Status for effektivisering frem mod Nyt OUH

Transkript

1 Afdeling: Økonomi og Planlægning Udarbejdet af: Jan Hermansen/Karina Kornbech Sagsnr.: 15/ Dato: 9. februar 2017 Telefon: Status for effektivisering frem mod Nyt OUH Rapportering til Sundhedsministeriet pr. februar 2017 Som en forudsætning for bevilling af Nyt OUH, delvist finansieret via statens kvalitetsfondsmidler, er opstillet krav om effektivisering af sygehusdriften med 348 mio. kr. i 2010-pl, svarende til 386 mio. kr. i 2016-pl. Sundhedsministeriet følger løbende realiseringen af den forudsatte effektivisering, idet udbetalinger fra kvalitetsfonden har som forudsætning, at der foreligger et tilfredsstillende planlægningsgrundlag for og en tilfredsstillende fremdrift i realiseringen af effektiviseringsgevinster. Der gives her en status for arbejdet med at realisere de forudsatte effektiviseringsgevinster samt planlægning af det videre arbejde med realisering af effektiviseringskravet. Beskrivelse af effektiviseringsgevinster tager udgangspunkt i projektforslag forelagt regionsrådet på møde 24. oktober Realisering af de forudsatte effektiviseringsgevinster vil naturligt skulle finde sted over en årrække frem mod ibrugtagning af Nyt OUH. Realisering er en organisatorisk proces, der indebærer en betydelig indsats i forhold til omlægning af arbejdsgange, organisatorisk og teknisk kompetenceudvikling, samt udvikling af nye kliniske processer. Samlet vil det kræve investeringer, hvorfor der påregnes betydelige transformationsomkostninger i perioden. Frigjorte midler fra løbende realisering af effektiviseringer placeres i en omstillings- og prioriteringspulje og anvendes dels til finansiering af udviklings- og transformationsomkostninger, og dels til nødvendig aktivitet for at leve op til øgede krav til den regionale sundhedsopgave. Region Syddanmark og herunder Odense Universitetshospital (OUH) fører regnskab med realisering af effektiviseringsgevinster i særskilt kontoplan. Der planlægges overordnet med gevinster inden for tre hovedkategorier: 1. Organisatoriske effektiviseringsgevinster 2. Bygningsrelaterede effektiviseringsgevinster 3. Strukturelle effektiviseringsgevinster. På det nuværende grundlag planlægges med organisatoriske gevinster i størrelsesordenen 248 mio. kr., strukturelle gevinster for 51 mio. kr. og bygningsrelaterede gevinster på 87 mio. kr. Samlet planlægges med gevinster for 386 mio. kr. (2016-pl). Tabel 1 viser en oversigt over de planlagte tiltag med måltal og realiserede gevinster. Side 1/ 15

