Proces for overflytning af medarbejdere til borgerservicefunktionen

Transkript

1 VIBORG STORKOMMUNE DIREKTIONEN 19. september 2006 KSJ / Proces for overflytning af medarbejdere til borgerservicefunktionen 1. Borgerservicefunktionens placering i organisationen Borgerservicefunktionens placering i organisationen er nærmere beskrevet i organisationsplanen for den nye Viborg Storkommune: Borgerservicefunktionen er én enhedsorganisation, og der oprettes en stilling som borgerservicechef med reference til vicekommunaldirektøren. Opgavefordelingen mellem forvaltninger og borgerserviceenheden fastlægges, når stillingen som borgerservicechef er besat. På det korte sigt er hovedopgaven strategisk udvikling af borgerservicekoncept og implementering af borgerservicefunktionerne i den nye kommune, herunder snitflader til den øvrige organisation, opgavesammensætning, struktur, fysisk placering m.v. Borgerservicefunktionen skal virke som én indgang til det offentlige og levere effektiv service. Det er ambitionen, at borgerservicefunktionen skal Løse flest mulig at de borgerrettede opgaver indenfor det samlede kommunale opgavekompleks. I videst muligt omgang kunne færdigbetjene borgeren, evt. med sparring fra medarbejdere i forvaltningerne. Omfatte betjening i form af personlig fremmøde, telefoniske henvendelser og elektronisk og skriftlige henvendelser. Borgerservicefunktionen skal virke fra den 1. januar Notat om administrativ organisation, 6. april Borgerservice i ønskerunden Afdelingen Borgerservice kunne ikke vælges i Ønskerunden vedr. administrationen. Begrundelsen var, at der ikke var overblik over, hvilke opgaver der skulle placeres i afdelingen (se boks næste side). Der var imidlertid mulighed for i et kommentarfelt, at tilkendegive et ønske om senere evt. at kunne komme i betragtning til Borgerservice. Dette er gjort af 65 medarbejdere. Det kan imidlertid ikke udelukkes, at enkelte har undladt at tilkendegive dette ønske og i stedet tænkt: det tager jeg stilling til, når jeg ved hvilke opgaver, der skal overflyttes til borgerservice. 1

2 . Funktionsbeskrivelse for afdelingen / området: Er ikke fastlagt på nuværende tidspunkt. Det vil altså ikke på nuværende tidspunkt være muligt at ønske sig overført til Borgerservice. Årsagen hertil er primært, at der endnu ikke er truffet politisk beslutning om den endelige overordnede struktur med en central og decentral opbygning, herunder evt. anskaffelse af en servicebus. Det betyder, at opgaverne, der helt naturligt henhører under Borgerservice, indtil videre er placeret i fagforvaltningerne. Den overordnede proces for det videre forløb kan kort skitseres således: Der afholdes informationsmøde for medarbejderne medio maj 2006 Forslag til opgavefordeling mellem forvaltninger og Borgerserviceenheden udarbejdes, herunder forslag til central og decentral borgerbetjening Løbende inddragelse af MTSU ADM og Direktionen Oplæg godkendes af Direktionen og forelægges for Sammenlægningsudvalget Der forventes ikke på nuværende tidspunkt at være en endelig afklaring inden medio august Katalog over funktionsbeskrivelser, 11. maj 2006 Der var ikke ved ønskerunden fra ledelsen udstedt tilsagn om, at bestemte valg gav adgang til placering i en kommende borgerservice. 2. De nødvendige beslutninger Den 17. maj blev der afholdt et møde for interesserede medarbejdere omkring borgerservice, hvor deltog ca. 100 medarbejdere. Arbejdet med opgavefordelingen og afklaring af central / decentral betjening m.v. var ikke iværksat i slutningen af juni. Men der blev ved ønskerundens afslutning givet et oplæg til det videre arbejde: Planen for borgerservice er, at der nu skal laves et forslag til opgavefordeling mellem forvaltninger og Borgerservice. Desuden skal der laves forslag til central og decentral borgerbetjening, herunder alternativ servicering via service-bus. Person@lebrevet nr. 7/ juni Direktionen godkendte den 11. september 2006 opgavekatalog, normering, organisering og proces for overflytning af medarbejdere. Opgavekataloget er udarbejdet efter gennemgang af samtlige opgaver i de enkelte forvaltninger. Opgavekataloget fremgår af bilag 1. Den samlede tidsplan kan ses i bilag 2. En væsentlig forudsætning for tidsplanen er imidlertid, at der træffes politisk beslutning om central / decentral borgerbetjening. 3. Intern organisation i borgerservicefunktionen Direktionen har besluttet en model med to afdelingsledere. For at sikre at de administrative økonomiske procedurer integreres i den samlede opgaveudførelse foreslås ansat afdelingsleder med ansvar for den tværgående afdeling samt en afdelingsleder for service-afdelingen, der opdeles i livssituationsteams. 2

