Referat. Møde i den regionale gruppe vedr. Sikkert Patientflow. Møde d. 28. august 2014 i Regionshuset, Viborg.

Transkript

1 Regionshuset Viborg Sundhedsplanlægning Skottenborg 26 Postboks 21 DK-8800 Viborg Tel Referat Dato 1. september 2014 Marie Glent-Madsen Tel Møde i den regionale gruppe vedr. Sikkert Patientflow margle@rm.dk Side 1 Møde d. 28. august 2014 i Regionshuset, Viborg. Deltagere Anette Lundsgaard Larsen, projektkoordinator i HE Midt Anders Damgaard Møller, dataansvarlig i HE Midt Janne Pedersen, supplerende dataansvarlig, Vest Birgitte Ostersen, kvalitetschef i HEV (midlertidig projektleder) Pernille Pedersen, dataansvarlig, HEV Stine Rasmussen, projektleder i Randers Sanne Liebe, dataansvarlig i Randers Christina Egelund Antonsen, projektleder i HEH Lise Viskum Hansen, dataansvarlig i HEH Anne Brøcker, chefkonsulent, Sundhedsplanlægning Marie Glent-Madsen, studentermedhjælp, Sundhedsplanlægning Dagsorden Pkt. 1: Præsentationsrunde Grundet barsler, jobskift m.v. har der været en del udskiftning i gruppen, hvorfor der blev taget en præsentationsrunde som det første. Pkt. 2: Inspirationsdag i Horsens Inspirationsdagen var for den nationale organisation af Sikkert Patientflow og var gennemgående en positiv oplevelse. Det gav en masse inspiration og har ført til flere af de fokusområder/prøvehandlinger, der på nuværende tidspunkt er i gang eller på vej på flere af de andre hospitaler i regionen. Dagen medførte også at Sikkert Patientflow kommer på dagsordenen som en status orientering på Strategisk Sundhedsledelsesforum i efteråret, for at bevare et fokus på et som et regionalt projekt.

2 I forlængelse af inspirationsdagen har der netop været en korrespondance mellem projektlederne om, at man er inviteret til hinandens team-besøg. Det er egentlig en god ide, men det kræver, at man tager en hel dag ud hver gang. Derfor er det heller ikke så oplagt for de fleste medarbejdere. Gruppen diskuterede om det kunne være en mulighed med mindre regionale inspirationsbesøg af fx et par timers varighed med mindre fokusområder, hvor der blev inviteret bredere end kun projektledere og dataansvarlige. Det ville være en mulighed i forhold til at få flere af klinikerne til at engagere sig. Det var dog en pointe i den sammenhæng at sådanne korte besøg vil kræve en helt klar udmelding ift., hvad deltagerne kan forvente at få ud af det. Chrsitina orienterede om, at hun af Patientsikkert Flow er blevet opfordret og inviteret til at tage med rundt på team-besøgene på alle de medvirkende hospitaler. Pkt. 3: Runde hvordan går det? På hospitalsenhed Midt har man brugt meget tid på organisationen. På nuværende tidspunkt er der en styregruppe, et flowforbedringsteam (der har været ændret af flere omgange) og et driftsteam. Anders er barselsvikar for Ingvild og skal hjælpe med data fremadrettet. Kapacitetskonferencerne kører hver dag og der kommer flere afdelinger med per 1. september. Den eneste afdeling, der ikke er med per 1. september er Diagnostisk Center i Silkeborg og de kommer med fra november. Tavlemøderne afholdes kun på to afdelinger (akutafdelingen og medicinsk afdeling) og det er noget af det, de skal bruge tid og energi på fremadrettet at få udbredt. Derudover skal der laves en implementeringsplan for det data, der ikke kan trækkes automatisk. På hospitalsenhed Vest har processen været lidt udfordret af, at flere af elementerne fra projektet har været indført på forhånd af andre årsager og derved kører på lidt anden vis. Der er således kapacitetskonferencer hver dag kl , hvilket har kørt siden starten af Man har eksperimenteret lidt med tidspunkt, men er vendt tilbage til Der er en god kultur omkring konferencerne, men det er svært at få udvidet konferencerne til også at omfatte opfølgning på gårsdagens patienter. Alle relevante afdelinger er med inkl. billeddiagnostik m.v. Tavlemøderne er etableret i forskellige former på alle afsnit. De laver en prøvehandling fra på mandag, hvor de skal have fokus på at lære af udskrivningerne fra dagen før på ASA. Derudover har de også en prøvehandling ift. sikre overleveringer. Forhåbentlig vil det have positive effekter, der får andre afdelinger med. I forhold til data er det lidt op af bakke. De fem parametre, der kan trækkes vha. PAS-data, er der ikke så meget bøvl med, men de resterende, der skal opgøres manuelt, er afdelingerne noget trætte af, fordi det opleves som spild af tid. Det har også medført diskussion om, hvorvidt de skal fortsætte med at deltage i projektet, fordi de jo allerede laver de relevante aktiviteter, mens deltagelse i projektet kræver at de leverer data, der opleves irrelevant. De har derfor fokus på, at de gerne vil måle på det, hvor målingen kan give en effekt. Janne overtager rollen som dataansvarlig i HEH. På hospitalsenhed Horsens er kapacitetskonferencerne fuldt implementeret og for nylig er OP også kommet med for at understøtte en prioritering af fx gastroskopier. Der er blevet lavet et nyt kapacitetsskema, der også inkluderer historiske data fra sidste år ift. om der kan forventes belægning grøn, gul eller rød. Det har også medført udviklingen af tre belægningskort et til hver farve der handler om hvordan man i de forskellige belægningssituationer skal prioritere. I den forbindelse har man også eksperimenteret med udlån af personale mellem afdelinger på frivillig basis, hvor opgaven er klart defineret. Det er blevet brugt meget hen over sommeren. Tavlemøderne kører og har deltagelse af både læger, sygeplejersker og terapeuter. På tavlemøderne bliver der også set på medicinsk hastegrad. Side 2