2 Tabel 1. Planlagte effektiviseringstiltag med måltal (2016-pl) Kategori Tiltag Måltal effektivisering (mio. kr. i 2016-pl) Heraf realiseret frem til 2017 (mio. kr. i 2016-pl) Arbejdsgange Reduceret sengemasse og ændring af arbejdsgange i klinikken 180,2 8,3 Logistik Reduktion i vareforbrug og ressourcer til fremføring af varer 57,2 Tilpasning Reduktion i stabsfunktioner 10,4 1,9 Organisatoriske effektiviseringsgevinster i alt 247,8 10,2 Struktur Integration af Patienthotel i øvrige funktioner 19,4 4,5 Struktur Samling af akutfunktionen/lukning af akutfunktionen på Svendborg Sygehus 20,5 Struktur Lukning af fødeafdelingen på Svendborg Sygehus 4,3 2,8 Struktur Omlægning af lægelige vagtberedskab på ortopædkirurgi Svendborg 2,3 1,6 Struktur Lukning af sygehusmatriklen i Ringe 4,3 Strukturelle effektiviseringsgevinster i alt 50,8 8,9 Bygningsdrift Energieffektive løsninger 31,2 - Vedligehold Indvendigt vedligehold og vedligehold af installationer 18,3 9,8 Bygningsdrift Reduceret behov for rengøring 10,4 Logistik Reduceret behov for interne patienttransporter 19,8 Bygningsdrift Reduktion i lejemål 7,6 Bygningsrelaterede effektiviseringsgevinster i alt 87,2 9,8 Effektiviseringsgevinster i alt 385,8 28,9 De planlagte effektiviseringsgevinster søges delvist realiseret ved omlægninger af drift, og herunder arbejdsgange, frem mod ibrugtagning af Nyt OUH, og delvist i forbindelse med selve ibrugtagningen af Nyt OUH. Sidstnævnte vedrører særligt effektiviseringsgevinster, hvor de nye fysiske rammer forventes at bidrage til en billigere drift. Omlægning af drift frem mod Nyt OUH er delvist betinget af en mindre sengemasse på Nyt OUH og delvist af behovet for at afprøve nye arbejdsgange og organiseringer, så organisationen organisatorisk og driftsmæssigt er klar til Nyt OUH inden for en ny fysisk og budgetmæssig ramme. Frem mod ibrugtagning af Nyt OUH skal der foretages en samlet gennemgribende rebudgettering på grundlag af en driftsplanlægning, der baseres på de nye driftsvilkår og beslutninger om organisering på Nyt OUH. Selve arbejdet med driftsplanlægning vil i høj grad skulle forankres i de kliniske afdelinger for at sikre inddragelse af relevant viden og ejerskab i den videre proces. Der er ikke taget stilling til organisering og ledelse på Nyt OUH, men nedsættelse af en række planlægningsgrupper på tværs af afdelingerne er i proces. I årene frem mod ibrugtagning af Nyt OUH vil organisationen gradvist blive omlagt til en drift inden for de fremtidige rammer. Det betyder konkret, at der vil ske en løbende reduktion af sengemassen i henhold til den dimensionering, der besluttes for Nyt OUH. Ligeledes vil organisering og arbejdsgange blive lagt til rette i forhold til Nyt OUH. Side 2/ 15

3 Der er endvidere forudsat en række strukturelle effektiviseringsgevinster frem mod Nyt OUH. Der er i stort omfang allerede gennemført strukturændringer, eller truffet beslutning herom. Disse er ligeledes beskrevet nedenfor. Organisering af driftsplanlægning Der vil i foråret blive etableret 15 planlægningsgrupper, der vil varetage planlægningen af forskellige funktioner og områder. Der nedsættes indtil videre planlægningsgrupper for : Operation Intervention Skopi (er delvist igangsat) Fælles Akut Modtagelse (FAM) Senge (tværgående koncepter) Daghospital (ambulant ikke-kirurgisk, men inkl. det præoperative) Dokumentation, registrering, telefonservice Rehabilitering Laboratoriefunktion Billeddiagnostik Rengøring og patientservice Bygning og apparatur Logistik og indkøb Medicin (er delvist igangsat) Det digitale hospital (er igangsat). Den foreløbige organisering af driftsplanlægningen er vist i diagram 1. Planlægningsgrupper skal beskrive driften som understøttende funktioner for gode patientforløb med særlig vægt på snitflader og overgange. I forhold til tabel 1 vil særligt effektiviseringsgevinster fra arbejdsgange og logistik skulle realiseres via driftsplanlægning. Det er forventningen, at der vil være behov for et antal ad hoc grupper, der kommer med forslag til løsninger (evt. aftaler om snitflade, proces mv.). Og ikke mindst er det nødvendigt med en stærk koordination af arbejdet i planlægningsgrupperne, så der dels sikres fremdrift, og dels sikres sammenhæng i forslag til løsninger. Sidstnævnte vil blandt andet ske ved en tværgående sekretariatsfunktion for driftsplanlægningen. Driftsplanlægning rummer et væld af afhængigheder mellem afdelinger og områder. Det vil i forbindelse med arbejdet være en vigtig opgave at identificere og håndtere afhængigheder, så der skabes sammenhæng i patientforløb og i drift. Dette arbejde understøttes i øvrigt af den samtidige afdækning af IT - Klinisk Logistik, Servicelogistik, Planlægning og disponering. Side 3/ 15

