Gebyrordningen i Norddjurs Kommune

Transkript

1 Evaluering af Gebyrordningen i Norddjurs Kommune Udarbejdet af: Kultur- og udviklingsafdelingen Norddjurs Kommune Maj

2 Indholdsfortegnelse Indledning side 3 Ansøgning om dispensation side 3 Gebyrbetaling side 4 Undervisningsministeriet side 4 Gebyrordningen i praksis side 5 Procedure - hvad skal indberettes side 5 Gebyrordningens sigte side 6 Udfordringer i gebyrordningen side 7 Betaling side 8 Udnyttelse af halkapacitet side 8 Ikke alle er med i gebyrordningen side 9 For lidt gebyrindtægter side 10 Anvisning side 11 Anvisning baseret på regelsæt side 11 Gamle medlemstal side 13 Øvrige udfordringer i gebyrordningen side 13 Administration side 13 Manglende fleksibilitet side 13 Booking på skolerne side 14 Brugerundersøgelse af gebyrordningen side 15 Forudsætninger side 15 Hovedkonklusioner side 15 Mulige modeller i en fremtid tilskudsordning side 16 Gebyrordningen fortsætter side 16 Gebyrordningen modificeres side 17 Modificeret gebyrordning med timebetaling side 20 Timebetalt model side 20 Driftsaftaler med hallerne side 22 Bilag 1 Brugerundersøgelsen side 23 Konklusion side 25 2

3 Norddjurs Kommunes Gebyrordning - evaluering Indledning I forbindelse med kommunesammenlægningen den 1. januar 2007 var det nødvendigt at udtænke en harmoniseret tilskudsordning på fritidsområdet. Den nye kommune består af 3½ kommuner, alle med hver deres måde at give tilskud på, og det betød, at der var forskellige vilkår for foreningsbetaling i de 4 kommuner. Betingelserne og herunder prisen for at kunne dyrke idræt i hallerne, var forskellige i den østlige og vestlige del af kommunen. Der blev nedsat en administrativ arbejdsgruppe, der fik til opgave at udtænke en ny strategi for en tilskudsordning. Samtidig iværksatte folkeoplysningsudvalget en arbejdsgruppe med samme formål. Resultatet blev den såkaldte Gebyrordning. Ansøgning om dispensation I juni 2007 blev der indsendt ansøgning til Undervisningsministeriet med henblik på en dispensation fra reglerne i folkeoplysningslovens 22, stk. 4, der giver kommunalbestyrelsen mulighed for at opkræve gebyr for brug af kommunale faciliteter. Kommunalbestyrelsen ønskede i en to-årig forsøgsperiode i 2008 og 2009, at omlægge gebyret fra et tidsbaseret gebyr med timebetaling på brugen af kommunale idrætsfaciliteter til et medlemsbaseret gebyr, hvor der indbetales et gebyr for hvert medlem i foreningen. Medlemsgebyret skulle indgå i den pulje, der anvendes til frivillige supplerende lokaletilskud indenfor folkeoplysningsområdet. Gebyrordningen blev behandlet i kommunalbestyrelsen i juli Efterfølgende blev der givet positivt svar fra Undervisningsministeriet på ansøgningen om dispensation fra folkeoplysningsloven. En forudsætning for vedtagelsen af gebyrordningen var dog, at alle foreninger kunne skabe enighed om ordningen, og at alle foreninger derfor også ville bidrage til ordningen. Norddjurs Idrætsråd repræsenterede i denne sag det samlede foreningsliv. 3

4 Gebyrbetaling Gebyrets størrelse afhænger af den type aktivitet der udøves og dermed også af, hvilken facilitet, der anvendes. Gebyret inddeles i fire kategorier med nedenstående gebyr for 2012: 1. Idrætshaller 161 kr./medlem/år 2. Svømmehaller 322 kr./medlem/år 3. Udendørs anlæg, sale, skoler 80 kr./medlem/år 4. Udendørs områder 54 kr./medlem/år Medlemsgebyret danner sammen med de øvrige kommunale bidrag på området grundlag for, at alle selvejende og kommunale idrætsfaciliteter stilles gratis til rådighed for kommunens foreninger. Alle idrætsforeninger skal betale til gebyrordningen for at få kommunalt tilskud. Ved gebyrordningens indførelse blev det samtidig besluttet, at spejderne, rideklubberne, aftenskolerne og kulturelle foreninger ikke indgår i gebyrordningen under forudsætning af, at de ikke benytter idrætshaller, gymnastiksale etc. Spejderne og rideklubberne har mulighed for at søge aktivitetstilskud, lokaletilskud og øvrige puljer, selvom de ikke betaler gebyr. Betaling for foreningsbrug i de selvejende haller i kommunen indgår i de driftsaftaler, der årligt forhandles med hallerne. Ifølge disse driftsaftaler skal hallerne stilles vederlagsfrit til rådighed for foreningerne fra enten kl. 15 eller kl. 16, og indtil hallerne lukker. De to overordnede formål i det medlemsbaserede gebyr er at skabe rimelige ens vilkår for at dyrke idræt i kommunen at forenkle administrationen for foreningerne og kommunen Undervisningsministeriet I slutningen af 2008 blev der indsendt en kort redegørelse til Undervisningsministeriet med henblik på forlængelse af dispensationen i yderligere 2 år til udløb i Forlængelse af dispensationen blev givet. Imidlertid skabte et svar fra Undervisningsministeriet i februar 2011 en del forvirring, idet Undervisningsministeriet i brevet gjorde det klart, at der oprindeligt ikke havde været behov for 4

