Introduktion. Gode råd fra procesanalyser, D320: Gode råd fra procesanalyser, D311: Gruppemødets organisering. Andres erfaringer:

Transkript

1 Samarbejde, Læring og Projektstyring SLP 8 Det gode samarbejde: Introduktion Erfaringer fra procesanalyserne Samarbejdsaftale Gruppemødets organisering Kommunikationen i gruppen Uddelegering af opgaver Konfliktløsning Rollespil Introduktion Erfaringer fra procesanalyserne: Rimeligt, kan forbedres: Samarbejdsaftale (Mødekultur) Kommunikation Læring Uddelegering af opgaver Dårligt, SKAL forbedres: Konflikthåndtering Projektstyring Organisation Andres erfaringer: Arno Kaae ( gruppedoktor på RUC): Mit indtryk er, at gruppedynamikken generelt lider under for dårlig gruppeorganisation, for lidt aktiv lytning og for ringe konfliktbearbejdning. 1 2 Gode råd fra procesanalyser, D320: Før et projekt kan gå i gang er det nødvendigt at planlægge det nøje for at alle arbejder mod samme mål. Vi fik et motto, som kom med i vores samarbejdsaftale. Det var FETA: Fleksibilitet, Engagement, Tolerance, Ansvarsbevidsthed Vi holdt et fast fredagsmøde om ugen, hvor man kunne give udtryk for positive eller negative episoder fra den forgangne uge. Fredagsmøderne virkede godt, så man kunne få luft hvis det var tiltrængt. Gode råd fra procesanalyser, D311: Standarddokumenter har været meget tidsbesparende En effektiv indledende brainstorm Aktivitetsdiagrammet har bevirket et bedre overblik over projektarbejdet Top-down nedbrydning af problemet for at opnå bedre segmentering Markant opdeling hele vejen gennem rapporten Gode diskussioner mht. indholdet af de enkelte kapitler Strukturering af afsnit via opsummeringer og delkonklusioner Godt med indholdet af hjemmesiden (referater, arbejdsblade m.m.) 3 4 Gruppemødets organisering Udviklende og effektive gruppemøder: 1. Indled altid gruppearbejdet med en personlig tilbagemelding. 2. Diskuter på baggrund af en mødedagsorden. 3. Hav en mødeleder og en referent. 4. Benyt skriftlige indlæg som input til diskussionerne i gruppen. 5. Saml op og konkluder på enhver diskussion. 6. Lad diskussionen munde ud i noget på skrift. 7. Brug hinanden til at konkretisere»hjemmeopgaverne«. 8. Evaluer mødet, hvor alle markerer sig. 5 Mødeafholdelse 6 1

2 Kommunikation i gruppen Gode råd til gruppens kommunikation: Benyt tænkeskrivning dvs. midt i en diskussion stoppes op og alle er tavse i 5 min, hvor man i stedet skriver ned hvad man tænker lige nu, efterfulgt af en markeringsrunde. Diskuter ikke uden at skrive benyt skriftlige oplæg, skriv referater af læst litteratur. Visualiser projekt- og tidsplan plancher på vægen giver det store overblik. En projektdagbog hører med til god gruppekommunikation. Mødeafholdelse 7 8 Uddelegering af opgaver For at undgå at undergrupper arbejder i hver sin retning og/eller bliver specialister: 1. Større uddelegerede opgaver rokerer mellem deltagerne med overlap. (Man skriver videre på hinandens oplæg). 2. Delopgaver tages løbende op til diskussion i gruppen. Opgavehaverne udleverer problematiserende spørgsmål forud for diskussionen. 3. Enhver diskussion og tilbagemelding af uddelegerede opgaver indledes med, at opgavehaverne relaterer opgaven til projektets problemfelt og problemformulering. Hvad er en konflikt? Konflikter kan betragtes som»sandhedens øjeblik«i en relation mellem to parter. De kan bære spiren til et destruktivt resultat eller spiren til et tættere og mere udbytterigt samarbejde. Mange mennesker har den oplevelse og indstilling, at konflikter altid er negative. De tror, at konflikter altid skaber stress og uorden, at vi bliver ulykkelige, eller at relationer brydes. Det er ikke konflikter i sig selv, der skaber kaos eller ulykker, men den skadelige og ineffektive måde, de bliver håndteret på. Det er mangel på færdigheder i at håndtere konflikter, der fører til problemerne. Når konflikter håndteres rigtigt, kan de være af stor værdi for alle involverede Konfliktløsning - Hvorfor? Gennem bearbejdning af konflikter, bliver usynlige grænser og skjulte normer kendt. Konflikter tapper samarbejdet for energi. Personkonflikter/kemi Kommunikationskonflikter Faglige konflikter Rollekonflikter Organisatoriske konflikter Konflikttyper: Mål- og målbestemmelseskonflikter Interessekonflikter Arbejdsindsatskonflikter Holdnings-/normkonflikter Ambitionskonflikter Manglende konflikthåndtering. Konflikter vokser hurtigt og udvikler sig til situationer, hvor: Det gælder om at vinde personligt - ikke den kollektive gevinst. Medlemmerne slipper gruppens mål til fordel for deres egne. Medlemmerne bliver følelsesmæssigt engagerede. Det eneste fornuftige svar på dette er en direkte aktion for at løse problemet - uden følelsesmæssige overreaktioner i et forsøg på at finde en rationel løsning og danne et fornyet fælles kort over verden. Jo før der gribes ind, desto bedre