4 Diagram 1. Foreløbig organisering af driftsplanlægningen frem mod Nyt OUH Opgaver for planlægningsgrupper Formålet med planlægningsgrupperne er overordnet at sikre beskrivelse og planlægning af gode patientforløb samt at sikre grundlag for effektivisering på 386 mio. kr. ved ibrugtagning af Nyt OUH. Selve opgaven for planlægningsgrupperne består således i for eget område at: Beskrive driftsgrundlag (forudsætninger) Planlægge drift, dvs.: o Patientforløb og arbejdsgange i nyt set-up o Beskrive forudsatte åbningstider, bemanding mv. o Opstille omkostningsestimat for bemanding og drift o Sikre grundlag for effektivisering Sikre grundlag for god drift fra dag 1 efter ibrugtagning. Side 4/ 15

5 Det er imidlertid nødvendigt ved en så stor omlægning indledningsvis og undervejs at tage nogle grundlæggende drøftelser af fremtidig opgavevaretagelse, herunder opgavesæt (arbejdsdeling internt og eksternt), opgavetilgang (kvalitet og patientoplevelse), samt opgaveløsning (rammer, teknologi, metode og ressourcer). Planlægningsgrupperne skal derfor i en første fase i en mere åben tilgang levere nogle bud på en fremtidig opgavevaretagelse. Som støtte for planlægningsgruppernes arbejde opstilles en række pejlemærker. Reduktion af sengemassen En primær forudsætning for Nyt OUH er en mindre sengemasse. En uændret aktivitet i en samlet mindre sengemasse vil forudsætte en fokuseret indsats for at omlægge drift. Det konkrete arbejde med at realisere/muliggøre sengelukninger pågår. Forudsætninger for driftsplanlægning Driftsplanlægningen skal tage udgangspunkt i koncepter på både OUH og på Nyt OUH og være baseret på de fysiske og apparaturmæssige rammer, der gælder for Nyt OUH. Det dækker blandt andet over: Kendskab til kapacitet o Rumkapacitet o Apparatur og it o Det digitale hospital (Klinisk Logistik, Servicelogistik, Planlægning og disponering) Opdateret aktivitetsgrundlag o Optageområde o geografisk dækning i øvrigt o specialeplan o underliggende demografi o forventninger til specialets udvikling Kendskab og enighed om o Vision Nyt OUH o Koncepter Nyt OUH o Generiske koncepter (ex. Klar til operation og Stuegang ) o Udviklingsplan OUH. Den Syddanske Forbedringsmodel og driftsplanlægning Den Syddanske Forbedringsmodel er aktuelt ved at blive implementeret på OUH. Denne model er tilrettelagt til at skabe varige forbedringer gennem ledelsesmæssigt fokus og prioritering. Formålet med den Syddanske Forbedringsmodel er at skabe et stærkt fundament for forbedring, som er drevet af et stærkt ledelsesmæssigt engagement. I den sammenhæng benyttes LEAN-værktøjerne til at skabe værdi og minimere spild inden for de strategiske indsatsområder. Der lægges op til, at forbedringsmodellen skal være en gennemgående metode for arbejdet med omlægning af arbejdsgange i eksisterende drift og efter initiativ af planlægningsgrupperne. Hensigten er, at læring, viden, idéer og træning fra forbedringsmodellen løbende bringes ind i driftsplanlægningen. Metoder og værktøjer Planlægning af driften på Nyt OUH involverer kendskab eller antagelser om blandt andet aktivitet, fysik, arbejdsgange og logistiske processer. Med henblik på at omsætte disse forudsætninger til drifts- Side 5/ 15