5 dispensation til gebyrordningen. Gebyrordningen kan derfor i princippet fortsætte uforandret og fuldt lovligt. Folkeoplysningslovens 22, stk. 4 skal herefter fortolkes på den måde, at det er helt op til kommunalbestyrelsen at beslutte, hvordan en ordning med gebyr for brug af kommunale idrætsfaciliteter skrues sammen. Dette gælder også for idrætsbrug af selvejende institutioner, der modtager kommunalt driftstilskud. Kort fortalt: Gebyrordningen blev indført i 2007, hvor Undervisningsministeriet gav dispensation fra folkeoplysningsloven. En forlænget dispensation udløb i Undervisningsministeriet har givet mulighed for, at ordningen kan gøres permanent. Foreningerne betaler gebyr i en af fire kategorier for at modtage kommunalt tilskud og få anvist lokaler. Gebyrordningen i praksis Procedure hvad skal indberettes Hvert år i slutningen af november måned udsendes skemaer til alle foreninger med henblik på indberetning til kultur- og udviklingsafdelingen. Indberetningen skal være foretaget i januar måned, men skal kun foretages den ene gang om året. Gebyr/aktivitetstilskud Foreningerne indberetter medlemstal pr. 31/12, hvilket danner baggrund for den beregning, der viser om foreningen skal opkræves penge eller have overført tilskud. Alle medlemmer i en forening betaler gebyr i kategori 1-4, mens blot medlemmer under 25 år modtager aktivitetstilskud i overensstemmelse med folkeoplysningsloven. I 2012 svarer aktivitetstilskuddet til 163 kr. pr. medlem. Om en forening skal have penge udbetalt eller skal indbetale penge til kommunen afhænger derfor af hvor mange medlemmer, der er under 25 år, og i hvilke gebyrkategorier de er indplaceret i forhold til foreningens aktivitet. 5

6 Nettoregnskabet mellem indbetaling af gebyr til kommunen og udbetaling af aktivitetstilskud til foreningen gøres op, og der udstedes faktura eller overføres tilskud på foreningernes cvr. nr. Lokaletilskud Foreninger, der har krav på lokaletilskud, indsender samtidig med indberetning af medlemstal dokumentation for afholdte lokaleudgifter. De tilskudsberettigede udgifter vil så blive udbetalt med 75 % refusion, fratrukket den procentvise andel af medlemmer, der er over 25 år gammel. Størrelsen på refusionen (75 %) er en kommunal beslutning, der er højere end folkeoplysningslovens krav. I følge folkeoplysningsloven skal der gives refusion for 65 % af de tilskudsberettigede udgifter. For 14 navngivne klubhuse gives 85 % i tilskud uden fradrag for medlemmer over 25 år 1. Lokaletilskud udbetales direkte til foreninger men indgår også indirekte i driftsaftalerne med hallerne, da kommunen betaler for at kunne anvise foreninger til hallerne. Lokaleansøgning Ansøgning om tildeling af ledige timer i haller og skoler indsendes også i starten af det nye år. For hallernes vedkommende er der truffet beslutning om, at det er Norddjurs Idrætsråd, som har kompetencen til at fordele de ledige timer. Øvrige ledige lokaler, som f.eks. skolelokaler, gymnastiksale på skoler etc. fordeles af kultur- og udviklingsafdelingen. Gebyrordningens sigte Gebyrordningens formål er, som ovenfor beskrevet, at lave en solidarisk ordning, hvor alle foreninger betaler for brug af kommunale idrætsfaciliteter og for brug af selvejende idrætsfaciliteter, der modtager kommunalt tilskud. Det betyder f.eks. at fodboldklubber, der benytter kommunale udendørs anlæg, løbeklubber, der benytter badefaciliteter i en hal osv., også betaler for brug af kommunens idrætsfaciliteter på samme måde, som traditionelle indendørs foreninger betaler for brug af hallerne. 1 Folkeoplysningsloven, 25: Kommunalbestyrelsen yder tilskud med mindst 65 pct. af driftsudgifterne, jf. dog stk. 2,3 og 5, til lokaler, herunder haller samt lejrpladser, der ejes eller lejes af foreninger til aktiviteter for børn og unge under 25 år. Foreninger skal årligt kunne dokumentere deres aktivitetstimetal. 6

7 Desuden er målet at lette administrationen for foreningerne og kommunen. Det er de to hovedformål, som er beskrevet for Undervisningsministeriet i den ansøgning, som blev fremsendt i Gebyrordningen er derfor først og fremmest en økonomisk ordning, der sigter mod at styre, hvad der indbetales for brug af kommunale faciliteter - og af hvem. Ordningen styrer derimod ikke, hvordan og hvor meget faciliteterne benyttes. Dertil er udarbejdet særskilt regelsæt for hallerne underlagt de overordnede principper i folkeoplysningslovens bestemmelser vedrørende lokaleanvisning. Regelsættet benyttes af Norddjurs Idrætsråd som redskab til at fordele ledige timer i hallerne. Det er lykkes med gebyrordningen, at harmonisere kommunens gebyr for brug af idrætsfaciliteter. Hvor der tidligere var stor forskel på, om man boede i den østlige eller vestlige del af kommunen, så er det nu ens for alle, hvad der skal betales for brug af kommunale faciliteter og for brug af faciliteter, der modtager kommunalt tilskud. Det afgørende er, hvilken kategori foreningens aktivitet indplaceres i. Det vil altid være forbundet med en vis form for indberetning til kommunen, at modtage kommunalt tilskud. Med gebyrordningen er indberetningen begrænset til én gang årligt for foreningerne. Kort fortalt: Gebyrordningens mål om harmonisering af betaling for brug af idrætsfaciliteter i kommunen er nået. Administrationen er blevet lettere for foreningerne. Der findes et særligt regelsæt for anvisning af timer i hallerne. Udfordringer i gebyrordningen Gebyrordningen består lidt forsimplet af en betalingsdel og en anvisningsdel. Det skal forstås på den måde, at når foreningerne har indbetalt gebyr til kommunen, så vil de indgå i fordelingen af ledige timer på lige vilkår med andre foreninger. Denne metode er helt i tråd med andre kommuners måde at opkræve betaling for brug af kommunale idrætsfaciliteter. Forskellen ligger i måden betalingen opkræves på. Det, som foreningerne køber, hvad enten det er på den ene eller anden 7