3 Evaluering af samarbejdet Nuværende målsætning. Samspil og kommunikation. Opfyldelse af delmål. Ansvarlighed. Fagligt udbytte. Brug af vejleder. Arbejdsform. Tre grundprincipper for samarbejdsevalueringer: 1. Alle beskriver egne oplevelser af samarbejdet, og hvordan det påvirker egen person. 2. Alle formulerer konkrete ønsker til en forbedring af samarbejdet. 3. Alle udtrykker, hvad de vil bidrage med for at ændre samarbejdet positivt. Evaluering af den personlige relation Hver 3die uge evaluerer gruppen hinanden én af gangen på følgende måde: Alle forbereder sig på at komme med mindst: - et positivt udsagn og - et konstruktivt kritisk udsagn eller udviklingspunkt til hver af de øvrige i gruppen. Den der evalueres må IKKE kommentere udsagnene, men blot lytte den den konstruktive og loyale kritik Udsagnene skal: Beskrive konkret opførsel ikke fortolke motiver Udtrykke følelser direkte ikke indirekte Være specifikke ikke generelle Kun handle om ting som kan ændres Give plads til forandringer IKKE være fordømmende Være motiveret af et ønske om at hjælpe andre ikke at såre dem Evaluering af den personlige rolle i samarbejdet 1. Alle forbereder sig på at komme med et bud på: Hvilke rolle/roller indtager jeg i gruppesamarbejdet? Hvad kan jeg godt lide ved rollen? Hvad ønsker jeg at ændre? 2. De øvrige i gruppen giver feedback: Hvad oplever vi på samme måde? Hvad oplever vi anderledes? 3. Hvordan kan en rolleændring finde sted? Hvad kan personen selv gøre? Hvad kan gruppen gøre? Konflikthåndtering: jeg-budskaber Jeg-budskabet kommer indefra, og det er ærligt og virkeligt. Det er et klart budskab, forståeligt og ikke maskeret af et indirekte og vagt sprog: Et jeg-budskab mindsker kontrol og bevarer relationer mellem mennesker. Et jeg-budskab udtrykker den måde, du føler indeni, og den måde, du påvirkes af andres adfærd. Et jeg-budskab bebrejder ikke eller nedgør den anden eller fortæller, hvad personen skal gøre. Et jeg-budskab åbner for ærlig kommunikation med den anden person og vedligeholder relationen. Et jeg-budskab kan (men gør det ikke altid) føre til, at den anden person ændrer sig for at fjerne problemet. Konflikthåndtering: jeg-budskaber Dine følelser og tanker kan du dele med andre - men de kan ikke bestrides og være forkerte - det er jo dine. Der findes 5 former for jeg-budskaber: Fremsættende: Jeg er dødspændt på resultatet af fodboldkampen i aften. Besvarende: Nej, jeg vil ikke med til fodbold, fordi jeg skal have gjort mit arbejde færdigt. Forebyggende: Jeg vil foretrække, at vi begynder mødet kl. 14, så jeg kan nå et møde mere. Konfronterende: Kurt, når du afleverer dine arbejdsblade for sent, så betyder det at tidsplanen skrider. Det kan betyde vi ikke når vort mål, hvilket gør mig frustreret. Værdsættende: Jan, jeg er virkelig glad for den hjælp, du gav mig med beregningerne i går. Det gav mig lige den ekstra forståelse jeg manglede

