Til medlemmerne af FSA HR-afdelingen Fredrik Bajers Vej 7F 9220 Aalborg Ø

Transkript

1 Til medlemmerne af FSA HR-afdelingen Fredrik Bajers Vej 7F 9220 Aalborg Ø Sagsbehandler: Tanja Busk Sloth Telefon: Sags nr.: Dato: Dagsorden for møde i Fælles Samarbejds og Arbejdsmiljøudvalg (FSA) i Fællesservice, fredag den 10. juni 2016 kl , Fredrik Bajers Vej 7F F3-42 Videokonference; @v.aau.dk Der serveres kaffe, te, vand og frugt til mødet. 1. Godkendelse af dagsorden (5 min ) 2. Præsentation af medlemmer (15 min ) 3. Hvad er FSA for et udvalg og hvilken rolle har jeg som medlem/ Lars Brodersen og Tanja Busk (25 min ) Bilag 3.1: Vejledning om Samarbejdsaftalens 8 om sammenlægning af samarbejdsudvalg og arbejdsmiljøudvalg Bilag 3.2: PP-præsentation, om fælles samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg 4. Godkendelse af forretningsorden (25 min ) Bilag 4.1: Forretningsorden for FSA Bilag 4.2: Referat, valg af arbejdsmiljørepræsentanter til FSA 5. Godkendelse af årshjul (10 min ) Bilag 5.1: Årshjul for FSA 6. Orientering om valg af arbejdsmiljørepræsentanter i Fælles service, v. Henrik Søndergaard (10 min ) 7. Orientering Arbejdsmiljøtilsynets besøgsrække på campus/ Martin Vive Ivø (10 min ) 8. Evt. (14.20) Side 1 af 1

2 VEJLEDNING OM SAMARBEJDSAFTALENS OM SAMMENLÆGNING AF SAMARBEJDSUDVALG OG ARBEJDSMILJØUDVALG

3 VEJLEDNING OM SAMARBEJDSAFTALENS 8 Udgivet: Samarbejdssekretariatet 2014 Layout: Operate A/S Tryk: FOA Publikationen kan hentes digitalt, eller bestilles i trykt udgave, på Samarbejdssekretariatets hjemmeside

4 VEJLEDNING OM SAMARBEJDSAFTALENS OM SAMMENLÆGNING AF SAMARBEJDSUDVALG OG ARBEJDSMILJØUDVALG Sammenlægning af samarbejdsudvalg og arbejdsmiljøudvalg Arbejdsmiljøloven og Arbejdstilsynets bekendtgørelse om samarbejde om sikkerhed og sundhed (bekendtgørelse nr af 15. oktober 2010) anviser, hvorledes den enkelte arbejdsplads skal organisere arbejdsmiljøarbejdet. Det er muligt lokalt at organisere arbejdsmiljøorganisationen på følgende måde: 1. Flere arbejdsgivere på samme arbejdsplads, fx den statslige kødkontrol på private slagterier eller en stor privatdreven kantine på en statslig arbejdsplads 2. Flere driftsmæssigt forbundne virksomheder 3. Sammenlægning af samarbejdsudvalg og arbejdsmiljøorganisation Denne vejledning har fokus på den model 3, hvor arbejdsmiljølovens 7 og samarbejdsaftalens 8 giver ledelse og medarbejdere på statslige arbejdspladser mulighed for at indgå en virksomhedsaftale om, hvordan arbejdsmiljøarbejdet skal organiseres. 3

5 Vejledning til Samarbejdsaftalens 8 Denne vejledning handler om at indgå aftale om sammenlægning af samarbejdsudvalg og arbejdsmiljøudvalg. Vejledningen henvender sig til ledere og medarbejdere på statslige arbejdspladser. ORGANISATIONSAFTALE (SAMARBEJDSAFTALEN 8) Aftale mellem arbejdsgiver- og lønmodtagerorganisationer HVORFOR LÆGGE SAMMEN??? Sammenlægningen af samarbejdsudvalg og arbejdsmiljøudvalg skal styrke og effektivisere arbejdsmiljøarbejdet. Hvorvidt det giver mening at sammenlægge jeres samarbejdsudvalg og arbejdsmiljøudvalg, kan I kun selv vurdere på arbejdspladsen. HVORDAN? Samarbejdsaftalens 8 giver mulighed for at sammenlægge samarbejdsudvalget med hele eller dele af arbejdsmiljøorganisationen. I skal indgå en aftale om dette på jeres arbejdsplads. Denne aftale kaldes for en virksomhedsaftale. De indholdsmæssige krav til virksomhedsaftalen er beskrevet i samarbejdsaftalens 8. HVEM KAN BESLUTTE DET? VIRKSOMHEDSAFTALE Aftale mellem ledelse og de forhandlingsberettigede personaleorganisationers repræsentanter De forhandlingsberettigede organisationers repræsentanter og ledelsen på arbejdspladsen. Alle skal underskrive aftalen, for at den gælder. 4