8 måde de betaler, er retten mod at benytte kommunale idrætsfaciliteter eller selvejende idrætsfaciliteter, der modtager kommunalt tilskud. Betaling Udnyttelse af halkapacitet Hallerne i Norddjurs Kommune benyttes flittigt og af mange brugere. Jo flere borgere i hallerne jo bedre, da det skaber sundhed, trivsel og oplevelser. Hvor man i mange andre kommuner har timebetaling for brug af idrætsfaciliteter, så har Norddjurs Kommune et medlemsbaseret gebyr, hvor der betales et fast beløb årligt for at få anvist et vist antal timer hen over en sæson. Foreningerne i gebyrordningen i Norddjurs Kommune har altså faste timer til rådighed i hallerne efter, at timefordelingen er og foretaget, og når de har betalt et fast beløb for hele sæsonen i en af de fire kategorier. Udnyttelsen af de tildelte timer har ingen yderligere betydning for betalingen. Hvis en forening f.eks. ikke møder frem til en tildelt time, så vil det ikke koste foreningen ekstra, at undlade at afmelde timen til gavn for andre. Foreningerne har pligt til at afgive tildelte timer, hvis de ikke kan udnytte de tildelte timer. De skal i sådan en anledning henvende sig til kommunen, halbestyreren eller Norddjurs Idrætsråd, med henblik på at timerne udnyttes på anden måde, typisk ved at en anden forening får tildelt timerne. Timerne afgives dog tilsyneladende ikke frivilligt, idet der hvert år kan konstateres, at der af og til er ledig kapacitet i hallerne, hvor der burde være fuld aktivitet. Dette kan konstateres ved at køre en tur rundt til hallerne i vintersæsonen. Hvis foreningerne ikke selv gør opmærksom på, at de ikke udnytter den fulde kapacitet i hallen, så er det tilfældigt, hvem der får kendskab til dette. Det skønnes, at problemet ikke er omfattende men dog af en sådan karakter, at det vil være hensigtsmæssigt at foretage justeringer, så udnyttelsen optimeres. Det vil være til gavn for helt nye grupper, der ønsker at benytte hallerne, eller for grupper og foreninger, der ønsker mere kapacitet, end de tildeles nu. Halbestyrerne er ikke pålagt kontrol af timeudnyttelsen. Til gengæld foretager Norddjurs Idrætsråd hver sæson stikprøvekontroller blandt deres egne medlemmer for at undersøge, om tildelte timer benyttes. Stikprøvekontrollerne indarbejdes i skemaer for hallerne og ud 8

9 fra disse skemaer kan det konstateres, at der hvert år er foreninger, som ikke får afmeldt timer med det resultat, at hallerne somme tider står tomme, hvor der burde være aktivitet 2. Statistikken på området er dog noget begrænset. GIC laver selv stikprøvekontroller med nogenlunde samme billede som for øvrige haller. Det kan tyde på, at nogle foreninger kommer til at opfatte tildelte timer som faste tider, foreningen har til rådighed én gang for alle, uanset om de benyttes eller ej. Der er ingen økonomiske konsekvenser forbundet med at undlade at afmelde timer i en sæson. Der er heller ikke konsekvenser i forhold til f.eks. anvisning af timer til de pågældende foreninger i den efterfølgende sæson. Efter fordelingen af timer hvert år, er der sædvanligvis kun få ledige timer tilovers. Dermed er det svært for nye foreninger eller andre brugergrupper at komme ind i hallerne, og det er svært for halbestyrerne at finde ledige timer til f.eks. at iværksætte nye aktiviteter. Aktiviteter der måske er så nye, at de stadig ikke er forankret i et foreningsfællesskab, men som har potentialet til at blive det. Målet er derfor at udnytte tildelte timer optimal herunder at foreningerne melder tilbage, hvis de ikke benytter timerne, eller de måske kun udnytter halvdelen af hallen, så der er plads til flere aktiviteter på én gang. Dermed gives der mulighed for, at andre brugere kan benytte hallen. Såfremt der indføres et fælles kommunalt bookingsystem for foreninger, vil det give mulighed for, at uorganiserede grupper kan booke sig ind på de uudnyttede ledige timer eller fleksibel individuel booking af forskellige motionsformer. I områder med stort pres på hallerne bliver det mere og mere almindeligt, at opdele hallen med net, så flere foreninger anvende hallen på samme tid. Det er der ikke tradition for i Norddjurs Kommune, men det vil kunne skabe en fleksibilitet, der giver større udnyttelse af hallernes kapaciteter. Ikke alle er med i gebyrordningen Ca. 20 foreninger står udenfor gebyrordningen. De seneste udmeldinger er fra petanqueklubber og hundeførerforeninger, der begrunder udmeldelsen med manglende kommunal bidrag til deres aktiviteter som f.eks. ny belægning på petanquebaner og 2 Bilaget Brugerundersøgelsen antyder en holdning i foreningerne til udnyttelsen af tildelte timer. 9

10 sporadisk klipning af græs på områder til hundetræning. Da deres medlemmer typisk er over 25 år, føler de ikke, at de får noget for gebyr-betalingen. Listen tæller også løbeklubber og organiseret fitness, der benytter eksisterende idrætscentre i forbindelse med deres aktiviteter uden at indgå i gebyrordningen. Begrundelsen for at stå udenfor er en simpel beregning, idet langt de fleste medlemmer af disse foreninger er over 25 år og dermed ikke berettiget til aktivitetstilskud. Nogle af disse grupper er ikke registreret som folkeoplysende foreninger i Norddjurs Kommune men eksisterer som organiseret idræt udenom det kommunale system. For lidt gebyrindtægter Der kommer i øjeblikket for lidt gebyrindtægter ind via foreningsbetaling til at dække det samlede regnestykke for lokaletilskud og aktivitetstilskud. Såfremt flere foreninger ønsker at melde sig ud af ordningen, vil det betyde, at der kommer færre gebyrer ind. Der er en lille tendens til, at foreninger med udendørs aktiviteter ikke ønsker at være en del af gebyrordningen. Det betyder, at de foreninger, som forbliver i gebyrordningen skal betale en smule mere for at få økonomien i ordningen til at hænge sammen. Samtidig vil det dog betyde, at der vil blive færre til at benytte faciliteterne, og det skaber mere plads til nye og eksisterende aktiviteter. Kultur- og udviklingsafdelingen vurderer, at en del af de foreninger, der har et negativt regnestykke mellem gebyrbetaling og modtagelse af aktivitetstilskud muligvis vil melde sig ud af gebyrordningen, og især hvis det samtidig er en forening med en aktivitet, der ikke relaterer sig til en specifik indendørs facilitet. Det vil typisk være de foreninger, der i forvejen betaler i de to laveste gebyrkategorier. En evt. udmeldelse vil belaste gebyrindtægterne yderligere. Det vil være nødvendigt, at justere i gebyrbetalingen for 2013, for at få det samlede regnestykke til at gå op. Det betyder, at de enkelte foreninger kommer til at betale lidt mere for hvert enkelt medlem for at have muligheden for at benytte idrætsfaciliteterne i kommunen. 10

