EU-UDBUD Internt referencenummer:

Transkript

1 KomUdbud EU-UDBUD Internt referencenummer: Varer Offentligt udbud På levering af brændstof til KomUdbud KomUdbud

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Generel beskrivelse af udbuddet Udbudsansvarlig Udbuddets omfang Tildeling af konkrete ordrer Kontraktindgåelse Udbudsbetingelser Udbudsform Formkrav Sprog Ejendomsret Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsfrist Åbning af de indkomne tilbud Vedståelsesfrist for tilbud Aftalegrundlag Delaftaler Alternative bud Konsortier Ordregivers forbehold Tilbudsgivers forbehold Serviceattest Udvælgelseskriterier Tildelingskriterium Tilbudsdisposition Kravspecifikation Tankkort til tankstationer Produkter Generelt Kortløsning Online løsning Elektronisk fakturering Kontrakt Parterne Kontraktgrundlag Kontraktens omfang Kontraktperiode Optioner Kontakt mellem parterne Tildeling af konkrete ordrer Bestilling af varer Levering og leveringsbetingelser Fakturering Priser Prisregulering Betalingsbetingelser Bonus til ordregiver Bonusudbetaling til tredjemand Statistik Underleverandører Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer Tredjemandsrettigheder Side 2 af 43

3 20 Forsinkelse Mangler Produktansvar, erstatningsansvar og forsikring Konkurs m.v Opfyldelseshindringer, herunder force majeure Ændring af produktsammensætning Tavshedspligt og offentliggørelse af kontrakten Kontraktændringer Lovvalg og afgørelse af tvister Offentlige påbud Miljø Etik og socialt ansvar Underskrift Bilag Bilag 1 Tro og love erklæring om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige og om opfyldelse af Udbudsdirektivets artikel Bilag 2 Vejledende tidsplan Bilag 3 Aktindsigt Bilag 4 Tilbudsliste Bilag 5 Kommunespecifikke krav og oplysninger Bilag 6 Kommunespecifikt underskriftsbilag Bilag 7 Referenceliste Side 3 af 43

4 1. Indledning 1.1 Generel beskrivelse af udbuddet Udbuddet vedrører levering af brændstof til de kommuner, som er medlem af KomUdbud (herefter benævnt ordregiver), i det omfang der er beskrevet nedenfor. Udbuddet vedrører: Tankkort til tankstationer KomUdbud er et samarbejde mellem en række jyske og fynske kommuner. De enkelte kommuner foretager EU-udbud af varer og tjenesteydelser på vegne af udbudsfællesskabets medlemmer. Udbud udformes således, at medlemmerne af KomUdbud har følgende muligheder: Medlemskommunen kan deltage fra aftalens start (forpligtende deltagelse). Medlemskommunen kan deltage i aftalen fra en senere fastsat dato (forpligtende deltagelse). Medlemskommunen kan undlade at deltage i aftalen. Samtlige aftaler, som KomUdbud indgår, vil være obligatoriske og dermed bindende for de kommuner, der på forhånd er tilmeldt udbuddet. De øvrige medlemskommuner af KomUdbud er ikke forpligtet i forhold hertil. Følgende af Indkøbscentralens medlemmer deltager i nærværende udbud: Kommune Aarhus Esbjerg (Fanø) Fredericia Herning Holstebro Ikast-Brande Kolding Lemvig Middelfart Odense Randers Silkeborg Svendborg Sønderborg Vejle Tankkort til tankstationer Deltager ikke Deltager ikke Deltager forpligtende Deltager forpligtende Deltager forpligtende Deltager ikke Deltager ikke Deltager forpligtende Deltager forpligtende Deltager forpligtende Deltager forpligtende Deltager forpligtende Deltager forpligtende Deltager forpligtende Deltager forpligtende Oplysninger om medlemmerne af KomUdbud fremgår af Side 4 af 43

5 1.2 Udbudsansvarlig Fredericia Kommune er kontaktperson og ansvarlig for processen i forbindelse med gennemførelsen af udbuddet. Indtil kontraktskrivning varetages al kommunikation vedrørende udbuddet af: Team Udbud & Indkøb Fredericia Kommune Gothersgade 20, 7000 Fredericia Spørgsmål til udbudsmaterialet skal ske i henhold til afsnit Udbuddets omfang Udbuddet indgås som en rammeaftale på Tankkort til tankstationer indgået med 5 virksomhed. Rammeaftalen er gældende fra den 1. marts 2013 til og med den 30. november Kontrakten kan dog forlænges med yderligere 2 x 12 måneder. Ordregiver forpligter sig i denne periode til at købe de i udbuddet omfattede produkter hos den / de valgte tilbudsgivere på de i nærværende udbudsmateriales nævnte vilkår. Det samlede årlige forbrug af produkter, omfattet af udbuddet, fremgår af nedenstående tabel. Det anførte forbrug inden for de enkelte produkttyper er skønnede mængder, udregnet for de deltagende KomUdbud kommuner på baggrund af statistik fra år Det forventede årlige forbrug er således alene et estimat, som ikke er bindende for ordregiver. Benzin 92 med lovpligtigt indhold af bioethanol. Benzin 95 med lovpligtigt indhold af bioethanol. Diesel med lovpligtigt indhold af bioethanol. Antal ltr Resultatet af nærværende udbudsforretning samt den faktiske driftssituation kan give anledning til ændringer. Ordregiver forpligter sig ikke ud over sit faktuelle behov. Kravspecifikationen for de af udbuddet omfattede produkter fremgår af udbudsmaterialets kapitel 4. Leverings- og betalingsbetingelser samt eventuelle optioner på kontraktforlængelse fremgår af udbudsmaterialets kapitel 5 Kontrakt. 1.4 Tildeling af konkrete ordrer Tankkort til tankstationer Tildelingen af den konkrete ordre i mellem de 5 leverandører vil med baggrund i den enkelte brugers geografiske placering på tildelingsøjeblikket blive foretaget ud fra en vurdering af: Total tankomkostning = (afstand i km x (medarbejderomkostning pr. km. + forbrug af drivmidler pr. km. på kørsel til tank))+(tankning i liter x (gennemsnitlige listepris/l-leverandørens rabat/l)) Brugeren skal efter en konkret vurdering foretage tildelingen til den leverandør, der findes samlet at have den totale laveste tankomkostning. Side 5 af 43