6 simulering har Nyt OUH og OUH anskaffet simuleringsværktøjet Flex-Sim. Dette værktøj kan simulere drift i de nye fysiske rammer, hvoraf bemanding, vagtplaner og deraf afledte udgifter kan estimeres. Som et element i simuleringen kan udnyttelsen af rum og udstyr kvalificeres. Flex-Sim er allerede i brug til simulering og forventes at skulle fungere som det primære redskab til at simulere drift, identificere kapaciteter i bred forstand samt danne grundlag for beregning af vagtplaner og deraf afledt udgiftsniveau for drift. Grundbudgettering forudsætter en udgiftsbeskrivelse af alle funktioner. Det forventes, at der over tid kan opstilles en samlet matrix over hhv. afdelinger og funktioner på Nyt OUH, således at udgiftsniveau på Nyt OUH og nuværende OUH kan sammenholdes. Dette skal bidrage til at kvalificere og identificere grundlag for realisering af forudsatte effektiviseringer på Nyt OUH i henhold til grundlag for finansiering. Tidsplan for driftsplanlægning Det forventes, at driftsplanlægningsarbejdet vil forløbe i flere runder med kvalificering undervejs (iterativ proces). Herved bliver der mulighed for at tilpasse forudsætninger og indarbejde gensidige implikationer på tværs af funktioner og planlægningsgrupper. Der arbejdes ud fra en tidshorisont, hvor driftsplanlægning igangsættes i 2. halvår 2017 efter et fælles kick-off arrangement i maj Tentativ tidsplan: Primo 2017 Etablering af grupper/udpegning 2017 Fælles kick-off/igangsætning Loops/iterativ proces: Runder med beskrivelse, afrapportering, tværgående tilpasning af forudsætninger, afrapportering 2018 Planlægningsgrupper for klynger nedsættes 2019 Driftsplanlægning gennemført for alle funktioner Omkostningsestimat og budgetlægning Arbejde i planlægningsgrupper Det er nødvendigt at have en særlig dedikeret kerne af medarbejdere, der kan drive processen for delområder og gå i spidsen for den store omstillingsproces. Direktionen har derfor udpeget formandskaber for planlægningsgrupperne. Formandskaberne fremgår af bilag 3 (navne indgår i endelig version, der tilgår Ministeriet). Processen for arbejdet i udviklings- og planlægningsgrupperne vil blive tilrettelagt i samarbejde mellem Direktionen og formandskaberne, ligesom formandskaberne vil blive tæt inddraget i opgaven med at sikre den rette sammensætning af udviklings- og planlægningsgrupperne. Der vil som udgangspunkt blive lagt vægt på, at grupperne er sammensat af de mest indsigtsfulde og innovative medarbejdere på hvert område, men også af medarbejdere med dybt kendskab til drift og tværgående afhængigheder. Det kan overvejes at invitere patientrepræsentanter med i planlægningsgrupperne. Side 6/ 15

7 Det er centralt, at der er en klar forventningsafstemning mellem Direktionen og udviklingsgrupperne, inden grupperne tager hul på at løse opgaven. Denne forventningsafstemning sikres ved et fælles arrangement (kick-off) i Isolering af budget til effektiviseringsbidrag Effektiviseringsgevinster vil løbende blive identificeret og realiseret frem mod ibrugtagning af Nyt OUH, og der vil blive ført et regnskab med realiserede effektiviseringsgevinster. De undervejs frigjorte midler vil af Region Syddanmark og Odense Universitetshospital blive anvendt til prioriterede og nødvendige formål, herunder nødvendig aktivitet. Budget for transformation er under udarbejdelse. På OUH er der etableret en omstillings- og prioriteringspulje til investeringer i omstillinger frem mod Nyt OUH. Puljen opsamler gevinster ved effektiviseringstiltag og finansierer drift eller transformationsomkostninger i en tidsbegrænset periode. Midlerne skal være frie i det fulde regnskabsår efter ibrugtagning for at kunne finansiere udmøntningen af effektiviseringskravet. Ibrugtagning forventes at ske i 2022 og midler forventes derfor at skulle være frigjort til udmøntning i Styregruppen for effektivisering, omkostningsberegning og planlægning af driften af Nyt OUH har ansvar for den budgettekniske håndtering af effektiviseringskravet i driftsbudgettet for OUH, herunder initiativ til aftaler med Region Syddanmark om disponering af ressourcer frigjort af effektiviseringstiltag i årene frem til ibrugtagningen af Nyt OUH. Status for planlagte effektiviseringsgevinster Uagtet at der frem mod Nyt OUH skal ske en driftsplanlægning inden for de nye driftsmæssige rammer på Nyt OUH er det nødvendigt løbende at tilpasse struktur, drift, organisering, arbejdsgange mv. for at kunne realisere effektiviseringsgevinster til omprioritering og opfyldelse af produktivitetskrav. OUH har derfor allerede i vidt omfang igangsat tilpasninger, der skal skabe driftsmæssige vilkår, der muliggør en driftsplanlægning inden for de fysiske og økonomiske rammer, der gives på Nyt OUH. Der er tale om flere spor, men fælles for dem alle er at de indgår som en del af det fundament som ligger til grund for arbejdet i planlægningsgrupperne. Nedenfor gives en status på hvert effektiviseringstiltag nævnt i tabel 1. Bilag 1 viser den forventede budgetmæssige indfasning af effektiviseringsgevinster, hhv. årligt og akkumuleret i perioden frem mod ibrugtagning af Nyt OUH. Der vil i perioden omkring flytning til Nyt OUH være udgifter til uddannelse og træning, dobbeltdrift af matrikler samt flytteudgifter. Disse udgifter er ikke indregnet, men er oplistet i bilag 2. Status for organisatoriske effektiviseringstiltag Hovedparten af de forventede effektiviseringsgevinster antages at komme fra organisatoriske effektiviseringer og heraf afledte kapacitetsmæssige tilpasninger. Disse tiltag forventes at bidrage med effektiviseringer for 250 mio. kr., hvoraf sengereduktioner og ændringer i arbejdsgange i klinikken for- Side 7/ 15