11 Kort fortalt: Kultur- og udviklingsafdelingen vurderer, at udnyttelsen af kapaciteten i hallerne kan optimeres, så flere borgere får mulighed for at udøve aktivitet i hallerne. En del foreninger og organiserede idrætsgrupper står udenfor gebyrordningen, hvor hensigten oprindeligt var, at alle skulle indgå i ordningen. Der indgår for lidt gebyrindtægter, hvilket gør det nødvendigt, at justere i gebyrpriserne i de fire kategorier. Anvisning Anvisning baseret på regelsæt Kompetencen til at fordele tider i hallerne er uddelegeret til Norddjurs Idrætsråd. Fordelingen sker på baggrund af de lokaleansøgninger, som er indsendt af foreningerne til kultur- og udviklingsafdelingen, hvor de angiver ønsker om haller og behov for tider til den kommende sæson. Der afholdes hvert år fordelingsmøder i de forskellige haller, hvor det i princippet er op til de implicerede foreninger selv at få logistikken til at gå op. For det meste klarer foreningerne selv opgaven ved at drøfte tingene sammen. I de tilfælde, hvor flere foreninger ønsker samme tider i de samme haller uden at kunne komme til enighed, involveres Norddjurs Idrætsråd. Hvis det stadig ikke lykkes at få tingene på plads, involveres kultur- og udviklingsafdelingen, og der træffes en beslutning. Beslutningen kan evt. påklages til kommunalbestyrelsen. Reglerne for anvisning af lokaler i idrætshaller er udviklet specifikt for Norddjurs Kommune. Regelsættet for anvisning af timer i hallerne baserer sig på et regneark, hvor følgende parametre har betydning for antal at timer, som kan tildeles en forening 3 : 3 Det er ifølge folkeoplysningsloven kun parameteret om børn og unge under 25 år, der indgår i loven. Folkeoplysningsloven, 21, stk. 3: Ved anvisning af lokaler og udendørsanlæg skal kommunalbestyrelsen normalt prioritere i følgende rækkefølge: 1)Aktiviteter for børn og unge 2)Folkeoplysende voksenundervisning, herunder aktiviteter i tilknytning hertil. 3)Aktiviteter for voksne. 11

12 Nærhedsprincippet hører foreningen hjemme i nærheden af den pågældende hal Antallet af medlemmer jo flere medlemmer, jo flere timer kan tildeles Antallet af børn og unge under 25 år jo flere medlemmer under 25 år, jo flere timer kan tildeles Om aktiviteten er indendørs foreninger, der kun kan afvikle aktiviteten indendørs tildeles flere timer, f.eks. håndbold og badminton i forhold til fodbold Om foreningen deltager i turneringer turneringshold tildeles flere timer end motionshold Der tildeles ikke flere timer til elitehold. Den pulje af timer, som er til rådighed i den pågældende hal sættes til 100 %. Herefter tages udgangspunkt i den procentvise andel af det samlede antal medlemmer i den pågældende hal for hver enkelt forening. Andelen ganges med en faktor for medlemmer under 25 år, indendørs aktivitet og turneringsdeltagelse, således at foreninger der opfylder disse kriterier, forholdsmæssigt tildeles flest timer. Eksempel: En håndboldafdeling med mange unge mennesker, som deltager i turnering, vil f.eks. få tildelt forholdsmæssigt flere timer end en fodboldafdeling, der spiller hyggebold uden at deltage i turneringer og som kun har medlemmer over 25 år. Ifølge folkeoplysningsloven skal børn og unge anvises lokaler før voksne. Folkeoplysningsloven siger dog ikke noget om, i hvilket omfang foreninger med f.eks. traditionelle indendørs aktiviteter og turneringsdeltagelse skal anvises før andre. Dermed kan regelsættet på disse to parametre i rimeligt omfang benyttes til at styre, hvilken type af aktivitet, der ønskes i hallerne. Faktoren for de pågældende parametre kan justeres op eller ned, og nye parametre kan lægges ind i fordeling. Eksempel: Hvis man f.eks. ønsker, at foreningsbaseret zumba skal fylde meget i hallerne, så kan der lægges et nyt parameter ind, hvor der gives en faktor til foreninger, hvor aktiviteten kræver musikinddragelse eller hvor aktiviteten er dansebaseret. 12

