Projektpuljen. En støttemulighed for folkelige organisationers samarbejde med civilsamfundet i udviklingslandene

Transkript

1 Projektpuljen En støttemulighed for folkelige organisationers samarbejde med civilsamfundet i udviklingslandene Retningslinjer 2011 Opdateret december 2011

2 Hvad er Projektrådgivningen? Projektrådgivningen er en sammenslutning af over 250 folkelige organisationer (NGOer) i Danmark, der alle er engagerede i udviklingsarbejde enten som deres hovedformål eller som en del af deres aktiviteter. Projektrådgivningen arbejder for: Kapacitetsopbygning af medlemsforeningerne gennem kurser, rådgivning, faglig formidling, erfaringsudveksling, netværksdannelse osv. Påvirkning af regeringens udviklingspolitik og støtte til medlemsforeningernes lobby- og oplysningsarbejde i Danmark. Støtte til opbygning af stærke, uafhængige civilsamfund i Syd gennem partnerskaber og netværk med danske organisationer. Projektrådgivningen administrerer Projektpuljen på vegne af Udenrigsministeriet. Projektpuljen nu op til 5 mio. kroner Projektrådgivningens årsmøde i april 2010 vedtog at lade Projektpuljens loft for projekter stige fra 3 mio. kr. til 5 mio. kr. Muligheden for denne stigning kom, fordi Udenrigsministeriet har ønsket at Projektrådgivningen skulle påtage sig opgaven. For at sikre at mindre erfarne organisationer fortsat sikres god adgang til Projektpuljen, relanceres partnerskabsaktiviteter som en fleksibel bevillingsform, ligesom der åbnes for en mere enkel indgang for såvel projekter og partnerskabsaktiviteter under kr. Retningsilnjerne er blevet opdateret i december Retningslinjer for Projektpuljen 2011 erstatter Retningslinjer for Projektpuljen Forsidebillede / Spare-lånegrupper er blevet populære rundt om i verden. Her er Danske Handicaporganisationers ugandiske partner ved at lære teknikken gennem et eksisterende projekt støttet af Care Uganda. Foto / Troels Hovgaard Projektrådgivningen Klosterport 4 A 3 sal 8000 Århus C T: prngo@prngo.dk Kontoret er åbent alle hverdage Telefontid: Kl >> Retningslinjer 2011 << Grafisk tilrettelægning / linez.dk Tryk / Chronografisk Oplag / 1.000

3 Velkommen til Projektpuljen Projektpuljen er en fleksibel støttemulighed, der kan bruges af både uerfarne og erfarne danske, folkelige organisationer, som vil i gang med at arbejde i udviklingslandene. Disse retningslinjer fungerer både som guide til at skrive ansøgninger, samt som beskrivelse af de kriterier, som ansøgninger vurderes efter. Hvad er Projektpuljen? Projektpuljen støtter danske, folkelige organisationers samarbejde med lokale partnere i udviklingslandene. Målet er at være en fleksibel støtteform, som er tilpasset folkelige organisationers arbejdsform uden at gå på kompromis med kvaliteten i projekterne. Projektpuljen er finansieret af Udenrigsministeriet, som også har fastlagt de overordnede rammer for støtten. Puljen administreres af Projektrådgivningen i Århus. Ansøgningsfrister og svartider Der er tre ansøgningsfrister om året: 15. april, 1. september og 15. december. Ansøgerne får normalt svar efter 2½ måned. For Afsluttende projektformuleringer er der løbende ansøgningsfrist, og svartiden er normalt fem uger. For alle typer af ansøgninger gælder, at man skal bruge bestemte ansøgningsskemaer, som kan hentes på Projektrådgivningens hjemmeside. Hvad støtter Projektpuljen? Organisationer i Danmark, som samarbejder med en organisation i et udviklingsland, kan søge om støtte til tre forskellige typer af aktiviteter: Udviklingsprojekter, som gennemføres i samarbejde med organisationer i et udviklingsland. Partnerskabsaktiviteter, som skal styrke den lokale organisation og udvikle samarbejdet og erfaringsudvekslingen med den danske organsation. Afsluttende projektformuleringer, som giver mulighed for at færdigudvikle et projekt og skrive en fælles ansøgning partnerne i mellem. Læs mere på hjemmesiden Læs mere om Projektrådgivningen og Projektpuljen, og se ansøgningsskemaer, eksempler, dokumenter, nyttige links på Få rådgivning i Projektrådgivningen Organisationer, der er medlem af Projektrådgivningen, kan modtage rådgivning om bl.a. projektudvikling, organisationsudvikling og udformning af ansøgninger. Medlemsskabet giver samtidig adgang til at deltage i Projektrådgivningens kurser og fyraftensmøder. Medlemsskab af Projektrådgivningen er ikke en forudsætning for at søge støtte i Projektpuljen. Erfaringen viser imidlertid, at rådgivning og deltagelse i Projektrådgivningens kurser giver forbedrede ansøgninger, som har større sandsynlighed for at blive godkendt. >> Retningslinjer 2011 <<

4 I Kenyas slumkvarterer er vandforsyningen privatiseret og vandet sælges fra private vand-kiosker. Den danske organisation VedvarendeEnergi arbejder for at beboerne kan gennemføre etablering af en tilgængelig, ren vandforsyning i samarbejde med kommunen. Foto / Pernille Bærendtsen 4 >> Retningslinjer 2011 <<

5 Overblik: Sådan bruges retningslinjerne Første skridt: Afklaring er det relevant at søge Projektpuljen? Intro: Projektpuljens rammer og mål side 6 Projektpuljens princip for samarbejde side 8 andet skridt: Er de formelle krav opfyldt? Formelle krav til ansøgere og projekter side 9 tredje skridt: Hvilken type af støtte kan der søges om? Overblik: Fire former for støtte side 11 Hvad kan man få støtte til? side Afsluttende projektformuleringer side Partnerskabsaktiviteter side Mindre udviklingsprojekter side Større udviklingsprojekter side 18 Støtte til langsigtet samarbejde side 20 fjerde skridt: Hvordan matches vurderingskriterierne? Overblik: Sådan bliver ansøgningen vurderet side 23 De fem vurderingskriterier side 24 Begreber i Projektpuljen side 26 femte skridt: Råd til at skrive selve ansøgningen Overblik: Opstilling af budget side 31 Overblik: Hvordan søger man? side 3 Overblik: Når pengene er bevilliget side 34 >> Retningslinjer 2011 <<

6 Intro: Projektpuljens rammer og mål Projektpuljen administreres af Projektrådgivningen, men den er en del af den danske statslige udviklingsbistand. Derfor er Projektpuljen underlagt Civilsamfundsstrategien og de øvrige strategier og politikker, som regeringen og Folketinget har vedtaget. Projektpuljen støtter aktiviteter og projekter, som danske, folkelige organisationer gennemfører i samarbejde med lokale partnere i udviklingslandene. Puljen administreres af Projektrådgivningen på vegne af Udenrigsministeriet. Ansøgninger til Projektpuljen vurderes i forhold til disse retningslinjer, som igen følger de principper, der er formuleret i Udenrigsministeriets Civilsamfundsstrategi. Retningslinjerne er udarbejdet af Projektrådgivningen, og er godkendt af Udenrigsministeriet. Det civile samfund er i centrum Civilsamfundsstrategien fremhæver, at et stærkt, uafhængigt og mangfoldigt civilsamfund er et mål i sig selv. Stærke folkelige organisationer er en forudsætning for en bæredygtig udvikling. Det er Projektrådgivningen enig i. Et centralt mål for al dansk udviklingsbistand er derfor at støtte fattige mennesker i udviklingslandene til at organisere sig og skabe uafhængige foreninger og organisationer som supplement og modspil til staten og markedet. Den danske statslige udviklingsbistand Den samlede danske bistand til udviklingslandene udgør i 2011 ca. 12,5 mia. kr. Figuren viser, hvordan pengene bliver fordelt. Den samlede bistand via civilsamfundsorganisationerne (NGOerne) udgør ca. 1 mia. kr. eller ca. 8 pct. Øvrig bilateral bistand fra den danske regering til udviklingslandenes regeringer: Ca. 6 mia. kr. Andet, fx humanitær bistand, forskning, oplysning: Ca. 2 mia. kr. Multilateral bistand via FN, EU, Verdensbanken mv.: Ca. 3,5 mia. kr. Projektpuljens budget er på ca. 80 mio. kr. i 2011 ca. ½ pct. af den samlede statslige udviklingsbistand. Langt det meste af udviklingsbistanden (herunder nødhjælp) fordeles via andre kanaler. Projektpuljens særlige rolle er at give de danske, folkelige organisationer en mulighed for at bruge deres erfaringer og kompetencer i udviklingslandene. Bilaterial bistand via civilsamfundsorganisationer: Udviklingsbistand via de seks rammeorganisationer (MS, Røde Kors, IBIS, Folkekirkens Nødhjælp, Red Barnet og Care): 547 mio. kr. Udviklingsbistand via øvrige NGOer: 394 mio. kr. Projektpuljen: 80 mio. kr. 6 >> Retningslinjer 2011 <<