6 1.5 Kontraktindgåelse I tilfælde af tilbudsgivers tildeling af rammeaftalen indgås den i kapitel 5 vedlagte kontrakt. Kontrakten regulerer rammeaftalens vilkår i aftaleperioden og er en integreret del af det samlede udbudsmateriale. Kontrakten skal ikke udfyldes af tilbudsgiver. Den udfyldes af ordregiver i tilfælde af en kontraktindgåelse. Efter kontraktindgåelse handler de i dette udbud deltagende ordregivende myndigheder med de valgte tilbudsgivere som individuelle juridiske parter. Side 6 af 43

7 2. Udbudsbetingelser 2.1 Udbudsform Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (Udbudsdirektivet) samt LBK nr. 712 af 15. juni 2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. 2.2 Formkrav Tilbudsmaterialet skal fremsendes skriftligt i et eksemplar. Prislister og eventuelle varekataloger skal dog kun fremsendes skriftligt i ét eksemplar. Det samlede tilbudsmateriale skal desuden fremsendes i 1 eksemplar på CD-ROM, USB eller DVD. Tilbudsmateriale modtaget på accepteres ikke som fremsendelse af det elektroniske eksemplar. Det er vigtigt, at alle punkter i tilbudsdispositionen besvares, da vurderingen vil blive foretaget på grundlag af disse oplysninger. Den vedlagte tilbudsliste i bilag 4 skal benyttes i forbindelse med tilbudsafgivningen. Alle forhold i udbudsmaterialet skal være indregnet i tilbuddet. 2.3 Sprog Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og kontraktperioden skal være på dansk. Bilagsmateriale af generel karakter må være på svensk, norsk eller engelsk. Ved bilagsmateriale af generel karakter anses produktblade, varekataloger, regnskaber mv. Såfremt ordregiver anmoder om det, skal tilbudsgiver sørge for oversættelse af bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen skal i givet fald ske for tilbudsgivers regning. 2.4 Ejendomsret Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som ordregivers ejendom, og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal stilles skriftligt og rettes til Jacob Prange, pr. jacob.prange@fredericia.dk, med emnet: "Spørgsmål - EU udbud på brændstof senest den kl Spørgsmål modtaget inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål modtaget efter tidsfristens udløb, vil blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefyldt for ordregiver at besvare spørgsmålet 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Spørgsmål modtaget senere end 6 dage inden tilbudsfristen vil ikke blive besvaret. Side 7 af 43

8 Supplerende oplysninger, herunder spørgsmål og svar, vil løbende, i anonymiseret form, være at finde på ordregivers hjemmeside på adressen Tilbudsfrist Tilbuddet skal være mærket: Tilbud EU udbud 201[X]/S [udbudsbekendtgørelsesnr.] og Må kun åbnes af Team Udbud & Indkøb. Forsendelsen skal være lukket. Tilbuddet skal være ordregiver i hænde senest den kl på følgende adresse: Fredericia Kommune Team Udbud & Indkøb Gothersgade 20 Lokale Fredericia Att.: Jacob Prange Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. Ved overskridelse af tilbudsfristen returneres tilbuddet i uåbnet stand, såfremt det tydeligt fremgår, hvem afsenderen er. 2.7 Åbning af de indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 2.8 Vedståelsesfrist for tilbud Tilbuddet skal være gældende til den Vedståelsesfristen gælder uanset Ordregivers fremsendelse af hensigtserklæring om indgåelse af kontrakt, og ophører således ikke før endelig kontrakt er underskrevet med vindende tilbudsgiver. 2.9 Aftalegrundlag Aftale om levering af de af udbuddet omfattede produkter indgås på grundlag af vedlagte kontrakt. Kontrakten fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem parterne i forbindelse med opfyldelse af kontrakten. Fravalgte tilbudsgivere anmodes om ikke at foretage opsøgende salg ved ordregiver i den udbudte kontraktperiode Delaftaler Der kan ikke afgives bud på dele af den enkelte aftale Alternative bud Der kan ikke afgives alternative bud Konsortier Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal oplysningerne under udbudsmaterialets afsnit 2.16 Udvælgelseskriterier gives for hver deltager i konsortiet. Det er konsortiets samlede egnethed, der vurderes. Tilbudsgivere, der i fællesskab afgiver tilbud under et konsortium, hæfter solidarisk i forhold til ordregiver. Det skal af tilbuddet fremgå, med hvilken tilbudsgiver ordregiver kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for konsortiets øvrige deltagere Ordregivers forbehold I forbindelse med forberedelsen af nærværende udbud har ordregiver undersøgt, om der i ordregivers afdelinger og institutioner forekommer lokalt indgåede aftaler med andre leverandører. Side 8 af 43

9 Såfremt der indgås obligatorisk(e) aftale(r), vil eventuelle lokale aftaler, som på trods af det forberedende arbejde ikke er identificeret endnu, blive søgt afviklet i et samarbejde mellem ordregiver og de(n) valgte tilbudsgiver på området Tilbudsgivers forbehold Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet. Ved forbehold skal det anføres, hvilke konkrete formuleringer tilbudsgiver i stedet vil indgå på. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. udbudsmaterialets afsnit 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet, således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås. Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil medføre, at ordregiver har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der vedrører ikke grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har ordregiver ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke på sikker og saglig vis kan prissættes, er ordregiver pligtig til at se bort fra tilbuddet. Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at ordregiver er berettiget og/eller forpligtet til ikke at lade tilbuddet indgå i tilbudsvurderingen. Faglige forbehold, såsom branchens standardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold Serviceattest Vindende tilbudsgiver(e) skal inden kontraktunderskrivelse fremsende en kopi af serviceattest fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, hvor det fremgår at tilbudsgiver ikke er udelukket fra at byde i henhold til artikel 45 stk. 1 i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts Serviceattesten må max være 6 måneder gammel regnet fra tilbudsfristen. Tilbudsgiver må påregne op til 2 ugers ekspeditionstid forbindelse med rekvirering af serviceattest fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. Tilbudsgivere fra andre medlemsstater kan aflevere en tilsvarende attest. Hvis den pågældende medlemsstat ikke udsteder en sådan attest, kan tilbudsgive aflevere dokumentation i henhold til artikel 45 i udbudsdirektivet Udvælgelseskriterier Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet. Såfremt den krævede dokumentation ikke medsendes, kan tilbuddet ikke tages i betragtning. Skønner ordregiver at udvælgelseskriterierne giver anledning til tvivl, hvorvidt tilbudsgiver er egnet til at løfte den udbudte opgave, forbeholder ordregiver sig retten til at afvise tilbudsgiver. Tilbudsgivers personlige forhold Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997). Fortrykt formular er vedlagt som bilag 1. Økonomisk og finansiel formåen Erklæring om virksomhedens aktuelle økonomiske situation fra virksomhedens ledelse og/eller revisor om, at der ikke er indtrådt væsentlige negative ændringer i virksomhedens økonomiske forhold siden udgangen af det senest godkendte regnskabsår. Hvis der er Side 9 af 43