8 ventes at bidrage med 183 mio. kr. Ændringer i denne størrelsesorden kræver målrettede indsatser i hele organisationen. Ad Reduceret sengemasse og ændringer i arbejdsgange i klinikken I henhold til dimensioneringen af Nyt OUH skal OUH reducere antallet af sengepladser i størrelsesordenen 170 senge. En reduceret sengemasse vil dels medføre reduceret fremmøde af plejepersonale i sengeafsnit og dels medføre færre kostdage. Det forventes at sengemassen kan reduceres uden en tilsvarende reduktion i behandlingsaktiviteten, idet indførelse af mere skånsomme behandlingsmetoder, omlægning til ambulantbehandling, øget brug af hjemmebehandling, samt videre udvikling af telemedicinske løsninger vil reducere behovet for indlæggelser og forkorte liggetiderne. Der er gennemført samdrift af flere afdelinger og der er ligeledes igangsat omlægning af stationær kirurgi til dagkirurgi og daghospital. Omlægningen bidrager med 3,8 mio. kr. I reduceres sengemassen med 30 senge som følge af konkret omlægning af patientforløb med optimeret udnyttelse af samlet sengekapacitet. Helårsvirkning heraf fra 2018 er beregnet til 15 mio. kr. Realisering beror på, at arbejdet i planlægningsgrupperne lykkes. Dette forudsætter en hensigtsmæssig organisering af driftsplanlægningen og en hensigtsmæssig bemanding af planlægningsgrupperne. For at opretholde den nødvendige fremdrift i planlægningsgruppernes arbejde forudsættes et stærkt ledelsesfokus samt en tæt opfølgning på arbejdet i de enkelte planlægningsgrupper. Det er en risikofaktor, at et samlet udgiftsestimat for Nyt OUH naturligt ligger i den sidste fase af driftsplanlægningen, og at det kan vise sig nødvendigt at tilpasse driftsforudsætninger i flere omgange for at opnå de nødvendige effektiviseringer. Denne faktor søges håndteret via delmål for effektivisering og reduceret sengemasse samt tæt opfølgning på arbejdet med driftsplanlægning. Ad Reduktion i vareforbrug og fremføring af varer I det videre arbejde med planlægning og projektering af logistikken vil der skabes grundlag for at kvalificere effektiviseringspotentialet ved de moderne logistikløsninger på Nyt OUH for så vidt angår både vareforbrug og omkostninger til fremføring af varer. Projekteringen af logistikfunktioner, miniloads, ren/uren zone mv. i klinikken, og varemodtagelse, vask mv. i servicebyen samt tilhørende IT-understøttelse skal sikre, at potentialet for automatisering, lagerstyring mv. realiseres, herunder muligheden for at reducere vareforbruget. Driftsplanlægningen i såvel kliniske funktioner som servicefunktioner skal således kvalificere effektiviseringspotentialet. Effektiviseringen realiseres ved indflytning. En væsentlig forudsætning for en realisering af en effektiviseringsgevinst på 57,2 mio. kr. beror på, at der kan opnås den forudsatte reduktion i spild af varer. Side 8/ 15

