BAGGRUND TIL LEVERANDØRERS TILBAGEMELDING INDHOLD

Transkript

1 BAGGRUND TIL LEVERANDØRERS TILBAGEMELDING INDHOLD 1. BAGGRUND - GENERELLE/TVÆRGÅENDE BRUGERE DEVICES 2. BAGGRUND BRUGSSCENARIER HJEMMEPLEJEN HJEMMEVEJLEDNING BOTILBUD MED NATTEVAGT 3. VURDERINGSEMNER MODENHED, DESIGN, ØKONOMI OMRÅDE 1 BEVIST DRIFTSSTABILITET OG ERFARING OMRÅDE 2 PLATFORMSUAFHÆNGIGHED OG BYOD OMRÅDE 3 BRUGERVENLIGHED TIL MÅLGRUPPERNE OMRÅDE 4 ØKONOMI 4. VURDERINGSEMNER ANVENDELSE OMRÅDE 5 OPSTART OMRÅDE 6 BRUG AF VIDEOSAMTALER I PRAKSIS OMRÅDE 7 SUPPORT I HVERDAGEN OMRÅDE 8 AFSLUTNING 5. VURDERINGSEMNER IT-SIKKERHED OMRÅDE 9 SIKRE ENHEDER FOR BORGERE OG MEDARBEJDERE OMRÅDE 10 - MINDST MULIG PERSONFØLSOM DATA I SYSTEMET OMRÅDE 11 BRUG AF KK S SIKRE NETVÆRK OMRÅDE 12 SIKRING MOD MISBRUG AF MEDARBEJDERKONTI OMRÅDE 13 SIKRING MOD MISBRUG AF BORGERKONTI OMRÅDE 14 GENERELLE KRAV IHT. LOVGIVNING

2 GENERELLE/TVÆRGÅENDE BRUGERE BORGERE Borgere: Psykisk sårbare, udsatte eller handicappede borgere, der modtager visiteret støtte fra SOF. Borgerne varierer meget ift. deres tekniske færdigheder, hvor nogle har kognitive udfordringer, og andre har en god eller endog rigtig god forståelse for digitale medier. MEDARBEJDERE Udførende medarbejdere med borgerkontakt, der leverer en visiteret ydelse til en borger. SOSU-assistenter, hjælpere, sygeplejersker, ergoterapeuter, pædagoger m.m. Der er stor variation blandt medarbejderne ift. deres tekniske færdigheder, hvor nogle er meget fremme, mens andre har særdeles begrænsede færdigheder. SOF-SUPPORT Supportafdeling for alt 1. line support til borgere og medarbejdere Håndterer licensstyring, deviceudlån og udekørende support til borgere.

3 GENERELLE/TVÆRGÅENDE DEVICES BORGERE Borgere anvender enten 1. Lånedevice, der leveres, supporteres og afhentes af SOF-Support. 2. Borgerens eget device, Android eller ios eller PC. MEDARBEJDERE Medarbejdere anvender enten 1. KK-PC med AD-login. 2. Personligt KK-Device med Airwatch-installeret. 3. Delt device med dele-airwatch uden AD-login.

4 BRUGSSCENARIER - VIDEOMØDER HJEMMEPLEJEN I hjemmeplejen arbejder flere medarbejdere (SOSU- assistenter, hjælpere og sygeplejersker) sammen i teams omkring flere borgere, som de har videomøder med, der vil måske være op til 4-5 forskellige medarbejdere som leverer videomøder til borgerne i deres teams, som afstemmes ift. de medarbejdere som er på arbejde den pågældende dag. Når medarbejderen møder ind på arbejde, får de udleveret en plan for dagen ift. de besøg som de skal levere, og medarbejdernes arbejdsdag er i stor grad planlagt. Da der er flere medarbejdere som leverer videomøder til flere borgere skal det være muligt at administrere og matche medarbejdere og borgere, så det enkelt og hurtigt er muligt at oprette og lukke borgere ift. relevante medarbejdere. Medarbejdere Videomøderne til borgere i hjemmeplejen er kendetegnet ved at være korte, generelt ikke længere end et par minutter, fx medicin, tryghedsbesøg, social støtte m.m. Der er aftalt faste tidspunkter hvor medarbejderne så vidt muligt ringer op til borgeren, som er klar til at modtage opkaldet. Det er som udgangspunkt altid medarbejderen der ringer op. Flere medarbejdere har videomøder med flere forskellige borgere