10 indtrådt væsentlige negative ændringer i virksomhedens økonomiske forhold, bør disse uddybende beskrives og suppleres med seneste årsregnskab. Teknisk og/eller faglig formåen Referenceliste over de betydeligste sammenlignelige leveringer, der er udført i løbet af de sidste to år, med beskrivelse af leverancerne og angivelse af kontaktpersoner. Referencelisten skal udfyldes i bilag Tildelingskriterium Rammeaftalen vil blive tildelt de(n) tilbudsgiver(e), der afgiver den laveste pris, i de følgende delkriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund for tilbudsvurderingen: Prisen, der indgår i evalueringen vægtes i procent. Den procentvise vægtning fremgår nedenfor: Tildelingskriterium Underkriterier Vægtning Laveste Pris Diesel med lovpligtigt 70 % indhold af biodiesel Benzin 95 med lovpligtigt indhold af bioethernol Benzin 92 med lovpligtigt indhold af bioethernol 20 % 10 % Tilbudsgiverne vil blive vurderet på baggrund af besvarelsen i bilag 4 tilbudsliste. Prisen pr. produkt, der indgår i evalueringen, består af et gennemsnit af de angivne officielle listepriser fratrukket den angivne rabat i DKK. I tilfælde af at der i bilag 4 tilbudsliste er blanke/uudfyldte felter, hvor der skal angives en rabat, vil det blive håndteret på følgende måde: I et felt, hvor der skal angives rabat i DKK fortolkes et blankt/ ikke udfyldt felt som svarende til en tilbudt rabat på DKK 0,00. Såfremt der bydes på aftalen er det et krav, at alle de efterspurgte produkter tilbydes og prissættes i bilag 4 tilbudsliste. Tilbudsgiver skal pr. produkt tilbyde en fast rabat i DKK pr. liter i forhold til den til enhver tid gældende officielle listepris. De tilbudte rabatter i DKK skal være faste i hele kontraktperioden, og det er ikke muligt at ændre rabatterne. I bilag 4 tilbudsliste skal også anføres tilbudsgiverens officielle listepriser inkl. alle afgifter og moms pr. produkt på følgende datoer kl (CET): 12. december december december januar 2013 Den totale pris for et produkt, der bruges til evalueringen, består således af et gennemsnit af de angivne officielle listepriser fratrukket den angivne rabat i DKK pr. liter. Side 10 af 43

11 3. Tilbudsdisposition Tilbudsdispositionen indeholder en referenceramme for udformningen af tilbud. Tilbudsgiver opfordres således til at være særlig opmærksom på, at alt besvares korrekt samt at alt det adspurgte vedlægges. Manglende besvarelse eller manglende vedlæggelse af de i udbuddets nævnte dokumenter kan gøre tilbuddet ikke-konditionsmæssig og derved forpligte ordregiver til at afvise tilbuddet. Virksomhedsoplysninger Tilbudsgivers navn Adresse CVR-nummer Kontaktperson (herunder og telefonnummer) Forbehold Tilbudsgiver skal klart redegøre for eventuelle forbehold til de i udbudsmaterialet indeholdte krav og ønsker. Der henvises i den forbindelse til afsnittet vedrørende tilbudsgivers forbehold, og det indskærpes, at ethvert forbehold kan berettige eller forpligte ordregiver til at afvise tilbuddet. Udvælgelseskriterier De oplysninger der udbedes om i henhold til afsnit 2.16 Udvælgelseskriterier Tilbudsliste Udfyldelse af Tilbudsliste. Tilbudslisten er vedlagt som bilag 4. Side 11 af 43

12 4. Kravspecifikation De i kravspecifikationen angivne forhold er at betragte som mindstekrav, hvorfor samtlige krav skal opfyldes af tilbudsgiver. 4.1 Tankkort til tankstationer Produkter Alle produkter skal overholde gældende følgende EN norm/standard: Produkt: Beskrivelse: EN norm: Benzin 92 Med lovpligtigt indhold af EN 228 bioethanol Benzin 95 Med lovpligtigt indhold af EN 228 bioethanol Diesel Med lovpligtigt indhold af biodiesel EN Generelt Leverandøren skal have mindst 20 tankstationer i Region Midtjylland Leverandøren skal have mindst 20 tankstationer i Region Syddanmark Leverandøren skal tilbyde key account services inkluderende: En overordnet kontraktansvarlig fra Leverandøren på aftalen. En kontraktansvarlig fra Leverandøren til de enkelte deltagende kommuner, som har relation til den kontraktansvarlige hos den enkelte deltagende kommune. Leverandøren skal kunne håndtere den kontoplansstruktur, som den enkelte deltagende kommune til en hver tid måtte have, fx antallet af konti, hvor der skal faktureres til. Leverandøren skal uden omkostning for den enkelte deltagende kommune levere input til en årlig Miljø/CO2 opgørelse i form af specifikation af kommunens forbrug pr. produkt. Leverandøren skal, såfremt at standerprisen er lavere end den tilbudte listepris minus rabatten ved tankning, alene fakturere denne til de deltagende kommuner. Leverandøren skal uden omkostning for den enkelte deltagende kommune levere opgørelse over kommunens samlede rabat i den forgangne år Kortløsning Leverandøren skal tilbyde en løsning med tankkort til tankstationer (betalingskortsløsning). Løsningen med tankkort til tankstationer må ikke indeholde krav til et bestemt antal kort. Tankkort til tankstationer skal være uden gebyrer af nogen art, herunder men ikke begrænset til: Kortoprettelse Årsafgift Lukning af kort Udstedelse af erstatningskort Faktureringsgebyr etc. Nye kort skal kunne bestilles pr. mail, telefon eller internet. Side 12 af 43