9 Ad Reduktion i stabsfunktioner Enhed for Nyt OUH blev nedlagt ultimo Den resterende effektivisering skal findes ved et reduceret behov for administrativ understøttelse på OUH, primært som følge af en øget digital understøttelse af administrative arbejdsgange, omlægninger i bestilling og håndtering af varer mv. Realiseringen af effektiviseringsgevinsten er blandt andet afhængig af implementering af it-værktøjer samt af ændrede arbejdsgange på øvrige områder. Status for strukturelle effektiviseringstiltag Ad Integration af Patienthotel i øvrige funktioner Der bygges ikke et patienthotel på Nyt OUH. Drift af eksisterende patienthotelfunktion forventes gradvis tilpasset frem mod Nyt OUH og indgår som et element i driftsplanlægningen. Effektivisering realiseres gradvist og endeligt ved indflytning. Ad Samling af akutfunktionen/lukning af akutfunktionen på Svendborg Sygehus I forbindelse med ibrugtagning af Nyt OUH er det en forudsætning at akutfunktionen på Svendborg Sygehus lukkes og samles med akutfunktionen på Nyt OUH. I driftsplanlægningen bliver dette et vilkår som der skal arbejdes med. Effektiviseringen realiseres ved indflytning. Ad Lukning af fødeafdelingen i Svendborg Sygehus I forbindelse med ibrugtagning af Nyt OUH er det en forudsætning at fødsler flyttes fra Svendborg Sygehus til Odense Universitetshospital, hvilket vil bidrage med besparelser på jordemoderfunktionen og vagtberedskab på Svendborg Sygehus. Indgår som et element i driftsplanlægningen. Effektiviseringen realiseres ved indflytning. Ad Omlægning af det lægelige vagtberedskab på ortopædkirurgisk afdeling på Svendborg Sygehus Ved at omlægge Svendborg Sygehus fra akutsygehus til specialsygehus omlægges også vagtberedskaberne for afdelingerne med akutberedskaber. For ortopædkirurgisk afdeling medfører det en nettobesparelse på 2,3 mio. kr. årligt. Indgår som et element i driftsplanlægningen. Effektiviseringen realiseres ved indflytning. Ad Lukning af sygehusmatriklen i Ringe Sygehusmatriklen i Ringe blev fraflyttet i Besparelse på 4,3 mio. kr. er realiseret. Status for bygningsrelaterede effektiviseringstiltag Generelt for de bygningsrelaterede effektiviseringstiltag kan disse først realiseres i forbindelse med ibrugtagningen af Nyt OUH. Side 9/ 15

10 Ad Energieffektive løsninger Det er udgangspunktet for OUH, at det nye universitetshospital etableres med energieffektive løsninger svarende til energikrav Det bemærkes i den forbindelse, at Syddansk Universitet har energikrav 2020 som målsætning for byggeriet af det nye sundhedsvidenskabelige fakultet placeret i tilknytning til koblingszonen imellem Nyt OUH og SUND. Energikrav 2020 stiller krav til etablering af universitetshospitalet på en måde som medfører en reduktion af energiforbruget for bygningen med 75 % i forhold til forbruget i Udgifter til energi i 2012 var 69 mio. kr. Med etablering af det nye universitetshospital efter energikrav 2020 har Totalrådgiver beregnet det samlede energiforbrug til bygning og udstyr til i alt 39 mio. kr. om året. Der vil således blive effektviseret for i alt 31,2 mio. kr. (2016-pl) om året i forhold til energiforbruget. Reduktionen i energiomkostninger afhænger af projekteringen af Nyt OUH, herunder de tekniske installationer, isolering mv. Effektiviseringspotentialet kvalificeres i takt med, at projekteringen af Nyt OUH skaber grundlag for at beregne det forventede energiforbrug. Der er nedsat en arbejdsgruppe til at udarbejde kommissorium for dette arbejde. Effektiviseringen realiseres ved indflytning. Der er en vis usikkerhed knyttet til realiseringen af en effektiviseringsgevinst på 31,2 mio. kr. Der arbejdes med en verificering af effektiviseringspotentialet og øvrige effektiviseringstiltag holdes åbne for yderligere tiltag. Ad Indvendigt vedligehold og vedligehold af installationer Effektiviseringspotentialet afhænger af drifts- og vedligeholdelsesstrategien for Nyt OUH, der udarbejdes i et samarbejde mellem Facilities Management på OUH (FM) og Totalrådgiver. Det er aftalt, at arbejdet med udarbejdelse af drifts- og vedligeholdelsesstrategi skal tage udgangspunkt i mulighederne i IT System til drift af bygningerne. FM arbejder med kortlægning af mulige IT-løsninger. Efter gennemført kortlægning igangsættes proces for udarbejdelse af drifts- og vedligeholdelsesstrategi for Nyt OUH. Effektiviseringen realiseres ved indflytning. Der er med udgangen af 2016 realiseret en effektiviseringsgevinst på 9,8 mio. kr. Det forventes, at måltallet på 18,3 mio. kr. vil blive opfyldt. Ad Reduceret behov for rengøring Reduktionen i omkostninger til rengøring afhænger dels af hvilket areal der skal rengøres, og dels af projekteringen af disse arealer ift. rengøringsvenlighed, materialevalg mv. Effektiviseringspotentialet kvalificeres i takt med projekteringen skaber grundlag for det. Der er i øvrigt allerede omlagt arbejdsgange på rengøringsområdet, hvilket bidrager til effektiviseringsgevinst under organisatoriske gevinster. Side 10/ 15