5 BRUGSSCENARIE - VIDEOMØDER HJEMMEVEJLEDNING Ved hjemmevejledning arbejder medarbejderne, hjemmevejledere, 1:1 med borgere som de samarbejder med i deres hverdag. Den enkelte hjemmevejleder sparrer med kollegaer omkring borgere, men det er kun den enkelte hjemmevejleder som leverer videomøder til den enkelte borger. Hjemmevejlederen har en mere fleksibel arbejdsdag, hvor de tilrettelægger samarbejdet med borgeren, ift. at opnå et så hensigtsmæssigt forløb som muligt med borgeren. Medarbejderen har dialog med borgerne, fra en enkelt gang om ugen, til flere gange om ugen, afhængig af borgerens behov og den visiterede indsats. Videomøderne mellem hjemmevejledere og borgere er i højere grad kendetegnet ved at være længere fx op til 30 min, men kan også være kortere. Forløbene kan strække sig over længere tid, fx 1 år, men kan også være kortere fx i forbindelse med afslutning af en borger, hvor det ved videomøder er muligt stadig at se hinanden og overgangen til at gå fra hjemmevejledning bliver mindre drastisk. Medarbejder har unik dialog med borger Ved hjemmevejledning vil der være fast aftalte tidspunkter hvor hjemmevejlederen ringer op til borgeren, det kan fx være ugentligt eller hver anden uge, afhængig af samarbejdet. Det er som udgangspunkt altid medarbejderen der ringer op.

6 BRUGSSCENARIE - VIDEOMØDER BOTILBUD MED NATTEVAGT På botilbud bor flere borgere på en fælles adresse, med en fast personalegruppe tilknyttet i dagtimerne. Videomøder mellem beboere og deres dagpersonale svarer til brugsscenariet for hjemmepleje en fast defineret gruppe medarbejdere, der kan kontakte en fast defineret gruppe borgere. Det er som udgangspunkt personalet, der ringer op til beboerne. Nogle af beboerne på botilbud skal have videomøder med en nattevagt, hvis de har behov for støtte i ydertimerne. Det kan være ved angst el.lign., eller det kan være hjælp til mindre ting eller bare behov for at tale med en anden person. Det skal være muligt for borgere at kalde op til nattevagten, og borgeren skal kun opleve at have en enkelt indgang til nattevagten. Nattevagterne er ikke en del af dagpersonalet. En gruppe af nattevagter skal på skift kunne have vagten, og potentielt dele devices ved videoopkald fra en række botilbud på tværs af byen. Nattevagterne, der har vagten sidder ikke nødvendigvis fysisk samme sted. Medarbejdere Borgere har mulighed for at ringe til call-center i ydertimerne om natten.

7 VURDERINGSEMNE MODENHED, DESIGN, ØKONOMI (1/2) LØSNINGEN SKAL VÆRE SOLID, AFPRØVET OG TILPASSET VORES BEHOV BAGGRUND SOLIDE LEVERANDØRER OG LØSNINGER TIL VORES BEHOV En række kommuner, også KK, har erfaringer med forskellige løsninger til videomøder. De få steder, hvor telemedicin eller skærmbesøg er i drift, er der tale om omkostningstunge løsninger, der kun er afprøvet på dedikeret hardware, der udleveres til alle borgere/patineter Vi søger leverandører af en enkel løsning der kan anvendes på tværs af devices og platforme, og der kan fungere på borgernes egne devices Vi bruger jeres tilbagemeldinger til at screene markedet for hvilke løsninger, der taler godt ind i vores behov 4 VURDERINGSOMRÅDER MODENHED, DESIGN, ØKONOMI (NÆSTE SLIDES) Vi vurderer løsningernes modenhed, design og økonomi ud fra 4 prioriterede områder og dialog med jeres referencer (næste slides)

8 VURDERINGSEMNE MODENHED, DESIGN, ØKONOMI (2/2) OMRÅDE 1 BEVIST DRIFTSSTABILITET OG ERFARING Hvor anvendes løsningen og i hvilket omfang? (oplys referencer) OMRÅDE 2 PLATFORMSUAFHÆNGIGHED OG BYOD Hvordan er erfaringer med løsningen på platformene IOS og Android og PC? Hvor anvendes løsningen på borgernes egne devices (Bring-Your-Own-Device)? OMRÅDE 3 BRUGERVENLIGHED TIL MÅLGRUPPERNE Hvilke målgrupper anvender løsningen? Hvordan er designet tilpasset særlige behov hos målgrupperne? Hvordan ser løsningen ud (screendumps, brochure, video el.lign) OMRÅDE 4 ØKONOMI Hvilke økonomiske omkostninger skal vi forvente ift. opstart og drift?

9 VURDERINGSEMNE ANVENDELSE (1/2) LØSNINGEN SKAL FUNGERE PÅ TVÆRS AF VORES BRUGSSCENARIER BAGGRUND FUNKTIONER DER ER VIGTIGE I PRAKSIS ENHEDEN FOR På baggrund af vores erfaring med implementering af videomøder har vi en række områder, vi vil vurdere løsninger ud fra, ift. hvordan de er at anvende i hverdagen Vi er interesserede i leverandørers egne idéer til optimering/løsninger indenfor områderne, med udgangspunkt i det nedenstående 3 VURDERINGSOMRÅDER IFT. ANVENDELSE (NÆSTE SLIDES) Vi vurderer løsningernes match med vores hverdagsbehov ud fra 3 prioriterede emner (næste slide) Vær opmærksom på at forholde jer til alle tre brugsscenarier, hhv. hjemmeplejen, hjemmevejledning og botilbud.

