Referat af ordinær generalforsamling

Transkript

1 Referat af ordinær generalforsamling Repræsenterede lejligheder Fremmødte: 126B, 128D, 130C, 132A, 134A, 136D, 138C, 140B = 8 lejligheder. Ved fuldmagt: 126A, 128B, 130B, 134B, 136C, 138A, 138B, 138D = 8 lejligheder. Afbud: 130A, 136A, 140A = 3 lejligheder. Intet svar: 128A, 128C, 130D, 132B, 136B = 5 lejligheder. Indledende bemærkninger 16 ud af 24 lejligheder var repræsenteret, heraf halvdelen ved fuldmagter. Igen i år oplevede vi, at det stort set er de samme, som deltager - omend et par nye ejere deltog, hvilket trods alt er positivt. Vi kan fra bestyrelsen kun opfordre til, at man afsætter et par timer den ene gang om året, hvor ejerforeningen afholder sin generalforsamling. Man lærer sine naboer at kende og får indblik i og drøftet mange emner, lige fra økonomi til mere praktiske ting, som er relevant for alle, der har tilknytning til ejerlejlighederne - ejere såvel som lejere. Hovedparten af dem, der mødte frem personligt, har tilknytning til den eksisterende bestyrelse, hvilket øger risikoen for skæv indflydelse på beslutningerne - særligt i år, hvor det blev diskuteret, om bestyrelsesmedlemmerne skulle honoreres for bestyrelsesarbejdet. Dagsorden 1. Valg af referent og dirigent 2. Formandens årsberetning 3. Forelæggelse af årsregnskab 4. Arbejdsdag 5. Vedligeholdelsesplan 6. Indkomne forslag 7. Forelæggelse af budget til godkendelse 8. Valg af formand 9. Valg af øvrig bestyrelse 10. Valg af suppleanter 11. Valg af revisor 12. Eventuelt Side 1 af 6

2 1. Valg af referent og dirigent Referent: Anders, 126B Dirigent: plenum 2. Formandens årsberetning Vores tidligere formand, Bent (130A), har solgt sin lejlighed og er flyttet lidt længere ned ad Bronzealdervej. Bent var meget aktiv som formand sørgede for en række forbedringer i foreningen; så der skal lyde en stor tak til Bent for hans store indsats. Næstformanden, Sanne (128D), overtog formandsposten ved Bents exit, men ønsker ikke at fortsætte, da hun er gravid og efter alt at dømme flytter inden for de næste to år. Af forbedringer det forløbne år kan nævnes Huller i opkørsel udbedret: Asfalten i opkørslen var blevet slidt og hullet gennem årene og var til daglig gene for beboerne. I samarbejde med vores anlægsgartner, Arne Skyum, fik vi brudt asfalten op og lagt SF-sten i stedet, da de gerne skulle holde bedre end asfalten. Husnumre: På sidste generalforsamling blev det besluttet at få opsat husnummerskilte til samtlige lejligheder. Der blev derfor i løbet af juli bestilt og opsat husnummerskilte i aluminium med refleksfilm, så pizzamand såvel som ambulancefolk lettere kan finde den rigtige lejlighed. Ny aftale med Arne Skyum: Vores tidligere formand Bent har været i dialog med anlægsgartneren vedr. vores kontrakt og for at få et bedre overblik over deres opgaver. Ukrudtsafbrænding er bl.a. sparet væk, da det er noget, vi vurderer selv at kunne varetage på den årlige fælles arbejdsdag. Gang i salget - husk at orientere bestyrelsen ved salg og udlejning Der er for alvor kommet gang i salget af lejligheder og mange er blevet solgt hurtigt. Velkommen til de nye ejere! I den forbindelse skal vi gøre opmærksom på, at bestyrelsens skal oplyses ved ejerskifte såvel som ved udlejning (jf. ejerforeningens vedtægter 16). Dette gøres nemmest ved at sende en til Til nye ejere og lejere har vi en lille pjece med praktisk information. Tyverier og indbrud Det har været et roligt år alt taget i betragtning. Vi er dog informeret om, at nogle penge er blevet stjålet gennem et åbent vindue ud mod parkeringspladsen, samt at en klapvogn og scooter er blevet stjålet. Vi opfordrer alle beboere til at være opmærksomme - især på unge drenge på knallerter - og man kan evt. tilmelde sig "Nabohjælp"-ordningen og -app'en så man kan orientere folk i nabolaget, hvis Side 2 af 6