7 Citat fra Civilsamfundsstrategien: Præmisser for partnerskabet Fire overordnede principper Fire overordnede principper, der ligger i forlængelse af Udenrigsministeriets prioriteringer, skal være opfyldt, før et projekt kan få støtte fra Projektpuljen. Bekæmpelse af fattigdom er overskriften for hele den danske udviklingsbistand. Derfor kan Projektpuljen kun støtte aktiviteter i lande, som ligger under den politisk vedtagne fattigdomsgrænse. Projekterne skal desuden bidrage til at bekæmpe fattigdom i det land, det lokalområde eller den befolkningsgruppe, der er valgt som målgruppe. Læs om hvilke lande, der betragtes som fattige på side 9. Støtte til civilsamfundet indsatsen skal sigte mod at styrke et levende, mangfoldigt og demokratisk civilsamfund i det pågældende land. Altså lokale organisationer, borgergrupper, fagforeninger, netværk el. lign. Projektpuljen støtter kun udviklingsprojekter ikke nødhjælp, og projekterne skal pege på varige løsninger, fx ved at opbygge lokal kapacitet således, at folk på sigt kan klare sig uden bistand. Den egentlige nødhjælp bliver givet gennem andre kanaler. 'I valget af partnere bør det tilstræbes, at (...) samarbejdet sker med de organisationer, der har vilje, evne og folkelig legitimitet til at deltage i beslutningsprocesser, samt med de formelle og uformelle organisationer, der repræsenterer marginaliserede befolkningsgrupper.(...) Følgende præmisser skal efterleves: Samarbejdspartnerne i udviklingslandene og ikke de danske organisationer skal have hovedansvar for gennemførelse af aktiviteterne. Alle indsatser bør derfor tilrettelægges med henblik på i størst muligt omfang at kunne håndteres af lokale samarbejdspartnere. Danske organisationer skal give partnere i udviklingslandene gode muligheder for at deltage i internationale netværk. Der skal arbejdes for, at organisationer, der modtager dansk støtte, sammensætter deres finansiering med midler fra flere forskellige kilder, således at den finansielle sikkerhed ikke alene afhænger af danske bidrag.' Civilsamfundsstrategien, side 34. Partnerskab projektet skal gennemføres i samarbejde mellem en dansk organisation og mindst én partnerorganisation i et udviklingsland. Partneren skal være en del af civilsamfundet som beskrevet ovenfor. Pengene bliver givet gennem en organisation i Danmark, men den lokale samarbejdspartner skal have det daglige ansvar for at gennemføre projektet. Fem udviklingspolitiske prioriteter I 'Strategi for Danmarks Udviklingssamarbejde' er der formuleret fem generelle prioriteringer, som skal tænkes med i civilsamfundsprojekter, hvor det er relevant. Det drejer sig om: Frihed, demokrati og menneskerettigheder Vækst og beskæftigelse Ligestilling Stabilitet og skrøbelighed Miljø og klima Desuden har følgende områder en særlig prioritering: Hiv/aids, konfliktforebyggelse, børn og unge samt særligt udsatte befolkningsgrupper. Læs de centrale dokumenter På er der links til Udenrigsministeriets tre centrale dokumenter "Strategi for dansk støtte til civilsamfundet i udviklingslandene", 'Generelle principper for støtte til udviklingsaktiviteter gennem danske civilsamfundsorganisationer' samt 'Regeringens udviklingspolitiske prioriteter for '. >> Retningslinjer 2011 << 7

8 Projektpuljen har fokus på partnerskabet Civilsamfundsstrategien lægger vægt på samarbejde mellem civilsamfundsorganisationer som udgangspunkt for at skabe udvikling. Projektpuljen støtter derfor projekter og indsatser, som foregår i et samarbejde mellem to eller flere uafhængige organisationer med hver sin foran kring og samarbejdsrelationer. Både retningslinjer og ansøgningsskemaer har fokus på vurderingen af partnerne samt samarbejdsrelationen. Figuren nedenfor illustrerer en sådan samarbejdsrelation, og spørgsmålene under figuren er afspejlede i ansøgningskemaerne til Projektpuljen. ELEMENTER I ET PARTNERSKAB Den danske organisation Organisationsudvikling Fortalervirksomhed i Nord og Syd Erfaringsudveksling Projekter Den lokale organisation Den danske organisation Hvem og hvor mange? Hvori består den folkelige forankring eller legitimeringsgrundlaget? Hvad er erfaringerne med udviklings- og projektarbejde? Hvad står organisationen for? Hvem samarbejder den iøvrigt med lokalt, nationalt og evt. internationalt? Samarbejdsrelationen Hvad har partnerne tilfælles? Hvordan samarbejdes der? Hvor længe har samarbejdet foregået? Hvad bidrager partnerne med til samarbejdet? Hvad bibringer samarbejdet partnerne? Hvad er perspektivet med samarbejdet? Den lokale organisation Hvem og hvor mange? Hvori består den folkelige forankring eller legitimeringsgrundlaget? Hvad er erfaringerne med udviklings- og projektarbejde? Hvad står organisationen for? Hvem samarbejder den iøvrigt med lokalt, nationalt og evt. internationalt? Når flere arbejder sammen Et partnerskab består ikke nødvendigvis kun af én dansk organisation og én lokal organisation. Begge steder kan det være hensigtmæssigt, at flere går sammen for at supplere hinandens styrker. De gensidige bidrag kan på denne måde forøges, og kan eksempelvis bestå i at involvere mere end én type faglig viden eller at udvide partnerskabets netværk og berøringsflade. Hvor flere danske organisationer samarbejder om et projekt under Projektpuljen, vil kun én organisation være juridisk ansvarlig for projektet. 8 >> Retningslinjer 2011 <<

9 Formelle krav til ansøgere og projekter Projektpuljen stiller en række formelle krav, som skal være opfyldt i alle former for ansøgninger. 1. Overordnede krav til projektet Projektet skal falde indenfor Civilsamfundsstrategiens og Projektpuljens overordnede rammer. Det vil sige, at det skal følge de fire overordnede principper, som er nævnt på side 7. Projektpuljen støtter kun udviklingsindsatser, der er rettet mod civilsamfundet. Der er naturligvis gråzoner, hvor et projekt kan koble med den offentlige sektor og markedet, men civilsamfundet skal være omdrejningspunktet. Staten Civilsamfundet Markedet 2. Krav til den danske organisation Projektpuljen giver ikke støtte til enkeltpersoner, kun til demokratiske, folkelige organisationer forankret i Danmark. Med det menes: At organisationen skal have organisatorisk hjemsted og aktiviteter i Danmark. At formanden og hovedparten af bestyrelsesmedlemmerne skal være danske statsborgere eller udlændinge med fast opholdstilladelse i Danmark. At organisationen skal have eksisteret i mindst ét år og have mindst 50 betalende medlemmer eller støttepersoner. At organisationen skal have et sæt vedtægter, og regnskaber underkastet revision. For paraplyorganisationer skal mindst én af medlemsorganisationerne leve op til kravet om 50 medlemmer eller støttepersoner. Projektpuljen kan ikke søges af organisationer, som har en rammeaftale med Udenrigsministeriet eller af organisationer, der har kommercielle formål med indsatsen. Projektpuljen kan heller ikke støtte aktiviteter, som kan få støtte i Miniprogrampuljerne under Dansk Missionsråds Udviklingsafdeling, Dansk Ungdoms Fællesråd og Danske Handicaporganisationer. 3. Krav til lokale partnere Lokale partnere i modtagerlandet skal være en del af civilsamfundet i det pågældende land. Altså, lokale non governmental organisations (NGOer), community based organisations (CBOer), borgergrupper, fagforeninger, netværk el. lign. Partnerne må ikke være enkeltpersoner eller landets regering, en myndighed, en offentlig institution eller en privat virksomhed. Partnerne må ikke være opført på FN's eller EU's terrorlister, som opdateres løbende. Se 4. Krav til modtagerlandet BNI-grænser Projektpuljen kan kun støtte projekter, som foregår i fattige lande. Iflg. Udenrigsministeriets retningslinjer, skal landet have en bruttonationalindkomst (BNI) per indbygger per år på under USD Beløbet gælder for ansøgninger indsendt i 2010 og justeres årligt. Der er dog nogle enkelte undtagelser, hvis der er tale om projekter for særligt udsatte grupper i lande med en BNI op til USD (tal for 2010), og for oprindelige folk. Tilsvarende er Sydafrika pt. undtaget fra BNI-grænsen, men indsatsen skal være målrettet mod en særligt udsat gruppe (særlig marginaliserede grupper, handicappede, hiv-aids-smittede eller lign.). Læs mere om BNI-grænserne på >> Retningslinjer 2011 << 9

10 Mellemamerika Komiteen støtter folkelige bevægelser i Mellemamerika i deres kamp for at opnå social og økonomisk retfærdighed. Mellemamerika komiteen udsender blandt andet solidaritetsbrigader til Nicaragua og Guatemala. Foto / Ane Vithner 10 >> Retningslinjer 2011 <<

11 Overblik: Fire former for støtte Projektpuljen yder støtte til Afsluttende projektformuleringer, Partnerskabsaktiviteter og Udviklingsprojekter. Der er et grundlæggende princip om, at projektets størrelse og ansøgerens erfaring og kapacitet skal følges ad. 1. Afsluttende projektformulering (maks. budget kr) giver mulighed for færdiggørelse af et projektforslag, som allerede er godt på vej. 2. Partnerskabsaktivitet (maks. budget kr. brugervenligt skema til ansøgninger under kr.) har til formål at styrke samarbejdet med den lokale partner og/eller at styrke den lokale partners organisatoriske kapacitet og netværk. 3. Mindre udviklingsprojekt (maks. budget 1. mio. kr., brugervenligt skema til ansøgninger under kr.) er en god mulighed for mindre erfarne ansøgere for at komme i gang med egentligt udviklings arbejde, eller for erfarne ansøgere for at afprøve nye tiltag. 4. Større udviklingsprojekt (maks. budget 1. mio. 5 mio. kr.) er for organisationer, der vil inkludere fortaler virksomhed i deres arbejde. Kravene til projektetfaglige kvalitet er større end ved mindre projekter. Hvor meget kan man søge? Jo større beløb der søges, jo højere er kravene til projektets faglige kvalitet og bæredygtighed, til de strategiske overvejelser og til den faglige og organisatoriske kapacitet hos såvel den danske organisation som lokale partnere. Det forventes, at danske organisationer, der ikke før har gennemført internationale udviklingsprojekter, bygger deres erfaringsgrundlag op i et roligt tempo. Der gælder derfor følgende beløbsgrænser for ansøgninger til Projektpuljen: kr.: En organisation, der ikke tidligere har modtaget Projektpuljemidler eller andre offentlige midler til udviklings arbejde, kan første gang maksimalt søge om kr. *) 2 mio. kr.: For at kunne søge op til 2 mio. kr. skal ansøger have gennemført mindst én bevilling med et budget på op til kr. *) 5 mio. kr.: For at kunne søge op til 5 mio. kr. skal ansøger have gennemført mindst én bevilling med et budget på mellem kr. og 2 mio. kr. *) *) Det er et krav, at de tidligere udviklingsprojekter skal være gennemført med midler fra fx Projektpuljen, Miniprogrampuljerne, Danida, EU, større fonde med afrapporteringskrav eller lignende dokumenterbar erfaring. >> Retningslinjer 2011 << 11