13 Regelsættet har dermed i et vist omfang betydning for den idrætspolitiske linje, der lægges i kommunen. I øjeblikket har de traditionelle foreninger, som håndboldklubber og badmintonklubber gode kår, mens det stort set er umuligt for selvorganiserede grupper udenfor foreningslivet at få mulighed for at udøve idræt i hallerne. Gamle medlemstal Der er næsten 1 år imellem det tidspunkt, hvor foreningerne indsender oplysninger om medlemstal til det tidspunkt, hvor de aktivt skal bruge hallerne. I den mellemliggende periode er en sæson afsluttet, og der kan være sket en del ændringer i antallet af medlemmer. Når timefordelingsarbejdet går i gang, tildeles der muligvis timer på et forkert medlemsgrundlag, hvor der ikke tages højde for de helt aktuelle medlemstal. Øvrige udfordringer i gebyrordningen Administration Gebyrordningen kræver forholdsvis lidt administration for foreningerne men er samtidig forholdsvis administrationstungt for forvaltningen. Indberetninger er stadig ikke mulige via onlineløsninger, hvilket kræver en del administration. Der er forslås anlægsønske til 2013, der netop imødekommer behovet for at finde onlineløsninger til gavn for både kommunen og foreningerne. Gebyrordningen kræver, at alle foreninger indplaceres i en kategori i forhold til aktiviteten og dermed den facilitet, som benyttes af foreningen. Der har været en del udfordringer med kategorisering, men overordnet synes udfordringen dog løst. Manglende fleksibilitet Ifølge driftsaftalerne har foreningerne ret til anvisning i ledige timer mellem kl. 15 og 23 på hverdage samt lørdage kl Det betyder, at alle ledige timer benyttes til anvisning til foreningerne, og at hallerne ikke selv har ledige timer, hvor de kan skabe nye aktiviteter. Det giver ikke fleksibilitet til, at hallerne har mulighed for ekstra indtjening ved at udbyde nye aktiviteter og dermed er det op til foreningerne, hvad der skabes af nye tilbud. Samtidig er det ikke muligt for hallerne, at tilbyde ledigt kapacitet til f.eks. uorganiserede grupper, i de tilfælde hvor foreningerne undlader at afmelde timer. 13

14 Booking på skolerne Det er et stort administrativt arbejde at anvise ledige timer til kommunens skoler. Her anvises til almindelige lokaler, festsale, gymnastiksale og skolehaller. En decentral anvisning, hvor foreningerne søger skolerne direkte, vil lette administrationen i kultur- og udviklingsafdelingen betydeligt. I øjeblikket fungerer kultur- og udviklingsafdelingen som mellemled, idet alle bookinger alligevel skal cleares med skolerne inden anvisning af hensyn til skolens eget brug af lokalerne. Samtidig vil det give foreningerne mulighed for at indgå en tæt dialog direkte med skolerne om deres behov og ønsker, idet foreningerne typisk er lokalt forankret. Kort fortalt: Anvisning af tider i hallerne baserer sig på et særligt regelsæt for Norddjurs Kommune. Regelsættet betyder, at traditionelle foreningsaktiviteter som håndbold og badminton tildeles forholdsmæssigt flest timer. Anvisnings af timer i hallerne baserer sig på næsten et år gamle tal. Gebyrordningen er stadig forholdsvis administrationstung for kultur- og udviklingsafdelingen. Gebyrordningen giver ikke hallerne fleksibilitet til selv at iværksætte nye aktiviteter, der kan bidrage til facilitetens drift og samtidig skabe ny udvikling af tilbud. Anvisning til skolerne foregår i kultur- og udviklingsafdelingen, men vil med fordel kunne lægges direkte ud til skolerne. 14

15 Brugerundersøgelse af gebyrordningen Forudsætninger I slutningen af 2011 blev der udsendt en spørgeskemaundersøgelse vedr. gebyrordningen for alle interesserede foreninger i kommunen. Undersøgelsen blev sendt ud til alle de kontaktpersoner for foreningerne, som står registreret i kommunens foreningskartotek. Kontaktpersonerne er overvejende formænd og kasserer i foreningerne, men også almindelige bestyrelsesmedlemmer kan stå registreret ligesom andre nøglepersoner i de forskellige foreninger. Inden udsendelse af spørgeskemaerne blev adresserne renset for dubletter, hvilket betød, at undersøgelsen blev sendt ud til 342 registrerede adresser relateret til nøglepersoner i kommunens foreninger. Der var 14 dage til at svare på spørgeskemaet. Der indkom 111 besvarelser, hvilket svarer til en svarprocent på 33. Målet for svarprocenten var sat til mellem 10 og 15 % baseret på tidligere undersøgelser, der har været sendt ud. Af de 111 som svarede på undersøgelsen har 82 fuldført besvarelsen af samtlige spørgsmål. Alle har min. besvaret ¾ af undersøgelsens spørgsmål. Undersøgelsens respondenter er bredt funderet i foreningsverdenen og repræsenterer mange typer af idrætsaktiviteter. Langt de fleste foreninger er forholdsvis store, hvor omkring 80 % af undersøgelsens respondenter er medlem i en forening med over 40 medlemmer. Over 20 % af respondenterne kommer fra en forening med mere end 200 medlemmer. Langt de fleste respondenter er med i gebyrordningen, men der er også respondenter, der står udenfor gebyrordningen, som har tilkendegivet en holdning f.eks. fra spejdervirket og ridesporten. Hovedkonklusioner i undersøgelsen Konklusion: Undersøgelsen tolkes som valid og repræsentativ i forhold til de mange forskellige foreninger, der findes i kommunen. Respondenterne er bredt repræsenteret både på aktiviteter og indplacering i gebyrkategorierne og er samtidig repræsenteret ved nøglepersoner i foreningerne. Undersøgelsen er signifikant på følgende punkter: 15

16 Langt de fleste foreninger er hverken for eller imod gebyrordningen Gebyrordningen har ingen betydning i forhold til det administrative arbejde sammenlignet med før gebyrordningens indførelse Mange synes, at gebyrpriserne er for høje, uden at det begrundes med for lidt anviste tider eller for dårlige faciliteter. Af begrundelserne fremgår det, at det især er foreninger med udendørsaktiviteter, der synes at gebyret er for højt, da de føler, at de får for lidt for pengene Overordnet set er der tilfredshed med lokaleanvisningen, og foreningerne er stort set indifferente i forhold til om lokaleanvisningen foregår centralt eller decentralt Mange har aldrig meldt afbud til hallen, og de ved samtidig ikke, om de har benyttet de anviste tider Kun 10 % af foreningerne mener, at man skal være mere end 10 personer i hallerne for at det er ok, at benytte hallen. 20 % af foreningerne mener, at der er ok, at benytte hallen med blot 2 personer Halvdelen af foreningerne har det fint med en opdeling af hallerne, mens den anden halvdel ikke ønsker at opdele hallen Ca. 1/3 af foreningerne har følt behov for mere fleksibilitet i hallerne i relation til lokaleanvisningerne Se endvidere bilag 1. Mulige modeller i en fremtid tilskudsordning 1. Gebyrordningen fortsætter Gebyrordningen er beskrevet ovenfor. En fortsættelse af gebyrordningen i sin nuværende form vil betyde, at foreninger, der ønsker, at have muligheden for at benytte kommunale og selvejende idrætsfaciliteter, skal betale til gebyrordningen. Det er samtidig en forudsætning for at kunne modtage øvrige kommunale tilskud, som aktivitetstilskud, lokaletilskud og tilskud fra fritidspuljen. Undtaget herfra er spejderne og rideklubberne. Det vil være muligt, at søge udviklingspuljen på det folkeoplysende område, selvom man ikke betaler til gebyrordningen, jf. nye bestemmelser i folkeoplysningsloven. 16