3 man ser noget mistænkeligt. Ejerforeningens Facebook-gruppe er man også velkommen til at benytte. Partytelt Ejerforeningen har nu et bestyrelsestelt på 3m x 6m, som man kan leje, hvis man ønsker at holde fest i haven. Lejen udgør kr. 200,- + kr. 300,- i depositum. Kontakt bestyrelsen på bestyrelse@bronzealdervej.dk, hvis du er interesseret. Ventiler og udluftning Sidste år fik vi udskiftet ventiler i alle vinduer for at sikre bedre udluftning - hovedparten af de gamle ventiler kunne ikke længere åbnes. Igen vil vi gøre opmærksom på, at man bør lade ventilerne stå åbent mest muligt og ellers lufte ud mindst en gang om dagen i 5 minutter ad gangen med fuldt gennemtræk for alle døre og vinduer. Facebook Vores Facebook-gruppe ( benyttes flittigt og har gjort det bekvemt for beboerne at koordinere indbyrdes om mangt og meget. Gruppen er "lukket", hvilket vil sige, at opslag kun kan ses af godkendte medlemmer. Søg på "Ejerforeningen Bronzealdervej" og søg om medlemskab til gruppen "Ejerforeningen Bronzealdervej 126A - 140B" - vi giver kun adgang til folk, der kan dokumentere tilknytning til ejerforeningen. Beretning fra Grundejerforeningen Bronzealderens generalforsamling Sidste år var der snak om at grundejerforeningen ville etablere en bålplads - evt. på engen ved legepladsen. Bestyrelsen har efter at have set på mulighederne valgt at forkaste forslaget, idet der ikke kunne findes en optimal plads og vedligehold af området ville blive for dyrt. Herudover er der foretaget nogle forbedringer i form af beskæring af vejtræer, opsætning af hundeposestativer, opretning af vejskilte og legepladsen er blevet udbedret, så den opfylder en række sikkerhedskrav. 3. Forelæggelse af årsregnskab Der har tilsyneladende været lavere udgifter til renovation - årsagen er umiddelbart ukendt, men formodes evt. at være relateret til fejlsortering af affald året før. Ved afholdelsen af generalforsamlingen skyldte ejerforeningen kr ,- på erhvervskassekreditten; en halvering på et år, så vores gæld bliver hurtigt afviklet. Medmindre der kommer uforudsete udgifter kan vi have afviklet vores gæld til næste år. Det har med andre ord været den korrekte beslutning af øge det månedlige kontingent til kr. 800,- tilbage i Regnskab og budget godkendes. Side 3 af 6

4 4. Arbejdsdag Hvert år i sensommeren afholder vi en fælles arbejdsdag, hvor vi i fællesskab ordner små og store ting på ejendommen og fællesarealerne. Sidste år fik vi bl.a. klippet hæk, brændt ukrudt, fejet og fjernet alger. Tak til de fremmødte - vi håber dog at flere vil støtte op om det gode naboskab. Årets fælles arbejdsdag afholdes lørdag den 2. september. Der vil være mulighed for at få ordnet egen hæk - og få kørt haveaffald væk. Vi skal dog have koordineret på forhånd, hvad der ellers skal laves, så folk har noget konkret at give sig til. Det foreslås at koordinere og fordele opgaverne via Facebook-gruppen. 5. Vedligeholdelsesplan Hul i hækken ned mod kollegierne ved stien skal efterplantes. Indtil bøgehækken er vokset tilstrækkeligt op, bør vi dog få sat midlertidigt hegn op på de 3-4 meter, det drejer sig om. I passagen mellem 132A og 134A skal der lægges sten, da det smalle stykke græs altid ender med at blive en mudderpøl. Dog skal vi være opmærksomme på, at dræn osv. kan håndtere de evt. ekstra mængder regn. Er der evt. behov for faskiner til opsamling af vand fra tagrenderne? Oplever folk problemer med tilstopning af kloak / toilet / afløb i brusekabine? Husk at rense i afløbsriste i badeværelset - både i brusekabinen og under skabet. Husk også at rense filtre mv. i vaskemaskine/tørretumbler. Hold øje med om gummifugerne i brusekabinen er udtørret. Bemærk, at det er en indendørs installation og er derfor den enkelte lejligheds ansvar. Om nødvendigt kan man dog gå sammen og få indhentet et tilbud for udbedring af evt. problemer i flere lejligheder. Taget er pt. i god stand, men vi skal være indstillet på, at det inden for 10 år nok skal udbedres. I den forbindelse kan vi eventuelt overveje solcelletag (eksempelvis Tesla Solar Roof). Når vi engang når dertil, er teknologien forhåbentlig modnet tilstrækkeligt. 6. Indkomne forslag Honorar for bestyrelsesarbejdet? Vi oplever, at det er meget svært at finde bestyrelsesmedlemmer. Kan et honorar gøre en forskel? Hvis en bestyrelse ikke kan etableres, kan ejerforeningen som yderste konsekvens blive sat under ekstern administration, hvilket er (meget) dyrt og vi vil som ejere og beboere helt sikkert miste noget lokalbestemmelse. Som nævnt er det svært at få en fornuftig diskussion med så få fremmødte. Mængden af arbejdsopgaver i bestyrelsen er ikke voldsom, men de kan komme på uforudsete tidspunkter. Det er vigtigt at fordele opgaverne, så det ikke kun er kasserer og formand, der sidder med arbejdsbyrden. Konkret foreslås det, at kasserer og bestyrelsesmedlemmer (ej suppleanter) får nedsat kontingentet til ejerforeningen med symbolske kr. 100,- om måneden. Forslaget vedtages. Side 4 af 6