12 Hvad gives der støtte til? Det støtter Projektpuljen Det støtter Projektpuljen ikke Der kan både søges fuld finansiering, men også suppleres med egne og lokale partneres midler. I Mmindre og Større Udviklingsprojekter samt Partnerskabsaktiviteter kan Projektpuljen støtte følgende hovedposter: Omkostninger til aktiviteter og lokale lønninger. I begrænset omfang løn til udsendt, dansk personale ifm. faglige inputs eller monitorering. Lokale partneres administration i forbindelse med projektet. Projektrelateret oplysning i Danmark (maks. 2%). Dansk administration (maks. 7%) og budget margin (min. 6% og maks. 10%). Revision lokalt og i Danmark. Projektpuljestøtte kan indgå i delfinansiering af større projekter og programmer, hvor der foreligger tilsagn fra andre donorer. Projektpuljen kan således også benyttes til samfinansiering med EU midler. En forudsætning er dog at projektet som helhed lever op til Civilsamfundsstrategiens krav. Læs mere om de særlige procedurer ved EU sam-finansiering på Projektpuljen støtter ikke ansøgninger fra enkeltpersoner, virksomheder, offentlige myndigheder eller offentlige uddannelsesinstitutioner. Projektpuljen kan ikke støtte: Projekter, der har som helt eller delvist mål at sprede et partipolitisk eller religiøst budskab samt projekter, der ensidigt støtter et politisk parti. Opbygning af uhensigtsmæssige parallel- strukturer. Se ordlisten side 35. Isolerede udstyrsleverancer og byggeprojekter. Nødhjælp, humanitære indsatser eller genopbygning. Se dog side side 26 om skrøbelige situationer. Identifikation af samarbejdspartnere i udviklingslandene, idet det forudsættes, at den danske organisation allerede har en partner. Citat fra Civilsamfundsstrategien: Repræsentativt, legitimt og lokalt forankret 'Danmark ønsker, at civilsamfundsorganisationer gør brug af relevante principper i Paris-erklæringen såsom lokalt ejerskab, brug af og tilpasning til lokale systemer, harmonisering og koordinering af indsatser samt resultatorientering. Danmark vil lægge større vægt på, at civilsamfunds organisationer i udviklingslandene arbejder med normer for god forvaltning, fornuftig arbejdsdeling, folkelig forankring og inddragelse af målgrupper i beslutnings processer. Danmark vil støtte en mangfoldighed af civilsamfunds organisationer, således at mange forskellige befolkningsgruppers behov og vilkår kan tilgodeses.' Civilsamfundsstrategien, side >> Retningslinjer 2011 <<

13 1. Afsluttende projektformuleringer Op til kroner Afsluttende projektformulering giver mulighed for færdiggørelse af et projektforslag, som allerede er godt på vej. Over et par uger kan der arbejdes på projektforslaget i et direkte samarbejde mellem partnerne eventuelt med inddragelse af fremtidige målgrupper og deltagere samt lokale eksperter. Projektforslaget skal befinde sig i sidste del af projektforberedelsen. Der gives med andre ord ikke støtte til identifikation af nye projekter eller nye partnere. Støtten kan gives til forberedelse af ansøgninger til både Projektpuljen og Udenrigsministeriets Enkeltbevilling og programmer. Hvad kan man søge til? Rejseomkostninger og dagpenge (men ikke løn) for maks. to personer fra den danske organisation. Dog tre personer i særlige tilfælde se nedenfor. Indkvartering, lokal transport og andre nødvendige udgifter på rejsen. Der kan normalt kun bevilliges støtte til en rejse af op til to ugers varighed. Mindre undersøgelser sat i værk af lokale partnere som grundlag for projektformuleringen. Inddragelse af lokal ekspertise i den Afsluttende projektformulering. Bemærk at kr. er øremærket til aktiviteter (fx undersøgelser, workshops og eksterne input). Hvor meget kan man søge? Der kan søges op til kr. Dog kan der søges om op til , hvis der er tale om: Allianceprojekter med to eller flere danske partnere, samt forberedelse af programmer. Her kan der bevilges omkostninger til tre personer. Handicapkompensation: Hvis en eller begge deltagere er handicappede, og der er behov for handicapkompensation i forbindelse med rejsen. Særligt for ansøgninger om Afsluttende projektformuleringer Til færdiggørelse af projektforslag Projektforslaget skal befinde sig i sidste del af projektforberedelsesfasen. Partnerne skal i forvejen kende hinanden og have været i dialog om projektforslaget. Beskrivelse af hovedelementerne i projektet Ansøgningen skal indeholde en beskrivelse af projektets ide, problemstilling, overordnede mål og hovedelementer. Alt behøver ikke at være fastlagt i detaljer, men rammen skal være beskrevet. Overvejelser om strategi Den foreløbige strategi for projektets gennemførelse samt hovedaktiviteter og overvejelser om bæredygtighed skal være beskrevet, og der skal foreligge et budgetoverslag for projektet. Beskrivelse af formål og arbejdsplan Der skal være en klar beskrivelse af, hvilke problemstillinger den afsluttende projektformulering skal belyse, og hvilke spørgsmål den skal besvare. Der skal samtidig ligge en arbejdsplan for besøget, som er realistisk i forhold til besøgets formål. Relevante deltagere Teamet skal gennem sin sammensætning have relevante faglige kompetencer og erfaringer. Løbende ansøgningsfrist og hurtigt svar Der er løbende ansøgningsfrist til Afsluttende projektformulering. Der gives normalt svar på ansøgningen inden for fem uger. Den afsluttende rapport for Afsluttende projektformulering indsendes senest sammen med ansøgningen til det egentlige projekt. Se godkendte bevillinger på >> Retningslinjer 2011 << 13

14 2. Partnerskabsaktiviteter Op til kroner Partnerskabsaktiviteter er en fleksibel støttemulighed, som kan styrke partnerne fagligt og organisatorisk i deres arbejde med fattigdomsbekæmpelse og udvikling i civilsamfundsperspektiv. Partnerskabsaktiviteter retter sig især mod tre områder: Aktiviteter, som har til formål at styrke samarbejdet mellem organisationen i Danmark og lokale partnere i et udviklingsland. Aktiviteter, som har til formål at udvikle lokale partneres eller målgruppers faglige og organisatoriske kapacitet, herunder kapacitet til at deltage i netværk og eksternt samarbejde. Aktiviteter, som selvstændigt har til formål at øge partnernes viden om konteksten, rammebetingelserne og mulige konkrete samarbejdspartnere inden for et givent arbejdsfelt. Alle organisationer, uanset alder, størrelse og erfaring, kan have udbytte af at gennemføre partnerskabsaktiviteter. Det gælder ikke mindst i situationer, hvor relativt nye partnerskaber har behov for konsolidering, eller hvor samarbejdet er på vej til at udvikle sig i en ny retning, fx fordi ambitionerne vokser, eller fordi man ønsker at udvide arbejdet til nye områder eller nye målgrupper og deltagere. Aktivitetens indhold Der er ikke nogen gængs opskrift for, hvordan indholdet i en partnerskabsaktivitet sættes sammen. Nogle gange vil selve partnerskabet være i fokus, andre gange vil det være kapacitetsopbygning eller erhvervelse af ny viden, der står centralt. En partnerskabsaktivitet kan bestå af en enkelt aktivitet, eller den kan være en serie af aktiviteter i et strategisk tilrettelagt forløb. Omfanget af internationale rejser skal i hvert enkelt tilfælde kunne retfærdiggøres. Partnerskabsaktiviteter kan være med til at styrke danske organisationers oplysende og udviklingspolitiske arbejde i Danmark, uden at dette i sig selv kan være et formål med aktiviteterne. Når ideen skal beskrives Ansøgningsskemaet henviser præcist til hvad, der skal beskrives. Der spørges bl.a. til: Udvælgelseskriterier for deltagerne i aktiviteten (fx mht. køn og position). Strategi for anvendelse og/eller spredning af erfaringer. Relevans for arbejdet for fattige målgrupper, hvis det ikke umiddelbart fremgår af aktivitetens indhold. Fleksibilitet med et budget under kr. For partnerskabsaktiviteter under kr. åbnes der op for mere eksperimenterende, afsøgende og mellemfolkelige aktiviteter, også mellem nye partnere. Bedømmelsen vil være mere fleksibel i forhold til vurderingskriterierne med fokus på potentiale og nye muligheder, som understøtter partnernes videre arbejde med fattigdomsbekæmpelse og udvikling. Af ansøgningsskemaet til Partnerskabsaktiviteter (og Mindre projekter) under kr. vil det fremgå, hvad der som minimum skal være beskrevet, og der vil bl.a. være fokus på: Potentiale og eksperimenter, hvor det skal gøres klart hvordan aktiviteten kan være vigtig i forbindelse med et nyt partnerskab, en ny indsatsform, faglig læring eller som led i organisations- eller partnerskabsudvikling. Plan for opsamling af erfaringer, hvor det beskrives, hvordan aktivitetens erfaringer opsamles. Partnerskabsaktiviteter under kr. er særligt nyttige, hvis både den danske organisation og lokale partnere er uden egentlige erfaringer i udviklingsarbejdet, eller hvis samarbejdet er nyt. 14 >> Retningslinjer 2011 <<