13 Tankkort skal kunne spærres pr. mail eller pr. telefon. Ved bestilling af nye kort, skal der kunne angive individuelle informationer, der skal påføres, fx virksomhed, navn, afdeling, registreringsnummer etc. Såfremt at der kan købes kioskvarer på tankkortene, skal der være mulighed for at fravælge køb af kioskvarer på tankkortene. Kortløsning skal kunne håndtere, at der anvendes pinkode ved tankning Online løsning Leverandøren skal uden omkostning for den enkelte deltagende kommune kunne levere et online system. Leverandøren skal uden omkostning for den enkelte deltagende kommune hjælpe den enkelte deltagende kommune med at opsætte og implementere online systemet. Online systemet skal som minimum kunne vise nedenstående informationer pr. tankning: Dato Tidspunkt Sted Produkt Antal liter Listepris (såfremt det er muligt) Kilometer stand (hvis indtastet af bruger, og såfremt det er muligt) Rabat Kort nr. Standerpris Elektronisk fakturering Elektronisk faktura skal som minimum indeholde nedenstående informationer pr. tankning: Dato Tidspunkt Sted Produkt Antal liter Listepris (såfremt det er muligt) Kilometer stand (hvis indtastet af bruger, og såfremt det er muligt) Rabat Kort nr. Standerpris 5. Kontrakt Side 13 af 43

14 Kontrakt vedr. levering af brændstof 1 Parterne Nærværende kontrakt er indgået mellem ORDREGIVER [Navn på den ordregivende myndighed] [Evt. afdeling] [Adresse] [Postnr.] [By] og KONTRAKTHAVER [Virksomhed] [Adresse] [Postnr.] [By] 2 Kontraktgrundlag Nærværende kontrakt er indgået i henhold til udbud indgået efter udbudsbekendtgørelsesnr [ udbudsbekendtgørelsesnummeret]. Kontrakten beskriver ordregivers og kontrakthavers forpligtigelser og rettigheder. Kontraktgrundlaget består i prioriteret rækkefølge af: A. Kontrakt mellem kontrakthaver og ordregiver B. Supplerende oplysninger, herunder evt. rettelsesdokumenter samt spørgsmål og svar. C. Udbudsmateriale med bilag fra ordregiver af den D. Kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå]. Kontrakthavers almindelige salgs- og leveringsbetingelser finder ikke anvendelse i forhold til leverancer foretaget i henhold til nærværende kontrakt. 3 Kontraktens omfang Kontrakthaver forpligter sig ved nærværende kontrakt til at levere de i kontrakten nævnte produkter på de beskrevne vilkår og til de anførte priser. Den estimerede omsætning er under forbehold af fortsat bevilling til det pågældende område i kontraktperioden fra ansvarlig myndighed. Der tages endvidere forbehold for ændringer i antallet af leveringssteder og leveringsadresser. 4 Kontraktperiode Kontrakten er gældende fra den og indtil den for begge parter. Ordregiver og Kontrakthaver kan hver især opsige rammeaftalen med et skriftligt varsel på mindst 6 måneder til ophør med udgangen af en måned. Ordregiver er imidlertid berettiget til at opsige kontrakten med 3 måneders varsel, såfremt en administrativ myndighed, herunder, men ikke begrænset til, Klagenævnet for udbud, Konkurrencestyrelsen eller Europa Kommissionen eller en dansk eller europæisk retsinstans træffer afgørelse/dom om, at beslutningen om tildeling af kontrakten annulleres eller erklæres for uden virkning. Ordregiver er i den forbindelse ikke ansvarlig for driftstab eller andet indirekte tab i Side 14 af 43

15 den resterende kontraktperiode. Ordregivers ret til at opsige gælder uanset, at afgørelsen/dommen ankes. 5 Optioner Ordregiver kan forlænge kontrakten i op til 2 x 12 måneder. Forlængelse sker i givet fald på uændrede kontraktvilkår. Meddelelse herom skal gives til kontrakthaver senest 2 måneder før aftaleudløb, i modsat fald ophører kontrakten uden særskilt opsigelse. Såfremt optionen udnyttes, ophører kontrakten uden særskilt opsigelse ved optionens udløb. De enkelte deltagende kommuner kan forlænge kontrakten individuelt, uden at dette påvirker kontraktvilkårene. 6 Kontakt mellem parterne Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til kontrakten. Kontrakthavers besøg skal aftales i forvejen med den enkelte afdeling/institution. Der forventes en hjælpsom og serviceminded adfærd, og at der fra kontrakthavers side lægges op til en positiv dialog om den enkelte afdelings/institutions indkøbsbehov. På hver af partnernes initiativ foretages en fælles evaluering af samarbejdet mellem kontrakthaver og ordregiver. Samarbejdet evalueres under alle omstændigheder efter 12 måneder fra kontraktens ikrafttræden. 7 Tildeling af konkrete ordrer Tildelingen af den konkrete ordre i mellem kontrakthaverne vil med baggrund i den enkelte brugers geografiske placering på tildelingsøjeblikket blive foretaget ud fra en vurdering af: Total tankomkostning = (afstand i km x (medarbejderomkostning pr. km. + forbrug af drivmidler pr. km. på kørsel til tank))+(tankning i liter x (gennemsnitlige listepris/l-kontrakthavers rabat/l)) Brugeren skal efter en konkret vurdering foretage tildelingen til den kontrakthaver, der findes samlet at have den totale laveste tankomkostning. 8 Bestilling af varer Varebestillinger skal kunne afgives pr. , telefon og via internet. 9 Levering og leveringsbetingelser Kontrakthaver skal kunne levere brændstof ved dennes tankanlæg. 10 Fakturering I henhold til LBK nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger mv. samt LBK nr. 354 af den 26. marts 2010 om information i og transport af OIOUBL elektronisk regning til brug for elektronisk afregning med offentlige myndigheder skal alle fakturaer gebyrfrit fremsendes elektronisk. Alle fakturaer og kreditnotaer skal fremsendes i OIOUBL-format og via Nemhandel-infrastrukturen OIORASP. Fakturaer og kreditnotaer skal som minimum fremsendes under forretningsprofilen Procurement-Bilsim-1.0. Er der en tilhørende e-ordre, skal profilen som minimum være Procurement-OrdSim-Bilsim 1.0. Fakturaer sendes elektronisk til rekvirerende afdeling/institution (jf. EAN-nummer) med angivelse af ordregivers ordrenummer og eventuelle andre ID-numre, som er nødvendige for ordregiver for en effektiv fakturabehandling. Eksempelvis kode for økonomisk tilhørsforhold. Fakturaen skal indeholde: Side 15 af 43