11 Effektiviseringen realiseres ved indflytning. Realisering af en effektiviseringsgevinst på 10,4 mio. kr. beror på at der kan findes nyere og billigere arbejdsmetoder. Effektiviseringsgevinster ift. et reduceret rengøringsområde, er opgjort. Ad Reduceret behov for intern patienttransport Det reducerede behov for patienttransporter ligger i funktionernes placering i forhold til hinanden, og muligheden for at foretage flere undersøgelser/behandlinger på patientstuerne, idet disse er ét-sengs stuer. Effektiviseringen realiseres ved indflytning. Realiseringen af effektiviseringspotentialet skal kvalificeres via driftsplanlægningen i de kliniske funktioner. Ad Lejemål I forbindelse med ibrugtagning af Nyt OUH opsiges lejemål på Syddansk Universitet for Klinisk Patologisk Afdeling og Klinisk Mikrobiologisk Afdeling, idet begge afdelinger indplaceres på Nyt OUH. Der er en mindre usikkerhed på nettolejeindtægten, idet der er lejeindtægter hvorom der er usikkerhed tilknyttet, om disse fortsætter efter udflytning til Nyt OUH. Side 11/ 15

12 Bilag 1. Forventet budgetmæssig indfasning af effektiviseringsgevinster Kategori Tiltag Måltal effektivisering (mio. kr. i 2016-pl) Heraf realiseret frem til 2017 (mio. kr. i 2016-pl) Rest opgave Arbejdsgange Reduceret sengemasse og ændring af arbejdsgange i klinikken 180,2 8,3 3,7 15,0 15,0 25,0 30,0 35,0 50,7 174,4 Logistik Reduktion i vareforbrug og ressourcer til fremføring af varer 57,2 57,2 57,2 Tilpasning Reduktion i stabsfunktioner 10,4 1,9 8,5 8,5 Organisatoriske effektiviseringsgevinster i alt 247,8 10,2 3,7 15,0 15,0 25,0 30,0 35,0 116,4 240,1 Struktur Integration af Patienthotel i øvrige funktioner 19,4 4,5 3,0 4,0 3,0 2,6 2,3 14,9 Struktur Samling af akutfunktionen/lukning af akutfunktionen på Svendborg Sygehus 20,5 20,5 20,5 Struktur Lukning af fødeafdelingen på Svendborg Sygehus 4,3 2,8 1,4 1,4 Struktur Omlægning af lægelige vagtberedskab på ortopædkirurgi Svendborg 2,3 1,6 0,7 0,7 Struktur Lukning af sygehusmatriklen i Ringe 4,3 4,3 4,3 Strukturelle effektiviseringsgevinster i alt 50,8 8,9 7,3 4,0 3,0-2,6 2,3 22,6 41,8 Bygningsdrift Energieffektive løsninger 31,2-31,2 31,2 Vedligehold Indvendigt vedligehold og vedligehold af installationer 18,3 9,8 0,5 0,5 0,5 0,5 1,5 2,0 3,0 8,5 Bygningsdrift Reduceret behov for rengøring 10,4 10,4 10,4 Logistik Reduceret behov for interne patienttransporter 19,8 19,8 19,8 Bygningsdrift Reduktion i lejemål 7,6 5,1 5,1 Bygningsrelaterede effektiviseringsgevinster i alt 87,2 9,8 0,5 0,5 0,5 0,5 1,5 2,0 69,5 75,0 Effektiviseringsgevinster i alt 385,8 28,9 11,5 19,5 18,5 25,5 34,1 39,3 208,5 356,9 Akkumuleret effektiviseringsgevinst 28,9 40,4 59,9 78,4 103,9 138,0 177,3 385,8