4 Jeg-budskabet: opbygning Fase PAUSE Udsagn Udgangspunktet Når du fortæller mig, at mødet er aflyst, Konsekvensen Så betyder det for mig, at jeg kommer forgæves, og det betyder at jeg spilder min tid. Det gør mig vred og ærgerlig, og jeg oplever, at du ikke respekterer mig og værdsætter mit arbejde. Hvis du i stedet gav sekretæren besked, så kunne jeg få det at vide fra hende og Følelsen Alternativet Adams trust building exercise Konflikten skal være synlig for alle. Det indebærer at alle ved hvilke personlige interesser der er på spil. Det må være helt klart hvad de enkelte parter i konflikten vil opnå hvad der er vigtigt for dem. Det er meget vigtigt at være bevidst om at en forhandling IKKE er en handel. Alt kan foreslås og afprøves i en forhandling UDEN at nogen er bundet af det. Uden denne regel vil det være svært for parterne at flytte sig. Det er hele gruppens opgave at skabe den nødvendige tryghed i forhandlingen til at foreslå løsninger som man senere fortryder. Den vellykkede forhandling afsluttes med en handel en aftale for hele gruppen. Først da lover man hinanden noget Forhandlinger og dermed konflikt-løsninger kræver mod til at miste. Konflikten er løst når der er skabt en ny platform alle vil være på. Den nye platform vil være attraktiv fordi man FÅR noget men samtidigt må man acceptere at MISTE noget. Hvis man ikke er parat til det og man hager sig fast i sin platform, så sker der heller ingen udvikling. 23 Det at turde miste noget (for at opnå noget andet), kræver at VÆRE STOR. Parterne i konflikten må spørge sig selv Hvad ville jeg gøre nu hvis jeg var stor? Når du ved hvordan du kan optræde som stor i forhandlingen så anvend den viden til at bygge en platform. Husk at du altid har lov til at trække det du tilbyder tilbage igen hvis du ikke bliver tilfreds med helheden. Der er kun tale om en forhandling ikke en aftale. 24 4

5 Under en kreativ forhandling er det vigtigt at anvende movement. Det er en metode der har til formål at få spontane, impulsive og vilde indfald med i diskussionen. Normalt møder vi tit andres ideer med et kritisk NEJ hvorefter vi argumentere for hvorfor vi ikke synes om ideen. Vi kan også sige JA MEN hvilket også er en kritisk reaktion. Reglerne for movement er meget enkle. Det eneste man må sige til andres forslag er JA OG hvorefter man spontant tilføjer noget til ideen. Movement er en leg med ideer som får lov til at leve og vokse. Selvom man inderst inde ikke synes om den ide man er med til at bygge videre på, så bliv ved. Pludselig kan det vise sig at ideen bliver et genialt udgangspunkt for en ny platform der kan løse konflikten Rollespil om en konflikt der løses gennem kreativ forhandling (se planche 26-31): Dette rollespil har til formål at demonstrere hvordan kreativ forhandlingsteknik kan anvendes til konfliktløsning. Gruppen skal vælge to personer til at være A og B som der er opstået en konflikt mellem. Resten af gruppen deltager i rollespillet ved at skabe ideer til platforme der kan løse konflikten. Personen A: A er meget ambitiøs og ønsker at bruge meget tid på projektet. A vil gerne lære så meget som muligt og satser på en karrierer indenfor sit fag. A er meget samarbejdsvillig. A gør meget for andre men forventer og kræver også at de gør det samme for A. A kan ikke fordrage når andre kommer for sent eller ikke overholder aftaler. A arbejder på projektet de fleste aftener og i weekenderne Personen B: B er mere interesseret i at have det godt/sjovt end at studere hårdt. B rar er sjov og meget social, også med andre grupper. B afleverer ikke altid sine opgaver til tiden. B er meget afholdt i gruppen og er samarbejdsvillig. B kommer tit for sent om morgenen fordi der har været fest aftenen før. B er gruppens matematiske og tekniske geni. Konflikten der skal løses A har i lang tid været utilfreds med at B kommer for sent og ikke afleverer til tiden. I gruppens samarbejdsaftale står der at alle møder 8.15 og B har allerede betalt en del til bødekassen. A foreslår at B ekskluderes af gruppen hvis han ikke fremover overholder samarbejdsaftalen. B mener at der også skal være plads til det sociale liv og at samarbejdskontrakten mere er en hensigtserklæring, som ikke bør tages så alvorlig. Gruppen mener at både A og B bidrager til projektet og er vigtige for såvel arbejdet som det gode humør, så de vil gerne lave nogle nye samarbejdsregler som alle kan leve op til og leve godt med