6 Virksomhedsaftaler Det er et krav i arbejdsmiljøloven og samarbejdsaftalen, at en aftale om at sammenlægge samarbejdsudvalget og arbejdsmiljøudvalget skal styrke og effektivisere arbejdsmiljøarbejdet. Både arbejdsmiljøarbejdet i det sammenlagte udvalg og i arbejdsmiljøgrupperne skal styrkes og effektiviseres. Finansministeriet og CFU har indgået en aftale samarbejdsaftalens 8 som giver de statslige arbejdspladser mulighed for at indgå en virksomhedsaftale om sammenlægning af samarbejdsudvalg og arbejdsmiljøudvalg. Samarbejdsaftalens 8 fastlægger rammerne for de lokale aftaler (virksomhedsaftaler), der kan indgås på den enkelte arbejdsplads om sammenlægning. En virksomhedsaftale skal indgås mellem ledelse og de forhandlingsberettigede organisationers repræsentanter på arbejdspladsen. Om det er en god idé at sammenlægge jeres samarbejdsudvalg og arbejdsmiljøudvalg kan I kun selv vurdere på arbejdspladsen, men en sammenlægning kræver en virksomhedsaftale. ARBEJDSMILJØLOVENS KRAV TIL VIRKSOMHEDSAFTALEN Det der kan ændres ved en sammenlægning af samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg er alene måden, hvorpå arbejdsmiljøarbejdet organiseres. Virksomhedsaftalen skal beskrive den nye organisation, herunder hvilke ledere og medarbejderrepræsentanter der i den nye organisering skal varetage de opgaver og funktioner, som normalt påhviler arbejdsmiljøorganisationen¹. I virksomhedsaftalen kan ikke aftales fravigelser i de opgaver, funktioner, pligter og rettigheder, som ifølge arbejdsmiljøloven er henlagt til arbejdsmiljøorganisationen. Indgåelse af virksomhedsaftale ændrer ikke ved arbejdsmiljølovens bestemmelser om, at det er arbejdsgivers ansvar, at der er et sikkert og sundt arbejdsmiljø på arbejdspladsen. Arbejdsmiljøarbejdet bygger på et forpligtende samarbejde og planlægning mellem ledere og medarbejdere i institutionen. ¹ Jf stk. 2. litra 2. og 3. i Arbejdstilsynets bekendtgørelse om samarbejde om sikkerhed og sundhed (bekendtgørelse nr af 15. oktober 2010) skal mindst en arbejdsleder og en arbejdsmiljørepræsentant være repræsenteret i det kombinerede udvalg. 5

7 Hvem kan indgå en virksomhedsaftale? En virksomhedsaftale om sammenlægning af samarbejdsudvalg og arbejdsmiljøudvalg skal indgås mellem ledelsen og de forhandlingsberettigede organisationers repræsentanter. De forhandlingsberettigede organisationers repræsentanter er normalt tillidsrepræsentanterne. Er der grupper på arbejdspladsen, der ikke har egen tillidsrepræsentant, så skal pågældende gruppers fagforening kontaktes. Repræsentanter for alle de forhandlingsberettigede organisationer, som er repræsenteret på arbejdspladsen, og ledelsen skal underskrive aftalen. Det er hensigtsmæssigt og naturligt at I inddrager arbejdsmiljøorganisationen og samarbejdsudvalget, hvis I vil indgå en virksomhedsaftale. Inddragelsen kan være med til at give arbejdsmiljøarbejdet det løft, som er et krav til en virksomhedsaftale. Hvad skal virksomhedsaftalen indeholde? En sammenlægning af samarbejdsudvalget og arbejdsmiljøudvalget SKAL styrke og effektivisere arbejdsmiljøarbejdet jf. samarbejdsaftalens 8. Virksomhedsaftalen skal være skriftlig. Parterne er enige om, at en virksomhedsaftale skal indeholde nedenstående 6 krav. De er i overensstemmelse med Arbejdstilsynets krav til en virksomhedsaftale jf..21. stk. 5. i Arbejdstilsynets bekendtgørelse om samarbejde om sikkerhed og sundhed (bekendtgørelse nr af 15. oktober 2010). De seks krav er: 1. Beskrivelse af institutionens arbejdsmiljøpolitik og handleplan for, hvordan arbejdsmiljøet i institutionen kan forbedres. 2. Angivelse af en procedure for gennemførelse og opfølgning af aftalen i institutionen. 3. Angivelse af, hvordan opgaver og funktioner varetages, herunder arbejdslederes og øvrige ansattes deltagelse i arbejdsmiljøarbejdet samt beskrivelse af relevante aktiviteter, f.eks. arbejdspladsvurdering og sikkerhedsrunder. 4. Angivelse af en procedure, som sikrer, at der hvert andet år gennemføres en evaluering af institutionens arbejdsmiljøarbejde og aftalens effekt herpå. 5. Angivelse af, hvordan aftalen kan ændres og opsiges. 6. Oversigt over den aftalte organisering af arbejdsmiljøarbejdet i form af en organisationsplan. 6