16 Dato Tidspunkt Sted Produkt Antal liter Listepris (såfremt det er muligt) Rabat Kilometer stand (hvis indtastet af bruger, og såfremt det er muligt) Kort nr. (Standerpris, såfremt denne er mindre end listepris minus rabat) Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk, eller hvis ovenstående oplysninger mangler. CVR/SE-nummer: CVR/SE-nummeret som fakturaen afsendes fra, skal være i fuld overensstemmelse med det CVR/SE-nummer, som er opgivet i kontrakthavers tilbud, og som fremgår af kontrakten. Mængde: Den fakturerede mængde skal angives således, at der er fuld overensstemmelse med antallet af bestilte enheder. Varenummer: De fakturerede varenumre skal være fuldstændig identiske med de varenumre, der er aftalt i kontrakten. Entydige varelinjer: Leverandør må ikke indsætte ekstra varelinjer, så som afgifter, tillæg eller fradrag/rabatter. Er der, jf. kontrakten, tale om afgiftsbelagte varer skal disse specificeres i særligt indhold, jf. OIOUBL formatet. Hvis der er tillæg eller fradrag, jf. kontrakten, skal disse specificeres i særligt indhold, jf. OIOUBL formatet. Der kan kun tilføjes gebyr i det omfang, at dette fremgår af kontrakten. 11 Priser Priserne er angivet i DKK, inklusiv alle afgifter, told og moms, der gælder på tidspunktet for rammekontraktens indgåelse. Ved ændringer af danske afgifter reguleres priserne med den økonomiske nettokonsekvens heraf, således at kontrakthaver stilles uændret. Kontrakthavers priser fremgår af bilag, der er udfyldt af kontrakthaveren selv. 12 Prisregulering Priserne, der omfattes af rammeaftalen, er baseret på de til enhver tid gældende officielle listepriser inkl. alle afgifter og moms, der kan fluktuere i kontraktperioden. De officielle listepriser kan i kontraktperioden ændres på daglig basis af kontrakthaveren. Ændringer i de officielle listepriser skal være gældende for hele markedet, og ikke kun over for ordregiver. Der er således ingen andre prisreguleringer i perioden. Den tilbudte rabat i DKK pr. produkt pr. liter er fast i hele aftaleperioden - uanset udviklingen i de til enhver tid gældende officielle listepriser inkl. alle afgifter og moms. Priserne efter rabatten er fratrukket må på intet tidspunkt overstige kontrakthaverens laveste dagspriser, særlige kampagnepriser, gadepriser, markedspriser eller anden dertil svarende betegnelse for kontrakthavers til enhver tid laveste centralt officielt fastlagte og offentliggjorte pris. Side 16 af 43

17 13 Betalingsbetingelser En fyldestgørende faktura betales med en frist på løbende måned + 30 dage efter korrekt modtaget fakturaen. 14 Bonus til ordregiver Såfremt der er kommuner, der anvender omsætningsrelateret bonusstruktur fremgår dette af de kommunespecifikke bilag. 15 Bonusudbetaling til tredjemand Omsætningen som følge af denne kontrakt med ordregiver må ikke blive genstand for udbetaling af bonus, rabatandel eller anden form for godtgørelse til tredjemand. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger ordregiver til at ophæve kontrakten med omgående virkning. 16 Statistik Kontrakthaver skal årligt udarbejde og fremsende statistik over omsætningen på aftalen, samt hvilken samlet rabat, der er genereret for den enkelte kommune. Der skal herudover på anmodning inden 30 dage leveres statistisk materiale indeholdende detaljerede oplysninger om varenummer, mængde, enhed, pris, bestillende institution (EAN nr.). Statistikken skal kunne leveres for de enkelte kommuner og for alle de deltagende kommuner. Statistikken skal udarbejdes i et af ordregiver udleveret Excel regneark og skal fremsendes elektronisk til ordregiver. Manglende indsendelse af efterspurgt statistik kan gøre kontrakthaver inhabil i genudbud af aftalen, da kontrakthaver kan være besiddelse af oplysninger, som kan give en konkurrencemæssig fordel i forhold til øvrige potentielle tilbudsgivere. 17 Underleverandører Såfremt kontrakthaver anvender underleverandører til opfyldelsen af kontrakten, garanterer kontrakthaver for opfyldelsen af kontrakten i samme omfang, som hvis kontrakthaver selv havde udført leverancen. 18 Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer Kontrakthavers rettigheder og forpligtigelser i henhold til denne kontrakt kan hverken helt eller delvist overlades til anden/andre leverandør(er) uden forudgående skriftlig samtykke med ordregiver. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses som en væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til at hæve kontrakten. 19 Tredjemandsrettigheder Kontrakthaver indestår for, at kontrakthavers ydelser ikke krænker andres rettigheder, herunder ejendomsrettigheder, patenter eller ophavsrettigheder. Rejser tredjemand krav mod en part med påstand om retskrænkelse, skal parten give den anden part skriftlig meddelelse herom. Kontrakthaver overtager herefter sagen og samtlige hermed forbundne omkostninger og er pligtig i enhver henseende at holde ordregiver skadesløs. Hvis tredjemands rettigheder hindrer kontrakthavers opfyldelse af kontrakten i et omfang, som er væsentligt for ordregiver, er ordregiver berettiget til skriftligt at hæve kontrakten med omgående Side 17 af 43

