Referat Bestyrelsesmøde Grundejerforeningen TERRASSERNE

Transkript

1 Referat Bestyrelsesmøde Grundejerforeningen TERRASSERNE Dato: 26. juni 2018 Afbud: Referent: Birgitte Baktoft Møde: Valg af referent Birgitte 2. Godkendelse af referat fra sidste to møder. Referater vedlagt. 3. Konstituering af bestyrelsen Valg af næstformand Valg af sekretær Fordeling af ansvarsområder Referater godkendt Næstformand: Rasmus Sekretær: Louise Ansvarsområder fordelt jf. bilag 1 Bilag 1 4. Vedtagelse af forretningsorden Bilag 2 Vedtaget jf. bilag 2 Vi skal arbejde med at få digitaliseret vores arkiver. 5. Økonomi Status Der er pt ingen kontingentrestancer. Peter opretter de nye bestyrelsesmedlemmer og suppleanter i Conventus. Ved udlæg: Husk at skrive kontonummer på bilag efter regnskabslisten i Conventus. Bankskifte jf. beslutning fra tidligere bestyrelse. Vi skifter bank til Danske Bank.

2 6. Evaluering af generalforsamlingen Bilag 4 7. Gartnerfirma Vi er på sidste uge af prøveperioden for det firma, der overtog efter Allan Stenbryggen Nielsen. Den tidligere bestyrelse besluttede, at vi ville indhente 3 nye tilbud. Rasmus/Birgitte Beslutning: Skal vi afvente de øvrige tilbud og fortsætte med den nuværende løsning til udgangen af marts 2019? Skal vi takke ja, til det tilbud vi har fået? Afviklingen gik fint. Stedet er i orden. Fordeling af opgaver efter tilsagnslisten jf. bilag 3 Krøyer Voss har afgivet tilbud på arbejdet. Sammenlagt incl. moms for årlig pleje ex. Moms for genopretning. Vi accepterer tilbuddet. Kontrakt udarbejdes. Vi undersøger om Buhl fortsat vil varetage vintervedligeholdelsen, ellers må vi finde et andet firma. Der skal udarbejdes ny kontrakt inden oktober. 8. Post/mails til og fra foreningen Punktet udsat. 9. Aktionslisten Punktet udsat. Vi gennemgår den gamle liste og rydder op Bilag Udvalg Punktet udsat. 11. Punkter til næste møde Mødeplan herunder fastlæggelse af generalforsamlingsdato Indkøb af computer. 12. Eventuelt Møde dato på doodle mellem august. Birgitte Baktoft

3 Bilag 1. Bestyrelsen 2018/2019 Ansvarsområder FORMAND: NÆSTFORMAND: KASSERER: BESTYRELSES-MEDLEM Birgitte Baktoft Terrasserne 111 Rasmus Terrasserne 44 Christiansen Terrasserne 50 Louise Enderberg Terrasserne 158 BESTYRELSES-MEDLEM Nikolaj Lomholt Terrasserne Suppleant Gert Jungersen Terrasserne Suppleant Gunnar Jensen Terrasserne 46 Intern revisor Henrik Møller Terrasserne 128 Revisorsuppleant Michael Friborg Terrasserne 119 Kontor: Terrasserne 5 De grønne områder/snerydning, Hjemmesiden De grønne områder/snerydning Kloaknettet Belægning sti og vej Legepladser Storskrald Regnskab/økonomi Til/fraflytning Belægning sti og vej Sekretær Udlejning af nr. 5 Aktivitetsudvalg Hjemmesiden Belysning sti og vej Udlån af stiger, haveredskaber og trailer sker ved henvendelse til bestyrelsen@terrasserne.net Der indstilles at alle henvendelser til bestyrelsen sendes pr. mail til: bestyrelsen@terrasserne.net

4 Bilag 2 Grundejerforeningen Terrasserne, Himmelev Terrasserne 5, Himmelev, 4000 Roskilde Hjemmeside: FORRETNINGSORDEN Nærværende forretningsorden omhandler perioden Vedtaget på bestyrelsesmøde d. 26. juni SAGSFORDELING Der er for indeværende år aftalt sags fordeling mellem bestyrelsesmedlemmer og suppleanter som anført i bilag 1. Sagsbehandleren er ansvarlig for disponering, udførelse af arbejder, indkøb, kontrol af fakturaer og kontering samt opfølgning af budgettet inden for sit område. Det påhviler sagsbehandleren, at der er budgetdækning for en serviceydelse hhv. indkøb af materiel inden disponering foretages. 2. POST Indgående post. Posten åbnes ugentligt af formand eller kasserer. Originalbreve o. lign. fra eksterne sættes i den hertil indrettede mappe i omvendt tidsrækkefølge, - kopi til sagsbehandleren. Originalbreve o. lign. til/fra beboerne sættes i den hertil indrettede mappe i hus-nummerorden, - kopi til sagsbehandleren. Originalbreve o. lign. vedrørende køb og salg af huse i Terrasserne og breve vedr. restancer m.v. indsættes i en mappe, der opbevares i aflåst skab i nr. 5. Det er sagsbehandlernes ansvar jævnligt at gennemgå deres mail for ikke unødigt at forsinke en sag. Vigtig indgående post gennemgås på førstkommende bestyrelsesmøde. E mails modtages af hele bestyrelsen. Den ansvarlige sagsbehandler bekræfter modtagelsen af mailen overfor afsender, og påtager sig ansvaret for opgaven. Sagsbehandleren håndterer enten selv opgaven eller sætter den til behandling på næstkommende bestyrelsesmøde. Udgående post. Kopi af udgående post sættes også i de ovennævnte mapper. Denne post gennemgås så på førstkommende bestyrelsesmøde. 3. BESTYRELSESMØDER Der holdes bestyrelsesmøde cirka hver 4 5 uge. Der lægges en årsplan for møderne.