8 En virksomhedsaftale om sammenlægning kan omfatte hele jeres arbejdsplads eller dele af denne. Det skal dog klart fremgå af jeres aftale, hvilke dele af jeres arbejdsplads, der er omfattet. En del af virksomheden kan være en produktionsenhed eller et arbejdsområde. Hvis aftalen ikke omfatter hele virksomheden, skal aftalen kun indgås mellem arbejdsgiveren og de forhandlingsberettigede organisationers repræsentanter, der er berørt af aftalen. Når I indgår en virksomhedsaftale, kan I indgå aftaler om selve organiseringen af arbejdsmiljøorganisationen. Alle øvrige regler, som ikke handler om selve organiseringen af arbejdsmiljøorganisationen kan ikke fraviges ved aftaler. I et nyt kombineret samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg skal samtlige medlemmer have tilbud om at deltage i den lovpligtige arbejdsmiljøuddannelse. I de efterfølgende afsnit kan I finde vejledning til, hvad de seks krav til virksomhedsaftalen skal indeholde: 7

9 11 Beskrivelse af institutionens arbejdsmiljøpolitik og handleplan for, hvordan arbejdsmiljøet i institutionen kan forbedres Jeres virksomhedsaftale skal indeholde en beskrivelse af jeres arbejdsmiljøpolitik, som beskriver de overordnede værdier for jeres arbejdsmiljøarbejde. Virksomhedsaftalen skal også indeholde en handleplan med en beskrivelse af de tiltag, som I fremover vil anvende for at styrke og effektivisere jeres daglige samarbejde om arbejdsmiljøarbejdet. Overvejelser om arbejdsmiljøpolitik: ² Virksomheden er en helhed Arbejdsmiljøet er en del af virksomhedens aktiver på linie med økonomi, produktion, afsætning mv. Arbejdsmiljøet er vanskeligt at håndtere Arbejdsmiljøet er vanskeligere at håndtere end de konkrete faktuelle data i form af tal, producerede enheder, måling af fravær mv. Arbejdsmiljø er både en konstatering af konkrete tilskadekomster (de hårde data) og den motivation, det engagement og det samarbejde, som ledelsen og medarbejderne udviser (de bløde data). Er de bløde data dårlige, er trivslen og resultaterne ofte ringe. Arbejdsmiljøet er primært ledelsens ansvar Det er ledelsens ansvar, at arbejdsmiljøet bliver udviklet. Der kan opstå ansvarsforflygtigelse, hvis linjeledelsen ikke påtager sig ansvaret, men tror at ansvaret ligger i arbejdsmiljøorganisationen. Der bør være klare signaler om hvem, der løser hvilke opgaver, samt hvilke sanktioner der kan blive truffet, såfremt de givne regler ikke bliver overholdt. Der indgår arbejdsmiljø i alle aktiviteter Arbejdsmiljøet bør indarbejdes i virksomhedens budgetlægning, planlægning, produktudvikling mv. Og virksomhedens arbejdsmiljø skal være indarbejdet i de projekterende afdelingers arbejde med konstruktion og layout, materialevalg, produktionsplanlægning, arbejdstilrettelæggelse mv. Kun en langsigtet arbejdsmiljøpolitik kan erstatte kortsigtede hovsa -løsninger. 8 2 Kilde: Fakta om arbejdsmiljø 2012, Videncenter for Arbejdsmiljø

