Referat fra Ordinært afdelingsmøde Afdeling Kaskelotten Torsdag d. 11. Juni kl

Transkript

1 Referat fra Ordinært afdelingsmøde Afdeling Kaskelotten Torsdag d. 11. Juni kl Mødet fandt sted i Romalt Kultur- og Forsamlingshus, Romalt Boulevard 28, 8960 Randers SØ. Der deltog 31 beboere inkl. bestyrelsen. Herudover deltog Mikki Frandsen (Domea). Formand Marianne Schultz bød velkommen og gennemgik dagsordenen. 1. Valg af dirigent Dirigent: Åse Jensen Åse konstaterede at generalforsamlingen var lovligt varslet. 2. Valg af referent og stemmeudvalg Referent: Tina Ørnsholt Stemmeudvalg: besluttes senere hvis der skal laves afstemning. 3. Fremlæggelse af beretning for perioden siden sidste møde Marianne Schultz gennemgik, hvad der var sket på Kaskelotten i løbet af året, og fortalte bl.a. om Domeas kommende boligprojekter i Randers. Beboerne opfordres til at læse beretningen, som er vedlagt dette referat. En beboer gjorde opmærksom på, at der stadig er et par træer som mangler udskiftning de har været gået ud i 3 år. To beboere klagede over fortsatte lydproblemer. Mikki svarede, at man har haft en førende akustiker til at kigge på lydproblemerne, og ud fra deres konklusioner er der foretaget forbedringer. Deklarationen ved kommunen er slettet og lejlighederne opfylder nu kravene i forhold til bygningsreglementet. Beboer foreslog, at tilsynsrapporterne lægges på afdelingens hjemmeside. Mikki fortalte, at man kan rekvirere disse rapporter ved Domea, og han vil også gerne gennemgå dem med beboerne. Mikki fortalte, at udbedringerne ikke er foretaget i 2 lejemål, men dette sker når pågældende beboere fraflytter. Marianne fortalte, at afdelingens hjemmeside ikke er optimalt opdateret, men der arbejdes på dette. Marianne har udarbejdet materiale til hjemmesiden. Preben Lundgren er webansvarlig og står for at opdatere med billeder og tekst. Mikki fortalte, at alle referater ligger på hjemmesiden, da dette også er et lovkrav. En beboer klagede over, at der ikke samles græs op ved græsslåning, da det ligger i en bunke foran hendes dør når det blæser. Dette vil blive nævnt overfor græsslåningsfirmaet. Formandens beretning blev godkendt. 1

2 4. Fremlæggelse til orientering, afdelingens regnskab for Årsregnskabet blev fremlagt af Mikki. Der er et års-overskud på kr, som overføres til resultatkontoen, som herefter udgør kr. Overskuddet skyldes færre udgifter til renovation, forsikringer og almindelig vedligeholdelse samt diverse udgifter. Derudover har afdelingen fået en kursgevinst ved låneomlægning, hvilket ca. modsvarer flere udgifter til renholdelse. Der er generelt god økonomi i afdelingen. Årsregnskabet blev godkendt. 5. Fremlæggelse og godkendelse af afdelingens budget for 2016 Budgettet blev husstandsomdelt inden mødet. Mikki gennemgik budgettet. Huslejestigning 0%. Forsamlingen bad om at flg. blev ført til referat: Hvis ikke der er et fint billede af afdelingen på afdelingens budget til næste år, så giver Mikki fadbamser til næste afdelingsmøde Mikki fortalte, at indekseringen faktisk betyder, at der burde stå 3,09% i huslejestigning. Der blev spurgt til, om pengene på opsparingen er tiltænkt noget specielt. Mikki svarede, at kr er tiltænkt 6 cykelskure. Der blev spurgt til, om der i budgettet er tænkt på snerydning. En beboer fortalte, at Preben tidligere har sagt, at huslejen skal stige hvert år. Mikki fortalte, at så længe vi er så privilegeret, at der laves overskud, så kan vi tillade os en huslejestigning på 0%. Budgettet blev godkendt. 6. Indkomne forslag Åse konstaterede, at alle forslag er indkommet rettidigt. 2 forslag fra bestyrelsen og 4 forslag fra en beboer. Forslag om opsætning af fælles udendørs tørrestativer: Flere beboere har savnet tørrestativer, hvilket ikke koster alverden. Husorden skal redigeres, så der kommer regler om, at tøj ikke skal hænge ude i flere dage. Bestyrelsen vil gerne vide om de skal arbejde videre med forslaget. For: 14 Mod: 12 Bestyrelsen arbejder videre med forslaget. Forslag til cykelskure i afdelingen: Mikki fortalte, at bestyrelsen foreslår etablering af 6 cykelskure. Han gør opmærksom på, at afdelingen er fritaget moms og underlagt at tingene skal sendes i udbud. Størrelse: 2,5m x 2,60m. Udformes i stil med redskabsskurene. Knudsgaard var billigst med en pris på ca kr inkl. alt arbejde omkring etablering. Man kender ikke præcis placering ved boligerne, men håndværkerne finder en fin placering, som er harmonisk i forhold til resten af bygningerne. 2