15 Elementer som Partnerskabsaktiviteter kan indeholde Træning af og kurser for lokale partneres personale og frivillige medarbejdere med eller uden deltagelse af den danske organisation. Udvekslingsaktiviteter mellem den danske organisation og partnerorganisationerne. Udvekslingsaktiviteter mellem den eller de lokale partnere og andre organisationer i udviklingslandene. Styrkelse af samarbejdet mellem flere af den danske organisations partnere. Aktiviteter, der fremmer lokale partneres deltagelse i netværk og eksternt samarbejde. Fælles læreproces mellem partnerne, der kan indeholde studiebesøg i felten eller hos andre aktører, der beskæftiger sig med samme tema. Lokale partneres studiebesøg i Danmark. Støtte til lokale partneres deltagelse i nationale eller internationale konferencer og kurser. Forberedelse af nye samarbejdsformer ved overgang til programorganisation i Danmark. Reviews af enkeltprojekter, tværgående reviews eller tematiske reviews, hvor evalueringer ikke allerede har været del af de enkelte projektansøgninger. Projektrådgivningens konsulenter giver gerne rådgivning omkring udvikling af Partnerskabsaktiviteter. Eksempler på bevilligede partnerskabsaktiviteter 1. Opbygning af alliance mellem hjerte-, kræft- og diabetesforeninger i Uganda og Danmark. Fortaler- og lobbyvirksomhed mhb. på forebyggelse og behandling af kræft, diabetes og hjertesygdomme, der sættes på den politiske dagsorden og prioriteres i overensstemmelse med deres andel af den globale sundhedsbyrde. Aktiviteten indeholder seminarer, studierejse og kollegialt samarbejde, og igennem deltagerinddragelse og uddannelsesaktiviteter sikres det, at planer og projekter baseres på lokale ønsker og behov. 2. Workshop for repræsen tanter fra Afrika Kontakt og partnere med indslag fra eksterne oplægsholdere. Formålene med aktiviteten er 1) at styrke samarbejdet mellem partnerne, herunder at lave et partnerskabspapir, og 2) at styrke alle deltagernes kapacitet mht. mobilisering, organisering, lobby og fortalervirksomhed. bevilliget beløb: kr. over en måned. 3. Spredning af metoder til styrkelse af børns rettigheder og forebyggelse af sexmisbrug af børn. Stairway Foundation Inc. i Filippinerne etablerer et netværk med andre organisationer, som arbejder med børns rettigheder, og som skal trænes i metoder og implementere dem i deres eget arbejde. Bevilliget beløb: kr. over 15 måneder. Bevilliget beløb: kr. over ni måneder. Se flere eksempler Se godkendte bevillinger på >> Retningslinjer 2011 << 15

16 3. Mindre udviklingsprojekter Op til 1 million kroner Mindre udviklingsprojekt er en støttemulighed, som kan søges af alle. Et Mindre udviklingsprojekt giver mindre erfarne ansøgere mulighed for at komme i gang med egentligt udviklingsarbejde, eller for at erfarne ansøgere kan afprøve nye tiltag. Kravene til projektet er afpasset ansøgernes udgangspunkter og erfaringer: Projektets aktiviteter og mål vil blive vurderet ud fra, at den danske organisations erfaring og projektets budget er begrænsede. De forventede varige resultater og forandringer efter projektets ophør skal være beskrevet i ansøgningen, men kravene til bæredygtighed er tilpasset projektets størrelse og ambitioner. Kapacitetsopbygning skal indgå i strategien for projektet, og det skal beskrives hvordan der i projektet vil blive arbejdet med at udvikle potentiale for fortalervirksomhed. Kapacitetsopbygning: Der gives ikke støtte til projekter, som kun består af levering af ydelser (fx bygninger, udstyr eller lægehjælp). Projektet skal også indeholde kapacitetsopbygning eller styrkelse af den lokale organisering, således at det kan sandsynliggøres, at eventuelle ydelser kan vedligeholdes og videreføres (fx etableringen af en forældrekomité, som kan organisere og understøtte et uddannelsesinitiativ). Fortalervirksomhed: Der skal arbejdes på udvikling af den lokale organisations eller de lokale målgruppers potentiale, og deltagerne skal på et senere tidspunkt have evnen til at indgå i fortalervirksomhed. Læs mere om Udviklingstrekanten på side Erfarne ansøgere og Mindre projekt Når Mindre udviklingsprojekter søges af erfarne organisationer, forventes det, at organisationens erfaring med partnerskaber, projektstyring og strategiarbejde afspejles i projektet. Til gengæld kan erfarne organisationer bruge Mindre udviklingsprojekter til at gå ud over deres kendte arbejdsområde og eksperimentere med nye metoder eller tilgange, nye faglige temaer, nye partnere, nye lande eller nye målgrupper og deltagere. Se beløbsstørrelser, der kan søges, på side 11. Fleksibilitet med et budget under kr. For ansøgere, der vil eksperimentere, anbefaler Projektrådgivningen at starte med et projekt af begrænset størrelse, hvor der afprøves nye metoder, nyt samarbejde eller noget helt tredje. For projekter under kr. vil der derfor være større fleksibilitet i vurderingen af ansøgningen. Det skal beskrives, hvordan projektet kan være vigtigt i forbindelse med en ny indsatsform eller et nyt samarbejde, men der stilles ikke store krav til ansøgernes tidligere erfaringer eller til et på forhånd stærkt samarbejde. I forhold til projektets sammenhæng skal det fremgå, hvordan og med hvilke metoder aktiviteterne vil føre til at projektmålene nås, men strategibeskrivelsen forventes ikke at være ligeså grundig, som ved større projekter. I det omfang det er muligt, forventes projektets målgrupper og deltagere at spille en aktiv rolle i planlægning og gennemførelse af projektet. Skønt, der er fleksible rammer for helt små projekter, kan der ikke gives støtte til indsatser, der ligger uden for civilsamfundsstrategiens prioriteringer (fx rene byggeprojekter). Af ansøgningsskemaet til Mindre projekter (og Partnerskabsaktiviteter) under kr. vil det fremgå, hvad der som minimum skal være beskrevet for et projekt under kr. 16 >> Retningslinjer 2011 <<

17 Spedalskhedsmissionen arbejder i Indien for, at de svageste bliver tilgodeset i sundhedsprogrammer. Foto / Troels Hovgaard Eksempler på bevilligede Mindre udviklingsprojekter Samarbejde mellem iiinterest og Ahead Initiatives i to kommuner i delstaten Vestbengalen i Indien fattige familiers fødevareforsyning og indkomst forbedres, og 150 selvhjælpsgrupper og 28 landbysråd kapacitetsopbygges for at fremme allokering af midler fra lokal- og centralregeringen til fødevareforsyning. Projektet øger også bevidstheden om betydningen af forbedret fødevaresikkerhed og styrket demokrati på kommunalt niveau. Projektet udgør én fase ud af flere. Bevilliget beløb: kr. over 1½ år. Opgradering af Københavns internationale Forenings samarbejdspartners, HAERDO, kapacitet til at drive en kostskole i Somaliland. Projektet styrker lærernes faglighed og sikrer trygge og hygiejnisk forsvarlige forhold for skolens elever. Målgruppen er 600 elever på skolen heraf ca. 150 piger samt 12 lærere og 10 lokale organisationsfolk. Projektet består af en række workshops for HAERDOs stab og skolens lærere. Derudover afholder projektet en række informationsmøder i lokalsamfundene for at informere om vigtigheden af at også piger får en uddannelse. Endelig gennemfører projektet en basal renovation af skolens infrastruktur herunder sikring af rent vand. Bevilliget beløb: kr. over 1 år. RAW advokerer for og forbedrer hjælpen til voldsramte fattige kvinder i 12 landsbyer i Ingwe, en kommune i Kwazulu-Natal provinsen i Sydafrika. Dette gøres gennem træning af lokale kvinder fra landsbyerne som rådgivere, gennem oplæg, debat og workshops målrettet skoler i området, samt møder og oplysningsaktiviteter rettet mod lokale ledere og meningsdannere, herunder lokalpolitikere, religiøse og 'traditionelle' ledere. Projektet indeholder desuden et kapacitetsopbyggende element, der skal sikre den lokale partners organisatoriske strukturer ift. at implementere projektet, samt løbende udvikling af aktiviteterne og medarbejderne. Bevilliget beløb: kr. over 23 måneder. Se flere eksempler Se godkendte bevillinger på >> Retningslinjer 2011 << 17

18 4. Større udviklingsprojekter Op til 5 mio. kr. Større udviklingsprojekter er en støttemulighed, som kan udnyttes af organisationer med en vis erfaring. Organisationer, som ind til videre har gennemført projekter i et udviklingsland med et budget på under kr., kan søge om et Større udviklingsprojekt med et budget op til 2 mio. kr. Organisationer, som tidligere har gennemført et eller flere udviklingsprojekter med et budget mellem kr. og 2 mio. kr., kan søge Større udviklingsprojekt med et budget op til 5 mio. kr. Udsigt over Kenyas største slumområde, Kibera, i Nairobi. Foto / Pernille Bærendtsen Læs mere om beløbsgrænser på side 11. Højere krav til projektansøgningen Større udviklingsprojekter forventes både at indeholde kapacitetsopbygning og fortalervirksomhed med det formål at fremme varige forbedringer for fattige målgrupper og deltagere. Ansøgninger skal derfor indeholde en klar beskrivelse af sammenhæng og balance mellem strategiske ydelser, relevant kapacitetsopbygning og fortalervirksomhed (se evt. Udviklingstrekanten på side 28-29). Det er desuden forventeligt at kontekstforståelsen bliver aktivt inddraget i strategien, blandt andet for at sikre den størst mulige sammenhæng med andre aktørers indsatser. Projektbeskrivelsen og selve ansøgningen skal være formuleret i tæt samarbejde mellem den danske organisation og partnerne i det valgte land, samt med relevant inddragelse af forventede målgrupper og deltagere. Indholdet skal være i overensstemmelse med den erfaring og faglige kapacitet, som de involverede organisationer besidder. Eksperimenter og innovation Eksperimenterende og nytænkende projekter, der bidrager med nye erfaringer i udviklingsbistanden, er velkomne. Kravene til eksperimenterende og nytænkende ansøgninger kan være mere fleksible i den forstand, at bl.a. bæredygtigheden vil blive vurderet i forhold til projektets karakter og den kontekst, det indgår i. Ansøgningsskemaet giver mulighed for at tydeliggøre, hvorledes der er tale om et eksperimenterende indhold. Særligt for projekter over 2 mio. kr. For større udviklingsprojekter op mod de fem mio. kr. er der fokus på den lokale partners virke som aktør i civilsamfundet. Det forventes desuden, at den danske organisation er i stand til at beskrive, hvordan indsatsen er med til at skærpe dens profil og rolle som aktør i Danmark eller internationalt. 18 >> Retningslinjer 2011 <<