17 Gebyrordningens kategorier skal prismæssigt reguleres, så det samlede regnestykke for tilskud på det folkeoplysende område går i nul. Der betales stadig i fire kategorier. Anvisningen til hallerne foretages af Norddjurs Idrætsråd, der administrerer efter det ovenfor beskrevne regelsæt. Der vil være en tendens til at de traditionelle store indendørs foreningsaktiviteter som håndbold og badminton får tildelt forholdsmæssig mange timer i kraft af de opstillede parametre i regelsættet. Der er begrænsede muligheder for hallens bestyrelse til at iværksætte aktiviteter, der kan skabe drift, da timerne fra kl er forbeholdt anvisning til foreninger. Det vil være relevant at drøfte regelsættet og fordelingsmetoden med Norddjurs Idrætsråd med henblik på effektivisering indenfor de beskrevne rammer. Ansøgningsprincippet og reglerne for lokaletilskud og aktivitetstilskud er uændret. Der betales gebyr som hidtil. Bemærk: Ved indførelse af et kommunalt bookingsystem revurderes gebyrordningen med henblik på tilpasning til en digital form. Driften af et kommunalt bookingsystem vil blive indregnet i gebyrkategorierne. 2. Gebyrordningen modificeres Gebyrordningen er beskrevet ovenfor. Målet med ændringerne er at skabe større frihed for hallerne til selv at kunne iværksætte nye aktiviteter samt muligheden for at kunne udleje ledige timer til både organiserede og uorganiserede grupper. Målet er samtidig at effektivisere og udnytte kapaciteten mere optimalt. 17

18 Der skal fastsættes en forholdsvis lav timepris for genudlejning af ledig kapacitet i hallen i den tid, hvor kommunen kan anvise tider f.eks. 200 kr. pr. time. Genudlejning betragtes som udlejning af timer i den tid, hvor kommunen via driftsaftalerne har købt anvisningsret. Der foreslås følgende ændringer i gebyrordningen: Ved genudlejning af ledig kapacitet i hallen, vil hallens driftstilskud mindskes med det udlejede antal timer på årsbasis afregnet til den timepris, som fastsættes i driftsaftalen for hallen. Til gengæld står det hallen frit, hvordan man vil genudleje ledig kapacitet. Prisen for genudlejning af hallen fastsættes frit af hallens bestyrelse. Konsekvens: o Hallerne har mulighed for at tænke mere kreativt i forhold til at udnytte den ledige kapacitet. o Hallerne kan tjene penge til driften ved at genudleje ledig kapacitet, hvis de sætter timeprisen for genudlejning højere end timeprisen fastsat i driftsaftalerne for genudlejning. o Der stilles krav om, at hallerne skal føre regnskab med genudlejning til brug for den årlige forhandling om driftsaftaler. Der stilles krav om, at der som minimum skal være 10 personer repræsenteret til foreningsaktiviteter i hallen. Hvis foreningen ikke kan mønstre 10 personer pr. tildelt haltime, har hallen ret til at inddrage halvdelen af hallen med henblik på genudlejning, f.eks. til uorganiserede grupper. Det vil være en fordel for hallen, at have etableret fleksible net, der kan opdele hallen. Konsekvens: o Skærpede krav til foreninger om udnyttelse af hallens gulvplads o Hallerne har mulighed for at tænke mere kreativt i forhold til at udnytte den ledige kapacitet o Genudlejning af halvdelen af hallen vil mindske det årlige tilskud med halvdelen af det udlejede antal timer. Til gengæld kan hallen tjene penge ved genudlejning af den ledige kapacitet. 18

19 o Der stilles krav om, at hallerne skal føre regnskab med genudlejning til brug for den årlige forhandling om driftsaftaler. 6 timer ugentligt i hver hal udgår af den årlige timefordeling. Timerne tildeles hallerne til fri disposition for udlejning eller iværksættelse af nye aktiviteter. Timerne skal være fordelt på eftermiddag, sen eftermiddag og aften. Konsekvens: o Skærpede krav til bedre udnyttelse af hallernes kapacitet ved den årlige timefordeling. o Sandsynligvis udvikling af nye aktivitetstilbud, fordi hallerne formodes at ville udnytte timerne til drift o Hallerne har mulighed for at tjene penge til driften ved at udleje de tildelte timer. o Driftstilskuddet mindskes med det tilsvarende årlige timetal som hallen får rådighed over. 3. gang en forening ikke møder frem til anviste tider betyder, at foreningen mister sin anvisning og timerne tildeles hallen. Det er i første omgang halbestyrerne der har mulighed for at føre kontrol, men det vil være kultur- og udviklingsafdelingen, der evt. trækker en anvisning tilbage. Konsekvens: o Driftstilskuddet til hallen mindskes med det tilsvarende antal timer. o Hallen har timerne til fri disposition for genudlejning og iværksættelse af nye aktiviteter. o Kultur- og udviklingsafdelingen inddrages evt. ved uoverensstemmelser. Det indskærpes, at sæsonen hvor foreningerne har anvisningsret til hallerne forløber fra 1/9 31/4 og betragtes som 34 uger. Konsekvens: o Hvis foreningerne skal bruge flere timer aftales det direkte med hallerne, der selv afgør om det skal afregnes for yderligere brug. 19