3 En beboer opfordrede kraftigt til, at man får klare aftaler med håndværkerne og tegninger over placeringer inden endelig aftale indgås. Mikki fortalte, at udbuddet er lavet sådan, at det helt sikkert placeres på grønne arealer. En beboer spurgte, om det kun er til cykler. Der blev svaret ja, og beboren opfordrede til at dette føres til husordenen. Forslaget stilles på, at aftale først indgås med håndværkerne, når placering er fastlagt. For: 26 Mod: 2 Blank: 2 Arbejdet med opførsel af cykelskure fortsættes. Preben mødes med Knudsgaard d. 1/7 for at se på placering og det videre forløb. Oprensning af sø: Mikki fortalte, at det ikke er afdelingens sø. Mikki vil lave en forespørgsel til kommunen omkring oprensning. Udvendig vandhane ved hver blok: Mikki fortalte, at hvis der etableres vandhane ved hver blok, så skal der etableres en bimåler. Denne skal køre på separat vandregning som udlignes på hver enkelt lejemåls vandregning. Beboer spurgte, om mulighed for at etablere vand med møntindkast el. lign. Forslagsgiver forkaster selv forslaget, så derfor ingen afstemning. Udvendig strømudtag ved hver blok: Her gælder det samme som forrige punkt omkring vandhane. Derfor heller ingen afstemning. Fælleshus til området, som kan lejes: Mikki fortalte at det prioriteres, at der fremadrettet etableres fælleshus. Der skal 4 etaper til at lave et fælleshus. Der blev spurgt, om der bliver etableret gæsteovernatning, hvilket Mikki opfordrer til at man gør. 7. Valg af 1 medlem for 2 år. (Ulrik Kuntz er på valg og modtager ikke genvalg) Bestyrelsen foreslog Winnie Kristensen hun blev valgt. 8. Valg af 2 suppleanter for 1 år. (Jacob Erikstrup og Jette Terp er på valg Jacob ønsker ikke genvalg, da han er fraflyttet Kaskelotten, Jette ønsker genvalg) Jette blev valgt som 1. Suppleant. Natascha Kristensen var ikke til stede, men havde givet formanden skriftlig tilkendegivelse af, at hun ønsker at blive valgt. Hun blev derfor valgt som 2. suppleant. 9. Valg af 3 medlemmer til repræsentantskabet (Ulrik Kuntz, Aase Jensen og Jacob Erikstrup) Mikki overtog dirigent-rollen til dette punkt, da Åse var inhabil her. 3

4 Jacob Erikstrup er fraflyttet og Ulrik Kuntz fraflytter til efteråret. Åse Jensen blev genvalgt. Natascha Kristensen havde også her skriftlig tilkendegivet, at hun gerne vil vælges. Afdelingsbestyrelsen foreslog Winnie Kristensen. Både Natascha og Winnie blev valgt. 10. Servicecenteret i Hjørring v/mikki Frandsen Mikki fortalte, at 9 ud af 10 lejere finder sin bolig gennem nettet. Han fortalte også om, hvordan man kan komme i kontakt med servicecenter nord. Kundeservice Vejle+Taastrup har åbent 55 timer om ugen åbent alle ugens dage. Gør brug af ovenstående i forbindelse med spørgsmål eller problemer. 11. Fremtidig servicering i afdelingen v/ Mikki Frandsen Erland har opsagt sin stilling som ejendomsfunktionær, hvilket man ikke havde forudset. Mikki fortalte, at man ønskede at prioritere nyt byggeri på Kaskelotten, da det vil gøre det muligt at oprette en fuldtidsstilling som ejendomsfunktionær. Randers Kommune ønsker dog pt. at prioritere projekter i bymidten. Oprettelse af en fuldtidsstilling kræver 100 lejemål. Mikki fortalte, at ejendomsfunktionærens opgaver i dag registreres på deres Iphone og på denne måde timeregistreres deres arbejde. Det er meget svært at finde en ny medarbejder til 15 timer om ugen, og det harmonerer ligeledes dårligt med de krav Domea stiller til en ejendomsfunktionær. I midten af juli måned evalueres ordningen uden en ejendomsfunktionær, og gennemgås med Mikki og bestyrelsen i begyndelsen af august måned. Bestyrelsen vil følge den økonomiske udvikling tæt. VIGTIGT: Hvis der skal skiftes filter, batterier, pærer eller lignende småopgaver, så kan formand Marianne Schultz kontaktes. Marianne kan kontaktes på tlf.: Eventuelt. En beboer spurgte, om der ikke skal være et nødstop på ventilationsanlægget. Her tænkes der f.eks. på lignende situationer som da DAKA brændte, hvor alle i området blev bedt om at slukke for ventilationen. Bestyrelsen forsøgte i den forbindelse at nå rundt til alle og var behjælpelige med at få slukket anlægget. Til information så skal stikket til ventilationsanlægget hives ud, hvis der en anden gang kommer lignende beredskabsmeddelelse for området. Stikket sidder i teknikskabet under ventilationsanlægget. Der kører en ledning ud fra ventilationen og ned til en stikkontakt som skal trækkes ud. HUSK at sætte ventilationen til igen, så snart det er muligt. En beboer gjorde opmærksom på, at en rist ved indkørslen til parkeringspladsen ved nr. 36 og 38 ligger skævt. Rist udskiftes snarest. En beboer fortalte, at belægningssten ved indkørslen til parkeringspladsen ved nr. 40 og 42 ligger meget løst og skævt. 4

5 En beboer fortalte, at der er problemer med udendørsbelysningen ved hendes lejlighed. Erland har flere gange forsøgt at ordne det, men det har ikke hjulpet. Mikki bad hende om at kontakte servicecenteret i morgen. Marianne fortalte, at flere døjer med sølvfisk, og spurgte om flere døjer med det. Flere tilkendegav. Mikki opfordrede til at man kontaktede servicecentret med henblik på at rekvirere en skadedyrsbekæmper. En beboer fortalte, at et nedløb slutter et stykke over kloak ved nr. 36 st. tv. Åse takkede for god ro og orden, og takkede Mikki for hans deltagelse. 5