583, ,861 Dkr1,355,515, Dkr230,437, Dkr17,165, ,697 Dkr5,607,233,712 2,540 Dkr953,229, Dkr13,361, ,206 Dkr5,249,727,611 2,378 Dkr892,453, Dkr53,110, ,764 Dkr12,212,477,142 5,234 Dkr2,076,121,114 Tabel 29: Arbejdsbesparende potentiale FRH tyk-tynd klient forholdt til landsplan 20 /22

21 Potentiale tyk klient F RH: Tyk klient SoSu TOTAL Antal Årlig frigivelse i Lønudgift Antal landsp lan Årlig frigivelse i Lønudgift i m. ventefaktor Lønudgift m ventefaktor Dkr8,741, Dkr524,715, Dkr89,201, Dkr6,786, ,043 Dkr2,216,813,328 1,004 Dkr376,858, Dkr5,055, ,727 Dkr1,986,383, Dkr337,685, Dkr20,584, ,490 Dkr4,727,912,549 2,026 Dkr803,745,133 Tabel 30: Arbejdsbesparende potentiale FRH tyk klient forholdt til landsplan Potentiale 80/20 FRH: 80/20 Total tynde klienter Total tykke klienter Total vægtet potentiale Samlet årlig frigivelse Vægtning Vægtet samlet årlig frigivelse Vægtet samlet årlig frigivelse med ventefaktor Årsværk Lønudgift Årsværk Lønudgift Årsværk Lønudgift 16,764 Dkr12,212,477, % 13,411 Dkr9,769,981,714 4,188 Dkr1,660,896,891 6,490 Dkr4,727,912, % 1,298 Dkr945,582, Dkr160,749,027 23,254 Dkr16,940,389, % 14,709 Dkr10,715,564,223 4,592 Dkr1,821,645,918 Tabel 31: Vægtet arbejdsbesparende potentiale FRH forholdt til landsplan Konklusion Af tabellerne fremgår det, at er selv med en ventefaktor er et meget stort økonomisk potentiale i at nedbringe logon tiden for klinikerne. I henhold til tynde klienter kan BBH løsningen betragtes som en minimumsværdi, da der allerede var tynde klienter samt kendskab til arbejdsgange mm. På Frederiksberg gik man fra tykke klienter til tynde klienter, hvorved dette kan betragtes som en maximum værdi. Tabel 32 samler værdierne fra de forskellige skemaer i en oversigt over maximum - minimum potentialer. Landsplan Minimum BBH Maksimum FRH Middel Minimum med ventefaktor BBH Maksimum med ventefaktor FRH Middel med ventefaktor Tynd Dkr1,053,912,995 Dkr12,212,477,142 Dkr6,633,195,068 Dkr179,165,209 Dkr2,076,121,114 Dkr1,127,643,162 Tyk Dkr496,456,321 Dkr4,727,912,549 Dkr2,612,184,435 Dkr84,397,575 Dkr803,745,133 Dkr444,071,354 80/20 Dkr942,421,660 Dkr10,715,564,223 Dkr5,828,992,942 Dkr374,996,098 Dkr1,821,645,918 Dkr1,098,321,008 Tabel 32: Minimum-maksimum arbejdsbesparende potentiale forholdt til landsplan Det må anslås at det reelle potentiale for Hurtig adgang findes mellem disse to ydreværdier. Der er dog mange faktorer der spiller ind i konkretiseringen af potentialet, så som fordelingen af tykke og tynde klienter samt ventetidsfaktoren. Derudover er der en række andre antagelser 21 /22

22 og variable som fremgår af evalueringsrapporten, som bør tages i betragtning i forbindelse med hurtig adgangsprojekter. En anden væsentlig faktor er infrastrukturen. Det er meget vigtigt at den tekniske infrastruktur kan være en Hurtig adgangs løsning samt at de valgte løsninger kan driftes stabilt. Er dette ikke tilfældet falder potentialet drastisk. Derudover bør implementering prioriteres selv om løsningerne forekommer intuitive. Erfaringer fra projektet har understreget, at selv om det er hurtigere at udføre den korrekte arbejdsgang, vil andre arbejdsgange opstå og blive anvendt. Som i flere af tilfældene resulterede i længere logon tider. Det kan konkluderes, at projektet har vist, at der er et væsentligt potentiale i at indføre hurtig adgangs løsninger til klinikere, selv steder, hvor der allerede findes version af et sådant system. 22 /22