5 Formanden står for dagsorden og mødeindkaldelse. Normalt med dagsordenen udsendes aktionslisten. Såfremt et bestyrelsesmedlem ønsker et specielt emne debatteret på mødet skal dette fremgå af dagsordenen, eventuelt beskrevet i et separat dokument eller som kopi af et brev, således at alle er forberedt til mødet. Opdateret regnskab/budgetoversigter udleveres på bestyrelsesmødet af kasserer. Dagsordenen udsendes så vidt muligt en uge inden afholdelsen af mødet. Dagsordenen har, som minimum, følgende faste punkter: - godkendelse af referat fra sidste møde - økonomi - post/mails til og fra foreningen - udvalg - aktionslisten Referent vælges på møderne. Ekstraordinære bestyrelsesmøder afholdes efter behov. 4. KONTORTID Kontoret har ikke en åbningstid men bestyrelsen er ansvarlige for at tjekke post/mails løbende. 5. DIVERSE MAPPER Der oprettes/vedligeholdes som minimum følgende særlige sagsmapper: 1. Forsikring 2. Aftaler og kontrakter 3. Post ekstern ind/ud 4. Beboermapper 5. Allan Stenbryggen Nielsen - gartner ad 1. Samtlige policer og ændringer hertil samt anden korrespondance vedr. forsikringer indsættes. ad. 2. Samtlige originale underskrevne aftaler og kontrakter, f.eks. gartner indsættes.

6 ad 3. Relevant post indsættes i mappe på kontoret. ad 4. Alt post til og fra beboerne indsættes i husnummerorden. ad 5. Alle breve, små sedler fra beboerne, tilbud, referat fra gennemgang med gartner o. lign. indsættes. 6. UDVALG Generalforsamlingen og bestyrelsen kan nedsætte udvalg ud fra nærmere definerede opgaver, under ansvar for bestyrelsen. I udvalgene skal der sidde mindst et bestyrelsesmedlem. Der er for indeværende år nedsat følgende: Legepladsudvalg Aktivitetsudvalg Husudvalg

7 3 SAGSFORDELING FOR BESTYRELSEN ÅR Bilag 1 ARBEJDSOPGAVE Arkivering Belysning på stier/veje Belægning sti/vej Forberede generalforsamling Fordeling af post/mails Forsikringer Fælles aktiviteter Fælles belysning Fælles træværk, renholdelse af fællesarealer Gartner/grønne områder Hjemmeside Indkøb papir/frimærker/konvolutter o. lign. Kloaknet inkl. dæksler/riste Kopimaskine/printer Legepladser Nøgler PC + Software Personaleforhold Protokol BM/GF referater Regnskab/økonomi Rengøring i nr. 5 Snerydning Storskrald Til og Fraflytning Trailer/værktøj o.lign. og udlejning Tømme postkasse Udhængsskabe/infoskabe PERSON Birgitte Nikolaj /Rasmus Bestyrelsen Birgitterm Bestyrelsen Aktivitetsudvalget Nikolaj Birgitte Birgitte/Rasmus Birgitte/Nikolaj Rasmus Rasmus Birgitte Birgitte/Rasmus Birgitte Lejer (hovedrengøring: Louise) Rasmus/Birgitte Rasmus /Birgitte Bestyrelsen

8 Bilag 3 Tilsagn til generalforsamlingen Præcis besked om, hvilke fortorve og fliser, den enkelte parcel er pligtig til at holde både ukrudtsbekæmpelse og snerydning. Snerydning/vintervedligholdelse: Hjemmesiden + tillæg til deklarationen. Ukrudtsbekæmpelse samme steder. Referat af ekstraordinær generalforsamling rundt. + afgørelse fra kommunen.. Bestyrelsen giver tilsagn om, at ved renovering af kloaknettet vil vi undersøge, hvilke former for rottebekæmpelse, der er den mest effektive, så vi kan få lukket adgangen for rotter af den vej. Kloakkerne skal efterses med rottespærrer. Vi skal have fundet ud af, hvordan kloakkerne er indrettet. Det undersøges, og der opsættes rottespærre. Hovedkloakledningen midt i vejen er kommunens. Hvad er vores del af det? Udarbejde kort over hvilke ledninger der er vores og hvilke der er den enkelte grundejers. Skadereder skal fjernes! Vi fjerne skaderederne til efteråret/foråret af et autoriseret firma. Birgitte Konkret blev der efterlyst 2, 5 eller 10 års planer for udskiftning, så det blev lettere at gennemskue, hvor store beløb vi skal spare op til. Formanden gav tilsagn om, at forsøge at udarbejde en sådan plan. Asfalt: Rasmus er i gang med. Hæk: Der afsendes mail til Bygge sag i Roskilde vedlagt generalforsamlingsbeslutning. Tage: Indført note til tagene med specifik beskrivelse af, hvilke tagsten der må anvendes, efter skriftlig henvendelse. En skal søge om hjertestarter ved TrygFonden. Der skal søges inden september. Birgitte Indkøbe skilte ved nabohjælp. Hvor skal de være og hvor mange. 3 skilte til nabohjælp. Louise Indkøbe nye skilte til stamvejen med opmærksomhed på børn. Lille Lise legende børn skilte. Nikolaj