10 Arbejdsmiljøorganisationen skal styrkes Arbejdsmiljøorganisationen skal have opbakning til sit arbejde. Arbejdsmiljøet og arbejdsmiljøorganisationens virksomhed skal på dagsordenen ved møderne i ledelsesgrupperne (både i topledelsens og de øvrige lederes møder), i samarbejdsudvalg og i andre relevante sammenhænge. Arbejdsmiljøorganisationen skal være inddraget i planlægningen og i det forebyggende arbejde. Arbejdsmiljøet skal løbende udvikles Arbejdsmiljøet kan kun blive udviklet ved, at der er en konstant interesse for det. Der skal løbende ske holdningspåvirkninger for at undgå skader og for at skabe gode betingelser for det forebyggende arbejde. Arbejdsmiljøet skal kunne måles Den indsats, der bliver gjort for at forbedre arbejdsmiljøet, skal på linje med andre indsatser kunne måles og dermed blive synlig. Arbejdsmiljøet kan f.eks. blive målt ved forbrug af sygefravær, vikarudgifter og overarbejde pga. arbejdsmiljøet; ved måling af produktionsstop, forsinkelser, personaleomsætning, erstatningsudgifter, administrative udgifter, uddannelsesindsatser og resurser stillet til rådighed for forbedring af arbejdsmiljøet. Arbejdsmiljøet er en konkurrenceparameter Et godt arbejdsmiljø er med til at tiltrække dygtig arbejdskraft, give et godt image i omverdenen og fremme ledernes og medarbejdernes indsats. I de fleste undersøgelser af forhold, der kan tiltrække en god og stabil arbejdskraft, ligger arbejdsmiljøet i toppen. Ledere og medarbejdere, der trives både psykisk og fysisk, fremmer kreativiteten, kundetilfredsheden, produktiviteten og kvaliteten. Arbejdsmiljøpolitikken indeholder perspektiver, principper og holdninger til arbejdsmiljøet. Strategien anviser mål og indsatser. Overvejelser om metoder Metoden til at styrke arbejdsmiljøarbejdet kan for eksempel tage udgangspunkt i: arbejdspladsvurdering og opfølgning handleplaner for arbejdsmiljøarbejdet trivselsmålinger evalueringer af arbejdsmiljøarbejdet klar ansvarsfordeling og frister for løsning af opgaver en plan for bedre integrering af det psykiske arbejdsmiljø i arbejdsmiljøindsatsen. 9

11 22 Angivelse af en procedure for gennemførelse og opfølgning af aftalen i institutionen. Proceduren for gennemførelse og opfølgning kan for eksempel være både en aktivitets- og en tidsplan for implementering af virksomhedsaftalen, herunder hvornår sammenlægningen af samarbejdsudvalget og arbejdsmiljøudvalget skal være gennemført. I skal også angive, hvordan I vil følge op på virksomhedsaftalen. Herunder skal I vurdere om den aftalte ændring har medført en styrkelse og effektivisering af jeres arbejdsmiljøarbejde. 10

12 33 Angivelse af, hvordan opgaver og funktioner varetages, herunder arbejdslederes og øvrige ansattes deltagelse i arbejdsmiljøarbejdet samt beskrivelse af relevante aktiviteter, f.eks. arbejdspladsvurdering og sikkerhedsrunder. Jeres virksomhedsaftale skal konkret beskrive, hvordan I løser arbejdsmiljøopgaverne, herunder: Opgavefordeling mellem det kombinerede samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg og jeres arbejdsmiljøgrupper. Hvilke fysiske områder den enkelte arbejdsmiljøgruppe dækker. Procedure for valg til arbejdsmiljøgrupper og mødestruktur for disse. Organiseringen og antallet af arbejdsmiljørepræsentanter. Hvordan arbejdsledere og de øvrige ansatte deltager i arbejdsmiljøarbejdet. EKSEMPLER PÅ OPGAVER, DER I HENHOLD TIL BEKENDT- GØRELSEN VARETAGES AF ARBEJDSMILJØUDVALGET Planlægning, ledelse og koordinering af sikkerhedsog sundhedsarbejdet. Rådgivning ved løsning af arbejdsmiljømæssige spørgsmål. Sikre at arbejdsmiljøgrupperne orienteres og vejledes. Sikre rammerne for tilstrækkelig og nødvendig oplæring og instruktion af de ansatte. EKSEMPLER PÅ OPGAVER, DER I HENHOLD TIL BEKENDTGØRELSEN VARETAGES AF ARBEJDSMILJØGRUPPEN Holde arbejdsmiljøudvalget underrettet om arbejdsmiljømæssige problemer. Kontrol med, at arbejdsforholdene er sikkerhedsmæssige ansvarlige. Deltage i udarbejdelsen af arbejdspladsvurderingen. Påvirke den enkelte til en adfærd, der fremmer egen og andres sikkerhed og sundhed. Virke som kontaktled mellem de ansatte og arbejdsmiljøudvalget. 11