3 Der har også været prøvehandlinger ift. at undgå overflytninger om natten, hvilket har ført til en aftale om at man som udgangspunkt ikke flytter patienter mellem 22 og 7 (andet end til kardiologisk eller intensiv). Det bliver der også fulgt op på. De har også indført et 5 min. Pitstop mellem sygeplejerskerne kl. 13, hvor man følger op på formiddagen. Bagvagterne i aftenvagten mødes også kort kl. halv seks. Overordnet er programmet for Sikkert Patientflow på Horsens blevet beskrevet og udgives snart. På datasiden er det lykkedes at lave kapacitetsskemaerne med det historiske data, der også bliver fulgt op på ift. overflytninger m.v. Administrationsfolk ser hver dag på fordelingen af patienter dagen før kl. 10, 12, 14 og 16 får man udlignet belægning mellem afdelinger m.v.? Det bliver sendt til alle afdelingsledelserne og hospitalsledelserne hver morgen. Det ville man gerne udbygge, så der var mere om flow, for det er kun PAS data, der bruges lige nu. Derudover holder man månedligt øje med overflytninger og udskrivninger samt genindlæggelser. Indberetningerne er langt hen af vejen lagt væk fra projektledelsen (og Christina og Lise). Eksempelvis ligger indberetningerne for udskrivelser m.v. hos flowkoordinatorerne. Det hjælper meget på hvilken data der kan opgøres. Der er dog en forventning om at noget af det ikke vil fungere efter den 1. december pga omlægning af dataplatform. Fremadrettet bliver der fokus på at valget af indikatorer skal lægges ud til klinikerne i højere grad (i form af afdelingsledelserne), så de får ejerskab over dem. De er i tillæg til de indikatorer, der er fælles for hospitalet. I HEH har man lige fået 5 patientstandere, der stiller deciderede patient-flow spørgsmål og står på nogle af afdelingerne til afbenyttelse af patienterne. Selvom der er en vis fejlmargen, giver det alligevel noget. Der er fokus på præhospitalet, der skal til at have en prøvehandling ift. siddende/liggende transport hjem. På Regionshospitalet Randers er der generelt meget stor begejstring for projektet, der er blevet omdrejningspunkt for arbejdet med akutområdet. Alle sengeafsnit er med i kapacitetskonferencerne. OP og billeddiagnostik er ikke, men det er heller ikke planen for øjeblikket. Tidspunktet for konferencen har de flyttet nogle gange, fordi det er en udfordring at finde et tidspunkt der passer alle, men det får nok lov at ligge fast i et stykke tid nu. Inspireret af Horsens vil de arbejde noget mere med udskrivningstidspunkter på tavlemøderne, så det bliver mere systematisk. De har over sommeren forsøgt at lave aftaler ift. lånepatienter m.v. så det fungerer hensigtsmæssigt. De har også i en længere periode kørt med ikke at flytte patienter mellem 22 og 7. De er udfordret lige nu fordi de har taget første del af deres nye akutbyggeri i brug mens anden del først kommer om to år, så flow er ekstra vigtigt, fordi der reelt er for lidt kapacitet lige nu. Styregruppen mødes derfor også hver uge. Den dataansvarlige, Sanne, er startet for nyligt og derfor er arbejdet med data ikke så langt endnu. De fleste målinger indberetter projektlederen hver måned og data til dette kommer overvejende fra kapacitetskonferencerne og tavlemøderne. Der bliver brugt meget energi på at følge op på udskrivningerne fra dagen før og der er et fokus på samarbejdet med kommunerne, fordi det har vist sig at sygeplejerskerne ikke kender fristerne og aftaler helt godt nok og at der er samme udfordringer i kommunerne. På nuværende tidspunkt er Horsens det eneste sted, der har ansat flowkoordinatorer indtil kl. 23 alle dage. Flere af de andre hospitaler oplever, at akutafdelingerne er interesseret i at få en flowkoordinator, men at de andre afdelinger kan ikke umiddelbart se væsentligheden. Generelt er der enighed om at gruppen med fordel kan bruge hinanden til erfaringsudveksling også på dataområdet. Her skal det ensrettes hvordan man skelner mellem flow og genindlæggelse. Det bør være ens på tværs af hospitalerne og helst også i overensstemmelse med kræftpakker/hjertepakker og andre, der opererer med flow. Derudover skal det være konsekvent, så Side 3