20 Der indarbejdes en passus i driftsaftalerne, der gør det obligatorisk for hallerne, at føre statistik med udnyttelsen af hallerne i min. 14 tilfældige dage på en sæson. Målet er at skabe overblik og statistik på udnyttelsen af hallerne. Der udarbejdes et regelsæt for booking af timer hallerne imellem, f.eks. i forbindelse med afholdelse af stævner. Konsekvens: o Klarhed i forhold til betingelser, for at booke timer hallerne imellem Det tilstræbes at indføre kommunalt bookingsystem i 2013 til fri og obligatorisk benyttelse for alle haller. Indførelse af bookingsystem vil medføre, at driften indregnes i gebyrbetalingen. Konsekvens: o Lettere administration o Mulighed for at tilbyde ledige timer online Regelsættet for anvisning af timer i hallerne benyttes fremadrettet, men der indledes en drøftelse med Norddjurs Idrætsråd med henblik på effektivisering i forhold til udnyttelse af ledig kapacitet i hallerne. Der bør bl.a. kigges på, hvordan man tildeler timer på baggrund af opdaterede medlemstal. De opstillede kriterier for tildeling af timer i regelsættet bør debatteres. Konsekvens: o Evt. bedre udnyttelse af ledig kapacitet i hallerne. 3. Modificeret gebyrordning med timebetaling Der tages udgangspunkt i model 2. Kategoripriserne sættes ned i alle fire kategorier, og samtidig indføres en timetakst for benyttelse af svømmehaller og haller. Konsekvens: 20

21 o Administration med både gebyrbetaling og timebetaling, der dog kan administreres i samme arbejdsgang. o Konsekvens for foreningerne, der skal betale timetaksten for anvisning i hallerne uanset om de møder frem eller ej. o Forventet bedre udnyttelse af de anviste tider i hallerne. 4. Timebetalt model Gebyrordningen afskaffes med henblik på at lave timebetalt afregning for benyttelse af hallen. Timebetalt afregning forventes, at kunne effektivisere udnyttelsen af ledig kapacitet, da foreningerne afregner på timebasis uanset hvor mange medlemmer, der deltager i aktiviteten. En timebetalt model vil betyde, at der skal laves et større regnestykke for at finde frem til en timepris. Det skal samtidig afklares om en timebetalt model skal betyde ens timepris for udlejning i haller over hele kommunen. Timebetaling skaber mere administration, men har den fordel, at der afregnes for reel brug af hallen. Incitamentet til at få mange brugere i hallen på samme tid er indlysende for foreninger i en timebetalt ordning, da prisen vil være den samme om hallen benyttes af 2 brugere eller af 30 brugere. En timebetalt model vil kræve, at alle hallens udnyttede timer regnes ind, idet de vil indgå i et samlet regnestykke for at finde frem til en egnet timepris. Timer til f.eks. stævner i weekender indgår ikke som betaling i de nuværende driftsaftaler, og kultur- og udviklingsafdelingen har derfor ikke overblik over det samlede antal timer, som reelt udnyttes i hallerne. En timebetalt model vil delvis fungere efter markedsvilkår. Det betyder, at hallernes driftsaftaler opsiges med henblik på at trække foreningsbetalingen ud af aftalen. Hallerne får herefter selv til opgave, at drifte hallen ved udlejning. 21

22 Det lovpligtige tilskud til foreningerne indgår herefter ikke i driftsaftalerne, men afregnes med foreningerne. Modellen stiller krav til hallerne om at kunne skabe attraktive tilbud til foreningerne og uorganiserede grupper, da modellen delvist fungerer på markedslignende vilkår. Det betyder, at der er store muligheder for hallerne til at udvikle egne bæredygtige koncepter. Modellen betyder muligvis også at nogle haller vil få driftsmæssige udfordringer og i værste fald, at en hal går konkurs grundet manglende indtjening. Driftsaftaler med hallerne Afhængig af hvilken model der vælges, vil det muligvis være nødvendigt at opsige driftsaftalerne med hallerne. Model 1 vil ikke kræve opsigelse af driftsaftalerne. Model 2,3 og 4 vil kræve at driftsaftalerne opsiges med henblik på at indarbejde de foreslåede ændringer. 22

23 Bilag 1 Spørgeskema-undersøgelsen Afgrænsning Det ses af spørgsmål 2, 3 og 4 at respondenterne er bredt repræsenteret i foreningslivet. Der er indkommet svar fra respondenter, der er aktive indenfor mange typer af aktiviteter. Street, krolf og anden ketsjersport er de eneste af de opstillede aktiviteter, der ikke er repræsenteret i svarene. Der er ca. 20 respondenter indenfor aktiviteter, der ikke er nævnt, som en afkrydsningsmulighed. Af spørgsmål 5 fremgår det, at langt de fleste respondenter er enten kasserer eller formand i foreningen. Af spørgsmål 6 fremgår det, at de fleste respondenter repræsenterer foreninger, hvor der er både børn, unge og voksne medlemmer. Det fremgår af spørgsmål 7, at ca. ¾ af respondenterne repræsenterer foreninger, der har over 40 medlemmer. Ca. halvdelen har over 100 medlemmer. Af spørgsmål 8 ses, at respondenterne benytter alle typer af faciliteter. Det betyder, at der er respondenter i alle fire gebyrkategorier. Del konklusion: Undersøgelsens svar tolkes således, at undersøgelsen må betegnes som valid i forhold til svarprocenten. Den er samtidig repræsentativ i forhold til de mange forskellige foreninger, der findes i kommunen. Respondenterne er bredt repræsenteret både på aktiviteter og indplacering i gebyrkategorierne og er samtidig repræsenteret ved nøglepersoner i foreningerne. Spørgsmål vedr. gebyrordningen Af spørgsmål 9 ses, at ca. 82 % af respondenterne er med i gebyrordningen på nuværende tidspunkt. 23