6 Konflikter skal tages op diskuteres. Typiske tegn på, at der er konflikter i gruppen kunne være: Ringe lyst til at gå i dialog, men stor lyst til diskussion. Ingen får tid eller mulighed for at afklare deres kort over verden. Medlemmerne stikker til hinanden og bliver personlige i stedet for at diskutere sagen. Medlemmerne beskylder de andre for ikke at have forstået noget af det hele. Medlemmerne danner kliker. Der er for mange følelser i forbindelse med at vinde eller tabe, og det skader gruppens indbyrdes relationer. Hvad kan en konflikt bruges til? Rigtig brugt kan konflikter være afgørende for at accelerere en gruppes indlæring. Konflikter kan: Afdække behovet for at diskutere gensidige relationer. Få dig til at forstå, hvad du værdsætter ved andre. Skabe et dybere venskab. Skabe fælles identitet. Udvikle sociale færdigheder og gøre kommunikation lettere. Skabe forandring. Skabe energi til at behandle et problem. Øge involvering og deltagelse Hvad kan en konflikt bruges til - 2? Konflikter kan: Være interessante og dermed stimulere indlæring. Være sjove, når de ikke tages for alvorligt. Skabe kreativitet. Skabe en mere omhyggelig beslutningsproces. Bringe forskellige sider af en sag op til overfladen. Øge evnen til at tænke og skabe et differentieret syn på tingene. Afklare et emne ved at give den enkelte luft og mulighed for at få gennemarbejdet deres modstand. Hjælpe organisationen til at komme af med»følelsesmæssigt affald«og skabe såvel organisatorisk, professionel som personlig vækst. Hvornår er en konflikt positiv? En konflikt i en gruppe er positiv, når man bagefter kan sige om den, at den: Skabte styrkede relationer mellem gruppens medlemmer. I arbejder bedre sammen bagefter. Skabte tillid og styrkede venskaber. Såvel du som den anden person er tilfreds med resultatet af konflikten. Skabte tilfredshed bagefter. Såvel du som den anden person føler jer bedre tilpas sammen og med jeres arbejde bagefter. Skabte øget evne til at håndtere konflikter Konfliktløsning hvornår/hvordan At vinde og tabe er mål for spil ikke for konflikter. 35 Fase Problemet Målet Konfliktløsning en huskeliste Konfrontation Aktiv lytning Løsningsforslag Vurdering & valg Aftalen Evalueringen Indhold Årsagen En vinder/vinder-løsning Et konfronterende jeg-budskab Afklare hinandens kort over verden Så mange som muligt for at øge det kreative spillerum Konsensus eller kompromis Hvem gør nu hvad? 36 Hvad lærte vi i fællesskab af det? 6

7 Personlig konfliktstil 5 måder: 37 Profil Omgåelse Tilpasning Vinder/tabe r Kompromis -søgende Problemløsende Karakteristisk adfærd Undgår konfrontationer. Ignorerer eller viger uden om uenighederne. Imødekommende adfærd. Samarbejdsvillig, selv om det sker på bekostning af egne mål Konfronterende og aggressiv. Vil vinde for enhver pris. Vil bevise, at man er den bedste. Vigtigt, at alle parter opnår deres grundlæggende mål og opretholder gode relationer. Begge parters behov er legitime og vigtige. Stor respekt for den indbyrdes opbakning. Indstillet på samarbejde. Hvad personen retfærdiggør sin adfærd med Benægter, at uenighederne er et problem. Forsøg på at løse dem kunne ødelægge relationerne eller skabe endnu større problemer. Ikke værd at sætte relationer på spil eller skabe almindelig disharmoni. Etisk og professionelt mest korrekt. Ingen person eller ide er perfekt. Der findes mange måder at gøre noget på. Du må give for at få. Når parterne vil diskutere problemerne åbent, kan man nå løsninger, der er til fælles bedste. Gør store indrømmelser. 38 Konflikter husk! Konflikter er ikke en forestilling. Konflikter er bare. Vi vælger, om det skal være en forestilling - et spil - i hvilket der er vindere og tabere. Vi har livet igennem fået et så indgroet mønster, at vi tænker på konflikter som en konkurrence. At livet bliver en stor scoringstavle. Det at vinde er blevet så vigtigt for os. Hvad står der her? OPPORTUNITYISNOWHERE OPPORTUNITY IS NO WHERE OPPORTUNITY IS NOW HERE 39 7