13

14 44 Angivelse af en procedure, som sikrer, at der hvert år gennemføres en evaluering af institution arbejdsmiljøarbejde og aftalens effekt herpå. Den årlige drøftelse/evalueringen af arbejdsmiljøarbejdet skal både se tilbage og frem. Jeres evaluering skal derfor indeholde følgende drøftelser: Hvad skal der fokuseres på i det kommende år? Står jeres arbejdsplads over for særlige udfordringer, fx i form af et højt sygefravær eller nye arbejdsopgaver? Her kan I fx bruge resultatet af arbejdspladsens APV til at finde frem til, hvilke emner det kan dreje sig om. Hvordan skal samarbejdet foregå, herunder samarbejdsformer og mødeintervaller? Hvordan har jeres samarbejde fungeret? Har I gennemført nok møder? Har jeres dialog om arbejdsmiljøspørgsmål på møderne været tilstrækkelig til at løfte indsatsen? Hvordan vil I nå de arbejdsmiljømæssige mål, som I har sat jer? Er det foregående års mål nået? Har I nået jeres mål om indsatsen på det psykiske arbejdsmiljø? Har I nået jeres mål omkring indsatsen mod arbejdsulykker eller arbejdsbetingede lidelser? Har I nået jeres mål omkring nedbringelse af sygefravær? Har I nået jeres mål omkring det fysiske arbejdsmiljø? I skal sætte mål for det kommende års samarbejde! Har I for eksempel valgt at arbejde med virksomhedens sygefravær, skal I sætte mål for dette arbejde. Det kan for eksempel være, at sygefraværet skal falde med 10 pct. i det kommende år. Arbejdstilsynet har lavet en række spørgsmål, som I kan bruge til at evaluere arbejdsmiljøarbejdet. Se mere på 13

15 55 Angivelse af, hvordan aftalen kan ændres og opsiges. Jeres virksomhedsaftale skal beskrive fremgangsmåden for, hvordan I kan opsige eller ændre aftalen. Aftalen skal også indeholde bestemmelser om, hvor langt opsigelsesvarslet er. I samarbejdsaftalen er det normale opsigelsesvarsel på 3 måneder. Opsigelsesperioden bruges til at drøfte, hvordan arbejdsmiljøopgaverne skal løftes efter opsigelse af aftale om et kombineret samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg. 66 Oversigt over den aftalte organisering af arbejdsmiljøarbejdet i form af en organisationsplan. Virksomhedsaftalen skal indeholde et organisationsdiagram, som viser den aftalte organisering af arbejdsmiljøarbejdet. Organisationsplanen/-diagrammet skal vise, hvilke områder de enkelte arbejdsmiljøgrupper dækker. 14

16 Samarbejdssekretariatets rådgivning Samarbejdssekretariatet er nedsat for at fremme samarbejdet på de enkelte arbejdspladser. Samarbejdssekretariatet er et partssammensat sekretariat mellem CFU og Finansministeriet. Samarbejdssekretariatets konsulenter tilbyder partsneutral rådgivning og vejledning til statslige institutioner både ledelse og medarbejdere om samarbejdsspørgsmål. Rådgivningen ydes telefonisk, på mails, eller ved at sekretariatet deltager i møder på den enkelte arbejdsplads. Sekretariatet holder også oplæg om samarbejdsforhold med efterfølgende drøftelse for ledelse og medarbejdere. Sekretariatets rådgivning og vejledning er gratis for arbejdspladsen. Medlemmer af samarbejdsudvalget skal have tilbud om kursus i samarbejdsforhold. Samarbejdssekretariatet tilbyder tre slags kurser i samarbejdsforhold for ledere og medarbejdere. Kurserne er: SU-kursus for medlemmer af SU om samarbejdsaftalens muligheder og begrænsninger. SU-Temakursus hvor et samarbejdsudvalg kan arbejde i dybden med fx kompetenceudvikling, personalepolitik, tillid og samarbejde på arbejdspladsen m.v. Kursus om trivsel på arbejdspladsen med emner som sygefravær, psykisk arbejdsmiljø, trivselsmålinger og arbejdsrelateret stress. På samarbejdssekretariatets hjemmeside: samarbejdssekretariatet.dk er der en række vejledninger og publikationer om emner, som er relevante for samarbejdet mellem ledelse og medarbejdere. Her kan du også læse om sekretariatets kurser og bestille dem. Du kan kontakte sekretariatet på kontakt@samarbejdssekretariatet.dk eller telefon:

17 SAMARBEJDSSEKRETARIATET BOX KØBENHAVN K TLF: KONTAKT@SAMARBEJDSSEKRETARIATET.DK

18 HVAD ER FSA FOR ET UDVALG? OG HVILKEN ROLLE HAR JEG SOM MEDLEM? Lars Brodersen, HR

19

20 Arbejdsmiljøorganisationens opgaver Arbejdsmiljøudvalg strategisk "politisk" Arbejdsmiljøgrupper operationelt dagligt 1. Planlægge, lede og koordinere virksomhedens samarbejde om sikkerhed og sundhed. Arbejdsmiljøudvalget skal forestå de nødvendige aktiviteter til beskyttelse af de ansatte og til forebyggelse af risici. 2. Gennemføre den årlige arbejdsmiljødrøftelse, jf Kontrollere sikkerheds- og sundhedsarbejdet og sørge for, at arbejdsmiljøgrupperne orienteres og vejledes herom. 4. Deltage i udarbejdelsen af virksomhedens arbejdspladsvurdering, herunder inddrage sygefravær, under iagttagelse af gældende forebyggelsesprincipper, jf. bekendtgørelse om arbejdets udførelse. 5. Deltage i fastsættelse af arbejdsmiljøorganisationens størrelse, jf Rådgive arbejdsgiveren om løsning af sikkerheds- og sundhedsmæssige spørgsmål og om, hvordan arbejdsmiljø integreres i virksomhedens strategiske ledelse og daglige drift. 7. Sørge for, at årsagerne til ulykker, forgiftninger og sundhedsskader samt tilløb hertil undersøges, og sørge for at få gennemført foranstaltninger, der hindrer gentagelse. Arbejdsmiljøudvalget skal en gang årligt udarbejde en samlet oversigt over ulykker, forgiftninger og sundhedsskader i virksomheden. 8. Holde sig orienteret om lovgivning om beskyttelse af de ansatte mod sikkerhedsog sundhedsrisici. 9. Opstille principper for tilstrækkelig og nødvendig oplæring og instruktion, tilpasset arbejdsforholdene på virksomheden og de ansattes behov, samt sørge for, at der føres stadig kontrol med overholdelse af instruktionerne. 10. Rådgive arbejdsgiveren om virksomhedens kompetenceudviklingsplan, jf Sørge for udarbejdelse af en plan over arbejdsmiljøorganisationens opbygning med oplysning om medlemmer, og sørge for, at de ansatte bliver bekendt med planen. 12. Medvirke aktivt til en samordning af arbejdet for sikkerhed og sundhed med andre virksomheder, når der udføres arbejde på samme arbejdssted. 1. Varetage og deltage i aktiviteter til beskyttelse af de ansatte og til forebyggelse af risici. 2. Deltage i planlægning af sikkerheds- og sundhedsarbejdet og deltage i udarbejdelsen af arbejdspladsvurderingen, herunder inddrage sygefravær, under iagttagelse af gældende forebyggelsesprincipper, jf. bekendtgørelse om arbejdets udførelse. 3. Kontrollere, at arbejdsforholdene er sikkerheds- og sundhedsmæssigt fuldt forsvarlige. "Arbejdsgiveren skal træffe de nødvendige foranstaltninger 4. Kontrollere, at der gives effektiv oplæring og instruktion tilpasset de ansattes behov. til beskyttelse af de ansattes sikkerhed og sundhed og til 5. Deltage i undersøgelse af ulykker, forgiftninger og sundhedsskader samt tilløb hertil og anmelde dem til arbejdsgiveren eller dennes repræsentant. forebyggelse af sikkerheds- og sundhedsmæssige risici, herunder oplysning, instruktion og oplæring." strategisk "politisk" 6. Påvirke den enkelte til en adfærd, der fremmer egen og andres sikkerhed og sundhed. 7. Virke som kontaktled mellem de ansatte og arbejdsmiljøudvalget. operationelt 8. Forelægge sikkerheds- og sundhedsmæssige problemer, som arbejdsmiljøgruppen dagligt ikke kan løse, eller som er generelle for virksomheden, for arbejdsmiljøudvalget. mentalt, socialt og fysisk

21 Samarbejdsaftalen 2013 (SU) Skal: Mål, strategi og økonomi Kompetenceudvikling Forskelsbehandling og ligebehandling Medarbejdertilfredshed Arbejdsrelateret stress Mobning, chikane og vold Kan: Arbejds- og personaleforhold Institutionens personalepolitik Indsatsen for at fastholde seniorer Balancen mellem arbejds- og privatliv og politik for orlov Sygefraværspolitik og sygefraværssamtaler Job på særlige vilkår Tillid, samarbejde og trivsel Tillid og samarbejde på arbejdspladsen Rammer for faglighed og kvalitet i opgavevaretagelsen Trivsel og psykisk arbejdsmiljø Omstilling på arbejdspladsen Konsekvenserne af større rationaliserings- og omstillingsprojekter, herunder udbud, udlicitering og outsourcing af opgaver Konsekvenserne for institutionens økonomi, arbejdstilrettelæggelse, personalebehov og kompetenceudvikling En plan for omstillingsprocessen, herunder fx kommunikation til arbejdspladsen, forhold vedrørende implementering samt håndtering af konsekvenserne for arbejdspladsen Arbejdsmiljøudvalgets opgaver AT s bekendtgørelse nr af Medarbejdernes tilfredshed, trivsel og sundhed Virksomhedens samarbejde om arbejdsmiljøet Rådgive arbejdsgiveren mht. arbejdsmiljøet Årlig arbejdsmiljødrøftelse Kontrol mht. arbejdsmiljøet Samordning med andre virksomheder mht. arbejdsmiljøet Retningslinjer for de treårlige trivselsmålinger Udarbejdelse af APV Systematisk opfølgning på APV Årsagerne til ulykker mv. og modforanstaltninger Oplæring og instruktion mht. arbejdsmiljøet Det psykiske arbejdsmiljø herunder konsekvenser fra det unikke SU-indhold Opfølgning på sygefravær Chikane, mobning og vold på arbejdspladsen