10 VURDERINGSEMNE ANVENDELSE (2/2) OMRÅDE 5 OPSTART Det bør være nemt og hurtigt at oprette brugere Det bør være nemt at tildele og ændre rettigheder herunder især styre hvem, der kan kontakte hinanden og om en eller begge parter kan kalde op OMRÅDE 6 BRUG AF VIDEOSAMTALER I PRAKSIS Det bør være nemt for borgere at komme fra et device i dvale til en videosamtale (beskriv gerne flow) Det bør være nemt for medarbejdere at foretage videoopkald med borgerne For nattevagterne, bør det være muligt at logge af og på vagt-video-telefonen, samt samarbejde om dækning selvom de ikke fysisk befinder sig samme sted (hvem er på vagt nu? Hvornår har jeg vagten o-lign.?) Borgere bør kun opleve en indgang hvis de vil kalde op ti en nattevagt OMRÅDE 7 SUPPORT I HVERDAGEN Det bør være nemt og hurtigt for SOF-support (1. line) at modtage 2. line support fra leverandøren ved problemer og spørgsmål OMRÅDE 8 AFSLUTNING Det bør være nemt at lukke brugere ned Der bør være en eller flere funktioner, der øger sikkerheden for, at borgere og medarbejdere, der stopper, altid bliver lukket ned som brugere (f.eks. ADFS-integration, advarsler ved længerevarende inaktivitet el.lign)

11 VURDERINGSEMNE SIKKERHED (1/3) LØSNINGEN SKAL BESKYTTE BORGERENS DATA OG SIKRE AT KK OVERHOLDER LOVGIVNINGEN BAGGRUND FRA ORGANISATORISKE TIL TEKNISKE FORANSTALTNINGER Lovgivningen kræver, at vi på en lang række punkter træffer organisatoriske eller tekniske foranstaltninger for at beskytte borgerens data. Vi ønsker generelt at mindske andelen af organisatoriske foranstaltninger, der er afhængig af procedurer, instrukser og krav til medarbejderne. I stedet skal mest muligt sikres med tekniske foranstaltninger via den indkøbte løsnings opbygning og funktionaliteter. Det gør vi for at øge sikkerheden, beskytte medarbejderne, mindske omkostninger til support og opfølgning 6 VURDERINGSOMRÅDER IFT. IT-SIKKERHED (NÆSTE SLIDES) Vi stiller ikke krav til hvordan leverandører sikrer IT-sikkerheden teknisk. Det vil vi gerne høre om, og vi vurderer løsningerne ud fra 6 prioriterede emner, som alle leverandører skal forholde sig til. De præsenteres på de følgende slides.

12 VURDERINGSEMNE SIKKERHED (2/3) OMRÅDE 9 SIKRE ENHEDER FOR BORGERE OG MEDARBEJDERE Der bør ikke opbevares personfølsomme data på enhederne Det bør være mulig t at sikre, at medarbejdere udelukkende kan anvende KK s sikrede enheder til systemet OMRÅDE 10 - MINDST MULIG PERSONFØLSOM DATA I SYSTEMET Adgang til systemet (første log-in) bør ikke give direkte adgang til personfølsomme data Personfølsomme oplysninger udveksles under videosamtalerne som streamet video og dialog OMRÅDE 11 BRUG AF KK S SIKRE NETVÆRK Løsningen skal kunne sikre, at videosamtaler initieret af medarbejdere udelukkende kører over KKs netværk Der skal kunne indføres IP-begrænsninger, således at Log-in som medarbejder udelukkende er muligt via specifikke IP-adresser Dette skal både etableres for PC ere og for IP-adresser via KK s airwatch

13 VURDERINGSEMNE SIKKERHED (3/3) OMRÅDE 12 SIKRING MOD MISBRUG AF MEDARBEJDERKONTI Løsningen skal sikres mod, at tredjepart kan misbruge medarbejderkonti Det bør ikke være muligt at logge på systemet med en medarbejders brugernavn og password alene En anden faktor før log-in for medarbejdere bør etableres. Password skal fornyes hver 90. dag Der bør være automatisk time-out, så medarbejderen automatisk logges ud efter max X minutters inaktivitet OMRÅDE 13 SIKRING MOD MISBRUG AF BORGERKONTI Løsningen skal sikres mod, at tredjepart kan misbruge borgerkonti Tildeling af brugernavn/password til borgere skal foregå således, at der er bedst mulig sikkerhed for at borgeren er den eneste modtager: På et fysisk møde med en medarbejder fra KK Via telefonen enten ved samtale eller sms Via sikker post til borgerens E-boks (det er ikke muligt at anvende borgerens private ) Det bør være muligt at tilpasse sikkerheden til borgeres forskellige funktionsniveauer og ønsker. Borgere, der ønsker en højere sikkerhed og magter f.eks. to-faktor-login, skal have den mulighed. OMRÅDE 14 GENERELLE KRAV IHT. LOVGIVNING Løsningen lever op til kravene i KK s databehandleraftale og datalovgivning generelt.