3 Borgerservicechef Team sekretariat Afdelingsleder Tværgående afdeling Afdelingsleder Service Kasse/Opkrævning Pas og kørekort Skat Folkeregister Sygesikring 3 4 livssituationsteams Sekretariat Der etableres et team med teamkoordinator med reference til borgerservicechefen med henblik på at understøtte borgerserviceopgaven. Opgaver: IT selvbetjening (evt. hot line) Web-redaktør intra- og internet udarbejdelse af infomateriale superbrugere på kontorpakken (fagsystemer i de enkelte team) elev uddannelse Borgerservice henvendelser (telefon, post og mails) Tværgående afdeling Der ansættes en afdelingsleder som er fagligt og personalemæssig ansvarlig for de tværgående opgaver, herunder at de administrative og økonomiske principper iagttages med henblik på sikker drift. Opgaverne i den tværgående afdeling går på tværs af de to andre afdelinger, for at sikre at opgaven løses så tæt på borgeren som muligt. (i forbindelse med evt. anden ekspedition). Der er ikke i forslaget taget stilling til, hvor mange tværgående teams med koordinatorer, der skal etableres. Serviceafdelingen Der ansættes en afdelingsleder som er fagligt og personalemæssig ansvarlig for serviceopgaverne, herunder at de administrative og økonomiske principper iagttages med henblik på sikker drift. Service-afdelingen opdeles i livssituationsteams. Der er ikke i forslaget taget stilling til, hvor mange teams med koordinatorer, der skal etableres. Et detaljeret opgavekatalog kan ses i bilag 2. 3

4 4. Principper for overflytning af ledere og medarbejdere til Borgerservice Bindinger Via den gennemførte lederrunde er én ansat lovet ansættelse i borgerservice: Leo Kalhøj, Viborg Kommune i ikke nærmere specificeret funktion To faser i bemandingsplanen 1. Afdelingsledere (med personaleansvar) bør ansættes inden medarbejderne placeres 2. Medarbejdere, inkl. faglige koordinatorer Ad 1. Principper vedr. afdelingsledere Idet alle opgaver i sikringsafdelingen overføres til Borgerservice, overflyttes afdelingsleder Sonja Poulsen. Derudover forventes ingen afdelingsledere overført. I øvrigt må behovet for afdelingsledere dækkes ved opslag. Der er tale om et opslag af en ny stilling, som ikke var med i den tidligere runde om overflytning af chefer og ledere. Den opslås derfor ved et internt opslag, hvor alle kan søge på lige fod. Ad 2. Principper vedr. medarbejdere Kriterierne ved udvælgelse af medarbejdere til borgerservicefunktionen er i princippet de samme som ved de øvrige processer for overførsel af personale, herunder ønskerunden. (se boks nedenfor). Ved indplaceringen af medarbejderne har direktionen og den samlede ledergruppe taget udgangspunkt i følgende fem hensyn: Hensynet til, at den nye administrative organisation er funktionsdygtig og kommer godt fra start. Faglige og personlige kvalifikation og kompetencer hos medarbejderen. Medarbejderne følger som udgangspunkt deres nuværende opgaver. Størst muligt hensyn til den enkeltes ønsker. Ingen er på plads, før alle er på plads. Hensyntagen til personlige forhold. Person@lebrevet nr. 7/06 4

5 5. Proces for overflytning af medarbejdere Udvælgelse af medarbejdere til borgerservicefunktionen kan ikke udføres uden en selvstændig runde af tilkendegivelser. Tilkendegivelserne i Ønskerunden er afgivet på et meget generelt grundlag og udgør ikke et tilstrækkeligt systematisk grundlag for en udvælgelsesproces. Alene den præcisering af opgaverne i Borgerservice, der nu har fundet sted, vil for mange medarbejdere kunne danne grundlag for en revurdering af egen holdning i forhold til Ønskerunden. 5.a. Hvem kan deltage? Direktionen har besluttet, at alle medarbejdere, som skal indgå i den kommende administrative organisation kan deltage. For alle ansatte er der nu et konkret grundlag, at udtrykke interesse på. Ingen kan derfor siges at være holdt uden for muligheden for at blive overført til Borgerservice. 5.b. Hvordan sker tilkendegivelsen? Tilkendegivelsen skal være meget enkel, for at denne kan håndteres hurtigt og bestå af navn, CPR-nr. tlf.nr. arbejde/privat placering i den kommende administrative organisation (fra ønskerunden) Alle har et CV liggende i Ønskerundens databank, som kan stilles til rådighed. De supplerende bemærkninger hertil kan klares ved en personlig samtale. Tilkendegivelserne sendes frem til personalefunktionen på mail: personale@viborgstorkommune.dk. inden den 6. oktober 2006, kl c. Hvordan udvælges? De 5 hovedhensyn (se boks side 3) skal gælde ligeværdigt. Udvælgelse sker i et samarbejde mellem den afgivende forvaltning og Borgerservice, idet hensynet til, at den nye administrative organisation er funktionsdygtig og kommer godt fra start gælder både Borgerservice og de øvrige forvaltninger. Processen indeholder sammenfattende følgende elementer a. En samtalerunde, hvor ledelsen af den nye borgerservice kan danne sig et indtryk af de mulige medarbejdere. I samtalen bør 1-2 ledelsesrepræsentanter fra borgerservicefunktionen deltage. Medarbejderen kan medbringe en bisidder. b. Ledelsen i Borgerservice laver et prioriteret forslag til udvælgelse af medarbejdere til overflytning til Borgerservice. c. Vicekommunaldirektøren / Borgerservicechefen drøfter det prioriterede forslag med direktøren / ledelsen for hver af de berørte forvaltninger, og der findes en fælles løsning. d. Vicekommunaldirektøren / Borgerservicechefen udformer en samlet indstilling til direktionen, som træffer den endelige beslutning. 5