22 Læs mere AAU-håndbogen og søg på fx "arbejdsmiljø", "samarbejde" og "SU" Generelt om arbejdsmiljø. Hvad er "arbejdsmiljø" egentlig for noget? Lov om arbejdsmiljø (Arbejdsmiljøloven) Arbejdstilsynets bekendtgørelse om samarbejde om arbejdsmiljø. Her læser man om arbejdsmiljøorganisation, arbejdsmiljøudvalg, arbejdsmiljøgrupper, arbejdsmiljørepræsentanter mv.: Arbejdstilsynets vejledning om samarbejde om arbejdsmiljø i virksomheder med mindst 35 ansatte. Roller og ansvar i arbejdsmiljøarbejdet? Vejledning i sammenlægning af SU og AMiU Generelt om samarbejdsforhold (SU mv.). Samarbejdsaftalen for statens virksomheder og institutioner Hvad er en tillidsrepræsentants ansvar, opgaver og uddannelse:

23 at supplere og kvalificere arbejdspladsens mål og strategi (Samarbejdsaftalen) Hvad vil det sige, at arbejde strategisk? Hvor strategisk ønsker I at arbejde i FSA?

24 Møde blandt AMR i Fælles Service Formål m. mødet: Bestemme principper bag FSA rep. udvælgelse, samt foretage selve valget af de 3 rep. Noter & minireferat fra møde m. AMR(FS) Dato: Mandag den 23.maj 2016 kl Sted: SLV300 lokale Deltagere: Bo Hovgaard Thomasen;Kaj Zacho Nedergaard;Louise Danielsen;Niels Dahl Thellufsen;Simon Holmen Reventlow Clemmensen;Finn Banke;Camilla Gæraa Larsen;Helle Høilund;Dan Andersen;Helle Harpøth;Morten Sand Henriksen;Bente Siggaard Andersen;Lene Vad; Afbud: Per Klitgaard Christensen; Kirsten Birk Wogensen; Heidi Andersen Notattager/referant: Louise Danielsen Pkt. Emne Referat/kommentarer Def: - Fællesservice (FS), - Arbejdsmiljørepræsentant (AMR), - FællesServiceSamarbejds og Arbejdsmiljøudvalg (FSA) - CampusService (CAS) 1. Valg af ordstyrer Bo vælges til at varetage ordstyrer rollen under mødet. 2. Bordet rundt Alle deltagere præsenterer sig selv med navn og afdeling 3. Afklaring af opgaven. Selve opgaven fremsendt fra HR diskuteredes med input fra flere forskellige deltagere og der var enighed om at opgaven var følgende: - Diskussion af principper for udvalg processen - Foretage selve valget af hvilke 3 repræsentanter der skal sidde i FSA. 4. Hensigtsmæssige procedurer fremadrettet - Mange gode input til hvordan man opnår hensigtsmæssig kommunikation/videndeling ml. de 3 rep. og de resterende AMR i FS, optog denne del af mødet. R e f e r a t ( L D ) S ide

25 Møde blandt AMR i Fælles Service Formål m. mødet: Bestemme principper bag FSA rep. udvælgelse, samt foretage selve valget af de 3 rep. - Enighed blev opnået omkring følgende: - Der afholdes formøde m. deltagelse af alle AMR i FS, inden FSA møderne. De 3 siddende rep. i FSA sikrer indkaldelse til mødet og udsender dagsorden og materiale. - Så snart en mødeplan for FSA er fastlagt, udarbejder de 3 rep. en mødeplan for formøder, samt inviterer til alle formøderne så langt frem mødeplanen rækker. - Formøderne afholdes for at klæde de 3 rep. på mht. aktuelle hændelser i de forskellige FS områder udover at det giver de resterende AMR mulighed for at komme med input og holdninger omkring de kommende emner på FSA dagsordenen. - Ved formøderne tages der notat/minireferat omkring det diskuterede og eventuelle punkter der ønskes fremlagt af de 3.rep. i FSA. Dette notat/minireferat sendes ud til alle AMR i FS inden FSA mødet. - Opfølgning efter FSA møderne ønskes som minimum i form af en kort skriftlig orientering fra de 3 rep. til de resterende AMR. Man kan også overveje (afhængig af FSA møde kadence) om der skal indkaldes til opfølgningsmøder hvor de 3 rep. deler info om det netop afholdte FSA møde med de resterende AMR i FS. - Man ønsker at de 3 rep. har mulighed for at benytte sig af suppleanter, da brug af suppleanter sikrer AMR tilstedeværelse i FSA selvom der er sygdom eller andet fravær. Dette ønske tager de 3 rep. op i forbindelse med dannelsen af forretningsorden på første FSA møde. - De 3 rep. repræsenterer alle afdelinger/amr under FS i FSA. 5. Diskussion af principper for udvalg processen Diskussion med mange input fra flere forskellige AMR ang. principper for udvælgelse. Eksempelvis hvilket område bør der være fokus på i en udvælgelse af de 3 rep: R e f e r a t ( L D ) S ide