5 I samme omgang udtrykkes der ønske om at synliggøre bestyrelsens opgaver; hvad laver vi, hvad sker det. Særligt skal det meldes ud på Facebook-gruppen og hjemmesiden. Droppe den fælles arbejdsdag? Problemet er symptomatisk: det er som regel de samme mennesker, der deltager i bestyrelsesarbejde, generalforsamlinger og fælles arbejdsdage. Skal der gulerod eller pisk til, for at få flere folk til at deltage? Skal vi evt. helt droppe den fælles arbejdsdag og lade anlægsgartneren om arbejdet? Merprisen skal undersøges, så vi kan se, hvad vi rent faktisk sparer ved at have den fælles arbejdsdag: Ukrudtsafbrænding, fejning, hækklipning, kanttrimning osv. Det virker dog fjollet, når nu vi netop har fået lavet ny kontrakt med anlægsgartneren - og en del af fællesskabet vil også gå tabt. Måske skal den fælles arbejdsdag kombineres med en sensommerfest - vi har jo partyteltet? Skal veje (og evt. parkeringspladser) administreres af grundejerforeningen? Der er fra Grundejerforeningen Bronzealderens generalforsamlingen blevet fremsat forslag om at lade alle private veje (og evt. parkeringspladser) i de enkelte ejer- og andelsforeninger administrere af grundejerforeningen. Forslaget blev forkastet, men kan muligvis blive bragt op igen næste år. Bestyrelsen anbefaler, at vi stemmer imod, hvis det kommer på tale igen; vi har selv lige repareret vores indkørsel, og vores private vej er noget mindre end de andre ejer- og andelsforeningers veje. Vi risikerer at betale dyrt for noget, vi ikke får gavn af. 7. Forelæggelse af budget Godkendt i pkt. 3 ovenfor. 8. Valg af formand Se pkt. 9 nedenfor. Side 5 af 6

6 9. Valg af bestyrelsesmedlemmer Sammensætningen af bestyrelsen var desværre præget af det lave fremmøde, kombineret med at der skulle findes to nye bestyrelsesmedlemmer og ny formand. Formand: Anders (126B) / - under betingelse af, at det er for 1 år kontra normalt 2 år. Afløser til formandsposten skal derfor findes ved næste års generalforsamling, ligesom Anders ikke genopstiller til nogen bestyrelsespost. Anders vil dog til den tid være behjælpelig mht. de tekniske aspekter med hjemmeside, Facebook-gruppe osv. Næstformand: Janne (134A) / naest Alment bestyrelsesmedlem 1: Jacob (132A) Alment bestyrelsesmedlem 2: Kevin (126A) Bestyrelsen kan samlet kontaktes på bestyrelse@bronzealdervej 10. Valg af suppleanter Marlene (126A) Darren (130C) 11. Valg af revisor Fortsætter med samme (Morten Nørgaard). 12. Eventuelt Generel diskussion om det forløbne år og vedligeholdelsesplan. Følgende skal der følges op på: Skal der eventuelt udskiftes gummifuger/-lister i vinduerne? Foreløbig er der i 126B, 130C og 136D nok behov for udskiftning af gummilister i vinduerne mod syd. Ejerne af disse - og evt. andre lejligheder bør sammen tage kontakt til rette håndværkere for udbedring. Tilsvarende gælder for gummifuger i badeværelser, hvor nødvendigt. Hoveddøren i 140B (som vender stik øst) er blegnet og udtørret og bør udskiftes. Tømrer kontaktes. Side 6 af 6