4 der ikke er patienter der hverken er genindlagt eller i flow (som fx patienter der registreres igen efter seks timer er i dag). Pkt. 4: Status vedr. dataprojektet Der forsøges igangsat et projekt, der ser på data for hele patientforløb og flow. Nogle af de data, man gerne vil bruge er fx første, sidste og højeste TOKS på hvert afsnit eller første, sidste og højeste triage på hvert afsnit for at kunne gøre dette, mangler der dog data fra klinisk logistik. Man vil gerne både kunne følge det generelle flow og den enkelte patient i forhold til hvor mange gange man bliver overdraget og mellem hvem osv. Der er ved at blive nedsat en organisation omkring projektet, hvor der er udpeget en projektleder i BI enheden, der skal lave den tekniske løsning. Løsningen kommer til at fungere på den nye platform, når den kommer og der arbejdes i øjeblikket på en tidsplan for projektet. Denne gruppe er udpeget som styre- og følgegruppe for projektet. Det kan evt. være et næste skridt at de dataansvarlige fra denne gruppe mødes med projektlederen og resten af det hold, der skal udvikle løsningen, fra BI enheden. Indtil den løsning ligger færdig skal man fortsætte med at indrapportere data til IHI som hidtil. Anne har udsendt datakatalog med bud på hvad der er adgang til og hvad man gerne vil have. I Horsens kommer hele problematikken om data ift. Sikkert Patientflow på et dialogmøde med direktionen, for at pointere at data er nødvendigt for projektet. Der er enighed om at flere af de ting, der skal indrapporteres, ikke nødvendigvis giver så meget mening i klinikken. Som nævnt under pkt. 2 er det en udfordring i Vest og der er da også 5 af indikatorerne, de ikke indrapporterer. I Horsens er det også sat på et styregruppemøde. Fokus fremadrettet skal være på det data, der kan bruges frem for de formelle krav. Pkt. 5: Læringsseminar Generelt er der stor tilslutning til læringsseminaret. Fra alle hospitalerne kommer en blanding af styregrupper (inkl. hospitalsledelsesrepræsentanter), afdelingsledere, klinikere, koordinatorer m.v. samt projektlederne. Derudover deltager en del af de dataansvarlige og det aftales, at hvis hele programmet ikke er relevant for dem, vil de i stedet mødes og snakke om data jf. pkt. 4. Anne tager initiativ til at undersøge om der kunne være et passende tidspunkt i programmet, og organiserer mulighed for et internt møde. Det er en vigtig pointe at seminaret kan bruges til at få netværk på tværs af regionen også og høre andres erfaringer. Pkt. 6: Kurser a) Koordinatorkursus med fokus på flow for den akutte patient: Det er et kursus for koordinatorer er blevet videreudviklet så der er fokus på akutte patientforløb. Christina har været involveret i tilrettelæggelsen, og underviser også på kurset, som tegner til at blive godt. På tidspunktet for mødet, var alene medarbejdere fra HEH, Randers og AUH tilmeldt. Anne opfordrede til, at man i HEH og HEMidt overvejer, om der er mulighed for at sende et par stykker afsted, også for at give mulighed for udveksling af erfaringer og opbygge netværk på tværs af hospitalerne. b) Effective patient flow learn how to crack the code: Det er det kursus i USA, som Christina og repræsentanter fra ledelsen var på sidste år, og det havde været rigtig godt. Det gav en masse viden og førte til mange tilretninger ift. projektet. Side 4

5 Pkt. 7: Dialogforum vedr. overbelægning For et år siden blev der i regi af den overordende samarbejdsorganisation nedsat et dialogforum 1 om overbelægning, der kom med 12 konkrete anbefalinger med henblik på at mindske overbelægning. Udvalgets første anbefaling lagde meget vægt på mulighederne i forbindelse med hospitalernes arbejde med real time demand capacity (lig Sikker Patientflow). Dialogforum skal mødes igen den 27. oktober og se på de anbefalinger, der blev lavet og hvordan det går med projektet. Det er derfor relevant med en statusopdatering på Sikkert Patientflow, hvorfor Anne vil skrive rundt for input. Næste møder (alle i Viborg) 1. oktober: november december Dialogforum er et bredt forum med repræsentation fra diverse tillids/medarbejderorganisationer (DSR, 3F, YL), og med repræsentanter fra direktion samt Hospitalsledelseskreds. Side 5