24 Af spørgsmål 10 fremgår det markant, at langt de fleste respondenter hverken er for eller imod gebyrordningen. Af spørgsmål 11 fremgår det, at langt de fleste respondenter ikke har overvejet, at melde sig ud af gebyrordningen. Af spørgsmål 12 fremgår det markant, at langt de fleste respondenter synes, at det hverken er blevet lettere eller mere besværlig at arbejde med administrationen i gebyrordningen. Af spørgsmål 13 fremgår det, at næsten halvdelen af respondenterne ikke er tilfredse med det gebyr, de betaler for at være med i gebyrordningen. Af begrundelserne er der ca. 2/5 dele, der svarer at prisen er for høj, mens ca. halvdelen svarer med mange typer af begrundelser. Det er kun en meget lille del, der begrunder en for høj pris med, at faciliteterne er for dårlige og at foreningen får tildelt for få timer. Af spørgsmål 15 fremgår det, at næsten 38 % ikke tager stilling til om gebyrordningen er fair. Det fremgår også af de resterende respondenter, at ca. 60 % føler, at ordningen er fair, mens ca. 40 % føler, at gebyrordningen ikke er fair. Begrundelserne for, at ordningen ikke er fair, er meget varierede. Begrundelserne kan dog samlet set konkluderes som, at gebyret er for dyrt i forhold til det man får for pengene. Del konklusion: Af undersøgelsen er det signifikant, at langt de fleste hverken er for eller imod gebyrordningen og at ordningen ingen betydning har for det administrative arbejde i forhold til de ordninger, som fandtes før gebyrordningen blev indført. Samtidig kan det tolkes, at mange synes, at gebyrpriserne er for høje uden at det begrundes med for lidt anviste tider eller for dårlige faciliteter. Af begrundelserne fremgår det, at det især er foreninger med udendørsaktiviteter, der synes at gebyret er for højt, da de føler, at de ikke får noget for pengene. Spørgsmål vedr. lokaleanvisningen Af spørgsmål 17 fremgår det, at ca. 50 % er tilfredse med lokalefordelingen. Der er ca. 15 % der er utilfredse. Ca. 20 % er indifferente i forhold til lokaleanvisningen. Utilfredsheden begrundes med for få anviste timer, anviste timer på forkerte tidspunkter og utilfredshed med egne tildelte timer i forhold til andre foreninger, man sammenligner sig med. 24

25 Af spørgsmål 19 fremgår det markant, at langt størstedelen er respondenterne er ligeglade med om anvisningen af tiderne foregår centralt eller decentralt. Af spørgsmål 20 fremgår det, at langt de fleste mener, at de har benyttet de anviste timer. Ca. 25 % svarer dog, at de ikke ved om de har benyttet de anviste timer. Af spørgsmål 21 fremgår det, at 45 % svarer, at de ikke har meldt afbud til hallen. Samtidig er der ca. 25 % der ikke ved om de har meldt afbud. Af spørgsmål 22 fremgår det, at 30 % benyttede alle tildelte tider. 34 % begrunder hvorfor de ikke benyttede de tildelte tider. Af spørgsmål 23 fremgår det, at ca. 60 % mener, at det er ok at være mellem 0-10 personer i hallen på et anvist tidspunkt uden at der skal meldes afbud. Ca. 20 % mener, at der er ok, at være 2 personer i en hal på et anvist tidspunkt. Ca. 10 % mener, at man skal være minimum 10 personer i hallen på et anvist tidspunkt. Af spørgsmål 24 fremgår det, at ca. halvdelen af respondenterne mener det er ok, at opdele hallen, mens den anden halvdel ikke mener, at det er ok. Af spørgsmål 25 fremgår det, at ca. 30 % af respondenterne har følt behov for mere fleksibilitet i lokaleanvisningen. Del konklusion: Overordnet set er der tilfredshed med lokaleanvisningen og foreningerne er stort set indifferente i forhold til om lokaleanvisningen foregår centralt eller decentralt. Ca. halvdelen af respondenterne har aldrig meldt afbud til hallen eller kommunen og 25 % ved ikke om de har benyttet alle de tildelte tider. Kun ca. 10 % af respondenterne mener, at man skal være mere end 10 personer i hallen for at det er ok, at foreningen benytter hele hallen. 20 % af respondenterne mener, at der er ok, at hallen blot fyldes med 2 personer. Foreningerne er tilsyneladende delt i spørgsmålet om det er ok, at opdele hallen, mens ca. 1/3 har følt behov for mere fleksibilitet i hallerne. Konklusion: Undersøgelsen tolkes som valid og repræsentativ i forhold til de mange forskellige foreninger, der findes i kommunen. Respondenterne er bredt repræsenteret både på aktiviteter og indplacering i gebyrkategorierne og er samtidig repræsenteret ved nøglepersoner i foreningerne. Undersøgelsen er signifikant på følgende punkter: 25

26 Langt de fleste foreninger er hverken for eller imod gebyrordningen Gebyrordningen har ingen betydning i forhold til det administrative arbejde sammenlignet med før gebyrordningens indførelse Mange synes, at gebyrpriserne er for høje uden at det begrundes med for lidt anviste tider eller for dårlige faciliteter. Af begrundelserne fremgår det, at det især er foreninger med udendørsaktiviteter, der synes at gebyret er for højt, da de føler, at de får for lidt for pengene Overordnet set er der tilfredshed med lokaleanvisningen og foreningerne er stort set indifferente i forhold til om lokaleanvisningen foregår centralt eller decentralt Mange har aldrig meldt afbud til hallen og de ved samtidig ikke, om de har benyttet de anviste tider Kun 10 % af foreningerne mener, at man skal være mere end 10 personer i hallerne for at det er ok, at benytte hallen. 20 % af foreningerne mener, at der er ok, at benytte hallen med blot 2 personer Halvdelen af foreningerne har det fint med en opdeling af hallerne, mens den anden halvdel ikke ønsker at opdele hallen Ca. 1/3 af foreningerne har følt behov for mere fleksibilitet i hallerne i relation til lokaleanvisningerne. 26