26 Møde blandt AMR i Fælles Service Formål m. mødet: Bestemme principper bag FSA rep. udvælgelse, samt foretage selve valget af de 3 rep. eller 1. Skal der fokuseres på at udvælge ud fra størrelsen af afdelingen (m. CAS, ITS og Studie Service som de 3 største)? 2. Skal man vælge ud fra arbejdsmiljøområder/udfordringer? Det vil sige at man sikrer at én rep. kommer fra de områder der har mange fysiske/kemisk/biologiske udfordringer, og en-to rep. fra de områder der stort set kun har kontormæssige udfordringer. I diskussion om disse valg blev der enighed om følgende: - Der vælges udfra det princip nr. 2, og i praksis vil det betyde at der altid vil være reserveret en af repræsentantskabs pladserne i FSA til en AMR fra CAS. De 2 andre repræsentanter vælges fra de resterende områder i FS. - Mht. AMR rep. laves der en rokade ordning, så man sikrer at alle afdelinger får en mulighed for at sidde i FSA. Hvert valg af rep. gælder for 2 år. - Valget af de 3. rep. foregår ved anonymt valg, afholdt ved at samtlige AMR i FS mødes og afgiver stemme på papir, hvorefter de 3 rep med flest stemmer vinder og resultatet videregives til AMS. 3. Foretage selve valget af hvilke 3 repræsentanter der skal sidde i FSA Da flere end 3 AMR ønskede at stille op til FSA, var der enighed om at der skulle udføres et valg. Valget foregik anonymt med papirlapper, der efterfølgende blev talt sammen på en tavle og de 3 AMR med flest stemmer blev dermed valgt som de 3 rep. der skal repræsentere AMR i FSA. Hver deltagende AMR afgav 3 stemmer (1 pr. AMR plads i FSA) Resultat Navn på opstillede (antal stemmer): - Kaj Z. (7) - Lene V. (2) - Dan A. (4) - Louise D. (9)æ - Kirsten V. (4) - Camilla L. (4) R e f e r a t ( L D ) S ide

27 Møde blandt AMR i Fælles Service Formål m. mødet: Bestemme principper bag FSA rep. udvælgelse, samt foretage selve valget af de 3 rep. - Niels T. (9) De 3 AMR med det højeste antal stemmer blev: Niels T., Kaj Z. og Louise D. Dette meddeles til Tanja v. AMS hurtigst muligt. 4. Evt. Louises notater fra mødet udsendes til alle AMR fra FS hurtigst muligt, og Louise indkalder til formøde blandt de 3 rep. med afholdelse når første dagorden til FSA er fremsendt. Bemærk at der med afholdelsen af dette møde den 23.maj og grundet en presset tidsplan afholdes der ikke et yderligere formøde for AMR i FS inden første FSA møde (10.juni). De 3.rep sørger dog for at sende FSA dagsorden ud til de resterende AMR i FS inden FSA mødet. R e f e r a t ( L D ) S ide

28 Fællesservice, Fælles Samarbejds- og Arbejdsmiljøudvalg (FSA) HR-afdelingen Fredrik Bajers Vej 7F 9220 Aalborg Øst Sagsbehandler: Tanja Busk Sloth Telefon: Årshjul for faste punkter i FSA Møde (Juni) Drøftelse af principper for 2. kvartals lønforhandlinger Arbejdsmiljødrøftelse Orientering om årsrapport Behandling af årsrapporten for ligestillingsindsatsen Møde 2 (september) Opfølgning på APV-proces og fokuspunkter for det kommende APV-år Status på budget 2017 Møde 3 (december) Drøftelse af budgetoplæg Fastlæggelse af mødeplan for det kommende år Runderinger, APV Evaluering af kompetencestrategi Evaluering af FSA s arbejde Møde 4 (marts) Trivselsbarometer Sygefravær for det foregående år Høring ved. Budgetprincipper Ikke datosatte punkter - Opfølgning af ad hoc projekter ift. styrkelse af det psykiske arbejdsmiljø i Fælles Service 1