18 virkning, og kontrakthaver vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, ordregiver lider som følge af denne ophævelse. 20 Forsinkelse Ordregiver anser enhver forsinkelse som væsentlig. Hvis kontrakthaver ikke leverer til aftalt tid, er ordregiver berettiget til at hæve den afgivne ordre helt eller delvist anset forsinkelsens varighed. Hvis kontrakthaver må forudse en forsinkelse i leveringen, skal kontrakthaver straks give meddelelse til ordregiver herom med angivelse af såvel årsag til forsinkelsens opståen som forventet varighed/omfang af forsinkelsen. Ny leveringstermin på den afgivne ordre kan aftales mod ordregivers accept heraf. Hæves ordren helt eller delvis, er ordregiveren berettiget til at foretage dækningskøb for kontrakthavers regning. Kontrakthaver er ligeledes erstatningsansvarlig for direkte tab opstået som følge af forsinkelsen. Ved gentagne forsinkelser af enkeltstående leverancer, som skriftligt er blevet påpeget af ordregiver, er denne berettiget til at ophæve kontrakten helt eller delvis med omgående virkning, og kontrakthaver vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, ordregiveren lider som følge af denne ophævelse. 21 Mangler Kontrakthaver er ansvarlig for mangler ved de af kontrakten omfattede produkter efter dansk rets almindelige regler. Kontrakthaver afholder samtlige omkostninger i forbindelse med afhjælpningen. Hvis kontrakthaver tilkaldes til afhjælpning af fejl, der skyldes forhold, for hvilke ordregiver bærer risikoen, afholder ordregiver alle omkostninger. Hvis ordregiver og kontrakthaver enes om lokal reparation i forbindelse med kontrakthavers afhjælpningsforpligtelse, bærer kontrakthaver alle omkostninger forbundet hermed. Reparation er dog kun acceptabel for så vidt angår flergangsartikler, hvorimod afhjælpningen af engangsartikler altid skal bestå i en ombytning eller en prisdekort, alt efter ordregivers valg. Undlader kontrakthaver, på trods af skriftlig anmodning herom, at opfylde sine ovennævnte forpligtelser til at foretage afhjælpning eller omlevering, er ordregiveren berettiget til, efter eget valg, at lade afhjælpning foretage af tredjemand for kontrakthavers regning, at kræve forholdsmæssigt afslag eller hæve ordren. Hæves ordren helt eller delvis, er ordregiveren berettiget til at foretage dækningskøb for kontrakthavers regning. Det forudsættes, at reglerne herom kan bringes i anvendelse samtidig, således at erstatning, dækningskøb, forholdsmæssigt afslag mv. ikke udelukker hinanden. Kontrakthaver er ligeledes erstatningsansvarlig for direkte tab opstået som følge af mangler. Hvis leverede varer gentagne gange er mangelfulde, eller hvis kontrakthaver gentagne gange undlader at foretage afhjælpning eller omlevering, er ordregiveren berettiget til efter forudgående skriftligt varsel at ophæve kontrakten helt eller delvist med omgående virkning. Kontrakthaver vil herefter være erstatningsansvarlig for de tab, ordregiveren lider som følge af denne ophævelse. 22 Produktansvar, erstatningsansvar og forsikring Kontrakthaver er i overensstemmelse med dansk lov om produktansvar og dansk rets almindelige regler ansvarlig over for ordregiver for den skade, som leverancen eller kontrakthaver påfører ordregivers ejendom og/eller personale. Side 18 af 43

19 Kontrakthaver er pligtig til at holde ordregiver skadesløs for ethvert krav, herunder sagsomkostninger, som måtte blive rejst imod ordregiver af tredjemand, og som er forårsaget af produktfejl, mangler ved leverancen eller kontrakthavers skadevoldende adfærd. Kontrakthaver er i hele kontraktens løbetid forpligtet til at opretholde en sædvanlig erhvervs- og produktansvarsforsikring med en minimumsdækning som nævnt i udbudsmaterialet. Kontrakthaver skal på ordregiverens anmodning godtgøre forsikringens eksistens og omfang. 23 Konkurs m.v. Konkurs, betalingsvanskeligheder, insolvens, rekonstruktionsbehandling eller væsentligt forringede økonomiske forhold i øvrigt, som giver ordregiver begrundet mistanke om, at kontrakthaver ikke er i stand til at varetage sin forpligtelse overfor ordregiver i kontraktperioden vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse, og vil berettige ordregiver til omgående at ophæve kontrakten.. Såfremt boet har ret til at indtræde i kontrakten i medfør af konkurslovens bestemmelser, skal boet efter forespørgsel uden ugrundet ophold give skriftlig meddelelse om, hvorvidt boet vil indtræde. 24 Opfyldelseshindringer, herunder force majeure I tilfælde af force majeure suspenderes parternes forpligtelser så længe force majeure er til stede og i det omfang force majeure er til hinder for kontrakthavers opfyldelse af sine forpligtelser. Den af parterne, der ønsker at påberåbe sig force majeure skal give den anden part skriftlig meddelelse herom, så snart force majeure kendes eller konstateres, medmindre force majeure i sig selv umuliggør meddelelsen. Meddelelsen skal angive: Årsagen til force majeure situationen Forventet varighed af force majeure situationen Indsats fra kontrakthavers side for at kunne genoptage leveringen. 25 Ændring af produktsammensætning Såfremt ændringer i lovgivningen og/eller myndighedskrav medfører, at der skal foretages korrektioner/ændringer i produkternes sammensætning, er kontrakthaver pligtig til omgående at informere ordregiver herom samt omgående at ændre produkterne som påkrævet. Såfremt kontrakthaver ved produktudvikling, eller på anden måde, substituerer tilbudte produkter med nye produkter, som kvalitetsmæssigt svarer til produkterne i kontraktens nettosortiment, skal kontrakthaver efter aftale med ordregiver tilbyde ordregivers institutioner mv. disse produkter. Ordregiver medvirker gerne ved afprøvning af nye produkter, i det omfang disse i alle led lever op til kontraktens minimumsbetingelser. 26 Tavshedspligt og offentliggørelse af kontrakten Nærværende kontrakt er fortrolig, og kan hverken helt eller delvist offentliggøres uden, at parterne på forhånd og skriftligt har aftalt, hvad der kan/skal offentliggøres. Ovenstående bestemmelse gælder ikke, såfremt tredjemand forlanger og får medhold i begæring om aktindsigt i dele af eller hele kontrakten i henhold til forvaltningslovens eller offentlighedslovens almindelige regler om aktindsigt. Udtalelser til pressen, der vedrører enten kontrakten eller den anden kontraktpart, skal godkendes af modparten inden udtalelsen foretages. Kontrakten vil blive gjort tilgængelig for ordregivers medarbejdere i ordregivers indkøbssystem(er). Side 19 af 43