19 Logical Framework Approach Projektuljens grundlæggende metode Projektpuljens retningslinjer og ansøgningsskemaer er udformet på grundlag af Logical Framework Approach (LFA), som er en metode der er brugt i udviklingsarbejde i mange år af fx Udenrigsministeriet, EU, Verdensbanken og mange andre. LFA-metoden er god til at strukturere og beskrive et projekt med bestemte mål, som skal nås inden for et fastlagt budget og en fastlagt periode. Læs mere om LFA-metoden i 'Guide til formulering af NGO-projekter', som kan hentes på projektrådgivningen udbyder kurser i LFA flere gange om året. Eksempler på bevilligede Større udviklingsprojekter Denmark Lesotho Network kapacitetsopbygger landmænd. Netværket har tidligere samarbejdet om et to-årigt Minipuljeprojekt, og samarbejdet fortsætter nu i et større projekt ved at kapacitetsopbygge 40 landmandsgrupper, ca personer, for at styrke deres interne organisation, samt evne til at samarbejde og netværke med lokale og nationale beslutningstagere. Projektet ønsker at fremme mere effektive forretnings- og landbrugsmetoder, samt øge landmandsgruppernes mulighed for at påvirke deres livsvilkår gennem fortalervirksomhed og ledelsestræning. Bevilliget beløb: kr. over to år. Fremme af rettighedsarbejde Tre organisationer fra den danske handicapbevægelse er gået sammen for at støtte en ugandisk organisation af fysisk handicappede, UNAPD, med udviklingen af deres medlemsorganisationer samt rettighedsarbejde på nationalt og lokalt niveau. Rettighedsarbejdet fokuserer på to områder: 1) Tilgængelighed til skolesystemet på distriktsniveau samt endelig vedtagelse af UNAPDs, tilgængelighedsstandarder som en del af den nationale lovgivning. 2) Integration af mennesker med handicap i de nationale fattigdomsbekæmpelsesprogrammer. Projektet ligger i forlængelse af en tidligere Projektpuljebevilling. Bevilliget beløb: kr. over tre år. Frelsens Hær i Danmark og Bangladesh forbedrer livsvilkår for kvinder og piger, der er endt i sexindustrien i Bangladesh. Målet er dels at styrke kapacitet gennem rådgivning, sundhedsog rettighedsoplysning samt alternativ indkomstskabelse. Dernæst at reducere stigma vedr. sexarbejde og at være udsat for menneskehandel på lokalt niveau, oplyse om disse problemstillinger til unge samt mobilisere civilsamfundsgrupper til at tage medansvar for problemstillingerne i deres lokalsamfund. Og endelig handler det om at styrke Frelsens Hærs kapacitet til at advokere for især handlede kvinders rettigheder. Dette sker gennem træning, netværksdannelse, øget erfaringsudveksling og samarbejde med lokale og regionale organisationer for at styrke en fælles indsats mod sexarbejde og menneskehandel på nationalt niveau. Bevilliget beløb: kr. over tre år. Se flere eksempler Se godkendte bevillinger på >> Retningslinjer 2011 << 19

20 Støtte til langsigtet samarbejde Samarbejdet mellem danske organisationer og partnerorganisationer i udviklingslandene vil ofte have en historie og et tidsperspektiv, som rækker ud over det enkelte projekt. Projektpuljen ønsker at understøtte langsigtede samarbejdsrelationer på tre måder: Støtte til projekter, som ligger i forlængelse af allerede gennemførte aktiviteter. Støtte til projekter, som allerede fra starten er tænkt i flere faser. Udarbejdelse af kapacitetsanalyse af den danske organisation som en del af en langsigtet strategiudvikling. Fortsat samarbejde efter afsluttet projekt Det er muligt at videreføre resultaterne af et vellykket projektforløb ved at udforme en ansøgning om et nyt projekt, som ligger i forlængelse af det tidligere. Det kan både være i form af en Partnerskabsaktivitet, som sigter mod at styrke partneres kapacitet, og i form af et udviklingsprojekt. Ansøgninger om udviklingsprojekter i forlængelse af tidligere projekter vil foruden de normale kriterier blive vurderet ud fra: At der ikke er tale om en gentagelse af et tidligere projekt, dvs. at forlængelsen enten indeholder ny projektmålsætning, strategisk tilgang eller målgruppe. At der er dokumentation for, at det første projekt opnåede tilfredsstillende resultater i forhold til de givne forudsætninger. At erfaringerne fra det første projekt er konstruktivt inddraget i tilrettelæggelsen af det nye projekt. At der er tale om en videreudvikling af projektstrategien, herunder ikke mindst et styrket element af fortalervirksomhed og langsigtet bæredygtighed. Faseopdeling af projekter Hvis parterne vurderer, at et projekt kræver et længere forløb (flere år) for at kunne realisere sit fulde potentiale, kan man overveje at opdele projektet i flere faser, evt. kombineret med en Partnerskabsaktivitet. Et faseopdelt projekt giver muligheder for langsigtet tænkning og en mere åben og afsøgende første fase. Samtidig er der en række specifikke krav, som organisationerne skal forholde sig til se tekstboksen næste side. For at kunne søge et faseopdelt projekt, kræver det at den danske organisation tidligere har haft gode projekt forløb (god track record), og at partnerorganisationerne har den nødvendige kapacitet. Kapacitetsanalyse af den danske organisation En kapacitetsanalyse af den danske organisation kan belyse ansøgerens organisatoriske og administrative kapacitet i forhold til bl.a. antallet af projekter og deres størrelse og sammensætning, samt antallet af samarbejdspartnere. En sådan undersøgelse foretages af en ekstern konsulent og gennemføres i tæt samarbejde med den pågældende organisation og en af Projektrådgivningens medarbejdere. Initiativet til kapacitetsanalysen kommer ofte fra Bevillingsudvalget, hvis det ifm. sagsbehandling af ansøgninger til Projektpuljen anser det som relevant at få en samlet vurdering af den danske organisations kapacitet. Initiativet kan også komme fra den pågældende organisation som del af en langsigtet strategiudvikling eller forandringsproces. Kapacitetsanalysen henvender sig først og fremmest til de danske organisationer som har tre til fire igangværende projekter og en betydelig årlig omsætning. For organisationer, som har Enkeltbevillinger fra Danida og/eller er i overgangfase til en programaftale, vil en eventuel kapacitetsanalyse blive gennemført i samarbejde med Udenrigsministeriet. Læs mere om procedurerne for Kapacitetsanalyser på 20 >> Retningslinjer 2011 <<

21 Fra allianceprojektet mellem IBIS, DIB og AXIS på Taquile-øen i Peru. Foto / Johannes Nordentoft Særlige krav til ansøgninger om faseopdelte projekter Tilstrækkelig erfaring og kapacitet Både ansøgerens og partnerens erfaring og faglige/organisatoriske kapacitet skal være beskrevet. Partnerne skal tidligere have gennemført et projekt sammen. Beskrivelse af langsigtet strategi Partnerne skal kunne skitsere det langsigtede projekt ud fra en samlet strategi og målsætning. Beskrivelsen skal demonstrere en forståelse af kontekstens indflydelse på de strategiske valg. Progression i det samlede projekt Der skal være fremdrift i projektet, således at hver fase leder videre til den næste, og kapacitetsopbygning, fortalervirksomhed og langsigtet bæredygtighed dermed får stigende vægt i projektet. Opstartsfasen Opstartsfasen kan være mere åben og afsøgende end typiske projekter, men den skal rumme afsluttede aktiviteter, som giver mening, selv om projektet ikke fortsætter. Opstartsfasen kan indeholde strategiske ydelser og skal indeholde kapacitetsopbygning samt potentiale for fortalervirksomhed i de følgende faser. Erfaringsopsamling i hver fase Erfaringer og resultater skal samles op så tidligt i hver fase, at de kan indarbejdes i ansøgningen til næste fase. En ekstern evaluering, gerne udført af lokale eksterne konsulenter, skal danne grundlaget for planlægningen af næste fase og kan lægges ind i budgettet. Velafgrænsede faser Bevilling til en opstartsfase er ikke garanti for et ja til følgende faser. Derfor skal opstartsfasen tilrette lægges således, at en rimelig del af indsatsens resultater fx på det organisatoriske plan ikke går tabt. Omvendt forventes der ikke en eksplicit udfasningsstrategi for den indledende fase. Projektrådgivningens konsulenter giver gerne rådgivning i forbindelse med udvikling af faseopdelte indsatser. >> Retningslinjer 2011 << 21

22 Den danske organisation ViAid støtter den lokale organisation, AVA, i Kono i Sierra Leone med et projekt, hvor udsatte, unge piger modtager træning og erhvervspraktik. Foto / Jeef Bech 22 >> Retningslinjer 2011 <<