13 Bilag 2. Anvendelse af de opsamlede midler frem mod ibrugtagning af NYT OUH (foreløbig) Budgetposter til transformation fra OUH til Nyt OUH Ibrugtagning Test og kontrol af apparatur og systemer Tilpasning af eksisterende IT-systemer til nye IT-systemer (ekstra stik, ekstra hardware og software) Opbygning af lager/depot Ekstra rengøring i bygge og flyttefase Ekstra skiltning i overgang Registrering af inventar til genanvendelse Dobbeltdrift af to matrikler i flytteperiode Tab af aktivitet Merudgift løn i flyttefase (ekstra timer) Klinisk dobbeltdrift Ekstra rengøring to matrikler Ekstra transport to matrikler /logistik Ekstra lager to matrikler Madproduktion og transport - to matrikler IT-drift to matrikler Ejendomsskat og grundskyld to matrikler P-anlæg /aftale med p-firma to matrikler Energi to matrikler Bygningsvedligehold to matrikler + terræn/vintertjeneste hhv grøn udeservice to matrikler Fysisk flytning Stor flytning - efter udbud Specialflytninger af medicoteknisk udstyr Oplæring I Nyt apparatur I Nye arbejdsgange I Nye it-systemer Nye logistiksystemer Generel intro til Nyt OUH Generel planlægning, koordinering og opfølgning Driftsplanlægning Flytteplanlægning Kompetenceplanlægning Koordinering af donationssager til Nyt OUH Afvikling gamle lokaler Rengøring gamle bygninger Afvikling af aftaler med diverse firmaer Arkivering

14 Bilag 3. Formandskaber for planlægningsgrupper samt sponsor-direktør (udpeget af OUH Direktion på møde 5. januar 2017) Da navne på formænd endnu ikke er meldt ud, ajourføres oversigten med navne inden fremsendelse til Ministeriet. Operation Ledende Overlæge NN/ Oversygeplejerske NN/ Kim Brixen Intervention Ledende Overlæge NN/ Overlæge NN/ Judith Mølgaard FAM Ledende Overlæge NN/ Oversygeplejerske NN/ Michael Dall Skopi Ledende Overlæge NN/ Oversygeplejerske NN/Kim Brixen Senge Ledende Overlæge NN/ Oversygeplejerske NN/ Michael Dall Ambulant/daghospital (ikke kirurgisk) incl præoperative Ledende Overlæge NN/ Oversygeplejerske NN/ Peder Jest Sekretærområdet Ledende Overlæge NN/ Oversygeplejerske NN/ Judith Mølgaard Rehabilitering Chefterapeut NN/ Ledende Overlæge NN/ Peder Jest Laboratorie Ledende Overlæge NN/Ledende Bioanalytiker NN/ Kim Brixen

15 Billeddiagnostik Ledende Overlæge NN/ Overradiograf NN /Niels Nørgaard Pedersen Rengøring og patientservice Oversygeplejerske NN /Afdelingschef NN/ Judith Mølgaard Bygning og apparatur NN/Afdelingschef NN /Niels Nørgaard Pedersen Logistik og indkøb Afdelingschef NN /NN/ Niels Nørgaard Pedersen Medicin Afdelingschef NN/ Oversygeplejerske NN /Kim Brixen