20 Kontraktshaveren og dennes ansatte er forpligtet til at bevare absolut tavshed over for tredjemand om denne kontrakts indhold. Dette gælder også efter kontraktens udløb. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger ordregiver til at ophæve kontrakten med omgående virkning. 27 Kontraktændringer Nærværende kontrakt, herunder bilag til kontrakten, kan kun ændres ved skriftlig aftale mellem ordregiver og kontrakthaver. Indførte ændringer, der ikke må forrykke udbudsgrundlaget væsentligt, skal fremgå af ændringsmeddelelser, som er underskrevet af begge parter. 28 Lovvalg og afgørelse af tvister Nærværende kontrakt er undergivet dansk ret. Alle tvister herunder ethvert spørgsmål om forståelse og fortolkningen af kontrakten, dens indhold, omfang, ophør eller opfyldelse skal så vidt muligt løses mellem parterne i mindelighed. Hvis parterne er enige herom, kan der inddrages en uvildig mægler til løsning af tvisten. Udgiften til mægleren afholdes af parterne i fællesskab, medmindre mægleren fastslår, at årsagen til konflikten hovedsageligt kan tillægges den ene part. Såfremt tvisten ikke kan løses gennem parternes forhandling eller ved mægling, kan hver part kræve tvisten indbragt for domstolene til pådømmelse efter dansk lov. Værnetinget er ordregivers retskreds. 29 Offentlige påbud Kontrakthaver er forpligtet til at overholde alle gældende direktiver, love, bekendtgørelser, myndighedskrav og regler/påbud på tidspunktet for indgåelse af kontrakten som i kontraktperioden. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger ordregiver til at ophæve kontrakten med omgående virkning. 30 Miljø Kontrakthaver garanterer, at alt hvad der bliver leveret under nærværende kontrakt opfylder de til en hver tid gældende miljøregler, -love, -bekendtgørelser, EU-direktiver mv. På forlangende skal kontrakthaver fremsende dokumentation for produkternes miljømæssige egenskaber, således at ordregiver kan foretage en miljøvurdering af produktet. Kontrakthavers udgifter i den forbindelse er ordregiver uvedkommende. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger ordregiver til at ophæve kontrakten med omgående virkning. 31 Etik og socialt ansvar Ordregiver forudsætter, at kontrakthaver og dennes underleverandører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark, herunder følgende grundlæggende ILO-konventioner: Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105) Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111) Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182) Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) samt Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135), inden for rammerne af gældende lovgivning. Side 20 af 43

21 Det forudsættes endvidere, at kontrakthaver og dennes underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger ordregiver til at ophæve kontrakten med omgående virkning. 32 Underskrift Nærværende kontrakt underskrives i to eksemplarer, hvoraf hver part modtager et eksemplar. Dato: Ordregiver Dato: Kontrakthaver Bilag 1 Tro og love erklæring om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige og om opfyldelse af Udbudsdirektivets artikel 45. TRO OG LOVE ERKLÆRING Erklæring på tro og love om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige og om opfyldelse af Udbudsdirektivets artikel 45. I henhold til 1, stk. 1 i lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 skal tilbudsgiver afgive en erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt forfalden gæld til det offentlige. Side 21 af 43

22 Ved gæld til det offentlige forstås, jf. nævnte lovbekendtgørelses 2, stk. 2, skatter, afgifter samt bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i Danmark eller det land, hvor tilbudsgiver er etableret. Undertegnede virksomhed erklærer herved på tro og love, at virksomheden ikke har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige på tilbudstidspunktet, som overstiger kr. Undertegnede virksomhed giver hermed samtykke til, at udbyder kan kontrollere ovennævnte oplysninger ved henvendelse til de nævnte relevante inkassomyndigheder eksempelvis det kommunale inkassokontor og Skat. 1. Fra deltagelse i en udbudsprocedure skal udelukkes enhver leverandør: a) deltagelse i en kriminel organisation som defineret i artikel 2, stk. 1, i Rådets fælles aktion 98/773/RIA20) b) bestikkelse som defineret i henholdsvis artikel 3 i Rådets retsakt af 26. maj ) og artikel 3, stk. 1, i Rådets fælles aktion 98/742/RIA 22) c) svig som omhandlet i artikel 1 i konventionen om beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser 23) d) hvidvaskning af penge som defineret i artikel 1 i Rådets direktiv 91/308/EØF af 10. juni 1991 om forebyggende foranstaltninger mod anvendelse af det finansielle system til hvidvaskning af penge. 24) 2. Fra deltagelse i en udbudsprocedure kan udelukkes enhver økonomisk aktør: a) hvis bo er under konkurs, likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs, som har indstillet sin erhvervsvirksomhed eller befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning b) hvis bo er begæret taget under konkursbehandling eller behandling med henblik på likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs eller enhver tilsvarende behandling, der er fastsat i national lovgivning c) som ved en retskraftig dom ifølge landets retsforskrifter er dømt for en strafbar handling, der rejser tvivl om den pågældendes faglige hæderlighed d) som i forbindelse med udøvelsen af sit erhverv har begået en alvorlig fejl, som de ordregivende myndigheder bevisligt har konstateret e) som ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor den pågældende er etableret, eller i den ordregivende myndigheds land f) som ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor den pågældende er etableret, eller i den ordregivende myndigheds land g) som svigagtigt har givet urigtige oplysninger ved meddelelsen af de oplysninger, der kan kræves i henhold til denne afdeling, eller som har undladt at give disse oplysninger. Side 22 af 43

23 Undertegnede erklærer herved ikke at være omfattet af ovennævnte udelukkelseskriterier. Virksomhedens navn og adresse: Dato og underskrift Side 23 af 43

24 Bilag 2 Vejledende tidsplan Afsendelse af bekendtgørelse til EU-tidende den Sidste frist for modtagelse af uddybende spørgsmål den kl Sidste frist for udsendelse af svar på spørgsmål den Sidste frist for modtagelse af tilbud den kl Forventet tilbudsvurdering / beslutning om leverandørvalg uge 4 Stand still periode 10 dage Forventet kontraktunderskrivelse uge 6 Aftalens ikrafttræden den Side 24 af 43

25 Bilag 3 Aktindsigt I dette bilag bedes tilbudsgiver angive såfremt tilbuddet indeholder oplysninger, som bør undtages ved en eventuel anmodning om aktindsigt i tilbuddet samt angive en uddybende begrundelse herfor. Bilaget afleveres sammen med tilbuddet. Såfremt bilaget ikke er vedlagt tilbuddet, kan ordregiver udlevere tilbuddet uden undtagelser ved anmodning om aktindsigt. Undtages: Begrundelse: Bemærk, at det i sidste ende er ordregivers vurdering, hvad der udleveres i en aktindsigt. Side 25 af 43

26 Bilag 4 Tilbudsliste Tilbuddet skal afgives i danske kr. inkl. moms og inkl. alle øvrige afgifter. Tilbudslisten skal udfyldes og afleveres i excel-format. Tilbudslisten er vedlagt særskilt i excel-format. Side 26 af 43