23 Overblik: Sådan bliver ansøgningen vurderet Det overordnede mål med Projektpuljen er at medvirke til at skabe varige forbedringer i fattige menneskers livsvilkår gennem et styrket civilsamfund, demokrati og respekt for menneskers rettigheder. Det kan gøres på utallige måder, og derfor er der ingen facitliste for, hvordan et godt udviklingsprojekt er skruet sammen. Ved alle ansøgninger sker der en vurdering af det samlede projekt ud fra fem kriterier: 1. kriterium: Vurdering af partnerskabet: Den danske organisation, lokale partnerorganisationer og samarbejdet imellem disse. 2. kriterium: Vurdering af målgrupper/deltagere og deres relation til projektet. 3. kriterium: Vurdering af projektets sammenhæng, relevans og forventede resultater. 4. kriterium: Vurdering af projektets bæredygtighed og langsigtede effekt. 5. kriterium: Vurdering af projektets omkostningseffektivitet. Sådan skal vurderingskriterierne læses De fem vurderingskriterier, som gennemgåes på de følgende sider, udspringer alle af de principper og krav, som er formuleret i Civilsamfundsstrategien og i Udenrigsministeriets 'Generelle principper for støtte til udviklingsaktiviteter gennem danske civilsamfundsorganisationer'. Projektrådgivningen giver i det følgende et bud på en konkretisering af disse principper og krav som udfoldes under det enkelte kriterium. To vurderingsprincipper Helhedsvurdering af ansøgningen: Bevillingsudvalgets afgørelse er altid udtryk for en helhedsvurdering af ansøgningen. Svage punkter kan opvejes af stærke, og ikke alle kriterier vil være lige relevante i forskellige typer projekter. Større beløb medfører skærpet vurdering: Jo mere erfaring organisationen har med udviklingsarbejde, jo større projekter kan søges. Og jo større beløb der søges, jo højere krav. Kravene stiger både i takt med det samlede budget og med det ansøgte beløb. >> Retningslinjer 2011 << 23

24 De fem vurderingskriterier 1. Vurderingen af partnerskabet: Den danske organisation, lokale organisationer og samarbejdet imellem dem. Her ser vi på hvad partnerne hver især bidrager med i projektsamarbejdet på baggrund af deres rolle som civilsamfundsorganisationer. Vi ser også på det indbyrdes samarbejde og opgavefordelingen I forhold til den danske organisation: Folkelig forankring i Danmark samt demokratisk og transparent struktur. Erfaring og indsigt i det pågældende land, og i forhold til målgrupper og projektets problemstilling. Relevant faglig og organisatorisk kapacitet samt tidligere projekterfaring fra Projektpuljen, Miniprogrampuljerne, Danida, EU, større fonde med afrapporteringskrav eller lignende dokumenterbar erfaring. Organisationens faglige og organisatoriske bidrag til partnerne og projektet. Track record: Hvordan gik de tidligere projekter? Hvordan blev der monitoreret og afrapporteret? Blev der fulgt op på evt. råd fra Bevillingsudvalget? 1.2. I forhold til lokale partnerorganisationer: Lokalt ejerskab, folkelig forankring og demokratisk og transparent struktur. Legitimitet i forhold til deltagere og målgrupper og de interesser og problemstillinger, organisationen arbejder for. Erfaring og indsigt i relation til de konkrete målgrupper, konteksten og projektets problemstilling. Projektets sammenhæng med det daglige arbejde i organisationerne. Relevant faglig, organisatorisk og administrativ kapacitet samt tidligere projekterfaring i forhold til projektets indhold og mål, dets størrelse og den årlige projektomsætning. Netværk og samarbejdsrelationer til fx myndigheder, andre lokale, nationale eller internationale organisationer samt andre donorer og finansieringskilder I forhold til samarbejdsrelationen mellem den danske organisation og lokale partnere: Den højest mulige grad af ligeværdighed i samarbejdet. De enkelte partneres bidrag og ansvarsområder. Lokale partneres aktive rolle i formuleringen af projektet og dets målsætninger. Lokale partnere som omdrejningspunkt i projektet og ansvarlig for implementeringen. Plan for monitorering, evaluering, afrapportering og forebyggelse af korruption og svindel. potentiale for udvikling af partnerskabet herunder, hvordan partnerne og deres indbyrdes relation udvikles som følge af de gennemførte aktiviteter. 2. Vurdering af målgrupper/deltagere og deres relation til projektet. Her ser vi på om deltagerne/ målgrupperne passer sammen med projektets problemstilling og mål, og på deres relation til partnerorganisationerne og projektet. Sammenhængen mellem deltagerne/målgrupperne og projektets problemstilling og målsætning. Deltagernes/ målgruppernes antal og sammensætning (fx køn, alder og social position) i forhold til projektets omfang, mål og fattigdomsorientering. Lokale partnerorganisationers relation til målgrupperne/ deltagerne. Målgruppernes/ deltagernes inddragelse i formuleringen af projektets indhold og mål og dens rolle i projektets gennemførelse. 3. Vurdering af projektets sammenhæng, relevans og forventede resultater. Her ser vi på, om der er tale om et godt projekt med god sammenhæng mellem analyse, strategi, aktiviteter og mål. Beskrivelse af projektets baggrund, indhold og mål. Sammenhængenen mellem mål, aktiviteter, forventede resultater og de problemer, som projektet skal løse. 24 >> Retningslinjer 2011 <<

25 Køn og ligestilling Sammenhæng og relevant balance mellem strategiske ydelser, kapacitetsopbygning og fortalervirksomhed (set i relation til ansøgningstypen). Klare og målbare indikatorer i forhold til projektets mål. Sandsynliggørelse af, at projektet kan nå sine mål. Gennemarbejdet strategi, som bygger på viden om konteksten. Vurdering af de antagelser, projektet bygger på samt de risikofaktorer, som kan true projektets succes. Plan for monitorering, evaluering og erfaringsopsamling. 4. Vurdering af projektets bæredygtighed og langsigtede effekt. Her ser vi på, hvordan projektet tænkes afsluttet, og om det fører til varige resultater og forbedringer for målgrupper og/eller lokale partnere efter projektperiodens ophør. Bæredygtigheden bliver vurderet i forhold til de mål, som er opstillede for projektet. Det vil ikke altid være meningsfuldt at vurdere bæredygtighed og udfasningsstrategi i forhold til partnerskabsaktiviteter I forhold til projektets afslutning: Udfasningsstrategi som sikrer, at lokale partnere eller målgrupper ikke efterlades i et uhensigtsmæssigt afhængighedsforhold, når projektperioden udløber. Er der taget højde for evt. projektansat, lokalt personale? 4.2. I forhold til langsigtet effekt: Overvejelser om projektets langsigtede bæredygtighed politisk, organisatorisk, socialt, teknisk, finansielt og miljømæssigt i forhold til projektets egne målsætninger. Er det sandsynliggjort, at projektet fører til varige forbedringer af deltagere og målgruppers livs vilkår og/eller af lokale partneres kapacitet, som kan videre føres efter projektperiodens udløb? Vil der ske en fortsat spredning af indsatsens resultater/forbedringer til andre målgrupper eller partnere? Køn og ligestilling er en af Danmarks fem udviklingspolitiske prioriteter (se side 7), og vigtig at tænke med i ansøgninger til Projektpuljen. Overvej fx køn og ligestilling med udgangspunkt i Udviklingstrekantens tre elementer (se side 28-29): Strategiske ydelser: Hvordan kan indsatsen planlægges og gennemføres, således at både kvinders og mænds adgang til og kontrol over resurser fremmes? Organisatorisk kapacitet Hvordan kan indsatsen planlægges og gennemføres, således at både kvinders og mænds praktiske behov og strategiske interesser tilgodeses i kapacitetsopbygningen og en stærk og uafhængig civilsamfundsorganisation dermed opbygges? Fortalervirksomhed Hvordan målrettes en indsats, der tilgodeser både mænds og kvinders rettigheder, og herunder fremmer evnen til politisk deltagelse? 5. Vurdering af projektets omkostningseffektivitet. Her ser vi på, om projektets omkostninger og budget er fornuftigt i forhold til målgruppernes eller deltagernes antal og projektets forventede resultater og bæredygtighed. Omkostninger til administration, rejser og løn. Forholdet mellem projektets forventede resultater, aktiviteternes omfang, målgruppernes eller deltagernes antal og det samlede budget. Et realistisk omkostningsniveau i forhold til den lokale kontekst ikke mindst hvis de lokale partnere helt eller delvist selv skal stå for udgifterne i fremtiden. Udgifter til dansk arbejdskraft (fx udsendte medarbejdere) i forhold til projektets indhold og mål. >> Retningslinjer 2011 << 25

26 Begreber i Projektpuljen: Skrøbelige situationer Skrøbelige situationer kan opstå i lande, hvor staten enten ikke har viljen eller evnen til at varetage grundlæggende funktioner. Dette kan være i situationer med en svag stat og deraf følgende interne magtkampe mellem eksempelvis oprørsgrupper eller klaner. Modsat kan en stærk stat også skabe en skrøbelig situation, hvis demokrati, menneskerettigheder og civilsamfund undertrykkes. I disse situationer kan civilsamfundets organisationer spille en afgørende rolle for at igangsætte udvikling og opbygge en effektiv og demokratisk stat. Derfor åbner Civilsamfundsstrategien for, at der kan udvises særlig fleksibilitet i forhold til de sædvanlige krav om støtte til udviklingsprojekter. Der kan ikke laves en konkret definition af, hvilke lande eller områder, som er omfattet af begrebet skrøbelige situationer. Det afhænger af en konkret vurdering. Fra Baptistkirkens arbejde i Burundi. Foto / Marianne Frederiksen Fleksibilitet i vurderingskriterier Mht. ansøgning om støtte til projekter i skrøbelige situationer, kan der udvises særlig fleksibilitet i forhold til nogle af vurderingskriterierne. Dette kan eksempelvis være: En større rolle til den danske organisation i situationer med at svagt civilsamfund. Behov for relativ stor vægt på strategiske ydelser for på sigt at kunne udvikle legitime partnerorganisationer. direkte samarbejde med myndigheder mhb. på at fremme dialogen mellem stat og civilsamfund. stærkt fokus på aktiviteter rettet mod at fremme dialog, fred og forsoning. Mulighed for fleksibilitet i forhold til kriterierne på andre områder, hvis der er gode argumenter for det. Fleksibiliteten skal begrundes For at opnå denne fleksibilitet i bedømmelsen skal der på baggrund af en kontekstanalyse i ansøgningen, gives en begrundelse for, hvorfor der er tale om en skrøbelig situation, samt hvilke kriterier, der ikke kan opfyldes. Større krav til den danske organisation Der skal foretages en grundig kontekstbeskrivelse og begrundelse for, hvorfor det er relevant for den respektive organisation at arbejde med det pågældende tema i den konkrete kontekst. Det kan fx være et godt lokalkendskab og erfaring med at arbejde med fx humanitære indsatser i området, kombineret med en klar strategi for indsatsen. Erfaring og kompetence til at arbejde i konfliktfyldte situationer skal dokumenteres. Sikkerhed i skrøbelige situationer Der kan budgetteres med ekstra omkostninger til sikkerhed, når der opereres i skrøbelige situationer. Udgifter til sikkerhed skal dog stå i rimeligt forhold til projektets generelle omkostninger. 26 >> Retningslinjer 2011 <<

27 Begreber i Projektpuljen: Bæredygtighed Der findes en række forskellige definitioner på begrebet bæredygtighed, som alle handler om at sikre en langsigtet positiv effekt af indsatsen. Projektrådgivningen har valgt at lægge følgende definition af bæredygtighed til grund for kurser, rådgivning og forvaltningen af Projektpuljen: 'En konkret udviklingsindsats er bæredygtig, når partnerorganisationen og/ eller målgruppen for indsatsen opnår varige resultater og forbedringer, som kan videreføres efter at indsatsen er afsluttet. Bæredygtigheden skal kunne sandsynliggøres forud for projektets start, og den skal vurderes i lyset af indsatsens karakter, størrelse og egne målsætninger.' Det betyder at: Indsatsens bæredygtighed skal vurderes i forhold til den lokale organisation/ målgruppens varige udbytte. Det er indsatsens resultater/ forbedringer, som skal fastholdes og videreføres ikke nødvendigvis alle aktiviteterne eller projektorganisationen. Omfanget af de varige resultater/ forbedringer afhænger af det konkrete projekt og skal vurderes i forhold til indsatsens egne målsætninger. Resultaterne/ forbedringerne skal videreføres i en forlænget periode ikke nødvendigvis uendeligt. Resultaterne/ forbedringerne skal kunne videreføres efter hovedparten af støtten er bortfaldet ikke nødvendigvis hele støtten. Man kan godt fortsætte samarbejdet med den lokale organisation om andre projekter med enten nye målgrupper eller nye målsætninger. Fortsat spredning af indsatsens resultater/ forbedringer til andre partnere eller målgrupper kan også betragtes som en videreførelse. Mange aspekter af bæredygtighed Begrebet bæredygtighed har en række forskellige aspekter: Politisk, organisatorisk, social og kulturel, finansiel, teknisk og miljømæssig bæredygtighed, Brændsel til salg i slumområdet Kibera i Kenya. Foto / Pernille Bærendtsen samt spredning af projektets læring og resultater til nye partnere eller målgrupper. Det er ikke nødvendigvis alle disse aspekter, der er relevante for den konkrete udviklingsindsats. Fx vil den politiske og sociale bæredygtighed være afgørende i et projekt, der arbejder med bønders jordrettigheder, mens den finansielle og organisatoriske bæredygtighed vil vægte mere i et projekt, der arbejder for etableringen af fælles afsætningsmuligheder for fattige bønders landbrugsprodukter. Overvej Det er vigtigt, at man i formulering af projektet og en ansøgning overvejer hvilke af de forskellige bæredygtighedsaspekter, som er relevante for den konkrete indsats. Læs mere Læs Projektrådgivningens positionspapir om bære-dygtighed på med bl.a. en diskussion af de forskellige aspekter af begrebet. >> Retningslinjer 2011 << 27

28 Begreber i Projektpuljen: Udviklingstrekanten om forholdet mellem strategiske ydelser, organisatorisk kapacitet og fortalervirksomhed For at medvirke til opbyggelsen af stærke partnerorganisationer, samt opnå varige ændringer for målgruppen, lægger Civilsamfundsstrategien vægt på, at udviklingsprojekter har en god balance mellem kapacitetsopbygning, fortalervirksomhed, og serviceydelser. Projektrådgivningen har videreudviklet denne tilgang til en model, vi kalder for 'Udviklingstrekanten' *). Udviklingstrekanten kan bruges til at planlægge projekter strategisk som del af en længere forandringsproces, samt til at afstemme forventninger til størrelsen af de enkelte komponenter partnerne imellem. Projektrådgivningen anbefaler at bruge trekanten i både planlægning og monitorering af projekter. Strategiske ydelser Strategiske ydelser er en udvidelse af det tidligere begreb 'serviceydelser', og dækker over de faglige og tekniske inputs begge parter bidrager med. Strategiske ydelser kan være faglige metoder og processer, såsom udviklingen af innovative pædagogikker eller træning Fra Vedvarende Energis arbejde i Beira i Mozambique. Foto / Tune Nyborg af bønder i nye landbrugsmetoder. Strategiske ydelser kan imidlertid også være mere håndfaste services såsom renovering af bygninger, levering af udstyr osv. Det vigtige er, at ydelserne skal ses som et middel til at fremme bæredygtig udvikling frem for et mål i sig selv. Det er derfor vanskeligt at få støtte til et projekt, der udelukkende fokuserer på ydelser som bygninger eller lægehjælp. Projekter, der inkluderer både træning af den lokale partner samt sundhedspersonalet, kombineret med en strategi om at påvirke lokale sundhedsmyndigheder falder derimod bedre ind under Civilsamfundsstrategien. Organisatorisk kapacitet Organisatorisk kapacitet handler dels om den lokale partners evne til at gennemføre aktiviteter og bruge og videreføre resultater på en bæredygtig måde, dels om organisationens legitimitet i forhold til målgruppen. Det vil fx sige, om organisationen har tilstrækkelig lokal opbakning og viden til at kunne handle og lave fortalervirksomhed sammen med eller på målgruppens vegne. Konkret kan organisatorisk kapacitet omfatte bl.a. partnerens evne og vilje til at: Udvikle faglige viden. Arbejde med strategisk planlægning. skabe gennemsigtighed i finansielle og administrative procedurer. arbejde for interne demokratiske processer. arbejde med organisationsudvikling, herunder udvikling af ledelsesstrukturer, procedurer og processer. lave relevante kontekstanalyser som grundlag for bl.a. fortalervirksomhed. støtte fattige målgruppers egen organisering og evne til at gennemføre forandringer og tale deres egen sag. indgå i netværk med ligesindede organisationer. 28 >> Retningslinjer 2011 <<

29 De danske organisationer kan være med til styrke deres partneres organisatoriske kapacitet gennem målrettet kapacitetsopbygning. Således bidrages der til at skabe et stærkt civilsamfund i Syd. Fortalervirksomhed Gennem fortalervirksomhed kan partneren og målgruppen være med til at påvirke de mere grundlæggende årsager til ulighed, fattigdom, manglende demokrati, overtrædelse af menneskerettigheder osv. Fortalervirksomhed er en målrettet indsats, der gennem påvirkning af beslutningstagere eller offentlighed søger at skabe varige forandringer for et betragteligt antal mennesker. Fortalervirksomhed kan rette sig mod politikere og internationale fora, men kan også finde sted i forhold til lokale myndigheder, lokalsamfund, en skolebestyrelse eller måske en privat virksomhed i lokalområdet. Fortalervirksomhed vil ofte indeholde: En konkret analyse af den aktuelle situation og mulighederne. Oplysning om eller viden om rettigheder og lovgivning. Opstilling af mål for hvilken forandring man kan og vil opnå herunder hvilke relevante beslutningstagere, man vil nå ud til. hvilke redskaber man vil bruge for at opnå disse mål fx medier, oplysning, mobilisering af borgere osv. mulige alliancer med andre organisationer. Ét af målene med kapacitetsopbygning vil ofte være at skabe grundlag for fortalervirksomhed. Udviklingstrekanten Organisatorisk kapacitet STRATEGISKE ydelser Fortalervirksomhed Hvis et projekt tænkes godt igennem fra start vil de centrale elementer i projektet gensidigt understøtte og forstærke hinanden. Udviklingstrekanten illustrerer dette og er et redskab som kan bruges i planlægning og dialog omkring projektet for at give projektet den størst mulige effekt og give lokale civilsamfundsorganisationer styrke og gennemslagskraft. Læs nærmere herom i Projektrådgivningens positionspapir om Udviklingstrekanten. *) Udviklingstrekanten er en revideret udgave af Tematisk Forums 'The Change Triangle An integrated model to strengthen advocacy in the South through thematic competencies and organizational capacity' (2009). >> Retningslinjer 2011 << 29