27 Bilag 5 Kommunespecifikke krav og oplysninger Fredericia Kommune 1. Kontaktoplysninger Kontaktperson og aftaleansvarlig indkøber for det udbudte område i Fredericia Kommune er: Navn: Jacob Prange Adresse: Team Udbud & Indkøb, Gothersgade 20, 7000 Fredericia Tlf.: jacob.prange@fredericia.dk 2. Forventet omsætning Omsætningen på nærværende område fremgår af udbudsmaterialet. 3. Organisation og situationsbeskrivelse Fredericia Kommune er placeret i Trekantområdet. Befolkningstallet er ca Organisationsopdelingen er følgende: B orgerservice P la n o g m iljø m.v. - m y n d ig h e d s o p g a v e r A rb e jd s - m a rk e d s - o m rå d e t Ø k o n o m i- s tyrin g D e t te k n is k e d rifto m å d e? P e rs o n a le og uddannelse In te rn s e rv ic e o g d rift Æ ld re o g h a n d ic a p - o m rå d e t D ire k tio n K u ltu r o g fritid B yrå d s - o g d ire k tio n s - s e k re ta ria t IT F a m ilie o m rå d e t S k o le r D a g - o g fritid s tilb u d Yderligere information om kommunens organisering kan ses på kommunens hjemmeside 4. Eventuelle afvigelser fra standardbetingelser angivet i udbudsmaterialet Ingen afvigelser. 5. E-handel - Side 27 af 43

28 6. Eventuelle supplerende oplysninger vedr. bonus og gebyrer Fredericia Kommune anvender ingen ordninger med bonus/gebyrer på det udbudte område. 7. Aftaleperiode Fredericia Kommune deltager i aftalen fra start. 8. Supplerende oplysninger Ved fremsendelse af e-fakturaer skal feltet ref.id udfyldes med bestillerens 4 initialer. Side 28 af 43

29 Holstebro Kommune 1. Kontaktoplysninger Kontaktperson og aftaleansvarlig indkøber for det udbudte område i Holstebro Kommune er: Navn: Martin Eliassen Adresse: Kirkestræde 11, 7500 Holstebro Tlf me@holstebro.dk 2. Forventet forbrug/omsætning og bemærkninger knyttet hertil 3. E-handel 3. Organisation og situationsbeskrivelse 4. Eventuelle afvigelser fra standardbetingelser angivet i udbudsmaterialet 5. Eventuelle supplerende oplysninger vedr. bonus og gebyrer Bonus For Holstebro Kommune er følgende gældende: Ved aftaleindgåelse med Holstebro Kommune pålægges priserne 25 øre pr. liter ekskl. moms, som pr. 1. februar hvert år, udbetales til Indkøbskontoret. Bonus udbetales af den totale omsætning med den valgte leverandør. 6. Øvrige supplerende oplysninger og ønsker Side 29 af 43

30 Middelfart Kommune 1. Kontaktoplysninger Kontaktperson og aftaleansvarlig indkøber for det udbudte område i Middelfart Kommune er: Navn: Indkøbschef Ulla Skovgaard Adresse: Østergade 11, 5500 Middelfart Tlf.: ulla.skovgaard@middelfart.dk 2. Forventet forbrug/omsætning og bemærkninger knyttet hertil Ingen 3. E-handel Ingen 4. Organisation og situationsbeskrivelse Fremgår af 5. Eventuelle afvigelser fra standardbetingelser angivet i udbudsmaterialet Ingen afvigelser 6. Eventuelle supplerende oplysninger vedr. bonus og gebyrer Ingen former for bonus eller gebyr 7. Øvrige supplerende oplysninger og ønsker En række af kommunens hjemmeplejebiler håndteres af LeasePlan. Benzinkort til denne del af flåden, skal derfor håndteres der i gennem Side 30 af 43

31 Odense Kommune 1. Kontaktoplysninger Kontaktperson og aftaleansvarlig indkøber for det udbudte område i Odense Kommune er: Navn: Udbudskonsulent Kanita Rikalo Adresse: Flakhaven 2- værelse 211, 5000 Odense C Tlf.: Direkte: / Mobil: karik@odense.dk 2. Forventet forbrug/omsætning og bemærkninger knyttet hertil Odense Kommunes forventede samlede årsforbrug af brændstof: Odense Kommune har et årligt volumen på kr. 5,6 millioner p.a. Der må accepteres større eller mindre leverancer i aftaleperioden med baggrund i ændring af behov samt tiltag henholdsvis afgang af leveringssteder i forbindelse med tilgang / afgang og oprettelse / nedlæggelse af institutioner eller afdelinger. Desuden kan der forekomme bortfald af opgaver i forbindelse med udliciteringer mv. og overdragelse af kommunale opgaver til private virksomheder o. lign. Odense Kommune deltager forpligtende på aftalen med aftalestart pr E-handel Kommunen anvender indkøbssystemet Truelink. Specifikke krav til elektronisk samhandel herunder indhold af elektroniske kataloger fremgår af Odense Kommunes hjemmeside under Udbud. 4. Organisation og situationsbeskrivelse Odense Kommune er med et befolkningstal på borgere landets 4. største kommune. Odense Kommune har 5 forvaltninger som har følgende ansvarsfordeling: Social- og Arbejdsmarkedsforvaltningen varetager opgaver indenfor det sociale område for personer over 18 år. By- og Kulturforvaltningen varetager opgaver inden for kultur, miljøområdet, vej- og vedligeholdelse, kommunens ejendomme og naturområder, byplanlægningsområdet, den byggetekniske forvaltning samt den kollektive trafik. Ældre- og Handicapforvaltningen varetager en række forskellige opgaver i forhold til pensionister og handicappede i Odense Kommune. Børn- og Ungeforvaltningen varetager Odense Kommunes opgaver indenfor børn- og ungeområdet, herunder skolerne, daginstitutionerne, klub og tandpleje. Endvidere en række specialindsatser overfor børn og unge - herunder pædagogisk/psykologisk rådgivning. Borgmesterforvaltningen varetager under Borgmesterens ledelse fællesfunktioner inden for økonomi, erhvervsforhold, personaleforhold, juridiske forhold samt IT- og organisation samt beredskabsforvaltningen. Odense Kommune har ca. 650 institutioner mv. En fortegnelse over kommunens institutioner, afdelinger mv. kan evt. udleveres i forbindelse med en eventuel aftaleindgåelse. Aftalen omfatter ud over kommunens egne institutioner som udgangspunkt også selvejende institutioner med kommunale tilskud i det omfang, det er muligt i henhold til gældende driftsoverenskomster. Øvrige afdelinger og selskaber der kan benytte aftalen på option: Odense Renovationsselskab A/S Side 31 af 43