30 Fra Skovdyrkernes arbejde i Pemba i Mozambique. Foto / Tune Nyborg 30 >> Retningslinjer 2011 <<

31 Overblik: Budgetopstilling Når I skal opstille budget bør I tage følgende forhold i betragtning: Fordeling mellem hovedposter Projektpuljen har ikke en defineret idealfordeling mellem de forskellige hovedposter, fordi projekter og de omstændigheder, der gør sig gældende, vil være meget forskellige. Omvendt bliver det vurderet, hvorvidt der er en fornuftig og omkostningsbevidst fordeling mellem for eksempel løn og administration på den ene side, og aktivteter på den anden side. På samme måde vil de samlede udgifter for dansk deltagelse i projektet skulle ses i relation til behovet og det samlede beløb. Omkostningseffektivitet Et væsentligt vurderingskriterium handler om, hvorvidt indsatsens udgifter står i et rimeligt forhold til de forventede resultater, samt at omkostningsniveauet er realistisk sat i forhold til en eventuel delvis fortsættelse af indsatsen uden støtte udefra. Såfremt det vurderes. at særlige forhold taler for et højt omkostningsniveau i forhold til visse poster, er det den danske organisations opgave at argumentere for dette. Budgetnoter De enkelte budgetlinjer suppleres med noter, således at indholdet heraf overordnet set står klart og således, at det altid er specificeret, hvad der går til løn og honorarer samt nødvendige investeringer. Handicapkompensation Til alle projekttyper kan der indenfor budgetrammen medtages merudgifter, som er forbundet med aktiviteter og indsatser, der retter sig mod personer med et handicap, det kan fx være tolkning, punktskriftsudskrivning, ekstra transportudgifter og relativt dyrere træningsfaciliteter på grund af tilgængelighed. På lignende vis kan der være ekstra udgifter fobundet med udsendelse af dansk personale, fx til dækning af udgifter til hjælpere. Der henvises i øvrigt til 'Vejledning til opstilling af budget under Projektpuljen' på Årsomsætning Erfaringsmæssigt er korte indsatser med en høj årlig omsætning vanskelige at håndtere og gøre bæredygtige overvej derfor altid om perioden er passende lang. Korruption på dagsordenen Projektrådgivning har forebyggelse af korruption og svindel højt på dagsordenen. Solide interne kontrolsystemer og en klar organisationsstruktur er med til at forebygge korruption. Hertil kommer underskrevne aftaler mellem partnerne samt opfølgning og monitorering af aktiviteterne. Find redskaber og tilgange til forebyggelse på vores særlige hjemmeside: >> Retningslinjer 2011 << 31

32 Overblik: Hvordan søger man? Ansøgninger til Projektpuljen skal indsendes på de rigtige ansøgningsskemaer. På Projektrådgivningens hjemmeside ligger der både skemaer og detaljerede vejledninger til, hvordan de skal udfyldes. Ved ansøgning accepterer man samtidig reglerne for, hvordan pengene skal forvaltes. Ansøgningsfrister Man kan søge Projektpuljen tre gange årligt: 15. april, 1. september og 15. december. Hvis datoen falder i en weekend, er fristen den første følgende arbejdsdag. Se de aktuelle frister på For Afsluttende projektformuleringer er der dog løbende ansøgningsfrist. Ansøgningen skal indsendes både elektronisk og i tre eksemplarer på papir. Brug de faste ansøgningsskemaer Der findes et særligt ansøgningsskema for hver af de fire støtteformer: Afsluttende projektformulering, Partnerskabsaktivitet, Mindre udviklingsprojekt og Større projekt. Desuden er der et fælles ansøgningsskema for Partnerskabsaktiviteter og Mindre projekter under kr. Detaljeret vejledning på nettet Når I henter ansøgningsskemaerne på internettet, kan I samtidig hente en vejledning til, hvordan de skal udfyldes. Vær særlig opmærksom på, at der er et maks. sideantal til de forskellige ansøgningstyper. Behandlingstid og svar Ansøgerne får normalt svar inden for 2½ måned, for Aafsluttende projektformuleringer dog indenfor fem uger. Behandlingstiden kan dog være længere, hvis der er brug for supplerende oplysninger for at færdigbehandle ansøgningen. Ansøgerne får skriftligt svar direkte fra Bevillingsudvalget. Godkendte ansøgninger lægges på Projektrådgivningens hjemmeside inklusiv budget. Ansøgningerne SKAL indsendes på de relevante ansøgningsskemaer, som kan hentes på Her kan I også hente de skemaer, som skal bruges til de bilag, som er nævnt i de enkelte ansøgningsskemaer. Fire gode råd inden I skriver ansøgningen Få rådgivning i Projektrådgivningen. Det er jer selv, som har ansvaret for, hvordan ansøgningen forberedes og formuleres. Erfaringen viser, at sandsynligheden for, at jeres ansøgning bliver godkendt, er langt større, hvis I har fået rådgivning inden ansøgningen blev sendt ind. Brug jeres tidligere erfaringer og hav en intern kvalitetskontrol, så I sikrer, at I ikke indsender en ansøgning, som kunne være blevet bedre. Søg inspiration fra andres projektansøgninger på Projektrådgivningens hjemmeside. Lov ikke jeres partnerorganisation for meget! Det kan tage lang tid at få et projekt igennem, og mange ansøgninger bliver afvist. Vær åbne om usikkerheden, så I ikke skaber for store forventninger. 32 >> Retningslinjer 2011 <<

33 Indisk børneparlament i aktion. Projektet er støttet af Danmission. Foto / Troels Hovgaard Bevillingsprocessen: Hvem vurderer ansøgningerne? Projektrådgivningens faste rådgivningskonsulenter er ikke involveret i bevillingsprocessen i forhold til indsendte ansøgninger. Dog tjekker Projektrådgivningens administration at alle ansøgninger lever op til de formelle krav (se side 9). Herefter sendes ansøgningen videre til Projektrådgivningens bevillingskonsulenter. Ansøgningerne sagsbehandles af Projektrådgivningens bevillingskonsulenter, som foretager en faglig og administrativ vurdering på baggrund af retningslinjerne for Projektpuljen. Hvis der undervejs i sagsbehandlingen er behov for supplerende oplysninger for at kunne behandle ansøgningen, vil ansøgeren blive kontaktet direkte. Derefter sender bevillingskonsulenterne en indstilling til Bevillingsudvalget. Projektrådgivningen informerer desuden Udenrigsministeriet og Miniprogrampuljerne om de aktuelle ansøgninger. Det skal sikre, at der ikke er tale om genansøgning på projekter, som tidligere er blevet afvist andre steder. Udenrigsministeriet vurderer også, om en ansøgning er i modstrid med en evt. programaftale. Ved ansøgninger over 1 mio. kr. orienterer Projektrådgivningen desuden den relevante danske ambassade med henblik på at indhente eventuelle kommentarer. Bevillingsudvalget behandler bevillingskonsulenternes indstilling og træffer en endelig afgørelse. Bevillingsudvalgets svar på ansøgningen bliver sendt skriftligt til ansøgeren. Behandlingstid og svar Ansøgerne får normalt svar inden for 2½ måned. Behandlingstiden kan dog være længere, hvis der er behov for at indhente supplerende oplysninger om ansøgningen. Ansøgninger om Afsluttende projektformuleringer besvares dog inden for fem uger. Læs mere om bevillingsproceduren og muligheder for genansøgning på >> Retningslinjer 2011 << 33

34 Overblik: Når pengene er bevilliget Betingelser og krav til forvaltning Når en dansk organisation får en bevilling i Projektpuljen, forpligter den sig samtidig til at overholde en række betingelser og krav til den måde pengene forvaltes på. Ønsker organisationen senere at søge penge i Projektpuljen til et andet projekt, vil ansøgningen bl.a. blive bedømt på jeres track record, altså hvordan organisationen har forvaltet og afrapporteret tidligere projekter. Ansvar for bevillingen Den danske organisations bestyrelse har det fulde ansvar for, at pengene fra Projektpuljen bliver forvaltet efter reglerne og i overensstemmelse med det grundlag, de er bevilliget på, og er også forpligtet til at følge med på Projektrådgivningens hjemmeside, hvor evt. ændringer i regler og retningslinjer oplyses. Bestyrelsen skal forebygge korruption og misbrug af midlerne. De økonomiske forretningsgange skal være betryggende, samt sikre at der er en forsvarlig intern kontrol, og at bogføring og regnskab er i overensstemmelse med god bogførings- og regnskabsskik. Det indebærer bl.a., at både projektet og organisation skal underkastes ekstern revision. Gambia Press Union samarbejder bl.a. med den danske organisation Gambia Media Support (GAMES). Foto / Donna Mayer Ligeledes skal det tjekkes at ingen af de organisationer, som får del i pengene, er opført på FNs eller EUs terrorlister. Listerne kan ses på hvor de opdateres løbende. Kontrakt og vejledning Godkendes ansøgningen, følger en kontrakt kort tid efter, som I skal underskrives for at få penge udbetalt. Kontrakten beskriver, hvordan og hvornår der skal indsendes reviderede regnskaber, statusrapporter og afsluttende rapport om projektets resultater og målopfyldelse. Indberetning af problemer og uregelmæssigheder Den danske organisations bestyrelse har pligt til straks at rapportere til Projektrådgivningen, hvis: der opstår væsentlige vanskeligheder med at gennemføre indsatsen, herunder med at overholde det godkendte budget. der opstår væsentlige problemer i forhold til modtagerlandets myndigheder, til partnerorganisationen eller til udsendte medarbejdere. der konstateres eller opstår begrundet mistanke om tyveri, bedrageri, korruption eller anden misbrug af midlerne. I forlængelse af Projektrådgivningens anti-korruptionspolitik vil konstaterede sager om korruption eller svindel i kort form blive offentliggjort på Projektrådgivningens hjemmeside. Projektrådgivningens tilsyn Projektrådgivningen har pligt til at føre tilsyn med forvaltningen af midlerne. Det sker primært gennem organisationens rapporter, regnskaber og administrationspraksis. Projektrådgivningen kan også gå dybere ind i kontrollen gennem tilsynsbesøg hos den lokale partner, besøg i organisationen og/ eller udarbejdelse af evalueringer af indsatsen. Læs mere i vejledningen Alle de ovenstående krav og regler er uddybende beskrevet i 'Vejledning om forvaltning af midler fra Projektpuljen, som kan hentes på 34 >> Retningslinjer 2011 <<